ALGEMENE LEVERINGS-, BETALINGS- EN UITVOERINGSVOORWAARDEN BENEFINA B.V.
ALGEMENE LEVERINGS-, BETALINGS- EN UITVOERINGSVOORWAARDEN BENEFINA B.V.
Gedeponeerd op 1 januari 2022 ter xxx.xxxxxxxx.xx als algemene voorwaarden Benefina B.V.
Algemeen
Artikel 1
a. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing, zodra de opdrachtgever de bijstand van de opdracht- nemer heeft gevraagd. Alle bepalingen van deze voor- waarden zijn tussen partijen van kracht, voor zover hier niet schriftelijk uitdrukkelijk van is afgeweken.
b. In deze voorwaarden wordt verstaan onder de begrippen:
• de opdrachtnemer: de natuurlijke persoon of rechs- persoon, die de onder artikel 2 aangeduide werkzaam- heden uitvoert;
• de opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechsper- soon, die de hulp inroept van de opdrachtnemer;
• onder de opdracht wordt verstaan de in onderling overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te bepalen werkzaamheden die door de opdrachtnemer verricht dienen te worden en de voorwaarden waar- onder zulks dient te geschieden.
Strekking
Artikel 2
a. Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij opdracht- nemer in zijn aanbiedingen of prijsopgaven aan opdrachtgever uitdrukkelijk anders heeft vermeld.
b. De werkzaamheden van een opdrachtnemer (kunnen) betreffen (ondermeer) het voeren van een complete boekhouding c.q. administratie ten behoeve van de opdrachtgever, het opstellen van jaarstukken, het verzorgen van belastingaangiften en de eventuele vervolgen daarop, het adviseren inzake vraagstukken van financiële, fiscale en/of bedrijfskundige aard, alsmede alle handelingen en verrichtingen die - gelet op de rechtsverhouding en de daaruit voortvloeiende opdracht - dienstig kunnen zijn in verband met de hierboven genoemde werkzaamheden.
c. De opdrachtgever met wie eenmaal op de onder- havige voorwaarden werd gecontracteerd, wordt geacht stilzwijgend akkoord te zijn gegaan met de toepasselijkheid van deze voorwaarden op later met de opdrachtnemer gesloten overeenkomsten.
Verplichtingen opdrachtgever
Artikel 5
a. De opdrachtgever dient ervoor zorg te dragen alle handelingen na te laten welke de uitvoering van de opdracht door opdrachtnemer frustreren dan wel onmogelijk maken.
b Op de opdrachtgever rust de verplichting aan de op- drachtnemer tijdig, volledig en op de juiste wijze alle gegevens, inlichtingen en bescheiden te verstrekken welke benodigd zijn voor uitvoering van de opdracht.
Vertrouwelijk
Artikel 6
De opdrachtnemer verplicht zich om alle gegevens en stukken, die betrekking hebben op de opdracht, welke in re- delijkheid hebben te gelden als vertrouwelijk en geheim, als zodanig te behandelen. De opdrachtnemer is niet aansprake- lijk voor schending van de geheimhouding door de personen in zijn dienst, indien de opdrachtnemer aannemelijk kan maken dat deze schending niet door hem verhinderd had kunnen worden.
Samenwerking met derden
Artikel 7
a. De opdrachtnemer kan bij de uitvoering van zijn opdracht andere, niet tot zijn eigen onderneming behorende deskundigen inschakelen, zonder overleg met opdrachtgever in het belang van de opdracht.
b. De opdrachtnemer aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de werkzaamheden, die door derden, waaronder de onder artikel 7a genoemde deskundigen, worden verricht.
Tekortkomingen opdrachtnemer
Artikel 8
a. De opdrachtnemer is tegenover de opdrachtgever slechts aansprakelijk voor schade die deze zelf lijdt als rechtstreeks gevolg van tekortkomingen van de opdrachtnemer of van personen in zijn dienst die bij de vervulling van de opdracht zijn begaan, indien
Tekortkomingen opdrachtgever
Artikel 9
1. Indien en voor zover tekortkomingen bij de uitvoering van de werkzaamheden verricht door opdrachtne- mer het gevolg zijn van de omstandigheid dat door opdrachtgever niet, niet tijdig of niet in voldoende mate aan de op hem rustende verplichtingen conform artikel 5 heeft voldaan, is de opdrachtnemer daarvoor in het geheel niet aansprakelijk.
