Algemene voorwaarden Gezinsvakantie van Heppie Times
Algemene voorwaarden Gezinsvakantie van Heppie Times
1. Definities
In de Algemene voorwaarden hebben de hieronder genoemde woorden de betekenis die daarachter staat vermeld.
- Opdrachtnemer: Stichting Heppie Times, gevestigd te Goutum. KvK nummer: 88426580.
- Opdrachtgever: xxxxx(s)/verzorger(s) van de deelnemer(s).
- Ouder(s)/verzorger(s): de natuurlijke of de rechtspersoon, die zich met naam en adres aan Heppie Times bekend maakt en die op basis van deze algemene voorwaarden van Heppie Times offertes ontvangt en overeenkomsten sluit met Heppie Times.
- Deelnemer: degene die door de ouder(s)/verzorger(s) bij Heppie Times als deelnemer via het aanmeldingsformulier is aangemeld.
- Offerte: een aanbod tot een overeenkomst die door Heppie Times aan de ouder(s)/verzorger(s) wordt uitgebracht.
- Overeenkomst: overeenkomst tot dienstverlening door Heppie Times aan opdrachtgever.
2. Toepasselijkheid
2.1 Alle offertes en overeenkomsten, alsmede de uitvoering daarvan, worden uitsluitend beheerst door de onderhavige voorwaarden welke een geheel vormen met de overeenkomsten die opdrachtnemer met de opdrachtgever sluit. Afwijkingen dienen uitdrukkelijk schriftelijk met opdrachtnemer te worden overeengekomen.
2.2 De toepasselijkheid van eventuele andere voorwaarden waarnaar door de opdrachtgever op enigerlei wijze wordt verwezen, wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.3 Eventueel afwijkende voorwaarden die door de opdrachtgever worden gehanteerd, zijn voor opdrachtnemer slechts verbindend, indien en voor zover opdrachtnemer daarmee schriftelijk akkoord heeft verklaard. Aan dergelijke afwijkingen kunnen geen rechten worden ontleend met betrekking tot later tussen opdrachtnemer en opdrachtgever ontstane rechtsverhoudingen.
2.4 Door een afspraak te maken voor een door opdrachtnemer te leveren dienst en/of door het in ontvangt nemen van de geleverde diensten aanvaardt de opdrachtgever de uitsluitende toepasselijkheid van deze voorwaarden.
2.5 Indien opdrachtnemer schriftelijk akkoord is gegaan met toepasselijkheid van afwijkende voorwaarden, blijven, ook al wordt dit niet uitdrukkelijk gesteld, deze algemene voorwaarden voor het overige onverkort van kracht.
2.6 Onder opdrachtgever wordt in deze algemene voorwaarden tevens verstaan de personen die geen partij zijn bij de overeenkomst doch die namens of ten behoeve van de opdrachtgever de overeenkomst met opdrachtnemer aangaan en voorts de personen die, hoewel zij nog partij zijn bij de overeenkomst nog op enigerlei andere wijze betrokken zijn bij het aangaan van de overeenkomst, in een zodanige relatie tot de opdrachtgever staan dat zij met de opdrachtgever een organisatorisch verband vormen en namens dat organisatorisch verband gebruik maken van de door opdrachtnemer geleverde diensten.
2.7 Onder opdrachtnemer wordt in deze algemene voorwaarden tevens verstaan zij die namens of in opdracht van opdrachtnemer een opdracht uitvoeren.
3. Voorwaarden voor deelname aan de gezinsvakantie van Heppie Times
3.1 Er kan een gebonden negatief advies gegeven worden, wanneer opdrachtnemer inschat dat de deelnemer niet de passende zorg geboden kan worden.
3.2 Indien daar aanleiding toe is, behoudt opdrachtnemer zich het recht voor de overeenkomst tussentijds stop te zetten. Dit kan betekenen, dat de gezinsvakantie van de deelnemer eerder dan gepland afgebroken kan worden. De kosten voor de niet genoten vakantiedagen worden niet gerestitueerd. Redenen kunnen zijn:
- niet corrigeerbaar, grensoverschrijdend gedrag of psychoses;
- gedrag waardoor contacten met politie en/of justitie onvermijdelijk zijn;
- onvolledige informatie op het aanmeldingsformulier over gezondheid, beperking en medische begeleiding.
3.3 Het is mogelijk dat er voor individuele deelnemer(s) voorafgaand aan de gezinsvakantie een gedragscontract opgesteld wordt. In een dergelijk contract worden afspraken gemaakt over de voorwaarden waaronder de deelnemer op gezinsvakantie mag.
