Model Verwerkersovereenkomst
Model Verwerkersovereenkomst
Versie 2.0, laatste aanpassing: 25-05-2018
Ingangsdatum: 25 mei 2018
Korte samenvatting:
Dit model is een voorbeeld van de wettelijk verplichte schriftelijke afspraken die een Verwerkingsverantwoordelijke dient te maken met een Verwerker die persoonsgegevens voor de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. De verplichtingen die volgen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn hierin verwerkt.
Trefwoorden: Privacy, Verwerkingsverantwoordelijke, Verwerker, Algemene Verordening Gegevensbescherming, Wet bescherming persoonsgegevens.
Inleiding
Wettelijke verplichting
De Autoriteit Persoonsgegevens (dan wel College Bescherming Persoonsgegevens) heeft in hoofdstuk
4.2 van de CBP Richtsnoeren Beveiliging van Persoonsgegevens aangegeven welke afspraken in ieder geval in een Verwerkersovereenkomst dienen te worden opgenomen. In dit modelcontract zijn deze afspraken verwerkt.
Algemene Verordening Gegevensbescherming
In mei 2016 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aangenomen en deze is vanaf 25 mei 2018 van toepassing in alle landen van de EU. Vanaf die datum zullen alle organisaties aan de bepalingen van de AVG moeten voldoen, die al dan niet zijn overgenomen in een nationale implementatiewet. In artikel 28 lid 3 AVG staan de afspraken opgenomen die in ieder geval tussen
een Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker in een schriftelijke overeenkomst dienen te zijn vastgelegd. Dit modelcontract sluit aan bij de bepalingen van de AVG.
Op grond van artikel 14 Wbp en art. 28 AVG dient de uitvoering van verwerkingen door een Verwerker te worden geregeld in een overeenkomst of krachtens een andere rechtshandeling waardoor een verbintenis ontstaat tussen de Verwerker en de Verwerkingsverantwoordelijke. Dat kan via een aparte Verwerkersovereenkomst die tussen partijen wordt gesloten naast de hoofdovereenkomst die betrekking heeft op de dienstverlening door de Verwerker.
Verantwoordelijke en Verwerker zijn een overeenkomst aangegaan waarbij Verwerker aan de Verantwoordelijke LOB-diensten levert, bestaande uit een doorlopend online loopbaan- en beroepsoriëntatieplatform ter gebruik door de leerlingen van de Verantwoordelijke in het kader van studiekeuze en loopbaanbegeleiding., (‘de Product- en Dienstenovereenkomst’). Deze Product- en Dienstenovereenkomst leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Verantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt.
Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 14 Wet bescherming persoonsgegevens, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.
Komen het volgende overeen:
Artikel 1 Definities
Naast de wettelijke definities hebben de volgende termen de volgende betekenis:
AP: Autoriteit Persoonsgegevens, ook College Bescherming Persoonsgegevens genoemd, de toezichthoudende autoriteit voor de naleving van de geldende privacywetgeving;
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming, voluit: Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG;
Verwerkersovereenkomst: de onderhavige Overeenkomst;
Betrokkene: de natuurlijke persoon waarop de Persoonsgegevens die Verwerker verwerkt voor Verwerkingsverantwoordelijke en/of haar opdrachtgevers in het kader van de uitvoering van de onderhavige Overeenkomst betrekking hebben;
Beveiligingsincident: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens;
Derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de Betrokkene, noch de Verantwoordelijke, noch de Verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de Verantwoordelijke of de Verwerker gemachtigd zijn om de Persoonsgegevens te verwerken;
Diensten: alle diensten die Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke verleent, zoals omschreven in de onderhavige Overeenkomst;
EER: Europese Economische Ruimte;
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die Verwerker ontvangt van of verwerkt voor Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de onderhavige Overeenkomst;
Sub-Verwerker: een partij die door Verwerker wordt ingeschakeld voor de uitvoering van de onderhavige Overeenkomst en de daarbij horende verwerking van Persoonsgegevens;
Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens;
Verwerken: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
TOELICHTING
1. Gebruik definities
De definities zijn met name bedoeld om de terminologie uit de Verwerkersovereenkomst te verduidelijken voor partijen. De meeste definities zijn begrippen uit de Wbp en AVG.
2. Afbakening persoonsgegevens
Om te voorkomen dat in de onderhavige Overeenkomst telkens bij persoonsgegevens dient te worden toegevoegd dat het uitsluitend gaat om de persoonsgegevens die de Verwerker voor de Verantwoordelijke verwerkt is ervoor gekozen deze afbakening in de definities op te nemen.
3. Beveiligingsincident
Deze definitie komt uit art. 4 sub 12 AVG. Een beveiligingsincident wordt ook wel een datalek genoemd. Gelet op de meldplicht datalekken die in Nederland vanaf 1 januari 2016 geldt (art. 34a Wbp) dient een beveiligingsincident die ernstige nadelige gevolgen kan hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens te worden gemeld via het meldloket. Als daarnaast het gemelde datalek tevens waarschijnlijk ongunstige gevolgen zal hebben voor de persoonlijke levenssfeer dienen ook de getroffen betrokkenen (op wie de gegevens die verloren zijn gegaan of voor onbevoegden toegankelijk kunnen zijn geworden betrekking hebben) te worden geïnformeerd.
