PROCURATIEREGELING 2023 STICHTING WOONSTAD ROTTERDAM
PROCURATIEREGELING 2023 STICHTING WOONSTAD ROTTERDAM
Ingangsdatum: 1 januari 2023
1 INLEIDING
De procuratieregeling houdt in, dat aangewezen functionarissen binnen de daaraan gestelde grenzen bevoegdheid (volmacht) hebben tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Woonstad Rotterdam.
Ten aanzien van de bevoegdheden van de leden van de Raad van Bestuur wordt verwezen naar de Statuten en het Reglement Raad van Bestuur van stichting Woonstad Rotterdam.
2 ALGEMENE BEPALINGEN
2.1 De toegekende bevoegdheden (bijlage) worden uitgeoefend binnen de statutaire kaders van stichting Woonstad Rotterdam.
2.2 De toegekende bevoegdheden worden uitgeoefend binnen het kader van de taken en verantwoordelijkheden, zoals deze voor de desbetreffende functionaris zijn opgenomen in functiebeschrijvingen en managementcontracten.
2.3 De toegekende bevoegdheden worden uitgeoefend binnen de kaders van de door de Raad van Bestuur vastgestelde jaar- en meerjarenplannen, jaarbegroting, ondernemingsplan, regelingen en statuten, evenals overige door de Raad van Bestuur genomen besluiten.
2.4 De functionaris aan wie bevoegdheden zijn toegekend, dient op een door Woonstad Rotterdam voorgeschreven wijze verantwoording af te leggen over de uitoefening van de bevoegdheden.
2.5 Alle genoemde bedragen zijn inclusief BTW.
2.6 Transacties met financiële instellingen vallen buiten deze regeling, tenzij de bevoegdheid daartoe voortvloeit uit de onder de punten 2.2 en 2.3 genoemde documenten en besluiten.
3 PROCURATIE
3.1 Binnen deze regeling worden de volgende procuraties onderscheiden.
Procuratiehouder A1 Klant & Strategie
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tweehonderd- vijftigduizend euro (€ 250.000,00).
Procuratiehouder A2 Bedrijfsvoering
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tweehonderdvijftig- duizend euro (€ 250.000,00).
▪ Is, in afwijking van het bepaalde in punt 3.2, bevoegd tot het doen van betalingen, ongeacht de hoogte ervan, indien en voor zover de verplichting daartoe voortvloeit uit een door de Raad van Bestuur goedgekeurd (project)besluit.
▪ Is, in afwijking van het bepaalde in punt 3.2, bevoegd tot het goedkeuren van een betaalopdracht voor de aan- of terugkoop van een eenheid/woning tot driehonderdduizend euro (€ 300.000).
Procuratiehouder A3 Verhuur & Vastgoed
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tweehonderdvijftigduizend euro (€ 250.000,00).
▪ Is, binnen de kaders van een door de Raad van Bestuur goedgekeurd (project)besluit 1, bevoegd om de volgende rechtshandelingen te verrichten:
- het aangaan van grondreserveringsovereenkomsten
- het overeenkomen van stedenbouwkundige randvoorwaarden met de gemeente
- het aanvragen van omgevingsvergunningen
- het aangaan van grondtransacties met de gemeente
- het aangaan van xxxxxxxxxxxxxxxxxx met derden
▪ Is, binnen de kaders van een door de Raad van Bestuur goedgekeurd Projectbesluit 2, bevoegd om de volgende rechtshandelingen te verrichten:
- het aangaan van koop-of aannemingsovereenkomsten
- het beëindigen van in het vorige punt genoemde overeenkomsten
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe rechtshandelingen, ongeacht de hoogte ervan, ter zake van individuele verkopen op basis van een door de Raad van Bestuur genomen besluit met betrekking tot verkoop van meerdere panden, een complex of een project.
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe rechtshandelingen, ongeacht de hoogte ervan, ter zake van individuele aankopen of verkopen op basis van een door de Raad van Bestuur genomen besluit in het kader van een aankoop-, verbeterings- of verkoopproject.
