Uitleenovereenkomst
Haags Gemeentearchief uitleennr.
1. Instelling Haags Gemeentearchief Contactpersoon Mevr. xxx. X.X.X.X. xxx xxx Xxxxxxx Adres Postbus 12620
Postcode/plaats 2500 DL Den Haag Hierna te noemen het Haags Gemeentearchief En
2. Instelling Contactpersoon Adres Postcode/plaats
Hierna te noemen de aanvrager zijn het volgende overeengekomen:
Het Haags Gemeentearchief leent de objecten vermeld in bijlage 1 uit aan de aanvrager voor een nader overeengekomen uitleenperiode, onder de voorwaarden genoemd in bijlage 2. De bijlagen zijn aangehecht aan de uitleenovereenkomst.
Den Haag
Het Haags Gemeentearchief
Mevr. xxx. X.X.X.X. xxx xxx Xxxxxxx
De aanvrager
Haags Gemeentearchief, bezoekadres Xxxx 00, 0000 XX Xxx Xxxx, internetadres: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Bijlage 1: Uitleenovereenkomst
Naam van de tentoonstelling:
Periode uitlening:
Tijdsduur:
Locatie:
Totale verzekeringswaarde:
Kosten van de uitlening:
Inv. nr |
Vervaardiger |
Onderwerp |
Categorie |
Fysieke gegevens |
Verzekerde waarde in € |
Inv. nr |
Vervaardiger |
Onderwerp |
Categorie |
Fysieke gegevens |
Verzekerde waarde in € |
Inv. nr |
Vervaardiger |
Onderwerp |
Categorie |
Fysieke gegevens |
Verzekerde waarde in € |
Inv. nr |
Vervaardiger |
Onderwerp |
Categorie |
Fysieke gegevens |
Verzekerde waarde in € |
Inv. nr |
Vervaardiger |
Onderwerp |
Categorie |
Fysieke gegevens |
Verzekerde waarde in € |
Inv. nr |
Vervaardiger |
Onderwerp |
Categorie |
Fysieke gegevens |
Verzekerde waarde in € |
Inv. nr |
Vervaardiger |
Onderwerp |
Categorie |
Fysieke gegevens |
Verzekerde waarde in € |
Inv. nr |
Vervaardiger |
Onderwerp |
Categorie |
Fysieke gegevens |
Verzekerde waarde in € |
Inv. nr |
Vervaardiger |
Onderwerp |
Categorie |
Fysieke gegevens |
Verzekerde waarde in € |
Inv. nr |
Vervaardiger |
Onderwerp |
Categorie |
Fysieke gegevens |
Verzekerde waarde in € |
Opmerkingen
Aanvraag
1 Een aanvraag voor uitlening dient uiterlijk (niet later dan) drie maanden van te voren schriftelijk of per email te zijn ontvangen. De uitleenperiode gaat in per datum van afgifte van de objecten en vervalt per datum van de retourontvangst.
De uitleentermijn is maximaal drie maanden. De uitleenaanvraag dient vergezeld te gaan van specifieke inventarisnummers, beheersnummers of plaatscodes van de objecten. Als deze opgave ontbreekt, brengt het Haags Gemeentearchief onderzoekskosten in rekening.
Transport
2 Het Haags Gemeentearchief bepaalt de wijze van verpakking en de transportcondities. De kosten van transport van de objecten zijn voor rekening van de aanvrager. Het Haags Gemeentearchief behoudt zich het recht voor om in bijzondere gevallen het transport te begeleiden op kosten van de aanvrager.
3 De uitgeleende objecten mogen afgezien van heen- en retourtransport het gebouw van de bestemming niet verlaten.
4 De uit te lenen objecten dienen tijdens het vervoer en voor de duur van de uitleenperiode door en voor rekening van de aanvrager van vertrek tot en met retour (“van spijker tot spijker”) te worden verzekerd tegen (gedeeltelijk) verlies en diefstal tegen de door het Haags Gemeentearchief bepaalde waarde. De verzekering dient te worden afgesloten op basis van een Nederlandse ‘all-risk’ overeenkomst. Uiterlijk een week voor de uitleenperiode verstrekt de aanvrager een afschrift of bewijs van verzekering aan het Haags Gemeentearchief.
5 Indien één of meerdere uitgeleende objecten niet worden geëxposeerd, dient de aanvrager het Haags Gemeentearchief hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen. In overleg wordt een afspraak gemaakt over de retournering van het object.