Artikel 2. Algemeen
2.1 Verwerkingsverantwoordelijke wordt ten aanzien van de Persoonsgegevens beschouwd als Verantwoordelijke in de zin van de Wbp en Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Verwerker is Verwerker in de zin van de Wbp en Verwerker in de zin van de AVG.
2.2 Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke verstrekken elkaar over en weer tijdig alle benodigde informatie om een goede naleving van de geldende privacywet- en regelgeving mogelijk te maken.
Artikel 3. Verwerken van Persoonsgegevens
3.1 Verantwoordelijke zal de Persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving verwerken en heeft de categorieën van Betrokkenen, het soort Persoonsgegevens en de aard en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt opgenomen in de Privacy Bijsluiter (Bijlage 1). Verwerker zal de Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze gebruiken dan voor het doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn verstrekt of haar bekend zijn geworden.
3.2 Verwerker zal de Persoonsgegevens uitsluitend verwerken op basis van de schriftelijke instructies van Verantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de onderhavige Overeenkomst en de verleende Diensten, dan wel in verband met een wettelijke verplichting.
3.3 Verwerker zal de Persoonsgegevens niet aan een Derde verstrekken, tenzij deze uitwisseling plaatsvindt in opdracht van Verantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de onderhavige Overeenkomst of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
3.4 Verwerker draagt er zorg voor dat de Persoonsgegevens niet buiten de EER worden verwerkt, tenzij Verantwoordelijke daar schriftelijke toestemming voor heeft gegeven.
Artikel 4. Geheimhouding
4.1 Verwerker houdt de Persoonsgegevens die zij verwerkt in het kader van de uitvoering van de onderhavige Overeenkomst geheim en zal alle nodige maatregelen treffen om geheimhouding van de Persoonsgegevens te verzekeren. Verwerker zal de verplichting tot geheimhouding tevens opleggen aan haar personeel en alle door haar ingeschakelde personen.
4.2 De in dit artikel bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet indien Verantwoordelijke uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken, of een wettelijke verplichting bestaat om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken.
Artikel 5. Gebruik Persoonsgegevens
5.1 Verwerker verplicht zich om de van Verantwoordelijke verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en de wijze waarvoor, de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is Verwerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan door de Verantwoordelijke (mondeling, schriftelijk dan wel elektronisch) aan Verwerker zijn opgedragen. Deze verplichting geldt zowel gedurende de looptijd van deze overeenkomst als na afloop daarvan.
5.2 Een overzicht van de categorieën Persoonsgegevens en gebruik waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacy Bijsluiter (Bijlage 1) bij deze Verwerkersovereenkomst.
5.3 Verwerker specificeert in de Privacy Bijsluiter voor welke doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik zijn product en/of dienst, en welke categorieën Persoonsgegevens daarbij worden verwerkt. Verwerker dient tevens aan te geven onder welke doeleinden bij het gebruik van het product en/of de dienst de Verwerking van Persoonsgegevens plaatsvindt.
5.4 Verwerker onthoudt zich van verstrekking van Persoonsgegevens aan een Derde, tenzij deze uitwisseling plaatsvindt in opdracht van de Verantwoordelijke of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een op de Verwerker rustende wettelijke verplichting. In geval van een wettelijke verplichting, verifieert Verwerker voorafgaande de verstrekking de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker. Daarnaast informeert Verwerker de Verantwoordelijke – indien wettelijk toegestaan - onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking.
Artikel 6. Beveiliging Persoonsgegevens
6.1 Verantwoordelijke zal in overeenstemming met de geldende wettelijke regels de beveiliging van de Persoonsgegevens waarborgen en daartoe passende technische en organisatorische maatregelen treffen.
6.2 Verwerker zal in overeenstemming met de geldende wettelijke regels technische en organisatorische maatregelen treffen, in stand houden en zo nodig aanpassen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Om hieraan te kunnen voldoen zal Verantwoordelijke Verwerker informeren over de betrouwbaarheidseisen die op de verwerking van toepassing zijn en tijdig de benodigde informatie verstrekken in geval van wijzigingen in de verwerking van Persoonsgegevens.
6.3 Verwerker zal bij het treffen van beveiligingsmaatregelen rekening houden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen.
6.4 Indien Verantwoordelijke een beoordeling wenst uit te voeren van een beoogde verwerkingsactiviteit in het kader van de uitvoering van de onderhavige Overeenkomst zal Verwerker alle redelijke medewerking verlenen om deze beoordeling in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving uit te kunnen voeren. Tevens zal Verwerker alle redelijke medewerking verlenen indien een voorafgaande raadpleging van de AP nodig is op grond van de geldende privacywetgeving. Verantwoordelijke zal Verwerker de in dit kader gemaakte redelijke kosten vergoeden.
6.5 In Bijlage 2 zijn de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de concrete technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die Verwerker treft. Deze maatregelen worden periodiek geëvalueerd en indien nodig aangepast. Verwerkingsverantwoordelijke erkent dat zij de opgenomen afspraken voldoende acht voor een passende beveiliging van de Persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wettelijke verplichtingen.
