Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de Stad Tongeren over de werking van het Gallo-Romeins Museum als landelijk ingedeeld museum voor de beleidsperiode 2024- 2028
Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de Stad Tongeren over de werking van het Gallo-Romeins Museum als landelijk ingedeeld museum voor de beleidsperiode 2024- 2028
De Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, voor wie optreedt de xxxx Xxx Xxxxxx, Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management;
en
de Stad Tongeren, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreedt de xxxx Xxxxxxx Xxxxxx, burgemeester, en Xxx Xxxxxxxxxx, algemeen directeur;
KWAMEN HET VOLGENDE OVEREEN:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen en beleidskader
Afdeling 1 Definities
Artikel 1. In deze subsidieovereenkomst wordt verstaan onder:
1° Cultureelerfgoeddecreet: Decreet van 23 december 2021 houdende de ondersteuning van cultureelerfgoedwerking;
2° Uitvoeringsbesluit: Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet van 23 december 2021;
3° Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed: de Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed van minister Xxx Xxxxxx, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 31 maart 2021;
4° Administratie: de administratieve dienst, bevoegd voor de uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet, met name het Departement Cultuur, Jeugd en Media;
5° Gallo-Romeins Museum: de naam van de cultureel-erfgoedwerking waarvoor de werkingssubsidie wordt toegekend. Deze werking is een onderdeel van de rechtspersoon ‘Stad Tongeren’, waarmee deze overeenkomst wordt gesloten.
Afdeling 2 Voorwerp van de subsidieovereenkomst
Art. 2. De subsidieovereenkomst volgt uit de beslissing van de Vlaamse Regering van 29 september 2023 over de werkingssubsidies voor de beleidsperiode 2024-2028.
De subsidieovereenkomst verduidelijkt waarvoor de Vlaamse Regering een werkingssubsidie toekent aan het Gallo-Romeins Museum als landelijk ingedeeld museum.
Afdeling 3. Duur van de subsidieovereenkomst
Art. 3. De subsidieovereenkomst wordt gesloten voor een beleidsperiode van vijf jaar, die start op 1 januari 2024 en eindigt op 31 december 2028.
Hoofdstuk 2. Doelstellingen en aandachtspunten
Afdeling 1. Decretale doelstelling waarvoor de subsidie wordt toegekend
Art. 4. Het Gallo-Romeins Museum is als collectiebeherende organisatie
ingedeeld bij het landelijke niveau. Het Gallo-Romeins Museum voert de cultureel-erfgoedwerking blijvend uit op een landelijk niveau rekening houdend met de indelingscriteria zoals bepaald in het Cultureelerfgoeddecreet, artikel 26.
Het Gallo-Romeins Museum geeft uitvoering aan de cultureel-erfgoedwerking op landelijk niveau door het realiseren van de doelstellingen zoals bepaald in artikel 5 van deze overeenkomst.
Afdeling 2. Doelstellingen
Art. 5. Het Gallo-Romeins Museum voert gedurende de beleidsperiode onderstaande doelstellingen uit. De doelstellingen zijn gebaseerd op de ingediende aanvraag 2024-2028. De doelstellingen houden rekening met het advies en de geformuleerde aandachtspunten in de beslissing van de Vlaamse Regering, vermeld in artikel 2.
1. Het Gallo-Romeins Museum valoriseert de collectie nog meer als bron van kennis over het leven van de mens in het verre verleden van onze regio.
1.1. Het Gallo-Romeins Museum verrijkt de collectie duurzaam met nieuwe voorwerpen.
Het doel is om op termijn een verzameling uit te bouwen die representatief is voor de materiële cultuur van mensengroepen die leefden in het gebied van de civitas Tungrorum, van in de prehistorie tot en met de vroege middeleeuwen.
1.2. Het Gallo-Romeins Museum registreert zijn collectie doordachter, bijvoorbeeld presentatiewaardige voorwerpen stuk per stuk en fragmentair bewaard archeologisch materiaal in bulk. Hiervoor zet het museum (her)registratieprojecten op.
1.3. Het Gallo-Romeins Museum documenteert zijn collectie omstandiger, onder meer door in het collectiebeheersysteem in toenemende mate hoogkwalitatieve foto’s, (gedigitaliseerd) archiefmateriaal en nieuwe onderzoeksresultaten te integreren.
1.4. Het Gallo-Romeins Museum onderzoekt aan de hand van zijn collectie wat mensen in het verre verleden deden en dachten. De focus komt te liggen op onderzoek naar hoe, door wie en in welke omstandigheden de collectiestukken zijn gebruikt en/of wat hun functie was. Het museum zet hiervoor ook interdisciplinaire onderzoeksprojecten op. Het werkt intensief samen met (inter)nationale specialisten.
1.5. Het Gallo-Romeins Museum ondersteunt externe specialisten uit binnen- en buitenland die de collectie en aan de collectie gerelateerde onderwerpen willen onderzoeken, onder meer door het faciliteren van congressen.
1.6. Het Gallo-Romeins Museum zet een langlopend collectie-waarderingstraject op. Doel is te bepalen welke stukken het meeste potentieel hebben om een groot en divers publiek te laten kennismaken met de leefwereld van de mensen uit het verre verleden. Die objecten krijgen de status van ‘topstuk’. Het museum schenkt extra aandacht aan deze objecten in zijn nieuwe permanente tentoonstelling.