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe rechtshandelingen ter zake van individuele aankopen op basis van een door de Raad van Bestuur genomen totaalbesluit.
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe rechtshandelingen ter zake van individuele terugkoop als gevolg van MVE/MGE-verplichtingen.
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe rechtshandelingen ter zake van individuele verkoop van als MVE/MGE bestempelde panden.
▪ Is bevoegd tot het aangaan van rechtshandelingen, behorend bij het splitsen van complexen in appartementsrechten, inclusief het oprichten van de Vereniging van Eigenaren, en deze te doen inschrijven in het Kadaster.
Procuratiehouder A4 Buurten
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tweehonderdvijftigduizend euro (€ 250.000,00).
▪ Is bevoegd tot het aangaan van huurcontracten van niet-woonruimte, zoals o.a. winkelruimten, kantoorruimten, bedrijfsruimten, alsmede het bepalen van de huurprijs daarvan.
▪ Is bevoegd tot het aangaan van rechtshandelingen, behorend bij het splitsen van complexen in appartementsrechten, inclusief het oprichten van de Vereniging van Eigenaren, en deze te doen inschrijven in het Kadaster.
Procuratiehouder B
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijftigduizend euro (€ 50.000,00).
Procuratiehouder B1
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijftigduizend euro (€ 50.000,00).
▪ Is, in afwijking van het bepaalde in punt 3.2, bevoegd tot het doen van betalingen, ongeacht de hoogte ervan, indien en voor zover de verplichting daartoe voortvloeit uit een door de Raad van Bestuur goedgekeurd projectbesluit.
▪ Is bevoegd, bij afwezigheid van de Directeur Verhuur & Vastgoed, handelingen te verrichten binnen het systeem HB Vastgoed (PO & Ontwikkeling), indien en voor zover deze handelingen binnen de bevoegdheid vallen van de desbetreffende directeur, overeenkomstig onderhavige procuratieregeling.
Procuratiehouder B2
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijftigduizend euro (€ 50.000,00).
▪ Is bevoegd om (in Wocas) termijnbonnen af te tekenen, ongeacht de hoogte van het bedrag.
Procuratiehouder B3
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijftigduizend euro (€ 50.000,00).
▪ Is bevoegd tot het aangaan van arbeidsovereenkomsten voor personeelsleden beneden MT-niveau.
Procuratiehouder B4
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijftigduizend euro
(€ 50.000,00).
▪ Is bevoegd tot het aangaan van rechtshandelingen ter zake van individuele terugkoop ingevolge MVE/MGE-verplichtingen, voor zover de terugkoopprijs niet afwijkt van de taxatiewaarde.
Procuratiehouder C
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintigduizend euro (€ 25.000,00).
Procuratiehouder C1
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintigduizend
euro (€ 25.000,00).
▪ Is bevoegd tot het aangaan van huurcontracten voor bedrijfsruimten met een huurprijs op maandbasis tot € 3.000,00 per maand, voor zover de gevraagde huurprijs overeenkomt met de markthuur.
Procuratiehouder C2
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintigduizend
euro (€ 25.000,00).
▪ Is bevoegd tot het aangaan van rechtshandelingen ter zake van individuele terugkoop ingevolge MVE/MGE-verplichtingen, voor zover de terugkoopprijs niet afwijkt van de taxatiewaarde.
Procuratiehouder C3
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintigduizend euro (€ 25.000,00).
▪ Is bevoegd tot het aangaan van huurcontracten voor woonruimten met een huurprijs op maandbasis tot de liberalisatiegrens , voor zover de gevraagde huurprijs overeenkomt met de labelhuur.
Procuratiehouder C4
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintigduizend euro (€ 25.000,00).
▪ Is bevoegd tot het aangaan van huurcontracten voor woonruimten met een huurprijs op maandbasis tot € 1.500,00 per maand, voor zover de gevraagde huurprijs overeenkomt met de labelhuur.
Procuratiehouder C5
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintigduizend euro (€ 25.000,00).