Artikel 7. Sub-Verwerkers
7.1 Verwerker zal geen toegang verlenen tot of openbaar maken van de Persoonsgegevens aan een onderaannemer of andere derde partij zonder de voorafgaande toestemming van de Verantwoordelijke. Niettegenstaande het voorgaande geeft de Verantwoordelijke specifiek toestemming voor de betrokkenheid van aan Xxxxxxxxx'x gelieerde ondernemingen als Sub-Verwerkers. Bovendien geeft de Verantwoordelijke Verwerker hierbij een algemene toestemming om derden in te schakelen voor het verwerken van Persoonsgegevens.
7.2 Verwerker is verplicht iedere Sub-Verwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Hieronder vallen onder meer de verplichting om de Persoonsgegevens niet verder te Verwerken anders dan in het kader van deze Verwerkersovereenkomst is overeengekomen, en de verplichting tot het nakomen van de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen, medewerkingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zoals in deze Verwerkersovereenkomst vastgelegd. Verwerker zal op verzoek van Verantwoordelijke afschriften
verstrekken van deze Verwerkers-overeenkomsten, of van de relevante passages uit de Verwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 7, lid 1, van deze onderhavige Overeenkomst ingeschakelde Sub-Verwerker.
7.3. Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Verantwoordelijke in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Sub-Verwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Sub-Verwerkers, waarbij Verantwoordelijke de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.
7.4. Verwerker is niet aansprakelijk voor schade in het kader van Persoonsgegevens door handelen of nalaten van de Sub-Verwerker. Xxxxxxxxx is eveneens niet aansprakelijk in geval van overmacht aan de kant van de Sub-Verwerker.
Artikel 8. Controle
8.1 De Sub-Verwerker heeft zich in de in art. 7.2 genoemde overeenkomst ertoe verplicht om jaarlijks onafhankelijke en gecertificeerde audits laten uitvoeren inzake de verwerking van Persoonsgegevens door de Sub-Verwerker ter controle op de naleving van deze Verwerkersovereenkomst.
Op verzoek van de Verantwoordelijke, en niet meer dan eens per jaar, zal Verwerker het auditrapport beschikbaar stellen aan de Verantwoordelijke om de Verantwoordelijke in staat te stellen de naleving door Verwerker van zijn verplichtingen met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens te verifiëren. De Verantwoordelijke erkent dat Verwerker door het verstrekken van het auditrapport voldoet aan de controlevereisten uiteengezet in artikel 28, lid 3, onder h), van de AVG.
8.2 Indien uit een audit blijkt dat de beveiliging niet passend is, dan is het zowel voor de Verwerker als voor de Verantwoordelijke van belang dat de Verwerker zo snel mogelijk de benodigde maatregelen treft om de beveiliging van de persoonsgegevens in orde te brengen. Verwerker zal in overleg met Verantwoordelijke de aanbevelingen ter verbetering van de onafhankelijke deskundigen zo spoedig mogelijk uitvoeren. Indien de aanpassingen het gevolg zijn van gewijzigde inzichten of wetgeving dan zal Verantwoordelijke de redelijke kosten voor deze aanpassingen vergoeden. Indien de aanpassingen het gevolg zijn van een tekortkoming in de nakoming van de beveiligingseisen uit de Verwerkersovereenkomst dan zal Verwerker deze kosten voor eigen rekening nemen.
Artikel 9. Beveiligingsincidenten
9.1 Indien Verantwoordelijke of Verwerker een Beveiligingsincident vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren zodra hij kennis heeft genomen van dat Beveiligingsincident. Verwerker verstrekt ingeval van een Beveiligingsincident alle relevante informatie aan Verantwoordelijke met betrekking tot het Beveiligingsincident, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Beveiligingsincident, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Beveiligingsincident te beperken en herhaling te voorkomen.
9.2 Verwerker informeert Verantwoordelijke onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Beveiligingsincident waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34,lid 1, AVG.
9.3 Verwerker stelt bij een Beveiligingsincident de Verantwoordelijke in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Beveiligingsincident. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Verantwoordelijke daartoe heeft ingericht. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
9.4 In geval van een Beveiligingsincident, voldoet Verantwoordelijke aan eventuele wettelijke meldingsplichten. In geval van een Beveiligingsincident zal Verwerker alle redelijke maatregelen treffen om de gevolgen van het incident te beperken en/of een nieuw incident te voorkomen. Verwerker zal alle medewerking verlenen aan Verantwoordelijke om het Beveiligingsincident te beoordelen en te kunnen voldoen aan haar eventuele wettelijke meldplicht en haar eventuele plicht tot het informeren van Xxxxxxxxxxx.
9.5. In geval een Beveiligingsincident bij Verwerker meerdere Verantwoordelijken in gelijke mate treft, kan Verwerker, na overleg met een of meerdere Verantwoordelijken, namens de Verantwoordelijken een melding doen van het Beveiligingsincident aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Van het voornemen hiervan zal Verwerker Verantwoordelijken onverwijld (en zo mogelijk voorafgaand aan de melding) in kennis stellen.
