ALGEMENE VOORWAARDEN
ALGEMENE VOORWAARDEN
1. Aard van de activiteiten
De infrastructuur van IVV Sint-Vincentius vzw (zijnde Vormingscentrum Guislain) kan alleen worden gebruikt in het kader van vergaderingen, seminaries, presentaties, workshops, studiedagen, congressen, etc
voor zover niet strijdig met de missie en waarden van IVV Sint-Vincentius vzw.
2. Reservatie
Elke aanvraag voor reservatie van de infrastructuur geschiedt uitsluitend met het daartoe voorziene formulier, waarbij eveneens deze algemene voorwaarden worden doorgegeven. Deze formulieren kan men terugvinden op de website xxxxx://xxx.xxx-xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx/
De reservatie is definitief na ontvangst door de klant van de schriftelijke bevestiging door IVV Sint-Vincentius vzw. Samen met deze bevestiging van de reservatie wordt een gebruiksovereenkomst,, toegestuurd aan de klant. De klant stuurt deze overeenkomst per kerende terug naar IVV Sint-Vincentius vzw
tav Mevr Xxxxx Xxxxxx, xxxxxxxxxxxxxxx@xxx-xxxx.xx. De kostprijs van de ter beschikkingstelling van de infrastructuur en de bijhorende dienstverlening worden bepaald op basis van de geldende tarievenlijst.
De reservatie van de infrastructuur gebeurt nominatief. Gehele of gedeeltelijke onderverhuring of terbeschikkingstelling van de infrastructuur aan andere organisaties, personen, groeperingen, verenigingen of andere derden dan deze vermeld in de overeenkomst zijn niet toegestaan.
3. Toeslagen
Bij avondactiviteiten die eindigen na 21u en bij zaterdagactiviteiten wordt een toeslag van 40% aangerekend op de totale prijs voor de huur van de infrastructuur. Bij activiteiten die doorgaan op een zondag of een feestdag wordt een toeslag van 50% aangerekend op de normale prijs van de huur van de infrastructuur.
4. Betaling
De facturen van IVV Sint-Vincentius vzw zijn te betalen binnen de 30 dagen na factuurdatum
op rekeningnummer IBAN BE 34 4419 0196 8190 van eerstgenoemde, zie gebruiksovereenkomst. (IVV Sint-Vincentius vzw, Xxxxxxxxxxxxxxx 00 te 9000 GENT)
Op de vervaldag worden alle verschuldigde facturen van rechtswege en zonder aanmaning opeisbaar. Bij laattijdige betaling zal er van rechtswege en zonder aanmaning een verhoging van 10% met een minimum van 40 euro en een nalatigheidsintrest van 1,5% per maand verschuldigd zijn. Bij achterstallige betalingen heeft IVV Sint-Vincentius vzw bovendien het recht om alle lopende overeenkomsten op te schorten tot volledige betaling van de vervallen factu(u)r(en).
Het feit dat er geen aanspraak wordt gemaakt op betaling van intresten of van een forfaitaire vergoeding bij laattijdige betaling van de factuur, kan niet beschouwd worden als een verzaking van de aanspraken en rechten vanwege IVV Sint-Vincentius vzw.
Eventuele betwistingen dienen binnen 10 werkdagen na ontvangst van de factuur schriftelijk aan IVV Sint- Vincentius vzw te worden meegedeeld. Geen enkele klacht ontslaat de klant van zijn betalingsverplichting.
5. Wijzigingen
Wijzigingen van de overeengekomen modaliteiten van de reservatie van de infrastructuur en/of dienstverlening zijn slechts geldig na schriftelijk akkoord vanwege IVV Sint-Vincentius vzw.
Wijzigingen m.b.t. de afspraken i.v.m. de reservatie van de infrastructuur en de dienstverlening (o.a. het gewenste didactische materiaal, de gewenste catering in functie van het aantal deelnemers van de vorming) dienen tijdig, d.w.z. uiterlijk 4 werkdagen vóór de aanvang van het evenement schriftelijk te worden aangevraagd en bij IVV Sint-Vincentius vzw toe te komen.
Voor tijdig doorgegeven wijzigingen (cfr. vorige paragraaf) worden geen administratiekosten aangerekend. Voor laattijdig doorgegeven wijzigingen wordt een administratieve kost van 5% aangerekend op de nieuwe prijs van de gewijzigde reservatie of 10% op de oorspronkelijke prijs indien deze hoger was dan de nieuwe prijs.
6. Annulering
Bij annulering van een reservatie minder dan 5 werkdagen voor de aanvang van de activiteit is 15% van de totale kostprijs verschuldigd. Bij annulering van een reservatie de dag zelf of bij het niet komen opdagen op het voorziene moment zelf is de volledige prijs verschuldigd.
Bij annulering van de dienstverlening is dezelfde regeling van toepassing.
7. Veiligheidsvoorschriften
De klant dient de algemene voorwaarden, het huishoudelijke reglement en alle veiligheidsvoorschriften en richtlijnen door het personeel van IVV Sint-Vincentius vzw/Vormingscentrum Guislain strikt na te leven. De maximale capaciteit van de lokalen mag niet overschreden worden.
De verantwoordelijken van IVV Sint-Vincentius vzw hebben gratis toegang tot alle ter beschikking gestelde lokalen en tot alle activiteiten om toe te zien op de naleving van de algemene en bijzondere voorwaarden.
De klant is verantwoordelijk voor het eerbiedigen van het rookverbod in Vormingscentrum Guislain. Roken kan enkel buiten de gebouwen op de daarvoor voorziene plaatsen.
De klant zal de nodige zorgvuldigheid in acht nemen teneinde brand en andere schade te voorkomen. De brandkranen en brandblusapparaten dienen volkomen vrij te worden gelaten. De brandweer moet onmiddellijk bij elk begin van brand opgeroepen worden, zelfs in geval van uitdoving van de brand door eigen interventie en middelen.
In het kader van de brandveiligheid is de klant zelf verantwoordelijk om bij de aanvang van elke activiteit de lijst met de namen van de aanwezige deelnemers aan de receptie van het Vormingscentrum te bezorgen, evenals van de wijzigingen die zich ter zake tijdens de duur van de activiteit voordoen. Bij afwezigheid van de receptionist(e) wordt de lijst aan de aanwezige verantwoordelijke bezorgd. Tenzij anders overeengekomen wordt deze lijst na de activiteit vernietigd.
De huurder is verplicht, ter vrijwaring van de verhuurder, en op eigen kosten, een gepaste verzekering te onderschrijven die alle mogelijke risico’s die de uitbating,het gebruik, het ter beschikking stellen aan derden/personeelsleden enz van het verhuurde goed dekt alsook tevens alle mogelijke schade die kan voortvloeien uit het gebruik of de terbeschikkingstelling met zich kan meebrengen zowel contractueel als buitencontractueel. De huurder is ertoe gehouden zijn inhoud (inboedel, materieel, voorwerpen enz) te
laten verzekeren evenals zich te verzekeren tegen “het verhaal van derden” en “de burgerlijke aansprakelijkheid uitbating”.
De huurder ziet binnen het kader van de door de onderschreven polissen verleende waarborgen af van elk verhaal tegenover de verhuurder en laat deze verhaalsafstand opnemen in zijn polissen,; hij verbindt er zich eveneens toe deze verhaalsafstand op te leggen aan eventuele onderhuurders of gebruikers.
Elke gebruiker is gehouden een polis burgerlijke aansprakelijkheid te bezitten.
8. Aansprakelijkheid
IVV Sint-Vincentius vzw en haar medewerkers kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor schade nav. ongevallen bij het gebruik van de ter beschikking gestelde infrastructuur of n.a.v. de dienstverlening. De klant is aansprakelijk voor elke door hemzelf of door een deelnemer aangerichte schade.
IVV Sint-Vincentius vzw wijst alle aansprakelijkheid af in geval van schade aan of verdwijning/diefstal van het materiaal of de voorwerpen die toebehoren aan of tentoongesteld zijn door de klant of zijn opdrachtgevers of van haar leden, bezoekers of deelnemers aan de activiteit.
IVV Sint-Vincentius vzw is niet aansprakelijk voor diefstal, schade of verdwijning van goederen uit de vestiaires, noch voor diefstal, schade aan voertuigen, fietsen of motorfietsen die zich op de parking bevinden van IVV Sint- Vincentius vzw.
De vzw IVV Sint-Vincentius Gent is niet verantwoordelijk voor het uitvallen of onderbreken van de elektriciteit of de verwarming noch voor pannes aan het ter beschikking gestelde materiaal en waardoor de manifestatie zou worden verhinderd of bemoeilijkt en kan derhalve geen vorderingen tot schadevergoeding aanvaarden.
De klant dient zich als een goede huisvader te gedragen. De klant wordt geacht de lokalen en het materiaal in goede staat te hebben ontvangen. Indien schade wordt vastgesteld aan het lokaal of het materiaal dient de klant dit onmiddellijk te melden aan de verantwoordelijken van IVV Sint-Vincentius vzw. Zoniet wordt de schade geacht door de klant te zijn veroorzaakt en is schadevergoeding verschuldigd. Het gebruik van verf of dergelijke materialen die de netheid van de lokalen in het gedrang kunnen brengen, zijn niet toegestaan.
De klant wordt geacht te weten waar de brandblusapparaten en de nooduitgangen zich bevinden. Oneigenlijk gebruik of misbruik van de veiligheidsvoorzieningen geven aanleiding tot schadevergoeding en onmiddellijke verwijdering. Het is verboden om voorwerpen en apparaten in de lokalen te plaatsen of te gebruiken die de brandveiligheid in gevaar kunnen brengen.
De aanwezigheid van camera’s binnen en buiten de gebouwen van het Vormingscentrum Guislain hebben op de eerste plaats een louter preventieve doelstelling. Het ontslaat de aanwezigen geenszins van hun eigen verantwoordelijkheid voor de veiligheid van hun eigen bezittingen gedurende hun aanwezigheid in het Vormingscentrum. Ook in de lokalen en aula van het Vormingscentrum mogen geen goederen onbeheerd worden achtergelaten tenzij op eigen risico en op eigen verantwoordelijkheid. Lokalen worden tijdens pauzes niet gesloten en de klanten zijn zelf verantwoordelijk voor het toezicht op hun voorwerpen.
9. Lasten
De klant staat in voor de betaling van alle rechten, lasten enz. die voortvloeien uit de door haar georganiseerde activiteiten tijdens het gebruik van de ter beschikking gestelde infrastructuur.
Alle belastingen, retributies, taksen, rechten en fiscale verplichtingen die voortvloeien uit de organisatie van een activiteit, zijn ten laste van de gebruiker. In geen geval kan de vzw IVV Sint-Vincentius Gent aansprakelijk gesteld worden voor het niet nakomen van deze verplichtingen. Evenmin kan de vzw IVV Sint-Vincentius
Gent aansprakelijk gesteld worden voor alle eisen, boeten of strafrechtelijke klachten naar aanleiding van authenticiteit, misbruik van naam, vervalsing, eerroof en andere wetsovertredingen. Dus de organisator staat zelf in voor de betalingen van o.a. auteursrechten aan Sabam, billijke vergoeding, gemeentelijke, provinciale
en rijkstaksen op vertoningen,... De organisator is tevens op de hoogte van politiereglementen (leeftijdsgrens, sluitingsuur…) en de wet op de handelspraktijken.
10. Overmacht
Indien IVV Sint-Vincentius vzw niet aan zijn verplichtingen kan voldoen wegens overmacht (bv. brand, onderbrekingen of stopzetting van energietoevoer, wateroverlast, technische defecten, staking,...) is geen schadevergoeding verschuldigd aan de klant of aan de deelnemers van de door hem georganiseerde activiteit. Overmachtsituaties die het verdere verloop van de activiteit(en) van de klant hinderen of onmogelijk maken, geven eveneens geen recht op schadevergoeding vanwege de klant.
11. Betwistingen
Bij betwistingen wordt een minnelijke regeling nagestreefd. Indien dit niet mogelijk is, zijn uitsluitend de rechtbanken van Gent bevoegd om te oordelen over het geschil.
12. Diverse
De gebruiker staat zelf in voor het verwijderen van het afval ten gevolge van de activiteit. Indien het afval niet verwijderd is zullen de kosten voor de verwijdering aangerekend worden. Het afval dient verwijderd te worden van het terrein onmiddellijk na de activiteit.
Ook de huisvuilzakken en PMD-zakken horen hier niet thuis.
Het document in bijlage maakt integraal deel uit van de algemene Voorwaarden.
ALGEMENE VOORWAARDEN BIJLAGEN
VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS Algemene verordening Gegevensbescherming (GDPR)
Dit document maakt integraal deel uit van de algemene Voorwaarden tussen IVV Sint-Vincentius vzw en Opdrachtgever.
Het is opgesteld teneinde voldoende waarborgen te bieden volgens de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) gepubliceerd in het Europees Publicatieblad.
1. DEFINITIES
• Algemeen Voor de toepassing van dit document gelden voor “persoonsgegevens”, “verwerken/verwerking”, “verwerkingsverantwoordelijke”, “verwerker”, “subverwerker(s)”, “betrokkene”, “inbreuk op persoonsgegevens” en “toezichthoudende autoriteit” dezelfde definities als de in België van toepassing zijnde gegevensbeschermingsregelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).
• Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die met IVV Sint-Vincentius vzw een overeenkomst heeft afgesloten.
• Algemene voorwaarden: het onderhavig document, met inbegrip van alle bijlagen.
• Overeenkomst: de overeenkomst tussen IVV Sint-Vincentius vzw en Opdrachtgever.
• Bijlage: de bijlage die aan de algemene voorwaarden is aangehecht en daarmee onlosmakelijk is verbonden.
• EER: de Europese Economische Ruimte.
2. Doeleinden van de verwerking
Indien IVV Sint-Vincentius vzw bij de uitvoering van de overeenkomst ten behoeve van de Opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt, zijn in aanvulling op de algemene voorwaarden de voorwaarden opgenomen in deze bijlage van toepassing. De toepasselijkheid van verwerkersovereenkomsten van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
IVV Sint-Vincentius vzw verbindt zich ertoe om onder de voorwaarden uit de overeenkomst in opdracht van Opdrachtgever persoonsgegevens te verwerken. De verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van het uitvoeren van de overeenkomst alsmede voor de duur daarvan, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.
IVV Sint-Vincentius vzw zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Opdrachtgever is vastgesteld. Opdrachtgever zal IVV Sint-Vincentius vzw op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze overeenkomst en/of bijlage zijn genoemd.
De beschikbaar gestelde persoonsgegevens hebben betrekking op de logistieke organisatie van IVV Sint- Vincentius vzw zoals veiligheid, maaltijden,... Deze verwerkte persoonsgegevens vallen niet onder de categorie gevoelige persoonsgegevens zoals o.a. ras of etnische afkomst, seksueel gedrag of seksuele voorkeur, politieke
opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens of gegevens over gezondheid.
3. Terbeschikkingstelling persoonsgegevens
De in opdracht van de Opdrachtgever te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van de Opdrachtgever en/of de betreffende betrokkenen. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de correctheid en volledigheid van de persoonsgegevens.
4. Doorgifte van persoonsgegevens
IVV Sint-Vincentius vzw verwerkt persoonsgegevens in landen binnen de Europese Unie. Mocht, door omstandigheden, verwerking van persoonsgegevens buiten de EER noodzakelijk zijn, dan geeft de Opdrachtgever de toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in landen buiten de EER, met inachtneming van de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Op verzoek van de Opdrachtgever zal IVV Sint- Vincentius vzw melden om welke land(en) het gaat.
5. Verplichtingen
IVV Sint-Vincentius vzw zal zorg dragen, bij de verwerking van persoonsgegevens, voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de Algemene Europese Verordening Gegevensbescherming (GDPR). De verplichtingen van IVV Sint-Vincentius vzw die uit deze overeenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van of in opdracht van de verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers en subverwerker(s), in de ruime zin van het woord.
6. Bewaring van persoonsgegevens
IVV Sint-Vincentius vzw zal de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de uitvoering van deze overeenkomst. Na afloop van de overeenkomst vernietigt IVV Sint-Vincentius vzw de ter beschikking gestelde persoonsgegevens, tenzij anders bedongen in de overeenkomst of
tenzij Vormingscentrum Guislain, buiten hun wil om, verplicht wordt om de gegevens langer te bewaren (Gerechtelijk bevel,...). IVV Sint-Vincentius vzw kan eventuele kosten die zij maakt in het kader van het vernietigen en/of het terugbezorgen van persoonsgegevens aan Opdrachtgever in rekening brengen bij Opdrachtgever.
7. Beveiliging
IVV Sint-Vincentius vzw / Vormingscentrum Guislain neemt de gepaste technische en organisatorische maatregelen om de verwerking van persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (vb.: onbevoegde kennisname, wijziging persoonsgegevens,...).
Gezien de heel beperkte verwerking van persoonsgegeven en de afwezigheid van gevoelige persoonsgegevens wordt er geen Data Protection Officer (DPO) aangesteld. Indien bovenvermelde parameters wijzigen en de aanstelling noodzakelijk wordt, zal IVV Sint-Vincentius vzw niet aarzelen dit alsnog te doen.
8. Meldplicht
In geval van een datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens) zal IVV Sint- Vincentius vzw zich naar best vermogen inspannen om Opdrachtgever daarover zo snel mogelijk te informeren naar aanleiding waarvan Opdrachtgever beoordeelt of zij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen zal informeren of niet. IVV Sint-Vincentius vzw spant zich naar best vermogen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken.
9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
Op alle persoonsgegevens die IVV Sint-Vincentius vzw ingevolge deze bijlage voor Opdrachtgever verwerkt, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. IVV Sint-Vincentius vzw zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor hij deze heeft verkregen, tenzij deze in een zodanige vorm is gebracht dat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing:
• voor zover Opdrachtgever uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen; of
• indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst; of
• indien er een wettelijke verplichting en/of een rechterlijk bevel bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken; of
• ten aanzien van derden waaraan – met inachtneming van het bepaalde in artikel 10 – persoonsgegevens in hun hoedanigheid als subverwerker worden verstrekt.
10. Inschakelen van derden en subverwerker(s)
IVV Sint-Vincentius vzw besteedt de logistieke organisatie, waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, niet uit aan subverwerker(s). Mocht de tussenkomst van subverwerkers noodzakelijk zijn, dan geeft Opdrachtgever hierbij de toestemming aan IVV Sint-Vincentius vzw om subverwerkers in te schakelen. Op eenvoudig verzoek kan de Opdrachtgever altijd de lijst van subverwerkers opvragen. IVV Sint-Vincentius vzw zorgt er onvoorwaardelijk voor dat deze derden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen Opdrachtgever en IVV Sint-Vincentius vzw zijn overeengekomen.
11. Afhandeling verzoeken van betrokkenen
In het kader van de uitvoering van deze overeenkomst en in het geval dat een betrokkene een verzoek over zijn persoonsgegevens richt aan IVV Sint-Vincentius vzw, zal IVV Sint-Vincentius vzw het verzoek doorsturen aan Opdrachtgever en de betrokkene hiervan op de hoogte stellen. Opdrachtgever zal het verzoek vervolgens verder zelfstandig afhandelen.