3.4 Bij het opsturen van het aanmeldingsformulier verklaren opdrachtgever dat hen niets bekend is aangaande de gezondheidstoestand van de deelnemer, op grond waarvan deelname niet verantwoord zou zijn.
3.5 Voor de diensten van opdrachtnemer geldt dat een paspoort of Europese identiteitskaart volstaat. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor geldige reisdocumenten.
4. Aanmeldingsprocedure
4.1 Alle door opdrachtnemer aan de opdrachtgever gedane aanbiedingen zijn geheel vrijblijvend. Door opdrachtnemer gedane prijsopgaven, gegevens uit andere gedane opgaven geschieden tevens vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld.
4.2 Een gezinsvakantie kan uitsluitend geboekt worden door het opsturen van een volledig ingevuld aanmeldingsformulier van opdrachtnemer. Dit formulier dient zorgvuldig, volledig en naar waarheid te worden ingevuld. Door het formulier volledig ingevuld op te sturen naar opdrachtnemer, neemt u een optie op de gezinsvakantie.
Wanneer er naar aanleiding van het aanmeldingsformulier nog vragen zijn over de deelnemer kan opdrachtnemer telefonisch of per e-mail contact opnemen en eventueel een huisbezoek plannen.
Vervolgens wordt op basis van de informatie in de vragenlijst en een eventueel huisbezoek een inschatting gemaakt van de geschiktheid van de deelnemer voor de gezinsvakantie waarvoor hij/zij aangemeld wordt. Nadat deze inschatting gemaakt is, ontvangt u bericht of de deelnemer voor de gezinsvakantie ingedeeld kan worden en is de boeking definitief.
Indien opdrachtnemer van mening is dat de deelnemer niet past binnen de gezinsvakantie, ontvangt u hierover bericht met argumentatie voor afwijzing van de aanmelding. Overigens willen wij u erop wijzen dat dit slechts in enkele uitzonderlijke gevallen voorkomt.
Na het controleren en verwerken van de reservering en eventuele bijkomende kosten ontvangt u per e-mail uw definitieve bevestiging. Indien u na reservering uw reisgegevens zoals de vertrekdatum of het reisgezelschap wilt wijzigen, kunt u dit telefonisch of per e-mail aan ons doorgeven. Het kan zijn dat dit niet mogelijk is. Voor wijzigingen kan de opdrachtnemer wijzigingskosten in rekening brengen. In het geval van een wijziging wordt u altijd geïnformeerd over deze kosten.
4.3 Binnen 14 dagen na de definitieve boeking ontvangen de opdrachtgever van de opdrachtnemer het volgende:
- schriftelijke bevestiging van de reservering;
- een factuur met daarop de aanbetaling en het restantbedrag. De aanbetaling dient binnen 21 dagen na ontvangst van de bevestiging door opdrachtnemer te zijn ontvangen. Het restantbedrag dient uiterlijk 4 weken na het ontvangen van de factuur door opdrachtnemer te zijn ontvangen of in geval van PGB 4 weken na de vakantie.
4.4 Eventueel later gemaakte aanvullende afspraken of wijzigingen alsmede mondelinge afspraken en/of toezeggingen door opdrachtnemer binden opdrachtnemer slechts voor zover deze schriftelijk door opdrachtnemer zijn bevestigd.
4.5 U ontvangt 4 weken voor vertrek:
- een laatste vragenformulier waarop u actuele informatie welke van belang is voor een goede begeleiding kunt vermelden;
- aankomst- en vertrektijden;
- pakadvieslijst;
- verblijfadressen en telefoonnummers.
4.6 Voor werkzaamheden waarvoor naar hun aard geen offerte c.q. opdrachtbevestiging kan of naar gebruik wordt verzonden, wordt de factuur tevens als de opdrachtbevestiging beschouwd. De factuur wordt alsdan geacht de overeenkomst juist en volledig weer te geven.
4.7 Opdrachtnemer is gerechtigd bij of na het aangaan van de overeenkomst, alvorens (verder) te presteren, van de wederpartij (opdrachtnemer) zekerheid te eisen dat zowel aan betalingsverplichting als aan de overige verplichtingen zal worden voldaan.
4.8 Opdrachtnemer is bevoegd om, indien opdrachtnemer dit noodzakelijk dan wel wenselijk acht, voor een juiste uitvoering van de overeenkomst derden in te schakelen, waarvan de kosten aan de wederpartij zullen worden doorberekend conform de verstrekte prijsopgaven. Zo mogelijk en/of nodig zal opdrachtnemer hieromtrent met de opdrachtgever overleg plegen.
