SUBSIDIEOVEREENKOMST 2021-2024
SUBSIDIEOVEREENKOMST 2021-2024
tussen gemeente Doetinchem en Cultuurbedrijf Doetinchem
ingaande 1 januari 2021
versie
20 oktober 2020
Preambule
De gemeente Doetinchem, in dezen ingevolge artikel 171, lid 1 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de burgemeester, X. Xxxxxxx, dit ter uitvoering van het raadsbesluit op 17 december 2020, hierna te noemen “de gemeente”, en
Stichting Cultuurbedrijf Doetinchem, in dezen vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxx en mevrouw E. van de Haar, raad van bestuur Cultuurbedrijf, hierna te noemen “het Cultuurbedrijf”,
overwegende dat:
1. op 5 juni 2020 de drie toezichthoudende organen van resp. Schouwburg Amphion, Muziekschool Oost-Gelderland en de Gruitpoort hebben ingestemd met een bestuurlijke fusie tot een Cultuurbedrijf;
2. de medezeggenschapsorganen van resp. Schouwburg Amphion, Muziekschool Oost-Gelderland en de Gruitpoort een positief advies hebben gegeven inzake deze bestuurlijke fusie;
3. op 1 januari 2021 het Cultuurbedrijf Doetinchem als bestuurlijke eenheid van Schouwburg Amphion, Muziekschool Oost-Gelderland en de Gruitpoort van start gaat;
4. met deze fusie gewerkt wordt vanuit één begroting en één exploitatie onder leiding van één raad van bestuur en onder toezicht van één raad van toezicht;
5. dat de gemeenteraad op 28 mei 2020 heeft besloten in het eerste jaar 2021 een ongedeeld budget aan het Cultuurbedrijf te verlenen van € 2.289.500,- (inclusief indexering over 2021);
6. het raadsbesluit van 9 november 2017 op de businesscase het uitgangspunt vormt voor de bedrijfsvoering van het Cultuurbedrijf langs de inhoudelijke lijnen educatie, participatie en presentatie;
7. in de vorm van prestatieafspraken tussen Cultuurbedrijf en gemeente Doetinchem de resultaten worden geformuleerd waarvoor het Cultuurbedrijf subsidie wordt verleend;
8. jaarlijks de resultaten worden geëvalueerd en nieuwe prestatieafspraken worden geformuleerd voor het daaropvolgende jaar;
9. de gemeenteraad hierover per raadsmededeling wordt geïnformeerd;
komen het volgende overeen:
De gemeente verstrekt gedurende de periode van deze overeenkomst voor de werkzaamheden een budget aan het Cultuurbedrijf waarmee zij de activiteiten zal bekostigen onder de navolgende bepalingen en voorwaarden:
1. ALGEMEEN
1.1 Begripsomschrijvingen.
In deze overeenkomst wordt verstaan onder
a. Budget: het voor de afgesproken periode jaarlijks toegekende bedrag ten behoeve van de onder 4 bepaalde prestaties;
b. Boekjaar: een periode van 12 maanden, lopende van 1 januari tot en met 31 december;
x. xXXX: prijsmutatie van het Bruto Binnenlands Product.
1.2 De Algemene Subsidieverordening 2015 is van toepassing, tenzij in deze overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald.
1.3 Het inhoudelijk beleidskader dat aan deze overeenkomst ten grondslag ligt is door de ondertekenden partijen aanvaard.
1.4.Aan het einde van de looptijd vindt een evaluatie plaats en aanpassing van de bepalingen voor zover en waar dit door minimaal één van de partijen noodzakelijk en/of gewenst wordt geacht. Deze evaluatie start uiterlijk een half jaar voorafgaand aan de einddatum van de subsidieovereenkomst.
1.5 Partijen spreken de intentie uit de overeenkomst met vier jaar te verlengen.
2. PERIODE EN JAARCYCLUS
2.1 De afspraken in deze overeenkomst hebben een looptijd van 4 jaar. De ingangsdatum van deze overeenkomst is 1 januari 2021. De overeenkomst eindigt derhalve van rechtswege op 31 december 2024.
2.2. Per kalenderjaar worden de beleidsdoelen voor Het Cultuurbedrijf in onderlinge samenspraak met de gemeente Doetinchem geëvalueerd en opnieuw neergelegd in de Prestatieafspraken Cultuurbedrijf (betreffende jaar), met hierin de kwantitatieve en kwalitatieve doelstellingen voor het betreffende jaar. Dit document wordt jaarlijks voor 1 oktober door Het Cultuurbedrijf voorgelegd aan de gemeente.
2.3. Het Cultuurbedrijf dient de aanvraag om een jaarlijkse subsidie schriftelijk bij het college in voor 1 oktober van het jaar, voorafgaande aan het jaar waarvoor het de subsidie vraagt.
2.4. Het Cultuurbedrijf dient jaarlijks vóór 1 april een aanvraag tot vaststelling van de subsidie, over het voorafgaande jaar, in en doet hierbij de gemeente de verantwoordingsinformatie zoals omschreven in artikel 6.3 toekomen.
2.5. Via jaarlijkse beschikkingen, uiterlijk vóór 1 december van het lopende jaar, stelt de gemeente Het Cultuurbedrijf op de hoogte van het subsidiebudget voor het volgend jaar en de wijze van betaalbaarstelling.
3. BUDGETSUBSIDIE
3.1 Het budget bedraagt in het eerste volledige boekjaar 2021 € 2.289.500,- inclusief de indexering over 2021.
3.2 Het structurele budget wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de prijsmutatie van het Bruto Binnenlands Product (pBBP) zoals opgenomen in de meicirculaire voorafgaand aan het gemeentelijk begrotingsjaar voor dat begrotingsjaar.
3.3 Via jaarlijkse beschikkingen, uiterlijk vóór 31 december van het lopende jaar, stelt de gemeente het Cultuurbedrijf op de hoogte van het subsidiebudget voor het volgend jaar en de wijze van betaalbaarstelling. De subsidie wordt betaalbaar gesteld in vier termijnen. Bij het niet nakomen van de gemeente Doetinchem van de afspraken met betrekking tot
de uitbetaling van subsidievoorschotten zal door de gemeente Doetinchem een rentevergoeding, op basis van de wettelijke rente. De dagrente wordt gebaseerd op het daggeldtarief van de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG).
4. PRESTATIES
4.1 De prestaties van het Cultuurbedrijf omvatten de prestatievelden presentatie, educatie en participatie.
4.2 In bijlage 1 zijn de prestatievelden nader omschreven en deze prestatieafspraken vormen een integraal onderdeel van deze subsidieovereenkomst.
4.3 Het is het Cultuurbedrijf toegestaan activiteiten en opdrachten voor derden uit te voeren. De tarieven/prijzen die het Cultuurbedrijf aan derden rekent zijn gebaseerd op marktconforme tarieven.
5. SPECIFIEKE INSTELLINGSEIGEN AFSPRAKEN
5.1 Financiële verplichtingen die voortvloeien uit eigen beleid of wijze van bedrijfsvoering van het Cultuurbedrijf komen voor rekening van het Cultuurbedrijf.
5.2 Financiële verplichtingen die voortvloeien uit tussentijdse bezuinigingen als gevolg van gemeentelijk beleid komen voor rekening van de gemeente.
5.3 Het personeel in dienst van het Cultuurbedrijf voldoet aan de benoembaarheidseisen behorend bij de cao Nederlandse Podia, de cao Kunsteducatie dan wel de Car UWO.
6. COMMUNICATIE EN VERANTWOORDING
6.1 Gemeente en het Cultuurbedrijf hebben minimaal twee keer per jaar overleg waarin lopende zaken en contacten worden besproken en afgestemd.
6.2 Het Cultuurbedrijf legt de gemeente jaarlijks vóór 1 oktober een geactualiseerd Jaarwerkplan voor voor het komende jaar.
6.3 De instelling dient jaarlijks vóór 1 april een aanvraag tot vaststelling van de subsidie, over het voorafgaande jaar, in en doet hierbij de gemeente de jaarstukken over het voorafgaande jaar toekomen, tenminste inhoudende:
a. het jaarverslag over het voorafgaande jaar inhoudende een inhoudelijk verslag van en verantwoording over de uitgevoerde activiteiten;
b. de rekening en balans;
c. het financiële jaarverslag is voorzien van een goedkeurende verklaring van een accountant.
6.4 De gemeente toetst en beoordeelt de uitgevoerde activiteiten aan de hand van het jaarverslag op basis van de prestatieafspraken.
6.5 Afrekening vindt na vaststelling van de jaarrekening plaats. Als er sprake is van substantiële afwijkingen in de uitgevoerde activiteiten ten opzichte van hetgeen hierboven is aangegeven, dan kan dit aanleiding zijn tot terugvordering van een deel van het budget.