1.7. Het Gallo-Romeins Museum maakt zijn collectieregistratiegegevens in toenemende mate toegankelijk via digitale kanalen, bij voorkeur op Linked Open Data-platformen. Het stimuleert zo het (her)gebruik van de data. Het museum verbetert stelselmatig de kwaliteit van de reeds ontsloten objectdata en -foto’s.
1.8. Het Gallo-Romeins Museum houdt de academische wereld maar vooral het brede publiek op de hoogte van (lopend) collectie-onderzoek. Het brengt zijn kennis van de collectie via
publieksgerichte formats (bijvoorbeeld lezingen, vulgariserende publicaties, …) actiever naar
buiten.
2. Het Gallo-Romeins Museum realiseert een nieuwe, ‘state-of-the-art’ permanente tentoonstelling met de collectie als blikvanger: een belevenisvolle expo over hoe mensen in onze regio leefden in het verre verleden, met linken naar de actualiteit.
2.1. Het Gallo-Romeins Museum ontwikkelt de nieuwe permanente tentoonstelling op een professionele manier, in samenwerking met een multidisciplinair team van specialisten.
2.2. Het Gallo-Romeins Museum houdt bij de ontwikkeling van de nieuwe permanente tentoonstelling rekening met een diversiteit aan bezoekmotivaties zoals beschreven in vakliteratuur. Het laat (potentiële) bezoekers participeren aan het ontwikkelingsproces. Ze krijgen een adviserende stem.
2.3. Het Gallo-Romeins Museum toont in de nieuwe permanente tentoonstelling een grotere hoeveelheid en grotere diversiteit aan collectiestukken dan in de vorige/huidige opstelling het geval is. Hiervoor werkt het ook met bruiklenen. De geografische scope van de nieuwe presentatie is niet langer Limburg maar de regio van de civitas Tungrorum, van in de prehistorie tot de vroege middeleeuwen. Het museum presenteert ook zijn Merovingische collectie die zich momenteel in depot bevindt.
2.4. Het Gallo-Romeins Museum reikt in de nieuwe permanente tentoonstelling actuele wetenschappelijke inzichten aan over de getoonde stukken. Die verzamelt en synthetiseert het met de hulp van wetenschappelijke specialisten.
2.5. Het Gallo-Romeins Museum maakt de nieuwe permanente tentoonstelling tot een inclusieve en toegankelijke leeromgeving. Er is onder meer aandacht voor ‘meerstemmigheid’ en meertalige communicatie. Er zijn faciliteiten en/of educatieve tools voor onder meer (school)groepen, families met (kleine) kinderen en mensen met een beperking.
2.6. Het Gallo-Romeins Museum biedt bezoekers in de nieuwe permanente tentoonstelling zowel inzicht in grote maatschappelijke transformaties als in het dagelijks leven. In alle verhaallijnen staat het leven van (gewone) mensen centraal.
2.7. Het Gallo-Romeins Museum speelt in de nieuwe permanente tentoonstelling de eigenheid van de collectie sterker uit. De verzameling bestaat vooral uit gebruiksvoorwerpen. Het museum toont de (toenmalige) functie van de objecten, onder meer via demonstratievideo’s.
2.8. Het Gallo-Romeins Museum laat bezoekers in de nieuwe permanente tentoonstelling
ontdekken dat ‘het leven zoals het was’ in het gebied van de voormalige civitas Tungrorum onlosmakelijk verbonden was met dat in andere regio’s. ‘Contact en uitwisseling’ is een centraal thema.
2.9. Het Gallo-Romeins Museum biedt bezoekers in de nieuwe permanente tentoonstelling mogelijkheden om te reflecteren, van gedachten te wisselen en hun mening te delen over de huidige maatschappij.
3. Het Gallo-Romeins Museum organiseert fascinerende tijdelijke exposities voor een breed publiek over hoe mensen leefden in de prehistorie, Romeinse tijd of vroege middeleeuwen, in
cultuurwerelden waartoe ook wij behoorden of in regio’s die verbonden waren met de onze.
3.1. Het Gallo-Romeins Museum organiseert minimum tweejaarlijks een sterk uitgebouwde tijdelijke tentoonstelling (behoudens in periode van eventuele sluiting omwille van verbouwingswerken).
3.2. Het Gallo-Romeins Museum snijdt in de tijdelijke tentoonstellingen verrassende en breed aansprekende onderwerpen aan. Het ontsluit met de tijdelijke tentoonstellingen resultaten van recent archeologisch onderzoek en verbindt thema’s die in de exposities aan bod komen, waar relevant, met onze tijd.
3.3. Het Gallo-Romeins Museum toont in de tijdelijke tentoonstellingen een keur aan fascinerende objecten, waaronder (top)stukken uit internationaal gerenommeerde musea. Het integreert ook blikvangers uit de eigen collectie.
3.4. Het Gallo-Romeins Museum maakt van een bezoek aan de tijdelijke tentoonstellingen belevenisvolle ervaringen, onder meer via een voor elke expositie unieke scenografie en audiovisuele/interactieve applicaties.
3.5. Het Gallo-Romeins Museum maakt de tijdelijke tentoonstellingen (educatief) nog toegankelijker voor verschillende publieksdoelgroepen. De informatie is er in meerdere talen.
Er zijn faciliteiten/educatieve tools voor onder meer (school)groepen, families met (kleine) kinderen en mensen met een beperking.