▪ Is bevoegd tot het aangaan van huurcontracten voor woonruimten met een huurprijs op maandbasis tot € 2.000,00 per maand, voor zover de gevraagde huurprijs overeenkomt met de labelhuur.
Procuratiehouder D
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tienduizend euro (€ 10.000,00).
Procuratiehouder D1
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tienduizend euro
(€ 10.000,00). Deze bevoegdheid geldt uitsluitend voor verplichtingen die betrekking hebben op het regulier functioneren van de Ondernemingsraad en die budgettair passen binnen de door de Raad van Bestuur goedgekeurde begroting.
Procuratiehouder D2
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot tienduizend euro (€ 10.000,00).
▪ Is bevoegd om (in Wocas) termijnbonnen af te tekenen, ongeacht de hoogte van het bedrag.
Procuratiehouder E
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintighonderd euro (€ 2.500,00).
Procuratiehouder E1
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintighonderd euro (€ 2.500,00).
▪ Is bevoegd tot het aangaan van huurcontracten “in opdracht van de manager” voor woonruimten met een huurprijs op maandbasis tot € 2000,00 per maand, voor zover de gevraagde huurprijs overeenkomt met de labelhuur.
Procuratiehouder E2
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintighonderd euro (€ 2.500,00).
▪ Is bevoegd tot het aangaan van huurcontracten “in opdracht van de manager” voor woonruimten met een huurprijs op maandbasis tot € 1500,00 per maand, voor zover de gevraagde huurprijs overeenkomt met de labelhuur.
Procuratiehouder E3
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot vijfentwintighonderd euro (€ 2.500,00).
▪ Is bevoegd tot het aangaan van huurcontracten “in opdracht van de manager” voor woonruimten met een huurprijs op maandbasis tot € 800,00 per maand, voor zover de gevraagde huurprijs overeenkomt met de labelhuur.
Procuratiehouder F
▪ Is bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot twaalfhonderd en tien euro (€ 1.210,00) ten behoeve van het verrichten van reparaties.
3.2 De bevoegdheid tot het aangaan van een enkelvoudige externe verplichting tot een bepaald bedrag impliceert de bevoegdheid tot het doen van een betaling of betalingen die uit deze verplich- ting voortvloeit/voortvloeien tot aan dat bepaalde bedrag.
In onderstaand overzicht is weergegeven aan welke functionaris welke procuratie toekomt.
1 Directeur Klant & Strategie | Klant & Strategie | Procuratiehouder A1 |
2 Directeur Bedrijfsvoering | Bedrijfsvoering | Procuratiehouder A2 |
3 Directeur Verhuur & Vastgoed | Verhuur & Vastgoed | Procuratiehouder A3 |
4 Directeur Buurten | Buurten | Procuratiehouder A4 |
5 Senior Manager Strategie & Beleid | Klant & Strategie | Procuratiehouder B |
6 Bestuurssecretaris | Bestuur | Procuratiehouder B |
7 Manager XxX | Xxxxxxx & Vastgoed | Procuratiehouder B |
8 Manager Portfolio | Klant & Strategie | Procuratiehouder B |
9 Senior Manager ICT | Bestuur | Procuratiehouder B |
10 Senior Manager Digitale Informatie & Transformatie | Bestuur | Procuratiehouder B |
11 Manager Facilitaire Zaken | Bedrijfsvoering | Procuratiehouder B |
12 Manager Inkoop en Contractmanagement | Bedrijfsvoering | Procuratiehouder B1 |
13 Manager Ontwikkeling | Verhuur & Vastgoed | Procuratiehouder B1 |
14 Manager Planmatig Onderhoud (PO) | Verhuur & Vastgoed | Procuratiehouder B1 |
