Contract bepaalde duur Salarisschaal: B111 (deskundige)
functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken zoekt een
dossierbeheerder Rampenfonds
Contract bepaalde duur Salarisschaal: B111 (deskundige)
Je activiteit bepaalt je werkplek. Je kan dus zowel op kantoor in Brussel werken, van thuis uit of op een satellietkantoor werken.
Vacaturenummer:8234
Je kan solliciteren tot en met: 16 november 2022
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
1. Werken als dossierbeheerder Xxxxxxxxxxx in het kort 2
2. Over Departement Kanselarij en Buitenlandse ZakenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3. Jouw takenpakket in een notendop 2
4.3. kennis en vaardigheden van een dossierbeheerder Rampenfonds 5
4.4. Pluspunten Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
4.5. Bijkomende verwachtingen Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
6.1. Module 1: eerste screening 7
6.2. Module 2: screening competenties 7
6.3. Module 3: functiespecifieke screening 7
6.4. Niet nodeloos hertesten 8
8. Heb je redelijke aanpassingen nodig? 9
1. WERKEN ALS DOSSIERBEHEERDER XXXXXXXXXXX IN HET KORT
Ook dat nog! Dat dacht de boer toen door uitzonderlijke droogte zijn oogst verloren ging. Vorig jaar had hij ook al pech. Toen ging zijn oogst verloren door overstromingen. Ook dat nog! Dat dachten mensen toen grote hagelbollen uit de lucht vielen. Gelukkig zijn wij er dan.
Het Vlaams Rampenfonds zorgt ervoor dat schadelijders van een als ramp erkend weersfenomeen snel en efficiënt vergoed worden voor de geleden schade. Ook in Vlaanderen werden we in de afgelopen jaren namelijk geconfronteerd met uitzonderlijke weersverschijnselen.
Om deze schadedossiers tijdig af te handelen, is het Vlaams Rampenfonds op zoek naar een dossierbeheerder.
Hoe werkt het Vlaams Rampenfonds?
Wie schade leed door een erkende natuurramp, kan een vergoeding aanvragen bij het Vlaams Rampenfonds. Dossierbeheerders kijken dan voor elke aanvraag of ze ontvankelijk is, bepalen het steunbedrag en zorgen voor de uitbetaling. Om het steunbedrag voor schade aan teelten te bepalen, zetten we externe landbouwexperten in.
Waarom kijken we uit naar jou?
We ontvingen meer steunaanvragen dan gewoonlijk, maar willen toch snel en correct uitbetalen. Daarom zoeken we iemand die ons team van dossierbeheerders wil versterken.
Xxxx hieronder meer over het gezochte profiel en hoe de sollicitatieprocedure verloopt. Xxxx zeker ook naar de andere profielen die we zoeken bij het team Vlaams Rampenfonds.
2. FUNCTIECONTEXT
Het team Rampenfonds situeert zich binnen de afdeling Kanselarij van het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken. Dit departement biedt strategische en operationele ondersteuning aan de minister- president van de Vlaamse Regering voor een slagkrachtig Vlaams optreden in binnen- en buitenland. Je leest er meer over op Xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx en buitenlandse zaken.
3. XXXX TAKENPAKKET IN EEN NOTENDOP
Analyseren en verwerken van ontvangen aanvragen voor een vergoeding bij algemeen erkende rampen. Mee formuleren van een (voorstel van) vergoedingsbeslissing. Nazicht en controle van de opgestelde voorstellen van vergoedingsbeslissing.
