REGLEMENT VAN INWENDIGE ORDE
RECHT EN WELZIJN vzw
Xxxxxxxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxxxx
REGLEMENT VAN INWENDIGE ORDE
1. Ter inleiding
Artikel 1: Het reglement van inwendige orde regelt de voorwaarden tot het goed functioneren van de vzw, de algemene vergadering, de raad van bestuur en alle bestuurlijke niveaus en functies. Alle leden schikken zich naar het reglement van inwendige orde. Bij niet naleving van statuten en reglement van orde plaatsen de leden zich buiten het lidmaatschap van de vzw.
Artikel 2: Voor de goede orde van de werking van de vereniging in haar geledingen en activiteiten kunnen één of meerdere specifieke huishoudelijke nota's in deelwerkingen worden gebruikt. Die worden als annex toegevoegd aan het reglement van inwendige orde en bevatten een duidelijke omschrijving van de werking en personen op welk zij van toepassing zijn.
Artikel 3: De vzw is onderhevig aan de normen opgelegd door de Belgische wetgever. Bij gebreke aan specifieke richtlijnen is de geldende wetgeving van toepassing.
2. Algemene vergadering
Artikel 4: De algemene vergadering komt minimaal eens per jaar samen in de maand mei.
Artikel 5: De algemene vergadering is een autonoom orgaan met alle vaste en steunende leden van de vereniging. Het einde van het lidmaatschap wordt bepaald door zelfstandig uittreden of dwingende redenen zoals die in dit reglement worden genuanceerd.
Artikel 6: Mogelijke nieuwe leden van de algemene vergadering zullen vooraf een exemplaar van de statuten en reglement van inwendige orde ontvangen.
Artikel 7: Kandidaat-leden worden door de raad van bestuur gemotiveerd voorgesteld aan de algemene vergadering. Bij de aanvaarding van het lidmaatschap door de kandidaten zelf worden zij vervolgens genoteerd in het verslag van de algemene vergadering en gelden voor hen alle rechten en plichten. Zij onderschrijven bij aanvaarding zowel de inhoud van de statuten als van het reglement van inwendige orde. Vaste leden verklaren bij en door aanvaarding van het lidmaatschap de spiritualiteit van de organisatie zoals omschreven in de statuten te bewaren. Steunende leden zijn adviserend en dienen deze verklaring niet af te leggen, doch zij worden geacht deze niet te bestrijden.
Artikel 8: Vaste leden zijn stemgerechtigd mits zij aanwezig zijn op de vergadering, ofwel mits verlening van een schriftelijke volmacht aan een gemandateerd lid. Dat lid kan slechts van één persoon zo'n volmacht dragen.
Artikel 9: Een moderator kan aangesteld worden om de vergadering in goede banen te leiden. De eindverantwoordelijkheid van de voorzitter in de vergadering blijft niettemin gehouden.
Artikel 10: Een lidmaatschap neemt een einde bij niet-naleving van de statuten of het reglement van inwendige orde. Bij niet-naleving beslist de raad van bestuur, die het eventuele
ontslag en de motivatie daartoe in haar verslag noteert. Indien betrokkene de argumenten betwist wordt het ontslag voorgelegd aan de algemene vergadering die de bestuurders en betrokkene in deze hoort en oordeelt met eenvoudige meerderheid.
Artikel 11: Vaste leden die gedurende twee achtereenvolgende jaren of/en vier achtereenvolgende samenkomsten afwezig zijn noch volmacht verlenen aan een medelid, worden schriftelijk (per briefdrager of e-mail) gevraagd naar hun betrokkenheid en engagement ten aanzien van de vereniging. Vaste leden worden geattendeerd op de mogelijkheid om over te gaan naar de staat van steunend lid of een eventueel ontslag. Vaste leden die in het daaropvolgende derde jaar afwezig blijven, zullen een vaststelling van automatische uittreding als vast lid ontvangen nadat de vaststelling genotuleerd werd in het verslag van de raad van bestuur. Zij worden toegevoegd aan de lijst van steunende leden.