15 Manager Onderhoud Niet Planmatig | Verhuur & Vastgoed | Procuratiehouder B2 |
16 Senior Manager Personeel & Organisatieontwikkeling | Bestuur | Procuratiehouder B3 |
17 Manager Ver- & Aankoop | Verhuur & Vastgoed | Procuratiehouder B4 |
18 Manager VVE-V | Buurten | Procuratiehouder B4 |
19 Manager Wijkbeheer | Buurten | Procuratiehouder C |
20 Manager Wijkverbetering Buurten Procuratiehouder C
21 Manager Incasso Buurten Procuratiehouder C
22 Manager Klantcontacten Klant & Strategie Procuratiehouder C
23 Teamleider VvE Verhuur & Vastgoed Procuratiehouder C
24 Teamleider VVE-Vertegenwoordiging Buurten Procuratiehouder C
25 Manager Business Reporting Bedrijfsvoering Procuratiehouder C
26 Manager Risk & Control Bedrijfsvoering Procuratiehouder C
27 Manager Administraties Bedrijfsvoering Procuratiehouder C
28 Financieel Adviseur Bedrijfsvoering Procuratiehouder C
29 Projectmanager (senior/medior/junior) Verhuur & Vastgoed Procuratiehouder D
30 Assetmanager Buurten Procuratiehouder C
31 Manager Bedrijfshuisvesting Buurten Procuratiehouder C1
32 Manager Xxxxxxx Xxxxxxx & Vastgoed Procuratiehouder C3
33 Manager Bewonersbegeleiding Projecten Buurten Procuratiehouder C3
34 Manager Stadswonen Rotterdam Verhuur & Vastgoed Procuratiehouder C4
35 Manager Vrije Sector Xxxx Xxxxxxx & Vastgoed Procuratiehouder C5
36 Manager Interne Audit Dienst Bestuur Procuratiehouder D
37 Projectcoördinator (senior) Xxxxxxx & Vastgoed Procuratiehouder D
38 Manager Marketing & Communicatie Klant & Strategie Procuratiehouder D
39 Procesmanager Wijken Buurten Procuratiehouder D
40 Projectleider Wijken Buurten Procuratiehouder D
41 Procesregisseur Strategie Klant & Strategie Procuratiehouder D
42 Teamleider Klantcontacten Klant & Strategie Procuratiehouder D
43 Coördinator Incasso Buurten Procuratiehouder D
44 Teamleider Xxxxxxx Xxxxxxx & Vastgoed Procuratiehouder D
45 Teamleider Sociaal Beheer Buurten Procuratiehouder D
46 Teamleider Buurtbeheer Buurten Procuratiehouder D
47 Teamleider Bewonersbegeleiding Projecten Buurten Procuratiehouder D
48 Coördinator Xxxxxxx Xxxxxx & Projecten Buurten Procuratiehouder D
49 VvE-Xxxxxxxxx Xxxxxxx & Vastgoed Procuratiehouder D
50 Eigenaar- en Bestuur vertegenwoordiger Buurten Procuratiehouder D
51 Teamleider ICT Dienstverlening Bestuur Procuratiehouder D
52 ICT-adviseur Bestuur Procuratiehouder D
53 (Senior) Adviseur Portfolio Klant & Strategie Procuratiehouder D
54 Ontwikkelmanager Klant & Strategie Procuratiehouder D
55 Adviseur P&O Bestuur Procuratiehouder D
56 Businesspartner P&O Bestuur Procuratiehouder D
57 Voorzitter Ondernemingsraad OR Procuratiehouder D1
58 Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad OR Procuratiehouder D1
59 Teamleider Onderhoud Niet Planmatig/PO Verhuur & Vastgoed Procuratiehouder D2
60 Projectleider Techniek Verhuur & Vastgoed Procuratiehouder D2
61 Strategic Product Owner Klant & Strategie Procuratiehouder E
62 Coördinator Administraties (werkgebied klant en huur) Bedrijfsvoering Procuratiehouder E
63 Secretaresse alle Procuratiehouder E
64 Medewerker Ondersteuning Aan-/Verkoop Verhuur & Vastgoed Procuratiehouder E
65 Senior Adviseur Ver- & Aankoop Verhuur & Vastgoed Procuratiehouder E
66 Adviseur Ver- & Aankoop Verhuur & Vastgoed Procuratiehouder E
67 Adviseur Bedrijfshuisvesting | Verhuur & Vastgoed | Procuratiehouder E |
68 Medewerker Sociaal Beheer | Buurten | Procuratiehouder E |
69 Medewerker Incasso | Buurten | Procuratiehouder E |
70 Medewerker Bewonersbegeleiding Projecten | Buurten | Procuratiehouder E |
71 Medewerker Backoffice | V&V, Buurten | Procuratiehouder E |
72 Medewerker Technisch Xxxxxx | Xxxxxxx & Vastgoed | Procuratiehouder E |
73 Medewerker Sociaal Beheer Stadswonen | Verhuur & Vastgoed | Procuratiehouder E |
74 Adviseur Marketing | Klant & Strategie | Procuratiehouder E |
75 Privacy Officer | Bedrijfsvoering | Procuratiehouder E |
76 Juridisch Adviseur | Bedrijfsvoering | Procuratiehouder E |
77 Medewerker Verhuur Vrije Sector Huur | Verhuur & Vastgoed | Procuratiehouder E1 |
78 Medewerker Verhuur Stadswonen | Verhuur & Vastgoed | Procuratiehouder E2 |
79 Verhuurmakelaar | Verhuur & Vastgoed | Procuratiehouder E3 |
80 Medewerker WFM-Traffic-Planner | Klant & Strategie | Procuratiehouder F |
81 Medewerker Buurtbeheer | Buurten | Procuratiehouder F |
82 Klantadviseur | Klant & Strategie | Procuratiehouder F |
83 Medewerker Midoffice | Bedrijfsvoering | Procuratiehouder F |
84 Facilitair accountmanager | Bedrijfsvoering | Procuratiehouder F |
85 Medewerker ICT Dienstverlening | Bestuur | Procuratiehouder F |
In bijlage 1 is vorenstaande schematisch weergegeven.
3.3 In geval van afwezigheid van een functionaris worden de bevoegdheden van deze functionaris uitgeoefend door de functionaris op het naaste hogere niveau.
3.4 Een functionaris is tevens bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten die zien op verwerking van persoonsgegevens indien en voor zover deze verband houden met rechtshandelingen die deze functionaris op grond van onderhavige procuratieregeling mag verrichten.
4 VERBINDINGEN
De bevoegdheden van functionarissen die een positie vervullen binnen een van de Verbindingen van stichting Woonstad Rotterdam, zijn neergelegd in de statuten en/of reglementen van de desbetreffende Verbindingen, in besluiten van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders, in afspraken tussen de Algemene Vergadering van Aandeelhouders en de desbetreffende functionaris- sen dan wel in aanstellingsbrieven van de desbetreffende functionarissen.
5 OPDRACHTVERSTREKKING AAN WOONSTAD ROTTERDAM DOOR DERDEN
Ook ten aanzien van door derden aan Woonstad Rotterdam verstrekte opdrachten (zoals door een Vereniging van Eigenaren) is deze procuratieregeling onverkort van toepassing. Bij de uitvoering van een verstrekte opdracht dient de functionaris zich derhalve zowel te houden aan de grenzen van de eigen procuratie, zoals neergelegd in deze procuratieregeling, als aan een eventuele grens die de derde in zijn opdrachtverstrekking heeft bepaald. In geval van tegenstrijdigheid tussen de procuratie en de gestelde grens aan de opdrachtverstrekking dient de functionaris te handelen met inachtneming van de minst ruime bevoegdheid.
6 OPENBAARHEID
De regeling wordt op intranet en de website geplaatst.
In het Handelsregister van de Kamer van Koophandel wordt – in analogie met de Raad van Bestuur – de procuratie van de directeuren en de secretaris van de Raad van Bestuur geregistreerd.
7 SLOTBEPALING
Met de vaststelling van deze procuratieregeling komen eerdere regelingen inzake procuratie en/of mandatering te vervallen per 1 januari 2023.
Het beheer van deze regeling ligt bij de secretaris van de Raad van Bestuur.
Aldus vastgesteld door de Raad van Bestuur van Woonstad Rotterdam, d.d. 14 december 2022.