Condities
6 De uitgeleende objecten dienen in de toestand waarin ze ter beschikking worden gesteld, vastgelegd in een door het Haags Gemeentearchief op te stellen conditierapport, te worden geëxposeerd. Objecten die ingelijst worden uitgeleend, mogen niet uit de lijsten worden verwijderd. Niet ingelijste objecten mogen alleen in gesloten vitrines worden geëxposeerd. De vitrine moet onmiddellijk na plaatsing van de objecten worden gesloten.
7 De objecten mogen slechts worden geëxposeerd onder de volgende klimatologische omstandigheden en condities:
• de relatieve luchtvochtigheid mag niet lager zijn dan 45 % en niet hoger dan 55%
• de temperatuur moet zo stabiel mogelijk zijn en beweegt zich maximaal tussen 18 en 23 graden Celsius.
• de lichtsterkte waaraan de objecten worden blootgesteld bedraagt per object niet meer dan 50 lux;
• ultraviolette straling blijft onder 75 microwatt lumen;
• de objecten moeten worden beschermd tegen de invloed van schadelijke stoffen, schimmels en ongedierte, vocht en vuil.
8 Tijdens uren waarin het gebouw waar de objecten zich bevinden voor derden toegankelijk is, dient bewaking aanwezig te zijn. De uitgeleende objecten mogen uitsluitend worden geëxposeerd in gebouwen of delen van gebouwen die ook buiten de openingstijden voldoende beveiligd zijn tegen diefstal, brand, inbraak, vermissing en beschadiging.
Verwijzing en reproductie
9 De aanvrager is verplicht te vermelden dat het object is geleend van het Haags Gemeentearchief.
Deze verwijzing dient in catalogi, bijschriften en op andere voor het publiek bestemde aanwijzingen altijd en uitsluitend volledig te worden vermeld als: Collectie Haags Gemeentearchief.
10 De aanvrager verplicht zich een exemplaar van de tentoonstellingscatalogus aan het Haags Gemeentearchief te schenken.
11 De aanvrager draagt er zorg voor dat de objecten niet in een andere samenstelling worden gebruikt of op een andere wijze worden openbaar gemaakt, verveelvoudigd of verspreid dan waarvoor toestemming is verleend en vrijwaart het Haags Gemeentearchief ter zake voor alle aanspraken van derden.
12 Uitgeleende objecten mogen niet worden gefotografeerd, gekopieerd of op andere wijze gereproduceerd, tenzij daartoe door het Haags Gemeentearchief uitdrukkelijk toestemming is verleend.
13 De aanvrager is verplicht om –indien bekend- de bron en naam van de auteursrechthebbende te vermelden.
Algemene bepalingen
14 Indien niet wordt voldaan aan de condities, zoals genoemd in artikel 7 en 8, behoudt het Haags Gemeentearchief zich het recht voor om uitgeleende objecten met onmiddellijke ingang terug te halen. Het Haags Gemeentearchief is gemachtigd om metingen te doen en controles uit te voeren. De gemeentearchivaris van Den Haag als vertegenwoordiger van het Haags Gemeentearchief of haar gemachtigde mag de uitgeleende objecten te allen tijde kosteloos bezichtigen.
15 Indien niet wordt voldaan aan bepaling artikel 11 behoudt het Haags Gemeentearchief zich het recht voor om de daaruit voortvloeiende schade te verhalen op de aanvrager.
16 In geval van vermissing of beschadiging van één of meerdere uitgeleende objecten, dan wel anderszins niet nakomen van dit reglement dient de aanvrager het Haags Gemeentearchief direct daarvan op de hoogte te stellen. De kosten voor het herstellen van beschadigingen aan uitgeleende objecten, anders dan die vastgelegd zijn in het conditierapport, komen voor rekening van de aanvrager.
17 Uit de naleving van bovenstaande bepalingen ontstaat voor de aanvrager geen recht op restitutie of vergoeding van schade - reeds geleden of nog te lijden, uit welke oorzaak ook ontstaan.
18 Onverminderd bovenstaande bepalingen aanvaardt de aanvrager alle verantwoordelijkheid en risico, aan het beheer van de objecten verbonden.
19 Voor zover daarvan hierboven niet nadrukkelijk is afgeweken, zijn de wettelijke bepalingen ten aanzien van de uitgeleende objecten van kracht.
20 Op de uitleenovereenkomst en dit reglement en op de totstandkoming en interpretatie, is Nederlands recht van toepassing.
21 Als er een geschil ontstaat met betrekking tot de (totstandkoming van de) overeenkomst of de uitvoering daarvan, dan is elk der partijen gerechtigd het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar het Haags Gemeentear- chief gevestigd is.