2E TERTAALRAPPORTAGE 2021 2E TERTAALRAPPORTAGE 2021
2E TERTAALRAPPORTAGE 2021
2E TERTAALRAPPORTAGE 2021
Colofon
Vier gemeenten - Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude - hebben vanaf 1 januari 2012 de interne bedrijfsvoeringstaken geconcentreerd in één organisatie, Servicepunt71. Servicepunt71 is dé partner op het gebied van Informatievoorziening, HRM, Facilitaire zaken, Juridische zaken, Financiën en Inkoop.
Servicepunt71 Xxxxxxx 000
0000 XX Xxxxxx
2 PROGRAMMAPLAN EN PARAGRAFEN 7
3.1 Ontwikkeling van de lasten en baten 17
Algemeen | 3
1 Algemeen
Voor u ligt de tweede tertaalrapportage van 2021, waarin wij rapporteren over de stand van zaken over de maanden mei t/m augustus van 2021.
Nadat de meeste medewerkers weer zijn opgestart na een welverdiende zomervakantie, liggen er weer een aantal belangrijke uitdagingen voor ons de komende periode. Twee grote en belangrijke uitdagingen zijn daarbij de vervolgstappen van het Samenwerkingsmodel en de ontwikkeling van het nieuwe financieel systeem.
Wanneer we terugkijken naar de afgelopen maanden, dan zien we dat de belangrijkste prioriteiten van Servicepunt71 op schema liggen. Dat betekend niet dat we nu op onze lauweren kunnen gaan rusten, maar is wel een bevestiging dat we de goede weg met elkaar zijn ingeslagen.
In de financiële prognose zien we op dit moment een gering overschot van 1,3% aan het einde van het jaar, waarbij de kans aanwezig is dat dit nog verder oploopt. Een belangrijke oorzaak daarvoor is de moeilijke arbeidsmarkt, waardoor het werven van personeel moeizaam verloopt en de wervingen soms langer duren dan gewenst. Hierdoor kunnen we de opgaven soms later opstarten dan gewenst. Wij zijn op dit moment wel bezig met het ontwikkelen van een arbeidsmarktstrategie om hier in de toekomst snellere stappen te kunnen maken. Daarnaast heeft het in control project ons meer kritische handvatten gegeven om meer te sturen op wat moet en wat kan.
Waar we in aanloop naar de zomer ons aan het voorbereiden waren om steeds meer ruimte te bieden aan het personeel om meer naar kantoor te komen moeten we, gelet op de laatste adviezen vanuit het kabinet rondom het thiuswerken, nog even een pas op de plaats maken. Ook hier staan we echter niet stil en zijn we in gesprek om te kijken hoe we invulling kunnen geven aan hybride vormen van thuis en op kantoor werken.
Financieel gezien is Servicepunt71 in rustiger vaarwater terecht gekomen, nu met het beschikbaar stellen van extra middelen voor 2021 en 2022 de balans in de bedrijfsvoering is teruggebracht. De eindejaarsprognose in deze 2e tertaalrapportage laat zien dat we in ieder geval verwachten dat we 2021 afsluiten met een positief resultaat. Dat neemt niet weg dat de komende jaren nog een aantal flinke uitdagingen op ons liggen te wachten doordat o.a. de dekking voor meerwerk van de accountant en het tekort op de financiële administratie in 2023 wegvallen. Daar staat dan wel tegenover dat in 2023 de overgang naar Leiden is afgerond en het nieuwe financieel systeem is ingevuld.
Namens het CMT Xxxxxxx Xxxxxx
Directeur a.i.
De 2e tertaalrapportage 2021 van Servicepunt71 bestaat uit drie hoofdstukken. Dit hoofdstuk 1 bevat de algemene voortgang en de leeswijzer. Hoofdstuk 2 bevat de inhoudelijke voortgang op de dienstverlening,en de paragrafen
Bedrijsvoering en Weerstandsvermogen en risicobeheersing. In dit hoofdstuk wordt net als voorgaande jaren gewerkt met het verkeerslichtmodel waarbij een toelichting wordt gegeven op de afwijkingen. Hoofdstuk 3 bevat de financiële ontwikkelingen. Hier geven we inzicht in de ontwikkeling van de lasten en de baten. Daarbij komen achtereenvolgens aan de orde de prognose voor 2021, de wijzigingsvoorstellen in de exploitatie, veranderingen op het gebied van investeringen, de effecten van alle ontwikkelingen op de reserves en tot slot, het effect van alle ontwikkelingen op de bijdragen van de deelnemers. In dit derde hoofdstuk trof u in het verleden ook het overzicht van de taakstellingen aan, aangezien Servicepunt71 op dit moment geen taakstellingen heeft is dit hoofstuk vervallen.
4 | SERVICEPUNT 71
Algemeen | 5
6 | SERVICEPUNT 71
2 Programmaplan en paragrafen
2.1.1 Dienstverlening
Voortgang prioriteiten
De voortgang in deze rapportage is net als in de voorgaande rapportages weergegeven middels een kleurcodering. Groen betekent dat het binnen de planning en het budget gerealiseerd kan worden, oranje betekent dat er extra inspanning of budget nodig is en rood wil zeggen dat realisatie niet meer mogelijk of doelmatig is. In onderstaande tabel is per prioriteit de kleur aangegeven, waarbij we zien dat de verwachting is dat bijna alle prioriteiten binnen planning en budget gerealiseerd gaan worden. In voorgaande jaren werden tenminste de oranje en rode verkeerslichten toegelicht, en vaak ook de voortgang op
de grote opgaven. Hierom volstaan we met een toelichting op prioriteit 1 ‘Samenwerkingsmodel voor de bedrijfsvoering in de Leidse regio' en prioriteit 12 'Inrichting nieuw systeem ter vervanging van financiële- en P2P systemen Decade, Proquro en Onguard '.
NB: In de volgende tabel heeft de prioriteit werkplekprogramma 1 een * gekregen, omdat daarop nog wel bijsturing noodzakelijk is. De verwachting is echter dat het resultaat wel gehaald wordt en hierom is deze wel op de kleur groen gezet.
Prioriteiten begroting 2021
Programmaplan en paragrafen | 7
Integrale prioriteiten Financiën
1. Samenwerkingsmodel voor de bedrijfsvoering in de Leidse regio | √ | 12. Inrichting nieuw systeem ter vervanging van financiële- en P2P systemen Decade, Proquro en Onguard * | ± |
2. Invoering Omgevingswet | √ | 13. Inregelen rechtmatigheidsverklaringen | √ |
3. Pilot inhouse advocaat | √ | HRM | |
4. Invoering wet open overheid | √ | 14. Dienstverlening ten behoeve van reorganisatie/ ontwikkeltrajecten | √ |
Vakspecifieke prioriteiten 15. Vitaliteit | √ | ||
Informatievoorziening 16. Arbeidsmarktstrategie | √ | ||
5. Een veilige en beheersbare basiswerkplek, en veilig & compliant werken: Werkplekprogramma I * | √ | 17. Moderniseren arbeidsvoorwaarden en Strategische Personeels Planning | ± |
6. De digitale samenwerkomgeving: Werkplekprogramma II | √ | Juridische Zaken | |
7. Robuustere netwerkarchitectuur | √ | 18. Regionale Energietransitie (RES) | √ |
8. Projectportfolio | √ | ||
9. Beheer mobiele telefonie | √ | ||
Inkoop en Contractmanagement
10. Maatschappelijk Verantwoorde Bedrijfsvoering (MVI) | √ | |
11. Uitbreiding WMO-contractmanagement | √ |
Integrale prioriteiten | |
√ | 1. Samenwerkingsmodel voor de bedrijfsvoering in de Leidse regio |
Voortgang: Het onderzoek naar het nieuwe samenwerkingsmodel is in het tweede tertaal afgerond. De colleges van de vier gemeenten hebben op grond van het onderzoek het voorgenomen principebesluit genomen om de regionale bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden onder te brengen. De raden van de vier gemeenten geven in september hun wensen en bedenkingen bij het voorgenomen besluit, waarna de colleges een definitief besluit kunnen nemen. | |
Financiën | |
± | 12. Inrichting nieuw systeem ter vervanging van financiële- en P2P systemen Decade, Proquro en Onguard |
Voortgang: Het SGB is door Xxxxx Xxxxxxxxx op 23 juni vertrouwelijk geïnformeerd over de stand van zaken en het bestuur op 27 juli . In deze adviezen is afgesproken dat SP71 de samenwerking met Unit4 continueert en dat de maand augustus gebruikt wordt voor het sluiten van een nieuw contract met Unit4 en het afronden van laatste vraagstukken. Op dit moment bevindt het opgestelde addendum en de goedkeuring daarop door de leverancier in een afrondende fase. De nieuwe afgesproken livegangdatum is 01-01-2023. | |
HRM | |
± | 17. Moderniseren arbeidsvoorwaarden en Strategische Personeels Planning |
Voortgang: T.a.v. de Strategische Personeelsplanning(SPP) geldt dat in de laatste periode van 2021 SPP plaatsvindt in de hele organisatie van de gemeente Leiden, wat gevolgd wordt door het bespreken van de opbrengst met de directie. Verder is SP71 gestart met SPP als hele organisatie met een kick off voor het voltallige MT. Na de zomer starten de workshops binnen SP71. Tot slot heeft DZB het voortraject gedaan voor SPP, maar heeft besloten om de workshops pas te doen na afloop van een strategietraject (naar verwachting begin volgend jaar). T.a.v. het modernisering van de arbeidsvoorwaarden zien we dat, ondanks de inzet vanuit SP71 om dit proces te faciliteren, de gesprekken met de vakorganisaties trager lopen dan gehoopt. | |
8 | SERVICEPUNT 71
2.2.1 Bedrijfsvoering
Voortgang prioriteiten
Net zoals bij de voortgang op de dienstverlening wordt ook in deze paragraaf de voortgang op de organisatieprioriteiten weergegeven door middel van een verkeerslicht. In voorgaande jaren werden tenminste de oranje en rode verkeerslichten toegelicht, en vaak ook de voortgang op de grote opgaven. Aangezien er op dit moment geen prioriteiten op oranje of rood staan, volstaan we met een toelichting op prioriteit 1 'Servicepunt71 in control' en prioriteit 2 'Doorontwikkeling organisatie Servicepunt71'.
NB: In de volgende tabel heeft de prioriteit afronding verbouwing tweelinghuis een * gekregen, omdat daarop nog wel bijsturing noodzakelijk is. De verwachting is echter dat het resultaat wel gehaald wordt en hierom is deze wel op de kleur groen gezet.
Prioriteiten begroting 2021
Organisatie prioriteiten
1. Servicepunt71 in control | √ | 6. Doorontwikkeling strategisch Inkoop en Contractmanagement | √ |
2. Doorontwikkeling organisatie Servicepunt71 | √ | 7. Evaluatie transitie VRIS | √ |
3. Verlengen dienstverleningsovereenkomst Holland Rijnland 2021 | √ | 8. Financieel kader digitale veiligheid | √ |
4. Afronding verbouwing Tweelinghuis * | √ | 9. Impuls informatievoorziening: ICT-architectuur, functioneel beheer, en ondersteuning IV-keten | √ |
5. Ontwikkeltraject team HRM | √ | ||
Organisatie prioriteiten | |
√ | 1. Servicepunt71 in control |
Voortgang: Het project is per 1 juli 2021 afgerond. Na afronding van het project wordt op dit moment nog wel gewerkt aan het doorontwikkelen van het dashboard en het doorontwikkelen van een aantal rapportages (openstaande verplichtingen, % orderen). | |
√ | 2. Doorontwikkeling organisatie Servicepunt71 |
Voortgang: - In het kader van het 'werken als één Servicedesk' is het proces van indiensttreding van nieuwe medewerkers geoptimaliseerd, zodat de dienstverlening aan managers en nieuwe medewerkers soepeler verloopt. In vervolg hierop wordt ook het proces rondom externe inhuur onder de loep genomen. - Het werken met/in integrale accountteams is nog niet voor alle accountteams gemeengoed geworden. De verwachtingen en behoeften bij de partnerorganisaties lopen bovendien uiteen. In het derde tertaal bepalen we hoe we er op een beter passende manier mee verder gaan. - Ten behoeve van de 'professional aan zet' zijn in het tweede tertaal de voorbereidingen getroffen voor strategische personeelsplanning. Dit traject start Servicepunt-breed in het derde tertaal. - De doorontwikkeling van de organisatie van Servicepunt71 komt in ander vaarwater als wordt besloten om de regionale bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden onder te brengen. De collega's zijn in het tweede tertaal geïnformeerd over de uitkomst van het onderzoek, en er zijn vragenuurtjes georganiseerd om vragen te beantwoorden. | |
Ziekteverzuim
Verzuim totaal
In totaliteit is het verzuim op alle elementen gedaald in vergelijking met 2020. Waarbij er wel een lichte stijging te zien is op zowel het voortschrijdend gemiddelde en de verzuimfrequentie. De verzuimduurklasse zeer lang en extreem lang zijn
respectievelijk met 0,7% en 0,6% gezakt ten opzichte van 2020. De overige klassen zijn met 0,2% gedaald. Waarbij het lang verzuim een flinke impact heeft op het verzuimcijfer.
Het is opvallend dat de verzuimduurklasse ‘lang verzuim (43-365 dagen)’ een behoorlijke impact heeft op het verzuimcijfer. Dit was in 2020 het geval en is in 2021 nog steeds het geval.
Programmaplan en paragrafen | 9
Nulverzuim
Het nulverzuim, het percentage medewerkers dat zich in een jaar niet ziek meldt, lag tot en met juli 2021 op 60 procent ten opzichte van 50 procent in dezelfde periode een jaar ervoor.
Het voortschrijdend verzuim tot en met juli 2021 is na een langdurige daling heel licht aan het stijgen naar 4,9 procent. Een jaar geleden lag het op 6,8 procent (inclusief derde ziektejaar).
De daling in de meldingsfrequentie die zichtbaar was sinds Corona is na een aantal maanden stabiel te zijn geweest op 0,6, licht gestegen naar 0,7.
Tabel: Ziekteverzuim Servicepunt71
Ziekteverzuim | 2020 december | 2020 A&O personeelsmonitor | 2021 juli |
Totaal | 5,5% | 5,2% | 4,9% |
Meldingsfrequentie | 0,8 | 0,7 | 0,7 |
Kort verzuim | 0,5% | 0,5% | 0,4% |
Middellang verzuim | 0,4% | 0,7% | 0,4% |
Lang verzuim | 4,6% | 2,7% | 2,6% |
Vitaliteit
In het 2e kwartaal van 2021 is verder gewerkt aan een vitale organisatie middels een regionale uitrol van de fitcheck en het beschikbaar stellen en inzetten van de inmiddels opgeleide vitaliteitscoaches. De medewerkers van SP71 konden in mei van dit jaar meer inzicht krijgen in hun vitaliteit middels deelname aan de fitcheck. Van SP71 heeft 41% van de medewerkers meegedaan aan de fitcheck en 36% van de medewerkers deed ook een fysiek onderzoek. Alle leidinggevende van SP71 hebben de managers-workshop gevolgd om met de medewerkers in gesprek te gaan over het onderwerp vitaliteit. Dit kan ondersteuning bieden om het onderwerp vitaliteit onder de aandacht te brengen en beter bespreekbaar te maken zodoende verbeterpunten aan het licht te brengen.
Daarnaast konden medewerkers vanaf april 2021 aanspraak doen op de vitaliteitscoaches uit de regio. Zij zijn reeds gestart met coachingsgesprekken. Om extra aandacht te geven aan de mogelijkheid van vitaliteitscoaching, zijn tijdens de
Summerschool een aantal coaches ingezet om korte coachingssprekken te voeren. Dit was een groot succes en zal worden herhaald tijdens de Kennisdag.
Sociaal werkgeverschap
Met ingang van 2021 maakt het aandachtgebied ‘de Banenafspraak’ binnen Servicepunt71 onderdeel uit van een bredere ambitie op het gebied van ‘Diversiteit en Inclusie’. We werken over de volle breedte aan beeldvorming en bewustwording, en halen belemmeringen zo veel mogelijk weg. SP71 is op dit moment actief aangesloten bij het projectteam D&I van Leiden. Binnen deze bredere ambitie streven we er ook naar om het quotum garantiebanen voor Servicepunt71 te realiseren. Het quotum is echter fors gestegen, doordat het personeelsbestand van Servicepunt71 door de VRIS-reorganisatie is gegroeid. Hierdoor bedraagt de extra opgave voor Servicepunt71 ongeveer 2,25 fte, terwijl en maar 0,8 fte is meegekomen.
We proberen goede oplossingen te vinden als geschikte kandidaten zich aandienen. In het 2e tertaal van 2021 is een Security en Privacy Officer geworven uit de doelgroep Banenafspraak. Daarnaast is het tijdelijke contract van een Kwaliteitsmedewerker vervroegd omgezet in een vaste aanstelling.
De medewerkers met een garantiebaan van facilitaire zaken worden niet meegerekend voor het te behalen quotum. Deze medewerkers, in totaal 5,3 fte/ 7,5 garantiebanen, worden ingehuurd door Facilitaire zaken van Servicepunt71 en worden door hen ingezet en aangestuurd op locaties binnen de gemeente Leiden. Administratief is echter sprake van een detachering van DZB en de wet bepaalt dat deze banen meetellen bij de gemeente Leiden.
10 | SERVICEPUNT 71
2.2.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
1. Inleiding
Impact van de coronapandemie
Als bedrijfsvoeringorganisatie van gemeenten en als overheidsorganisatie, is er voor Servicepunt71 geen sprake van een continuïteitsprobleem als gevolg van de uitbraak van het coronavirus, omdat de aangesloten gemeenten zorgdragen voor de financiering van Servicepunt71. Niet uit te sluiten is dat het niveau van dienstverlening op sommige gebieden omhoog gaat en op andere gebieden afneemt. Tot nu toe zijn we door de corona-uitbraak niet in personele problemen gekomen. In samenspraak met de aangesloten gemeenten zullen we zo goed mogelijk anticiperen op de dingen die nog gaan komen.
Weerstandsvermogen
Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor Servicepunt71 geen maatregelen heeft getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. Het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt in een ratio weerstandsvermogen en afgezet tegen de algemeen geldende weerstandsnorm. Die ratio geeft de mate aan waarin Servicepunt71 in staat is om tegenvallers op te vangen zonder effecten op de bedrijfsvoering. Met de inwerkingtreding van de nieuwe Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement met ingang van 1 januari 2021, is niet meer de eis dat de ratio van het weerstandsvermogen minimaal 1.0 = voldoende moet zijn, maar is een ratio van het weerstandsvermogen tussen de 0 – 0,6 afdoende. Dit vanwege de eigenaarsrol van de gemeenten als ook vanwege het bestuurlijk besluit om risico’s binnen het weerstandsvermogen van de gemeenten op te vangen.
Weerstandscapaciteit
De middelen en mogelijkheden waarover Servicepunt71 beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken vormen samen de weerstandscapaciteit. Wat tot de weerstandscapaciteit behoort is een bestuurlijke afweging. In de Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement uit 2021 is bepaald dat de weerstandscapaciteit bestaat uit de algemene reserve, de aan specifieke risico’s gelieerde bestemmingsreserves, het niet bestemde saldo van de exploitatie en het budget Onvoorzien. Daarnaast zijn de deelnemers op grond van artikel 17 van de GR Servicepunt71 verplicht ervoor zorg te dragen dat Servicepunt71 altijd beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.
Risicomanagement
Een risico is een mogelijke gebeurtenis met een negatief gevolg voor de organisatie. Servicepunt71 wil risico's zoveel mogelijk beheersen door ze structureel en op systematische wijze te identificeren, prioriteren, analyseren en beoordelen. Een goed systeem van risicomanagement stelt bestuurders en managers in staat passende beheersmaatregelen te nemen voor risico’s die het behalen van de doelstellingen van de organisatie bedreigen.
2. Risico's
Risico-overzicht
Om de risico's in kaart te brengen stelden we een risicoprofiel op. Dit risicoprofiel maakten we met een risicomanagementinformatiesysteem dat ook de gemeenten gebruiken. Met het informatiesysteem brengen we risico's systematisch in kaart, waarna alle afdelingen binnen Servicepunt71 ze beoordelen. Het overzicht hieronder presenteert alle risico's van Servicepunt71, met de hoogste bijdrage aan de benodigde weerstandscapaciteit bovenaan. Het overzicht toont ook de beheersmaatregelen.
De risico's van Servicepunt71
Hieronder zijn alle risico's van Servicepunt71 met financiële impact opgenomen. In de tweede kolom wordt met een nummer aangegeven dat het een in de vorige actualisatie benoemd risico betreft. Als er een 'N' staat, dan is het een nieuw risico.
Programmaplan en paragrafen | 11
Nieuw Oud Nr.1 Nr.2
Risico/gebeurtenis
Beheersmaatregel
Kans Max. 3 Invloed
impact
1 2 Krapte op de arbeidsmarkt
De medewerkers zijn een belangrijke succesfactor voor de realisatie van de doelstellingen van Servicepunt71 en de gemeenten. Door krapte op de arbeidsmarkt (bijvoorbeeld bij Informatievoorziening
en Financiën) kan het realiseren hiervan in de knel komen of zijn er meerkosten mee gemoeid. Er zijn vaker vacatures waardoor we meer tijd moeten besteden aan werving, vacatures blijven langer niet vervuld of worden met (duurdere) externe
inhuur vervuld. Ook neemt de mobiliteit toe, waardoor het wervingsproces ook vaker doorlopen moet worden. Daarnaast is het toekomstperspectief voor de Servicepunt71 zowel een kans als een katalysator in de mobiliteit en risico op extra verloop.
Door deze krapte zijn leidinggevenden steeds meer tijd kwijt met het aantrekken en behouden van medewerkers, wat ten koste gaat van andere werkzaamheden.
2 4 Veranderende en toenemende vraag van de eigenaren
Servicepunt71 is opgericht vanuit de 3 kernwaarden: kosten, kwaliteit en
kwetsbaarheid. Daarbij is gekozen voor een hoge mate van standaardisatie. De vraag van de eigenaren is de afgelopen jaren toegenomen en neemt nog steeds toe, zowel in kwantitatieve zin als in kwalitatieve zin. Servicepunt71 moet noodzakelijke innovaties doorvoeren als gevolg van toegenomen verwachtingen en standaarden (bijvoorbeeld vervanging financieel systeem).
Deze vraagtoename leidt tot incidentele projectkosten, toename van structurele kosten, toename van het aantal meerwerkafspraken en tot stijging
van de werkdruk over de hele linie bij Servicepunt71. De veranderende en toegenomen vraag kan leiden tot hogere kosten voor personele inzet, ondersteuning en automatisering. Bovendien vragen
de gesprekken hierover onevenredig veel tijd van management, adviseurs en
projectleiders om de eigenaren op één lijn te krijgen met lange besluitvormingstrajecten als gevolg.
3 5 Prijsindex
De toegekende prijsindex blijft achter bij de prijsstijging die contractpartijen aan Servicepunt71 doorberekenen. Hierdoor
komt de dienstverlening onder druk te staan.
4 7 Mentale vitaliteit organisatie als gevolg van COVID19
Door langdurig thuiswerken missen mensen steeds meer de binding met elkaar en het werk. Dit kan leiden tot een daling van de productiviteit en stijging van het verzuim.
Leidinggevenden zijn intensief en creatief bezig met wervingscampagnes en zoeken naar alternatieven om vacatures te vervullen. We anticiperen op lokale, regionale en landelijke ontwikkelingen.
Via ontwikkelbeleid, inrichtingsprincipes en het hanteren van een flexibele
schil investeren we in een wendbare organisatie. Onze arbeidsmarktstrategie en vitaliteitsprogramma worden up to date gehouden. Bovendien wordt geinvesteerd in een verder professionalisering van recruitment.
In 2019 is met de eigenaren en de gebruikers van de dienstverlening van Servicepunt71 het gesprek gestart over deze toenemende vraag en hoe deze te beteugelen, dan wel de financiële effecten goed in beeld te brengen en zo nodig te beperken. Als meest recente stap is in het kader van Bedrijfsvoering in Balans door de deelnemers voor erkende knelpunten aanvullend budget beschikbaar gesteld. Servicepunt71 blijft de prioritering en het budgettair kader tijdig met de partners bespreken.
Het resterende risico blijft een mogelijke mismatch tussen de te leveren diensten en de vergoeding daarvoor.
Voor de indexatie van IV-budgetten wordt door de deelnemers een meer
marktconforme index toegekend. Daarmee is het risico afgenomen maar niet weg. We monitoren de prijsontwikkeling binnen de lopende contracten.
Het management monitort, maakt het onderwerp goed bespreekbaar en voert intensief gesprekken met medewerkers. We organiseren activiteiten om sociaal contact, samenwerking en binding te versterken.
Er worden thuiswerktrainingen en mental- trainingen aangeboden.
80% 375 15,63%
60% 375 11,72%
60% 375 11,72%
60% 375 11,72%
12 | SERVICEPUNT 00
Xxxxx Xxx Xx.0 Xx.0
Xxxxxx/xxxxxxxxxxx
Beheersmaatregel
Kans Max. 3 Invloed
impact
5 | 8 | Hogere kosten door gebruik van | Er loopt een project om actief de afname | 60% | 375 | 11,72% |
infrastructuur bij Open Line dan | van Open Line omlaag te brengen. Voor | |||||
ingeschat in business case | 2021 is € 150.000 beschikbaar gesteld voor | |||||
De ICT-infrastructuur is uitbesteed aan | het verwachte tekort gedurende de periode | |||||
Open Line. De kosten worden verrekend | dat het project loopt en de aantallen nog niet | |||||
op basis van prijs maal aantallen. Als de | voldoende zijn teruggebracht. De aantallen | |||||
aantallen hoger zijn dan aangenomen, | worden continu gemonitord. | |||||
dan leidt dit tot meerkosten waarvoor geen | ||||||
budget beschikbbaar is. Er wordt actief | ||||||
gestuurd om de aantallen te verlagen. Het | ||||||
risico bestaat dat dit niet voldoende lukt. | ||||||
Ook achtergebleven taken kunnen leiden tot | ||||||
meerkosten. | ||||||
6 | 3 | Mobiliteitskosten voor medewerkers | Als eerste opvang van mobiliteitskosten | 40% | 375 | 7,81% |
Als gevolg van strategische | en WW-verplichtingen is een budget | |||||
personeelsplanning en veranderende eisen | beschikbaar van € 100.000. In voorkomende | |||||
kunnen medewerkers boventallig raken | gevallen wordt eerst ingezet op individuele | |||||
en op termijn afvloeien. Dit leidt tot kosten | trajectbegeleiding en wordt samen met de | |||||
voor mobiliteitstrajecten en latere WW- | gemeenten regiobreed naar oplossingen | |||||
verplichtingen. | gezocht. | |||||
7 | 11 | Informatiebeveiliging en bescherming | We blijven inzetten op bewustwording en | 20% | 750 | 7,81% |
van persoonsgegevens (AVG) | het zo nodig verder professionaliseren | |||||
Incidenten in de informatiebeveiliging | van de informatiebeveiliging en | |||||
en lekken in de bescherming van | gegevensbescherming, ondersteund | |||||
persoonsgegevens leiden tot bestuurlijke | door technische en organisatorische | |||||
boetes en (extra) investeringen. | maatregelen. Daarnaast zetten we in | |||||
Tegelijk lopen we risico door actieve | op het terugdringen van de hoeveelheid | |||||
aanvallen van buitenaf om in onze systemen | bedrijfsapplicaties, en proberen we minder | |||||
te komen. | gebruik te maken van maatwerk, ofwel meer | |||||
marktstandaards. | ||||||
8 | 1 | Nieuwe IV-organisatie (VRIS) | Wij sturen zo goed mogelijk op een | 60% | 175 | 5,47% |
De beschikbare middelen voor de nieuwe | effectieve en efficiënte inzet van capaciteit | |||||
IV-organisatie blijken na de VRIS-transitie | en middelen. We gaan tijdig in gesprek om | |||||
onvoldoende om een robuuste organisatie | de ambitie bij te stellen of over het verhogen | |||||
op te zetten. Inmiddels is op onderdelen al | van de financiële middelen door aanpassing | |||||
gebleken dat de middelen niet voldoende | van de bijdrage van de gemeenten. Met | |||||
zijn. | de extra budgetten door Bedrijfsvoering in | |||||
Tegelijk vraagt het grote aantal IV-projecten | Balans is een aantal knelpunten opgelost, | |||||
met veelal regionale sturing te veel | maar blijven er ook nog een aantal over. | |||||
capaciteit van onze organisatie, waardoor bij | ||||||
vertraging of niet slagen de dienstverlening | ||||||
door de gemeenten zelf in het gedrang kan | ||||||
komen. | ||||||
9 | 9 | Huisvesting Tweelinghuis | Servicepunt71 bespreekt de gevolgen | 60% | 175 | 5,47% |
Het project Huisvesting Tweelinghuis loopt | van de vertraging tijdig met de partners | |||||
vertraging op. Deze vertraging leidt tot | en maakt dan afspraken over aanvullend | |||||
hogere projectkosten en mogelijk tot hogere | benodigde capaciteit en middelen. | |||||
structurele huisvestingslasten. | ||||||
10 | 10 | Vernieuwing digitale kantooromgeving | Er is in de begroting van Servicepunt71 | 60% | 175 | 5,47% |
De afronding van de vernieuwing van | met extra kosten door vertraging van | |||||
de digitale kantooromgeving Kantoor71 | dit traject rekening gehouden met een | |||||
vertraagt door de coronapandemie. | extra financiële bijdrage van € 250.000. | |||||
Met deze beheersmaatregel is het risico | ||||||
kleiner geworden, maar nog niet helemaal | ||||||
verdwenen. | ||||||
11 | 12 | Langdurig ziekteverzuim | We zetten actief in op vitaliteitsmaatregelen, | 40% | 175 | 3,65% |
Het niet-werkgerelateerde langdurig | duurzame inzetbaarheid en verzuimbeleid. | |||||
ziekteverzuim blijft hoger dan het landelijk | Ook zetten we waar mogelijk in op | |||||
gemiddelde. Vervanging kan niet zonder | (gedeeltelijke) reintegratie, op andere | |||||
extra kosten worden georganiseerd, | taken of uitstroom, daarbij rechtdoend | |||||
daardoor blijft voortgang en resultaat achter | aan goed werkgeverschap. In overleg met | |||||
bij de afspraken. | de partners kunnen we werkzaamheden | |||||
herverdelen, herprioriteren of een | ||||||
meerwerkovereenkomst sluiten. |
Programmaplan en paragrafen | 13
12 | 14 | Participatiebanen | Servicepunt71 monitort actief of het aantal | 40% | 50 | 1,04% |
Het aantal participatiebanen bij | participatiebanen wordt gehaald. Ondanks | |||||
Servicepunt71 is lager dan de norm, zeker | dat het werk in de bedrijfsvoering steeds | |||||
nu die norm is opgetrokken als gevolg | hoogwaardiger wordt, zoeken we actief | |||||
van de groei van het Servicepunt71 door | naar kansen en mogelijkheden en besteden | |||||
overgang van medewerkers door VRIS. | we daarbij aandacht aan inclusiviteit en | |||||
Veel van de taken die geschikt zijn voor een | diversiteit. | |||||
participatiebaan zijn uitbesteed aan de DZB, | ||||||
deze worden (nog) niet meegeteld binnen | ||||||
onze score. Daarnaast wordt het werk in de | ||||||
bedrijfsvoering steeds hoogwaardiger. De | ||||||
coronapandemie helpt bovendien niet mee | ||||||
om meer plekken te realiseren. | ||||||
Voor iedere niet ingevulde arbeidsplaats | ||||||
van 25,5 uur kan een boete van €5.000 | ||||||
opgelegd worden. | ||||||
13 | 13 | Groep 2 VRIS | In het organisatieplan van Groep 2 VRIS | 20% | 50 | 0,52% |
Met de overkomst van Groep 2 VRIS | zijn afspraken gemaakt hoe regionaal om | |||||
en de budgetten voor licenties en | te gaan met deze situaties. Deze afspraken | |||||
onderhoudskosten van applicaties bestaat | worden tot nog toe goed nageleefd. | |||||
de kans dat de budgetten onvoldoende | ||||||
blijken te zijn. Het risico is dat deze | ||||||
budgetten niet of niet voldoende worden | ||||||
aangevuld. | ||||||
Daarnaast kost het op orde brengen van de | ||||||
contracten veel inspanning en kan dit leiden | ||||||
tot extra kosten. | ||||||
14 | N | Vertraging vervanging financieel systeem | Er is met de leverancier en regionale | 10% | 50 | 0,26% |
Het nieuwe financieel / p2p systeem gaat | stuurgroep een nieuwe planning opgesteld. | |||||
een jaar later live. Hier is voor gekozen | Mijlpalen zijn vastgelegd in het vernieuwde | |||||
omdat de externe leverancier de applicatie | contract met de leverancier. In de | |||||
pas later beschikbaar kan stellen dan was | projectfase sturen we er op om meerkosten | |||||
afgesproken, waardoor de oorspronkelijke | zoveel mogelijk binnen het projectbudget op | |||||
datum livegang (1 januari 2022) niet | te vangen. | |||||
realistisch meer is. Bovendien zijn er dan | ||||||
te veel majeure risico's met effect op de | ||||||
bedrijfskritische processen van zowel | ||||||
Servicepunt71 als de gemeenten. De | ||||||
vertraging brengt later in het project mogelijk | ||||||
extra kosten met zich mee. | ||||||
Totaal | 3.850 | 100% |
Nieuw Oud Nr.1 Nr.2
Risico/gebeurtenis
Beheersmaatregel
Kans Max. 3 Invloed
impact
1 Dit betreft de rangorde van de risico's in de huidige rapportage.
2 Dit betreft de nummering zoals gebruikt bij de jaarrekening 2020 en begroting 2022.
3 Bedragen x € 1.000,-
Veranderingen in het risicoprofiel
Voor de rapportage keken we kritisch naar de risico's. Als gevolg van die actualisatie zijn er ten opzichte van de vorige risico- inventarisatie een aantal wijzigingen:
■ Er is één nieuw risico: Vertraging vervanging financieel systeem (14).
■ Er zijn vier risico's vervallen: Toegenomen verwachtingen en standaarden (oud nr. 6, deze is samengevoegd met nr. 2),
In-Control verklaring (oud nr. 15), Loonindex (oud nr. 17) en Accountantscontrole (oud nr. 16).
■ De kans van risico Hogere kosten door gebruik van infrastructuur bij Open Line dan ingeschat in business case (5) is verhoogd van gemiddeld naar groot.
■ De kans van risico Mobiliteitskosten voor medewerkers (6) is verlaagd van groot naar gemiddeld.
■ De kans en impact van risico Informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens (AVG) (7) zijn gewijzigd van respectievelijk gemiddeld en gemiddeld naar klein en zeer groot.
■ De kans en impact van risico Nieuwe IV-organisatie (VRIS) (8) zijn verlaagd van respectievelijk zeer groot en groot naar groot en gemiddeld.
■ De kans van risico Vernieuwing digitale kantooromgeving (10) is verhoogd van gemiddeld naar groot.
■ De kans van risico Groep 2 VRIS (13) is verlaagd van gemiddeld naar klein.
14 | SERVICEPUNT 71
Benodigde weerstandscapaciteit
Het reserveren van het maximale bedrag van € 3.850.000 voor alle risico's is ongewenst. De risico's treden immers niet allemaal tegelijk en in hun maximale omvang op. Daarom voerden we op basis van de risico's een risicosimulatie uit. Bij de simulatie rekenden we met een zekerheidspercentage van 90%.
Benodigde weerstandscapaciteit bij verschillende zekerheidspercentages
Benodigde weerstandscapaciteit bij verschillende zekerheidspercentages
Percentage
Bedrag
75% € 1.193.050
80% € 1.262.818
85% € 1.345.367
90% € 1.452.178
95% € 1.617.085
Uit de simulatie bleek dat we met een weerstandscapaciteit van € 1.452.178 met 90% zekerheid alle risico's kunnen afdekken als ze zich voordoen.
3. Beschikbare weerstandscapaciteit
De beschikbare weerstandscapaciteit bepaalden we volgens de kaders in de Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement uit 2021. Onderdelen van de weerstandscapaciteit zijn de algemene reserve, de aan specifieke risico’s gelieerde bestemmingsreserves, het resultaat over betreffend boekjaar en het budget Onvoorzien. Daarnaast zijn de deelnemers op grond van artikel 17 van de GR Servicepunt71 verplicht ervoor zorg te dragen dat Servicepunt71 altijd beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.
Inventarisatie van de weerstandscapaciteit1 | |
Algemene Reserve | 142 |
Onvoorzien | 105 |
Weerstandscapaciteit | 247 |
1 Bedragen x € 1.000,-, begrote stand ultimo 2020
4. Weerstandsvermogen
Waarderingscijfer | Ratio | Betekenis |
A | > 2.0 | Uitstekend |
B | 1.4 - 2.0 | Ruim voldoende |
C | 1.0 - 1.4 | Voldoende |
D | 0.8 - 1.0 | Matig |
E | 0.6 - 0.8 | Onvoldoende |
F | < 0.6 | Ruim onvoldoende |
Om te bepalen of we voldoende weerstandsvermogen hebben, moeten we de relatie leggen tussen de benodigdeweerstandscapaciteit (gebaseerd op de financieel gekwantificeerde risico's) en de beschikbare
weerstandscapaciteit. De figuur hieronder geeft de relatie tussen deze twee componenten weer.
Beschikbare weerstandscapaciteit
€ 247.000
Ratio weerstandsvermogen =
=
= 0,17
Benodigde weerstandscapaciteit € 1.452.178
Weerstandsnorm
Programmaplan en paragrafen | 15
De normtabel werd ontwikkeld in samenwerking met de Universiteit Twente. De tabel geeft een waardering van de berekende ratio. Onze ratio valt in klasse F. Dit duidt, zoals verwacht, op een ruim onvoldoende weerstandsvermogen. Per 2021 is besloten om voor het weerstandsvermogen met name te putten uit de weerstandscapaciteit van de gemeenten en slechts beperkt eigen weerstandscapaciteit aan te houden.
16 | SERVICEPUNT 71
3 Financiele overzichten
3.1 Ontwikkeling van de lasten en baten
Deze paragraaf bevat 3 tabellen. De eerste tabel bevat de wijzigingen per programma die in deze rapportage zijn opgenomen.
Deze wijzigingen worden toegelicht in de volgende paragrafen. De tweede tabel bevat per programma de begrotingstotalen
na verwerking van de begrotingswijzigingen van de eerste tabel. In de derde tabel wordt het programma Dienstverlening uit de tweede tabel uitgesplitst naar de begrotingsbedragen voor de onder dit programma vallende afdelingen.
Begrotingswijzigingen 2e tertaalrapportage per programma
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Dienstverlening | 5.759 | 380 | 380 | 389 | 389 |
Overhead, VPB en Xxxxxxxxxx | -000 | -000 | -000 | -000 | -000 |
Xxxxxxxx Dekkingsmiddelen | - | - | - | - | - |
Totaal lasten | 5.247 | 105 | 105 | 115 | 115 |
Dienstverlening | -5.176 | - | - | - | - |
Overhead, VPB en Onvoorzien | - | - | - | - | - |
Algemene Dekkingsmiddelen | -71 | -105 | -105 | -115 | -115 |
Totaal baten | -5.247 | -105 | -105 | -115 | -115 |
Toevoeging reserves | - | - | - | - | - |
Onttrekking reserves | - | - | - | - | - |
Totaal mutatie reserves | - | - | - | - | - |
TOTAAL RESULTAAT | - | - | - | - | - |
Begrotingstotalen na begrotingswijzigingen 2e tertaalrapportage per programma | |||||
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Dienstverlening1 | 56.171 | 46.376 | 45.211 | 45.377 | 45.217 |
Overhead, VPB en Onvoorzien | 3.857 | 3.940 | 3.762 | 3.762 | 3.762 |
Algemene Dekkingsmiddelen | - | - | - | - | - |
Totaal lasten | 60.029 | 50.316 | 48.974 | 49.139 | 48.979 |
Dienstverlening | -7.260 | -1.390 | -1.340 | -1.317 | -1.317 |
Overhead, VPB en Onvoorzien | - | - | - | - | - |
Algemene Dekkingsmiddelen | -49.983 | -48.894 | -47.422 | -47.356 | -47.353 |
Totaal baten | -57.243 | -50.283 | -48.762 | -48.672 | -48.670 |
Toevoeging reserves | 627 | 139 | 222 | 222 | 222 |
Onttrekking reserves | -3.413 | -172 | -433 | -688 | -531 |
Totaal mutatie reserves | -2.785 | -33 | -211 | -467 | -309 |
TOTAAL RESULTAAT | - | - | - | - | - |
Financiele overzichten | 17
1 Zie tabel hierna 'Specificatie Programma Dienstverlening na begrotingswijziging'
Specificatie Programma Dienstverlening na begrotingswijziging
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Informatievoorziening | 31.550 | 25.624 | 25.806 | 26.074 | 25.887 |
Inkoop en Contractmanagement | 3.125 | 2.943 | 2.943 | 2.943 | 2.943 |
Financiën | 11.453 | 8.397 | 7.158 | 7.079 | 7.079 |
HRM | 4.650 | 4.230 | 4.172 | 4.172 | 4.172 |
Juridische Zaken | 2.894 | 2.639 | 2.589 | 2.566 | 2.566 |
Facilitaire Zaken | 2.499 | 2.543 | 2.543 | 2.543 | 2.571 |
Totaal lasten Dienstverlening | 56.171 | 46.376 | 45.211 | 45.377 | 45.217 |
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx | -0.000 | -000 | -000 | -000 | -000 |
Xxxxxx en Contractmanagement | -330 | -187 | -187 | -187 | -187 |
Financiën | -731 | -294 | -294 | -294 | -294 |
HRM | -193 | -72 | -72 | -72 | -72 |
Juridische Zaken | -317 | -185 | -135 | -112 | -112 |
Facilitaire Zaken | -300 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Totaal baten Dienstverlening | -7.260 | -1.390 | -1.340 | -1.317 | -1.317 |
Toevoeging reserves | 627 | 139 | 222 | 222 | 222 |
Onttrekking reserves | -1.127 | -172 | -433 | -688 | -531 |
Totaal mutatie reserves | -500 | -33 | -211 | -467 | -309 |
TOTAAL RESULTAAT | 48.412 | 44.953 | 43.660 | 43.593 | 43.591 |
18 | SERVICEPUNT 71
Wij verwachten voor 2021 een gering positief resultaat van ca. € 800.000, wat op dit moment 1,3% van het begrotingstotaal is. Mogelijk valt dit resultaat nog hoger uit, aangezien we op meerdere plaatsen nog aan het werven zijn voor personeel, maar door de moeilijke arbeidsmarkt het geen garantie is dat dit snel lukt.
Voor een deel is het resultaat een gevolg van per saldo minder uitgaven door de coronapandemie, maar ook door het in 2021 opstarten van de werkzaamheden waarvoor met Bedrijfsvoering in Balans de middelen zijn verstrekt. Ook hier zien we, als gevolg van strakker sturen op wat kan en wat moet en van de moeilijke arbeidsmarkt, waardoor het moeilijk was om mensen te werven, we te maken hebben met een onderuitputting. Hoewel het merendeel van de vakdisciplines positief uitkomt, blijft er druk op de budgetten bij Juridische Zaken door het grote aantal af te wikkelen bezwaren en bij Informatievoorziening door de invoering van Kantoor71 en de overgang naar Open Line. Gelukkig hebben we de tekorten hier kunnen opvangen met overschotten bij de andere vakdisciplines.
(bedragen x € 1.000)
Begroting
2021 voor Voorstel
wijziging 2e BW 2e tertaalrapportag tertaalrapportag
Begroting 2021 na wijziging 2e
tertaalrapportag
Prognose Prognose realisatie 2021 saldo ultimo
2021
e
e
e
Programma 1 Dienstverlening 48.328 583 48.911 48.786 125
Programma 2 Overhead, VPB en Onvoorzien
4.369 -512 3.857 3.182 675
Programma 3 Algemene Dekkingsmiddelen -49.912 -71 -49.983 -49.983 -
Mutatie reserves -2.785 - -2.785 -2.785 -
TOTAAL RESULTAAT - - - -800 800
% ten opzichte van begrote lasten 1,3%
Met het positieve resultaat willen wij bij de besluitvorming over de jaarrekening 2021 een voorstel doen voor resultaatbestemming om een aantal knelpunten voor 2022 geheel of gedeeltelijk te kunnen oplossen. Op basis van een eerste inventarisatie willen we onder andere bedragen reserveren voor:
1. extra kosten door vertraging van het project voor de vervanging van het financieel systeem;
2. elimineren eenmalige lagere begroting IV 2022, als gevolg van alle mutaties in het IV domein van de afgelopen jaren (invoering Kantoor71, overgang OpenLine, overgang VRIS e.d.) is het begrote bedrag voor 2022 eenmalig € 274.000 lager dan de begroting 2021 en 2023, dit is niet meer realistisch;.
3. de ook voor 2022 verwachte extra kosten voor Open Line als gevolg van een stijging van de ingekochte hoeveelheden;
4. eventuele kosten in verband met het invoeren van de werkplek van de toekomst, zoals vervangingskosten voor verouderde onderdelen waar geen reserveringen voor zijn gedaan.
En tot slot streven wij ernaar een zo groot mogelijke bijdrage te kunnen leveren aan de gezamenlijke kosten voor de voorbereiding en totstandkoming van de overgang naar de gemeente Leiden in het kader van het nieuwe Samenwerkingsmodel. Ook dit zal deel uitmaken van ons voorstel voor resultaatbestemming
Vanaf 2023 verwachten we knelpunten door het wegvallen van de budgetten die in het kader van Bedrijfsvoering in Balans in afwachting van de uitkomst over het nieuwe samenwerkingsmodel vooralsnog alleen voor 2021 en 2022 zijn toegekend. Het gaat hier om de extra middelen voor opstellen jaarrekening, accountantscontrole, financiële en personeelsadministratie en de ICT Architect. In totaal gaat het om een begroot bedrag van € 732.000 per jaar dat wegvalt.
Financiele overzichten | 19
Hieronder zijn de wijzigingsvoorstellen voor deze rapportage opgenomen. Deze zijn als volgt gegroepeerd:
■ Wijzigingen met effect op de reguliere bijdrage van de deelnemers binnen het programma Algemene dekkingsmiddelen, en wijzigingen met effect op de maatwerkbijdragen van de deelnemers die door een technische begrotingswijziging in deze rapportage van het programma Dienstverlening naar het programma Algemene dekkingsmiddelen worden overgeheveld. Deze wijzigingen betreffen afspraken die in gezamenlijk overleg met alle deelnemers gemaakt zijn en worden per wijziging toegelicht;
■ Wijzigingen door collectieve en individuele afspraken met effect binnen de programma's Dienstverlening en/of Overhead, Vpb en onvoorzien. Het gaat dan over meerwerkafspraken, detacheringen van medewerkers van Servicepunt71, en overige afspraken over dienstverlening. De deelnemers en/of derden ontvangen per afspraak apart een factuur. Deze wijzigingen worden per vakgebied getotaliseerd gepresenteerd. De afspraken worden in principe niet inhoudelijk toegelicht;
■ Technische wijzigingen. Er is sprake van een technische wijzing als er budget verschoven wordt tussen de begrotingsprogramma's. Deze moeten formeel geaccordeerd worden. Technische wijzigingen hebben geen effect op de bijdrage van de deelnemers. Ze worden niet inhoudelijk toegelicht.
Wijzigingen met effect op de reguliere en/of maatwerk bijdragen
A. Bijstellen budgetten voor applicaties
In de loop van 2021 zijn op verzoek van de gemeenten diverse mutaties doorgevoerd in de door Servicepunt71 beheerde applicaties. Voordat een mutatie wordt doorgevoerd wordt onderzocht of deze mutaties leiden tot extra kosten voor licenties, onderhoud of beheer. Pas na akkoord van de gemeenten op de extra kosten wordt de mutatie uitgevoerd. Deze extra kosten worden nu via deze begrotingswijziging toegevoegd aan de reguliere bijdrage van de gemeenten.
(bedragen x € 1.000)
Lasten/ baten
2021
2022
2023
2024
2025
Dienstverlening Lasten 71 27 27 27 27
Algemene Dekkingsmiddelen Baten -71 -27 -27 -27 -27
Totaal - - - - -
B. Vervanging auto's landmeters
Bij de overdracht van de budgetten van VRIS van de gemeente Leiden naar Servicepunt71, was de vervangingsinvestering van de auto's van de landmeters per abuis achtergebleven. Nu worden de kapitaallasten alsnog overgedragen. Bij de actualisatie van het meerjareninvesteringsplan wordt het bijbehorende krediet opgenomen. De vervanging staat gepland voor 2023.
(bedragen x € 1.000)
Lasten/ baten
2021
2022
2023
2024
2025
Dienstverlening Lasten - - - 10 10
Algemene Dekkingsmiddelen Xxxxx - - - -00 -00
Xxxxxx - - - - -
X. IV-projecten
Zoals afgesproken worden de projectkosten die gemaakt worden ten behoeve van de IV-projecten doorbelast aan de gemeenten. Voor de start van een project worden hierover afspraken gemaakt, en gedurende het project worden waar nodig aanvullende afspraken gemaakt. Tot en met 2020 werden deze bijdragen van de gemeenten niet begroot, maar werd uitsluitend aan het einde van het jaar een factuur gestuurd. In het kader van het project in control zijn nu voor het eerst de voor 2021 te verwachten kosten 2021 van de lopende IV-projecten in beeld gebracht. De gemeente heeft hiervan separaat een gedetailleerd overzicht ontvangen. In een volgende stap wordt ook de prognose van 2022 in de begroting verwerkt.
20 | SERVICEPUNT 71
Ook Servicepunt71 draagt bij een aantal projecten mee in de kosten. Van het totaal aan projectkosten van 4.666.000 komt
3.107.000 voor rekening van de gemeenten.
(bedragen x € 1.000)
Lasten/ baten
2021
2022
2023
2024
2025
Dienstverlening Lasten 4.666 - - - -
Dienstverlening Baten -4.666 - - - -
Totaal - - - - -
D. Audio Visuele middelen
Het leveren en beheren van AV-middelen is een dienst in opbouw. Deze is begonnen met het leveren van AV-middelen voor het Stadskantoor en het Stadhuis van Leiden. Mede als gevolg van het hybride werken hebben inmiddels alle gemeenten
al AV-middelen afgenomen. Met de gemeenten zijn overeenkomsten gesloten voor de meerkosten voordat tot installatie is overgegaan. Het gaat hier om een vergoeding voor kapitaallasten, incidentele installatiekosten en structurele beheerskosten. Met deze wijziging worden de overeenkomsten in de begroting verwerkt.
Zie ook de paragraaf Investeringen voor de bijbehorende beschikbaar te stellen kredieten.
(bedragen x € 1.000)
Lasten/ baten
2021
2022
2023
2024
2025
Dienstverlening Lasten 98 78 78 78 78
Dienstverlening Baten -98 - - - -
Algemene Dekkingsmiddelen Baten - -78 -78 -78 -78
Totaal - - - - -
Meerwerk
X. Meerwerk, detachering en overige dienstverlening
(bedragen x € 1.000)
Lasten/ baten
2021
2022
2023
2024
2025
Dienstverlening Lasten 000 - - - -
Xxxxxxxxxxxxxxx Xxxxx -000 - - - -
Xxxxxxxxxx overzichten | 21
Totaal - - - - -
Gedurende het jaar worden door managers uit de organisaties met de managers van Servicepunt71 afspraken gemaakt over extra inzet. De financiële effecten van meerwerkafspraken en detacheringen worden zo snel mogelijk ter bekrachtiging in de begroting opgenomen. Het in deze rapportage opgenomen meerwerk leidt tot de volgende wijziging per vakteam.
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |
Meerwerk | Informatievoorziening | -7 | - | - | - | - |
Inkoop en contractmanagement | -143 | - | - | - | - | |
Financiën | -22 | - | - | - | - | |
HRM | -64 | - | - | - | - | |
Juridische Zaken | -90 | - | - | - | - | |
Facilitaire Zaken | - | - | - | - | - | |
Totaal Meerwerk | -326 | - | - | - | - | |
Detachering | Informatievoorziening | - | - | - | - | - |
Inkoop en contractmanagement | - | - | - | - | - | |
Financiën | - | - | - | - | - | |
HRM | - | - | - | - | - | |
Juridische Zaken | -25 | - | - | - | - | |
Facilitaire Zaken | -49 | - | - | - | - | |
Totaal Detachering | -74 | - | - | - | - | |
Totaal meerwerk plus detachering | -400 | - | - | - | - |
Technische wijzigingen
Z. Technische wijziging
Met enige regelmaat vinden verschuivingen plaats tussen de programma's van de begroting van Servicepunt71. Deze verschuivingen hebben geen effect op de bijdragen van de deelnemers. Deze verschuivingen moeten wel door het bestuur worden vastgesteld en worden ter besluitvorming voorgelegd. De technische wijziging is opgenomen in het volgende overzicht.
(bedragen x € 1.000)
Lasten/ baten
2021
2022
2023
2024
2025
Dienstverlening Lasten 524 274 274 274 274
Overhead, VPB en Onvoorzien Xxxxxx -000 -000 -000 -000 -000
Xxxxxxxxxxxxxxx Baten -12
Totaal - - - - -
22 | SERVICEPUNT 71
In deze paragraaf worden de ontwikkelingen op het gebied van investeringen beschreven.
Beschikbaarstellen diverse kredieten ten behoeve van AV-middelen
Het leveren en beheren van AV-middelen is een dienst in opbouw. Deze is begonnen is met het leveren van AV-middelen voor het Stadskantoor en het Stadhuis van Leiden, waarvoor kredieten zijn opgenomen. In de 1e tertaalrapportage 2021 is voor de aanschaf van AV-middelen voor Servicepunt71 een krediet beschikbaar gesteld. Inmiddels hebben alle gemeenten al AV-middelen afgenomen, waarvoor onderstaande kredieten beschikbaar gesteld moeten worden. De kapitaallasten van
deze kredieten worden gedekt door bijdragen van de respectievelijke afnemers. In de paragraaf Exploitatie wordt het volledige effect van de gegroeide dienstverlening toegelicht. Met deze dienst zijn naast kapitaallasten ook incidentele installatiekosten en structurele beheerskosten gemoeid. De dienstverlening is structureel van aard, zodat te zijner tijd de geïnstalleerde AV- middelen weer vervangen kunnen worden.
Beschikbaar te stellen de volgende nieuwe kredieten met een afschrijvingstermijn van 5 jaar:
1. AV middelen Oegstgeest, hoofdsom € 78.000
2. AV middelen Leiderdorp gemeentehuis, hoofdsom € 47.000
3. AV middelen Leiden DZB, hoofdsom € 7.500
4. AV middelen Leiden div. locaties, hoofdsom € 62.000
5. AV middelen Holland Rijnland, hoofdsom € 16.400
Financiele overzichten | 23
6. AV middelen Zoeterwoude, hoofdsom € 16.600
In de begrotingswijziging behorend bij deze tertaalrapportage worden geen voorstellen gedaan voor stortingen in of onttrekingen aan de reserves. Wel zijn er dit jaar ontwikkelingen waarvoor het opportuun is om het aan het einde van het jaar het niet bestede budget vooruitlopend op de bepaling van het jaarrekeningresultaat over te hevelen naar volgend jaar of volgende jaren.
De eerste ontwikkeling betreft het uitstel met één jaar van de ingebruikname van het vernieuwde financiële systeem. Dit heeft tot gevolg dat het project voor de vervanging van het financiële systeem vertraging heeft opgelopen, waardoor de voor 2021 geplande projectuitgaven voor een aanzienlijk deel niet gedaan zullen worden. Niettemin blijft het in 2021 niet bestede budget in 2022 en mogelijk ook 2023 nodig om de de implementatie succesvol te kunnen afronden. Het is daarom logisch om het niet bestede deel, waarvan de omvang pas na jaareinde bekend wordt, vooruitlopend op de bepaling van het rekeningresultaat 2021 via de Algemene reserve over te hevelen naar 2022 en 2023.
De tweede ontwikkeling betreft het in 2021 niet bestede deel van het budget voor frictiekosten na de opheffing van het team Infra door de overgang naar Open Line. Voor deze frictiekosten is tot en met 2022 budget in de begroting opgenomen. Door succesvolle 'van werk naar werk'-trajecten zal in 2021 een deel van het frictiebudget overblijven, maar voorzien we dat er vanaf 2023 nog budget nodig zal zijn. Voor dit specifieke budget is het logisch om het niet bestede deel, dat pas na jaareinde definitief kan worden vastgesteld, vooruitlopend op de bepaling van het rekeningresultaat 2021 toe te voegen aan de reserve Flankerend beleid, zodat hiermee (een deel van de) frictiekosten vanaf 2023 betaald kunnen worden.
Tot slot, bij de resultaatbestemming van de jaarrekening 2020 is € 185.000 ten behoeve van invoering Kantoor71 en € 208.000 ten behoeve van licentie en onderhoudskosten aan applicaties in de reserve Bedrijfsvoering Informatievoorziening gestort. Bij het opstellen van de decemberwijziging zal bezien worden in hoeverre deze middelen daadwerkelijk nodig zijn.
De stand van de reserves op het moment van deze tertaalrapportage is gelijk aan de stand van de eerste tertaalrapportage 2021.
Stand reserves | ||||||
Reserves (bedragen x € 1.000) | begin 2021 | eind 2021 | eind 2022 | eind 2023 | eind 2024 | eind 2025 |
Algemene Reserve | 2.428 | 142 | 142 | 142 | 142 | 142 |
Reserve Flankerend Beleid | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 |
Reserve Egalisatie Kapitaallasten | 3.004 | 2.116 | 2.084 | 1.872 | 1.406 | 1.097 |
Reserve Bedrijfsvoering ICT | 0 | 388 | 388 | 388 | 388 | 388 |
Totaal reserves | 5.436 | 2.651 | 2.618 | 2.407 | 1.940 | 1.631 |
24 | SERVICEPUNT 71
Financiele overzichten | 25
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de ontwikkeling van de bijdragen van de deelnemers, gevolgd door de overzichten met de ontwikkeling van de bijdrage per deelnemer. Het vertrekpunt in deze tabellen is altijd de stand van de bijdrage van de deelnemers vóór de mutaties die in dit budgetcyclusproduct aan de orde komen. Naast de reguliere en maatwerkbijdragen
is in de tabellen ook het meerwerk opgenomen voor zover dat op dit moment bekend is. De opbrengsten uit detacheringen en de overige opbrengsten zijn niet opgenomen. Deze laatste betreffen niet de dienstverlening door Servicepunt71 aan de deelnemers.
Voor een goed begrip van de tabellen is het belangrijk om te bedenken dat de hogere reguliere en maatwerkbijdrage in 2021 en 2022 voornamelijk wordt veroorzaakt door de incidenteel voor deze jaren toegekende budgetten voor Bedrijfsvoering
in Balans. Verder worden er voor het boekjaar 2021 budgetten voor de gemaakte meerwerkafspraken aan de begroting toegevoegd in de tertaalrapportages en de decemberwijziging. In 2022 en latere jaren worden steeds per lopend jaar de budgetten voor de voor dat jaar gemaakte meerwerkafspraken toegevoegd.
Totaal bijdrage deelnemers
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Reguliere en maatwerkbijdrage voor 2e tertaalrapportage | -49.136 | -48.012 | -46.541 | -46.465 | -46.462 |
A. Bijstellen applicatiebudgetten | -71 | -27 | -27 | -27 | -27 |
B. Vervanging auto's landmeters | - | - | - | -10 | -10 |
D. Audio Visuele middelen | - | -73 | -73 | -73 | -73 |
Reguliere en maatwerkbijdrage na 2e tertaalrapprtage | -49.207 | -48.112 | -46.641 | -46.574 | -46.572 |
Meerwerk voor 0x xxxxxxxxxxxxxxxxx | -0.000 | -000 | -000 | -000 | -000 |
X. Prognose IV Projecten | -3.108 | - | - | - | - |
D. Audio Visuele middelen | -91 | - | - | - | - |
X. Meerwerk | -326 | - | - | - | - |
Meerwerk na 2e tertaalrapportage | -4.535 | -365 | -365 | -365 | -365 |
Totaal bijdragen deelnemers | -53.742 | -48.478 | -47.006 | -46.940 | -46.938 |
26 | SERVICEPUNT 71
Bijdrage Gemeente Leiden | |||||
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Reguliere en maatwerkbijdrage voor 2e tertaalrapportage | -37.063 | -36.315 | -35.184 | -35.126 | -35.124 |
A. Bijstellen applicatiebudgetten | -70 | -30 | -30 | -30 | -30 |
B. Vervanging auto's landmeters | - | - | - | -10 | -10 |
D. Audio Visuele middelen | - | -23 | -23 | -23 | -23 |
Reguliere en maatwerkbijdrage na 2e tertaalrapprtage | -37.133 | -36.368 | -35.237 | -35.189 | -35.187 |
Meerwerk voor 0x xxxxxxxxxxxxxxxxx | -000 | -000 | -000 | -000 | -000 |
X. Prognose IV Projecten | -2.441 | - | - | - | - |
D. Audio Visuele middelen | -32 | - | - | - | - |
X. Meerwerk | -267 | - | - | - | - |
Meerwerk na 0x xxxxxxxxxxxxxxxxx | -0.000 | -000 | -000 | -000 | -000 |
Xxxxxx bijdrage gemeente Leiden | -40.795 | -36.721 | -35.590 | -35.542 | -35.540 |
Bijdrage Gemeente Leiderdorp | |||||
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Reguliere en maatwerkbijdrage voor 2e tertaalrapportage | -5.538 | -5.389 | -5.232 | -5.223 | -5.223 |
A. Bijstellen applicatiebudgetten | 1 | 3 | 3 | 3 | 3 |
D. Audio Visuele middelen | - | -16 | -16 | -16 | -16 |
Reguliere en maatwerkbijdrage na 2e tertaalrapprtage | -5.537 | -5.403 | -5.245 | -5.237 | -5.236 |
Meerwerk voor 0x xxxxxxxxxxxxxxxxx | -0 | -0 | -0 | -0 | -0 |
X. Prognose IV Projecten | -305 | - | - | - | - |
D. Audio Visuele middelen | -20 | - | - | - | - |
X. Meerwerk | -1 | - | - | - | - |
Meerwerk na 2e tertaalrapportage | -331 | -5 | -5 | -5 | -5 |
Totaal bijdrage gemeente Leiderdorp | -5.868 | -5.408 | -5.250 | -5.242 | -5.242 |
Financiele overzichten | 27
Bijdrage Gemeente Oegstgeest | |||||
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Reguliere en maatwerkbijdrage voor 2e tertaalrapportage | -4.649 | -4.456 | -4.326 | -4.319 | -4.319 |
A. Bijstellen applicatiebudgetten | -2 | 0 | 0 | 0 | 0 |
D. Audio Visuele middelen | - | -28 | -28 | -28 | -28 |
Reguliere en maatwerkbijdrage na 2e tertaalrapprtage | -4.650 | -4.483 | -4.354 | -4.347 | -4.347 |
Meerwerk voor 2e tertaalrapportage | -71 | -4 | -4 | -4 | -4 |
X. Xxxxxxxx XX Xxxxxxxxx | -000 | - | - | - | - |
X. Audio Visuele middelen | -31 | ||||
X. Meerwerk | -58 | - | - | - | - |
Meerwerk na 2e tertaalrapportage | -426 | -4 | -4 | -4 | -4 |
Totaal bijdrage gemeente Oegstgeest | -5.077 | -4.487 | -4.358 | -4.351 | -4.351 |
Bijdrage Gemeente Zoeterwoude | |||||
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Reguliere en maatwerkbijdrage voor 2e tertaalrapportage | -1.887 | -1.853 | -1.799 | -1.796 | -1.796 |
A. Bijstellen applicatiebudgetten | -1 | 0 | 0 | 0 | 0 |
D. Audio Visuele middelen | - | -6 | -6 | -6 | -6 |
Reguliere en maatwerkbijdrage na 2e tertaalrapprtage | -1.887 | -1.859 | -1.805 | -1.802 | -1.802 |
Meerwerk voor 0x xxxxxxxxxxxxxxxxx | -00 | -0 | -0 | -0 | -0 |
X. Prognose IV Projecten | -96 | - | - | - | - |
D. Audio Visuele middelen | -6 | - | - | - | - |
X. Meerwerk | -1 | - | - | - | - |
Meerwerk na 2e tertaalrapportage | -115 | -3 | -3 | -3 | -3 |
Totaal bijdrage gemeente Zoeterwoude | -2.002 | -1.862 | -1.808 | -1.805 | -1.805 |
28 | SERVICEPUNT 71