2. Herstel van voornoemde tekortkomingen zal in een dusdanig geval op kosten van de opdrachtgever geschieden.
Beëindiging door opdrachtgever
Artikel 10
a. De opdrachtgever kan te allen tijde een gegeven opdracht beëindigen.
b. Opzegging van de opdracht dient te geschieden mid-
-dels aangetekende brief of per e-mail.
c. Bij beëindiging van een opdracht wordt tussen het tijdstip van mededeling van deze beëindiging en het tijdstip waarop deze beëindiging van kracht wordt in beginsel een zodanige periode in acht genomen, welke minimaal bestaat uit één maand, dat de
opdrachtnemer de onderhanden werkzaamheden c.q. de administratie in een zodanige staat kan brengen, opdat overdracht ervan aan de opdrachtgever c.q. een door de opdrachtgever aan te wijzen derde, zonder schade voor de voortgang van die werkzaamheden, op aanvaardbare wijze uitvoerbaar is, met in achtneming van het in artikel 9 van deze voorwaarden bepaalde.
d. De aan de opdrachtnemer gegeven opdracht vervalt niet door de dood van de opdrachtgever; diens rech- ten en verplichtingen gaan over op zijn erfgenamen en/of rechtsopvolger.
e. Opdrachtgever kan alleen aanspraak maken op alle diensten binnen een abonnement, bij een minimale afname van een jaar.
Opschorting/ontbinding/beëindiging door opdrachtnemer
Totstandkoming
Artikel 3
De overeenkomst komt tot stand op het moment dat opdrachtnemer de opdracht aanvaardt. De in voorgaande zin opgenomen regel geldt eveneens voor wijzigingen in op-
drachten. Indien het belang van opdrachtgever onmiddellijk b.
geheel of gedeeltelijke levering door opdrachtnemer vereist, dan wel indien opdrachtgever uitdrukkelijk onmiddellijke levering heeft verzocht, wordt de overeenkomst geacht tot stand te zijn gekomen doordat door opdrachtnemer geheel of gedeeltelijk feitelijk tot levering aan opdrachtgever is overgegaan.
Verplichtingen opdrachtnemer
Artikel 4 c.
a. De opdrachtnemer is gehouden de belangen van zijn opdrachtgever naar beste weten en kunnen te behartigen, één en ander voor zover zulks, gelet op de rechtsverhouding en de daaruit voortvloeiende
opdrachten, mogelijk en wenselijk is. d.
b. De opdrachtnemer is gehouden de belangen van zijn opdrachtgever naar beste weten en kunnen te behartigen, één en ander voorzover zulks, gelet op de rechtsverhouding en de daaruit voortvloeiende opdrachten, mogelijk en wenselijk is.
c. De wijze waarop de administratie wordt gevoerd en de overige werkzaamheden worden verricht dient, met inachtneming van eventueel daarop toepasselijke wettelijke bepalingen, te voldoen aan de eisen die voortvloeien uit de verplichtingen en verantwoorde-
lijkheden van de opdrachtgever. e.
d. Indien de werkzaamheden er toe strekken een bepaald (financieel) eindresultaat te bewerkstelligen, wordt niet gegarandeerd dat dit beoogde eindresultaat werkelijk wordt bereikt.
en voor zover deze tekortkomingen onder normale
omstandigheden bij normale vakkennis en met inachtneming van normale oplettendheid en wijze van vakuitoefening vermeden hadden kunnen worden, één en ander behoudens de hierna omschreven nadere beperkingen.
De opdrachtnemer is verplicht om de hierboven be- doelde tekortkomingen op zo kort mogelijke termijn te herstellen, wanneer en voor zover met het herstellen geen hogere kosten zijn gemoeid dan in rekening zijn gebracht voor de betreff ende werkzaamheden. Indien de kosten wel hoger uitvallen, dan is de opdrachtne- mer slechts verplicht deze herstelwerkzaamheden uit te voeren, indien de opdrachtgever zich voorafgaand schriftelijk bereid verklaart deze extra kosten voor zijn rekening te nemen.
Elke aansprakelijkheid van de opdrachtnemer vervalt uiterlijk 60 maanden (5 jaar) nadat de fiscale aangiftes van het desbetreff ende boekjaar zijn ingediend, te vermeerderen met de termijn waarvoor uitstel is verleend.
Elke aansprakelijkheid van de opdrachtnemer vervalt indien de opdrachtgever bij een eventuele belasting- controle over het betreffende tijdvak de opdracht- nemer niet in de gelegenheid heeft gesteld hierbij aanwezig te zijn, voorts in het geval de opdrachtgever de opdrachtnemer niet in de gelegenheid heeft gesteld de betreffende tekortkoming te herstellen en in het geval verdere werkzaamheden naar aanleiding van c.q. in verband met die tekortkoming hebben plaatsgevon- den zonder dat de opdrachtgever de opdrachtnemer daarbij betrokken heeft.
