ADDENDUM PRAKTISCHE MODALITEITEN VERZOENINGSCOMMISSIE DRANKAFNAMECONTRACTEN (PROCEDUREREGLEMENT)
ADDENDUM PRAKTISCHE MODALITEITEN VERZOENINGSCOMMISSIE DRANKAFNAMECONTRACTEN (PROCEDUREREGLEMENT)
1. Samenstelling van de kamers van de verzoeningscommissie
1.1 De kamers van de Verzoeningscommissie kennen een wisselende samenstelling, bestaan in principe uit drie leden overeenkomstig artikel 1.2, en worden voorgezeten door de voorzitter of de ondervoorzitter, desgevallend bijgestaan door de referendaris en een secretaris.
1.2 De kamers worden samengesteld telkens uit één vertegenwoordiger van de respectieve sectoren (met name de brouwers, de drankenhandelaars en de horecasector) van de ondernemers betrokken bij het Geschil.
1.3 Wanneer een Geschil betrekking heeft op een verbonden overeenkomst, zoals bedoeld in artikel
4.7 van de gedragscode, wordt de kamer van de verzoeningscommissie samengesteld uit 5 leden, met name een vertegenwoordiger voor de brouwers, een vertegenwoordiger voor de drankenhandelaars, twee vertegenwoordigers voor de horecasector en de voorzitter of ondervoorzitter.
2. Zetel
De Verzoeningscommissie en haar secretariaat zijn gevestigd:
Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxxx xx.xx@xxxxxxxx.xxxx.xx.
3. Bevoegdheid
3.1 De Verzoeningscommissie is bevoegd om toe te zien op de naleving en de interpretatie van de Gedragscode voor goede relaties tussen brouwers, drankenhandelaars en horecasector van 21 december 2015.
3.2 Overeenkomstig de gedragscode is de Verzoeningscommissie bevoegd om kennis te nemen van Geschillen m.b.t. drankafnamecontracten.
3.3 Onder “Geschil” wordt niet alleen een betwisting of onenigheid tussen partijen begrepen, maar ook een objectieve onzekerheid onder partijen, onafhankelijk van een betwisting, aangaande de naleving en interpretatie van de Gedragscode.
3.4 De Verzoeningscommissie behandelt zowel binnenlandse als grensoverschrijdende Geschillen.
3.5 De Verzoeningscommissie neemt enkel kennis van de Geschillen indien die aan de volgende drie cumulatieve voorwaarden beantwoorden:
1. Het Geschil betreft een of meerdere drankafnamecontracten.
Drankafnamecontracten zijn alle overeenkomsten of verbonden overeenkomsten afgesloten tussen enerzijds een brouwer en/of drankenhandelaar en anderzijds een horecaondernemer waarvan de volgende verbintenissen kunnen deel uitmaken:
− een handelshuur van het pand;
− de huur of de terbeschikkingstelling van infrastructuur;
− een investeringskrediet;
− andere leningen of financiële of economische voordelen of tegemoetkomingen;
− een al dan niet exclusieve afnameverplichting in hoofde van de horeca-uitbater, waarbij die verplichtingen hiermee verbonden zijn.
2. De bij het Geschil betrokken partijen zijn aangesloten bij of toegetreden tot de Gedragscode op het ogenblik dat het Geschil aanhangig wordt gemaakt bij de verzoeningscommissie.
3. De ontvankelijkheidsvoorwaarden zoals bepaald in artikel 4.1.3 werden nageleefd.
4. Procedure
Onder verzoeningsprocedure wordt begrepen het volledige proces vanaf indiening van het verzoekschrift door een of meerdere contractpartij(en) waarbij de zaak aanhangig wordt gemaakt bij de Verzoeningscommissie tot wanneer het Geschil wordt beëindigd overeenkomstig artikel 4.5. De term verzoeningsprocedure verwijst dus niet louter naar de verzoenende functie van de Verzoeningscommissie, maar kan ook de adviserende functie van de Verzoeningscommissie omvatten.
4.1 Indienen van de aanvraag en ontvankelijkheid
4.1.1 Om het even welke contractpartij kan het Geschil aanhangig maken bij de Verzoeningscommissie.
4.1.2 De aanvrager bezorgt het aanvraagformulier, samen met zijn stukkenbundel, en desgevallend akte van opdracht, zoals te vinden op de website van de FOD Economie, volledig ingevuld en ondertekend aan het secretariaat via xx.xx@xxxxxxxx.xxxx.xx.
4.1.3 De aanvraag wordt als volledig beschouwd, wanneer het volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier samen met het stukkenbundel wordt ontvangen op het secretariaat van de verzoeningscommissie. Op dat ogenblik is het Geschil aanhangig voor de verzoeningscommissie. Het stukkenbundel bevat alle gegevens nodig om het Geschil te kunnen beoordelen, waaronder op straffe van onontvankelijkheid (1) een kopie van het volledig drankafnamecontract, en (2) het bewijs van de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de aanvrager, zowel voor een natuurlijk persoon (bv. lastgeving) als voor een rechtspersoon (bv. publicaties Belgisch Staatsblad), behoudens in geval van vertegenwoordiging door een advocaat in de zin van artikel 440 Ger.W.
4.1.4 De Verzoeningscommissie bevestigt schriftelijk aan de aanvrager dat het geschil aanhangig is.
4.1.5 Binnen de maand na ontvangst van de volledige aanvraag, stelt het secretariaat de op te roepen partij(en) in kennis van het aanvraagformulier, het stukkenbundel van de aanvrager en het procedurereglement en nodigt de betrokken partijen per aangetekend schrijven uit voor de zitting van de Verzoeningscommissie. De Verzoeningscommissie engageert er zich toe de zaken te agenderen op de snelst mogelijke zitting.
4.1.6 Voor behoorlijke en rechtsgeldige oproeping volstaat oproeping van de partijen op het adres dat zij zelf hebben opgegeven, of zoals opgenomen in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
4.2 Zitting
Teneinde de voortgang van de procedure niet te belemmeren, wordt de zaak in de regel op de (inleidende) zitting inhoudelijk behandeld.
De partijen zijn, behoudens geldige lastgeving/volmacht, verplicht om in persoon te verschijnen.
Partijen zullen verplicht worden om op zitting de nodige identificatie en, in geval van rechtspersonen, vertegenwoordigingsbevoegdheid zoals gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, voor te leggen.
Ingeval van afwezigheid van een of meerdere partijen, wordt de zaak op zicht van de ingediende stukken behandeld bij verstek.
Om reden van (interne) verslaggeving kan de zitting het voorwerp uitmaken van geluidsopname.
4.3 Behandeling
4.3.1 Elke partij bezorgt uiterlijk twee weken voor de vastgestelde zitting het stukkenbundel dat geacht wordt volledig te zijn op de zitting.
In principe wordt op basis hiervan de zaak inhoudelijk behandeld op de zitting.
Indien een partij originele stukken toevoegt die zij na het einde van de verzoeningsprocedure wil terugkrijgen, dient zij de Verzoeningscommissie dergelijk verzoek te richten bij het indienen van de stukken.
4.3.2 Onverminderd artikel 4.3.6 kunnen stukken die laattijdig worden bezorgd door een partij uit de debatten worden geweerd.
4.3.3 Alle partijen kunnen op de zitting hun standpunt mondeling toelichten binnen het voorziene tijdsbestek. Het staat elke partij vrij om een schriftelijke nota neer te leggen, maar dat is niet verplicht.
4.3.4 Wanneer er gewichtige, bepaalde en met elkaar overeenstemmende vermoedens bestaan dat een partij een stuk onder zich heeft dat het bewijs inhoudt van een ter zake dienend feit, kan de Verzoeningscommissie bevelen dat het stuk of een eensluidend verklaard afschrift ervan bij het stukkenbundel wordt gevoegd.
4.3.5 Partijen zorgen ervoor dat stukken, nota’s en/of briefwisseling die in de loop van de procedure aan de Verzoeningscommissie worden overgemaakt, tezelfdertijd in kopie aan de andere partijen worden bezorgd. Zo niet kunnen die stukken, nota’s en/of briefwisseling uit de debatten worden geweerd, onverminderd artikel 4.3.6.
4.3.6 Te allen tijde kan de Verzoeningscommissie de zaak verdagen/uitstellen naar een latere datum.
4.3.7 De Verzoeningscommissie zal in eerste instantie partijen trachten te verzoenen. Bij verzoening zal de Verzoeningscommissie het akkoord tussen partijen acteren in een proces-verbaal van verzoening dat door de partijen wordt ondertekend en dat de partijen bindt.
4.3.8 Voor zover tussen partijen geen integraal akkoord kan worden bereikt na de zitting, worden in principe de debatten gesloten en neemt de Verzoeningscommissie de zaak in beraad waarna zij adviseert bij unanimiteit omtrent de naleving en de interpretatie van de gedragscode, inclusief de toepassing van schade-, interest- en verbrekingsbedingen.
Dat advies is bindend voor de betrokken partijen, en kan als derdenbeslissing aan marginale rechterlijke controle worden onderworpen.
De Verzoeningscommissie steunt haar bevoegdheid op het akkoord dat geldig werd afgesloten tussen de partijen in de zin van art. 1134 BW. Dat akkoord blijkt, hetzij uit de bepalingen van het drankafnamecontract, hetzij uit het akkoord dat partijen na het ontstaan van het Geschil hebben afgesloten om hun Geschil te onderwerpen aan de Verzoeningscommissie.
4.3.9 Ingeval van niet-ontvankelijkheid in de zin van artikel 3.5, motiveert de Verzoeningscommissie haar beslissing.
4.4 Tussenkomst andere partijen
De Verzoeningscommissie kan beslissen, op eigen initiatief, dan wel op verzoek van een van de partijen of op gemeenschappelijk verzoek van de partijen, om een derde partij of een derde contractpartij in de procedure op te roepen.
4.5 Einde van de procedure
De procedure is onherroepelijk en kan slechts als beëindigd worden beschouwd in de volgende gevallen:
1. op het ogenblik waarop de Verzoeningscommissie de partijen meedeelt dat de aanvraag niet ontvankelijk is;
2. bij de ondertekening door alle betrokken partijen van een proces-verbaal van verzoening;
3. op het ogenblik waarop de Verzoeningscommissie de partijen haar advies meedeelt;
4. het akkoord van alle betrokken partijen om een einde te stellen aan de procedure;
5. de beslissing van de Verzoeningscommissie dat geen unanimiteit kan worden bereikt.
Behoudens in geval van verzoening, stelt de Verzoeningscommissie alle partijen per aangetekend schrijven in kennis van het einde van de procedure.
5. Taal van de procedure
De procedure verloopt in het Nederlands of in het Frans en volgt hierbij de taal van het desbetreffende contract.
Indien het contract is opgesteld in een andere taal dan het Nederlands of het Frans, wordt de taal bepaald aan de hand van de plaats waar de hoofdverbintenis wordt, is of moet worden uitgevoerd. Naargelang het geval of de hoofdverbintenis wordt, is of moet worden uitgevoerd in de Vlaamse gemeenschap of in de Franstalige gemeenschap, verloopt de procedure in respectievelijk het Nederlands of het Frans. Indien de hoofdverbintenis wordt, is of moet worden uitgevoerd in de Duitstalige gemeenschap, verloopt de procedure in het Frans. Indien de hoofdverbintenis wordt, is of moet worden uitgevoerd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, verloopt de procedure in het Nederlands of het Frans naar keuze van de Verzoeningscommissie.
De wettelijke bepalingen inzake het gebruik van talen in gerechtszaken, zijn niet van toepassing.
6. Verhouding t.a.v. gerechtelijke procedure(s) en verjaring
De verzoeningsprocedure heeft geen schorsende werking ten aanzien van gerechtelijke procedures, noch kan zij op enige wijze een invloed hebben op de verjaring van de desbetreffende vorderingen.
7. Termijnen
De termijnen in huidig procedurereglement zijn niet op straffe van verval voorgeschreven en kunnen geen aanleiding geven tot de nietigheid van de procedure.
8. Aansprakelijkheid
De Verzoeningscommissie, haar leden, inclusief de voorzitter en ondervoorzitter en aangestelden, en haar personeel zijn niet aansprakelijk voor enige handeling of nalatigheid in het kader van een verzoeningsprocedure, behalve in geval van opzet en/of bedrog.
9. Belangenconflict
In geval van een belangenconflict in hoofde van een of meerdere van de vertegenwoordigers van de leden van de Verzoeningscommissie, kan de Verzoeningscommissie bij unanimiteit (en met uitzondering van het betrokken lid in hoofde van wie het belangenconflict zich voordoet) beslissen om dat lid uit te sluiten en te laten vervangen.
Er doet zich geen belangenconflict voor wanneer de vertegenwoordigde sector al in een bepaald dossier intern is opgetreden of hierin heeft geadviseerd. Dat vormt geen belemmering voor de deelname van de sector aan de procedure.
10. Publicatie en vertrouwelijkheid
Tenzij de partijen anders zijn overeengekomen, is de verzoeningsprocedure evenals de beslissing van de Verzoeningscommissie vertrouwelijk.
De Verzoeningscommissie verbindt er zich toe om geen enkele inlichting die haar werd verstrekt door eender welke partij, betrokken in de procedure zonder de toestemming van alle voornoemde partijen, over te maken aan derden.
11. Gegevensbescherming voor natuurlijke personen
Alle verwerking van persoonlijke gegevens voor het doel van de Verzoeningscommissie en de verzoeningsprocedure zal gebeuren in overeenstemming met de geldende regulering inzake gegevensbescherming.
De persoonsgegevens die de natuurlijke personen aan de Verzoeningscommissie doorgeven, worden in een digitaal bestand opgenomen dat niet toegankelijk is voor het publiek.
Dat bestand kan enkel geraadpleegd worden door de diensten van de Verzoeningscommissie. De persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt in het kader van de procedure. Ze worden onder geen beding doorgegeven aan derden of voor andere doeleinden verwerkt.
De gegevens worden behandeld in overeenstemming met de bepalingen van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Dat houdt o.m. in dat de natuurlijke personen recht hebben op inzage van hun persoonsgegevens alsook het recht om ze te laten verbeteren. De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is de Verzoeningscommissie Drankafnamecontracten, Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, xx.xx@xxxxxxxx.xxxx.xx.
12. Wijzigingen
De Verzoeningscommissie kan dit addendum/intern reglement bij unanimiteit wijzigen middels een nieuw addendum. Eventuele wijzigingen zullen enkel kunnen worden toegepast op zaken die aanhangig worden gemaakt bij de Verzoeningscommissie na de datum bepaald voor de inwerkingtreding van de wijziging.