Zodra je ingewerkt bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat | Voorbeelden van activiteiten |
Vervolledigen dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier. | • Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende aanvraagdossiers • Ontbrekende gegevens opvragen • Verzamelen van informatie en gegevens bij externen • Administratief opvolgen van de aanvraagdossiers doorheen de opeenvolgende procedurestappen • Gegevens van de aanvraagdossiers verwerken • De documenten van de aanvraagdossiers beheren |
Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te formuleren. | • Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering • Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures • Alle relevante elementen uit het dossier analyseren en interpreteren |
(Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (xx.xx functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. | • Uitwerken van een voorstel van vergoedingsbeslissing |
Communicatie en contacten Xxxxxx de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. | • Vragen over het verloop en de behandeling van het aanvraagdossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden • Het expertiseverslag en de vergoedingsbeslissing aan de betrokkene bezorgen en toelichten • Klanten informeren over de procedure rampenschade • Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen • Informatie uitwisselen over de aanvraagdossiers • Overleg voeren met de teamleden en afspraken maken met het team om tot een gezamenlijk resultaat te komen |
Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en teamniveau te optimaliseren. | • De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek • Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten • Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie |
• Vakkennis ontwikkelen en actualiseren | |
Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. | • Nakijken of alle termijnen gerespecteerd worden • Klachten behandelen • Meewerken bij de behandeling van beroepsprocedures |
4. WIE BEN JIJ?
Op het moment van je sollicitatie beschik je al over:
• een bachelordiploma1.
Behaalde jij je diploma buiten de Benelux? Laat je diploma dan gelijkstellen door NARIC-Vlaanderen om te kunnen starten bij de Vlaamse overheid (meer info op xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/).
Werk je al binnen de Vlaamse overheid? Dan kan je deelnemen via horizontale mobiliteit als je contractueel in dienst bent in een job met:
• eenzelfde of hogere salarisschaal als de rang van deze openstaande vacature;
• ofwel een geldelijke loopbaan binnen dezelfde of hogere rang als deze van de openstaande vacature.
Meer weten over horizontale mobiliteit? Neem een kijkje op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxx- uitdaging-via-horizontale-mobiliteit.
Neem voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden contact op met de selectieverantwoordelijke (Xxxxxx Xxxxxxx, xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx, 0492 15 18 05).
Voor de functie van dossierbeheerder Xxxxxxxxxxx heb je onderstaande persoonsgebonden competenties nodig. Deze worden getest gedurende de selectieprocedure.
• Verantwoordelijkheid nemen: je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
1 Of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot het niveau X binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00
• Samenwerken: je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
• Analyseren: je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2)
• Oordeelsvorming: je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2)
• Klantgerichtheid: je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
• Zorgvuldigheid: je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.
4.3. KENNIS EN VAARDIGHEDEN VAN EEN DOSSIERBEHEERDER RAMPENFONDS
• Je beschikt over administratief-organisatorische vaardigheden
• Je hebt een goede kennis van Office 365 en meer in het bijzonder van , SharePoint, Teams en Outlook.
• Je beschikt over goede mondelinge communicatievaardigheden
• Je bent bereid je snel in te werken het dossierbeheerssysteem en andere toepassingen
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
• Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
• Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
• Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
5. WAT BIEDEN WE JOU?
• Je komt terecht in een organisatie waar je een bijdrage kan leveren aan de maatschappij. Samen anticiperen we op evoluties en behoeften die actueel zijn in de samenleving.
• Je krijgt een contract van bepaalde duur (2 jaar)
• Je krijgt een salaris op basis van vastgelegde salarisschalen. Er zijn verschillende factoren die het salaris bepalen, jouw individuele situatie heeft ook invloed. Je kan alvast een kijkje nemen op onze salarissimulator en onderstaande informatie gebruiken:
o niveau van de functie: B
o graad: deskundige
o salarisschaal: B111
• De manager kan ervoor kiezen om ook je relevante beroepservaring mee te nemen in de berekening van je salaris. Zowel ervaring in de privé als in de openbare sector komen hiervoor in aanmerking.