De opdrachtgever dient de in dit artikel genoemde tekortkomingen te melden binnen 1 maand, nadat hij/zij hiervan op de hoogte is gekomen, dan wel redelijkerwijs had moeten zijn, bij gebreke waarvan iedere aansprakelijkheid van de opdrachtnemer is uit- gesloten. Aansprakelijkheid is in ieder geval en te allen tijde uitgesloten behoudens en voor zover de door de opdrachtnemer afgesloten beroepsaansprakelijkheids- verzekering recht geeft op een uitkering.
Artikel 11
Onverminderd de in deze voorwaarden genoemde algemene opschortings- of ontbindingsbevoegdheid heeft opdracht- nemer, indien opdrachtgever enige verplichting uit de door partijen gesloten overeenkomst niet tijdig, niet, onvolledig of onvoldoende nakomt, faillissement dan wel surseance heeft aangevraagd (door een derde), onder opdrachtgever beslag in welke vorm dan ook is gelegd, opdrachtgever zijn onderneming geheel of gedeeltelijk liquideert dan wel stil legt dan wel overdraagt, niet tijdig de door hem verschuldig- de declaraties voldoet, het recht om:
a. te allen tijde een gegeven opdracht te beëindigen welke opzegging dient te geschieden middels aangete- kende brief of per e-mail;
b. vooruitbetaling, dan wel zekerheidsstelling van opdrachtgever te vragen - voor alle bestaande danwel in de toekomst af te sluiten overeenkomsten - alvorens opdrachtnemer met de levering van zijn (verdere) werkzaamheden aanvangt;
c. levering van zijn diensten op te schorten;
d. de desbetreffende overeenkomst geheel of voor zover niet uitgevoerd gedeeltelijk ontbonden te achten, door verzending aan opdrachtgever van een schriftelijke kennisgeving of per e-mail aan opdrachtgever, zonder dat de rechterlijke tussenkomst noodzakelijk is,
één en ander onverminderd de aan opdrachtnemer toekomende rechten tot schadevergoeding wegens ontbinding;
e. indien opdrachtnemer gebruikmaakt van haar rechten als verwoord in dit artikel, dan is opdrachtnemer jegens opdrachtgever xxxxxx aansprakelijk voor de daaruit eventueel ontstane schade, zowel direct als indirect.
Aanlevering, levertijd en levering
Artikel 12
a. Behoudens nadere overeenkomst(en) tussen opdrachtgever en opdrachtnemer geschiedt de aan- levering der benodigde stukken, boeken, bescheiden, administratieve en/of andere gegevens e.d. door of
namens opdrachtgever aan opdrachtnemer, evenals de levering door opdrachtnemer aan opdrachtgever, op door opdrachtnemer te bepalen wijze en in een door opdrachtnemer te bepalen vorm en aantal.
b. Indien de opdrachtgever in gebreke blijft bij nakoming van het in sub a. genoemde, ongeacht de reden hiervan, is de opdrachtnemer bevoegd zijn werkzaamheden op te schorten. Eventueel hieruit voortvloeiende schade, in welke vorm en omvang dan ook, kan niet leiden tot aansprakelijkheid van de opdrachtnemer.
Retentierecht
Artikel 13
a. Opdrachtgever en opdrachtnemer komen uitdruk- kelijk overeen dat opdrachtnemer bevoegd is afgifte van zaken op te schorten totdat opdrachtgever aan zijn verplichting tot vergoeding van openstaande
Reclamering
Artikel 17
a. De reclames dienen schriftelijk binnen 30 dagen na iedere levering of – indien het gebrek of gebreken betreft , dat of die nadien is of zijn geconstateerd
– binnen 30 dagen na zodanige constatering bij op- drachtnemer te zijn ingediend. De reclame zal moeten behelzen een (gemotiveerde) omschrijving van de grieven c.q. geconstateerde gebreken.
b. Opdrachtnemer deelt opdrachtgever binnen veertien dagen na datum van ontvangst van de reclame mede of en, in bevestigend geval, op welke wijze aan de reclame wordt tegemoetgekomen.
c. Reclames inzake door opdrachtnemer verrichte leveringen en/of verrichte diensten/verrichtingen en daartoe verrichte arbeid geven opdrachtgever uitdruk- kelijk niet de bevoegdheid de verplichting tot betaling van openstaande declaraties op te schorten.
Allereerst zal iedere betaling in mindering strekken op door opdrachtgever verschuldigde incassokosten en rente, vervolgens zullen betalingen in mindering strekken op de oudste openstaande declaraties van opdrachtnemer.