5. Kosten en boekingsvoorwaarden
5.1 De prijzen zijn altijd per deelnemer voor de gehele periode.
5.2 Boeken met voorkeur is niet mogelijk. Preferenties kunt u opgeven, maar wij kunnen deze niet garanderen.
5.3 Opdrachtnemer doet haar uiterste best om alle informatie zo goed en actueel mogelijk op onze website (xxx.xxxxxxxxxxx.xx) te plaatsen. Vanwege de omvang van de website is alle informatie onder voorbehoud van typefouten en tussentijdse prijswijzigingen. Opdrachtnemer aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van foutieve of gewijzigde informatie. Dat geldt ook voor reserveringen die reeds bevestigd zijn en waarvan de prijs op een kennelijke fout berust. Deze reserveringen zijn niet rechtsgeldig.
5.4 Tenzij anders vermeld geschieden alle prijsopgaven onder voorbehoud van prijswijzigingen.
5.5 In het geval van verhogen van een of meerdere kostprijsfactoren is Heppie Times gerechtigd om de prijzen dienovereenkomstig te verhogen, een en ander met inachtneming van de eventueel ter zake bestaande wettelijke voorschriften, met dien verstande dat reeds bekende toekomstige prijsverhogingen bij de orderbevestiging worden vermeld.
6. Betalingsvormen
Afhankelijk van de reservering bieden wij u verschillende betalingsvormen aan.
- Voor de (meeste) gezinsvakanties geldt een aanbetaling van de reissom binnen 21 dagen na ontvangst van de factuur die u van de opdrachtnemer ontvangt. Bij niet tijdige betaling is de opdrachtgever in verzuim. Hij wordt daar door of namens opdrachtnemer schriftelijk op gewezen en heeft dan alsnog de mogelijkheid het nog verschuldigde bedrag binnen 7 werkdagen te voldoen. Indien betaling ook dan uitblijft, wordt geacht de overeenkomst te zijn geannuleerd op de dag van het verzuim. Opdrachtnemer heeft dan het recht de verschuldigde annuleringskosten in rekening te brengen. Het restantbedrag dient uiterlijk 4 weken voor vertrek door opdrachtnemer te zijn ontvangen of in geval van PGB uiterlijk 4 weken na de vakantie.
- Betaling kan via bank- of girobetaling.
- Alle ten behoeve van de invordering te maken gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten komen voor rekening van de opdrachtgever. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen tenminste 15% van het door de opdrachtgever verschuldigde bedrag, met een minimum van
€250,00. Op de overeenkomsten en de uitvoering daarvan is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen.
7. Wijzigen/Annuleren
7.1 In het geval van annulering is de opdrachtgever een gedeelte van het totaalbedrag verschuldigd. Dit gedeelte is afhankelijk van het tijdstip van annulering. De kosten per reservering is de opdrachtgever altijd verschuldigd. Voor de overige kosten geldt:
- tot 2 weken voor aanvang van de opdracht 10% van het totaalbedrag;
- tot 1 week voor aanvang van de opdracht 20% van het totaalbedrag.
7.2 Opdrachtnemer kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor wijzigingen in prijzen, voorwaarden en drukfouten.
7.3 Opdrachtnemer biedt u geen samengestelde annuleringsdekking aan. U kunt de annuleringsdekking bij een andere organisatie afsluiten.
8. Verzekering
8.1 Opdrachtnemer biedt u geen reisverzekering aan. U bent verplicht een reisverzekering bij een andere organisatie af te sluiten.
8.2 De deelnemer en opdrachtgever dienen een geldige zorgverzekering te hebben. De opdrachtgever van de deelnemer dienen ervoor te zorgen dat het polisnummer en de maatschappij van de verzekering bij de opdrachtnemer bekend zijn.
9. Overmacht
Indien opdrachtnemer bij uitvoering van de overeenkomst door overmacht verhinderd zou zijn, zijn verplichtingen tegenover opdrachtgever na te komen, heeft de opdrachtnemer recht de overeenkomst niet verder uit te voeren, of de uitvoering op te schorten, zonder gehouden te zijn tot enige schadevergoeding of garantie. De financiële afwikkeling zal alsdan in onderling overleg tussen opdrachtnemer en opdrachtgever worden geregeld.
