Mededingingsprocedure met onderhandeling voor diensten

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

LEESWIJZER

De selectieleidraad is als volgt opgebouwd:

	Voorafgaande bepalingen	Voorafgaande informatie, o.a. voor het stellen van vragen bij deze selectieleidraad.
1	Voorwerp van de opdracht	De beknopte omschrijving van de opdracht met de voornaamste aandachtspunten.
2	Verloop van de plaatsingsprocedure	Een overzicht van het verloop van de plaatsingsprocedure, die in twee stappen zal verlopen.
3	Algemene bepalingen	Informatie over o.m. de aanbestedende overheid en de toepasselijke wettelijke bepalingen.
4	Voorwaarden voor selectie	De voorwaarden om deel te kunnen nemen aan de plaatsingsprocedure, met name de uitsluitingsgronden en de kwalitatieve selectiecriteria.
5	Opmaak aanvraag tot deelneming	Overzicht van de documenten die de kandidaat moet opnemen in de aanvraag documenten.
6	Indiening aanvraag tot deelneming	Informatie over de manier waarop de aanvraag tot deelneming moet worden ingediend.
7	Bijlagen	Overzicht van de bijlagen.

DEFINITIES

In de selectieleidraad wordt verstaan onder:

• De aanbestedende overheid: de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap, waarvan de administratieve entiteit agentschap Facilitair Bedrijf belast is met de administratieve opvolging van de opdracht:

• De kandidaat: de onderneming die een aanvraag tot deelneming indient om deel te kunnen nemen aan de plaatsingsprocedure;

• De inschrijver: de onderneming die, in de latere tweede stap van de plaatsingsprocedure, een offerte indient na in de eerste fase te zijn geselecteerd;

• De raamovereenkomst: de overeenkomst tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer die tot stand komt middels de sluiting van deze opdracht. De raamovereenkomst legt de basisvoorwaarden vast voor alle bestellingen die door de respectievelijke bestellers op deze raamovereenkomst worden geplaatst. Per perceel komt een aparte raamovereenkomst tot stand. Wanneer dit bestek verwijst naar ‘de raamovereenkomst’, wordt hiermee de onderscheiden raamovereenkomst per perceel bedoeld. Elke bepaling is individueel van toepassing op de afzonderlijke raamovereenkomsten, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

• De besteller: elke entiteit die een bestelling plaatst op de raamovereenkomst in het licht van artikel 47 wet overheidsopdrachten;

• Een bestelling: een op de raamovereenkomst gebaseerde opdracht die door een besteller op de raamovereenkomst wordt geplaatst;

• De deelnemer(s): de inschrijver(s) met wie de raamovereenkomst zal gesloten worden en die in aanmerking komt voor de gunning van bestellingen;

• De opdrachtnemer/dienstverlener: de deelnemer aan wie een bestelling gegund wordt na toepassing van de regels voor de plaatsing van bestellingen (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.).

VRAGEN BIJ DE OPDRACHTDOCUMENTEN

Er kunnen over deze opdracht vragen worden gesteld via onderstaande kanalen tot uiterlijk 12 kalenderdagen voor de limietdatum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming.

Deze vragen dienen te worden gericht aan (xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx). Bij het indienen van de vragen dient het opdrachtnummer als referentie te worden vermeld.

De relevante antwoorden worden gepubliceerd als terechtwijzend bericht bij de aankondiging op e- Procurement en in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie. De gepubliceerde antwoorden in verband met deze opdracht maken integraal deel uit van de selectieleidraad. De kandidaat wordt geacht hiervan kennis te hebben genomen en er rekening mede te hebben gehouden bij het opmaken van zijn aanvraag tot deelneming.

DUURZAAMHEID

Het Facilitair Bedrijf zet zijn overheidsopdrachten in als instrument om maatschappelijke meerwaarde te creëren en een impuls te geven aan de uitbouw van een duurzame economie en samenleving.

Het Facilitair Bedrijf neemt daarom in zijn opdrachtdocumenten criteria op m.b.t. de ecologische, sociale en ethische aspecten van de werken, leveringen of diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken. Specifieke aandacht voor de milieuaspecten en energieprestaties kadert o.m. in zijn milieu- en energiemanagementsystemen die gecertificeerd zijn conform ISO14001 en ISO50001.

De kandidaat wordt bovendien geacht kennis te nemen van de energie – en milieubeleidsverklaring die te raadplegen is op de website van Vlaanderen intern en ziet erop toe dat ook de personen die ingezet worden bij de uitvoering van de opdracht kennis hebben van de voor hen relevante aspecten.

1. VOORWERP VAN DE OPDRACHT

1.1 BESCHRIJVING

De opdracht bestaat uit het kwaliteitsvol en duurzaam digitaliseren van analoge (bestuurs)documenten (i.e. alle informatie die in het bezit is van een overheidsinstantie). Binnen deze opdracht wordt een opdeling gemaakt tussen drie soorten digitaliseringsdienstverlening:

• Perceel 1: Digitalisering van inkomende post;

• Perceel 2: Digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten specifiek in het kader van omgeving;

• Perceel 3: Digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten.

De concrete inhoud van de percelen wordt hieronder uitgebreider toegelicht.

1.1.1 Percelen

In deze eerste stap van de procedure kan men zich kandidaat stellen voor één of meerdere percelen. De kandidaat vermeldt het perceel/de percelen waarvoor hij zich kandidaat stelt op het formulier voor aanvraag tot deelneming.

Voor alle percelen geldt dat de (bestuurs)documenten gevoelige informatie bevatten. Van de kandidaten worden bijgevolg voldoende waarborgen verwacht naar de bescherming van persoonsgegevens en informatieveiligheid.

1.1.1.1 Perceel 1: Digitalisering van inkomende post

Dit perceel heeft het digitaliseren van inkomende post als voorwerp. In het kader van deze dienstverlening zal de opdrachtnemer de poststukken van een besteller dagelijks ontvangen. Na ontvangst van de poststukken staat de opdrachtnemer minimaal in voor:

• Het openen van de post;

• De verdeling van zowel de gescande als de niet-gescande poststukken. Het kan in bepaalde gevallen namelijk zo zijn dat bepaalde poststukken niet kunnen of mogen worden gedigitaliseerd;

• De scanning van zowel de enveloppes als de inhoud;

• De registratie van de vereiste metadata.

Om de hogervermelde dienstverlening correct te kunnen uitvoeren, wordt van de opdrachtnemer verwacht dat hij o.a. beschikt over de nodige processen voor:

o Het scannen van de ontvangen documenten, hierbij rekening houdende met:

▪ Verschillende formaten;

▪ Verschillende kwaliteitsvereisten (bv. zwart-wit vs. kleur, PPI-vereisten);

o Het sorteren en verdelen van de poststukken;

o Het capteren van metadata;

o Kwaliteitscontrole;

o Het identificeren van de documenten in bv. documenttypes;

o Het omgaan met niet te scannen documenten;

o Het herscannen van bepaalde documenten;

o Het retourneren van verkeerd geadresseerde post;

o Het doorsturen van de analoge documenten, na scanning, naar de geadresseerde indien deze dat vereist;

o Het vernietigen van de papieren documenten nadat deze gedurende een bepaalde periode bewaard worden.

Onderstaande figuur schetst een vereenvoudigde, indicatieve workflow die kan worden doorlopen om in de dienstverlening voor dit perceel te voorzien.

1.1.1.2 Perceel 2: Digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten specifiek in het kader van omgeving Dit perceel heeft het uitvoeren van duidelijk omschreven digitaliseringsprojecten van dossiertypes die te maken

hebben met ‘omgeving’ als voorwerp. Dit omvat onder meer:

- Omgevingsvergunningen;

- Stedenbouwkundige vergunningen;

- Verkavelingsvergunningen;

- Milieuvergunningen;

- Sociaal-economische machtigingen;

- Natuurvergunningen;

- Kapvergunningen.…

perkament …), in verschillende formaten (bv. A3, A0, speciale formaten …) en in diverse materiële toestand (bv.

waterschade geleden, schimmel …).

De opdrachtnemer zal o.a. volgende diensten moeten verlenen:

- Transport van de fysieke dossiers/stukken naar en van de scanlocatie, indien van toepassing;

- Digitalisering van de fysieke dossiers/stukken;

- De omzetting naar machineleesbare tekst van de gedrukte en getypte teksten;

- Aanleveren (technische) metadata;

- Opslag fysieke en digitale dossiers/stukken voor en tijdens de behandelingsperiode;

- Aanleveren van de digitale bestanden;

- Ter beschikking stellen van dossiers/stukken voor en tijdens het digitaliseringsproces (procedure voor dringende opvragingen);

- Kwaliteitscontrole.

Naast de digitalisering zelf en de hierboven beschreven diensten, moet de opdrachtnemer in volgende dienstverlening kunnen voorzien, voor zover de besteller dit wenst:

- Fysiek opschonen van dossiers;

- Structureren/ordenen van de dossiers (rubricering);

- Herverpakken;

- Metadatering van dossiers en documenten;

- Toepassing van de voorwaarden om substitutieconforme scans af te leveren;

- Vernietiging van de fysieke dossiers en documenten na digitalisering.

1.1.1.3 Perceel 3: Digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten

Dit perceel heeft het uitvoeren van duidelijk omschreven digitaliseringsprojecten tot voorwerp, zoals het digitaliseren van sociale dossiers, subsidiedossiers, personeelsdossiers, bevolkingsregisters, notulen van de gemeenteraad of politiereglementen.

Een digitaliseringsproject wordt gedefinieerd als een concrete vraag van een besteller om analoge informatie te digitaliseren. Elk dossiertype heeft een andere inhoud en bevat bijgevolg andere informatie (tekst, afbeeldingen, plannen …) op alle mogelijke analoge dragers (bv. papier, microfilm, carbonpapier, fotografisch papier, perkament …), in verschillende formaten (bv. A3, A0, speciale formaten …) en in diverse materiële conditie (bv. waterschade geleden, schimmel …).

De opdrachtnemer zal o.a. volgende diensten moeten verlenen:

- Transport van de fysieke dossiers/stukken naar en van de scanlocatie, indien van toepassing;

- Digitalisering van de fysieke dossiers/stukken;

- De omzetting naar machineleesbare tekst van de gedrukte en getypte teksten;

- Aanleveren (technische) metadata;

- Opslag fysieke en digitale dossiers/stukken voor en tijdens de behandelingsperiode;

- Aanleveren van de digitale bestanden;

- Ter beschikking stellen van dossiers/stukken voor en tijdens het digitaliseringsproces (procedure voor dringende opvragingen);

- Kwaliteitscontrole.

Naast de digitalisering zelf en de hierboven beschreven diensten, moet de opdrachtnemer in volgende dienstverlening kunnen voorzien, voor zover de besteller dit wenst:

- Fysiek opschonen van dossiers;

- Structureren/ordenen van de dossiers (rubricering);

- Herverpakken;

- Metadatering van dossiers en documenten;

- Toepassing van de voorwaarden om substitutieconforme scans af te leveren;

- Vernietiging van de fysieke dossiers en documenten na digitalisering.

1.1.2 Samenwerkingsvorm

De opdracht neemt de vorm aan van een raamovereenkomst in de zin van art. 2, 35° van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

De aanbestedende overheid treedt op als aankoopcentrale in de zin van in de zin van art. 2, 7°, b) van de Wet Overheidsopdrachten, en dit ten aanzien van de entiteiten vermeld in 1.2.1 (de ‘mogelijke bestellers’).

1.1.3 Maximale waarde van de opdracht

De maximale waarde van de opdracht (over de ganse looptijd en onverminderd de toepassing van art. 38 en verder van het KB Uitvoering) wordt bepaald op:

1. € 10.500.000 excl. btw voor perceel 1 – digitalisering van inkomende post;

2. € 87.814.000 excl. btw voor perceel 2 – digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten specifiek in het kader van omgeving;

3. € 53.958.000 excl. btw voor perceel 3 – digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten

De aanbestedende overheid wijst de kandidaten erop dat dit de maximale waarde van de raamovereenkomst betreft vastgesteld op basis van de maximaal te bestellen hoeveelheden over alle opdrachten die binnen de raamovereenkomst kunnen worden geplaatst heen.

1.1.4 Minimale afname

Er is geen afnameverplichting voor bestellers en er worden geen minimale afnames gegarandeerd. De kandidaat wordt erop gewezen dat alle in de opdrachtdocumenten vermelde hoeveelheden vermoedelijke hoeveelheden zijn en slechts bij wijze van inlichtingen worden verstrekt. Dit impliceert dat de reële situatie hiervan kan afwijken. Er is dus GEEN verbintenis vanwege de aanbestedende overheid voor de af te nemen hoeveelheden. In geen geval zal een deelnemer aanspraak kunnen maken op een minimaal aantal bestellingen, noch op een schadevergoeding wegens te weinig geplaatste bestellingen.

1.1.5 Type opdracht

Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin art. 2, 21° van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

De diensten hebben betrekking op de CPV-codes:

-	72310000-1	Gegevensverwerkingsdiensten
-	79999100-4	Scanningsdiensten
-	64216000-3	Elektronische berichten- en informatiediensten
-	64216110-7	Diensten voor elektronische gegevensuitwisseling

1.2 MODALITEITEN RAAMOVEREENKOMSTEN

Elk perceel is een raamovereenkomst, d.w.z. dat elk perceel wordt uitgevoerd door middel van het plaatsen van op de raamovereenkomst gebaseerde opdrachten (‘bestellingen’) naargelang de werkelijke behoeften van de bestellers die kunnen afnemen van de raamovereenkomst (zie 1.2.1).

Elk perceel wordt op het einde van de plaatsingsprocedure gegund aan minstens 2 inschrijvers voor zover er voldoende geschikte inschrijvers zijn voor het desbetreffende perceel.

In het kader van deze opdracht wordt elke bestelling als een afzonderlijke opdracht beschouwd, onafhankelijk van de uitvoering van de overige bestellingen.

Onverminderd de bevoegdheden van het agentschap Facilitair Bedrijf op het niveau van de raamovereenkomsten, kan het agentschap Facilitair Bedrijf als aanbestedende overheid niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet nakomen van de contractuele verbintenissen zowel langs de zijde van de opdrachtnemer als van de besteller met betrekking tot de bestellingen, tenzij het agentschap Facilitair Bedrijf zelf de besteller is.

1.2.1 MOGELIJKE BESTELLERS

Volgende entiteiten kunnen naargelang hun concrete behoeften bestellingen plaatsen op de raamovereenkomst:

1. Het Vlaams Parlement, zijn diensten, en de instellingen die aan het Vlaams Parlement verbonden zijn;

2. De autonome diensten die onder toezicht staan van het Vlaams Parlement;

3. De Vlaamse Regering en de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering;

4. De Vlaamse administratie:

4.1 De departementen;

4.2 De intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid;

4.3 De intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid;

4.4 De publiekrechtelijke vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen;

4.5 De privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen, met uitzondering van de investeringsmaatschappijen van de Vlaamse overheid;

4.6 De Dienst van de Bestuursrechtscolleges;

4.7 De onderwijsinspectie;

5. De provinciegouverneurs en de arrondissementscommissarissen;

6. De Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie zoals vastgelegd in art. I.3., 4° van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;

7. De Vlaamse adviesorganen;

7.1 De strategische adviesraden;

7.2 De andere raden, commissies, comités en andere organen, ongeacht de benaming ervan, die voldoen aan elk van de volgende voorwaarden:

▪ Ze zijn opgericht bij decreet, bij besluit van de Vlaamse Regering, bij besluit van een Vlaamse minister, of bij wet, koninklijk besluit of ministerieel besluit in

aangelegenheden die tot de bevoegdheid van de gewesten of gemeenschappen behoren;

▪ Hun opdracht bestaat er hoofdzakelijk in advies te verlenen, ongeacht de benaming ervan, uit eigen beweging of op verzoek;

▪ Ze verlenen advies aan onder meer het Vlaams Parlement, de Vlaamse Regering, een Vlaamse minister of de Vlaamse administratie;

8. De universiteiten, universitaire associaties en hogescholen bedoeld in de arts. II.2, II.3, en II.8 van de codificatie van 11 oktober 2013 van de decretale bepalingen betreffende het hoger onderwijs;

9. De Vlaamse administratieve rechtscolleges;

10. De gemeenschappelijke diensten en instellingen die zijn opgericht overeenkomstig art. 92 bis, §1 of art. 92 bis/1, §1 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen en waarvan de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaams Gewest één van de medeoprichters is;

11. Het Gemeenschapsonderwijs. Wat deze entiteit betreft kan enkel het centrale bestuursniveau een beroep doen op deze raamovereenkomst. Scholen en scholengroepen kunnen niet rechtstreeks afnemen;

12. De Vlaamse Gemeenschapscommissie;

13. De lokale overheden, die zijn gesitueerd in het Vlaams Gewest, zoals hierna omschreven:

i. De gemeenten;

ii. De districten;

iii. De provincies;

iv. De openbare centra voor maatschappelijk welzijn;

v. De samenwerkingsvormen, vermeld in deel 3, titel 3, van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur;

vi. De welzijnsverenigingen, vermeld in deel 3, titel 4, hoofdstuk 2 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur;

vii. De autonome verzorgingsinstellingen, vermeld in deel 3, titel 4, hoofdstuk 3 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur;

viii. De verzelfstandigde agentschappen die opgericht zijn door een provincie of een gemeente;

ix. De polders en de wateringen;

x. De andere provinciale instellingen, inclusief de verenigingen zonder winstoogmerk waarin één of meer gemeenten of de provincies minstens de helft van de stemmen in één van de beheersorganen heeft of de helft van de financiering voor haar rekening neemt;

14. De Vlaamse Zorgkas vzw,

15. Instellingen met een publieke taak zoals bedoeld in art. I.3.6 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 voor zover deze entiteiten binnen het toepassingsgebied van Digitaal Archief Vlaanderen vallen en toegetreden zijn of toetreden tot Digitaal Archief Vlaanderen. Digitaal Archief Vlaanderen is een dienstverlening van het agentschap Facilitair Bedrijf zoals beschreven in de nota aan de Vlaamse Regering van 6 juli 2018 betreffende Digitaal Archief Vlaanderen als centrale Dienstverlening (VR 2018 0607 DOC.0714/1BIS).

De aanbestedende overheid treedt ook op als aankoopcentrale voor nieuwe of bestaande entiteiten van de Vlaamse overheid, of de daarmee verwante entiteiten, rechtspersonen en organisaties, die gedurende de looptijd van de raamovereenkomst onder bovenvermeld toepassingsgebied worden gepositioneerd. Deze situatie kan zich o.m. voordoen in volgende gevallen:

- Het statuut van een bestaande entiteit/rechtspersoon/organisatie die buiten het toepassingsgebied valt, wordt aangepast waardoor deze na de statuutwijziging onder één van bovenstaande punten ressorteert;

- Er wordt een nieuwe entiteit/rechtspersoon/organisatie opgericht die vanaf de oprichting onder één van bovenstaande punten ressorteert;

- Twee of meerdere bestaande entiteiten/rechtspersonen/organisaties waarvan er minstens één onder het toepassingsgebied ressorteert, fuseren tot een entiteit/rechtspersoon/organisatie die onder één van bovenstaande punten ressorteert.

De kandidaten mogen ervan uitgaan dat de impact op de omzet en de werklast van deze herzieningen zeer gering zal zijn. In de regel zal het gaan om een entiteit die van naam of statuut wijzigt en binnen het toepassingsgebied blijft, of om entiteiten binnen het toepassingsgebied die fuseren of splitsen. Het is ook denkbaar dat er een nieuwe entiteit wordt opgericht of een bestaande entiteit onder het toepassingsgebied wordt gebracht, omwille van organisatorische redenen (bv. i.k.v. een staatshervorming). De aanbestedende overheid schat echter in dat dit slechts uitzonderlijk of niet zal voorkomen gedurende de looptijd van de opdracht.

1.2.2 PLAATSING BESTELLINGEN

Afhankelijk van de geraamde waarde van de bestelling, zullen bestellingen worden geplaatst per cascade (i.e. rechtstreekse toewijzing op basis van eindrangschikking), dan wel via mini-competitie. De eindrangschikking bij gunning van het perceel bepaalt de volgorde van de deelnemers in de cascade voor dit perceel. Opdrachten worden geplaatst per cascade wanneer de geraamde waarde gelijk is aan of lager is dan:

1. € 250.000, excl. btw voor perceel 1;

2. € 100.000, excl. btw voor percelen 2 en 3.

Bestellingen met een hogere geraamde waarde worden via een mini-competitie geplaatst.

Verdere modaliteiten van de wijze waarop bestellingen kunnen worden geplaatst, zullen worden uitgewerkt in de tweede stap van de plaatsingsprocedure.

1.2.3 GEEN EXCLUSIVITEITSRECHT

Het sluiten van een overeenkomst via deze plaatsingsprocedure zal de opdrachtnemer geen exclusiviteitrecht geven. Er kunnen gedurende de looptijd van de raamovereenkomst prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in de opdrachtdocumenten, worden uitgevoerd door andere dienstverleners. De opdrachtnemer kan uit dien hoofde geen aanspraak maken op enigerlei vergoeding.

1.3 LOOPTIJD RAAMOVEREENKOMST EN BESTELLINGEN

1.3.1 LOOPTIJD RAAMOVEREENKOMST

Elke voorliggende raamovereenkomst heeft een looptijd van 3 jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld bij de sluiting.

Aansluitend op de bovenvermelde looptijd kan elke raamovereenkomst éénmaal worden verlengd met een periode van 1 jaar, op basis van artikel 57, tweede lid, van de Wet Overheidsopdrachten.

De respectievelijke verlenging houdt in dat de contractuele voorwaarden ongewijzigd blijven.

Deze respectievelijke verlenging verloopt stilzwijgend, behoudens een andersluidend aangetekende zending van de aanbestedende overheid uiterlijk 3 maanden vóór het verstrijken van de looptijd van een raamovereenkomst.

1.3.2 LOOPTIJD EN UITVOERINGSTERMIJN BESTELLINGEN

Bestellingen zullen variëren naargelang het perceel waarop besteld wordt.

Voor perceel 1 geldt:

• Bestellingen hebben een looptijd van minimaal één jaar, behoudens een afwijkende regeling van de besteller.

• De looptijd van een bestelling kan het einde van de looptijd van de raamovereenkomst met maximaal één jaar overschrijden.

Voor perceel 2 en 3 geldt:

• Bestellingen hebben een uitvoeringstermijn. De uitvoeringstermijn van een bestelling zal bij de plaatsing van de bestelling worden bepaald.

• De looptijd van de respectievelijke raamovereenkomst laat de uitvoeringstermijn van enige bestelling onverlet.

2. VERLOOP VAN DE PLAATSINGSPROCEDURE

De plaatsing van deze opdracht gebeurt via mededingingsprocedure met onderhandeling, op basis van artikel 38, § 1, c) van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

Opm.: Het volledige bestek van de opdracht wordt in deze eerste stap nog niet ter beschikking gesteld door de aanbestedende overheid.

2.1 HUIDIGE STAP: INDIENING AANVRAAG TOT DEELNEMING

Om te kunnen deelnemen aan de plaatsingsprocedure, moet een belangstellende ondernemer een aanvraag tot deelneming indienen. Op basis van de ingediende aanvragen tot deelneming zal de aanbestedende overheid een selectie doorvoeren.

Deze selectieleidraad geeft weer:

− Op basis van welke criteria de kandidaat kan worden geselecteerd (hoofdstuk 4),

− Welke documenten de kandidaat dient op te nemen in de aanvraag tot deelneming (hoofdstuk 5),

− Hoe de kandidaat de aanvraag tot deelneming kan indienen (hoofdstuk 6).

Deze selectieleidraad moet steeds samen met de aankondiging van de opdracht gelezen worden.

Een kandidaat mag voor elk perceel slechts één aanvraag tot deelneming indienen.

2.2 SELECTIEBESLISSING EN UITNODIGING GESELECTEERDE KANDIDATEN

De aanbestedende overheid zal de ingediende aanvragen tot deelneming beoordelen op basis van de selectiecriteria beschreven in deze selectieleidraad en de kandidaten controleren op uitsluitingsgronden, en een selectiebeslissing opmaken.

De kandidaten die niet geselecteerd worden, zullen na het nemen van de selectiebeslissing worden geïnformeerd overeenkomstig de Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies van 17 juni 2013.

2.3 INDIENING INITIËLE OFFERTES

De geselecteerde kandidaten ontvangen vervolgens in de tweede stap van de procedure het volledige bestek, en zij worden uitgenodigd om een initiële offerte in te dienen.

2.4 ONDERHANDELINGEN

De aanbestedende overheid kan onderhandelen met één of meerdere inschrijvers. De aanbestedende overheid heeft de mogelijkheid om de onderhandelingen te laten verlopen in opeenvolgende fasen, zodat het aantal inschrijvers waarmee de aanbestedende overheid onderhandelt wordt beperkt door toepassing van de gunningscriteria. De aanbestedende overheid behoudt de mogelijkheid om de offerte te gunnen op basis van de initiële offerte zonder het voeren van onderhandelingen.

2.5 GUNNING OPDRACHT

De aanbestedende overheid zal de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdende met de beste prijs-kwaliteitsverhouding. De precieze gunningscriteria zullen in de tweede fase van de plaatsingsprocedure weergegeven worden in het bestek.

3. ALGEMENE BEPALINGEN

3.1 AANBESTEDENDE OVERHEID

1. Deze raamovereenkomst wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de Vlaamse minister bevoegd voor de overheidsopdrachten.

2. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van de plaatsingsprocedure: Agentschap Facilitair Bedrijf

Afdeling Aankoopcentrale & Overheidsopdrachten

Xxxxxxxxx 00, bus 60

1000 Brussel

Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd, behoudens toepassing van punt 3 hierna.

3. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Xxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxxx. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak of een ander exploot.

3.2 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN

Doorheen de gehele plaatsingsprocedure zijn volgende wettelijke bepalingen van toepassing:

a) Regelgeving overheidsopdrachten

- Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten (hierna: Wet Overheidsopdrachten);

- Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren (hierna: KB Plaatsing);

- Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (hierna: KB Uitvoering);

- Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessie.

Deze regelgeving is terug te vinden op: xxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

b) Milieu-, sociaal en arbeidsrecht

Onder sociaal- en arbeidsrecht bedoeld in artikel 7 Wet Overheidsopdrachten wordt onder meer verstaan:

- Het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen;

- De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.

c) Het Toepasselijk Gegevensbeschermingsrecht, met name

a. Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna: AVG), waaronder ook begrepen alle overwegingen;

b. Wet van 30 juli 2018 aangaande de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;

c. Elke gerechtelijke of administratieve interpretatie van deze teksten, alle richtsnoeren, aanbevelingen, goedgekeurde gedragscodes of certificeringsmechanismen uitgegeven door een bevoegde toezichthoudende autoriteit, zoals deze van kracht en van toepassing zijn, en, indien van toepassing, van tijd tot tijd gewijzigd of vervangen.

d) Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, inzonderheid de artikelen III.79 - III.89 en artikel II.25

e) RICHTLIJN (EU) 2022/2555 van het Europees Parlement en de Raad van 14 december 2022 betreffende maatregelen voor een hoog gezamenlijk niveau van cyberbeveiliging in de Unie, tot wijziging van Verordening (EU) nr. 910/2014 en Richtlijn (EU) 2018/1972 en tot intrekking van Xxxxxxxxx (EU) 2016/1148 en de omzetting van deze richtlijn in Belgisch recht;

f) Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG en de Belgische wetgeving die hieraan verdere uitvoering geeft;

g) Alle andere wetgeving die van toepassing is op de verleende dienstverlening.

4. VOORWAARDEN VOOR SELECTIE

4.1 UITSLUITING

De kandidaat mag zich niet bevinden in één van de in de artikelen 67 tot en met 69 van de Wet Overheidsopdrachten bedoelde situaties. Dit behelst de verplichte uitsluitingsgronden, de uitsluitingsgronden in verband met fiscale en sociale schulden, en de facultatieve uitsluitingsgronden.

Indien een verplichte uitsluitingsgrond van toepassing is op de kandidaat, moet de kandidaat overeenkomstig art. 70, § 2 Wet Overheidsopdrachten op eigen initiatief in zijn aanvraag tot deelneming aangeven of hij corrigerende maatregelen heeft genomen die voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid aan te tonen ondanks de toepasselijke uitsluitingsgrond.

Voor wat betreft de facultatieve uitsluitingsgronden kan de kandidaat op eigen initiatief in zijn aanvraag tot deelneming aangeven of hij dergelijke corrigerende maatregelen heeft genomen. Indien de aanbestedende overheid overweegt om een facultatieve uitsluitingsgrond in te roepen, zal zij aan de kandidaat de mogelijkheid bieden om corrigerende maatregelen aan te dragen in de loop van de plaatsingsprocedure, overeenkomstig art. 70, § 3, eerste lid Wet Overheidsopdrachten.

Wanneer de kandidaat corrigerende maatregelen aanvoert, wordt de betrokken kandidaat niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure als de aanbestedende overheid het geleverde bewijs toereikend acht.

Deze bepaling is individueel van toepassing op de deelnemers die samen als een combinatie een aanvraag tot deelneming indienen, alsook op ondernemers op wiens draagkracht de kandidaat een beroep doet met het oog op het voldoen aan de eisen inzake kwalitatieve selectie (zie 4.2).

De verplichte uitsluitingsgronden zijn ook van toepassing in hoofde van personen die lid zijn van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de kandidaat of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben.

Verklaring via Uniform Europees Aanbestedingsdocument

De kandidaat legt een ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor als verklaring dat er geen uitsluitingsgrond op hem van toepassing is. Zie 5.2.4 voor meer informatie over het UEA.

Eventuele corrigerende maatregelen vermeldt de kandidaat op dit UEA.

Overige bewijsmiddelen:

De kandidaat dient tevens volgende documenten toe te voegen:

• De Belgische kandidaat:

o Een uittreksel uit het strafregister volgens het bijzonder model 596.1 – 32: overheidsopdrachten dat maximaal 6 maand oud is op de limietdatum voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming;

o Indien de kandidaat personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie:

▪ Een recent attest uitgereikt door de bevoegde buitenlandse overheid waarin bevestigd wordt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor

sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is – ofwel vermeldt de kandidaat op het UEA de link naar een gratis toegankelijke elektronische toepassing in zijn lidstaat.

• De buitenlandse kandidaat:

o Een uittreksel uit het strafregister dat maximaal 6 maanden oud is of geldig is conform de wetgeving van het land van herkomst op de limietdatum voor ontvangst van de offertes;

o Certificaten inzake fiscale en sociale schulden;

o Certificaat inzake niet-faling.

Ofwel vermeldt de kandidaat op het UEA de link naar een gratis toegankelijke elektronische toepassing in zijn lidstaat.

Via eCertis kan de inschrijver opzoeken welke bewijsstukken in zijn land van herkomst overeenstemmen met deze documenten: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx

Wanneer een document of certificaat niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoend voor alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd worden, of in landen waar dit niet voorzien is, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van herkomst of van het land waar de ondernemer gevestigd is.

Opmerking:

De bovenstaande documenten moeten toegevoegd worden:

- Voor elke onderneming die deel uitmaakt van een combinatie van ondernemingen die optreedt als kandidaat;

- Voor elke ondernemer op wiens draagkracht de inschrijver beroep doet met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria (zie 4.4).

Non-discriminatie:

De aanbestedende overheid heeft, in elke fase van de plaatsingsprocedure, de mogelijkheid om de kandidaat uit te sluiten indien ze met elk passend middel aantoont dat de kandidaat of inschrijver de in artikel 7 van de Wet Overheidsopdrachten genoemde toepasselijke verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht, heeft geschonden. Onder sociaal en arbeidsrecht wordt onder meer verstaan de wetgeving opgenomen onder 3.2 .

4.2 SELECTIECRITERIA

De kandidaat dient te voldoen aan onderstaande selectiecriteria:

• Economische en financiële draagkracht:

De minimale vereisten qua economische en financiële draagkracht zijn:

- Beschikken over een eigen vermogen berekend zoals voorgeschreven volgens de op de kandidaat toepasselijke algemeen aanvaarde boekhoudkundige normen (GAAP) van minstens:

o € 250 000 voor perceel 1

o € 250 000 voor perceel 2

o € 250 000 voor perceel 3

De kandidaat toont dit aan door het voorleggen van de meest recente jaarrekening of de neergelegde jaarrekening, indien de wetgeving van het land van de kandidaat deze neerlegging voorschrijft. De Belgische kandidaat waarvan de jaarrekening kosteloos toegankelijk is, zal door de administratieve entiteit zelf worden opgevraagd.

- Beschikken over een specifieke gemiddelde jaaromzet over ten hoogste de laatste drie boekjaren voor de dienstverlening gelijkaardig aan het voorwerp van de opdracht, berekend zoals voorgeschreven volgens de op de kandidaat toepasselijke algemeen aanvaarde boekhoudkundige normen (GAAP) van minstens:

o € 2.000.000 voor perceel 1

o € 1.000.000 voor perceel 2

o € 1.000.000 voor perceel 3

De kandidaat toont dit aan door het voorleggen van een omzetverklaring voor de dienstverlening gelijkaardig aan het voorwerp van de opdracht.

• Technische en beroepsbekwaamheid:

De minimale vereisten qua technische en beroepsbekwaamheid voor perceel 1 zijn:

- Minimum drie en maximum vijf referenties van relevante opdrachten die gedurende de afgelopen periode van maximaal drie jaar werden of worden verricht voor het digitaliseren van inkomende post. De opgegeven referenties moeten:

o Een minimaal opdrachtbedrag van € 50.000, excl. btw hebben;

o Een minimale, (reeds) uitgevoerde looptijd van één jaar hebben;

o Uitgevoerd zijn in de Europese Unie of een land waarin in de afgelopen drie jaar zonder onderbreking een adequaat beschermingsniveau inzake persoonsgegevensbescherming geboden wordt;

o Minimaal één referentie bevatten waarbij een door het instituut (BIPT) vergunde postale operator betrokken was.

De kandidaat bewijst zijn technische en beroepsbekwaamheid aan de hand van:

- Een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de afgelopen periode van xxx. 3 jaar werden of worden verricht. Deze lijst bevat een beschrijving van de referenties (max. 2 A-4 bladzijden per opgegeven referentie, incl. eventuele bijlagen), waarin volgende elementen aan bod komen:

o Het opdrachtbedrag;

o De datum van uitvoering (aanvangs-, uitvoerings- en einddatum);

o De publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren, incl. de professionele gegevens (het mailadres en telefoonnummer) van een contactpersoon van elke referentie;

o Het voorwerp van de referentieopdrachten, naar aard, doel en inhoud;

o Een beschrijving van de geïmplementeerde technische en organisatorische maatregelen op het vlak van informatieveiligheid inclusief gegevensbescherming;

o Een beschrijving van de ervaring met de door het instituut vergunde postale operatoren (BIPT).

De referenties die worden aangewend voor percelen 2 en 3 mogen niet opnieuw worden aangewend voor perceel 1.

De minimale vereisten qua technische en beroepsbekwaamheid voor perceel 2 zijn:

- Minimum drie en maximaal vijf referenties van relevante opdrachten die gedurende de afgelopen periode van maximaal drie jaar werden of worden verricht voor het uitvoeren van gelijkaardige dienstverlening, i.e. digitaliseringsprojecten voor dossiers met inbegrip van plannen (A0-formaat). Daarvan dienen twee referenties een minimaal opdrachtbedrag hebben van € 50.000, excl. btw en één referentie een opdrachtbedrag heeft van maximaal van € 30.000, excl. btw heeft. Enkel referenties van projecten uitgevoerd in de Europese Unie komen in aanmerking.

De kandidaat bewijst zijn technische en beroepsbekwaamheid aan de hand van:

o Het opdrachtbedrag;

o De datum van uitvoering (aanvangs-, uitvoerings- en einddatum);

o De publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren, incl. de professionele gegevens (het mailadres en telefoonnummer) van een contactpersoon van elke referentie;

o Het voorwerp van de referentieopdrachten, naar aard, doel en inhoud;

o Een beschrijving van de geïmplementeerde technische en organisatorische maatregelen op het vlak van informatieveiligheid inclusief gegevensbescherming.

De minimale vereisten qua technische en beroepsbekwaamheid voor perceel 3 zijn:

- Minimum drie en maximaal vijf referenties van relevante opdrachten die gedurende de afgelopen periode van maximaal drie jaar werden of worden verricht voor het uitvoeren van gelijkaardige dienstverlening, i.e. scanprojecten. De referenties hebben een minimaal opdrachtbedrag van € 50.000, excl. btw, waarbij één referentieopdracht maximaal een opdrachtbedrag onder € 500.000, excl. btw heeft. Enkel referenties van projecten uitgevoerd in de Europese Unie komen in aanmerking.

De kandidaat bewijst zijn technische en beroepsbekwaamheid aan de hand van:

o Het opdrachtbedrag;

o De datum van uitvoering (aanvangs-, uitvoerings- en einddatum);

o De publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren, incl. de professionele gegevens (het mailadres en telefoonnummer) van een contactpersoon van elke referentie;

o Het voorwerp van de referentieopdrachten, naar aard, doel en inhoud;

o Een beschrijving van de geïmplementeerde technische en organisatorische maatregelen op het vlak van informatieveiligheid inclusief gegevensbescherming.

De referenties die worden aangewend voor perceel 1 mogen niet opnieuw worden aangewend voor percelen 2 en 3. Voor perceel 2 en 3 mogen desgevallend dezelfde referenties worden aangewend.

De kandidaat verklaart op het UEA of hij al dan niet voldoet aan de selectiecriteria (deel IV van het formulier). De kandidaat voegt daarnaast ook de vereiste bewijsstukken toe aan de aanvraag tot deelneming zoals hierboven aangegeven.

Zie 5.2.4 voor meer informatie over het UEA.

4.3 SELECTIEBEPERKING

De aanbestedende overheid heeft op basis van artikel 79 Wet Overheidsopdrachten het recht om het aantal geselecteerde kandidaten per perceel te beperken en minstens drie kandidaten te selecteren, voor zover er voldoende geschikte kandidaten zijn.

De selectiebeperking wordt doorgevoerd op basis van de in het kader van technische en beroepsbekwaamheid ingediende referenties en een beschrijving van het machinepark, volgens volgende weging:

• Referenties – 70 punten;

• Machinepark – 30 punten.

Referenties

De referenties van de kandidaten worden onder meer op basis van volgende elementen beoordeeld:

- De relevantie van de opgegeven referentieopdrachten, rekening houdende met het voorwerp van het perceel;

- De kwaliteit van de waarborgen die qua informatieveiligheid inclusief gegevensbescherming geboden werden in het kader van de aangeleverde referentieopdrachten;

- De mate waarin de referentieopdrachten ervaring van de kandidaat aantonen met het afleveren van gedigitaliseerd materiaal via een door de opdrachtgever aangeleverde API of een door de opdrachtgever ter beschikking gestelde bestandsserver (bv. FTP).

- De mate waarin de referentieopdrachten ervaring van de kandidaat aantonen met (metadata)standaarden zoals bv. PREMIS, DCAT, Dublin Core, ISAD(G) (EAD).

Machinepark

Het machinepark waarover de kandidaten kunnen beschikken wordt onder meer op basis van volgende elementen beoordeeld:

- De geschiktheid van de machines voor de bestellingen die het voorwerp uitmaken van desbetreffend perceel;

- De uitgebreidheid en kwaliteit van de machines;

Het machinepark waarover de kandidaten kunnen beschikken wordt beoordeeld aan de hand van de ingevulde template (zie bijlage 2).

De aanbestedende overheid zal elke kandidaat per criterium o.a. op basis van bovenstaande beoordelingselementen een globale score toekennen op basis van de sterke en zwakke elementen. De aanbestedende overheid maakt hierbij geen louter wiskundige of kwantitatieve optelling van de vastgestelde meer- of minwaarden maar brengt, op basis van een globale beoordeling, haar globale inschatting tot uitdrukking. De scores per criterium worden opgeteld om te komen tot de totaalscore voor de selectiebeperking.

4.4 BEROEP OP DRAAGKRACHT

De kandidaat kan zich beroepen op de draagkracht van andere ondernemers, ongeacht de juridische aard van zijn band met die ondernemers, met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria uit 4.2 (behalve voor criteria inzake de geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen).

Opm.: Het al dan niet gebruiken van de draagkracht van onderaannemers om te voldoen aan de selectiecriteria, neemt niet weg dat de kandidaat in de twee fases van de plaatsingsprocedure of tijdens de uitvoering van de opdracht nog bijkomende onderaannemers kan inzetten.

In geval van beroep op draagkracht, zijn de volgende regels van toepassing:

- De kandidaat voegt de nodige documenten toe aan zijn aanvraag tot deelneming, waaruit de verbintenis van deze andere ondernemers blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de kandidaat. Voor opmaak van de bovenvermelde verbintenis kan gebruikgemaakt worden van het model “Verbintenis terbeschikkingstelling middelen”, dat als bijlage bij deze selectieleidraad gevoegd werd.

- Op deze ondernemers op wiens draagkracht men beroep doet, mogen geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn zoals bedoeld in 4.1, onverminderd de mogelijkheid om corrigerende maatregelen te laten gelden.

- Indien de kandidaat beroep doet op draagkracht in het kader van studie- en beroepskwalificaties of relevante beroepservaring, is hij verplicht om voor de uitvoering van de opdracht daadwerkelijk in onderaanneming beroep te doen op de ondernemers op wiens draagkracht hij beroep doet.

Het inzetten van andere onderaannemers is onderworpen aan de voorafgaande toestemming van de aanbestedende overheid.

- Indien de kandidaat een beroep doet op de draagkracht in het kader van economische en financiële criteria, zijn de kandidaat en de ondernemers waarop deze zich beroept, hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de opdracht.

De ondernemers in kwestie dienen deze hoofdelijke aansprakelijkheid schriftelijk te aanvaarden in de bovenvermelde verbintenis.

Onder dezelfde voorwaarden kan een combinatie van ondernemers zich beroepen op de draagkracht van de deelnemers aan de combinatie of van andere ondernemers.

Indien de kandidaat geselecteerd wordt om in de tweede fase van de plaatsingsprocedure een offerte in te dienen, zal de aanbestedende overheid controleren of de vermeldingen inzake beroep de draagkracht in de offerte overeenstemmen met die in de aanvraag tot deelneming.

5. OPMAAK AANVRAAG TOT DEELNEMING

Onderstaande bepalingen geven een toelichting bij de in te dienen stukken en de overige elementen die van belang zijn bij opmaak van de aanvraag tot deelneming.

Een in te dienen stuk zal steeds aangeduid worden in een kader met het stuknummer en de bestandsnaam. De kandidaat wordt verzocht om de bestandsnamen te gebruiken bij indiening van zijn aanvraag tot deelneming in e-Procurement. De bestandsnamen gebruiken steeds volgend formaat:

Indien de kandidaat een stuk verder opdeelt in aparte bestanden, nummert hij deze bv. 03a, 03b, 03c,…

Voor de opmaak van de aanvraag tot deelneming worden bij voorkeur volgende instructies toegepast:

• De aanvragen tot deelneming worden opgemaakt in PDF-formaat.

• De maximale grootte per document is 80MB. Een te groot document kan u opsplitsen in meerdere deeldocumenten. Het geheel van alle documenten is echter beperkt tot 350MB.

5.1 FORMULIER VOOR AANVRAAG TOT DEELNEMING

De aandacht van de kandidaat wordt erop gevestigd dat hij zijn aanvraag tot deelneming moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier voor aanvraag tot deelneming.

STUK 1

Formulier voor aanvraag tot deelneming

<naam kandidaat>_01_FormulierAanvraag

5.2 BEWIJSMIDDELEN VOOR SELECTIE

5.2.1 UITSLUITING

De kandidaat dient de documenten toe te voegen die beschreven staan in 4.1, onder de tussentitel ‘Overige bewijsmiddelen’. Deze documenten moeten worden toegevoegd:

- Voor elke onderneming die deel uitmaakt van een combinatie van ondernemingen die optreedt als kandidaat;

- Voor elke ondernemer op wiens draagkracht de kandidaat beroep doet met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria (zie 4.4).

STUK 2

Bewijsmiddelen uitsluiting

+ voor elk lid van combinatie

+ bij beroep op draagkracht

<naam kandidaat>_02_Uitsluiting

5.2.2 SELECTIECRITERIA

De kandidaat dient de vereiste bewijsmiddelen toe te voegen die beschreven staan onder 4.2 en 4.3:

STUK 3A	Bewijsstukken selectiecriteria	<naam kandidaat>_03a_Selectiecriteria
STUK 3B	Toelichting machinepark	<naam kandidaat>_03b_Machinepark

5.2.3 VERBINTENIS INZAKE DRAAGKRACHT

Indien de kandidaat zich beroept op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria (zie 4.4), kan hij voor de opmaak van de verbintenis inzake beroep op draagkracht gebruikmaken van het model “Verbintenis terbeschikkingstelling middelen”, dat als bijlage achteraan dit bestek gevoegd werd.

STUK 4

Verbintenis draagkracht

(voor elke andere onderneming op wiens draagkracht beroep wordt gedaan)

<naam kandidaat>_04_ VerbintenisDraagkracht

5.2.4 UNIFORM EUROPEES AANBESTEDINGSDOCUMENT

De kandidaat legt overeenkomstig art. 73 van de Wet Overheidsopdrachten een ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor.

Het UEA bestaat uit een eigen verklaring die de aanbestedende overheid als voorlopig bewijs aanvaardt dat op de kandidaat geen uitsluitingsgrond van toepassing is (zie 4.1) en dat de kandidaat voldoet aan de selectiecriteria (zie 4.2).

Opmaak UEA via online tool

Voor opmaak van het UEA maakt de kandidaat gebruik van het formulier, dat als XML-bestand in de opdrachtdocumenten werd opgenomen, en dat kan ingevuld worden via de online tool: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

Een handleiding voor gebruik van de online tool is terug te vinden op: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxxx

⇨ Zie 2.1 Een bestaand UEA (aanvraag of antwoord) importeren en bewerken

Gelieve het ingevulde UEA als PDF-bestand toe te voegen aan de aanvraag tot deelneming.

De XML-versie van het ingevulde UEA kan de kandidaat bewaren voor hergebruik bij volgende plaatsingsprocedures voor andere opdrachten.

Een reeds ingevuld UEA uit een andere plaatsingsprocedure in de vorm van een XML-bestand, kan tevens via deze tool hergebruikt worden.

Instructies voor het invullen van het UEA

Bij het invullen van het UEA dient de kandidaat rekening te houden met het volgende:

- Deel II A – Gegevens over de ondernemer: de velden m.b.t. de “officiële lijst van erkende ondernemingen” zijn niet van toepassing op deze opdracht

- Deel III D – Louter nationale uitsluitingsgronden: de toepasselijke uitsluitingsgrond betreft de tewerkstelling van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. De kandidaat dient bijgevolg te verklaren of hij wegens het tewerkstellen van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen werd veroordeeld door een administratieve of gerechtelijke beslissing, met inbegrip van een in uitvoering van artikel 49/2 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde schriftelijke kennisgeving die niet ouder is dan vijf jaar of die expliciet een uitsluitingsperiode bevat die nog steeds van toepassing is. Indien ‘Ja’, geef meer informatie.

- Deel IV – Selectiecriteria: de kandidaat dient louter te verklaren dat hij voldoet aan de voorgeschreven selectiecriteria.

Deel V – Beperking van het aantal gekwalificeerde gegadigden: de kandidaat verklaart of hij voldoet aan de regels op het vlak van de selectiebeperking (zie 4.3).

- Deel VI – Slotopmerkingen: de ondertekening door de kandidaat wordt gedaan door middel van het plaatsen van een elektronische handtekening op het indieningsrapport in e-Procurement. Dit indieningsrapport slaat op de gehele aanvraag tot deelneming, incl. het UEA.

Bijkomende vereisten

De kandidaat moet tevens:

- Een ingevuld UEA voorleggen voor elke onderneming die deel uitmaakt van een combinatie van ondernemingen die optreedt als kandidaat

- Een ingevuld UEA (afdelingen A en B van deel II, en geheel deel III) voorleggen voor elke ondernemer op wiens draagkracht de kandidaat beroep doet met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria (zie 4.4);

- In geval de kandidaat een combinatie van ondernemingen is, aanduiden welke deelnemer aan de combinatie zal optreden als vertegenwoordiger naar de aanbestedende overheid toe, in deel II.B van het UEA.

STUK 5

Uniform Europees Aanbestedingsdocument

+ voor elk lid van combinatie

+ bij beroep op draagkracht

<naam kandidaat>_05_UEA

5.3 BEWIJSSTUKKEN HANDTEKENBEVOEGDHEID

In deze fase van de procedure is het niet noodzakelijk dat de aanvraag tot deelneming (elektronisch) ondertekend wordt. Maar het is aangewezen dit toch te doen – zie 6.3 voor meer informatie.

De ondertekening dient uit te gaan van de persoon of personen die bevoegd is/zijn om de onderneming te verbinden. De kandidaat voegt de nodige documenten toe waaruit deze bevoegdheid of machtiging blijkt. Deze documenten kunnen bestaan uit uittreksels van de statuten, een volmacht, etc.

In geval van een volmacht moet de kandidaat tevens de bevoegdheid van de volmachtgever aantonen.

STUK 6

Bewijsstukken handtekenbevoegdheid

(voor elke persoon die handtekening plaatst, + eventuele volmachten)

<naam kandidaat>_06_ Handtekenbevoegdheid

6. INDIENING AANVRAGEN TOT DEELNEMING

6.1 LIMIETDATUM EN LIMIETUUR VOOR ONTVANGST VAN AANVRAGEN TOT DEELNEMING

Limietdatum en limietuur: zie voorblad.

Elke aanvraag tot deelneming moet vóór de limietdatum en het limietuur worden ontvangen. Laattijdige aanvragen tot deelneming worden niet aanvaard.

De aanbestedende overheid zal de ingediende aanvragen tot deelneming openen op … om … uur.

6.2 WIJZE VAN INDIENING VAN DE AANVRAGEN TOT DEELNEMING

De aanvragen tot deelneming moeten elektronisch worden ingediend via het e-Procurement platform: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx .

Dit is een elektronisch platform in de zin van art. 14, § 7 van de Wet Overheidsopdrachten.

Meer informatie over het gebruik van e-Procurement kan worden bekomen via het Helpcentrum: xxxxx://xxxx.xxxxxxx-xxx.xxx/xxxxxxxxxxxx?xxxxxxx

De e-Procurement helpdesk kan worden bereikt op het nummer x00 (0)0 000 00 00, of per mail: x.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx .

BELANGRIJK: Het nieuwe e-Procurement platform vervangt e-Tendering vanaf 4/9/2023. De aanbestedende overheid wijst erop dat:

- Het vereist is om zich te registeren als onderneming op het nieuwe platform. Dit verloopt in twee stappen: registeren van een nieuwe gebruiker en aanmaken van de onderneming. Zie voor meer informatie: xxxxx://xxxx.xxxxxxx- xxx.xxx/xxxxxxxxxxxx?xxxxx_xxxxxxx_xxxx&xxx_xxxxxx00x00000x0000x00000x00xxx000x .

- Het indienen van de aanvraag tot deelneming moet worden afgerond via de knop ‘Verzenden’. Zonder deze stap zal de aanbestedende overheid de aanvraag tot deelneming niet ontvangen. Dit is nieuw ten opzichte van e-Tendering! Zie voor meer informatie: xxxxx://xxxx.xxxxxxx- xxx.xxx/xxxxxxxxxxxx?xxxxx_xxxxxxx_xxxx&xxx_xx_xxx0xx0x000000xx000x00000x00xxx0000.

6.3 ONDERTEKENING VAN DE AANVRAAG TOT DEELNEMING

Volgens artikel 42, § 2 KB Plaatsing is het in deze stap van de procedure niet noodzakelijk dat de aanvraag tot deelneming (elektronisch) ondertekend wordt.

Het is evenwel aangewezen om dit te doen. Als de kandidaat nu gebruikmaakt van de mogelijkheid om de aanvraag tot deelneming elektronisch te ondertekenen in e-Procurement, zal het Uniform Europees

Aanbestedingsdocument (zie 5.2.4) niet opnieuw moeten toegevoegd worden aan de offerte in de volgende stap van de plaatsingsprocedure.

De ondertekening op het indieningsrapport in e-Procurement moet gebeuren d.m.v. een gekwalificeerde elektronische handtekening die uitgaat van een bevoegd of gemachtigd persoon (of personen).

7. BIJLAGEN

Overzicht van de bijlagen:

- Bijlage 1: UEA

- Bijlage 2: Sjabloon beschrijving machinepark

FORMULIER VOOR AANVRAAG TOT

DEELNEMING

Mededingingsprocedure met onderhandeling voor diensten Opdracht nr. 2024/HFB/MPMO/124856

Raamovereenkomsten voor het digitaliseren van (bestuurs)documenten.

A. IDENTITEIT KANDIDAAT

Kruis hieronder één optie aan die op u van toepassing is, en vul de gevraagde gegevens aan:

( ) De natuurlijke persoon (naam en voornaam, hoedanigheid of beroep, nationaliteit, adres):

( ) De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel):

vertegenwoordigd door (naam, voornaam en functie van de vertegenwoordiger(s)):

( ) De combinatie zonder rechtspersoonlijkheid, die bestaat uit de natuurlijke perso(o)n(en en/of de vennootschap(pen) (voor elke deelnemer dezelfde gegevens als hierboven) :

waarvan optreedt als vertegenwoordiger voor de combinatie ten opzichte van de aanbestedende overheid:

Stelt of stellen zich kandidaat voor de volgende percelen van bovenstaande opdracht: Perceel 1: Digitalisering van inkomende post

JA/NEE

Perceel 2: Digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten specifiek in het kader van omgeving: JA/NEE

Perceel 3:Digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten: JA/NEE

B. ALGEMENE INLICHTINGEN

(in geval van combinatie zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke deelnemer:)

- Ondernemingsnummer:

- Btw-nummer:

- RSZ-nummer:

C. COMMUNICATIE

De communicatie en informatie-uitwisseling tussen de aanbestedende overheid en de kandidaat zal verlopen via:

- E-mailadres(sen) (generiek):

- Contactpersoon dossier (naam, telefoonnummer, gsm, e-mail):

o Naam en voornaam:

o Telefoonnummer/GSM:

o E-mailadres (persoonlijk):

De kandidaat wordt er op gewezen dat bovenstaande mailadressen zullen gebruikt worden voor het versturen van de uitnodiging tot het indienen van een offerte in het geval de kandidaat geselecteerd werd.

D. BEROEP OP DRAAGKRACHT MET HET OOG OP HET VOLDOEN AAN DE SELECTIECRITERIA

De kandidaat beroept zich op de draagkracht van ondernemers om te voldoen aan de selectiecriteria:

JA / NEE 1

Indien JA, vul aan:

- Er wordt beroep gedaan op de draagkracht van (benaming, nationaliteit, ondernemingsnummer):

- Er wordt beroep op de draagkracht gedaan van deze ondernemers voor de selectiecriteria inzake:

De kandidaat voegt voor de bovenvermelde ondernemers de nodige documenten toe (zie J. Overzicht documenten).

Zie tevens hoofdstuk 5 voor meer informatie.

E. PERSONEEL

Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie:

JA / NEE 2

1 Doorhalen wat niet van toepassing is

2 Doorhalen wat niet van toepassing is

Het betreft volgende EU-lidstaat :

H. VERKLARING NAAR AANLEIDING VAN DE SANCTIES TEGEN RUSLAND

Ingevolge artikel 5 duodecies van de Verordening (EU) nr. 833/2014 is het verboden om een overheidsopdracht te gunnen aan ondernemers die een band met Rusland hebben of dat dergelijke ondernemers de uitvoering ervan voortzetten.

Meer bepaald is het niet toegestaan om de opdracht te gunnen wanneer:

• De kandidaat beschouwd wordt als een ondernemer die een band heeft met Rusland. Hieronder wordt verstaand:

(a) Een Russisch onderdaan of een in Rusland gevestigd(e) natuurlijke persoon, rechtspersoon, entiteit of lichaam of;

(b) Een rechtspersoon, entiteit of lichaam waarvan de eigendomsrechten voor meer dan 50 % direct of indirect in handen zijn van een entiteit als bedoeld in punt (a), of;

(c) Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, entiteit of lichaam handelend namens of op aanwijzing van een entiteit als bedoeld in punt (a) of (b).

• Er een deelname is van meer dan 10% van het opdrachtbedrag door onderaannemers, leveranciers of entiteiten op wiens draagkracht beroep wordt gedaan, die vallen onder één van de bovenstaande punten (a) tot en met (c).

De kandidaat verklaart dat 3:

GEEN van de bovenstaande elementen op hem van toepassing zijn

Minstens één van de bovenstaande elementen WEL op hem van toepassing is, met name (licht verder toe):

F. OVERZICHT DOCUMENTEN

De aanvraag tot deelneming bestaat uit:

Stuk 1

Formulier voor aanvraag tot deelneming

<naam kandidaat>_01_

FormulierAanvraag

Stuk 2

Bewijsmiddelen uitsluiting

+ voor elk lid van combinatie

+ bij beroep op draagkracht

<naam kandidaat>_02_Uitsluiting

3 Eén optie aanduiden.

Stuk 3A	Bewijsstukken selectiecriteria	<naam kandidaat>_03A_Selectiecriteria
Stuk 3B	Toelichting machinepark	<naam kandidaat>_03B_Machinepark
Stuk 4	Verbintenis draagkracht (voor elke andere onderneming op wiens draagkracht beroep wordt gedaan)	<naam kandidaat>_04_ VerbintenisDraagkracht
Stuk 5	Uniform Europees Aanbestedingsdocument + voor elk lid van combinatie + bij beroep op draagkracht	<naam kandidaat>_05_UEA
Stuk 6	Bewijsstukken handtekenbevoegdheid (voor elke persoon die handtekening plaatst, + eventuele volmachten)	<naam kandidaat>_05_ Handtekenbevoegdheid

In deze fase van de procedure is het niet noodzakelijk dat de aanvraag tot deelneming (elektronisch) ondertekend wordt.

Ter informatie: indien u geselecteerd wordt voor de tweede stap van de procedure en een uitnodiging ontvangt om uw offerte in te dienen, zal u uw offerte wel dienen te ondertekenen. Bij indiening van de offerte via e-Procurement zal de ondertekening de vorm moeten aannemen van een gekwalificeerde elektronische handtekening op het indieningsrapport, en deze moet uitgaan van een bevoegd of gemachtigd persoon (of personen).

Het is evenwel aangewezen om de aanvraag tot deelneming op deze wijze te ondertekenen. Als de kandidaat nu gebruikmaakt van de mogelijkheid om de aanvraag tot deelneming elektronisch te ondertekenen in e-Procurement op het indieningsrapport, zal het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (zie III.7.) niet opnieuw moeten toegevoegd worden aan de offerte in de volgende stap van de plaatsingsprocedure.

Zie het Helpcentrum voor meer informatie.

VERBINTENIS TERBESCHIKKINGSTELLING MIDDELEN

(Naam van de onderaannemer of andere entiteit) (Adres)

(KBO-nummer)

Betreft:

Overheidsopdracht 2024/HFB/MPMO/124856 - Raamovereenkomsten voor het digitaliseren van

(bestuurs)documenten.

Verbintenis ondernemer tot terbeschikkingstelling van middelen in het kader van de

selectiecriteria

(Naam onderaannemer of andere entiteit), rechtsgeldig vertegenwoordigd door de ondergetekende, (naam en functie van ondertekenaar),

verbindt zich er eenzijdig toe om, in het kader van bovenvermelde overheidsopdracht,

aan (naam van de kandidaat op de opdracht),

de noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de kandidaat voor de uitvoering van het gedeelte van de opdracht waarvoor beroep op draagkracht wordt gedaan met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria.

(Voor zover beroep wordt gedaan op de draagkracht in het kader van economische en financiële criteria)

Aanvaardt hoofdelijk aansprakelijk te zijn voor de uitvoering van de opdracht.

Gedaan te (plaats) op (datum) (Handtekening)

(Naam ondertekenaar) (Functie)

Document Metadata

Table of Contents

Mededingingsprocedure met onderhandeling voor diensten

Document Metadata