Artikel 12: Steunende leden zijn adviserend aanwezig in de algemene vergadering. Zij worden in principe als lid voorgedragen op basis van hun mogelijke dienstbaarheid aan de vereniging. Mits akkoord van de algemene vergadering en bepaling van eventuele voorwaarden, kan de raad van bestuur, na afzonderlijke goedkeuring door de raad, personen die jaarlijks een te bepalen steunbedrag voor de werking van de vzw overmaken, tot de algemene vergadering toelaten als steunend lid. Steunende leden die gedurende vijf achtereenvolgende jaren niet aanwezig zijn op de algemene vergaderingen, worden geschrapt van de ledenlijst.
Artikel 13: Voor de vzw en haar leden en bestuurders zal minimaal een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid worden afgesloten. Wanneer bestuurders ten aanzien van het personeel (in dienstverband, als ingehuurde derde of als vrijwilliger) omvangrijke bestuursrisico's lopen zal een bestuurdersverzekering worden afgesloten. Voor personeel (in dienstverband, als ingehuurde derde of als vrijwilliger) worden minstens de wettelijk voorziene verzekeringen afgesloten.
Artikel 14: Vaste leden ontvangen geen loon in hoofde van hun lidmaatschap. Zij zijn onbezoldigd. Zij kunnen genieten van kostenvergoeding binnen het kader van de begroting van bedragen voor kosten in functie van hun opdracht binnen de vereniging. De vergoeding vervalt als binnen een termijn van zes maanden na het ontstaan van de kosten geen nota werd ingediend.
3. Raad van bestuur
Artikel 15: De raad van bestuur vergadert minimaal één keer per kwartaal, rond het begin van de maanden februari, april, september en november. De vergaderingen worden gehouden op de maatschappelijke zetel.
Artikel 16: De leden kunnen agendapunten op de dagorde plaatsen mits deze 14 dagen vooraf aan de secretaris worden meegedeeld. Acht dagen vooraf worden de uitnodiging en de agenda aan de bestuursleden bezorgd. Tenzij de uitnodiging het anders bepaalt, kunnen aanvullende agendapunten worden toegevoegd, maar de bespreking kan worden uitgesteld, behalve als tenminste drie bestuursleden om bespreking vragen.
Artikel 17: Geheimhouding is verplicht bij persoonsgevoelige materie. Het geheim van de vergadering dient te worden gehouden ten aanzien van stemverrichtingen en persoonsbetrokken elementen in de onderlinge discussies, en wanneer de vergadering op basis van omstandigheden beslist tot geheimhouding van de lopende gesprekken in afwachting van een definitieve beslissing.
Artikel 18: Alle stemmingen in de raad van bestuur gebeuren bij handopsteking. Indien echter tweederde van de aanwezige bestuurders over een agendapunt een geheime stemming verlangt, zal dit zo gebeuren.
Artikel 19: De raad van bestuur kan een moderator aanstellen om de vergaderingen van het bestuur en van de algemene vergadering te leiden, en de condities daartoe bepalen.
Artikel 20: De raad van bestuur is bevoegd om het reglement van inwendige orde te interpreteren en beslissingen te nemen bij betwistingen rond het reglement.
Artikel 21: De raad van bestuur bereidt de algemene vergadering voor.
Artikel 22: De raad van bestuur legt jaarlijks de jaarrekening van het voorbije jaar, de begroting van het lopende jaar en haar beleidsvoorstellen voor aan de algemene vergadering. Dit zal minimaal gebeuren binnen de periode die nodig is om tijdig aan haar wettelijke boekhoudverplichtingen te kunnen voldoen.
Artikel 23: Indien de raad van bestuur binnen haar samenstelling bestuurders aanstelt voor een dagelijks bureau van de vzw, dan worden hun namen en opdrachten in het verslag genoteerd en toegevoegd als annex bij het reglement van inwendige orde.
Artikel 24: Voor de concrete werkingen die de vzw heeft opgericht kan de raad een afgevaardigd bestuurder aanstellen die de dagelijkse werking van de organisatie coördineert. De raad van bestuur kan, als de omstandigheden dit wenselijk maken, medewerkers (personeelsleden of vrijwilligers) engageren om deze dagelijkse coördinatie op zich te nemen. Xxxxx medewerker vervult een directiefunctie en legt verantwoording af ten aanzien van de raad van bestuur. Een afgevaardigd bestuurder kan aangesteld worden om deze aangestelde medewerker bij te staan en is in de lijn van het uitgestippelde beleid gevolmachtigd tot het stellen van bestuurshandelingen die de concrete dagelijkse werking aanbelangen. De namen van de afgevaardigde bestuurders en leidinggevenden met een directiefunctie worden opgenomen in annex bij het reglement van inwendige orde.
Artikel 25: Vanuit zijn functie kan de werkingscoördinator van de vereniging gevraagd worden de raad van bestuur te modereren, zonder stembevoegdheid indien hij geen bestuurder is. De voorzitter behoudt niettemin zijn eindverantwoordelijkheid in de vergadering.
Artikel 26: Onderafdelingen, projecten en deeltakken van de vereniging kunnen slechts gestart worden in het kader van uitdrukkelijke beleidsbeslissingen of mits de toestemming van de raad van bestuur. Zij kunnen ook door de raad van bestuur opgeheven worden. De uitvoering van projecten dient te gebeuren in de lijn van de beleidsbeslissingen van de raad.
Artikel 27: Het zegel van de vereniging mag uitsluitend gebruikt worden door de voorzitter en de secretaris. Bij het toevertrouwen van uitvoerende bevoegdheden aan een verenigingscoördinator en andere medewerkers kan het zegel aan hen worden overgemaakt mits verantwoording wordt afgelegd binnen het kader van artikel 24.
Artikel 28: Het reglement van inwendige orde kan slechts gewijzigd worden met 2/3de van de stemmen van de bestuurders in de raad van bestuur, waarna goedkeuring moet volgen door voorlegging op de eerstvolgende algemene vergadering. In deze tussenperiode is de wijziging echter van kracht.
Artikel 29: Iedere bestuurder houdt zich aan de opdracht verbonden aan de functie die hem toegewezen werd. Hij blijft ten persoonlijke titel verantwoordelijk voor daden die hij stelt in
het kader van zijn werking binnen de vzw, van welke aard ook.
Artikel 30: Een bestuurder zorgt voor een gezonde verhouding ten aanzien van medewerkers (personeel of vrijwilligers). Enerzijds zal hij de nodige gereserveerdheid en afstand behouden om neutrale beslissingen te kunnen nemen. Anderzijds zal hij op een luisterende en betrokken manier met hen omgaan om de polsslag van de werking te kunnen voelen.
Artikel 31: Een bestuurder kan worden gewraakt mits gegronde redenen op basis van het niet naleven van de statuten of het reglement van inwendige orde, of als de bestuurder anderen aanzet tot het niet naleven van deze basisafspraken. De wraking dient schriftelijk te gebeuren bij de leden van het bestuur. Het besluit van deze bestuurders is van toepassing tot de algemene vergadering zich over de wraking heeft uitgesproken.
4. De voorzitter, de ondervoorzitter
Artikel 32: De voorzitter is volmachtdrager van het dagelijks bestuur.
Artikel 33: De voorzitter oefent deze functie uit binnen de raad van bestuur, en, in geval van toewijzing van specifieke bestuursfunctie aan personen bedoeld in artikel 24, ten aanzien van deze aangestelde personen. Hij zal er in het bijzonder over waken dat de statuten en het reglement van inwendige orde in de praktijk zullen toegepast worden. Bij het niet naleven hiervan kan hij zowel de raad van beheer als de algemene vergadering samen roepen met in achtneming van de statutaire procedure. Bij belangrijke wijzigingen in het kader van de coördinatiestructuur en het organigram van de vereniging zal hij het voortouw nemen om de statuten en het reglement van inwendige orde ter bespreking voor te leggen.