Onder overmacht wordt verstaan: elke van de wil van partijen onafhankelijk c.q. abnormale en onvoorzienbare omstandigheid, waardoor nakoming van de overeenkomst redelijkerwijs door de wederpartij niet meer van opdrachtnemer kan worden verlangd. Hieronder wordt in ieder geval begrepen: het niet voldoen van leveranciers en beheerders van accommodaties aan hun verplichtingen, werkstaking, bovenmatig ziekteverzuim van vrijwilligers van opdrachtnemer, brand en overheidsmaatregelen.
10. Dossier
Opdrachtnemer maakt gebruik van een systeem, waarin de contactgegevens van onze klanten worden bijgehouden. Tevens houden wij in dit systeem bij welke gezinsvakanties u geboekt heeft en hoe deze gezinsvakanties verlopen zijn. Deze informatie gebruikt opdrachtnemer om u in de toekomst nog beter van dienst te kunnen zijn en een goed advies te kunnen geven ten aanzien van ons aanbod. Door bij ons een gezinsvakantie te boeken, stemt u ermee in dat wij dit dossier bijhouden.
11. Begeleiding
De begeleiding van de gezinsvakantie is 1 begeleider op 1 deelnemer. Naast de begeleiders zijn er 1 of 2 coördinatoren aanwezig. Voorafgaand zal een coördinator, indien nodig, contact met opdrachtgever opnemen.
De vrijwilligers die de gezinsvakanties begeleiden zijn allen enthousiaste vrijwilligers, die vaak door hun opleiding, werk of ervaring in de privésituatie goed bekend zijn met autisme. Daarnaast worden de vrijwilligers door opdrachtnemer gescreend en geselecteerd. De vrijwilligers worden gecoacht en begeleid door de coördinator.
12. Onvoldoende aanmeldingen
Indien er onvoldoende aanmeldingen voor de gezinsvakantie zijn, kan opdrachtnemer besluiten de gezinsvakantie met een kleiner aantal deelnemers te laten plaatsvinden op een eventuele andere locatie of de gezinsvakantie annuleren. In het geval opdrachtnemer besluit de gezinsvakantie te annuleren, komen de kosten voor annulering voor rekening van opdrachtnemer. Het geld dat reeds betaald is, zal worden teruggeboekt. Indien dit het geval is, ontvangen de opdrachtgevers hierover uiterlijk 14 dagen voor vertrek bericht.
13. Vervoer
De opdrachtgever van de deelnemer zijn verantwoordelijk voor het vervoer van en naar de accommodatie. De kosten hiervoor komen voor rekening van de opdrachtgever van de deelnemer. Gedurende de gezinsvakantie zullen de deelnemers per auto vervoerd worden van en naar activiteiten. Door de deelnemer aan te melden geeft u toestemming de deelnemer per auto te vervoeren. Er is altijd sprake van een inzittendenverzekering en de bestuurder is in het bezit van een vereist rijbewijs. Indien de deelnemer wettelijk verplicht is gebruik te maken van een kinderzitje of stoelverhoger, dan dienen de opdrachtgever van de deelnemer deze aan het begin van de gezinsvakantie aan de begeleiding te geven.
14. Medicatie
Voorafgaand aan de gezinsvakantie dient opdrachtnemer een volledig en correct overzicht van de medicatie van de deelnemer te ontvangen. Opdrachtnemer zal zowel in het aanmeldingsformulier, als in het laatste vragenformulier vragen naar de medicatie van de deelnemer. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de tijdige aanlevering van een medicatieoverzicht. Tevens dienen zij ervoor te zorgen dat de begeleider van de deelnemer gedurende de gezinsvakantie over voldoende medicatie beschikt. De opdrachtgever blijft ten alle tijden verantwoordelijk voor het medicatiegebruik.
15. Aansprakelijkheid
15.1 Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor het zoekraken of kapot gaan van persoonlijke eigendommen of kleding van de deelnemer.
Deelname aan de gezinsvakantie geschiedt voor eigen risico. Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor schade als gevolg van waardevermindering van goederen of welke andere schade dan ook, welke direct of indirect gevolg zijn van de door opdrachtnemer geleverde diensten.
15.2.a Ingeval op een in de gezinsvakantiereis begrepen dienst een Verdrag, Verordening of wet van toepassing is dat een uitsluiting of beperking van aansprakelijkheid aan de dienstverlener toekent of toestaat, is de aansprakelijkheid van opdrachtnemer dienovereenkomstig uitgesloten of beperkt.