Beveiliging en privacy
Artikel 20
• In het kader van de dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens van klanten. Het volledige en actu- ele privacy statement van ons kan online geraadpleegd
declaraties, daaronder begrepen daarover verschul- digde rente en kosten, alsmede aan zijn verplichting tot vergoeding van schade aan opdrachtnemer in het kader van de betrokken rechtsverhouding geleden heeft voldaan, dan wel daarvoor een in het bancair verkeer genoegzaam geachte zekerheid, bijvoorbeeld een onherroepelijke bankgarantie heeft gesteld.
b. Onder de zaken genoemd in sub a. worden in ieder geval begrepen boeken, bescheiden, stukken, admi- nitratieve gegevens en andere gegevens(dragers) welke tot stand zijn gebracht ten aanzien van het uitvoeren van de opdracht.
Overmacht
Artikel 14
a. Indien sprake is van staking, diefstal, overheids- maatregelen, brand, computerdefecten, epidemieën, verlies van de gegevens, oorlog, waterschade en alle overige omstandigheden welke nakoming van de overeenkomst al dan niet tijdelijk verhinderen, heeft de opdrachtnemer het recht om ofwel de overeen- komst te ontbinden middels een aangetekende brief of per e-mail, ofwel bij de levertijd de duur van de overmacht te tellen.
b. Xxxxxxx een situatie van overmacht rust op opdracht- nemer de plicht de opdrachtgever hier onverwijld van op de hoogte te stellen.
c. Opdrachtgever is aansprakelijk voor eventuele schade ontstaan door beschadiging dan wel tenietgaan van stukken of bescheiden van derden, welke opdrachtne- mer voor opdrachtgever in bewaring heeft.
d. Opdrachtgever heeft ingeval van een situatie van overmacht welke langer dan een maand voortduurt het recht om de overeenkomst op te zeggen. Deze opzegging dient middels aangetekende brief te ge- schieden en dient voor beëindiging van de overmacht door opdrachtnemer te worden ontvangen.
e. Bovengenoemde ontbinding ontslaat opdrachtgever niet van de op hem rustende verplichting tot betaling van het in artikel 19 bepaalde. De kosten welke vallen tussen de datum van laatste declaratie en de datum van ontbinding komen voor rekening van opdrachtge- ver. Opdrachtgever kan bij ontbinding geen aanspraak maken op schadevergoeding.
f. Bij beëindiging van de overmacht brengt opdracht- nemer ten spoedigste opdrachtgever hiervan op de hoogte waarna opdrachtnemer de uitvoering van de opdracht zal hervatten.
Algemene bepalingen van financiële aard
Artikel 15
a. Indien partijen niet schriftelijk anders zijn overeenge- komen, wordt het honorarium van de opdrachtnemer vastgesteld aan de hand van een uurhonorarium.
b. De opdrachtnemer doet op verzoek van de opdracht- gever te voren opgave van de geschatte kosten voor de door hem en/of door zijn personeel te verrichten arbeid, hetzij ten behoeve van een bepaalde opdracht, hetzij per kalenderjaar c.q. boekjaar.
Declaratie
Artikel 16
Tenzij anders is overeengekomen, moet de declaratie zoda- nig gespecificeerd zijn, dat opdrachtgever voldoende zicht heeft op de samenstelling van de componenten die tezamen het gedeclareerde bedrag vormen.
d. Reclames inzake door opdrachtnemer aan opdracht-
gever verzonden declaraties dienen te geschieden binnen twee weken na de op de declaratie vermelde datum van verzending. Ieder recht van reclame van declaraties vervalt door overschrijding van de in dit lid genoemde termijn, tenzij opdrachtgever op grond van door hem te stellen en te bewijzen overmacht niet binnen bedoelde termijn kennis heeft kunnen nemen van de inhoud van de declaratie. In laatstbedoeld geval gaat de termijn in op de dag der kennisneming.
Intellectuele eigendom
Artikel 18
Alle rechten van intellectuele aard met betrekking tot van opdrachtnemer afhomstige of door hem gebruikte computer programma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, onderzoeks- methoden, rapporten etc. worden en blijven, zowel tijdens als na uitvoering van de opdracht, uitdrukkelijk en uitslui- tend eigendom van opdrachtnemer, één en ander ongeacht het aandeel van de opdrachtgever zelf of ingeschakelde derde(n) in de totstandkoming van de hierboven bedoelde programma’s, ontwerpen, werkwijzen etc. Uitoefening
van deze rechten is zowel tijdens als na uitvoering van de opdracht uitsluitend en uitdrukkelijk aan opdrachtnemer voorbehouden.
Betaling
Artikel 19
a. De declaratie dient te worden voldaan binnen 8 dagen na dagtekening van de declaratie, waarna de opdrachtgever van rechtswege in verzuim is.
b. Na het verstrijken van de onder lid a. genoemde termijn is de opdrachtgever een rentevergoeding verschuldigd van wettelijke rente ex artikel 6:119a BW, waarbij een gedeelte van de maand wordt beschouwd als de gehele maand.
c. Na het verstrijken van de in lid a. genoemde termijn is de opdrachtgever aan de opdrachtnemer daarnaas verschuldigd alle in de redelijkheid gemaakte kosten om buiten rechte betaling van de declaratie te verkrij- gen, welke kosten minimaal 15% van de hoofdsom zullen bedragen vermeerderd met omzetbelast-
ing met een minimum van 70 euro, zonder dat de opdrachtnemer gehouden is aan te tonen of hij de betreff ende kosten daadwerkelijk heeft gemaakt. Voorts is opdrachtgever in dat geval aan opdrachtne- mer verschuldigd alle door opdrachtnemer gemaakte gerechtelijke kosten. Indien opdrachtnemer derden inschakelt voor de gerechtelijke dan wel buiten-ge- rechtelijke werkzaamheden, dan is de opdrachtgever alle kosten, die deze derden in verband met buiten-ge- rechtelijke werkzaamheden maakt direct dan wel indirect eveneens aan opdrachtnemer verschuldigd.
d. Blijft naar aanleiding van een verzoek een voorschot te betalen of zekerheid te stellen een deugdelijke reactie op dit verzoek uit, dan zal opdrachtnemer gerechtigd zijn schrift elijk per aangetekende brief of brief met ontvangstbevestiging dan wel per telefax met verzend- en of ontvangstbevestiging met ingang van tweemaal vierentwintig uur na de datum van ver- zending, de overeenkomst te ontbinden, één en ander onverminderd het recht van opdrachtnemer op beta- ling van het reeds geleverde en op aan hem vanwege de ontbinding toekomende schadevergoeding.
e. Onverminderd iedere mededeling door de opdracht- gever bij het verrichten van zijn betaling en onvermin- derd de wijze van administratieve verwerking van de betaling door opdrachtgever, zullen betalingen van
de opdrachtgever steeds en uitsluitend geacht worden in mindering te strekken op de opdrachtnemer openstaande bedragen en wel op de navolgende wijze.
worden op xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx.
• Opdrachtgever erkent dat opdrachtnemer een zelf- standige bewaarplicht heeft t.a.v. persoonsgegevens,
• verkeers- en locatiegegevens op basis van de Wet Bewaarplicht Telecomgegevens.
• Voorzover opdrachtnemer middels de diensten persoonsgegevens ten behoeve van de klant verwerkt, doet opdrachtnemer dit als verwerker van persoons- gegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het Addendum “Gege- vensverwerking” bij deze Algemene Voorwaarden be- vat de voorwaarden en condities van deze Verwerking van Persoonsgegevens door opdrachtnemer.
Abonnementsprijzen
Artikel 21
De abonnementsprijzen en de abonnementen zijn inzichte- lijk op de website van opdrachtnemer, xxxxx://xxxxxxxx.xx/xxxxxxxx. Deze prijzen gelden voor
de verwerking tot 60 mutaties per maand (mutatie is het boeken van een in- of verkoopfactuur, bij- of afschrijving bankregel en dergelijke in de boekhoudsoftware). Per 60 extra mutaties geldt een meerprijs van € 80,-. Alle genoemde prijzen zijn exclusief 21% BTW. Abonnementsprijzen stijgen jaarlijks per 1 juli. De stijging is gebaseerd o de diensten- prijsindex (DPI) voor diensten van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Deze index laat het prijsverloop zien van diensten in Nederland.
Geschillen
Artikel 22
a. Op alle overeenkomsten tussen opdrachtgever en op- drachtnemer waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, is Nederlands recht van toepassing.
b. Alle geschillen die verband houden met overeenkom- sten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, waarop deze voorwaarden van toepassing zijn en welke niet tot de competentie van de kantonrechter behoren, worden beslecht door de bevoegde rechter in het ar- rondissement waarin opdrachtnemer zijn woonplaats heeft , tenzij het geschillen betreft die geen betrekking hebben op het bedrijf of beroep van opdrachtgever.
c. Het staat opdrachtgever vrij om de procesgang van tuchtrechtspraak te volgen.
ADDENDUM GEGEVENSVERWERKING ( BIJLAGE ALGEMENE VOORWAARDEN )
Gedeponeerd op 1 januari 2022 ter xxx.xxxxxxxx.xx als addendum gegevensverwerking Benefina B.V.
Wij zullen bij of in verband met de uitvoering van haar Dienstverlening Persoonsgegevens verwerken ten behoeve van haar klanten. Op basis van Privacywetgeving wordt de Klant in deze hoedanigheid aangemerkt als Verwerkingsver- antwoordelijke van de Verwerking van de Persoonsgegevens en wij als Verwerker. Dit Addendum bevat de voorwaarden en condities van deze Verwerking van Persoonsgegevens door ons.
Verplichtingen
Artikel 1
Wij verwerken Persoonsgegevens uitsluitend voor zover nodig bij of in verband met de uitvoering van de tussen Partijen gesloten Overeenkomst. De Verwerking van Persoonsgegevens door ons gebeurt op een behoorlijke en zorgvuldige wijze, conform Privacywetgeving en conform het verzoek tot dienstverlening van de Klant.
Subverwerkers
Artikel 2
Wij zijn gerechtigd om bij de Verwerking van de Persoons- gegevens Subverwerkers in te schakelen, mits wij ervoor zorg dragen dat in te schakelen Subverwerkers tenminste dezelfde verplichtingen op zich nemen als op ons rusten op basis van dit Addendum. Wij blijven in dezeverhouding aanspreek- punt van de Klant.
Doorgifte van Persoonsgegevens
Artikel 3
Wij zullen Persoonsgegevens alleen doorgeven naar een land buiten deEuropese Economische Ruimte, mits dat land een passend beschermingsniveau waarborgt en het voldoet aan de overige verplichtingen die op haar rusten op grond van dit Addendum en Privacywetgeving.Indien de klant middels de diensten persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie doorgeeft, vrijwaart de klant ons tegen alle rechtsvorderingen van derden die zijn gebaseerd op de
bewering dat deze persoonsgegevens worden doorgegeven in strijd met de bepalingen van de AVG.
Beveiliging
Artikel 4
Wij treffen passende technische en organisatorische maat- regelen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige Verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, een passend bevei- ligingsniveau gelet op de risico’s van de Verwerking en de aard, omvang en context van de te beschermen persoons- gegevens.
Datalekken
Artikel 5
Wij zullen onverwijld nadat wij kennis hebben genomen van een Datalek, de Klant hiervan op de hoogte stellen. De mededeling bevat een omschrijving van:
1. het Datalek;
2. de aard van de inbreuk (o.a. kopiëren, veranderen, verwijderen, diefstal, onbekend);
3. wanneer het Datalek heeft plaatsgevonden;
4. het aantal personen van wiens Persoonsgegevens mogelijk bij het Datalek zijn betrokken;
5. het type Persoonsgegevens (o.a. NAW-gegevens, BSN-nummers, telefoonnummers, e-mailadres- sen,toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens), en
6. de technische maatregelen die door ons zijn getroffen om de inbreuk te stoppen en toekomstige inbreuken te voorkomen.
Wij verstrekken op verzoek van Klant nadere informatie over het Datalek, voor zover noodzakelijk voor Klant om aan haar wettelijke verplichtingen inzake melding aan de Auto- riteit Persoonsgegevens en Betrokkenen te voldoen. Klant is verplicht om ons actief bij te staan ingeval sprake is van een Datalek en de daaruit volgende meldplicht voor ons aan de Autoriteit Persoonsgegevens o.g.v. de Telecomwet.
Verzoeken van Betrokkenen
Artikel 6
In het geval van een verzoek om inzage, rectificatie, verwij- dering of beperking van de verwerking verlenen wij hieraan medewerking door zo spoedigmogelijk doch uiterlijk binnen tien werkdagen nadat Klant ons daartoe verzoekt, alle informatie te verstrekken die Klant nodig heeft om aan het verzoek te kunnen voldoen dan wel over te gaan tot het rectificeren, wissen of afschermen van de door Klant aange- geven Persoonsgegevens, voor zover Klant geen zelfstandige toegang heeft tot deze gegevens vanuit de dienstverlening van ons.
Back-up van de Persoonsgegevens
Artikel 7
Wij maken minimaal 1 keer per dag een reservekopie van alle Persoonsgegevens.
Geheimhouding
Artikel 8
Wij verplichten ons, onvoorwaardelijk en onherroepelijk, tot geheimhouding tijdens en na beëindiging van deze overeenkomst van alle Persoonsgegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoe- den. Wij garanderen dat al onze werknemers die toegang hebben tot Persoonsgegevens, gebonden zijn aan de in dit artikel omschreven verplichting tot geheimhouding en zich onthouden van het kopiëren, doorgeven, overdragen of anderszins verspreiden van Persoonsgegevens aan derden.
Deze verplichting geldt slechts niet indien en voor zover openbaarmaking is geboden op grond van de wet en/of rech- terlijke uitspraak, in welk geval de te openbaren informatie zo beperkt mogelijk zal worden gehouden.
Duur en beëindiging
Artikel 9
De verplichtingen van ons uit hoofde van dit Addendum duren ook ná beëindiging van de overeenkomst onvermin- derd voort, indien en voor zover wij nog toegang hebben tot Persoonsgegevens. Bij beëindiging van de overeenkomst is Xxxxx zelf verantwoordelijk voor het exporteren van persoonsgegevens. Direct of uiterlijk na dertig (30) dagen
nabeëindiging of ontbinding zullen wij de aan haar verstrekt Persoonsgegevens vernietigen. Wij kunnen afwijken voor zover ten aanzien van bepaalde Persoonsgegevens sprake
is van een voor haar geldende wettelijke bewaartermijn of voor zover dat noodzakelijk is om tegenover de Klant de nakoming van haar verbintenissen te bewijzen.
Privacy- en cookiestatement
Inleiding
Om onze diensten te leveren en te optimaliseren verzamelen we gegevens van onze klanten, relaties en webbezoekers.
We doen er alles aan om uw privégegevens ook echt privé te houden. We verwerken persoonsgegevens en andere data in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving. In dit privacy statement vertellen we u precies hoe wij dit doen.
Toepasselijkheid
Dit privacy statement is van toepassing op de verwerking van de door klanten verstrekte persoonlijke informatie (persoonsgegevens) en data verkregen vanuit het gebruik van onze diensten zoals loonadministratie, boekhouding, klantgegevens en onze telefoon- en mailinglijsten en bezoek aan en gebruik van de websites van de Benefina Groep.
1. Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?
Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer u één van onze diensten afneemt en om het gebruik van de diensten
mogelijk te maken. U moet bij uw eigen online omgevingen kunnen en we moeten ook zorgen dat er geen onbevoegden bij uw omgevingen kunnen komen. We verzamelen ook gegevens wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrief, informatie opvraagt, een vraag stelt, reageert op onze website of op een andere manier met ons in contact treedt.
2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen contactgegevens zoals uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en bankgegevens, gegevens met betrekking tot het gebruik van onze diensten. We slaan ook op wanneer en waarover we contact met u hebben gehad, bijvoorbeeld wanneer u een vraag stelt. In aanvulling op de persoonsgegevens die u zelf verstrekt aan ons, kunnen wij aanvullende persoonsgegevens verzamelen, vastleggen en verwerken over uw gebruik van onze diensten en website(s). Afhankelijk van de diensten die u bij ons afneemt, bewaren we verkeers- en locatiegegevens. Het gaat om gegevens over uw communicatie, maar niet de communicatie
zelf. Dus niet de inhoud van een e-mailbericht, maar wel de omvang en of er eventuele bijlagen bij zaten. We verzamelen ook gegevens over de door u gebruikte apparatuur, zoals een unieke kenmerk, de versie van het besturingssystemen en in- stellingen van het apparaat dat u gebruikt om onze website te bezoeken. We verzamelen ook gegevens over het gebruik van onze website(s), zoals het tijdstip waarop u ons bezoekt en de onderwerpen die u bekijkt. De respons (als u hem opent of op een link klikt) op onze e-mails worden ook
op individueel niveau vastgelegd. In sommige gevallen kun- nen persoonsgegevens door ons worden gecombineerd
met informatie afhomstig uit externe bronnen (zoals demo- grafische en geografische segmenten). Op basis van al die gegevens kunnen wij u beter van dienst zijn en de inhoud van onze diensten beter op uw voorkeuren afstemmen. Als u dit niet wilt, leest u in paragraaf 4 hoe u hier bezwaar tegen kunt maken.
3. Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens om onze diensten te leveren. Dit zijn wij ook wettelijk verplicht. We slaan gegevens op om te leveren, een account aan te maken, te factureren en in het kader van die dienstverlening met u te communiceren. We hebben uw gegevens ook nodig bij het verwerken van vragen, klachten en terugvorderingen. Wij bewaren uw IP-adres om een overzicht te kunnen geven vanaf welk IP-adres is ingelogd op uw account of wijzigin- gen zijn doorgevoerd. Wij slaan ook andere verkeers- en locatiegegevens op om uw gebruik te kunnen laten maken van onze diensten en om deze te factureren. We gebruiken ze ook voor verkeersbeheer, de opsporing van fraude en om klachten af te handelen.
4. Uw persoonsgegevens en derde partijen
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derde par- tijen. Wel delen we soms persoonsgegevens binnen samen- werkingsverbanden als dat nodig is om de door u gevraagde dienst te kunnen leveren. We maken ook gebruik van systemen of diensten van leveranciers, waarbij het mogelijk is dat de leverancier ook toegang heeft tot gegevens van onze klanten. Hierbij kunt u denken aan incassosoftware, loonad- ministratie software en boekhoudsoftware. In alle gevallen zorgen wij ervoor dat deze partijen voldoende waarborgen bieden op het gebied van privacybescherming en beveiliging. Zo zijn ze aangesloten bij de EU-US privacy shield, of hebben wij contractueel afspraken gemaakt over een juiste bescherming van privacy (verwerkersovereenkomst).
Tot slot zijn wij verplicht om verkeers-en locatiegegevens te bewaren op basis van de Wet Bewaarplicht Telecomgegevens voor justitiële onderzoeks- en opsporingsdoeleinden.
5. Uw rechten
U kunt altijd zonder kosten inzicht krijgen in uw gegevens die door ons worden verwerkt en uw gegevens desgewenst aanpassen. Als u wilt, bijvoorbeeld omdat u deze wilt door- geven aan een andere instantie, kunt u uw contact-, adres en bankgegevens van ons in een machineleesbaar formaat
krijgen. Ook kunt u bezwaar maken tegen het ontvangen van gerichte informatie over onze dienstverlening die we u per
e-mail, telefoon, post en/ of SMS of via WhatsApp toesturen. Als u van één van deze mogelijkheden gebruik wilt maken, neem dan contact met ons op.
U mag ons ook vragen om uw gegevens uit onze database te wissen. Realiseer u wel dat wij hier niet altijd gehoor aan mogen geven. Als u bijvoorbeeld klant bent (geweest)
vereist de belastingdienst dat wij overeenkomsten minstens 7 jaar bewaren. Ook zijn wij wettelijk verplicht verkeers- en locatiegegevens een bepaalde tijd te bewaren. En ook als u wilt dat wij u niet meer willen benaderen met marketing, moeten we uw naam en e-mailadres onthouden om u van onze toekomstige campagnes uit te kunnen sluiten. Als we geen gehoor kunnen geven aan uw verzoek, hoort u van ons natuurlijk de reden.
6. Hoe beveiligen wij uw gegevens
Wij monitoren en beveiligen al onze producten en diensten zichtbaar en onzichtbaar tegen misbruik en fraude. Wij zijn ook groot voorstander van responsible disclosure, waarbij we gewezen worden op mogelijke zwakheden in onze beveiliging. Wij schakelen bij de uitvoering van de dienstver- lening, bijvoorbeeld webdevelopment, derden in. Voor zover deze derden bij het uitvoeren van de betreffende diensten
uw gegevens verwerken, doen zij dit in hoedanigheid van verwerker voor ons. Wij hebben technische en organisa- torische maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden worden verwerkt. De betreffende dienstverlener ontvangt van ons alleen de noodzakelijke gegevens en de dienstverleners worden verplicht om uw persoonsgegevens te beschermen. Met al onze verwerkers sluiten wij overeenkomsten waarin wij dit expliciet opnemen.
7. Cookies
Wij plaatsen cookies wanneer u één van onze sites bezoekt. Dankzij deze cookies hoeft u niet steeds dezelfde informatie in te voeren of te downloaden wanneer u bij ons terugkomt. Bovendien helpen ze ons inzien hoe u onze sites gebruikt en hoe wij de boel beter en klantvriendelijker kunnen maken. Ze helpen ons ook om de sites te beveiligen. En we gebrui- ken ze niet voor gerichte reclame. Hieronder leest u welke soorten cookies u bij ons tegen kunt komen.
Functionele cookies: Onder meer om uw bestelling en login te onthouden en om fraude tegen te gaan.
Analytics cookies: Wij maken gebruik van Google Analytics om informatie te verzamelen over bijvoorbeeld de datum en de tijd waarop iemand onze websites bezoekt en welke pagina’s u daarop bekijkt. We gebruiken die gegevens om onze websites te verbeteren, om ‘traffic’-statistieken samen te stellen (zoals de tijden van de dag of de dagen in de week waarop de websites de meeste bezoekers trekt) en om de populariteit van de verschillende onderdelen van de site te meten.
Social media cookies: Op onze websites vertonen wij buttons en widgets van de sociale netwerken Facebook, Twitter, YouTube en LinkedIn zodat u eenvoudig informatie over ons op sociale media kunt delen. Deze knoppen zijn stukjes code van de sociale media zelf, en maken gebruik van een cookie. Deze cookie onthoudt dat u ingelogd bent zodat u niet elke keer op Twitter of Facebook hoeft in te loggen als u iets wilt delen. Facebook- en Twitter-cookies worden alleen geplaatst als u tijdens een bezoek aan onze website bent ingelogd
op Facebook en hiervoor toestemming geeft. Door een programma te installeren zoals ‘Disconnect’ voor Chrome en Firefox, kunt u deze functie uitschakelen.
8. Vragen
Als u vragen of opmerkingen hebt over dit privacy statement horen we die natuurlijk graag. Laat het weten via ons contactformulier.
9. Wijziging van privacy statement
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement.