Contract
BEHOREND BIJ COLLEGENOTA VAN | DATUM | CORRESPONDENTIENUMMER |
Economie en Cultuur | 2-7-15 | |
A. Deze nota is in overleg met de volgende disciplines geconcipieerd: | Inkoop & aanbesteding BCZ Concernzaken (juridisch) | |
B. Er is wel overeenstemming C. Er heeft overleg plaatsgevonden met wethouders Aarts en Willems (29 juni) | ||
KORTE INHOUD (GELIJKDUIDEND AAN VOORBLAD) | ||
Grensinformatiepunt Belgisch Limburg | ||
1. Aanleiding.
Sinds 3 jaar is in Aken/Eurode een grensinformatiepunt (GIP) voor Duitsland operationeel. Van nul begonnen, worden nu al jaarlijks meer dan 4000 keuzebepalende vragen van (potentiële) grenswerkers beantwoord over fiscaliteit, rechtszekerheid, pensioenen, toeslagen e.a.. Voor Belgisch Limburg is die dienst er niet.
Aantallen pendelaars (ETIL, 2014)
Inkomende pendel van | Uitgaande pendel naar | |
Belgisch Limburg | 11.600 | 1.700 |
Duitsland | 7.700 | 5.200 |
Totaal | 19.400 | 6.900 |
Provincie Limburg heeft het initiatief genomen om ook hier GIP te ontwikkelen, samen met die Zuid Limburgse gemeenten die niet deelnemen aan GIP Aken/Eurode. Alle partijen hebben in een bestuurlijk overleg aangegeven in principe te willen samenwerken.
De Provincie heeft een concept samenwerkingsovereenkomst (bijlage) toegestuurd. De gemeenten worden gevraagd de hierin gevraagde bijdrage te formaliseren en de samenwerkingsovereenkomst in september mee te ondertekenen. Maastricht is ook gevraagd de rol als Hosting organisatie op zich te nemen.
2. Relatie met bestaand beleid.
De voorgestelde oprichting van het GIP Belgisch Limburg sluit goed aan op de Raadsnota’s Internationaal en Made in Maastricht. Ook ligt er een directe relatie met het (grensoverschrijdende) arbeidsmarktbeleid en de branding van de stad. Positionering van Maastricht als internationale (gastvrije) stad en dienstverlening aan internationals zijn belangrijke pijlers in deze nota’s.
3. Gewenst beleid en mogelijke opties voor het Grensinformatiepunt
3.1 Doelstelling
Doel is het wegnemen van barrières om over de grens te gaan werken, specifiek gericht op de Belgisch Limburger. Hiermee voorzien wij in een behoefte/tekort aan geschikte arbeidskrachten voor de campussen, innovatief bedrijfsleven e.a. (LED 2013). Via samenwerking met Podium 24 kan ook gericht mee geholpen worden om werkzoekenden aan een baan over de grens te helpen en vice versa.
3.2 Werkwijze
De barrières worden verlaagd door het geven van antwoorden op keuzebepalende vragen van (potentiële) grenswerkers uit Nederlands en Belgisch Limburg. Het GIP is primair een eerste aanspreekpunt (loket), verleent eerstelijns advies en bemiddelt bij het vinden van antwoorden via specialisten en experts van (andere) bevoegde instanties. Secundair signaleert het knelpunten en kaart deze aan (bij voorbeeld belemmerende regels) daar waar actie hierop kan worden ondernomen (zoals bij ITEM).
De experts van het GIP moeten deskundig zijn in vele wetten en regels die bepalend zijn voor een besluit al dan niet over de grens te gaan werken. Zij lossen het vraagstuk op, en zijn als nodig in staat te schakelen met specialisten van andere (Rijks- en Europese) overheden, snel, effectief en met een betrouwbaar antwoord voor de klant. Het gaat immers om belangrijke beslissing om over de grens te werken (fiscaal, toeslagen, pensioen, …)
Het GIP gaat zorgen voor een goede pr en positionering naar de (potentiële) grenswerkers en het bedrijfsleven – de werkgevers.
3.3 Organisatie
Samenwerkingsovereenkomst
Het GIP wordt vormgegeven via een lichte vorm, een samenwerkingsovereenkomst van alle participerende partners (Provincie, Maastricht, Sittard Geleen, Valkenburg, Eijsden Margraten, Meerssen, Beek, Stein en Echt Susteren.
Beoogd is deze in september te ondertekenen. De deelnemende partners en hun dan vastgelegde bijdragen (iedere gemeente is gevraagd haar bijdrage vast te leggen) zijn bepalend voor de verdere vormgeving van het GIP Maastricht. Bij een lagere bijdrage is uitgangspunt dat bespaard zal worden.
De overeenkomst wordt momenteel verder vorm gegeven op basis van een basisconcept van de Provincie. Zij zal juridisch intern worden afgestemd.
Hosting Organisatie Maastricht
Gemeente Maastricht is door de Provincie gevraagd formeel de rol als hosting organisatie op te nemen. Het gaat primair om het aangaan van de contracten met derde partijen (aantrekken van expertise), het uitwerken van de governance en zorgen voor de financiële kaders en verantwoording. Maastricht wordt geen werkgever van in te zetten functionarissen.
Bestuursstructuur
Ieder jaar bepaalt een bestuurscommissie. Deze bestaat uit bestuurlijke vertegenwoordigers van de participerende partijen. De commissie stelt vooraf het jaarprogramma en het budget vast, en achteraf het jaarverslag en de financiële verantwoording. Het beslist over nieuwe leden en wijzigingen in
(financiële) bijdragen en governance.
Dit wordt voorbereidt door een ambtelijke werkgroep.
3.3 Synergie
Met andere grensinformatiepunten
Het beoogde GIP Belgisch Limburg zal effectief en kostenefficiënt nauw samenwerken met het GIP Aken/Eurode. Daar is al veel kennis ontwikkeld, een website, pr materialen e.a..
Beide GIP ‘s maken weer deel uit van een (te ontwikkelen) keten van GIP ’s langs de Nederlandse grens. Ook hier zal nauw samengewerkt gaan worden, om samen sneller en tot steeds meer en betere antwoorden te komen.
In Belgisch Limburg werken de vakbonden en de VDAB aan het opzetten van 2 servicepunten. Ook vanaf die locaties zullen diensten geleverd gaan worden, in afstemming met het GIP Belgisch Limburg te Maastricht.
Met het Holland Expatcenter South (HECS) Maastricht
De netwerken, aard van de vragen en functie van het GIP hangt ook nauw samen met die van het HECS Maastricht. Ook daar wordt gewerkt volgens het huisartsenmodel en valt men terug op specialistische kennis. Hier is veel kruisbestuiving mogelijk, op inhoud en pr naar de doelgroepen bedrijven en internationals.
Het HECS zal worden door ontwikkeld tot een volwaardige vestiging. Om u meteen bij te praten, het gaat zorgen voor:
- Versnelde inschrijving van EU kenniswerkers (op locatie, via ons eigen gemeenteloket),
- Full time front office dienstverlening (de vragen beantwoorden, onzekerheden wegnemen),
- Krachtige pr naar de campussen/bedrijven en de populatie van kenniswerkers,
- Samen met de andere expatcentra in Nederland opzetten van een krachtige lobby naar het Rijk en de EU om belemmerende regels te verminderen of weg te nemen,
- Ontwikkeling van evenementen die de community versterken en internationals beter binden aan de regio en gemeenschap,
- Organiseren van private partijen die diensten aanbieden waar internationals behoefte aan hebben (talen, fiscaal, wonen, ...),
- Zorgen voor een krachtig imago, ook in relatie tot LED/regiobranding, zoals de wisselwerking met de Engelstalige portal van Zuid Limburg (xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx)
Het HECS Maastricht 2.0 zal gevestigd worden te Centre Ceramique.
Beoogd is een doorstart per 1/1/2016, parallel met de start van het GIP Belgisch Limburg.
Met het UM kennisinstituut ITEM
Helpen GIP en HECS (potentiële) internationals makkelijker over gegeven grenzen, ITEM gaat (geborgd voor 10 jaar) inzetten op het juridisch verlagen van die grenzen die verhinderen dat er over de grens gewerkt kan worden. ITEM Is verbonden aan de rechtenfaculteit van Maastricht University. Men gaat op hoofdlijnen proefprocessen voeren en op Europees niveau informatie/oplossingen verzamelen en verspreiden, lobby voeren, …
Met Maastricht University en de provincie Limburg is afgesproken dat het Dagelijks Bureau van het
kennisinstituut ITEM zich in Centre Ceramique zal vestigen. Het DB is extern gericht, zorgt voor pr, coördineert congressen, ontsluit informatie, ontwikkelt netwerken die nodig zijn om tot oplossingen te komen. Het Wetenschappelijk Bureau doet onderzoek, voert proefprocessen tegen het Rijk en de EU om regels weg te nemen, verzamelt breed informatie in Europa over slimme oplossingen.
Met de samenwerkende campussen en grootbedrijf
Onder impuls van Maastricht en LED zijn de grote marktpartijen bij elkaar gebracht: de beide campussen, DSM, Medtronic, Sabic, OCI, UM en AZM. Zij gaan
- vraaggericht mee sturing geven aan het werk en de prioriteiten van de centra en ITEM
- mee helpen om hun populatie van internationals beter te bereiken
- meer gebruik maken van de diensten van HECS en GIP, zowel om makkelijker vacatures te kunnen vervullen en om hun bestaande internationals te binden,
- ondersteunen vanuit hun gebundelde economische kracht in de lobby om regels voor expats en grenswerkers te verminderen,
- gaan elkaar helpen om effectiever en kostenefficiënter internationals te halen en te behouden voor hun bedrijven en de regio (carrièreperspectief international en partner),
- gaan er mee voor zorgen dat er samenhang komt in het grote aanbod aan dienstverleners (van talen, fiscaal, wonen, schoonmaakdiensten tot en met cultuur).
- Gaan mee sturen op de branding van de regio door LED als internationale gastvrije regio.
Deze samenwerking is ontwikkeling. Beoogd is dit vorm te geven in een 2 jarig LED pilot project. Daarbij is groei naar 12 bedrijven voorzien. Bezien wordt of de externe projectleider van dit project dan ook een plaats kan krijgen te Centre Ceramique.
Met de locatie Centre Ceramique
Bovenstaande laat zien dat er veel synergie te bereiken is door het concentreren van de diensten te Centre Ceramique. Qua netwerken, vervangbaarheid front offices, pr, imago, … Het is een openbaar toegankelijke, centraal gelegen, representatieve en goed via diverse modaliteiten bereikbare locatie.
Het samenbrengen van deze internationale dienstverleners zorgt voor een sterke uitstraling als ‘Maastricht Region International Desk’. Eén loket voor alle internationals en bedrijven. De hier te vestigen organisaties kennen ook allen een tenminste Zuid Limburg werkingsgebied.
De Meet & Greets voor de kenniswerkers vinden direct in de buurt plaats, te Café Zuid. Centre Ceramique biedt ook andere functies die relevant zijn voor de doelgroep, zoals een officieel loket van ’Europe Direct’, het Europese informatiepunt voor wonen, werken en studeren in Europa.
In Centre Ceramique zal optimaal gebruik worden gemaakt van de aanwezige voorzieningen. Zo zullen afspraken gemaakt worden over de receptiefunctie aan de balie van CC, zijn er mogelijkheden themabijeenkomsten te organiseren e.a..
Afgezien van de synergie; provincie Limburg als belangrijke financier van de drie organisaties hecht zeer aan de samenhang.
Vanuit die locatie worden de nuttige netwerken en samenwerkingsverbanden ontwikkeld.
4. Duurzaamheid en gezondheid.
Niet van toepassing
5. Personeel & Organisatie.
GIP Belgisch Limburg kent 3 functies:
- Front office (0,8 – 1 fte)
- Backoffice/pr (0,5 fte)
- Management en -ondersteuning (0,3 fte)
Opzet is om als Hosting Organisatie maximaal in te spelen op bestaande partners en hun expertise en netwerken, om direct aan de slag te kunnen, kennis van de lastige materiaal is cruciaal voor succes, niet in een werkgeversrol te komen als hosting organisatie, en kosten te besparen.
Sprake is van projectfinanciering voor 4 jaar.
6. Informatie en automatisering.
Op dit moment worden voor de drie organisaties die moeten landen in in Centre Ceramique een programma van eisen opgesteld (huisvestingsvereisten). Ook de benodigde ICT is onderdeel hiervan. Met Centre Ceramique wordt afgestemd op welke wijze invulling kan worden gegeven aan een eventuele behoefte (aan apparatuur, toegang, ondersteuning). Kosten worden opgenomen in de diverse exploitaties.
7. (Duurzame) aanbestedingen.
Voor de externe invulling van 2 functies binnen het GIP zijn specifieke expertise en netwerken noodzakelijk.
Front offices
Het GIP kan haar diensten naar de grenswerkers alleen goed = betrouwbaar en snel verrichten als de front office gevuld wordt door formatie die geheel bekend is met de zeer complexe materie en over de netwerken beschikt om meteen en betrouwbaar specialistische vragen te kunnen (laten) beantwoorden. Eén fout advies aan een grenswerkers heeft immers verreikende gevolgen. Veelal is sprake van maatwerk.
De Sociale Verzekeringsbank (SVB) is de partij die beschikt, en snel, over de kennis, het netwerk en de back up van netwerken van andere instanties en de eigen (bevoegde) expertise van de SVB. Sprake is derhalve van specifiek vereiste deskundigheid, kennis van en een snelle toegang tot uitgebreide Rijks- en Europese netwerken. Dit zijn tools waarover andere partijen niet beschikken.
Gelet op de noodzaak van betrouwbare en snelle antwoorden op vragen zijn die tools wel nodig. Zie de onderbouwing via de manager Bureau voor Belgische en Duitse zaken van de SVB.
Van: Xxxxxxx, Xxxx (Sociale Verzekeringsbank) [mailto:xxxxxxxx@xxx.xx]
Xxx Xxxx,
De SVB/BBZ werkt vanuit het mandaat van de Nederlandse overheid, tezamen met de nauwe contacten met de beleidspersonen bij de diverse uitvoeringsorganisaties geeft dat een netwerk dat uniek is t.o.v. andere partijen.
Wij zijn bevoegd uitspraken te doen over complexe (en organisatie overstijgende) situaties, maar het blijft wel in de sfeer van informatievoorziening. Het daadwerkelijk beslissen op aanvragen en toekennen aan uitkeringen blijft voorbehouden aan de hiertoe bevoegde instanties, dus bijvoorbeeld het UWV bij een aanvraag WW.
Het gaat hier om de kennis en competenties die een front-office medewerker nodig heeft om de 1e lijns informatievoorziening kwalitatief goed vorm te geven. D.m.v. inhuur bij SVB/BBZ huur je capaciteit in die naast 1e lijns- ook de 2e lijns informatievoorziening voor rekening kan nemen. Die kennis is uniek, specifiek en geeft toegang tot relevante netwerken en alles bij elkaar opgeteld een completere dienstverlening.
Vr. groet, Xxxx Xxxxxxx
De SVB heeft bevestigd deze rol te kúnnen en willen vervullen. Zij is bereid om 2 personen samen één fte te laten invullen, tegen haar werkgeverslasten/kostprijs. De kosten liggen in de orde van grootte van € 80.000 per jaar (exclusief reiskosten).
Management
Het GIP is alleen haalbaar als de overhead tot een minimum wordt teruggebracht. Ook moet meteen gebruik kunnen worden gemaakt van de kennis en ervaring die al ontwikkeld is te GIP Aken/Eurode. Daarom wordt voorgesteld om 1 dag (0,2 fte) management in te huren bij dat GIP.
Deze ontwikkelt het GIP mee, stuurt het GIP in opdracht van de gemeente Maastricht (als hosting organisatie) dan aan en zorgt voor de governance en verantwoording. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de al ontwikkelde tools en werkwijze van het GIP Aken Eurode.
Zo kan een vliegende start worden gemaakt, worden kosten bespaard en kan effectief toegewerkt worden via deze persoon (de directeur van het GIP aldaar) naar verdere samenwerking en de haalbaarheid verkend worden van op termijn één organisatie. De kosten liggen in de orde van grootte van € 20.000 per jaar. Hier is dus eveneens sprake van unieke expertise en netwerken.
De inrichting van de kantoorfunctie te Centre Ceramique zal via CC gebeuren. Indien sprake is van aanbestedingsvereisten worden deze opgevolgd.
Advies inkoop en aanbesteding
De inhuur van de betreffende medewerkers (front office, back office en management) zal, gelet op een totale projectfinanciering van 4 jaren, de drempel van Europees aanbesteden overschrijden. Het is echter in deze specifieke casus niet verplicht de betreffende opdracht aan te besteden. Redenen zijn dat ten eerste de Sociale Verzekeringsbank de enige dienstverlener is die een mandaat heeft van de Nederlandse overheid tot het samenwerken met uitvoeringsinstanties en heeft vanuit haar mandaat toegang tot beleidsafdelingen bij de uitvoeringsorganisaties en daarmee de back up die nodig zijn om grensarbeiders van advies te kunnen voorzien. Ten tweede betreft het hier inhuur van medewerkers die gekwalificeerd worden als een 2B dienst onder de huidige Aanbestedingsregelgeving en ook reeds op die grond de opdracht niet verplicht aanbesteed dient te worden. De eerste grond heeft derhalve betrekking op het gegeven dat er sprake is van het toepassen van artikel 4 lid 6 sub b Aanbestedingsprotocol (specifieke deskundigheid) en de tweede grond heeft betrekking op het toepassen van artikel 1 lid 9 Aanbestedingsprotocol (2 b diensten).
Gelet op bovenstaande kan de opdracht 1 op 1 gegund worden aan de SVB.
8. Beheersparagraaf IBOR.
Niet van toepassing.
9. Financiën Grensinformatiepunt
De geraamde kosten die begroot zijn voor het GIP Maastricht zijn:
Taak | Kosten per jaar |
Personeel - Adviseur/expert - Ondersteuning en pr | € 90.000 € 50.000 |
Kantoor en algemene kosten | € 10.000 |
Management en governance | € 20.000 |
Totaal | € 170.000 |
De financiering van het GIP Maastricht is als volgt voorzien:
Organisatie | Bijdrage 2016 | 2017 – 2019 per jaar |
Provincie Limburg | € 85.000 | € 75.000 |
Gemeente Maastricht (25%) | € 42.500 | € 42.500 |
Gemeente Eijsden-Margraten | € 6.000 | € 7.000 |
Gemeente Beek | € 4.000 | € 5.000 |
Gemeente Sittard-Geleen | € 12.500 | € 16.500 |
Gemeente Valkenburg | € 4.000 | € 5.000 |
Gemeente Meersen | € 4.000 | € 5.000 |
Gemeente Stein | € 6.000 | € 7.000 |
Gemeente Echt-Susteren | € 6.000 | € 7.000 |
Euregio Maas Rijn | pm | pm |
Totaal | € 170.000 | € 170.000 |
Dekking van de gemeentelijke bijdrage gebeurt vanuit programma 3 economie (in 2014 is bij begroting 2015 structureel € 100.000 toegekend voor de doorontwikkeling van het Holland Expatcenter South Maastricht en het grensinformatiepunt Belgisch Limburg).
Het totaal van de daadwerkelijk geformaliseerde bijdragen van de partners is taakstellend voor de begroting.
Met uitzondering van Beek en Echt Susteren waren alle partijen aanwezig bij een bestuurlijk overleg te Provincie. Alle partijen hebben daar aangegeven mee te willen gaan in de gepresenteerde opzet. De Provincie heeft alle beoogde financiers gevraagd hun bijdrage uiterlijk 1 september te bevestigen.
10. Voorstel.
Belang van het project
Het GIP is een belangrijke bouwsteen van Maastricht als internationale universiteitsstad. Het is goed geborgd binnen de nota’s internationaal en Made in Maastricht. Er is grote behoefte bij grenswerkers en de werkgevers aan beter diensten rond dit thema. De aantallen grenswerkers en de ervaringen van het GIP Aken/Eurode rechtvaardigen de gevraagde inzet.
Dekking en hoogte van de bijdrage
Dekking van de bijdrage is geborgd binnen de begroting Economie & Cultuur.
Maastricht neemt een groter aandeel dan de andere gemeenten, omdat de vestiging ook hier is, en direct bijdraagt aan het bezoek en spin off aan/in de stad en het internationale imago van de stad.
Afweging rol als hosting organisatie
De provincie Limburg heeft Maastricht verzocht die rol op zich te nemen. In overleg met concern/juridisch; het is niet opportuun om van het GIP een zelfstandig rechtspersoon te maken, of te vatten onder een WGR regeling, omdat:
- via de samenwerkingsovereenkomst met de provincie en de andere gemeenten risico’s en aansprakelijkheden goed afgezekerd kunnen worden
- via de afspraken rond de inkoop van diensten van SVB en GIP Aken Eurode eveneens risico’s en aansprakelijkheden als werkgever voorkomen kunnen worden
- de ‘grootte’ hier geen aanleiding toe geeft (anderhalve fte). Het zou betekenen dat iedere gemeente terug moet naar de Raad.
Daarbij is Maastricht de vestigingslocatie, in het bijzonder Centre Ceramique.
Vanuit de leading rol als hosting organisatie kan makkelijker sturing worden gegeven aan het zorgen voor synergie met die locatie en met de andere daar te vestigen organisaties.
Qua uitvoerende werkzaamheden wordt maximaal ingezet op het mandateren van taken aan de in te huren manager (dagdagelijkse leiding, administratie binnen vooraf te bepalen kaders).
Vanuit het bedrijfsbureau van B&O zal een project worden aangemaakt, en zal sturing op de overall financiële uitwerking en de jaarlijkse verantwoording plaatsvinden.
Verkend zal worden of op termijn sprake kan zijn van één organisatie voor de dienstverlening naar zowel Duitsland als België.
Voorstel
Om deze redenen wordt voorgesteld in te stemmen met:
1. Een bijdrage van € 42.500 per jaar voor de ontwikkeling van een Grensinformatiepunt Belgisch Limburg, voor de periode 2016-2019 (4 jaar);
2. Als gemeente Maastricht formeel de rol als Hosting Organisatie te nemen;
3. De Provincie Limburg over beide besluiten te berichten via bijgevoegde brief;
4. Wethouder Xxxxx te mandateren mee te beslissen over de bemensing van de beoogde Bestuurscommissie.
11. Vervolg / Planning.
Bij instemming is beoogd dat het GIP per 1 januari 2016 operationeel is.
Hiervoor zal tot afspraken met genoemde capaciteit leverende organisaties gekomen worden, en in september een samenwerkingsovereenkomst worden getekend (mits alle gemeenten ook formeel daadwerkelijk meedoen).