9.6 In geval van het Beveiligingsincident waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal de Verantwoordelijke de Betrokkenen informeren over het Beveiligingsincident.
9.7 Partijen documenteren alle Beveiligingsincidenten in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
Artikel 10. Verzoeken van Betrokkenen
10.1 Indien Verwerker een verzoek of bezwaar van een Betrokkene ontvangt, zoals een verzoek om informatie, inzage, rectificatie, gegevenswissing, verwerkingsbeperking, overdracht van de Persoons¬gegevens, stuurt Verwerker dat verzoek onmiddellijk door naar Verantwoordelijke.
10.2 Verwerker verleent Verantwoordelijke alle redelijke medewerking om ervoor te zorgen dat Verantwoordelijke binnen de wettelijke termijnen kan voldoen aan de verplichtingen op grond van de geldende wet- en regelgeving. De redelijke kosten voor deze medewerking zullen door Verantwoordelijke aan Verwerker worden vergoed.
Artikel 11. Toegang tot de Persoonsgegevens
11.1 De zeggenschap over de Persoonsgegevens blijft volledig berusten bij Verantwoordelijke. Op verzoek van Verantwoordelijke en tegen vergoeding van de redelijke kosten zal Verwerker alle of een gedeelte van de Persoonsgegevens in gangbaar formaat ter beschikking stellen aan Verantwoordelijke.
11.2 Verwerker zal ervoor zorgdragen dat Verantwoordelijke te allen tijde toegang behoudt tot de Persoonsgegevens en zal in geval van een geschil tussen Partijen deze toegang niet blokkeren. Verwerker zal maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat Verantwoordelijke ook in geval van faillissement of surséance van betaling van Verwerker toegang blijft houden tot de Persoonsgegevens.
Artikel 12. Aansprakelijkheid en vrijwaring
12.1 Indien een Partij tekortschiet in de nakoming van de Verwerkersovereenkomst is deze Partij aansprakelijk voor de schade en kosten die de andere Partij daardoor lijdt of heeft geleden.
12.2 Verantwoordelijke vrijwaart Verwerker voor boetes en/of dwangsommen van of namens de AP en/of andere bevoegde autoriteiten die aan Verwerker worden opgelegd en waarbij vast is komen te staan dat deze zijn toe te schrijven aan overtredingen van de geldende privacywetgeving door Verantwoordelijke. Om een beroep te kunnen doen op deze vrijwaring is Verwerker gehouden om:
(i) Verantwoordelijke terstond op de hoogte te brengen van enig onderzoek of andere aanleiding die zou kunnen leiden tot een voornemen van een toezichthouder tot het opleggen van een boete of last onder dwangsom, (ii) in samenspraak met Verantwoordelijke te handelen en te communiceren richting de autoriteit en (iii) tegen opgelegde boetes in bezwaar en/of beroep te gaan indien Verantwoordelijke daar redelijkerwijs aanleiding voor is.
Artikel 13. Bewaartermijnen Persoonsgegevens
13.1 Verantwoordelijke zal Verwerker adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de verwerking van Persoonsgegevens door Xxxxxxxxx. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer verwerken dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
Artikel 14. Duur en beëindiging
14.1 Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening en eindigt van rechtswege bij beëindiging van de Product- en Dienstenovereenkomst. Verplichtingen met een duurkarakter blijven tussen partijen in stand, zoals de geheimhoudingsverplichting uit artikel 4 van de Verwerkersovereenkomst. De beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren.
14.2 Verwerker zal bij beëindiging van de Product- en Dienstenovereenkomst op verzoek van Verantwoordelijke en tegen vergoeding van de redelijke kosten de Persoonsgegevens in een gangbaar formaat ter beschikking stellen aan Verantwoordelijke of aan een door Verantwoordelijke aangewezen Derde.
14.3 Verwerker zal na overdracht van de Persoonsgegevens aan Verantwoordelijke bij de beëindiging van deVerwerkersovereenkomst de nog aanwezige Persoonsgegevens vernietigen, tenzij een langere opslag wettelijk verplicht is. Verwerker zal tevens zorgdragen voor vernietiging van de Persoonsgegevens bij de Sub-Verwerkers.
14.4 Verwerker zal de Verantwoordelijke (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging van de Verwerkte Persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.
Artikel 15. Wijziging Verwerkersovereenkomst
15.1 Bij wijzigingen in de Diensten, regelgeving of andere relevante omstandigheden die van invloed zijn op de verwerking van de Persoonsgegevens, zullen Partijen in overleg treden over een eventueel benodigde wijziging van de Verwerkersovereenkomst.
Artikel 16. Toepasselijk recht / Bevoegde rechter
16.1 Op deze Verwerkersovereenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Artikel 17. Effect van deze Verwerkersovereenkomst
17.1 Met ingang van de ingangsdatum 25 mei 2018 vervangt deze Verwerkersovereenkomst de bepalingen inzake gegevensbescherming in elke Product- en Dienstenovereenkomst en wordt deze opgenomen in elke Product- en Dienstenovereenkomst. In geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst en de rest van de toepasselijke Product- en Dienstenovereenkomst, gelden de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst. Onder voorbehoud van de wijzigingen in deze Verwerkersovereenkomst blijft elke Product- en Dienstenovereenkomst onverminderd van kracht. Voor alle duidelijkheid: als de Verantwoordelijke meer dan één Product- en Dienstenovereenkomst heeft gesloten, zal deze Verwerkersovereenkomst elke Product- en Dienstenovereenkomst afzonderlijk wijzigen.