Artikel 34: De voorzitter zal er op letten dat alle wettelijke verplichtingen in het kader van de wetgeving op de vzw's in toepassing zullen gebracht worden: het aanvullen en neerleggen van de ledenlijst, de belastingen, het voorleggen van de jaarrekeningen, enz.
Artikel 35: De voorzitter kan telkens, als het belang van de vzw dit vereist, de raad van beheer samenroepen buiten de gewone vergaderingplanning. De uitnodiging zal tevens de reden van het samenroepen vermelden. Slechts in zeer dringende gevallen kan de bijeenroeping gebeuren per fax, e-mail of telefoon.
Artikel 36: De voorzitter zit de raad van beheer en de algemene vergadering voor. Hij kan het modereren van de samenkomst aan een moderator, aangeduid bij beslissing van de raad van bestuur, overlaten.
Artikel 37: De voorzitter tekent alle officiële stukken aangaande de vzw ten behoeve van de overheid en bestuurlijke derden. Hieronder verstaan wij ook de verslagen, alle copies van verslagen, de jaarlijkse afrekening van de boekhouding en andere stukken waarbij de vzw als geheel dient te worden vertegenwoordigd of verbonden.
Artikel 38: Bij afwezigheid van de voorzitter heeft de ondervoorzitter dezelfde rechten en plichten van de voorzitter. De ondervoorzitter zal zo vlug mogelijk de voorzitter op de hoogte brengen van alle beslissingen welke door hem genomen zijn in afwezigheid van de voorzitter. Indien de voorzitter wordt gewraakt, neemt de ondervoorzitter zijn taak over binnen de voorziene procedure. Bij het wegvallen van één der leden van de raad van bestuur kan de voorzitter overgaan tot de herverkiezing van die éne of alle functies binnen de raad.
Artikel 39: De voorzitter zal het goed verloop van de boekhouding opvolgen. Hij ziet erop toe dat zij conform de wettelijke verplichtingen wordt uitgevoerd. Hij kan daartoe de stukken opvragen via de schatbewaarder. Hij kan andere bestuurders op hun vraag inzage geven in de boekhoudkundige stukken bij aanwezigheid van de schatbewaarder.
Artikel 40: Bij gelijkheid van stemmen geeft de voorzitter de doorslag in de beslissing om alzo uit de patstelling te geraken.
3. De secretaris
Artikel 41: De secretaris is volmachtdrager van het dagelijkse bestuur.
Artikel 42: De secretaris is belast met het opmaken van de uitnodiging, het opmaken van een dagorde, het verzamelen van de nodige stukken voor besprekingen en het opmaken van het verslag van de raad van beheer en de algemene vergadering. Uitnodigen gebeurt in principe in overleg met de voorzitter, die het initiatief neemt. Zonder initiatief van de voorzitter kan de secretaris op de achtste dag vóór de vergadering uitnodigen als aan de voorwaarden tot samenroeping, bepaald in de statuten en het reglement van inwendige orde, werd voldaan en zonder dat dit de bevoegdheden van de voorzitter beperkt. Hier is dan sprake van stilzwijgende opdracht. In dit geval bepaalt de voorzitter van de vergadering in welke volgorde de agendapunten worden behandeld.
Artikel 43: De secretaris zal alle verslagen nauwkeurig en naar wettelijke inhoud en normen in het verslagboek van de vzw optekenen. De bladen van het verslagboek zullen een doorlopend volgnummer dragen. Het verslagboek blijft steeds aanwezig op de juridische zetel van de vereniging waar het ter inzage is van alle bestuurders.
Artikel 44: De secretaris legt het verslag op de eerstvolgende vergadering voor. Correcties kunnen worden aangebracht ofwel opgenomen worden in het volgende verslag. Eens getekend door de secretaris en de voorzitter krijgt het verslag zijn rechtsgeldigheid.
