ALGEMENE LEVERINGS‑, BETALINGS‑ EN UITVOERINGSVOORWAARDEN VAN TOEPASSING OP DE RECHTSVERHOUDING TUSSEN OPDRACHTGEVER EN ADMINISTRATIE‑ EN BELASTINGDESKUNDIGE
ALGEMENE LEVERINGS‑, BETALINGS‑ EN UITVOERINGSVOORWAARDEN VAN TOEPASSING OP DE RECHTSVERHOUDING TUSSEN OPDRACHTGEVER EN ADMINISTRATIE‑ EN BELASTINGDESKUNDIGE
Algemeen
Artikel 1
a. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing, zodra de opdrachtgever de bijstand van de opdrachtnemer heeft gevraagd. Alle bepalingen van deze voorwaarden zijn tussen partijen van kracht, voor zover hier niet schriftelijk uitdrukkelijk van is afgeweken.
b. In deze voorwaarden wordt verstaan onder de begrippen:
• de opdrachtnemer: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, die de onder artikel 2 aangeduide werkzaamheden uitvoert;
• de opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, die de hulp inroept van de opdrachtnemer;
• onder de opdracht wordt verstaan de in onderling overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te bepalen werkzaamheden die door de opdrachtnemer verricht dienen te worden en de voorwaarden waaronder zulks dient te geschieden.
Strekking
Artikel 2
a. Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij opdrachtnemer in zijn aanbiedingen of prijsopgaven aan opdrachtgever uitdrukkelijk anders heeft vermeld.
b. De werkzaamheden van een opdrachtnemer (kunnen) betreffen (ondermeer) het voeren van een complete boekhouding c.q. administratie ten behoeve van de opdrachtgever, het opstellen van jaarstukken, het verzorgen van belastingaangiften en de eventuele vervolgen daarop, het adviseren inzake vraagstukken van financiële, fiscale en/of bedrijfskundige aard, alsmede alle handelingen en verrichtingen die ‑ gelet op de rechtsverhouding en de daaruit voortvloeiende opdracht ‑dienstig kunnen zijn in verband met de hierboven genoemde werkzaamheden.
c. De opdrachtgever met wie eenmaal op de onderhavige voorwaarden werd gecontracteerd, wordt geacht stilzwijgend akkoord te zijn gegaan met de toepasselijkheid van deze voorwaarden op later met de opdrachtnemer gesloten overeenkomsten.
Totstandkoming
Artikel 3
De overeenkomst komt tot stand op het moment dat opdrachtnemer de opdracht aanvaardt. De in voorgaande zin opgenomen regel geldt eveneens voor wijzigingen in opdrachten. Indien het belang van opdrachtgever onmiddellijk geheel of gedeeltelijke levering door opdrachtnemer vereist, dan wel indien opdrachtgever uitdrukkelijk onmiddellijke levering heeft verzocht, wordt de overeenkomst geacht tot stand te zijn gekomen doordat door opdrachtnemer geheel of gedeeltelijk feitelijk tot levering aan opdrachtgever is overgegaan.
Verplichtingen opdrachtnemer
Artikel 4
a. De opdrachtnemer is gehouden de belangen van zijn opdrachtgever naar beste weten en kunnen te behartigen, één en ander voor zover zulks, gelet op de rechtsverhouding en de daaruit voortvloeiende opdrachten, mogelijk en wenselijk is.
b. De opdrachtnemer voert de werkzaamheden uit met inachtneming van de voor hem geldende
Gedrags‑ en Beroepsregels. Opdrachtnemer zal op schriftelijk verzoek van opdrachtgever onverwijld aan deze een exemplaar van de laatste versie van genoemde Gedrags - en Beroepsregels toezenden.
c. De wijze waarop de administratie wordt gevoerd en de overige werkzaamheden worden verricht dient, met inachtneming van eventueel daarop toepasselijke wettelijke bepalingen, te voldoen aan de eisen die voortvloeien uit de verplichtingen en verantwoordelijkheden van de opdrachtgever.
d. Indien de werkzaamheden er toe strekken een bepaald (financieel) eindresultaat te bewerkstelligen, wordt niet gegarandeerd dat dit beoogde eindresultaat werkelijk wordt bereikt.
Verplichtingen opdrachtgever
Artikel 5
a. De opdrachtgever dient ervoor zorg te dragen alle handelingen na te laten welke de uitvoering van de opdracht door opdrachtnemer frustreren dan wel onmogelijk maken.
b. Op de opdrachtgever rust de verplichting aan de opdrachtnemer tijdig, volledig en op de juiste wijze alle gegevens, inlichtingen en bescheiden te verstrekken welke benodigd zijn voor uitvoering van de opdracht.
Vertrouwelijk
Artikel 6
De opdrachtnemer verplicht zich om alle gegevens en stukken, die betrekking hebben op de opdracht, welke in redelijkheid hebben te gelden als vertrouwelijk en geheim, als zodanig te behandelen. De opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schending van de geheimhouding door de personen in zijn dienst, indien de opdrachtnemer aannemelijk kan maken dat deze schending niet door hem verhinderd had kunnen worden.
Samenwerking met derden
Artikel 7
a. De opdrachtnemer kan bij de uitvoering van zijn opdracht slechts andere, niet tot zijn eigen onderneming behorende deskundigen inschakelen, nadat de noodzaak c.q. wenselijkheid daarvan in overleg met de opdrachtgever is vastgesteld.
b. De opdrachtnemer aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de werkzaamheden, die door derden, waaronder de onder artikel 7a genoemde deskundigen, worden verricht.
Tekortkomingen opdrachtnemer
Artikel 8
a. De opdrachtnemer is tegenover de opdrachtgever slechts aansprakelijk voor schade die deze zelf lijdt als rechtstreeks gevolg van tekortkomingen van de opdrachtnemer of van personen in zijn dienst die bij de vervulling van de opdracht zijn begaan, indien en voor zover deze tekortkomingen onder normale omstandigheden bij normale vakkennis en met inachtneming van normale oplettendheid en wijze van vakuitoefening vermeden hadden kunnen worden, één en ander behoudens de hierna omschreven nadere beperkingen.
b. De opdrachtnemer is verplicht om de hierboven bedoelde tekortkomingen op zo kort mogelijke termijn om niet te herstellen, wanneer en voor zover met het herstellen geen hogere kosten zijn gemoeid dan in rekening zijn gebracht voor de betreffende werkzaamheden. Indien de kosten wel hoger uitvallen, dan is de opdrachtnemer slechts verplicht deze herstelwerkzaamheden uit te voeren, indien de opdrachtgever zich voorafgaand schriftelijk bereid verklaart deze extra kosten voor zijn rekening te nemen.
c. Elke aansprakelijkheid van de opdrachtnemer vervalt uiterlijk 60 maanden (5 jaar) nadat de fiscale aangiftes van het desbetreffende boekjaar zijn ingediend, te vermeerderen met de termijn waarvoor uitstel is verleend.
d. Elke aansprakelijkheid van de opdrachtnemer vervalt indien de opdrachtgever bij een eventuele belastingcontrole over het betreffende tijdvak de opdrachtnemer niet in de gelegenheid heeft gesteld hierbij aanwezig te zijn, voorts in het geval de opdrachtgever de opdrachtnemer niet in de gelegenheid heeft gesteld de betreffende tekortkoming te herstellen en in het geval verdere werkzaamheden naar aanleiding van c.q. in verband met die tekortkoming hebben plaatsgevonden zonder dat de opdrachtgever de opdrachtnemer daarbij betrokken heeft.
e. De opdrachtgever dient de in dit artikel genoemde tekortkomingen te melden binnen 1 maand, nadat hij/zij hiervan op de hoogte is gekomen, dan wel redelijkerwijs had moeten zijn, bij gebreke waarvan iedere aansprakelijkheid van de opdrachtnemer is uitgesloten. Aansprakelijkheid is in ieder geval en te allen tijde uitgesloten behoudens en voor zover de door de opdrachtnemer afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering recht geeft op een uitkering.