15.2.b Opdrachtnemer is evenmin aansprakelijk indien en voor zover de opdrachtgever/deelnemer zijn schade heeft kunnen verhalen uit hoofde van een verzekering, zoals bijvoorbeeld een reis- en/of annuleringsverzekering.
15.3 De in dit artikel opgenomen uitsluitingen en/of beperkingen van de aansprakelijkheid van opdrachtnemer gelden ook ten behoeve van vrijwilligers en werknemers van opdrachtnemer en betrokken dienstverleners, alsmede hun personeel, tenzij een Verdrag, Verordening of wet dit uitsluit.
16. Verplichtingen van de deelnemer en opdrachtgever
16.1 De deelnemer en opdrachtgever zijn verplicht tot naleving van alle aanwijzingen van opdrachtnemer ter bevordering van een goede uitvoering van de gezinsvakantie en zijn aansprakelijk voor schade veroorzaakt door hun ongeoorloofde gedragingen, te beoordelen naar de maatstaf van het gedrag van een correcte deelnemer en opdrachtgever.
16.2.a De deelnemer en opdrachtgever die zodanig hinder of last oplevert of kan opleveren, dat een goede uitvoering van een reis daardoor in sterke mate wordt bemoeilijkt of kan worden bemoeilijkt, kan door opdrachtnemer van (voortzetting van) de gezinsvakantie worden uitgesloten, indien van opdrachtnemer in redelijkheid niet kan worden gevergd dat de overeenkomst wordt nagekomen.
16.2.b Alle uit een situatie als bedoeld in lid 16.2.a. voortvloeiende kosten komen voor rekening van de opdrachtgever, indien en voor zover de gevolgen van hinder of last hem kunnen worden toegerekend. Indien en voor zover de oorzaak van de uitsluiting de deelnemer en opdrachtgever niet kan worden toegerekend, wordt hem restitutie van de reissom of een gedeelte daarvan verleend.
16.3 De deelnemer en opdrachtgever zijn verplicht eventuele schade te vermijden of zo veel mogelijk te beperken.
17. Kwaliteitsbeheer
Xxxxxxxxxxxxxxx doet opdrachtnemer er alles aan om de gezinsvakantie tot volle tevredenheid uit te voeren. Indien opdrachtgever tijdens de gezinsvakantie een onvolkomenheid constateert, meldt opdrachtgever de klacht direct bij de coördinator, zodat er tijdig of misschien direct een oplossing geboden kan worden. Als de klacht door de coördinator niet naar tevredenheid wordt opgelost, verzoeken wij opdrachtgever direct contact op te nemen met ons noodnummer (06 - 47 30 50 85) of het klachtenformulier in te vullen. Op de website van opdrachtnemer vindt u een klachtenformulier. De klachtencommissie zal de klacht verder afhandelen.
Indien niet aan de meldingsplicht en klachtrapportage wordt voldaan en opdrachtnemer daardoor niet in de gelegenheid is gesteld de tekortkoming te verhelpen, kan zijn eventuele recht op schadevergoeding worden beperkt of uitgesloten.
18. Slotbepalingen
18.1 Indien en voor zover op grond van de redelijkheid en billijkheid of het onredelijk bezwarend karakter op enige bepaling van deze algemene voorwaarden geen beroep kan worden gedaan, komt aan de desbetreffende bepaling wat betreft de inhoud en strekking in elk geval een zoveel mogelijk overeenkomstige betekenis toe, zodat daarop wel een beroep kan worden gedaan.
18.2 De nietigheid, de vernietiging of het buiten beschouwing laten van een bepaling van deze algemene voorwaarden of een deel daarvan heeft niet tot gevolg dat de overige bepalingen, nietig zijn, worden vernietigd, respectievelijk buiten beschouwing worden gelaten.
18.3 Indien opdrachtnemer in een voorkomend geval niet de strikte naleving van deze algemene voorwaarden verlangt, brengt dit niet mee dat deze voorwaarden niet van toepassing zouden zijn of dat opdrachtnemer het recht zou verliezen om in toekomstige, al dan niet soortgelijke, gevallen de strikte naleving van deze voorwaarden te verlangen.
18.4 Opdrachtnemer is te allen tijde bevoegd deze algemene voorwaarden te wijzigen.
19. Contact
Heeft u naar aanleiding van de algemene voorwaarden nog vragen, dan kunt u contact opnemen met:
Heppie Times Xxxxxxxxx 000
0000 XX Xxxxxx
Telefoon: 06 – 47 30 50 85 Website: xxx.xxxxxxxxxxx.xx Email: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx