Samenwerkingsovereenkomst Water- en Klimaatkring West
Samenwerkingsovereenkomst Water- en Klimaatkring West
De ondergetekenden:
• De Gemeente Bergen op Zoom, gevestigd te Bergen op Zoom, te dezer zake vertegenwoordigd door wethouder J.J.S.M. (Jeroen) de Xxxxx;
• De Gemeente Halderberge, gevestigd te Oudenbosch, te dezer zake vertegenwoordigd door wethouder J.H.A. (Xxx) Xxxxxx;
• De Gemeente Moerdijk, gevestigd te Zevenbergen, te dezer zake vertegenwoordigd door wethouder D. (Desiree) Brummans;
• De Gemeente Roosendaal, gevestigd te Roosendaal, te dezer zake vertegenwoordigd door wethouder I. (Xxxx) Xxxxxxxxxx;
• De Gemeente Steenbergen, gevestigd te Steenbergen, te dezer zake vertegenwoordigd door wethouder W. (Xxxxx) Xxxxxxxxx;
• De Gemeente Woensdrecht, gevestigd te Hoogerheide, te dezer zake vertegenwoordigd door wethouder J.M.A. (Xxxxxxx) xxx Xxxxxxx;
• Het Waterschap Brabantse Delta, gevestigd te Breda, te dezer zake vertegenwoordigd door Dagelijks Bestuurslid H.P. (Xxxx Xxxxx) Xxxxxxx;
• Brabant Water N.V., gevestigd te ‘s-Hertogenbosch, te dezer zake vertegenwoordigd door directeur E. (Xxxx) Xxx Xxxxxxxxx;
• Evides N.V., gevestigd te Rotterdam, te dezer zake vertegenwoordigd door algemeen directeur A.M. (Xxxxxxx) Xxxxxxxx.
Deze overeenkomst kan worden aangehaald als: “Samenwerkingsovereenkomst Water- en Klimaatkring West (WKW)”.
Alle ondergetekenden gezamenlijk of onderling onderscheiden ook genoemd “Partners”; komen op basis van onderstaande overwegingen en bepalingen overeen onderhavige Overeenkomst met elkaar aan te gaan met als doelen:
• Klimaatadaptatie: De regio klimaatbestendig en waterrobuust maken, zodat we in 2050 goed om kunnen gaan met het steeds vaker voorkomend extreem weer en voorbereid zijn op watertekorten, wateroverlast, overstromingsrisico’s en een warmer klimaat.
• Waterketen: Het verder professionaliseren van de beheertaken in de waterketen en de (personele) kwetsbaarheid verminderen.
OVERWEGINGEN
A. Water- en Klimaatkring West is een werkregio in het kader van het Deltaprogramma Ruimtelijke Adaptatie (DPRA). In deze werkregio werken gemeenten, waterschap en waterbedrijven samen aan het inzichtelijk maken van kwetsbaarheden voor weersextremen, worden hiervoor ambities en beleid vastgesteld en worden de benodigde maatregelen genomen. Dit met als doel om de regio klimaatbestendig en waterrobuust te maken, zodat we in 2050 goed om kunnen gaan met het steeds vaker voorkomend extreem weer en voorbereid zijn op watertekorten, wateroverlast, overstromingsrisico’s en een warmer klimaat.
B. Water- en Klimaatkring West neemt voor klimaatadaptatie de volgende rollen:
• Beleidsvorming: regionale koers bepalen
• Kennisuitwisseling, agendering en communicatie
• Samenwerken: partijen verbinden
Hiertoe zijn een Regionale strategie en een Uitvoeringsagenda klimaatadaptatie vastgesteld. Het mandaat voor de fysieke uitvoering van projecten in Water- en Klimaatkring West ligt bij de individuele deelnemers van Water- en Klimaatkring West (DPRA).
C. Waterschappen en gemeenten hebben de volgende verplichtingen voor wat betreft klimaatadaptatie:
• Overheden voeren een stresstest uit voor de vier klimaatthema’s: wateroverlast, hitte, droogte en overstroming.
• Overheden voeren per regio een risicodialoog met alle relevante gebiedspartners. Deze dialoog heeft twee doelen: het vergroten van het bewustzijn over hoe kwetsbaar het gebied is en het bespreken hoe kwetsbaarheden met concrete maatregelen verkleind kunnen worden.
• Overheden maken een uitvoerings- en investeringsagenda voor hun regio, waarin onder andere afspraken staan over wie wat gaat doen.
• Waterbedrijven hebben de wens hierbij aan te sluiten met het oog op het borgen van de beschikbaarheid van drinkwater en het klimaatadaptief maken van zijn drinkwatervoorzieningen, waaronder het voorkomen van de opwarming van leidingen.
D. Naast de taken ten aanzien van klimaatadaptatie als DPRA-werkregio, blijft Water- en Klimaatkring West samenwerken in de waterketen. Gemeenten, waterschap en waterbedrijven staan voor serieuze opgaven ter verbetering van het beheer van de waterketen, inclusief het grondwater. Door de afgelopen jaren slim samen te werken, is er structureel en substantieel optimalisatie in het beheer en onderhoud van de waterketen mogelijk gemaakt. Het doel is enerzijds om de beheertaken in de waterketen verder te professionaliseren en de (personele) kwetsbaarheid te verminderen. Anderzijds wordt ingezet op verbetering van de gehele waterketen op de lange termijn waarbij we ruimte willen bieden aan innovaties.
E. Water- en Klimaatkring West neemt voor de waterketen de volgende rollen:
• Beleidsvorming: actualiseren Lange Termijnvisie en eventueel t.z.t. opstellen nieuw gemeentelijk rioleringsplan (GRP)
• Uitwisseling van kennis, innovaties en waar wenselijk capaciteit
• Samenwerken: partijen verbinden
Er is geen sprake van overdracht van wettelijke taken of verantwoordelijkheden in de waterketen.
F. Waterbedrijven hebben op grond van de Drinkwaterwet de volgende, voor deze Samenwerkingsovereenkomst van belang zijnde, zorgplichten:
a. zorg voor de duurzame veiligstelling van de openbare drinkwatervoorziening (art. 2.1 Drinkwaterwet);
b. zorgdragen dat de levering van deugdelijk drinkwater aan consumenten en andere afnemers in het voor zijn drinkwaterbedrijf vastgestelde distributiegebied gewaarborgd is in een zodanige hoeveelheid, onder een zodanige druk en onder een maximale temperatuur als in het belang van de volksgezondheid vereist is (art.
32.1 Drinkwaterwet).
G. Gemeenten hebben op grond van de Wet Milieubeheer en de Waterwet drie zorgplichten:
a. zorgplicht voor inzameling en transport van stedelijk afvalwater (art. 10.33 Wet Milieubeheer);
b. zorgplicht voor doelmatige inzameling en verwerking van afvloeiend hemelwater (art. 3.5 Waterwet);
c. zorgplicht voor grondwatermaatregelen, onder voorwaarden (art. 3.6 Waterwet).
H. Waterschappen hebben op grond van de Waterwet de volgende zorgplichten:
a. zorgplicht voor de zuivering van stedelijk afvalwater (art. 3.4 Waterwet);
b. zorg voor het watersysteembeheer van het oppervlaktewater, alsmede de zorg voor het transporteren en het zuiveren van afvalwater en de verwerking van zuiveringsslib (art. 3.2 Waterwet).
I. De Omgevingswet treedt (naar verwachting) per 1 juli 2022 in werking en staat voor een goede balans tussen het benutten en beschermen van de fysieke leefomgeving. De Omgevingswet heeft geen consequenties voor de, in deze Samenwerkingsovereenkomst genoemde, zorgplichten voor waterbedrijven, gemeenten en waterschappen. Wel biedt de Omgevingswet de mogelijkheid om met overzichtelijkere regels de leefomgeving meer in samenhang in te richten, op ingeving van de sturende kracht van maatschappelijke doelen en opgaven.
