Algemene Verkoopsvoorwaarden tussen Opdrachtgevers en Bureau

Algemene Verkoopsvoorwaarden tussen Opdrachtgevers en Bureau

1. Voorwerp en Tegenstelbaarheid

Deze Algemene Verkoopsvoorwaarden (hierna: “AV”) regelen de verhouding tussen Event Masters NV met maatschappelijke zetel in Xxxxxxxxxxxxxx 00-0 xx 0000 Xxxxxxxxxx met KBO- nummer BE0455164778 (hierna: het “Bureau”) en haar Opdrachtgevers. Behoudens uitdrukkelijke en schriftelijke andersluidende overeenkomst zijn de AV van toepassing op alle door het Bureau geleverde diensten en goederen, offertes, opdrachten, overeenkomsten en facturen. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Opdrachtgever wordt hierbij uitdrukkelijk uitgesloten. Het Bureau is slechts gebonden door de bepalingen van de door haar aanvaarde opdrachten, van de door haar gesloten bijzondere overeenkomsten en van de AV. De toepassing van iedere andere bepaling is uitgesloten. Dit geldt meer bepaald voor elke schriftelijke of mondelinge mededeling of onderhandeling die dateert van vóór de aanvaarding van een opdracht.

2. Offertes en bestekken

De offertes en bestekken gemaakt door het Bureau zijn slechts indicatief, geheel vrijblijvend en steeds herroepbaar. Hun duur en geldigheid bedragen maximum 30 dagen, tenzij uitdrukkelijke afwijkende bepalingen vanwege het Bureau. De offertes en bestekken worden opgesteld op basis van de door de Opdrachtgever gegeven aanwijzingen. Iedere wijziging hieraan kan een prijsherziening met zich meebrengen.

3. Totstandkoming overeenkomst

De offertes en bestekken worden geacht te zijn aanvaard, waarna een overeenkomst tot stand komt, na (i.) de bevestiging van de Opdrachtgever (schriftelijk of mondeling), (ii.) de onbetwiste aanvang van de dienstverlening door het Bureau of (iii.) in alle gevallen waarin de Opdrachtgever niet uitdrukkelijk de aanbieding of offerte heeft geweigerd.

4. Bestellingen – Annuleringen

Iedere bijkomende bestelling of werk zal aanleiding geven tot het opstellen van ofwel een door de Opdrachtgever geschreven order, ofwel een orderbevestiging door het Bureau. De annulering of wijziging, geheel of gedeeltelijk, door de Opdrachtgever van zijn bestelling na de totstandkoming van de overeenkomst is slechts mogelijk mits uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van het Bureau. Indien de Opdrachtgever de bestelling geheel of gedeeltelijk annuleert, verbindt hij zich ertoe naast de betaling van de eventuele reeds uitgevoerde prestaties, het Bureau te vergoeden volgens onderstaande percentages op het door de opdrachtgever aanvaarde budget: bij verbreking meer dan 30 dagen voor de uitvoering van de opdracht minimaal en forfaitair 40 %, bij verbreking van minder dan 30 dagen voor de uitvoering van de opdracht minimaal en forfaitair 60 %, bij verbreking van minder dan 14 dagen voor de uitvoering van de opdracht minimaal en forfaitair 80 % en bij verbreking van minder dan 7 dagen voor de uitvoering van de opdracht minimaal en forfaitair 100 %.

Indien reeds een voorschot werd betaald overeenkomstig artikel 9, blijft dit verworven door het Bureau in mindering van de verschuldigde schadevergoeding.

5. Diensten

Het Bureau levert diensten in de communicatie/eventsector en verbindt zich ertoe tot het leveren van diensten, op een professionele manier, in overeenstemming met de normen zoals onder meer opgelegd door overheden en bevoegde beroepsverenigingen, de mededingingsregels en andere wettelijke bepalingen en aanbevelingen die van toepassing zijn op de communicatie/eventsector. Het leveren van diensten door het Bureau houdt een middelenverbintenis in. De Opdrachtgever stemt er expliciet mee in dat het Bureau beroep kan doen op onderaannemers en leveranciers om (gedeeltelijk) diensten uit te voeren.

6. Termijnen

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen in de overeenkomst, worden de bepalingen met betrekking tot termijnen beschouwd indicatief te zijn. De afgesproken termijnen worden verlengd door de eventuele vertraging van de Opdrachtgever in de aanbreng van elementen die het Bureau nodig heeft om haar taak te volbrengen of vertraging in betaling van de afgesproken prijs en/of voorschot. Een vertraging in de levering van producten of diensten kan in geen geval van rechtswege aanleiding geven tot de annulering van de bestelling en/of de ontbinding van de AV, noch tot de betaling van eender welke vergoeding. Indien opeenvolgende leveringen zijn voorzien, moet elke levering afzonderlijk beschouwd worden als een onderscheiden overeenkomst, zodat de gebeurtenissen die betrekking hebben op één levering geen invloed hebben op een volgende levering.

7. Risico-overdracht – Leveringen

Vanaf de aanvaarding door de Opdrachtgever overeenkomstig artikel 3 vallen de risico’s ten laste van de Opdrachtgever behoudens andersluidende bepalingen. De documenten, goederen, projecten, enz. … van de Opdrachtgever die zich in het bezit van het Bureau bevinden, zijn dit op risico van de Opdrachtgever. Deze laatste vrijwaart het Bureau uitdrukkelijk van om het even welke aansprakelijkheid, meer bepaald in het geval van gehele of gedeeltelijke beschadiging of verlies door om het even welke reden.

Het Bureau verbindt zich ertoe redelijke maatregelen te nemen om het ontstaan van schade voor de Opdrachtgever bij de levering en/of bewaring van documenten, goederen, projecten enz. te vermijden.

8. Klachten

Om geldig te zijn dient iedere klacht of weigering worden bekend gemaakt per email met ontvangstbewijs of aangetekende brief aan de hand van een concrete formulering, en dit binnen de 5 kalenderdagen na de levering van de goederen of de prestatie van diensten. Indien de Opdrachtgever nalaat de levering aan te nemen, begint de termijn van 8 kalenderdagen te lopen op het ogenblik van ontvangst van factuur. De afwezigheid van enige concreet geformuleerde betwisting volgens voorgaande bepalingen brengt voor de Opdrachtgever de onvoorwaardelijke aanvaarding van het geleverde product, de gepresteerde dienst en de factuur met zich mee. Het gebruik van een deel van de levering (goederen, diensten en/of prestaties) brengt in rechte de goedkeuring van het geheel met zich mee. De gebreken van een deel van de levering geven niet het recht aan de Opdrachtgever het geheel van de levering te weigeren.

9. Prijs en betaling

Alle prijzen in offertes, bestekken en /of bestellingen zijn exclusief BTW, tenzij hier door het Bureau nadrukkelijk wordt van afgeweken. De in de offertes, bestekken en/of bestellingen vermelde prijzen zijn deze die gelden op de dag van het aanbod, geldig gedurende maximum 30 dagen tenzij anders vermeld. Onze offertes en bestekken worden opgesteld op basis van de aanwijzingen die de Opdrachtgever geeft. Iedere wijziging hieraan kan een prijsherziening naar evenredigheid met zich meebrengen, prijzen zijn gebaseerd op een totaalpakket en niet op een prijs per persoon. Behoudens uitdrukkelijke andersluidende bepaling zal bij de aanvaarding overeenkomstig artikel 3 van de AV een voorschot betaald worden van 50% van het overeengekomen bedrag bij ondertekening, 40% 1maand voor de uitvoering van de opdracht en 10% voor de start van de opdracht en dit uiterlijk op de vervaldag vermeld op de factuur door het Bureau. Indien deze schijven niet mogelijk zijn wegens te korte aanvang voor de opdracht zal er een 100% factuur opgesteld worden. Een afrekening wordt na de opdracht gefactureerd en is tevens betaalbaar uiterlijk op de vervaldag vermeld op de factuur.

Alle budgetposten zijn exclusief BTW, eventuele bijkomende verzekeringen en alle andere eventuele taksen, heffingen, lasten, ...

Onverminderd artikel 15 van de AV, kan het Bureau jaarlijks om een prijsherziening verzoeken van haar eerder meegedeelde tarieven, in het geval er sprake is van minstens één van de volgende elementen: (i.) Loonindexering hoger dan 2% volgens het Paritair Comité waaraan het Bureau is aangesloten, (ii.) Stijging energiekost hoger dan 2% (iii.) Stijging lokale en regionale belastingen hoger dan 2%. Opdrachtgever is desgevallend verplicht om binnen een redelijke termijn het gerechtvaardigd verzoek van het Bureau om haar tarieven te verhogen te goeder trouw in te willigen en kan enkel weigeren in geval van gegronde redenen. De nieuwe tarieven treden in werking met onmiddellijke ingang.

In geval van niet-betaling op de vastgestelde vervaldag worden de verschuldigde bedragen, van rechtswege en zonder een daartoe strekkende ingebrekestelling, vermeerderd met de verwijlinteresten conform artikel 5 van de Wet van 2 augustus 2012 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties. Daarenboven zal de Opdrachtgever een forfaitaire en onherleidbare schadevergoeding van 15% verschuldigd zijn op het openstaande factuurbedrag - met een minimum van 500 EUR -, onverminderd de verwijlinteresten waarvan sprake in de AV en de eventueel verschuldigde kosten, inclusief gerechtskosten. Bij gebreke aan betaling van het voorschot of het saldo zullen de diensten, goederen en/of prestaties door het Bureau kunnen worden ingehouden als waarborg voor de verschuldigde bedragen. Het gebrek aan betaling op de vervaldatum maakt iedere andere schuldvordering op de Opdrachtgever van rechtswege invorderbaar. Klachten zijn niet van die aard dat ze de betalingsverplichtingen van de Opdrachtgever aangaande andere leveringen opschorten.

10. Opschorting van verplichtingen

Ingeval de Opdrachtgever in gebreke blijft om de verplichtingen voor de goede uitvoering van de aan het Bureau toevertrouwde opdracht uit te voeren, ofwel de facturen te betalen overeenkomstig artikel 9, zal het Bureau de uitvoering van haar verplichtingen kunnen opschorten zonder dat dit een ontbinding uitmaakt. Wanneer de verplichtingen van de Opdrachtgever zijn uitgevoerd, zal het Bureau vrij zijn de uitvoering van haar contractuele verplichtingen verder te zetten, onverminderd eventuele prijswijzigingen en vertragingen die hierdoor mogelijk worden veroorzaakt. Daarenboven, ingeval van geheel of gedeeltelijk voortduren van de gebreken waarvan sprake in de eerste alinea gedurende een termijn van 60 dagen na ingebrekestelling, zal het Bureau deze kunnen beschouwen als in rechte ontbonden ten nadele van de Opdrachtgever.

11. Beëindiging van de overeenkomst

Tenzij anders voorzien in de overeenkomst kan deze enkel worden beëindigd door beide partijen in onderling, schriftelijk bevestigd, akkoord. De Opdrachtgever ziet af van de toepassing van artikel 1184 van het Burgerlijk Wetboek. In geval van ernstige tekortkoming van één van de partijen ten opzichte van haar verplichtingen onder deze overeenkomst, zonder dat daar binnen tien (10) kalenderdagen na de kennisgeving van de tekortkoming door de andere partij, aan verholpen is, mag deze overeenkomst van rechtswege worden verbroken op het verzoek van deze andere partij, behoudens een tegengestelde bepaling in

deze overeenkomst, en onverminderd het recht van deze andere partij om schadeloosstelling te eisen.

Indien de Opdrachtgever nalaat om aan het Bureau verschuldigde bedragen tijdelijk te betalen, alsmede in geval van vereffening, gerechtelijk akkoord of faillissement van de Opdrachtgever, is het Bureau gerechtigd deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang en zonder voorafgaande ingebrekestelling op te zeggen of te ontbinden dan wel de uitvoering van deze overeenkomst op te schorten. In dit geval wordt al hetgeen de Opdrachtgever aan het Bureau verschuldigd is, onmiddellijk opeisbaar.

Indien de opdrachtgever deze overeenkomst verbreekt om elke andere reden dan een bewezen zware fout in hoofde van het Bureau, zal de Opdrachtgever gehouden zijn het Bureau integraal te vergoeden voor de schade dewelke zij lijdt ingevolge deze verbreking. De Opdrachtgever is er zich van bewust dat deze schadevergoeding – mede gelet op de desgevallend reeds aangegane engagementen van het Bureau ten aanzien van haar medewerkers en/of derde aangestelden – aanzienlijk kan zijn.

De schadevergoeding die het Bureau toekomt zal minimaal, d.w.z. behoudens de mogelijkheid voor het Bureau om enige grotere schade aan te tonen, het volgende percentage op de door het Bureau voorgestelde en door de Opdrachtgever aanvaarde budget, bedragen: bij verbreking meer dan 30 dagen voor de uitvoering van de opdracht minimaal en forfaitair 40 %, bij verbreking van minder dan 30 dagen voor de uitvoering van de opdracht minimaal en forfaitair 60 %, bij verbreking van minder dan 14 dagen voor de uitvoering van de opdracht minimaal en forfaitair 80 % en bij verbreking van minder dan 7 dagen voor de uitvoering van de opdracht minimaal en forfaitair 100 %.

Dit alles geldt tevens in geval van gedeeltelijke verbreking van de overeenkomst. De aan het Bureau toekomende schadevergoeding is dan in zijn geheel verschuldigd.

12. Xxxxxxxxxxx persoonlijke levenssfeer

Partijen verbinden zich ertoe om de persoonlijke gegevens van de Opdrachtgever en het Bureau te verwerken in overeenstemming met de geldende regelgeving inzake persoonsgegevens en in het bijzonder Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in het met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

13. Materiële Eigendomsrechten

De materiële eigendomsoverdracht van de overeengekomen diensten en/of goederen vindt slechts plaats nadat zowel het voorschot alsook alle resterende saldo's, overeenkomstig artikel 9 van de AV en indien van toepassing inclusief kosten en interesten, volledig betaald en ontvangen werden. Tot dan kan de Opdrachtgever hier dus niet vrij over beschikken.

14. Intellectuele Eigendomsrechten

Alle bestaande of toekomstige intellectuele (en gelijkaardige) eigendomsrechten, waaronder zonder daartoe beperkt te zijn: octrooirechten en know how, merkenrechten en domeinnamen, auteurs- en naburige rechten, rechten op tekeningen en modellen (hierna de "Intellectuele Eigendomsrechten") m.b.t. concepten, draaiboeken, scenario’s, schriftelijke documenten, schetsen, grafieken, grafisch materiaal, databanken, gegevens, software, know-how of andere creaties die het Bureau tijdens de opdracht gebruikt of voor de opdracht creëert (hierna de "Werken") en die al dan niet speciaal voor de klant ontwikkeld zijn, blijven de uitsluitende eigendom van het Bureau behoudens andersluidende overeenkomst.

Het Bureau verleent aan de Opdrachtgever, die aanvaardt, voor de duur van de overeenkomst, een niet overdraagbare, zonder recht tot sublicentie, en niet exclusieve licentie, op alle Intellectuele Eigendomsrechten van het Bureau op de werken, en dit in de mate vereist voor de uitvoering van de opdracht voor de Opdrachtgever.

15. Verzekeringen

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen in de bestelbon, gaat de Opdrachtgever de nodige verzekeringen aan die verband houden met de overeenkomst zoals – zonder beperkt te zijn tot - de verzekeringen ter dekking van diefstal, schade aan of door materialen, de burgerlijke aansprakelijkheid van de Opdrachtgever, enz. Elke verzekering die door het Bureau wordt aangegaan in het kader van de bestelling valt volledig ten laste van de Opdrachtgever. Daarnaast sluit het Bureau eveneens een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af. De Opdrachtgever kan als optie naast de burgerlijke aansprakelijkheid verzekering van het Bureau een bijkomende ongevallenverzekering afsluiten. Een formule voor deze verzekering kan uitgewerkt worden voor de Opdrachtgever op eenvoudige aanvraag.

16. Aansprakelijkheid

In geval van toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst, is het Bureau slechts aansprakelijk voor vervangende schadevergoeding van het niet conforme deel van de prestatie. De aansprakelijkheid voor elke andere vorm van schade volgend uit de relaties met de Opdrachtgever is uitdrukkelijk uitgesloten, behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepalingen. De Opdrachtgever vrijwaart het Bureau voor elke rechtsvordering vanwege derden betreffende de overgedragen en te gebruiken werken, documenten,

informatie of elementen en hun inhoud. Niettegenstaande de betalingsmodaliteiten voorzien in artikel 9 van de AV zal iedere vermindering van het krediet van de Opdrachtgever het eisen van garanties of van een voorafgaande regeling rechtvaardigen, en dit vóór de uitvoering van de ontvangen bestellingen.

17. Waarborg

De Opdrachtgever waarborgt de exacte beschrijving van de producten en diensten, evenals bepalingen van boek VI van het wetboek economisch recht, met inbegrip van bepalingen met betrekking tot informatie en bescherming van de consument, uitgezonderd de bepalingen die specifiek zijn gerelateerd zijn aan communicatie en reclame. De Opdrachtgever verbindt zich ertoe dat de personen die worden afgebeeld of titularissen van de rechten (van elementen) weergeven in foto’s en video’s die aan het Bureau zijn verstrekt, hebben ingestemd met het gebruik van deze afbeeldingen in het kader van communicatie en reclame, voor alle media, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, inclusief wetgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens. De Opdrachtgever waarborgt het Bureau dat hij over alle rechten op het geleverde materiaal beschikt en waarborgt het Bureau voor elk gebruik ervan. Indien de communicatie enige fout bevat of indien de verspreiding wordt vertraagd of niet plaatsvindt zoals gepland, kan het Bureau hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld, uitgezonderd in geval van fouten of nalatigheid in hoofde van het Bureau.

18. Overmacht

Dienen te worden beschouwd als een geval van overmacht, elke gebeurtenis buiten de controle van de partijen, mogelijks voorspelbaar maar onvoorzienbaar, die de uitvoering door een partij van een of meerdere van haar verplichtingen volstrekt onmogelijk maakt (zoals, in het bijzonder: oorlog, epidemie, pandemie, oproer, revolutie, opstand, staking of lock-out binnen het bedrijf, brand, overstroming, aardbeving, storm, uitval van telecommunicatiesystemen, stroomuitval, enz.). Er is geen sprake van een geval van overmacht indien de uitvoering van een verplichting enkel aanzienlijk zwaarder of moeilijker is.

De partij die zich op overmacht beroept, stelt de andere partij zo snel mogelijk – en binnen een termijn van 8 dagen - op de hoogte van het optreden van de gebeurtenis. De verplichtingen dewelke door de overmacht worden beïnvloed, evenals de eventuele wederzijdse verplichtingen van de andere partij, worden opgeschort zolang de situatie van overmacht duurt. De overmachtssituatie rechtvaardigt geen beëindiging van de overeenkomst en van zodra de overmachtssituatie eindigt zijn beide partijen gehouden elkaars verplichtingen te voldoen, behoudens in het geval de overmachtssituatie meer dan 6 maanden aanhoudt. In overeenstemming met artikel 3 zijn prijzen zoals vermeld op de offerte slechts geldig gedurende maximum 30 dagen en is het Bureau nadien gerechtigd om haar tarieven te herzien.

Reeds geleverde prestaties dienen te worden betaald en betaalde voorschotten dienen niet te worden terugbetaald. Partijen kunnen geen schadevergoeding ten aanzien van elkaar vorderen ten gevolge van het niet-uitvoeren van elkaars verplichtingen als rechtstreeks gevolg van een geval van overmacht.

19. Verandering van omstandigheden

Onverminderd artikel 9 van de AV met betrekking tot de prijsherziening is, in het geval de uitvoering van de overeenkomst aanzienlijk moeilijker of zwaarder wordt voor het Bureau omwille van een onvoorzienbare verandering op het moment van het sluiten van de overeenkomst, die aan het Bureau ontoerekenbaar is, de Opdrachtgever verplicht, in overeenstemming met artikel 5:74 van het Burgerlijk Wetboek, om de (financiële) voorwaarden opnieuw te goeder trouw te onderhandelen met het oog op de aanpassing ervan, binnen een redelijke termijn nadat het Bureau dit artikel inroept.

20. Geldigheid van de contractuele bepalingen

Het gegeven dat het Bureau zich niet op een bepaald moment op enige bepaling van de AV beroept, mag niet worden geïnterpreteerd als een verklaring van afstand van haar recht om zich op een later tijdstip op haar rechten uit hoofde van de AV te beroepen. De nietigheid, de vervallenverklaring of de niet-tegenstelbaarheid van één van de voorgaande of volgende bepalingen leidt niet tot de nietigheid van de AV in hun geheel. De bepaling die geheel of gedeeltelijk nietig of niet tegenstelbaar is, wordt geacht ongeschreven te zijn. Het Bureau verbindt zich ertoe deze bepaling te vervangen door een andere bepaling die, in de mate van het mogelijke, hetzelfde doel nastreeft.

21. Vertrouwelijke informatie

Iedere vorm van informatie die werd overgedragen of uitgewisseld tussen het Bureau en de Opdrachtgever in het kader van de overeenkomst blijft strikt vertrouwelijk, behalve de informatie die de Opdrachtgever zou hebben openbaar gemaakt of de informatie die normaal toegankelijk is voor het publiek.

22. Bevoegdheid en toepasselijk recht

De overeenkomst met in begrip van de AV, wordt beheerst door het Belgisch recht. Eventuele geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de overeenkomst of met de AV, vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken gevestigd in het gerechtelijk arrondissement waar het Bureau haar maatschappelijke zetel heeft.