BIJLAGE 1: PRIVACYBIJSLUITER DIGITAAL TESTPLATFORM (‘TESTZONE’)
De Onderwijsinstelling en Xxxxxxxxx.xx zijn een overeenkomst aangegaan waarbij Xxxxxxxxx.xx een online internet applicatie levert, genaamd Testzone, die via een browser door de Onderwijsinstelling gebruikt kan worden. Deze applicatie is ter monitoring van resultaten van leerlingen (‘de Product- en Dienstenovereenkomst’). Deze Product- en Dienstenovereenkomst leidt ertoe dat Xxxxxxxxx.xx in opdracht van de Onderwijsinstelling Persoonsgegevens verwerkt.
Deze Privacy Bijsluiter vormt een onlosmakelijk onderdeel van de Verwerkersovereenkomst. In deze bijsluiter wordt meer specifieke informatie gegeven over de digitale testmiddelen en de bijbehorende gegevensverwerkingen. Daardoor wordt duidelijk welke opdracht de Onderwijsinstelling geeft aan Xxxxxxxxx.xx om gegevens te verwerken. Deze Privacy Bijsluiter stelt de Onderwijsinstelling tevens in staat om ouders en Onderwijsdeelnemers te informeren over de verwerking van persoonsgegevens.
Onderwijsinstellingen maken in toenemende mate gebruik van digitale toepassingen binnen het onderwijs. Bij het gebruik en levering van deze producten en diensten zijn gegevens nodig die te herleiden zijn tot personen (zoals onderwijsdeelnemers).
Onderwijsinstellingen moeten met Verwerkers afspraken maken over het gebruik van die Persoonsgegevens. Deze bijlage geeft onderwijsinstellingen informatie over de dienstverlening die Verwerker verleent en welke persoonsgegevens de Verwerker daarbij verwerkt. Alles bij elkaar eigenlijk over de vraag “wie, wat, waar, waarom en hoe” wordt omgegaan met de privacy van de betrokken personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt.
Het gebruik van deze Privacybijsluiter helpt Onderwijsinstellingen om beter te begrijpen wat de werking van het product en/of dienst is en welke gegevens daarvoor worden uitgewisseld. De Privacybijsluiter is een bijlage bij de Modelverwerkersovereenkomst en omvat de Instructies voor de Verwerking van Persoonsgegevens van de Onderwijsinstelling aan de Verwerker.
In deze privacy policy is per dienst beschreven welke persoonsgegevens Xxxxxxxxx.xx verwerkt en voor welke doeleinden.
A. Algemene informatie
Naam product en/of dienst : Digitaal Testmaterialen (‘Testzone’)
Naam Verwerker : Xxxxxxxxx.xx
Link naar leverancier en/of productpagina : xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx.xxx Beknopte uitleg en werking product en dienst : Leverancier van digitaal product en/of digitale dienst
bestaande uit testmateriaal
Doelgroep : PO/VO, onderbouw/bovenbouw, hoger onderwijs, beroepsonderwijs.
Gebruikers : onderwijsdeelnemers/ decanen/mentoren
Beknopte uitleg en werking product en dienst: LOB-methode Testzone
Xxxxxxxxx.xx biedt een doorlopend online studie-, loopbaan- en beroepsoriëntatieplatform (Testzone) aan voor leerlingen en studenten. De methode bevat uitgebreide en actuele informatie over vakken, profielen, beroepen, opleidingen en onderwijsinstellingen. De leerling oriënteert zich middels testen.
De leerling verkrijgt toegang tot Testzone door algemene inlogcodes die door alle leerlingen gebruuikt worden. De resultaten kunnen door de leerling opgevraagd worden middels een persoonlijke identificatiecode. Pas na het invullen van deze persoonlijke identificatiecode zal een bestand worden geladen die de in de databases opgeslagen versleutelde numerieke testdata online zal genereren tot een rapport. Op de servers van de hostingprovider van Xxxxxxxxx.xx wordt derhalve geen dossier of rapportage opgeslagen. De testresultaten zijn behalve voor de leerling zelf ook beschikbaar voor decanen, mentoren en docenten middels een eigen inlogcode.
Zowel in het algemeen (algemene nieuwsbrieven) als op individueel niveau (passende studies en beroepen met actuele informatie over HBO- en WO-bachelors en MBO-opleidingen) informeert Xxxxxxxxx.xx leerlingen en decanen, mentoren en overige loopbaanbegeleiders/studiekeuzeadviseurs van de school over opleidingen, beroepen en daarmee samenhangende informatie.
