Contract
Infobundel bij vacature voor de functie van contractueel administratief medewerker – Burgerzaken (C1-3) – 30u24 / 38u (80%) (In verv. wegens ziekte, contract van bepaalde duur t.e.m. 29 september 2023)
🡺 Procedure van aanwerving
Inhoud
1. Functiebeschrijving- en analyse
2. Algemene aanwervingsvoorwaarden
3. Bijzondere aanwervingsvoorwaarden
4. Selectie
5. Algemene inlichtingen
1. FUNCTIEBESCHRIJVING- EN ANALYSE
Functiebeschrijving | ||
FUNCTIEFAMILIE: | Dienstverlenend meewerken | |
Niveau: | Meewerken | Aard: dienstverlenend |
Functionele loopbaan | C1-C3 | |
Functies: | Administratief medewerker – Burgerzaken | |
Doelstelling van de functie
Uitvoeren van administratieve taken met een dienstverlenend karakter gekoppeld aan de werking van de dienst
Plaats in de organisatie
Algemeen directeur / MAT
MENS
WELZIJN
burger vrije tijd educatie
sociaal huis ouderenzorg
RUIMTE
Ruimtelijke Ontwikkeling Infrastructuur omgeving
beleidsadviseurs
ORGANISATIE & PERSONEEL
Financieel directeur
Financiële dienst
Directe chef : coördinator burgerzaken Relatie met andere diensten :
Intern : - alle andere gemeentelijke diensten
Extern : - burgers, andere gemeente – en stadsdiensten, allerlei administratieve diensten ….
De administratief medewerker vervangt de collega van die dienst bij zijn/haar afwezigheid.
Functie-inhoud
1. Verstrekken van inlichtingen en/of ter beschikking stellen van documentatie/informatie aan klanten(burgers, interne diensten).
- Loketdienst tijdens de openingsuren van de burelen
- Verstrekken van informatie aan het publiek: schriftelijk, telefonisch of persoonlijk
- In functie van aanvragen, onderhouden van contacten met diverse administratieve diensten
- Beantwoorden van specifieke vragen betreffende reglementering of dossierbehandeling
2. Onthalen en wegwijs maken van cliënten/burgers.
- Verzorgen van een klantvriendelijk onthaal van burgers en eventueel doorverwijzen naar de juiste dienst/instantie
3. Begeleiden van individuen en/of groepen
4. Inwinnen van informatie en/of adviezen en/of verzamelen van gegevens.
- Inwinnen van informatie en advies bij externe diensten
- Studie van wetgeving en onderrichtingen welke van toepassing zijn op de dienst
5. Verwerken van administratieve gegevens.
- Dagelijks bijhouden van de wijzigingen in de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister.
Actueel houden van het Rijksregister
- Behandelen van adresaangiften
- Verrichten van alle werkzaamheden m.b.t. vreemdelingen
- Behandelen procedure voor afgifte van identiteits- en vreemdelingenkaarten, kids-ID, reispassen, rijbewijzen,…
- Opnemen en behandelen van aangiften van geboorten, huwelijken en overlijdens
- Behandelen van buitenlandse akten, van vonnissen van echtscheiding en adoptie en van besluiten van naamswijziging
- Behandelen van nationaliteitsaanvragen
- Uitvoeren van de administratie betreffende de begraafplaatsen en opvolgen van grafconcessies
- Opmaken van lijsten en statistische gegevens
- Regelen van afspraken en opvolgen van de afgesproken procedures
6. Opstellen van documenten conform procedures of regelgeving
- Opmaken en afleveren van administratieve stukken en attesten
- Afleveren van identiteits- en verblijfskaarten, reispassen, rijbewijzen, uittreksels uit het strafregister, uittreksels uit de bevolkingsregisters en uit de registers van de burgerlijke stand
- Opstellen van erkennings- geboorte-, huwelijks- en overlijdensaktes en afleveren van de nodige attesten
7. Uitvoeren van allerhande administratieve taken.
- Opmaken/sturen van brieven en e-mails
- Registreren en verwerken van inkomende/uitgaande briefwisseling
- Meewerken aan de opstelling van informatiemateriaal
- Klasseren en archiveren van dossiers en documenten
- Opzoeken van bevolkingsgegevens, eventueel naar het verleden.
8. Uitvoeren van specifieke organisatorische, logistieke of administratieve taken
- In functie van verkiezingen: bijwerken van de kiezerslijst en van de lijst van de niet-Belgische kiezers. Behandeling van volmachten.
- Deelnemen aan dienstoverleg
- Verrichten van de nodige financiële transacties
- Signaleren van nuttige informatie, problemen en klachten
- Afleveren van gemeentelijke producten (vuilzakken, …) en informatiemateriaal
- Uitwisselen van informatie voor vervangende functievervulling
- Opmaken en bijhouden van draaiboeken (processen) van de eigen taken
Functieprofiel
Vakspecifieke/Cognitieve competenties :
• Probleemoplossend vermogen
Herkent en analyseert mogelijke problemen en is in staat op basis van beschikbare informatie mogelijke oorzaken te zoeken, creatieve oplossingen voor te stellen en beslissingen te nemen
► niveau (goed): komt voor de dag met oplossingen voor de veel voorkomende problemen
• Informatieverwerking
Beheert de informatiestroom, heeft de bekwaamheid om gegevens te herkennen, te verzamelen en te organiseren voor gemeenschappelijk gebruik.
► niveau (goed): maakt gebruik van een systematiek om gegevens te verzamelen
• Vakkennis & Vakspecifieke vaardigheden
Beschikt over de kennis en het inzicht die eigen is aan de specifieke functie.
Is bekwaam én bereid om op basis van kennis/ervaring uit te voeren taken tot goede resultaten te brengen
► niveau (goed): heeft een brede en diepe functiegerichte vakkennis en de geleverde prestaties voldoen aan de gestelde eisen, maakt zelden fouten
• Basiskennis en inzicht in de bevolkingswetgeving en wetgeving burgerlijke stand
• Kennis van en inzicht in de interne administratieve procedures en archivering
• Xxxxxxxxxx en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden voor het overdragen van informatie en het verzorgen van de briefwisseling
• Kunnen werken met de relevante softwarepakketten
Persoonlijke competenties :
• Verantwoordelijkheidszin
Neemt permanent plichtsbewust de taken en afspraken op met als doel het behalen van het beoogde resultaat. Neemt de verantwoordelijkheid op voor eigen daden en gemaakte afspraken.
► niveau (goed): houdt zichzelf en/of anderen verantwoordelijk voor de uit te voeren taken
• Integriteit/eerlijkheid
Behandelt iedereen op een gelijkwaardige manier, respectvol, onbevooroordeeld, binnen de gemaakte afspraken en het wettelijke kader.
► niveau (goed): is betrouwbaar & toont zorg voor anderen of voor de gevolgen van zijn gedrag
• Stressbestendigheid
Blijft effectief presteren onder tijdsdruk, druk van meerdere of moeilijke taken, sociale druk, of bij tegenslag, teleurstelling, tegenspel of crises.
► niveau (goed): blijft rustig en zakelijk reageren bij het vervullen van verschillende taken onder tijdsdruk
• Flexibiliteit
Accepteert de veranderingen binnen de jobvereisten, werkschema’s of werkomgeving en past zich vlot aan.
► niveau (goed): aanvaardt veranderingen als eigen aan de functie
• Nauwkeurigheid
Voert werkzaamheden nauwkeurig (o.a. zonder fouten) uit. Verwerkt gegevens en/of verrichten van handelingen met een grote mate van nauwkeurigheid
► niveau (goed): werkt nauwkeurig en controleert regelmatig
• Organisatievermogen (Plannen en organiseren)
Bepaalt op effectieve wijze doelen en prioriteiten en geeft de benodigde tijd, activiteiten en middelen aan om bepaalde doelen te bereiken.
► niveau (goed): organiseert de eigen werkzaamheden en processen
• Zelfstandigheid
Denkt en werkt zelf, met minimale ondersteuning van anderen waarbij goede resultaten worden behaald.
► niveau (goed): werkt zelfstandig, vraagt begeleiding in nieuwe situaties
• Initiatief
Signaleert kansen en handelt ernaar. Wacht niet af. Xxxxxx actief invloed uit op de gebeurtenissen.
► niveau (goed): ziet kansen/situaties en handelt ernaar
• Creativiteit
Bekijkt een probleem vanuit verschillende gezichtshoeken. Heeft de bekwaamheid om iets nieuws te creëren. Gebruikt nieuwe methoden of processen om oplossingen voor problemen te bekomen.
► niveau (goed): brengt vernieuwingen aan en maakt daartoe gebruik van geboden kansen
Relatie met Anderen/Communicatie :
• Klantgerichtheid
Stelt de behoeften van de klant centraal en speelt hier op een vriendelijke en beleefde manier in, binnen de mogelijkheden van de gemeente.
► niveau (geavanceerd): zoekt pro-actief mee naar de wensen en behoeften van de klanten
• Communicatie
Geeft correcte informatie op een duidelijke en begrijpelijke manier, aangepast aan de doelgroep en gebruikt hiervoor de passende kanalen. Staat open voor vragen en signalen van anderen.
► niveau (goed): weet op een effectieve wijze ideeën en feiten weer te geven
• Relationele vaardigheden
Benadert anderen op een passende manier. Gaat positief om met anderen en toont begrip.
► niveau (goed): heeft een aangename wijze van omgaan met anderen
• Empathie
Kan zich inleven in de gevoelens van anderen. Weet verbale en non-verbale signalen waar te nemen en te begrijpen.
► niveau (goed): erkent en begrijpt verbale en non-verbale signalen
Met betrekking tot Omgeving/Samenwerken/Leidinggeven
• Teamwerk
Werkt de taken in groepsverband effectief af. Werkt samen met anderen om gemeenschapelijke doelstellingen te bereiken.
► niveau (goed): werkt op een positieve manier samen met anderen
• Organisatiebetrokkenheid/loyaliteit
Brengt het eigen gedrag in lijn met de behoeften, prioriteiten en doelen van de organisatie.
► niveau (goed): voert richtlijnen uit ook al komen die niet overeen met de eigen belangen
• Organisatiesensitiviteit
Begrijpt de formele en informele structuren binnen een organisatie, en de capaciteit om effectief te werken binnen dat kader.
► niveau (goed): houdt rekening met het aanwezige cultuur in de organisatie
• Visie (vooruitziendheid)
Denkt na over en anticipeert op het komend verloop van taken, projecten en toekomstige ontwikkelingen en formuleert op basis hiervan beleidsvoorstellen op eigen werkterreinen
► niveau (goed): begrijpt waar de organisatie naar toe wil
2. ALGEMENE AANWERVINGVOORWAARDEN
Voor aanwerving komen alleen in aanmerking de personeelsleden die:
• De burgerlijke en politieke rechten genieten.
• Van onberispelijk gedrag zijn. Uittreksel uit het Strafregister van het gemeentebestuur van de woonplaats is vereist en mag niet ouder zijn dan 3 maanden.
• Medisch geschikt zijn.
• De leeftijd van achttien jaar bereikt hebben.
• Tot het wettig verblijf in België zijn toegelaten en wettelijk tot de Belgische arbeidsmarkt zijn toegelaten.
• Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966.
• Voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau waarin de functie gesitueerd is.
• Geslaagd zijn in een bijkomende selectieproef.
3. BIJZONDERE AANWERVINGVOORWAARDEN
• Houder/houdster zijn van een diploma van hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig.
• Geslaagd zijn in een beperkte selectieproef/sollicitatiegesprek
4. SELECTIE
De selectie bestaat uit de volgende onderdelen:
• Invullen van een vragenlijst in functie van een persoonlijke profielanalyse (PPA-test) en de algemene intelligentietest (AIT) van Xxxxxx International.
• Gestructureerd interview waarbij inzetbaarheid, motivatie en inzicht in de specifieke functie worden getoetst.
Op basis van dit gestructureerd interview en de bovenstaand testen volgt een beoordeling “geschikt” of “niet geschikt” voor de specifieke functie. De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding
5. ALGEMENE INLICHTINGEN De wedde
Het maandloon voor de betrekking van administratief medewerker burgerzaken à rato van 30u24 uren prestaties per week, rekening houdend met 0 jaar en 8 jaar anciënniteit :
Aanvangswedde (C1-3): (dd. 1 maart 2023)
Bruto - 0 jaar | € 1806,58 |
Bruto – 8 jaar | € 2119,89 |
Dit bedrag is o.a. afhankelijk van de gezinssituatie.
Indien je jaren anciënniteit hebt opgebouwd in de openbare dienst komen deze in aanmerking voor de vaststelling van de wedde en is de maandwedde ook hoger dan hierboven vermeld.
Anciënniteiten opgebouwd in de privé-sector komen eveneens in aanmerking voor de vaststelling van de geldelijke anciënniteit als die beroepservaring relevant is voor de functie waarin het personeelslid wordt aangesteld. Voornoemde jaren worden meegerekend tot een beloop van maximum 8 jaar.
Sociale voordelen
• maaltijdcheques van 8,00 euro à rato van het aantal gewerkte uren
• voetgangers- en fietsvergoeding van 0.23 euro per kilometer voor niet-gemotoriseerde verplaatsing van woon/werkverkeer
• gratis hospitalisatieverzekering
• volledige terugbetaling van openbaar vervoer indien gebruikt voor woon/werkverkeer
• aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sociale Dienst Lokale Besturen-Vlaanderen (GSD-V)
Werktijden/locatie
Prestatiebreuk : 30u24/38 (80%)
Werktijden: de administratie kent het systeem van glijtijden. Binnen de normale permanentieafspraken kan men zelf begin- en eindtijd bepalen. Tijdens de volgende uren dient men aanwezig te zijn:
09.00 – 12.00 u en maandag van 18.00 – 20.00 uur
Standplaats: Administratief Centrum Sint-Job-In-‘t-Goor, Xxxxxxx 0, Xxxxxx
Statuut
Contractuele functie van bepaalde duur tot en met 29 september 2023 Vermoedelijke aanvangsdatum: zo snel als mogelijk
Kandidaatstelling
De schriftelijke kandidaturen moeten, samen met een C.V. en een kopie van het diploma HSO - zoals vermeld in de bijzondere aanwervingsvoorwaarden - toekomen bij het college van burgemeester en schepenen, Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx uiterlijk op 15 maart 2023. Dit via e-mail naar xxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx. Op deze datum lever je het bewijs dat je voldoet aan de voorwaarden, uitgezonderd het uittreksel strafregister welke kan toekomen uiterlijk op 17 maart 2023 om 12.00 uur ’s middags.