J. De doelen van Water- en Klimaatkring West ten aanzien van klimaatadaptatie en de waterketen, dienen in de samenwerking gerealiseerd te worden door de uitvoering van projecten en overige inspanningen. Deze projecten en overige inspanningen, en de daarmee gepaard gaande in te zetten middelen, worden jaarlijks verwerkt tot een Jaarplan. Het Jaarplan wordt aan het eind van het jaar op- en vastgesteld en heeft betrekking op het daaropvolgende jaar. Dit Jaarplan staat in relatie tot de toegezegde inzet van de partners. Op basis hiervan is iedere Partner aanspreekbaar op de toegezegde inzet en het resultaat dat in het Jaarplan is vastgesteld.
K. Deze Overeenkomst geeft invulling aan de opzet van een netwerkorganisatie van Partners, die niet-vrijblijvend projectmatig samenwerkt. De samenwerking binnen deze netwerkorganisatie vindt plaats op basis van Multi-Project Management (MPM). MPM betreft het beheersen van meerdere projecten tegelijkertijd. De projecten hebben geen relevante - en als zodanig te managen - inhoudelijke samenhang. Ze moeten allemaal door één capaciteitsbron (Water- en Klimaatkring West) worden uitgevoerd. Hierover wordt bestuurlijk en ambtelijk afgestemd.
L. In de samenwerking zullen Partners de eigen regie en de verantwoordelijkheden behouden, waarbij beleid wordt vastgesteld door de afzonderlijke besturen.
1. Begrippen en Definities
1.1 Partners
die de Samenwerkingsovereenkomst Water- en Klimaatkring West sluiten zijn de gemeenten Bergen op Zoom, Halderberge, Moerdijk, Roosendaal, Steenbergen en Woensdrecht, het waterschap Brabantse Delta en de waterbedrijven Brabant Water en Evides.
1.2 Bestuurlijk Overleg Water- en Klimaatkring West
bestaat uit de bestuurlijke vertegenwoordigers, per partner één, en is bestuurlijk verantwoordelijk voor de Samenwerkingsovereenkomst Water- en Klimaatkring West.
1.3 Bestuurlijk Duo
bestaat uit minimaal 2 vertegenwoordigers vanuit het Bestuurlijk Overleg, treedt op als bestuurlijk opdrachtgever en is verantwoordelijk voor de aansturing van de Regio- coördinator Water- en Klimaatkring West.
1.4 Regiocoördinator Water- en Klimaatkring West
heeft als hoofdtaak de keuzes voor te bereiden die bepalend zijn voor datgene waar de samenwerking op gericht is en de daarop geformuleerde doelen te behalen.
1.5 Management Overleg
bestaat uit ambtelijke vertegenwoordigers van Partners (op tactisch/managementniveau), van elke Partner één, en is verantwoordelijk voor de balans xxx xxxxx en brengen die in de wederkerigheid van de samenwerking nodig is.
1.6 Ambtelijk Overleg Klimaatadaptatie
bestaat uit ambtelijke vertegenwoordigers van Partners (op beleids- en/of operationeel niveau),van elke Partner één, en is verantwoordelijk voor de uitvoering van projecten en andere inspanningen op het gebied van klimaatadaptatie en de afstemming over dit onderwerp.
1.7 Ambtelijk Overleg Waterketen
bestaat uit ambtelijke vertegenwoordigers van Partners (op beleids- en/of operationeel niveau),van elke Partner één, en is verantwoordelijk voor de uitvoering van projecten en andere inspanningen op het gebied van de waterketen en de afstemming over dit onderwerp.
1.8 Het Jaarplan
is het jaarlijks op te stellen overzicht van te verwachten samenwerkingsprojecten, inclusief begroting, benodigde capaciteit en financiële middelen per organisatie.
1.9 De jaarlijkse voortgangsrapportage
is de jaarlijks op te stellen voortgangsrapportage voor het Management Overleg en het Bestuurlijk Overleg (het jaarverslag, inclusief jaarrekening). Projecten en inspanningen
ten aanzien van klimaatadaptatie worden gemonitord op basis van het landelijke ‘DPRA-format en worden in het kader van het DPRA tevens gedeeld met het Rijk. Projecten en inspanningen ten aanzien van de waterketen worden gemonitord aan de hand van GROKIT-elementen.
2. Samenwerkingsovereenkomst
2.1 Naam
De Partners werken samen onder de naam Water- en Klimaatkring West.
2.2 Doel
De overeenkomst heeft tot doel om samenwerking op het gebied van klimaatadaptatie en de waterketen tussen Partners te bevorderen. Hierbij geldt voor klimaatadaptatie om de regio klimaatbestendig en waterrobuust te maken, zodat we in 2050 goed om kunnen gaan met het steeds vaker voorkomend extreem weer en voorbereid zijn op watertekorten, wateroverlast, overstromingsrisico’s en een warmer klimaat. Voor de waterketen gaat het om het verder professionaliseren van de beheertaken in de waterketen en het verminderen van de (personele) kwetsbaarheid.
2.3 Duur
a. Deze Overeenkomst treedt in werking op 1 maart 2022 en eindigt op 1 januari 2026.
b. Een evaluatie van deze Overeenkomst vindt plaats in het eerste halfjaar van 2025, dan wel indien een van de partners hierom verzoekt. In aansluiting op die evaluatie beslissen partijen of, en zo ja, op welke wijze zij de samenwerking voortzetten.
2.4 Toetreding
Na het ondertekenen van deze Overeenkomst kunnen andere partijen alleen toetreden na goedkeuring van alle partners.
2.5 Samenwerking buiten de Overeenkomst
Elk van de partners is vrij samenwerkingsovereenkomsten aan te gaan buiten deze Overeenkomst en buiten het werkgebied van Water- en Klimaatkring West, mits zij tevens blijven bijdragen aan onderhavige Overeenkomst.
2.6 Uittreding en opheffing
a. Partners verbinden zich bij het ondertekenen van deze overeenkomst voor de gehele duur van de overeenkomst.
b. Partners kunnen na gezamenlijk overleg besluiten dat de werking van de Overeenkomst eerder eindigt.
3. Structuur en Besturing
3.1 Aansturing
a. Eindverantwoordelijk voor het uitvoeren van deze overeenkomst is het Bestuurlijk Overleg Water- en Klimaatkring West. De sturing op en stuwing van de dagelijkse gang van zaken is gedelegeerd aan het Bestuurlijk Duo. De coördinatie en directe aansturing van Water- en Klimaatkring West berust bij de Regiocoördinator Water- en Klimaatkring West.
b. De besluitvorming in het kader van de Samenwerkingsovereenkomst Water- en Klimaatkring West ligt bij het Bestuurlijk Overleg Water- en Klimaatkring West binnen de grenzen zoals vastgelegd in deze Overeenkomst. De afzonderlijke besturen en/of directies van de Partners behouden hun autonomie in de definitieve besluitvorming.
3.2 Bestuurlijk Overleg Water- en Klimaatkring West
3.2.1 Taken
a. Vaststellen voorzitterschap van het Bestuurlijk Overleg.
b. Vaststellen van het Bestuurlijk Duo, waarbij geldt dat deze bestaat uit één wethouder en één dagelijks bestuurslid van het waterschap.
c. Vaststellen van het Jaarplan, inclusief begroting, en het jaarverslag/ voortgangsrapportage, inclusief jaarrekening.
3.2.2 Werkwijze
a. Het Bestuurlijk Overleg komt tenminste twee keer per jaar bijeen en neemt besluiten over het Jaarplan, de begroting, de voortgangsrapportage en de jaarrekening. Voor
de dagelijkse gang van zaken wordt de bestuurlijke aansturing gedelegeerd aan het Bestuurlijk Duo.
b. Besluitvorming in het Bestuurlijk Overleg vindt plaats op basis van consensus. Een in het Bestuurlijk Overleg afwezige Partner, dient, waar deze dit wenselijk acht, voorafgaand aan het Bestuurlijk Overleg eventuele bezwaren tegen liggende voorstellen kenbaar te maken. Indien dit niet plaatsvindt, wordt een liggend voorstel akkoord bevonden door de afwezige Partner.
c. Het Bestuurlijk Overleg kiest uit haar midden een voorzitter, die wordt voorgedragen vanuit het Bestuurlijk Duo en bepaalt zelf de zittingsperiode van de voorzitter.
d. De besluitvorming in het Bestuurlijk Overleg over het Jaarplan met begroting is onder voorbehoud van goedkeuring door de besturen en/of directies van de Partners. Nader overleg zal plaatsvinden over de ontstane situatie indien het voorbehoud zich realiseert.
e. Het Bestuurlijk Overleg is verantwoordelijk voor de samenwerking ten aanzien van zowel klimaatadaptatie als de waterketen. Bestuurders dienen, indien zij in de eigen organisatie niet verantwoordelijk zijn voor klimaatadaptatie én de waterketen, zelf in de benodigde afstemming te voorzien om met mandaat op beide onderwerpen aan het Bestuurlijk Overleg deel te nemen.
3.3 Bestuurlijk Duo Water- en Klimaatkring West
3.3.1 Taken
a. Xxxxxx op als bestuurlijk opdrachtgever, namens alle Partners, van de samenwerking.
b. De aansturing en beoordeling van de Regiocoördinator Water- en Klimaatkring West.
c. Het Bestuurlijk Duo borgt dat de uitwerking van de besluiten uit het Bestuurlijk Overleg door de Regiocoördinator Water- en Klimaatkring West op worden gepakt.
d. Het Bestuurlijk Duo stemt alle voorstellen van het Management Overleg Water- en Klimaatkring West met de Regiocoördinator Water- en Klimaatkring West af, alvorens ze ter besluitvorming worden voorgelegd aan het Bestuurlijk Overleg.
e. Het Bestuurlijk Duo verzorgt de bestuurlijke afstemming in groter regionaal verband in de Bestuurlijke Begeleidingsgroep van de SWWB (Samenwerking Water Midden- en West-Brabant), RBOM (Regionaal Bestuurlijk Overleg Maas) en RBOM+. Het Bestuurlijk Duo stemt onderling af hoe de afvaardiging naar deze gremia eruit ziet.
3.3.2 Werkwijze
a. Het Bestuurlijk Duo legt jaarlijks verantwoording af aan het Bestuurlijk Overleg over de voortgang en realisatie van het Jaarplan, de begroting en de financiële verrekening.
b. Het Bestuurlijk Duo overlegt met de Regiocoördinator Water- en Klimaatkring West over het jaarplan en de voortgang, alvorens dit behandeld wordt in het Bestuurlijk Overleg.
c. Het Bestuurlijk Duo beoordeelt de haalbaarheid en wenselijkheid van nieuwe initiatieven uit het Management Overleg.
d. Voor het Bestuurlijk Duo is de Regiocoördinator Water- en Klimaatkring West het eerste aanspreekpunt voor de gang van zaken en activiteiten.
e. Het Bestuurlijk Duo komt in overleg met de Regiocoördinator Water- en Klimaatkring West naar behoefte bijeen, maar in ieder geval voorafgaand aan een Bestuurlijk Overleg.
3.4 Management Overleg Water- en Klimaatkring West
3.4.1 Taken
a. Doen van voorstellen aan het Bestuurlijk Overleg over het, door de Regiocoördinator op te stellen Jaarplan, de voortgang van projecten en de uitputting van de begroting en de jaarlijkse financiële verrekening van gezamenlijke activiteiten.
b. Zorgdragen voor het uitvoeren van de projecten, zoals die in het Jaarplan zijn opgenomen, en de daarvoor benodigde capaciteit en middelen.
c. Trekken van het thema/project (personele) kwetsbaarheid en het komen tot passende en gedragen oplossingen.
3.4.2 Werkwijze
a. Het Management Overleg wordt samengesteld uit één vertegenwoordiger van elk van de Partners. Dit is bij voorkeur een vertegenwoordiger die in de eigen organisatie mandaat heeft om te besluiten over capaciteit en middelen, zijnde een ‘Manager’.
Indien een Manager kiest voor een andere vertegenwoordiger in het Management Overleg, dan dient deze vertegenwoordiger met hetzelfde mandaat deel te nemen aan het Management Overleg.
b. Het Management Overleg is verantwoordelijk voor de samenwerking ten aanzien van zowel klimaatadaptatie als de waterketen. Managers dienen, indien zij in de eigen organisatie niet verantwoordelijk zijn voor klimaatadaptatie én de waterketen, zelf in de benodigde afstemming te voorzien om met mandaat op beide onderwerpen aan het Management Overleg deel te nemen.
c. De manager gaat over de inbreng van capaciteit en middelen vanuit de moederorganisatie in relatie tot de met de samenwerking te bereiken resultaten. De manager draagt daarmee zorg voor de balans xxx xxxxx en brengen die in wederkerigheid van de samenwerking nodig is.
d. Besluitvorming in het Management Overleg vindt plaats op basis van consensus. Een in het Management Overleg afwezige Partner, dient, waar deze dit wenselijk acht, voorafgaand aan dit Management Overleg eventuele bezwaren tegen liggende voorstellen kenbaar te maken. Indien dit niet plaatsvindt, wordt een liggend voorstel akkoord bevonden door de afwezige Partner. De agenda en bijbehorende stukken voor het Management Overleg worden in de regel een week van tevoren verstuurd.
e. De mate en wijze waarop het Management Overleg bij elkaar komt, wordt in gezamenlijk overleg bepaald. Het Management Overleg komt in ieder geval voorafgaand aan een Bestuurlijk Overleg bij elkaar.
3.5 Ambtelijk Overleg Klimaatadaptatie
3.5.1 Taken
a. Zorgdragen voor het behartigen van de (inhoudelijke) belangen van de eigen organisatie ten aanzien van klimaatadaptatie, in de samenwerking.
b. Bijdragen aan vorming van regionale koers en beleid ten aanzien van klimaatadaptatie.
c. Zorgdragen voor de realisatie van de gezamenlijk afgesproken activiteiten en inspanningen ten aanzien van klimaatadaptatie.
d. Desgevraagd (inhoudelijk) adviseren van de Regiocoördinator ten aanzien van klimaatadaptatie.
e. Fungeren als deskundigenpool op het gebied van klimaatadaptatie.
f. Deelnemer zorgt, indien deze trekker is van een gezamenlijk project of inspanning, voor de dagelijkse aansturing en voortgangsbewaking van het project en coördineert de communicatie-uitingen over het project. Deze is hierbij ook verantwoordelijk voor de kwaliteit, kosten, planning, voortgang en het eindproduct van een project.
3.5.2 Werkwijze
a. Het Ambtelijk Overleg Klimaatadaptatie wordt samengesteld uit één vertegenwoordiger van elk van de Partners.
b. Het Ambtelijk Overleg Klimaatadaptie is gericht op de inhoudelijke, beleidsmatige en operationele afstemming van de samenwerking. In dit overleg wordt op basis van de kennis en expertise van de deelnemers, afgestemd op welke wijze de realisatie van de afspraken ten aanzien van klimaatadaptatie plaatsvinden en wat daarvan de voortgang is.
c. De mate en wijze waarop het Ambtelijk Overleg Klimaatadaptatie bij elkaar komt, wordt in gezamenlijk overleg bepaald. Het Ambtelijk Overleg Klimaatadaptatie komt in ieder geval voorafgaand aan een Management Overleg bij elkaar.
3.6 Ambtelijk Overleg Waterketen
3.6.1 Taken
a. Zorgdragen voor het behartigen van de (inhoudelijke) belangen van de eigen organisatie ten aanzien van de waterketen, in de samenwerking.
b. Zorgdragen voor de realisatie van de gezamenlijk afgesproken activiteiten en inspanningen ten aanzien van de waterketen.
c. Desgevraagd (inhoudelijk) adviseren van de Regiocoördinator ten aanzien van de waterketen.
d. Fungeren als deskundigenpool op het gebied van de waterketen.
e. Deelnemer zorgt, indien deze trekker is van een gezamenlijk project of inspanning, voor de dagelijkse aansturing en voortgangsbewaking van het project en coördineert de communicatie-uitingen over het project. Deze is hierbij
ook verantwoordelijk voor de kwaliteit, kosten, planning, voortgang en het eindproduct van een project.
3.6.2 Werkwijze
a. Het Ambtelijk Overleg Waterketen wordt samengesteld uit één vertegenwoordiger van elk van de Partners.
b. Het Ambtelijk Overleg Waterketen is gericht op de inhoudelijke, beleidsmatige en operationele afstemming van de samenwerking. In dit overleg wordt op basis van de kennis en expertise van de deelnemers, afgestemd op welke wijze de realisatie van de afspraken ten aanzien van de waterketen plaatsvinden en wat daarvan de voortgang is.
c. De mate en wijze waarop het Ambtelijk Overleg Waterketen bij elkaar komt, wordt in gezamenlijk overleg bepaald. Het Ambtelijk Overleg Waterketen komt in ieder geval voorafgaand aan een Management Overleg bij elkaar.
3.7 Regiocoördinator Water- en Klimaatkring West
3.7.1 Taken
a. Voorbereiden van de keuzes die bepalend zijn voor datgene waar de samenwerking op gericht is en voor de besluitvorming van het Bestuurlijk Duo en het Bestuurlijk Overleg. De Regiocoördinator vervult voor beide gremia de rollen van secretaris en adviseur.
b. De coördinatie van de uitvoering van de projecten en inspanningen; stuurt op voortgang van projecten en heeft hierbij oog voor het gezamenlijk belang in de samenwerking.
c. Xxxxxx op het vergroten van de betrokkenheid bij de deelnemers en het bewustzijn van de rol en bijdrage in de samenwerking.
d. Voorzitter van het Management Overleg, het Ambtelijk Overleg Klimaatadaptatie en het Ambtelijk Overleg Waterketen.
e. Opstellen en coördineren van het Jaarplan, de voortgangsrapportage/het jaarverslag, begroting en financiële verrekening en deze doorgeleiden naar het Bestuurlijk Duo en het Bestuurlijk Overleg voor besluitvorming.
f. Geeft advies over invulling nieuwe activiteiten en taken.
g. Zichtbaar maken van de opbrengsten van de samenwerking en het hierover adviseren van het Management Overleg, Bestuurlijk Duo en Bestuurlijk Overleg.
h. Verzorgen van de communicatie in en rond de samenwerking.
i. Verzorgt de ambtelijke afstemming en/of onderhoudt contacten in groter regionaal verband, waaronder de Ambtelijke Coördinatiegroep van de SWWB, de Regio West-Brabant, D6, Xxxxxxxxx Xxx, XXXXXX, Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxx- Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxx Xxxxx-Xxxxxxx.
3.7.2 De Regiocoördinator wordt aangesteld en beoordeeld op zijn functioneren door het Bestuurlijk Overleg. Het Bestuurlijk Overleg heeft de bevoegdheid om, indien dit noodzakelijk wordt geacht, de werkzaamheden van de Regiocoördinator te beëindigen. Het Bestuurlijk Overleg mandateert het Management Overleg, en daarbinnen één manager die optreedt als ‘penningmeester’, om de rol van formele opdrachtgever van de Regiocoördinator in te vullen.
4 Financiën en verplichtingen Partners
4.1 Kosten van projecten
De verdeling van de jaarlijkse kosten voor Partners van gezamenlijk te voeren activiteiten en gezamenlijke investeringen, zijn vastgelegd in het jaarlijks op te stellen en door Partners goed te keuren Jaarplan. Per project kan afgewogen worden of men deelneemt. Indien men deelneemt is dit vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Per project zal de kostenverdeling worden bepaald naar gelang het belang van de deelnemende partijen.
4.2 Gezamenlijke kosten
4.2.1 Partners zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor financiering van de werkzaamheden en activiteiten voortvloeiend uit deze overeenkomst. Het Jaarplan en het voortgangsoverzicht zijn hiervoor leidend.
4.2.2 Partners zijn individueel verantwoordelijk voor de kosten die samenhangen met aanvullende diensten die niet zijn beschreven in het Jaarplan.
4.2.3 Ter dekking van algemene kosten van de samenwerking (zoals meerlagensessies,
inhuur Regiocoördinator en ondersteuning, procesgeld, kosten bijeenkomsten, trainingen en opleidingen incl. bijbehorende reis- en verblijfkosten) wordt jaarlijks een budget vastgesteld in het Jaarplan. Dit budget wordt beheerd door één van de partners. De hoogte van de bijdrage van de Partners, behalve de waterbedrijven, wordt bepaald op basis van inwoneraantal en oppervlakte van de deelnemende gemeenten, waarbij het waterschap meetelt als grootste gemeente. De bijdragen die de waterbedrijven leveren, zijn van dezelfde hoogte als dat deze in de periode 2018-2021 waren en staan daarmee in een redelijke verhouding tot hun belang en de bijdrage van de overige Partners.
4.3 Verplichtingen ten aanzien van leveren capaciteit
4.3.1 Partners zijn verantwoordelijk voor het inbrengen van personele capaciteit om de projecten en andere inspanningen ten behoeve van de samenwerking mogelijk te maken. Het Jaarplan bevat afspraken over in te brengen capaciteit per Partner. De te leveren capaciteit door de partners, behalve de waterbedrijven, wordt bepaald op basis van inwoneraantal en oppervlakte van de deelnemende gemeenten, waarbij het waterschap meetelt als grootste gemeente. De capaciteit die de waterbedrijven leveren, wordt elk jaar bepaald door de waterbedrijven en staan in een redelijke verhouding tot hun belang en de bijdragen van de overige Partners.
4.3.2 Indien een Partner de in het Jaarplan toegezegde capaciteit niet kan leveren en dit als gevolg heeft dat een project of andere inspanning in grote mate wordt beperkt in voortgang of kwaliteit, dient dit door de betreffende Partner gecompenseerd te worden. Detachering, inhuur, uitbesteding en het financieel compenseren van capaciteit gelden hiervoor als mogelijkheden.
4.4 Risico’s
4.4.1 Achterblijvende inzet van Partners voor wat betreft financiën of capaciteit, wordt ondervangen door het monitoren van deze inzet. De Regiocoördinator Water- en Klimaatkring West zal eenmaal per jaar een voortgangsrapportage maken om inzicht te bieden in de kosten en tijdsbesteding. Aan het eind van een jaar vindt op basis van het jaaroverzicht en de financiële verrekening de formele verantwoording plaats.
4.4.2 In geval van dreigende kostenoverschrijding zal dit door de Regiocoördinator Water- en Klimaatkring West worden verwerkt in het eerstvolgende overzicht en afgestemd met het Management Overleg en het Bestuurlijk Duo, waardoor tussentijdse besluiten van de Bestuurlijk Overleg zoveel mogelijk worden voorkomen.
5 Slotbepaling
5.1 Wijzigingen van de Overeenkomst
Deze overeenkomst kan slechts door Partners worden gewijzigd of aangevuld na een schriftelijk akkoord van het Bestuurlijk Overleg. Partners dienen hiervoor af te stemmen met het eigen College van Burgemeester & Wethouders, Dagelijks Bestuur of Directie.
5.2 Onvoorziene omstandigheden
Partners treden met elkaar in overleg in het geval zich onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van deze Overeenkomst niet mag worden verwacht.
5.3 Geschillen
Deze overeenkomst legt afspraken tussen de Partners over de samenwerking ten aanzien van klimaatadaptatie en de waterketen vast. Bij de uitwerking van de afspraken kunnen er geschillen ontstaan. Indien ambtelijk (contactpersonen en management) en bestuurlijk niet tot een oplossing kan worden gekomen van het geschil, zal een erkend mediator door partijen worden aangewezen ter beslechting van het geschil. Partijen conformeren zich aan de handelswijze van de mediator. De kosten van mediation worden onderling verdeeld volgens de kostenverdeling die in dat jaar is vastgesteld.