Indien de testresultaten bedoeld zijn om mee te nemen na de middelbare school, zal de Verantwoordelijke in samenwerking met Xxxxxxxxx.xx toestemming vragen van de (indien nodig, ouders van de) leerling. De gegevens blijven hierdoor beschikbaar voor oud-leerlingen die bij hun vervolgopleiding of loopbaan alsnog gebruik willen maken van hun testresultaten en hieraan gekoppelde informatie over studie- en beroepskeuze. Zonder deze toestemming worden de testresultaten na verloop van 12 maanden automatisch vernietigd.
Gedurende deze periode blijft de onderwijsinstelling uiteraard de Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de oud-leerlingen en voert Xxxxxxxxx.xx geen andere handelingen uit dan het beheer en beveiligen van deze data.
B. De specifieke diensten
Omschrijving van de specifiek verleende diensten en bijbehorende Verwerkingen
1. Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden dienst:
▪ Aanmaken gebruiksaccount
Wanneer Xxxxxxxxx.xx een gebruiksaccount aanmaakt voor toegang tot website, verwerkt Xxxxxxxxx.xx de volgende gegevens:
- Naam van de Onderwijsinstelling;
- Vestigingsplaats van de Onderwijsinstelling;
- Naam van de aanvragende Decaan;
- Email-adres van de aanvragende Decaan.
▪ Toegang verlenen tot de dienst
- Het opslaan en gebruiken van accountgegevens (zoals gebruikersnaam en wachtwoord) voor beveiliging, identificatie, authenticatie en autorisatie van bevoegde gebruikers middels een beveiligd verbinding. Bij het bezoek van de website maakt Xxxxxxxxx.xx op de website geen gebruik van cookies.
▪ Doorlopende Loopbaanoriëntatie- en begeleiding
- Het creëren, gebruiken en bijwerken van de testresultaten van de leerling.
- Het opslaan, bijhouden en beschikbaar maken aan de leerling en eventuele andere tot inzage bevoegde gebruikers (zoals mentoren en decanen), van door de leerling gemaakte testen
▪ Continuïteit en onderhoud
- De continuïteit en goede werking van het digitale leermiddel, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning;
▪ Digitale nieuwsbrieven
- Voor het versturen van een of meerdere van onze digitale nieuwsbrieven verwerkt Xxxxxxxxx.xx uitsluitend het e-mailadres van de Onderwijsinstellingen en het emailadres van de decanen. Nieuwsbrieven worden in beginsel hoogstens twee keer per maand verzonden. Indien de Onderwijsinstelling of de decaan deze nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen, kunnen zij zich uitschrijven met behulp van de daarvoor bedoelde link in de nieuwsbrief. Daarnaast kan men zich altijd per mail afmelden via xxxx@xxxxxxxxx.xx, De afmelding voor het gebruik van het e-mailadres wordt binnen 5 werkdagen door Xxxxxxxxx.xx verwerkt. Het kan daardoor voorkomen dat nog enkele berichten worden ontvangen nadat men zich heeft afgemeld.
▪ Tests
Via Testzone van de website Xxxxxxxxx.xx kunnen decanen en mentoren tests afnemen bij de onderwijsdeelnemers. De verwerking van persoonsgegevens binnen deze producten en diensten heeft betrekking op:
- het toegang krijgen tot de website door middel van een inlogprocedure;
- het werken met de website en bijbehorend (test)materiaal;
- het (eventueel) terugkoppelen van testresultaten van Onderwijsdeelnemer aan decaan en Onderwijsdeelnemer.
Xxxxxxxxx.xx verwerkt in dit geval, in opdracht van de Onderwijsinstelling, de volgende gegevens:
- Naam van de Onderwijsdeelnemer;
- Naam van de Onderwijsinstelling;
- Vestigingplaats van de Onderwijsinstelling;
- Klas of onderwijsniveau van de Onderwijsdeelnemer;
- Scores van de uitgevoerde test (‘testresultaat’).
Deze persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor het uitvoeren van de betreffende test(s). Nadat de test(s) zijn uitgevoerd, worden deze persoonsgegevens verwijderd uit de online omgeving.
C. Xxxxxxxxxx voor het verwerken van gegevens
Xxxxxxxxx.xx is leverancier van een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit testmateriaal ten aanzien van vervolgstudie en loopbaan. Xxxxxxxxx.xx is van mening dat alle verwerkingsdoeleinden noodzakelijk zijn voor haar dienstverlening.
Verwerkingsdoeleinden
Het met gebruikmaking van die diensten van Xxxxxxxxx.xx het begeleiden van leerlingen of het geven van school- en studieadviezen, waaronder:
- de opslag van testresultaten;
- het terugontvangen door de school van testresultaten;
- analyse en interpretatie van testresultaten;
Het geleverd krijgen/in gebruik kunnen nemen van de diensten van Xxxxxxxxx.xx conform de afspraken tussen partijen;
Het verstrekken van algemene en persoonlijke studiekeuze- en studiebegeleidingsinformatie; Het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen;
De beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de, met behulp van de digitale dienst Verwerkte Persoonsgegevens;
Het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen;
De uitvoering of toepassing van een andere wet.
D. Categorieën en soorten persoonsgegevens
Categorieën Betrokkenen
De personen waarop de Persoonsgegevens betrekking hebben zijn in ieder geval:
- Onderwijsdeelnemers;
- Decanen;
- Mentoren.
Na het inloggen worden door Xxxxxxxxx.xx gegevens verwerkt die leerlingen invullen bij de inzet van het leermiddel (testen) ten aanzien van vervolgstudie en loopbaan. Daardoor is het bijvoorbeeld
mogelijk voor een decaan/mentor om te zien wat ieder van zijn leerlingen met het leermiddel heeft gedaan en wat het resultaat daarvan is.
Omschrijving en opsomming categorieën Persoonsgegevens die gebruikt worden:
De Persoonsgegevens die door Verwerker worden verwerkt zijn in ieder geval:
- Naam van de Onderwijsdeelnemer;
- Naam van de Onderwijsinstelling;
- Vestigingplaats van de Onderwijsinstelling;
- Klas of onderwijsniveau van de Onderwijsdeelnemer;
- Scores van de test;
- Email-adres van de Onderwijsinstelling
- Email-adres van de decaan
IP-adressen van bezoekers van de website
Bij het gebruik van de webdiensten van Xxxxxxxxx.xx worden ook IP-adressen van leerlingen/decanen/mentoren/bezoekers gelogd voor beveiligingsdoeleinden (gebruikersidentificatie en verificatie).
De servers van de hostingprovider waar Xxxxxxxxx.xx op draait, verzamelen standaard de volgende gegevens bij een websitebezoek:
- IP-adres
- Datum en tijdstip
- Tijdzone
- Opgevraagde bestanden
- Opgevraagde pagina
- Welke browser de bezoeker gebruikt
- Welk besturingssysteem de bezoeker gebruikt
Van al deze gegevens is er maar één een persoonsgegeven. IP-adressen worden ook als persoonsgegevens gezien, omdat deze direct of indirect tot een individu te herleiden zijn. En een website kan niet functioneren zonder te weten aan welk IP-adres de opgevraagde website-pagina geleverd moet worden. Het maakt hierbij niet uit of het een dynamisch IP-adres is of een vast IP-adres. Omdat geen enkele website kan functioneren zonder dit mechanisme, hoeft hier niet vooraf toestemming gevraagd te worden.
De AVG stelt dat er een grondslag moet zijn voor elk type persoonsgegeven dat men verwerkt. De grondslag voor het gebruik van een IP-adres is 'gerechtvaardigd belang'. Daarbij moet altijd een afweging gemaakt worden van het belang van de website-eigenaar en de mogelijke impact op de privacy van de bezoeker. In dit geval is die impact heel laag en is het dus gerechtvaardigd.
De servers van de hostingprovider zijn zo ingesteld dat de IP-adressen van de bezoekers van de website 1 week bewaard worden op de server. En 30 dagen in de backup. Daarna verdwijnen ze automatisch. De reden voor deze bewaartermijn is dat terug gezocht moet kunnen worden als er problemen zijn geweest, door welk IP die mogelijk veroorzaakt zijn.
E. Internationale gegevensoverdrachten
De Onderwijsinstelling gaat ermee akkoord dat Xxxxxxxxx.xx het recht heeft om Persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte door te geven en te verwerken. Verantwoordelijke stemt ook in met de doorgifte en / of verwerking van Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte op voorwaarde dat de doorgifte in overeenstemming is met een van de toegestane mechanismen die worden voorgeschreven door de Wet op de gegevensbescherming.
F. Gegevens Sub-Verwerkers
Xxxxxxxxxx.xx maakt voor de Diensten gebruik van de volgende Sub-Verwerkers: Alphamega Hosting BV
Xxxxxxxxx 0X
0000 XX Xxxxxxxxxxxx
Bijlage 2
Omschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die door de Verwerker zijn geïmplementeerd
Zoals opgenomen in art. 5 worden hieronder de afspraken tussen partijen vastgelegd over de concrete technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. De getroffen maatregelen zijn opgenomen in deze bijlage en worden aangevuld of gewijzigd indien dat nodig is. Verantwoordelijke acht genoemde maatregelen passend voor de Verwerking van de Persoonsgegevens.
Betrouwbaarheidseisen
De betrouwbaarheidseisen worden vastgesteld door de gevolgen voor de betrokkenen te bepalen bij verlies, corruptie of onrechtmatige verwerking van hun persoonsgegevens. Daarbij spelen de aard van de persoonsgegevens en de kwetsbaarheid van bepaalde groepen betrokkenen onder meer een rol.
Indien zich wijzigingen in de verwerking van persoonsgegevens voordoen of veranderingen van de betrouwbaarheidseisen daar aanleiding toe geeft, gaan Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke in gesprek over de aanpassing van deze Verwerkersovereenkomst. Wijziging van deze overeenkomst kan slechts schriftelijk plaatsvinden middels een door beide partijen geaccordeerd voorstel.
Verwerkingsinstructies
Met het oog op de verstrekking van Persoonsgegevens aan Xxxxxxxxx.xx stemt Xxxxxxxxx.xx ermee in dePersoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van deze overeenkomst.
De Onderwijsinstelling instrueert Xxxxxxxxx.xx en Xxxxxxxxx.xx komt overeen om de Persoonsgegevens te verwerken om de Diensten te leveren zoals uiteengezet in de de Product- en Dienstenovereenkomst.