4. Het Gallo-Romeins Museum is en blijft een vaste waarde voor schoolgroepen: het doorgrondt samen met leerlingen en leerkrachten hoe het leven was in het verre verleden van onze regio, aan de hand van de collectie.
4.1. Het Gallo-Romeins Museum biedt voor een grotere diversiteit aan onderwijsniveaus en
studierichtingen educatieve programma’s aan. Het ontwikkelt die in nauwe samenwerking met leerkrachten, leerlingen en gidsen. Het verbetert het aanbod voor leerlingen uit onder meer de B-stroom van het secundair onderwijs (eerste graad), de dubbele finaliteit en/of arbeidsmarktfinaliteit (2de en 3de graad – voorheen TSO/BSO).
4.2. Het Gallo-Romeins Museum draagt ertoe bij dat leerlingen ‘historisch leren denken’ over hoe mensen in onze streken leefden in de prehistorie, Romeinse tijd en vroege middeleeuwen. Het museum ontwikkelt een matrix ‘historisch leren denken’. Die dient als referentiekader bij de ontwikkeling van alle nieuwe begeleide educatieve programma’s.
4.3. Het Gallo-Romeins Museum draagt met zijn educatieve programma’s voor scholen sterker bij
aan het behalen van (diverse soorten) eindtermen, zowel voor het lager als secundair onderwijs. Het biedt leerkrachten bij de programma’s ook digitaal lesmateriaal aan voor gebruik in de klas.
4.4. Het Gallo-Romeins Museum gebruikt in de educatieve programma’s voor scholen de eigen
collectie in toenemende mate als ‘bron van kennis’, onder meer via de techniek van ‘object- handling’ en/of ‘story-telling’.
5. Het Gallo-Romeins Museum wordt de plek bij uitstek waar mensen kunnen leren, creëren en samenwerken: over en met archeologische vondsten en rond het verre verleden.
5.1. Het Gallo-Romeins Museum fascineert een grote en diverse groep mensen met de collectie en het verre verleden. Het doet dat onder meer met activiteiten voor families met kinderen,
allerhande programma’s en workshops alsook met studiedagen, lezingen en opleidingen. Het museum participeert onder meer aan Schatten van Vlieg en aan Erfgoeddag. Het heeft een eigen lezingenreeks.
5.2. Het Gallo-Romeins Museum vernieuwt zijn begeleide rondleidingen voor familie- en vriendengroepen alsook voor socio-culturele verenigingen. Dit gebeurt naar aanleiding van de installatie van de nieuwe permanente tentoonstelling.
5.3. Het Gallo-Romeins Museum organiseert activiteiten voor creatieve ontplooiing met en rond collectiestukken, in het bijzonder voor kinderen en jongeren. Het nodigt de deelnemers uit om het resultaat van deze ‘samenwerkingen met co-creatieve inslag’ in het museum tentoon te stellen. Het bouwt met hen een duurzame relatie uit.
5.4. Het Gallo-Romeins Museum geeft in zijn nieuwe permanente tentoonstelling een forum aan hedendaagse kunstenaars uit diverse disciplines van wie het werk refereert aan de collectie en/of de wereld van het verre verleden. Het kan zowel gaan om bestaand werk als om nieuwe creaties die tot stand kwamen in samenwerking of co-creatie met het museum. Het museum begeleidt de kunstenaars bij het presenteren en ontsluiten van hun werk.
6. Het Gallo-Romeins Museum maakt mensen bewuster van het belang van archeologie en brengt ze in contact met onroerend archeologisch erfgoed.
6.1. Het Gallo-Romeins Museum laat mensen kennismaken met de grondbeginselen en onderzoekspraktijk van de archeologie. Het geeft hen inzicht in de mogelijkheden maar ook in de beperkingen van deze wetenschap. Dat gebeurt bijvoorbeeld via een cursus ‘Archeologie voor beginners’, opstellingen in de nieuwe permanente tentoonstelling of activiteiten tijdens de Archeologiedagen.
6.2. Het Gallo-Romeins Museum draagt actiever bij aan het (digitaal) ontsluiten van voorbije en/of lopende archeologische opgravingen in Tongeren (en omgeving). Dat gebeurt in samenwerking met de stadsarcheoloog.
6.3. Het Gallo-Romeins Museum participeert aan (stedelijke) (digitale) ontsluitingsprojecten van onroerend archeologisch erfgoed in Tongeren en omgeving. Het brengt (te bezoeken) archeologische monumenten en sites in het gebied van de voormalige civitas Tungrorum op verschillende manieren onder de aandacht en moedigt mensen aan om ze te gaan ontdekken.
7. Het Gallo-Romeins Museum maakt met scherpe toegangsprijzen en een nog professionelere marketingcommunicatie een groot en divers publiek warm om het museum te bezoeken.
7.1. Het Gallo-Romeins Museum verwelkomt jaarlijks gemiddeld 85.000 bezoekers, waarvan minimum 40.000 in zijn tijdelijke exposities. Bezoekers komen niet alleen uit Vlaanderen maar ook uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Wallonië, Nederland en Duitsland (Euregio Maas- Rijn). Het museum maakt dat steeds meer Tongenaren hun weg vinden naar het museum. Het ontvangt in groten getale kinderen uit diverse leeftijdsgroepen, zowel in familie- als schoolverband.
7.2. Het Gallo-Romeins Museum houdt vast aan democratische toegangsprijzen. Het museum geeft structurele kortingen, in het bijzonder aan (families met) kinderen. Voor kansengroepen en scholen houdt het zijn prijzen zo laag mogelijk. Het museum gebruikt ook kortingsacties om het openbaar vervoer te promoten. Om herhalingsbezoek aan het museum te stimuleren zet het nog sterker in op de museumPASSmusées. Het museum bewaakt de eenvoud, coherentie en transparantie van zijn tarieven(structuur) en verfijnt die waar mogelijk.
7.3. Het Gallo-Romeins Museum brengt meer focus en consistentie in zijn (digitale) communicatie. Het ontwikkelt een nieuw algemeen marketingcommunicatieplan. Dat gebeurt in het kader van de nieuwe permanente tentoonstelling. Het plan biedt een helder overzicht van
‘kernboodschappen’, voortvloeiend uit de missie en visie. Het museum analyseert de
effectiviteit en het bereik van zijn digitale marketingcommunicatie(-instrumenten) grondiger.
7.4. Het Gallo-Romeins Museum promoot de producten en diensten van het museum met een meer evenwichtige mix van traditionele communicatiemiddelen én online-advertenties, die laatste in het bijzonder via het advertentieprogramma Google Ads en op sociale mediaplatformen zoals Facebook en Instagram.
7.5. Het Gallo-Romeins Museum genereert veel free publicity. Het onderneemt concrete acties om nog meer aandacht te krijgen in de regionale, nationale en internationale pers.
7.6. Het Gallo-Romeins Museum bouwt zijn website verder uit tot een verleidelijke etalage van het museum, zijn producten en diensten. De website is ‘mobile first’ ontwikkeld. De site biedt een overzicht van de volledige werking van het museum. Ook minder zichtbare aspecten, zoals collectieregistratie en onderzoek, komen er aan bod. Het museum informeert geïnteresseerden via zijn website over de missie, visie en beleidsdoelstellingen van de organisatie.
7.7. Het Gallo-Romeins Museum zet steeds meer in op contentmarketing om (potentiële) bezoekers te betrekken. Het gebruikt de verhalende kracht van zowel de eigen collectie als tijdelijke bruiklenen in berichten op zijn Facebook- en Instagrampagina. Het ontwikkelt ook blogs, podcasts en vlogs over (onderzoek op) collectiestukken.
7.8. Het Gallo-Romeins Museum versterkt zijn merkimago, onder meer door zijn beeldmerk mee te laten evolueren met veranderingen in de organisatie (visie, nieuwe permanente
tentoonstelling, …). Het museum werkt een slogan/baseline uit. Het ontwikkelt en implementeert ook een coherent grafisch charter.
7.9. Het Gallo-Romeins Museum professionaliseert zijn communicatie met stakeholders. Het maakt onder meer een stakeholdersanalyse en bepaalt welke groepen van belanghebbenden prioritair zijn. Het voert gerichte (online)communicatie naar prioritaire stakeholdersgroepen. Het organiseert voor hen geregeld acties en evenementen.
7.10. Het Gallo-Romeins Museum laat mensen hun bezoek aan het museum (thuis) herbeleven. Het biedt bij elke tijdelijke tentoonstelling een publieksboek/catalogus aan. Op zijn website is er een aanbod aan opnames van voorbije lezingen, sfeerbeelden van (voorbije) participatieve activiteiten, audiovisuele producties die gemaakt werden in het kader van exposities, 360°-foto’s van voorbije tentoonstellingen, ….
7.11. Het Gallo-Romeins Museum stemt het aanbod in zijn shop nog beter af op de collectie. De museumshop wordt nog meer een verlengstuk van het bezoek. Er is een unieke selectie aan
boeken (verschillende genres) over het verre verleden, in diverse talen en voor diverse leeftijden. Het museum breidt het gamma aan unieke shopproducten uit.
7.12. Het Gallo-Romeins Museum is een uithangbord voor andere archeologische musea in of met een collectie over het gebied van de voormalige civitas Tungrorum. Het promoot een bezoek aan die musea.
8. Het Gallo-Romeins Museum verbetert de kwaliteit van het museumgebouw, zowel voor het welbevinden van medewerkers en bezoekers als voor het bewaren en presenteren van de collectie.
8.1. Het Gallo-Romeins Museum maakt het museumgebouw comfortabeler, efficiënter en gezonder. Het vernieuwt onder meer de inrichting van de onthaalruimtes en de museumshop. Het verbetert de akoestiek en technische uitrusting van zowel de permanente als tijdelijke expositiezalen. Het museum optimaliseert ook het binnenklimaat (temperatuur en ventilatie).
8.2. Het Gallo-Romeins Museum blijft actief ijveren voor een volwaardig museumdepot met onderzoeksruimte en bibliotheek. Tegelijk verbetert het de omstandigheden in het museumgebouw om zijn collectie professioneel te bewaren, presenteren en onderzoeken. Het installeert nieuwe vitrines (permanente tentoonstelling) en verbetert de temperatuur en de relatieve vochtigheid in de expositiezalen.
8.3. Het Gallo-Romeins Museum maakt het museumgebouw aantrekkelijker en belevenisvoller. Het exposeert ’blikvangers’ uit zijn collectie in de inkomhal. Het maakt zijn café tot een plek waar mensen hun bezoek rustig kunnen voorbereiden, onderbreken en na-beleven. Het museum onderzoekt ook de mogelijkheden om een dakterras aan te leggen met uitzicht op de O.L.V.- Basiliek alsook de mogelijkheid om zijn gevels te vergroenen.
8.4. Het Gallo-Romeins Museum verbetert de gebouw-gebonden veiligheid. Het voert jaarlijks concrete acties uit die voortvloeien uit de in 2022 uitgevoerde veiligheidsrisico-audit met focus op inbraak en diefstal. Het ziet strikter toe op het naleven van de gemaakte afspraken. Het verbetert ook de brandveiligheid.
8.5. Het Gallo-Romeins Museum schenkt bij alle herinrichtings- en renovatiewerken alsook het gebouwbeheer extra aandacht aan ecologische duurzaamheid, in de geest van het in 2020 door de stad Tongeren opgestelde klimaatactieplan (horizon 2030). Het museum voltooit de transformatie naar LED-verlichting, integreert ecologische duurzaamheidscriteria in zijn aanbestedingsbestekken en zet in op het maximaliseren van het hergebruik van de infrastructuur van de tijdelijke tentoonstellingen (vitrines, audiovisuele apparatuur, sokkels). Het museum onderzoekt ook de mogelijkheden om warmtepompen en zonnepanelen te installeren.
9. Het Gallo-Romeins Museum vergroot de draag- en slagkracht van de organisatie.
9.1. Het Gallo-Romeins Museum bouwt zijn personeelsbestand stapsgewijs uit, conform de personeelsbehoefteplannen van de stad Tongeren (toename minimaal 6 VTE’s – 2024-2028).
9.2. Het Gallo-Romeins Museum verfijnt de interne werkstructuren. Het beschikt over een helder organogram en houdt dit steeds actueel.
9.3. Het Gallo-Romeins Museum creëert een cultuur die erop gericht is om voortdurend (van elkaar) te leren. Het biedt zijn medewerkers een arsenaal aan mogelijkheden om zich verder te bekwamen (inhoudelijk-didactisch, management, ICT…).
9.4. Het Gallo-Romeins Museum wint geregeld advies in bij experts en ervaringsdeskundigen uit zijn cultureelerfgoedgemeenschap en houdt rekening met hun aanbevelingen. Het formaliseert de adviesinwinning via (de installatie van) diverse toetsingsgroepen (‘kritische vrienden’).
9.5. Het Gallo-Romeins Museum werkt aan het vergroten van de werktevredenheid en de intrinsieke motivatie van de medewerkers. Het verzorgt zijn interne communicatie en brengt de visie en beleidsdoelen geregeld onder de aandacht. Het museum voert feedback- en reflectiegesprekken met zijn medewerkers. Er zijn kansen voor interne mobiliteit. Het museum organiseert jaarlijks ook informele ontmoetingsmomenten en/of teambuildingsactiviteiten.
9.6. Het Gallo-Romeins Museum professionaliseert zijn vrijwilligerswerking. Het verfijnt zijn visie op het hoe, wat en waarom van de vrijwilligerswerking. Die vormt de basis voor het toekomstige beleid.
9.7. Het Gallo-Romeins Museum professionaliseert zijn gidsenwerking. Het ontwikkelt een competentieprofiel voor zijn gidsen. Het schrijft procedures uit met betrekking tot het selecteren, inwerken, coachen en evalueren van de gidsen. Het museum investeert ook in het verzorgen van diverse opleidingen aan zijn gidsen. Het maakt ook werk van een digitaal informatieplatform voor de gidsen.
9.8. Het Gallo-Romeins Museum verbetert de efficiëntie van werkprocessen. Het werkt in toenemende mate met protocollen. Het zet verder in op de digitalisering van administratieve en financiële processen en transacties. Het maakt een ‘personeelshandboek’ met hierin een helder overzicht van de huisregels met betrekking tot ziekmelding, werktijden, aanvragen van vakantie… etc. Het museum optimaliseert zijn databank met adressen van prioritaire stakeholdersgroepen en onderzoekt de opportuniteit van een CRM-systeem.
9.9. Het Gallo-Romeins Museum monitort de kwaliteit van zijn aanbod nog beter. Het houdt digitale enquêtes bij (school)groepen. Het gaat aan de hand van diepte-interviews bij bezoekers en observaties van bezoekers de aantrekkelijkheid na van zijn (tijdelijke) tentoonstellingen.
9.10. Het Gallo-Romeins Museum tracht extra inkomsten te genereren. Het maakt een analyse van het potentieel aan aanvullende financieringsbronnen en (Europese) subsidies en onderneemt concrete acties. Het opent een onlinemuseumshop en verhuurt zijn infrastructuur (auditorium en vergaderzaal) aan derden.
10. Het Gallo-Romeins Museum blijft tegemoetkomen aan noden van de lokale cultuursector, informatiezoekers, collega-musea en onderwijsverstrekkers.
10.1. Het Gallo-Romeins Museum biedt ondersteuning aan andere diensten van de stad Tongeren en het lokale cultuur- en welzijnsveld, zowel inhoudelijk-administratief als op het vlak van infrastructuur.
10.2. Het Gallo-Romeins Museum is aanspreekbaar en toegankelijk voor iedereen op zoek naar betrouwbare informatie over het verre verleden. Het verbetert de digitale ontsluiting van zijn vakbibliotheek.
10.3. Het Gallo-Romeins Museum neemt een gastvrije houding aan ten opzichte van collega’s uit de museum- en erfgoedsector, onder meer in de bereidheid om collectiestukken te ontlenen, expertise te delen en medewerkers af te vaardigen in externe advies- en overlegorganen.
10.4. Het Gallo-Romeins Museum neemt het initiatief om musea met een archeologische collectie samen te brengen met het oog op uitwisselen van kennis en ervaring.
10.5. Het Gallo-Romeins Museum versterkt zijn dienstverlenende rol naar onderwijsverstrekkers en werkt meer met hen samen, onder meer via de begeleiding van stagiairs. Ook stelt het (digitale) content aan hen ter beschikking.
Afdeling 3. Aandachtspunten
Art. 6. De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende generieke aandachtspunten: 1° Blijf bij de uitvoering van de werking aandacht hebben voor de beleidsprioriteiten en
aandachtspunten van de Strategische Visienota Cultureel Erfgoed.
2° Hou de financiering van de organisatie op peil. De extra ondersteuning door Vlaanderen mag niet tot gevolg hebben dat de inrichtende macht haar inbreng vermindert.
3° Stem het digitale beleid van de organisatie af met de overkoepelende Vlaamse initiatieven op het vlak van digitalisering.
De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende specifieke aandachtspunten:
1° Houd voldoende en kwaliteitsvolle depotruimte om de collectie te bewaren, op de agenda. (Zie doelstelling 8.2.)
2° Waak over de duurzaamheid van de grote investeringen in het tijdelijke en permanente presentatiebeleid, met name de blockbusters. Zet maximaal in op hergebruik. (Zie doelstelling 8.5.)
Het Gallo-Romeins Museum engageert zich om, bij de uitvoering van deze overeenkomst, gevolg te geven aan deze aandachtspunten. Met de aandachtspunten werd rekening gehouden bij het bepalen van de doelstellingen in artikel 5.
Hoofdstuk 3. Bepalingen over goed bestuur
Art. 7. Het Gallo-Romeins Museum engageert zich om te voldoen aan de principes van goed bestuur, zoals bepaald in artikel 68 van het uitvoeringsbesluit bij het Cultureelerfgoeddecreet.
Hoofdstuk 4. Middelen
Afdeling 1. Subsidiebedrag
Art. 8. De Vlaamse Gemeenschap geeft in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet en in uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering een jaarlijkse werkingssubsidie van 1.252.000 euro voor de beleidsperiode 2024-2028 voor de uitvoering van deze subsidieovereenkomst.
Het subsidiebedrag kan eenzijdig door de subsidieverstrekker naar beneden worden bijgesteld wegens beleidswijzigingen of besparingsmaatregelen zoals bepaald door artikel 20 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën.
De werkingssubsidie van de Vlaamse Gemeenschap wordt toegekend ter ondersteuning van de personeels- en werkingskosten.
De werkingssubsidie wordt, binnen de perken van de jaarlijkse begrotingsdecreten, jaarlijks geïndexeerd zoals bepaald door artikel 86 van het Cultureelerfgoeddecreet.
Afdeling 2. Uitbetaling
Art. 9. De werkingssubsidie wordt, zoals bepaald door artikel 59 van het Uitvoeringsbesluit, jaarlijks beschikbaar gesteld in de vorm van twee voorschotten en een saldo:
1° een eerste voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 februari;
2° een tweede voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 juli;
3° het saldo van 10 % van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald na de uitvoering van het jaarlijkse toezicht.
Openstaande financiële verplichtingen ten opzichte van de Vlaamse Gemeenschap kunnen verrekend worden op de voorschotten en het saldo, vermeld in artikel 59, eerste lid van het Uitvoeringsbesluit.
Afdeling 3. Reserve
Art. 10. Bij het jaarlijkse toezicht stelt de administratie de reserves vast die ten laste van subsidies zijn aangelegd. Na afloop van de beleidsperiode worden de reserves, die niet voldoen aan de bepalingen van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019, ingehouden door of teruggestort aan de Vlaamse overheid.
Conform artikel 72 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019 gelden de volgende regels voor reservevorming:
1° Maximaal 20% van het op jaarbasis toegewezen subsidiebedrag kan worden aangewend voor de aanleg van reserves.
De totale gecumuleerde reserves kunnen maximaal 50% van het subsidiebedrag van de laatst gesubsidieerde werkingsperiode bedragen.
Na motivering kan in de subsidiebeslissing of de rechtsgrond ervan worden afgeweken van de hoger vermelde maximumpercentages.
2° Reserves die ten laste van subsidies aangelegd zijn conform 1°, mogen alleen worden aangewend voor de doelstelling waarvoor de initiële subsidie is toegekend.
3° Reserves die ten laste van de subsidie zijn aangelegd, worden teruggevorderd op het einde of bij de vervroegde stopzetting van de gesubsidieerde activiteit.
4° Een sociaal passief aanleggen ten laste van de subsidie kan alleen als er daarvoor in een rechtsgrond is voorzien in een decreet of reglementaire bepaling.
Hoofdstuk 5. Bepalingen over het beheer van de Collectie Vlaamse Gemeenschap en topstukken
Afdeling 1. Beheer van de Collectie Vlaamse Gemeenschap
Art. 11. Het Gallo-Romeins Museum beheert met zorg de stukken uit de Collectie Vlaamse Gemeenschap die onder het beheer van de organisatie vallen. Voor het beheer van deze collectiestukken wordt nog een nieuwe bewaargevingsovereenkomst opgemaakt. De rapportage in het kader van deze bewaargevingsovereenkomst zal verlopen via de jaarlijkse verantwoording vermeld in artikel 17 van deze overeenkomst.
Bij het beheer en de presentatie van collectiestukken van de Vlaamse Gemeenschap wordt er nadrukkelijk aandacht gevraagd voor de volgende afspraken rond communicatieve return:
1° Bij elke communicatie over de stukken uit de Collectie Vlaamse Gemeenschap wordt volgende creditline gebruikt, gevolgd door het logo van de Vlaamse Gemeenschap:
Collectie (naam bewaarnemer) – Collectie Vlaamse Gemeenschap Collection (naam bewaarnemer) – Collection Communauté Flamande Collection (naam bewaarnemer) – Collection Flemish Community
2° Het Gallo-Romeins Museum vermeldt op haar website een verwijzing naar de Collectie Vlaamse Gemeenschap bij de betreffende stukken, alsook een rechtstreekse link naar de website van de Collectie Vlaamse Gemeenschap. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxx/xx/xxxxxxx/xxxxxxxxx- erfgoed/collectie-vlaamse-gemeenschap
Afdeling 2. Beheer van topstukken
Art. 12. Het Gallo-Romeins Museum beheert met zorg de topstukken die onder het beheer van de organisatie vallen, conform de bepalingen in het Topstukkendecreet.
Hoofdstuk 6. Communicatie
Afdeling 1. Beschikbaar stellen van informatie
Art. 13. Beide partijen engageren zich om optimaal de informatie beschikbaar te stellen die van belang is voor de andere partij. Er wordt hierbij rekening gehouden met eventuele vertrouwelijkheid van informatie of de privacy. Beide partijen engageren zich om de andere partij zo vroeg mogelijk in te lichten bij evoluties of ontwikkelingen die voor de andere partij of voor de uitvoering van de overeenkomst van belang zijn.
Afdeling 2. Communicatieve Return
Art. 14. Het Gallo-Romeins Museum moet, in uitvoering van artikel 35 van het Cultureelerfgoeddecreet, de steun van de Vlaamse Gemeenschap vermelden bij alle publieke communicatie in het kader van de cultureelerfgoedwerking door de standaard logo's en de bijbehorende tekst en baselines te gebruiken die zijn vastgesteld door de Vlaamse Regering.
Afdeling 3. Openbaarmaking van de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten
Art. 15. Het Gallo-Romeins Museum maakt de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten bekend. De organisatie maakt deze resultaten bekend via de website van de organisatie.
Afdeling 4. Gebruik van het Nederlands
Art. 16. Het Gallo-Romeins Museum erkent het belang van het gebruik van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.
Hoofdstuk 7. Toezicht en Evaluatie
Afdeling 1. Jaarlijkse verantwoording
Art. 17. Het Gallo-Romeins Museum bezorgt jaarlijks uiterlijk op 1 april een verantwoording over het voorgaande jaar aan de administratie.
De jaarlijkse verantwoording bestaat uit:
1° een functionele verantwoording waarin gerapporteerd wordt over de doelstellingen waarvoor de werkingssubsidie is toegekend;
De functionele verantwoording mag de verantwoording zijn die ook voor het eigen bestuur wordt opgemaakt. Indien deze verantwoording een andere structuur heeft, wordt een duidelijke koppeling gemaakt met de doelstellingen in deze overeenkomst. De functionele verantwoording mag beknopt zijn. Het schetst kort de acties die werden gerealiseerd ter uitvoering van de doelstellingen. Een goede verantwoording beschrijft niet louter de acties maar geeft ook weer in hoeverre deze bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen en in welke mate de doelstellingen gerealiseerd zijn. Er wordt gevraagd om dit evaluerend aspect steeds op te nemen in de rapportage.
2° een financiële verantwoording die bestaat uit:
a) een overzicht van de kosten en de opbrengsten;
b) het verslag van de persoon die door het bestuur belast is met het financieel toezicht, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van het overzicht van de kosten en de opbrengsten;
c) een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost per werknemer vermeld wordt.
3° een lijst met beleidsrelevante gegevens, zoals voorzien in het model van het jaarverslag;
4° de rapportage in het kader van de bewaargevingsovereenkomst, vermeld in artikel 11, indien van
toepassing’.
De jaarlijkse verantwoording verloopt via het digitaal subsidieportaal van de administratie.
Als er naast de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt nog andere activiteiten worden georganiseerd, dan moet de gesubsidieerde werking zowel functioneel als financieel apart identificeerbaar zijn. Als dat niet blijkt uit de documenten vermeld in het tweede lid, wordt in voorkomend geval bij het functionele en financiële verslag een aparte rapportage bijgevoegd die betrekking heeft op de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt.
Als het Gallo-Romeins Museum voor de uitvoering van de doelstellingen een beroep doet op een ondersteunende organisatie en deze organisatie een deel van de subsidie ontvangt, dienen de jaarrekening en eventuele andere relevante documenten van deze ondersteunende organisatie(s) toegevoegd te worden aan de jaarlijkse verantwoording.
De administratie kan op ieder ogenblik aanvullende informatie en documenten vragen. Afdeling 2. Jaarlijks toezicht op de werkingssubsidie
Art. 18. De administratie oefent een jaarlijks toezicht uit op de aanwending van de werkingssubsidie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de uitoefening van het toezicht op de aanwending van de werkingssubsidie.
Afdeling 3. Evaluatie van de uitvoering van de subsidieovereenkomst
Art. 19. De administratie, eventueel bijgestaan door externe experten, voert minstens twee keer een evaluatie uit:
1° een tussentijdse evaluatie; 2° een eindevaluatie;
De tussentijdse evaluatie omvat een zakelijk-beheersmatige evaluatie en een inhoudelijke evaluatie van de doelstellingen en aandachtspunten. Bij de zakelijk-beheersmatige evaluatie wordt het engagement om te voldoen aan de principes van goed bestuur getoetst. De inhoudelijke evaluatie betreft een globale inschatting over de mate waarin de doelstellingen zoals vermeld in artikel 5 werden uitgevoerd.
De administratie zal in het verslag van de tussentijdse evaluatie ook bevindingen vermelden die kunnen wijzen op het niet voldoen aan de criteria voor indeling. De administratie neemt enkel een signaalfunctie op. Indien de administratie op basis van de tussentijdse evaluatie het blijven beantwoorden aan de indelingscriteria onvoldoende kan garanderen, zal een beoordelingscommissie in de volgende aanvraagronde gevraagd worden om de werking opnieuw te toetsen aan de indelingscriteria en daarover een globaal advies te formuleren.
De tussentijdse evaluatie gebeurt mede op basis van een zelfevaluatie door de organisatie. De administratie geeft daarover tijdig instructies. De bevindingen van de tussentijdse evaluatie worden meegedeeld uiterlijk zes maanden voor het indienen van een aanvraag voor een werkingssubsidie voor de volgende beleidsperiode.
De eindevaluatie wordt uitgevoerd na het indienen van de jaarlijkse verantwoording voor het laatste jaar van de beleidsperiode. De bevindingen van de eindevaluatie worden meegedeeld binnen twee maanden na de uitvoering van de eindevaluatie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de evaluatie. Afdeling 4. Participatie aan onderzoek
Art. 20. Het Gallo-Romeins Museum engageert zich om deel te nemen aan onderzoek, georganiseerd door de administratie en steunpunten, met het oog op het verzamelen van beleidsrelevante informatie.
Het Gallo-Romeins Museum verleent aan de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten een kosteloos, niet-exclusief gebruiksrecht om de informatie die wordt opgevraagd in functie van de aanvraag, de
verantwoording, en de evaluatie van de subsidie, met inbegrip van de documenten die er onderdeel van uitmaken en de intellectuele eigendomsrechten die erop rusten, geheel of gedeeltelijk te reproduceren
en te delen. Op basis van dit gebruiksrecht kunnen de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten deze informatie aanwenden om hun beleid voor te bereiden of te evalueren en om beleidsrelevant onderzoek uit te voeren, of uit te laten voeren. Dit gebruiksrecht is niet beperkt in de tijd noch in ruimte.
Afdeling 5. Delen van informatie
Art. 21. Indien in het kader van artikel 20 informatie wordt overgemaakt die persoonsgegevens bevat, zien de partijen erop toe dat hierbij steeds de bepalingen van Hoofdstuk 7 van het Cultureelerfgoeddecreet, en de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden nageleefd.
Hoofdstuk 8. Sanctionering
Art. 22. Als er bij het jaarlijkse toezicht of de evaluatie ernstige tekortkomingen worden vastgesteld kunnen volgende maatregelen opgelegd worden, zoals bepaald in artikel 42 van het Cultureelerfgoeddecreet:
1° inhouding of terugvordering van een deel van of van de volledige toegekende werkingssubsidie; 2° definitieve stopzetting van de werkingssubsidie.
De maatregel die wordt opgelegd, staat in een redelijke verhouding tot de vastgestelde tekortkomingen.
Hoofdstuk 9. Slotbepalingen
Afdeling 1. Decretale kader
Art. 23. Deze subsidieovereenkomst wordt gesloten in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet. De bepalingen in het Cultureelerfgoeddecreet en in de besluiten die genomen worden in uitvoering van dit decreet hebben steeds voorrang op de bepalingen in deze subsidieovereenkomst.
Afdeling 2. Wijzigingen
Art. 24. Bijsturingen en eventuele daaruit voortvloeiende wijzigingen van deze subsidieovereenkomst zijn mogelijk, op verzoek van elke partij en mits beide partijen akkoord gaan.
Opgemaakt als digitaal document dat iedere partij verklaart ontvangen te hebben.
Voor de Vlaamse Gemeenschap,
De Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management
Xxx XXXXXX
Xxxxxxx Xxxxxx
Voor de Stad Tongeren,
Digitaal ondertekend door Xxxxxxx Xxxxxx
Xxx Xxxxxxxxxx
Digitaal ondertekend door Xxx Xxxxxxxxxx (Signature)
(Authenticati (Authentication)
Datum: 2024.01.26
on)
Datum: 2024.01.26
09:35:31 +01'00'
(Signature)
09:34:41 +01'00'
Burgemeester Xxxxxxx XXXXXX | Algemeen directeur Xxx XXXXXXXXXX |