Artikel 45: De secretaris staat de voorzitter bij in de vervulling van de wettelijke verplichtingen in het kader van de vzw-wetgeving: het aanvullen en neerleggen van de ledenlijst, de aangifte van belastingen, het voorleggen van de jaarrekeningen, enz.
Artikel 46: De secretaris besteedt bijzondere aandacht aan het geheim van de vergadering, dat door alle leden wordt gedeeld. Hij zal enkel gegevens uit het verslagboek openbaar maken van niet-persoonlijke aard, indien het gaat om zakelijke beslissingen die kaderen in een engagement ten aanzien van een overheid of ander bestuur. Dit gebeurt in overleg met de voorzitter of gemotiveerd in de lijn van afspraken die in de raad werden vastgelegd.
Artikel 47: Het is de taak van de secretaris om de publieke voorstelling van de vereniging en haar activiteiten te verzorgen via folders, persberichten, website, internetmededelingen. Hij kan deze opdracht onder zijn verantwoordelijkheid toevertrouwen aan een medewerker zoals bedoeld in artikel 24.
Artikel 48: Aan de secretaris wordt de bevoegdheid verleend tot het individueel stellen van dagelijkse handelingen bij financiële verrichtingen, briefwisseling, bescheiden gericht aan de vereniging zoals aangetekende zendingen, telegrammen, bij zakelijke aankopen, post- en douanestukken, vervoersdocumenten, documenten van en voor publieke en private administraties om hen te aanvaarden of om handelingen van dagelijks beheer uit te voeren.
Bij uitbreiding kan dit ook gelden voor een coördinator onder het toezicht van een daartoe aangesteld bestuurder, mits vermelding van persoonsgegevens, en een nauwkeurige door de raad goedgekeurde opdrachtomschrijving, in annex bij het reglement van inwendige orde.
Artikel 49: De secretaris legt een dossier aan van alle inkomende en uitgaande stukken. Dit dossier zal op verzoek door een bestuurder kunnen ingekeken worden op het juridisch adres van de vereniging, waar het wordt bewaard. Hij kan onder zijn verantwoordelijkheid een archief toevertrouwen aan een coördinator zoals bedoeld in artikel 24 of aan een bekwame derde.
Artikel 50: De secretaris legt een gestructureerde verzameling aan van alle dossiers die door de algemene vergadering en de raad werden besproken en opgevolgd.
Artikel 51: Het verslagboek van de vzw bevat alle verslagen van de raad van bestuur en algemene vergadering, behalve de bespreking van persoonlijke dossiers van derde personen. Deze verslagen bevatten voor wat betreft de algemene vergadering minimaal de aanvaarding, ontslag en wijziging van staat (vast of steunend) van de leden, verkiezing van bestuurders, statutenwijzigingen, besluiten van stemmingen, beoordeling van de begrotingen en boekhoudkundige gegevens (jaarbalans en saldo's), ontlasting van de beheerders, de oprichting van nieuwe afdeling en projecten, structurele wijzigingen in de vereniging, en andere elementen bepaald door de statuten en dit reglement. Zij bevatten voor wat betreft de raad van bestuur minimaal de verkiezing van functies van de bestuurders, de besluiten van stemmingen, de grote lijnen van de besproken thema's, en andere elementen bepaald door de statuten en dit reglement.
4. De schatbewaarder
Artikel 52: De schatbewaarder is volmachtdrager van het dagelijks bestuur. De taak van schatbewaarder kan ook worden toevertrouwd aan de secretaris. De schatbewaarder kan zich laten bijstaan door een medewerker die de boekhouding verzorgt in toepassing van artikel 24.
Artikel 53: De schatbewaarder zal in opdracht van de raad van beheer alle financiële verrichtingen uitoefenen in het kader van de vzw. Hij zal zonder uitstel alle gedane verrichtingen vermelden op zijn digitale dragers en deze bestanden beveiligen om bedrog uit te sluiten.
Artikel 54: De schatbewaarder zal een dossier aanleggen van alle inkomende en uitgaande stukken. Dit dossier zal op verzoek van een bestuurder kunnen ingekeken worden, zonder deze hieruit stukken kan ontvreemden op welke wijze dan ook. Kopies of uittreksels kunnen enkel worden genomen mits duidelijke verantwoording of voor administratief - bestuurlijke redenen.
Artikel 55: Als het uitvoeren van de boekhouding aan een derde wordt toevertrouwd zal deze geen inzage geven aan derden, en alle handelingen onder geheimhouding en verantwoordelijkheid van de schatbewaarder uitvoeren. Na de goedkeuring van de jaarrekeningen wordt de boekhouding van dat jaar afgesloten en bewaard op de zetel van de vereniging.
Artikel 56: Op vraag van de raad van bestuur zal de schatbewaarder een financieel verslag opstellen per kwartaal of zelfs per maand. Dat verslag dient te beantwoorden aan de verwachtingen die de raad stelt in het kader van de te voeren gesprekken. Wanneer de noden
van de vzw het vereisen kan er een dagelijks financieel worden gevraagd.
Artikel 57: De schatbewaarder zal in samenspraak en overleg met de commissarissen de boekhouding ter controle voorleggen en desgewenst alle gewenste inlichtingen verstrekken aan de commissarissen tot verduidelijking van de boekhouding.
Artikel 58: De schatbewaarder zal ieder jaar in maand december een begroting opmaken en op de eerstvolgende vergadering van raad van bestuur ter goedkeuring voorleggen. De raad van bestuur kan hieraan alle wijzigingen aanbrengen welke zij nodig acht voor een goede werking.
5. De commissarissen
Artikel 59: De commissarissen hebben de taak de boekhouding naar juistheid en waarheid te controleren. Hierbij zullen zij desgewenst bijgestaan worden door de schatbewaarder.
Artikel 60: Van alle boekhoudkundige controles zullen zij aan de raad van beheer verslag uitbrengen en hun bevindingen schriftelijk meedelen.
Artikel 61: De controle kan altijd gebeuren tijdens de kantooruren of op afspraak met de schatbewaarder. en nooit zonder medeweten van de schatbewaarder.
Artikel 62: De commissarissen mogen geen boekhoudkundige bescheiden ontvreemden, in bewaring nemen, geen gegevens van de boekhouding openbaar maken aan derden, noch door middel van kopie, noch door film, noch door geschriften of onder welke vorm dan ook. Indien zij echter van oordeel zijn toch een kopie te moeten maken dan kunnen zij dit slechts met uitdrukkelijke toelating van de voorzitter, die hiervoor schriftelijk toelating geeft, met eventuele beperking tot het opgevraagde document.
Artikel 63: De commissarissen kunnen op eenvoudig verzoek , voor zover het hun taak aanbelangt, deelnemen aan de raad van bestuur, of de algemene vergadering
6. De medewerkers
Artikel 64: De vereniging kan eigen en extern personeel in dienst hebben, alsook vrijwilligers. Zij kunnen actief zijn in verschillende deelwerkingen van de vereniging. Zij worden onder de term "medewerkers" in één woord en zonder onderscheid genoemd.
Artikel 65: Elk van deze medewerkers wordt geëngageerd via een contract van tewerkstelling in dienstverband of een vrijwilligersovereenkomst. Alle medewerkers zullen begeleid worden in overeenstemming met de geldende wettelijke reglementeringen.
Artikel 66: Behalve als men als bestuurder afgevaardigd wordt voor het algemeen dagelijks beleid zijn het lidmaatschap van het bestuur en een regelmatige activiteit als medewerker in de vereniging onverenigbaar. Uitzondering betreft occasioneel en ondergeschikt vrijwilligerswerk. Deze bestuurders - medewerkers zullen zich in ieder geval op de werkvloer onthouden van rechtstreeks beleid en beslissingen in hiërarchische lijn. Anderzijds hebben medewerkers de behoefte en het recht om kennis te maken met hun bestuurders op daartoe passende gelegenheden.
Artikel 67: De raad van bestuur bepaalt de manier waarop de deelwerkingen zullen worden
8