Vertrouwelijkheid van verwerking
Xxxxxxxxx.xx zal ervoor zorgdragen dat alle personen die zij machtigt om Persoonsgegevens te verwerken onderworpen zijn aan een geheimhoudingsplicht (of dit nu een contractuele verplichting of eenwettelijke plicht is); en dat deze personen Persoonsgegevens alleen verwerken overeenkomstig de bepalingen in deze overeenkomst.
Subverwerkers
Xxxxxxxxx.xx zal geen toegang verlenen tot of openbaar maken van de Persoonsgegevens aan een Sub- Verwerker of andere derde partij zonder de voorafgaande toestemming van de Onderwijsinstelling. Niettegenstaande het voorgaande geeft de Onderwijsinstelling specifiek toestemming voor de betrokkenheid van aan Xxxxxxxxx.xx gelieerde ondernemingen als Sub-Verwerkers. Bovendien geeft de Onderwijsinstelling Xxxxxxxxx.xx hierbij een algemene toestemming om derden in te schakelen voor het verwerken van Persoonsgegevens, op voorwaarde dat Xxxxxxxxx.xx deze partij voorwaarden voor gegevensbescherming oplegt die overeenkomen met de verplichtingen onder de onderhavige overeenkomst.
Beveiligingsniveau
Xxxxxxxxx.xx heeft gekozen voor datacenters van Alphamegahosting en deze is hiermee Sub-Verwerker van de data van de Onderwijsdeelnemers. Persoonsgegevens worden door Xxxxxxxxx.xx en Sub- Verwerker uitsluitend verwerkt binnen de Europese Economische ruimte. De datacenters waar de servers van de hostingprovider gehuisvest zijn, bevinden zich uitsluitend in Nederland (Datacenter BIT in Ede). De datacenters vallen onder Nederlandse wet- en regelgeving en voldoen aan de strenge Nederlandse en Europese wetgeving met betrekking tot logische en fysieke toegangsbeveiliging en continuïteit. De datacenters zijn ISO 27001 gecertificeerd. Alle techniek is dubbel of drievoudig uitgevoerd, zodat er nooit een single point of failure is. Elke server is voorzien van twee harde schijven die elkaar continue updaten. Gaat er één kapot, dan draait de andere door terwijl er binnen een half uur vervanging plaatsvindt. Elke nacht wordt de website Xxxxxxxx.xx gebackupt en elke week wordt er een backup van de backup gemaakt.
Maatregelen van Xxxxxxxxx.xx om te zorgen dat uitsluitend bevoegd personeel toegang heeft tot de Persoonsgegevens
Maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of wijziging en tegen onbevoegde of onrechmatige verwerking, toegang of openbaarmaking:
Beveiliging verbindingen: Er is een SSL certificaat geïnstalleerd op de domeinnaam Xxxxxxxxx.xx. Beveiliging systemen voor opslag: de gegevens die de Onderwijsdeelnemer aan Xxxxxxxxx.xx verstrekt, worden in een beveiligde omgeving door de hostingprovider opgeslagen.
Toegang tot de Persoonsgegevens:
Xxxxxxxxx.xx is zich bewust dat de informatie die de Onderwijsdeelnemer met Xxxxxxxxx.xx deelt en opslaat binnen Testzone een geheim en bedrijfsgevoelig karakter heeft. Xxxxxxxxx.xx zorgt er voor dat een ieder, waaronder haar werknemers, vertegenwoordigers en/of Sub-Verwerkers, die betrokken zijn bij de verwerking van de Persoonsgegevens deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Xxxxxxxxx.xx bewerkstelligt dat voor een ieder die betrokken is bij de verwerking van de Persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt.
De geheimhoudingsplicht geldt niet voor zover de Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken, indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Xxxxxxxxx.xx aan de Onderwijsinstelling te verlenen diensten, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken.
Maatregelen van Xxxxxxxxx.xx om te zorgen dat uitsluitend bevoegd personeel toegang heeft tot de Persoonsgegevens:
- Autorisatie
- Logging
Medewerkers met toegang tot Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers:
- Uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de nakoming van de onderliggende ‘Product- en Dienstenovereenkomst’ door Xxxxxxxxx.xx, verschaft Xxxxxxxxx.xx haar medewerkers toegang tot de Persoonsgegevens. De medewerkers van Xxxxxxxxx.xx mogen slechts die handelingen met betrekking tot de Persoonsgegevensverrichten, die noodzakelijk zijn voor nakoming van de ‘Product- en Dienstenovereenkomst’ door Xxxxxxxxx.xx.
De systeembeheerder van Xxxxxxxxx.xx heeft volledige toegang tot de gegevens van de Onderwijsdeelnemers voor:
- het plaatsen van een nieuwe versie, build of update;
- het doorvoeren van patches en hotfixes;
- het maken van een back-up;
- het verplaatsen van een omgeving.
Bijlage 3
Link naar Verwerkersovereenkomst van Alphamega Hosting BV: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx_Xxxxx.xxx
Link naar Privacy Policy van Alphamega Hosting BV: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx-xxxxxx