Tekortkomingen opdrachtgever
Artikel 9
a. Indien en voor zover tekortkomingen bij de uitvoering van de werkzaamheden verricht door opdrachtnemer het gevolg zijn van de omstandigheid dat door opdrachtgever niet, niet tijdig of niet in voldoende mate aan de op hem rustende verplichtingen conform artikel 5 heeft voldaan, is de opdrachtnemer daarvoor in het geheel niet aansprakelijk.
b. Herstel van voornoemde tekortkomingen zal in een dusdanig geval op kosten van de opdrachtgever geschieden.
Beëindiging door opdrachtgever
Artikel 10
a. De opdrachtgever kan te allen tijde een gegeven opdracht beëindigen.
b. Opzegging van de opdracht dient te geschieden middels aangetekende brief.
c. Bij beëindiging van een opdracht wordt tussen het tijdstip van mededeling van deze beëindiging en het tijdstip waarop deze beëindiging van kracht wordt in beginsel een zodanige periode in acht genomen, welke minimaal bestaat uit één maand, dat de opdrachtnemer de onderhanden werkzaamheden c.q. de administratie in een zodanige staat kan brengen, opdat overdracht ervan aan de opdrachtgever c.q. een door de opdrachtgever aan te wijzen derde, zonder schade voor de voortgang van die werkzaamheden, op aanvaardbare wijze uitvoerbaar is, met in achtneming van het in artikel 9 van deze voorwaarden bepaalde.
d. De aan de opdrachtnemer gegeven opdracht vervalt niet door de dood van de opdrachtgever; diens rechten en verplichtingen gaan over op zijn erfgenamen en/of rechtsopvolger.
Opschorting/ontbinding/beëindiging door opdrachtnemer
Artikel 11
Onverminderd de in deze voorwaarden genoemde algemene opschortings- of ontbindingsbevoegdheid heeft opdrachtnemer, indien opdrachtgever enige verplichting uit de door partijen gesloten overeenkomst niet tijdig, niet, onvolledig of onvoldoende nakomt, faillissement dan wel surseance heeft aangevraagd (door een derde), onder opdrachtgever beslag in welke vorm dan ook is gelegd, opdrachtgever zijn onderneming geheel of gedeeltelijk liquideert dan wel stil legt dan wel overdraagt, niet tijdig de door hem verschuldigde declaraties voldoet, het recht om:
a. te allen tijde een gegeven opdracht te beëindigen welke opzegging dient te geschieden middels aangetekende brief;
b. vooruitbetaling, dan wel zekerheidsstelling van opdrachtgever te vragen - voor alle bestaande danwel in de toekomst af te sluiten overeenkomsten - alvorens opdrachtnemer met de levering van zijn (verdere) werkzaamheden aanvangt;
c. levering van zijn diensten op te schorten;
d. de desbetreffende overeenkomst geheel of voor zover niet uitgevoerd gedeeltelijk ontbonden te achten, door verzending aan opdrachtgever van een schriftelijke kennisgeving aan opdrachtgever, zonder dat de rechterlijke tussenkomst noodzakelijk is, één en ander onverminderd de aan opdrachtnemer toekomende rechten tot schadevergoeding wegens ontbinding;
e. indien opdrachtnemer gebruikmaakt van haar rechten als verwoord in dit artikel, dan is opdrachtnemer jegens opdrachtgever xxxxxx aansprakelijk voor de daaruit eventueel ontstane schade, zowel direct als indirect.
Aanlevering, levertijd en levering
Artikel 12
a. Behoudens nadere overeenkomst(en) tussen opdrachtgever en opdrachtnemer geschiedt de aanlevering der benodigde stukken, boeken, bescheiden, administratieve en/of andere gegevens e.d. door of namens opdrachtgever aan opdrachtnemer, evenals de levering door opdrachtnemer aan opdrachtgever, op door opdrachtnemer te bepalen wijze en in een door opdrachtnemer te bepalen vorm en aantal.
b. Indien de opdrachtgever in gebreke blijft bij nakoming van het in sub a. genoemde, ongeacht de reden hiervan, is de opdrachtnemer bevoegd zijn werkzaamheden op te schorten. Eventueel hieruit voortvloeiende schade, in welke vorm en omvang dan ook, kan niet leiden tot aansprakelijkheid van de opdrachtnemer.
Retentierecht
Artikel 13
a. Opdrachtgever en opdrachtnemer komen uitdrukkelijk overeen dat opdrachtnemer bevoegd is afgifte van zaken op te schorten totdat opdrachtgever aan zijn verplichting tot vergoeding van openstaande declaraties, daaronder begrepen daarover verschuldigde rente en kosten, alsmede aan zijn verplichting tot vergoeding van schade aan opdrachtnemer in het kader van de betrokken rechtsverhouding geleden heeft voldaan, dan wel daarvoor een in het bancair verkeer genoegzaam geachte zekerheid, bijvoorbeeld een onherroepelijke bankgarantie heeft gesteld.
b. Onder de zaken genoemd in sub a. worden in ieder geval begrepen boeken, bescheiden, stukken, administratieve gegevens en andere gegevens(dragers) welke tot stand zijn gebracht ten aanzien van het uitvoeren van de opdracht.
Overmacht
Artikel 14
a. Indien sprake is van staking, diefstal, overheidsmaatregelen, brand, computerdefecten, epidemieën, verlies van de gegevens, oorlog, waterschade en alle overige omstandigheden welke nakoming van de overeenkomst al dan niet tijdelijk verhinderen, heeft de opdrachtnemer het recht om ofwel de overeenkomst te ontbinden middels een aangetekende brief, ofwel bij de levertijd de duur van de overmacht te tellen.
b. Xxxxxxx een situatie van overmacht rust op opdrachtnemer de plicht de opdrachtgever hier onverwijld van op de hoogte te stellen.
c. Opdrachtgever is aansprakelijk voor eventuele schade ontstaan door beschadiging dan wel tenietgaan van stukken of bescheiden van derden, welke opdrachtnemer voor opdrachtgever in bewaring heeft.
d. Opdrachtgever heeft ingeval van een situatie van overmacht welke langer dan een maand voortduurt het recht om de overeenkomst op te zeggen. Deze opzegging dient middels aangetekende brief te geschieden en dient voor beëindiging van de overmacht door opdrachtnemer te worden ontvangen.
e. Bovengenoemde ontbinding ontslaat opdrachtgever niet van de op hem rustende verplichting tot betaling van het in artikel 19 bepaalde. De kosten welke vallen tussen de datum van laatste declaratie en de datum van ontbinding komen voor rekening van opdrachtgever. Opdrachtgever kan bij ontbinding geen aanspraak maken op schadevergoeding.
f. Bij beëindiging van de overmacht brengt opdrachtnemer ten spoedigste opdrachtgever hiervan op de hoogte waarna opdrachtnemer de uitvoering van de opdracht zal hervatten.
Algemene bepalingen van financiële aard
Artikel 15
a. Indien partijen niet schriftelijk anders zijn overeengekomen, wordt het honorarium van de opdrachtnemer vastgesteld aan de hand van een uurhonorarium.
b. De opdrachtnemer doet op verzoek van de opdrachtgever te voren opgave van de geschatte kosten voor de door hem en/of door zijn personeel te verrichten arbeid, hetzij ten behoeve van een bepaalde opdracht, hetzij per kalenderjaar c.q. boekjaar.
Declaratie
Artikel 16
Tenzij anders is overeengekomen, moet de declaratie zodanig gespecificeerd zijn, dat opdrachtgever voldoende zicht heeft op de samenstelling van de componenten die tezamen het gedeclareerde bedrag vormen.
Reclamering
Artikel 17
a. De reclames dienen schriftelijk binnen 30 dagen na iedere levering of – indien het gebrek of gebreken betreft, dat of die nadien is of zijn geconstateerd – binnen 30 dagen na zodanige constatering bij opdrachtnemer te zijn ingediend. De reclame zal moeten behelzen een (gemotiveerde) omschrijving van de grieven c.q. geconstateerde gebreken.
b. Opdrachtnemer deelt opdrachtgever binnen veertien dagen na datum van ontvangst van de reclame mede of en, in bevestigend geval, op welke wijze aan de reclame wordt tegemoetgekomen.
c. Reclames inzake door opdrachtnemer verrichte leveringen en/of verrichte diensten/verrichtingen en daartoe verrichte arbeid geven opdrachtgever uitdrukkelijk niet de bevoegdheid de verplichting tot betaling van openstaande declaraties op te schorten.
d. Reclames inzake door opdrachtnemer aan opdrachtgever verzonden declaraties dienen te geschieden binnen twee weken na de op de declaratie vermelde datum van verzending. Ieder recht van reclame van declaraties vervalt door overschrijding van de in dit lid genoemde termijn, tenzij opdrachtgever op grond van door hem te stellen en te bewijzen overmacht niet binnen bedoelde termijn kennis heeft kunnen nemen van de inhoud van de declaratie. In laatstbedoeld geval gaat de termijn in op de dag der kennisneming.
Intellectuele eigendom
Artikel 18
Alle rechten van intellectuele aard met betrekking tot van opdrachtnemer afkomstige of door hem gebruikte computerprogramma’s systeemontwerpen, werkwijzen, onderzoeksmethoden, rapporten etc. worden en blijven, zowel tijdens als na uitvoering van de opdracht, uitdrukkelijk en uitsluitend eigendom van opdrachtnemer, één en ander ongeacht het aandeel van de opdrachtgever zelf of ingeschakelde derde(n) in de totstandkoming van de hierboven bedoelde programma’s, ontwerpen, werkwijzen etc. Uitoefening van deze rechten is zowel tijdens als na uitvoering van de opdracht uitsluitend en uitdrukkelijk aan opdrachtnemer voorbehouden.
Betaling
Artikel 19
a. De declaratie dient te worden voldaan binnen 14 dagen na dagtekening van de declaratie, waarna de opdrachtgever van rechtswege in verzuim is.
b. Na het verstrijken van de onder lid a. genoemde termijn is de opdrachtgever een rentevergoeding verschuldigd van wettelijke rente ex artikel 6:119a BW, waarbij een gedeelte van de maand wordt beschouwd als de gehele maand.
c. Na het verstrijken van de in lid a. genoemde termijn is de opdrachtgever aan de opdrachtnemer daarnaast verschuldigd alle in de redelijkheid gemaakte kosten om buiten rechte betaling van de declaratie te verkrijgen, welke kosten minimaal 15% van de hoofdsom zullen bedragen vermeerderd met omzetbelasting met een minimum van 70 euro, zonder dat de opdrachtnemer gehouden is aan te tonen of hij de betreffende kosten daadwerkelijk heeft gemaakt. Voorts is opdrachtgever in dat geval aan opdrachtnemer verschuldigd alle door opdrachtnemer gemaakte gerechtelijke kosten. Indien opdrachtnemer derden inschakelt voor de gerechtelijke dan wel buitengerechtelijke werkzaamheden, dan is de opdrachtgever alle kosten, die deze derden in verband met buitengerechtelijke werkzaamheden maakt direct dan wel indirect eveneens aan opdrachtnemer verschuldigd.
d. Blijft naar aanleiding van een verzoek een voorschot te betalen of zekerheid te stellen een deugdelijke reactie op dit verzoek uit, dan zal opdrachtnemer gerechtigd zijn schriftelijk per aangetekende brief of brief met ontvangstbevestiging dan wel per telefax met verzend- en of ontvangstbevestiging met ingang van tweemaal vierentwintig uur na de datum van verzending, de overeenkomst te ontbinden, één en ander onverminderd het recht van opdrachtnemer op betaling van het reeds geleverde en op aan hem vanwege de ontbinding toekomende schadevergoeding.
e. Onverminderd iedere mededeling door de opdrachtgever bij het verrichten van zijn betaling en onverminderd de wijze van administratieve verwerking van de betaling door opdrachtgever, zullen betalingen van de opdrachtgever steeds en uitsluitend geacht worden in mindering te strekken op de opdrachtnemer openstaande bedragen en wel op de navolgende wijze. Allereerst zal iedere betaling in mindering strekken op door opdrachtgever verschuldigde incassokosten en rente, vervolgens zullen betalingen in mindering strekken op de oudste openstaande declaraties van opdrachtnemer.
Geschillen
Artikel 20
a. Op alle overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, is Nederlands recht van toepassing.
b. Alle geschillen die verband houden met overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, waarop deze voorwaarden van toepassing zijn en welke niet tot de competentie van de kantonrechter behoren, worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin opdrachtnemer zijn woonplaats heeft, tenzij het geschillen betreft die geen betrekking hebben op het bedrijf of beroep van opdrachtgever.
c. Het staat opdrachtgever vrij om de procesgang van tuchtrechtspraak te volgen.
VERWERKERSOVEREENKOMST
Deze verwerkersovereenkomst is een bijlage bij de Overeenkomst tussen finQuesto Boekhouders en Adviseurs (hierna:
“Verwerker”) en Opdrachtgever (hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”), hierna gezamenlijk te noemen “Partijen” en afzonderlijk “Partij”,
OVERWEGINGEN:
• Partijen zijn in een overeenkomst van opdracht overeen gekomen dat Verwerker diensten zal leveren aan Verwerkingsverantwoordelijke op het gebied van onder meer financiële administratie, fiscale dienstverlening en personeels- en salarisadministratie;
• Voor deze dienstverlening is noodzakelijk dat Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens aan Verwerker verstrekt en Verwerker deze Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke;
• Partijen wensen vast te leggen dat Verwerkingsverantwoordelijke
“Verwerkingsverantwoordelijke” is voor de verwerking van deze Persoonsgegevens, en Verwerker "Verwerker”, één en ander in de zin van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: de AVG);
• Partijen wensen, gelet op artikel 28 lid 3 van de AVG, de uitvoering van verwerkingen door Xxxxxxxxx te regelen in onderhavige verwerkersovereenkomst;
• Partijen zullen zich te allen tijde houden aan de toepasselijke bepalingen uit de AVG en deze Verwerkersovereenkomst. Verwerker zal zich daarnaast houden aan de redelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens.
PARTIJEN VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:
1. DEFINITIES
1.1 Betrokkene:
Degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.
1.2 Verwerker:
Degene die ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen, in het kader van deze Verwerkersovereenkomst zijnde finQuesto Boekhouders en Adviseurs.
1.3 Verwerkersovereenkomst:
Deze overeenkomst tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker met als onderwerp het verwerken van Persoonsgegevens, inclusief alle documenten waarnaar verwezen wordt en die de overige rechten en verplichtingen van Partijen uiteenzetten.
1.4 Datalek:
Een inbreuk in verband met Persoonsgegevens waarvan het waarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de Betrokkene.
1.5 Hoofdovereenkomst:
De overeenkomst van opdracht die Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn aangegaan ter levering van diensten door Verwerker en waaruit verwerking van Persoonsgegevens voortvloeit.
1.6 Persoonsgegeven:
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
1.7 Subverwerker:
Degene die Verwerker bijstaat in het Verwerken van Persoonsgegevens, en gerechtigd is een Verwerking van Persoonsgegevens uit te voeren ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke. Een partij geldt ook als Subverwerker, indien haar diensten bestaan uit het opslaan van Persoonsgegevens.
1.8 Verwerkingsverantwoordelijke:
De Partij die het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt, in het kader van de Verwerkersovereenkomst.
1.9 Verwerken/Verwerking:
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot Persoonsgegevens, zoals gedefinieerd in de AVG. Hieronder valt in elk geval - doch niet uitsluitend - het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
1.10 Alle van de hierboven gebruikte woorden en termen in het enkelvoud hebben dezelfde betekenis als in het meervoud en vice versa.
1.11 De aanduidingen boven de artikelen van deze Verwerkersovereenkomst hebben uitsluitend tot doel de leesbaarheid van de Verwerkersovereenkomst te vergroten. De inhoud en strekking van het onder een bepaalde aanduiding opgenomen artikel beperken zich derhalve niet tot die aanduiding
1.12 De Verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de Overeenkomst van opdracht, zodat de bepalingen uit die Hoofdovereenkomst onverkort van toepassing zijn op de Verwerkersovereenkomst, behoudens voor zover daarvan in de Verwerkersovereenkomst wordt afgeweken. In geval van strijdigheid tussen het bepaalde in de Verwerkersovereenkomst en de Hoofdovereenkomst prevaleert het bepaalde in de Verwerkersovereenkomst.
2. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
2.1 Partijen wijzen beide een Coördinator en een vervangende Coördinator aan die zullen optreden als hoofdcontactpersoon ten aanzien van een aantal na te melden onderwerpen. De namen en de contactgegevens van de Coördinators en vervangende Coördinators zijn opgenomen in Appendix 2.
2.2 Verwerkingsverantwoordelijke stelt het doel en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vast. Dit doel is opgenomen in Appendix 1.
2.3 Verwerkingsverantwoordelijke verstrekt Persoonsgegevens aan Verwerker. Een overzicht van de soorten Persoonsgegevens die aan Verwerker verstrekt kunnen worden, wordt opgenomen in Appendix 1. Verwerker verwerkt deze Persoonsgegevens uitsluitend ter uitvoering van de Hoofdovereenkomst, deze Verwerkersovereenkomst, en de door Verwerkingsverantwoordelijke gegeven instructies. Verwerker zal de Persoonsgegevens onder geen enkele omstandigheid voor eigen doeleinden gebruiken, behoudens andersluidende wettelijke verplichtingen.
2.4 Verwerker verwijdert één of meer van de Persoonsgegevens, indien de Coördinator van Verwerkingsverantwoordelijke daarom verzoekt, tenzij de Persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
2.5 Verwerker is gerechtigd een Subverwerker in te schakelen. De identiteit van de Subverwerker wordt vermeld in Appendix 1.
2.6 Verwerker licht de Verwerkingsverantwoordelijke in over beoogde veranderingen inzake de toevoeging of vervanging van Subverwerkers, waarbij de Verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.
2.7 Verwerker zal zich er voor in spannen dat de door haar ingeschakelde Subverwerkers zich zullen richten naar haar instructies. Daarnaast zal Verwerker de ingeschakelde Subverwerkers tot geheimhouding verplichten en er voor zorg dragen dat zij de vereiste beveiligingsmaatregelen treffen, één en ander in lijn met het bepaalde in deze Verwerkersovereenkomst.
2.8 Verwerker zal de Persoonsgegevens uitsluitend opslaan en verwerken binnen de Europese Unie. De locatie van de servers worden vermeld in Appendix 1.
3. VERPLICHTINGEN VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
3.1 Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de opdracht tot Verwerking van de Persoonsgegevens in overeenstemming is met alle toepasselijke wet- en regelgeving. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert voorts dat de Persoonsgegevens correct, niet onrechtmatig, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn in het licht van het verwerkingsdoel. Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart Verwerker tegen aanspraken van derden welke op enigerlei wijze voortvloeien uit het niet naleven van deze garantie(s).
3.2 Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het vaststellen van het doel (het verwerkingsdoel) en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens en is jegens Betrokkene(n) aansprakelijk voor de schade die wordt geleden als gevolg van een inbreuk op voornoemde verplichtingen, onverminderd de verplichtingen van Verwerker opgrond van de Hoofdovereenkomst en deze Verwerkersovereenkomst.
3.3 Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van deze Verwerkersovereenkomst en draagt in dat verband zorg voor het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten die onder haar verantwoordelijkheid plaatsvinden. Verwerkingsverantwoordelijke draagt eveneens zorg voor het bijhouden van een (Datalek)register teneinde te voldoen aan haar verplichting op grond van de AVG om eventuele datalekken te documenteren en rapporteren.