6.6 Binnen 1 maand na ontvangst van de jaarstukken worden het jaarverslag en de subsidievaststelling over het voorgaande jaar besproken. Vaststelling van de subsidie vindt
plaats binnen 12 weken na ontvangst van het jaarverslag en de jaarrekening. De vaststellingsbeschikking is vooraf met de instelling besproken.
7. AFSCHRIJVINGEN, RESERVES EN VOORZIENINGEN
7.1 Het Cultuurbedrijf vormt bestemmingsreserves voor vervangingsinvesteringen in de door haar te gebruiken panden. Het Cultuurbedrijf kent inzake de opbouw van deze reserve inspanningsverplichtingen. De Raad van Bestuur van het Cultuurbedrijf bepaalt jaarlijks welk gedeelte van een positief exploitatieresultaat aan deze bestemmingsreserve wordt toegevoegd.
7.2 De gemeente Doetinchem vormt per 2016 een bestemmingsreserve voor vervangingsinvesteringen waaraan jaarlijks € 50.000,- wordt toegevoegd vanuit het budget Cultuur. Het inzetten van deze reserve is een bevoegdheid van de gemeenteraad en het Cultuurbedrijf dient hiertoe een aanvraag te doen op het moment dat dit noodzakelijk wordt geacht.
7.3 Het Cultuurbedrijf neemt in haar begroting een analyse van het weerstandvermogen over de komende vier jaren op. Hierin worden de belangrijkste financiële risico’s en de weerstandscapaciteit gekwantificeerd..
7.4 De verhouding tussen de financiële risico’s en de beschikbare weerstandscapaciteit wordt uitgedrukt in een ratio voor het weerstandsvermogen. Voor de ratio geldt dat de ondernorm 0,8 en de bovennorm 1,2 bedraagt. Beneden de ondernorm dient Het Cultuurbedrijf maatregelen te nemen om de weerstandscapaciteit aan te vullen en/of de risico’s te beperken. Boven de norm heeft Het Cultuurbedrijf de ruimte om de weerstandscapaciteit in te zetten voor andere doeleinden.
7.5 Het is het Cultuurbedrijf toegestaan voorzieningen te vormen. Voor het vormen van voorzieningen dient de instelling schriftelijk goedkeuring te vragen aan het college van b&w. De besteding van deze gelden moet expliciet zijn vastgelegd en onderbouwd met een bestedingsplan.
7.6 Het is het Cultuurbedrijf toegestaan de geconsolideerde bestemmingsreserves en voorzieningen voor vervanging c.q. onderhoud consistent door te zetten.
8. CALAMITEITENREGELING
8.1 In geval van onvoorziene omstandigheden die bijvoorbeeld leiden tot grote (financiële) problemen en/of buitenproportionele stijging van kosten van de in deze overeenkomst opgenomen taken, kan het gemeentebestuur op verzoek van de instelling aan de hand van uitgebreide inhoudelijke en financiële informatie besluiten een aanvullend budgetsubsidie te verlenen. Hierbij behoudt de gemeente zich het recht voor een financieel onderzoek in te stellen bij de instelling, die aan een verzoek daartoe alle medewerking verleent.
8.2 In geval van omstandigheden die leiden tot beleidsaanpassing bij de gemeente Doetinchem kan de gemeente besluiten tot tussentijdse wijziging of bijstelling van de uitvoering van de overeenkomst. Hierbij moet gedacht worden aan aanpassingen als gevolg van nieuwe wetgeving of opgelegde bezuinigingen door de rijksoverheid. Wanneer dit leidt tot negatieve bijstelling van het budget neemt de gemeente hiervoor de algemeen geldende regels vanuit de Algemene wet bestuursrecht in acht.
9. GESCHILLEN
9.1 Geschillen uit deze overeenkomst zijn privaatrechtelijk van aard en moeten worden voorgelegd aan de burgerlijke rechter. De subsidiebeschikking is publiekrechtelijk van aard en geschillen kunnen worden voorgelegd aan de aan de commissie voor bezwaar van de gemeente Doetinchem.
BIJLAGEN
1. Prestatieafspraken Cultuurbedrijf Doetinchem 2021 2. Cultuurplan Cultuurbedrijf Doetinchem
Aldus in tweevoud overeengekomen tussen de gemeente Doetinchem en Stichting Cultuurbedrijf Doetinchem op xx december 2020.
Namens gemeente Doetinchem: Namens Stichting Cultuurbedrijf Doetinchem:
X. Xxxxxxx X. Xxxxxx, directeur-bestuurder
E. van de Haar, directeur-bestuurder