• Jouw aanbod van extralegale voordelen:
o Maaltijdcheques (€7 per gewerkte dag waarvan €5,91 wordt betaald door de werkgever en €1,09 door de werknemer via een maandelijkse inhouding op het nettoloon)
o Professionele kinderopvang tijdens de schoolvakanties in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) voor kinderen tussen 3 en 14 jaar
o Gratis openbaar vervoer van en naar je werk of een fietsvergoeding voor je woon- werkverkeer. Je hebt de keuze uit verschillende flexibele vervoersformules, of een combinatie, waarbij de Vlaamse overheid de meest duurzame verplaatsingen het meest stimuleert.
o Aanvullend pensioen
• Je kan verschillende bijscholingen, vormingen of opleidingen volgen binnen de Vlaamse overheid. Daarnaast kan je zelf aan de slag om jouw loopbaan onder de loep te nemen, hiervoor reiken we verschillende tools aan.
• Wij hechten veel belang aan de werk- privébalans van onze werknemers. Je krijgt 35 dagen vakantie per jaar en bovendien kan je in alle rust genieten van de eindejaarsfeesten want je bent vrij tussen kerstdag en Nieuwjaar!
• Je activiteit bepaalt je werkplek. Bij de meeste functies kan je dus zowel op kantoor, van thuis uit of op een satellietkantoor werken.
• Je inwerkperiode bestaat uit 4 maanden.
• Werk je al binnen de Vlaamse overheid? Bekijk zeker de bijkomende informatie in de voetnoot2.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?
xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxx
6. SELECTIEPROCEDURE
Door onvoorziene omstandigheden kan het mogelijk zijn dat we de timing en/of aard van de selectie onverwacht zullen aanpassen. Als dat het geval is, brengen we je tijdig op de hoogte
Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Als je hiervoor geschikt wordt bevonden, kan je later deelnemen aan een bevorderingsfunctie of een functie via de horizontale mobiliteit.
2Als je solliciteert via horizontale mobiliteit moet je binnen de drie maanden na de selectiebeslissing starten in je nieuwe job.
Je behoudt minimaal de werkervaring die al werd gevaloriseerd. Het is mogelijk dat er nog extra werkervaring wordt gevaloriseerd.
Deze selectieprocedure valt onder het objectief wervingssysteem. Dit betekent voor jou dat wanneer je een geschikte eindbeoordeling krijgt, je in de toekomst mee kan doen aan bevorderingsfuncties of functies via horizontale mobiliteit.
6.1. MODULE 1: EERSTE SCREENING
6.1.1. Cv-screening
Aan de hand van jouw sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie punt 4.1). Voldoe je aan de deelnemingsvoorwaarden? Dan kan je meedoen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening is in de week van 17 november 2022.
6.1.2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst
In deze tweede selectiefase beoordelen een selectieverantwoordelijke en collega(’s) van het departement je kandidatuur op:
• Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen
• Eerste toetsing van je technische competenties
Dit gebeurt aan de hand van de vragen in het sollicitatieformulier.
De beoordeling gebeurt in de week van 17 november 2022. (datum onder voorbehoud)
Deze voorselectie is eliminerend. Om door te gaan naar de volgende module moet je bij een standaardvragenlijst minstens 50% behalen op het geheel van de criteria én behoren tot de 9 hoogst scorende kandidaten. Als een van de 9 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.
6.2. MODULE 2: SCREENING COMPETENTIES
Tijdens een interview en op basis van een persoonlijkheidsvragenlijst, worden volgende competenties bevraagd:
• Verantwoordelijkheid nemen
• Samenwerken
• Analyseren
• Oordeelsvorming
• Klantgerichtheid
• Zorgvuldigheid
Een selectieverantwoordelijke en collega(’s) van de wervende entiteit nemen deze screening af.
Deze module vindt plaats in Brussel (of via ons digitaal platform) op 5 of 7 december 2022 (datum onder voorbehoud).
6.3. MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING
Tijdens een jurygesprek met case beoordelen de selectieverantwoordelijke en collega(’s) van de entiteit volgende criteria:
• Je motivatie
• Je visie op en inzicht in de functie
• Je technische competenties
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Deze module is eliminerend en vindt samen met module 2 plaats in Brussel (of via Microsoft Teams) op 5 of 7 december 2022 (datum onder voorbehoud).
Je ontvangt een eindresultaat (“geslaagd” of “niet geslaagd”) op basis van het totaalbeeld uit module 2 en
3. De lijnmanager beslist wie de functie zal opnemen.
Wie slaagt, maar nu niet wordt gekozen, wordt opgenomen in de wervingsreserve.
In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement. Zie redelijke aanpassingen.
Heb je reeds in de voorbije zeven jaar een vergelijkbare test en/of een positieve competentiescreening binnen de Vlaamse overheid afgelegd, dan kan je gebruik maken van het principe van niet nodeloos hertesten. Je kiest er zelf voor of je de testen en/of competentiescreening wilt hergebruiken, het is geen verplichting.
Wens je hier gebruik van te maken, voeg dan bij je sollicitatie het rapport van de eerder afgelegde test(en) en/of competentiescreening toe. Let wel, het is nog altijd de selector en de lijnmanager die beslissen of dit toegepast kan worden in de selectieprocedure. Bij deze beslissing wordt er rekening gehouden met de gelijkwaardigheid van de testen, het verschil in de competenties, de vergelijkbaarheid tussen kandidaten, …
7. HOE SOLLICITEER JE?
Solliciteer ten laatste op 16 november 2022 via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
• Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na.
• Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie.
Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of telefonisch op T 02 553 01 08. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Xxxxxxxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx.
Je sollicitatie is enkel geldig als je het online sollicitatieformulier ten laatste op 14 november 2022 én in het Nederlands hebt ingediend (zo nodig met een kopie van je diploma). Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.
8. XXX JE REDELIJKE AANPASSINGEN NODIG?
De Vlaamse overheid wil de diverse samenleving weerspiegelen en selecteert op basis van kwaliteiten en vaardigheden los van geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Heb je bepaalde aanpassingen nodig? Weet dat de Vlaamse overheid redelijke aanpassingen voorziet in het selectieproces.
We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan voorzien wij ondersteunende maatregelen zodat jij jouw job kan uitvoeren.
Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het sollicitatieformulier aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken.
9. NOG VRAGEN?
Heb je nog een vraag over de functie? Neem dan contact op met:
Xxxxx xxx Xxxx teamverantwoordelijke a.i. xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx tel 0000 00 00 00
Heb je nog een vraag over de selectieprocedure? Neem dan contact op met:
Xxxxxx Xxxxxxx selectieverantwoordelijke xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx tel 0000 00 00 00
10. FEEDBACK
Wij verwachten dat deze selectieprocedure afgerond is tegen midden december 2022.
Na het ontvangen van je eindresultaat (geslaagd/niet geslaagd) kan je feedback opvragen. Stuur een e- mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx en vermeld het vacaturenummer.
11. RESERVE EN GELDIGHEID
Wanneer er opnieuw een vacature is voor deze functie, zal de entiteit geen volledige nieuwe sollicitatieprocedure organiseren, maar de kandidaten uit de wervingsreserve contacteren. Als je dus slaagt voor deze selectieprocedure, maar de functie nu niet opneemt of aangeboden wordt, dan kun je in de toekomst nog gecontacteerd worden voor deze functie om te bespreken of je nog geïnteresseerd bent om aan de slag te gaan in de functie van dossierbeheerder rampenfonds.
Naar aanleiding van deze selectie leggen we een wervingsreserve (zonder rangschikking) aan voor de functie van dossierbeheerder Rampenfonds bij het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken. Een wervingsreserve is een lijst met personen die via de selectieprocedure geslaagd zijn voor deze functie.
Deze reserve is voor 2 jaar geldig en dit vanaf het einde van de selectieprocedure. In deze periode kan de entiteit je een concreet aanbod doen. De reserve wordt verlengd indien gewenst door het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken.
De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
De reserve is ook geldig voor openstaande vacatures van dossierbeheerder Xxxxxxxxxxx op andere standplaatsen.