3.4 Verwerkingsverantwoordelijke is voorts verantwoordelijk voor het treffen van passende technische en organisatorische maatregelen om te kunnen waarborgen en aan te tonen dat de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker in overeenstemming met de toepasselijke privacy wet- en regelgeving wordt uitgevoerd.
3.5 Verwerkingsverantwoordelijke is bovendien verantwoordelijk voor het informeren van betrokkenen en het effectueren van de rechten die de AVG betrokkenen doet toekomen.
4. VERPLICHTINGEN VERWERKER
4.1 Verwerker spant zich er voor in de Persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze, in overeenstemming met de toepasselijke privacy wet- en regelgeving, te Verwerken. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens in opdracht van en ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke en voor zover noodzakelijk in het kader van de overeengekomen dienst. Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de Verwerking van de Persoonsgegevens.
4.2 Verwerker zal de Persoonsgegevens niet wijzigen zonder opdracht daartoe van Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker spant zich er voor in alle redelijke, schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens op te volgen, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen. Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke indien naar haar oordeel instructies in strijd zijn met de toepasselijke privacy wet- en regelgeving.
4.3 Verwerker is verantwoordelijk voor de Verwerking van de Persoonsgegevens die zij in het kader van de Verwerkersovereenkomst uitvoert in opdracht en ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke. In dat kader zal zij een register van verwerkingsactiviteiten die zij in opdracht en ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke uitvoert, bijhouden.
4.4 Verwerker zal de in art. 5 en onder verwijzing naar appendix 3 weergegeven passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen.
4.5 Verwerker zal in het kader van beveiligingsincidenten en/of datalekken de medewerking en ondersteuning verlenen – voor zover dat althans redelijkerwijs van haar verlangd kan worden - aan Verwerkingsverantwoordelijke en/of Betrokkene(n) overeenkomstig het bepaalde in artikelen 6.3, 6.3 en 4.6.
4.6 Verwerker zal haar redelijke medewerking verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke om:
a. Betrokkenen inzage te geven in hun Persoonsgegevens;
b. Persoonsgegevens op verzoek of na een klacht van Xxxxxxxxxx(n) te verwijderen, corrigeren, over te dragen aan een andere leverancier, en/of af te schermen en aan te vullen;
c. Aan te tonen dat Persoonsgegevens na een verzoek of na een klacht van Betrokkene(n) zijn verwijderd, gecorrigeerd, afgeschermd, overgedragen of aangevuld;
d. Verwerkingsverantwoordelijke te informeren over een verzoek of bevel van, of onderzoek door, een toezichthouder of andere bevoegde autoriteit, voor zover toegestaan op grond van toepasselijke wet- en regelgeving; Verwerkingsverantwoordelijke zal de uitvoeringskosten die Verwerker redelijkerwijs moet maken om aan haar verplichting(en) in dit artikellid te voldoen, vergoeden.
4.7 Voor het aanspreekpunt in het kader van het verlenen van medewerking als bedoeld in artikel 4.6 wordt verwezen naar de Coördinator genoemd in appendix 2.
4.8 Indien een Betrokkene een verzoek richt aan Verwerker, zal Verwerker dit verzoek doorsturen aan de Coördinator van Verwerkingsverantwoordelijke.
5. BEVEILIGING
5.1 Verwerker zal zich er voor inspannen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen, die nodig zijn om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van Persoonsgegevens te waarborgen en te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige Verwerking. Deze maatregelen zullen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau waarborgen, gelet op de risico’s die de Verwerking en de aard van de te beschermen Persoonsgegevens met zich meebrengen.
5.2 De bij het aangaan van de Verwerkersovereenkomst genomen maatregelen als bedoeld in artikel
5.1 worden weergegeven in Appendix 3. Verwerkingsverantwoordelijke erkent dat deze maatregelen passende technische en organisatorische maatregelen zijn als bedoeld in artikel 32 van de AVG. In dat kader vrijwaart Verwerkingsverantwoordelijke Verwerker voor aanspraken van derden, waaronder uitdrukkelijk Betrokkenen dienen te worden verstaan, die zijn gefundeerd op de bewering dat de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die Verwerker heeft getroffen, op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke, niet deugdelijk of onvoldoende zouden zijn.
5.3 Partijen kunnen in aanvulling op de hierboven vermelde maatregelen, nadere beveiligingsmaatregelen overeenkomen. Partijen zullen deze maatregelen in voorkomend geval in een Bijlage bij deze Verwerkersovereenkomst vastleggen. In voorkomend geval draagt Verwerkersverantwoordelijke de kosten van het doorvoeren van de aangepaste maatregelen.
6. DATALEKKEN
6.1 Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het beoordelen van het bestaan van een verplichting tot, en het daadwerkelijk uitvoeren van, melding van een Datalek aan een toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene(n).
6.2 De Coördinator van Verwerker zal xxxx Xxxxxxx of vrees daarvoor, na ontdekking hiervan door Xxxxxxxxx, zo snel mogelijk rapporteren aan de Coördinator van Verwerkingsverantwoordelijke overeenkomstig de in Appendix 2 opgenomen werkwijze. Verwerker vermeldt hierbij ten minste de in Appendix 2 opgenomen gegevens.
6.3 Verwerker zal op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke meewerken aan het informeren van Xxxxxxxxxxx of de toezichthoudende instanties over het Datalek, en zich beschikbaar houden voor overleg met Verwerkingsverantwoordelijke.Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker betrachten strikte geheimhouding jegens ieder ander dan elkaar omtrent het Datalek, eventuele vrees voor een Datalek en verdere gerelateerde zaken. Bewerker publiceert in geen geval informatie over een Datalek zonder de voorgaande expliciete schriftelijke toestemming van en goedkeuring door Verantwoordelijke van de beoogde berichtgeving.
7. GEHEIMHOUDING
7.1 Partijen zijn zich ervan bewust dat Persoonsgegevens kwalificeren als confidentiële informatie en zij gehouden zijn tot geheimhouding van de Persoonsgegevens. Persoonsgegevens mogen slechts gebruikt worden ter uitvoering van de Hoofdovereenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
7.2 Partijen zullen de Persoonsgegevens niet aan anderen ter beschikking stellen dan hun eigen daartoe bevoegde werknemers en/of derden die een legitieme reden hebben tot inzage daarvan. Verwerker zal zijn werknemers en/of derden die toegang hebben tot de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van de op de Persoonsgegevens rustende geheimhoudingsverplichting en de nodige stappen ondernemen om verdere geheimhouding te waarborgen. Waar nodig zal Xxxxxxxxx een overeenkomst tot geheimhouding sluiten.
8. AANSPRAKELIJKHEID
8.1 Verantwoordelijke is aansprakelijk voor schade die of nadeel dat een rechtspersoon of natuurlijke persoon, zoals -maar niet beperkt tot- Betrokkenen, lijdt doordat wordt gehandeld in strijd met de bij of krachtens de AVG en deze Verwerkersovereenkomst gegeven voorschriften.
8.2 Verwerker is slechts aansprakelijk voor de schade of het nadeel voor zover dit is ontstaan door het niet naleven van de verplichtingen uit hoofde van de AVG of deze Verwerkersovereenkomst. De totale aansprakelijkheid van Verwerker als gevolg van een aan Verwerker toe te rekenen tekortkoming in de nakoming van de verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst is beperkt tot het totaal van vergoedingen (exclusief BTW) dat Verwerker heeft ontvangen van Verwerkingsverantwoordelijke, met een maximum van € 10.000,- (tienduizend euro), waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.
8.3 Daarnaast komen partijen overeen dat:
(i) Verwerker jegens Verwerkingsverantwoordelijke niet aansprakelijk is voor:
(a) enige schade van Verwerkingsverantwoordelijke als gevolg van de niet-naleving door Verwerkingsverantwoordelijke van enige verplichting uit hoofde van de AVG, waaronder in ieder geval, doch daartoe niet beperkt, de wettelijke voorschriften inzake de Verwerking, de Persoonsgegevensbeveiliging, Datalekken, gegevensbescherming en certificering, en/of
(b) enige boete die Verwerkingsverantwoordelijke uit hoofde van de AVG wordt opgelegd, waaronder in ieder geval, doch niet beperkt tot boetes ten gevolge van het niet-naleven door Verwerkingsverantwoordelijke van de wettelijke voorschriften inzake de Verwerking, de Persoonsgegevensbeveiliging, Datalekken, gegevensbescherming en certificering, en
(ii) Verwerkingsverantwoordelijke Verwerker vrijwaart voor claims van derden in verband met enige schade van (een) derde(n) en/of enige aan (een) derde(n) (daaronder Betrokkenen begrepen) opgelegde boete uit hoofde van niet-naleving van wettelijke verplichtingen uit de AVG wordt opgelegd, waaronder in ieder geval, doch niet beperkt tot schade en/of boetes ten gevolge van het niet-naleven door Verwerkingsverantwoordelijke van de wettelijke voorschriften inzake de Verwerking, de Persoonsgegevensbeveiliging, Datalekken, gegevensbescherming en certificering.
9. DUUR
9.1 De Verwerkersovereenkomst treedt na ondertekening door Partijen in werking en wordt aangegaan voor de duur welke gelijk is aan de duur van de Hoofdovereenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan, voor zover er in de uitvoering van de Hoofdovereenkomst Persoonsgegevens worden Verwerkt door Verwerker ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke.
9.2 De Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Hoofdovereenkomst dan wel op het moment dat Verwerker niet langer Persoonsgegevens Verwerkt ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de Verwerkersovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van de Verwerkersovereenkomst gelden. Tot deze verplichtingen behoren in ieder geval die welke voortvloeien uit de bepalingen in de Verwerkersovereenkomst die betrekking hebben op
“Geheimhouding”, “Aansprakelijkheid”, “Overdracht en vernietiging”, “Slotbepalingen” en “Toepasselijk recht en geschillen”.
10. AUDIT
10.1 Verwerkingsverantwoordelijke is gerechtigd – eerst na overleg met Verwerker en op eigen kosten
- de Verwerkingen en de naleving van de in deze Verwerkersovereenkomst overeengekomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen door Verwerker te laten controleren door onafhankelijke auditors, zonder vertrouwelijke informatie van Xxxxxxxxx of van andere klanten van Verwerker te gebruiken en in te zien en zonder de werkprocessen van Verwerker te verstoren.
10.2 Indien uit de controle blijkt dat Xxxxxxxxx niet volledig voldoet aan haar verplichtingen op grond van deze Verwerkersovereenkomst, zal Verwerker zich er voor inspannen de door de controle aangetoonde tekortkomingen te beëindigen.
10.3 De controle zal ten hoogste éénmaal per jaar plaatsvinden, tenzij Verwerkingsverantwoordelijke redelijkerwijs aanwijzingen heeft dat Verwerker haar verplichtingen op grond van deze Verwerkersovereenkomst niet nakomt. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke alle gegevens en informatie verstrekken die Verwerkingsverantwoordelijke redelijkerwijs nodig heeft voor de controle.
10.4 Verwerkingsverantwoordelijke zal de kosten van een dergelijke controle dragen, inclusief de kosten van het personeel van Verwerker dat de controle begeleidt. Indien uit de controle blijkt dat Verwerker toerekenbaar tekort is geschoten in de op haar rustende wezenlijke verplichtingen uit de Verwerkersovereenkomst komen de kosten van de controle voor rekening van Xxxxxxxxx.
11. BEËINDIGING EN WIJZIGING
11.1 Onverlet latende hetgeen elders in de Verwerkersovereenkomst is bepaald, is ieder der partijen gerechtigd de Verwerkersovereenkomst door middel van een aangetekend schrijven zonder rechterlijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen indien de in gebreke zijnde partij ook na schriftelijke sommatie stellende een redelijke termijn in gebreke blijft haar verplichting na te komen.
11.2 Partijen hebben overigens het recht met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst, door middel van een buitengerechtelijke verklaring de Verwerkersovereenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen, indien één der partijen een verzoek indient tot wettelijke schuldsanering, indien voor één der partijen faillissement of surseance van betaling wordt aangevraagd dan wel één der partijen in staat van faillissement wordt verklaard of surseance van betaling wordt verleend of indien de onderneming van één der partijen wordt geliquideerd of beëindigd, anders dan ten behoeve van reconstructie of samenvoegen van ondernemingen.
11.3 Verwerkingsverantwoordelijke heeft tevens het recht deze Verwerkersovereenkomst zonder rechterlijke tussenkomst, door middel van een buitengerechtelijke verklaring geheel of gedeeltelijk te beëindigen indien blijkt dat Xxxxxxxxx enige wettelijke bepaling ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens, dan wel enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst, niet is nagekomen.
11.4 Na het einde van de Verwerkersovereenkomst, om welke reden dan ook, kan Verwerker geen rechten meer aan de Verwerkersovereenkomst ontlenen, onverlet latende het voortbestaan van de rechten en verplichtingen van partijen die naar hun aard bestemd zijn om voort te duren na het einde van de Verwerkersovereenkomst.
11.5 Indien Verwerkingsverantwoordelijke de wijze van verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker, een bepaling dan wel één van de Appendices wenst te wijzigen, zullen partijen in overleg treden over de bepalingen van de Verwerkersovereenkomst. Xxxxxxxxxxx zijn slechts geldig indien goedgekeurd en schriftelijk bevestigd door Partijen.
11.6 Indien zich in de toekomst wijzigingen voordoen in de nationale of Europese regelgeving over de bescherming van Persoonsgegevens, zullen Partijen deze Verwerkersovereenkomst wijzigingen voor zover dit nodig is om aan die nieuwe regelgeving te voldoen.
11.7 Indien één of meer bepalingen van de Verwerkersovereenkomst onverbindend zouden blijken te zijn, dan blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst van kracht. Partijen verbinden zich om de niet-verbindende bepaling te vervangen door een zodanige bepaling die wel verbindend is en die zo min mogelijk – gelet op het doel en de strekking van de Verwerkersovereenkomst – afwijkt van de niet verbindende bepaling.
12. OVERDRACHT EN VERNIETIGING VAN PERSOONSGEGEVENS
12.1 Indien de Verwerkersovereenkomst en/of de Hoofdovereenkomst op welke wijze dan ook eindigt, danwel op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke, zal Verwerker – tenzij een wettelijke plicht of een verzoek van een daartoe bevoegde instantie hem dat belet - :
a. het betreffende gebruik of andere Verwerking van de Persoonsgegevens staken; en
b. er binnen redelijke termijn zorg voor dragen dat alle Persoonsgegevens, kopieën en bewerkingen daarvan alsmede documenten en/of andere informatiedragers die Persoonsgegevens bevatten, ter keuze van
Verwerkingsverantwoordelijke:
(i) worden teruggeven aan Verwerkingsverantwoordelijke (en/of een door Verwerkingsverantwoordelijke aan te wijzen derde);
(ii) op schriftelijk verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke worden verwijderd en vernietigd.
12.2 Bij beëindiging van de Verwerkersovereenkomst zal Verwerker bovendien alle Subverwerkers op de hoogte stellen van de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst. De verplichtingen uit dit artikel zijn van overeenkomstige toepassing op deze Subverwerkers.
12.3 De kosten die zijn gemoeid met de in dit artikel genoemde inspanningen van Verwerker, komen voor rekening van Verwerkingsverantwoordelijke.
13. OVERDRACHT RECHTEN EN PLICHTEN
13.1 De tussen Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke gesloten Verwerkersovereenkomst en de daaruit voortvloeiende rechten en verplichtingen kunnen niet aan derden worden overgedragen zonder de schriftelijke toestemming van de andere partij.
14. APPENDICES
14.1 De Appendices van de Verwerkersovereenkomst maken een integraal onderdeel uit van de Verwerkersovereenkomst. Bij strijd tussen de Appendices en de Verwerkersovereenkomst prevaleert de Verwerkersovereenkomst.
15. TOEPASSELIJK RECHT
15.1 Op deze Verwerkersovereenkomst is het Nederlandse recht van toepassing.
15.2 Geschillen tussen Partijen, die niet in overleg kunnen worden opgelost, zullen worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde Nederlandse rechter van de rechtbank, locatie Rotterdam.
APPENDIX 1 – VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
(Behorende bij de Verwerkersovereenkomst gesloten tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker betreffende verwerking van Persoonsgegevens)
De volgende soorten Persoonsgegevens kunnen door Verwerker worden Verwerkt ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke:
a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, emailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene;
b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;
c. nationaliteit en geboorteplaats;
d. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige werknemers;
e. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van de in het eerste lid bedoelde personen;
f. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene;
g. gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde;
Categorieën van Betrokkenen
De persoonsgegevens van relaties van de verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt. Doel van verwerking:
Personeels- en salarisadministratie
a. het berekenen en opstellen van bruto-netto loonspecificaties voor werknemers;
b. het verzorgen van betaalopdrachten met betrekking tot de uit te betalen lonen van werknemers van klant;
c. het verzorgen van de administratie rond werknemersspaarregelingen;
d. het verzorgen van de aan- en afmelding van werknemers van klant (eerstedagsmeldingen) bij de belastingdienst en het verzorgen van loonheffingsverklaringen;
e. het verzorgen van ziekmeldingen en hersteldmeldingen van werknemers van klant en het in overleg treden met de Arbodienst ter waarborg van re-integratie verplichtingen;
f. het controleren van eventuele naheffingsaanslagen voor gecombineerde loonheffingsafdrachten, alsmede nota's van de uitvoeringsinstelling voor pensioenfonds en uitvoeringsorgaan voor bedrijfstakregelingen;
g. het controleren van de uitbetaalde lonen in relatie tot reeds uitgebrachte aangiften gecombineerd loonheffingsafdrachten en het zo nodig kenbaar maken van aanvullende afdrachtverplichtingen (eigen melding van correctie);
h. het verzorgen van maandelijkse aangiften van klant voor de gecombineerde loonheffingsafdrachten;
i. het aanmaken van de loonjournaalpost ter verwerking in de administratie van klant en het bijhouden van een loonstaat voor iedere individuele werknemer;
j. het na afloop van het kalenderjaar verzorgen van jaarloonopgaven ten behoeve van de werknemers van klant;
k. het maken van pro forma-berekeningen van nettoloon en loonkosten bij (mogelijke) indiensttreding van nieuwe werknemers;
l. het periodiek controleren of de lonen van de werknemers van klant in overeenstemming zijn met de Wet op het Minimumloon en de Minimumvakantiebijslag en de CAO;
m. het nagaan van het bestaan van toepasselijke loonkostensubsidies, afdrachtskortingen en dergelijke en het zo nodig aanvragen en toepassen daarvan;
Financiële administratie
a. het inrichten van een doelmatige administratie (rekeningschema grootboek);
b. het voorzien van de inkomende en uitgaande facturen van een rekeningnummer dat correspondeert met het rekeningschema van het grootboek (coderen) van de klant;
c. het controleren van door klant zelf gecodeerde inkomende en uitgaande facturen;
d. het verwerken van door klant aan te leveren bescheiden (kasboek, bankrekeningafschriften, kopieën van inkomende en uitgaande facturen) in de administratie van de klant op de computer van het NOAB administratiekantoor;
e. het controleren van de door klant op diens computer verwerkte administratie aan de hand van de (het) door klant aan te leveren saldibalans, grootboek en journaalposten (welke klant op verzoek van het NOAB administratiekantoor vergezeld zal doen gaan van: kasboek, bankrekeningafschriften en kopieën van inkomende en uitgaande facturen).
Duur van de verwerking:
De totale duur van de verwerking is zeven jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de verwerking heeft plaatsgevonden. Een en ander conform de wettelijke bewaarplicht.
Subverwerkers:
Verwerkingsverantwoordelijke geeft hierbij expliciet toestemming voor het inschakelen van bedoelde partij(en).
Partijen komen overeen dat Exact Netherlands B.V., gevestigd te 0000 XX Xxxxx, Molenaargraaffsingel 33, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 61876992, voor Verwerker als Subverwerker zal optreden en Persoonsgegevens zal opslaan.
Verwerkingsverantwoordelijke geeft hierbij expliciet toestemming voor het inschakelen van bedoelde partij(en).
Partijen komen overeen dat Wolters Kluwer Tax & Accounting Nederland, gevestigd te 0000 XX Xxxxxxxxxx, Xx Xxxx 0-00, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 30166255, voor Verwerker als Subverwerker zal optreden en Persoonsgegevens zal opslaan. Verwerkingsverantwoordelijke geeft hierbij expliciet toestemming voor het inschakelen van bedoelde partij(en).
Partijen komen overeen dat PDE Practicom B.V. (Radar Software), gevestigd te 2514 BB ’s- Gravenhage, Dr. Kuyperstraat 14, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 27162120, voor Verwerker als Subverwerker zal optreden en Persoonsgegevens zal opslaan. Verwerkingsverantwoordelijke geeft hierbij expliciet toestemming voor het inschakelen van bedoelde partij(en).
Partijen komen overeen dat Netw, gevestigd te 0000 XX Xxxxxxxxxx, Xxxxxxxx 0x, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 24403189, voor Verwerker als Subverwerker zal optreden en Persoonsgegevens zal opslaan. Verwerkingsverantwoordelijke geeft hierbij expliciet toestemming voor het inschakelen van bedoelde partij(en).
Locatie verwerking
Verwerker zal Persoonsgegevens van Verwerkingsverantwoordelijke verwerken op servers van Exact Netherlands B.V., PDE Practicom B.V. en Netw.
APPENDIX – COÖRDINATORS
(Behorende bij de Verwerkersovereenkomst gesloten tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens)
Coördinator(s) Verwerker:
Naam Coördinator: X. xxx xxx Xxxxx Functie: Eigenaar, Securitymanager Telefoon: 088 88 38 000
E-mail: x.xxxxxxxxxxx@xxxXxxxxx.xx
Werkwijze bij Datalekken:
De Coördinator van Verwerker zal Datalekken, in het geval bedoeld in artikel 6.2 van de Verwerkersovereenkomst, aan de Coördinator van Verwerkingsverantwoordelijke rapporteren overeenkomstig de volgende werkwijze:Verwerker rapporteert een Datalek zowel telefonisch als door middel van een elektronisch bericht.
a) Verwerker vermeldt in ieder geval de volgende gegevens: De (vermoedelijke) oorzaak van het Datalek , waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;
b) de (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolgen van het Datalek;
c) locatiegegevens van het Datalek;
d) de eventuele onbevoegde ontvangers van de Persoonsgegevens en alle beschikbare informatie over hen;
e) voorstellen voor maatregelen ter beperking van de schade;
f) overige gegevens die een melding van een Datalek aan een toezichthoudende autoriteit en aan Betrokken moet omvatten volgens de relevante wet- en regelgeving, waaronder in het bijzonder de Bijlage ‘Gegevens in de melding’ bij de ‘Beleidsregels voor toepassing van artikel 34a van de Wbp’ van de Autoriteit Persoonsgegevens.
APPENDIX 3 – TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE BEVEILIGINGSMAATREGELEN
(Behorende bij de Verwerkersovereenkomst gesloten tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker betreffende verwerking van Persoonsgegevens)
Beveiligingsmaatregelen per 24 mei 2018:
I. Toegang tot persoonsgegevens
Bewerker hanteert een autorisatiebeleid om ervoor te zorgen dat medewerkers alleen toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover dat nodig is om hun werkzaamheden uit te voeren.
Medewerkers en gegevens Handelingen
De medewerkers van de afdeling financiële administratie bij de verwerker hebben toegang tot de persoonsgegevens van de relaties, welke producten en/of diensten hebben afgenomen van de verantwoordelijke. Administratieve handelingen en ondersteuning aan de eindgebruiker.
De medewerkers van de afdeling salarisadministratie bij de verwerker hebben toegang tot de persoonsgegevens van de medewerkers, welke in dienst zijn (geweest) bij de verantwoordelijke. Administratieve handelingen en ondersteuning aan de eindgebruiker.
IT- & databasebeheerders en ontwikkelaars hebben toegang tot de online applicaties die de bewerker
gebruikt voor haar werkzaamheden en bijbehorende (live) databases. De handelingen van de IT- & databasebeheerders en ontwikkelaars zijn gericht op beschikbaarheid, continuïteit en optimalisatie van de ICT-systemen en software.
II. Maatregelen om persoonsgegevens te beschermen
Organisatie van informatiebeveiliging en communicatieprocessen
• Verwerker heeft een coördinator voor informatiebeveiliging om risico’s omtrent de verwerking van persoonsgegevens te inventariseren, beveiligingsbewustzijn te stimuleren, voorzieningen te controleren en maatregelen te treffen die toezien op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid.
• Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en worden benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid.
• Verwerker heeft een proces ingericht en gedocumenteerd voor communicatie over informatiebeveiligingsincidenten.
Medewerkers
• Met medewerkers worden geheimhoudingsverklaringen en informatiebeveiligingsafspraken gemaakt.
• Verwerker stimuleert bewustzijn en training ten aanzien van privacy en informatiebeveiliging.
• Verwerker hanteert een autorisatiebeleid om ervoor te zorgen dat medewerkers alleen toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover dat nodig is om hun werkzaamheden uit te voeren.Fysieke beveiliging en continuïteit van de middelen
• Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in een fysieke omgeving die op passende wijze is beschermd tegen bedreigingen van buitenaf.
• De continuïteit van de dienstverlening en de beschikbaarheid van de Persoonsgegevens wordt extra gewaarborgd door ‘geo-redundante’ back-ups. Dit wil zeggen dat de gegevens op een alternatieve, veilige locatie beschikbaar zijn, voor het geval er iets ernstigs mocht gebeuren met de primaire locatie (zoals een overstroming, aanslag of brand).
• Er worden regelmatig (versleutelde) back-ups gemaakt ten behoeve van de continuïteit van de dienstverlening. Deze back-ups worden vertrouwelijk behandeld en bewaard in een gesloten omgeving.
• De locaties waar gegevens worden verwerkt worden periodiek getest, onderhouden en periodiek beoordeeld op veiligheidsrisico’s.
Netwerk-, server- en applicatiebeveiliging en onderhoud
• De netwerkomgeving waarbinnen gegevens worden verwerkt is strikt beveiligd. Daarbij worden verkeersstromen gescheiden en zijn maatregelen geïmplementeerd tegen misbruik en aanvallen.
• De omgeving waarbinnen persoonsgegevens worden verwerkt wordt gemonitord om aanvallen, inbraken of inbraakpogingen zo snel mogelijk te detecteren.
• Op systemen worden periodiek de laatste (beveiligings-)patches geïnstalleerd op basis van patchmanagement.
• Op lokale werkstations en servers worden passende maatregelen genomen om te voorkomen dat kwaadaardige programmatuur of functionaliteit wordt geïnstalleerd.
• Op wachtwoorden worden cryptografische maatregelen (hashing) toegepast, van een kwaliteit die in de industrie over het algemeen als veilig wordt beschouwd, om deze gegevens veilig op te slaan.
• Er wordt voor inlogprocessen gebruik gemaakt van versleutelde verbindingen.
• De uitwisseling van persoonsgegevens tussen de Belastingdienst (en pensioenfonds) en verwerker vindt versleuteld plaats.
III. Maatregelen om zwakke plekken te identificeren Verwerker neemt haar beveiliging periodiek onder de loep. Rapportage
Verwerker actualiseert deze informatie periodiek en informeert Verwerkingsverantwoordelijke over wijzigingen in de getroffen beveiligingsmaatregelen via xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxx. In het geval u beveiligingsrisico’s constateert, dan verzoeken wij u contact op te nemen met de verwerker, telefonisch