Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden

Schouwburg & Congrescentrum Orpheus N.V. Gevestigd te Apeldoorn

1. Inleiding

a. Schouwburg en Congrescentrum Orpheus N.V. (hierna Orpheus) stelt tegen betaling ruimte beschikbaar ten behoeve van congressen, evenementen, vergaderingen en andere bijeenkomsten. Daarbij levert zij catering, techniek, entertainment en overige diensten die bijdragen aan de realisatie van succesvolle bijeenkomsten. Deze algemene voorwaarden betreffen de levering van deze diensten aan de opdrachtgever en betreffen niet de eigen programmering van Orpheus, zoals theatervoorstellingen en concerten die ook in Orpheus plaatsvinden.

b. Orpheus is gerechtigd de algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. De op de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx en xxx.xxxxxxx.xx gepubliceerde voorwaarden zijn leidend.

c. Overal waar in deze algemene voorwaarden wordt verwezen naar schriftelijk, wordt daarmee ook bedoeld per e-mail.

2. Opties

a. Orpheus biedt de mogelijkheid om gedurende een bepaalde periode een optie te nemen op één of meerdere data. Opties zijn geldig voor een duur van 14 dagen vanaf de datum van schriftelijke afgifte van de optie, tenzij Xxxxxxx een andere datum vermeld. Na verloop van de periode vervalt of vervallen de optie(s) van rechtswege, wanneer deze niet is of zijn omgezet in een definitieve overeenkomst.

b. Xxxxxxx heeft het recht om, indien een andere aspirant-huurder met Xxxxxxx een overeenkomst wenst te sluiten op de datum waarop een optie genomen is, de optiehouder hiervan op de hoogte stellen. Deze dient in dat geval aan te geven of hij van het optierecht gebruik wenst te maken. Indien de optiehouder niet onverwijld aan Xxxxxxx laat weten definitief de optie te willen verzilveren, dan heeft Xxxxxxx het recht de optionele datum aan de nieuwe aspirant-huurder te gunnen.

c. Partijen komen overeen dat het door opdrachtgever te organiseren evenement passend is bij de reputatie, uitstraling en overige evenementen van Orpheus en geen overlast mag veroorzaken bij de overige gebruikers van het gebouw en omwonenden.

3. Aanbiedingen/offerte

a. Alle door of namens Xxxxxxx gedane aanbiedingen/offertes zijn 14 dagen geldig vanaf de offertedatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen en/of tenzij opdrachtgever de aanbieding/offerte binnen die termijn schriftelijk afwijst. Een aanbieding/offerte bevat ten minste:

- Welke ruimte(n) gedurende welke periode tegen welke prijs aangeboden zijn;

- Ten behoeve van welk soort project/event de ruimte(n) gehuurd worden;

- De indicatie van het aantal personen dat verwacht wordt aanwezig te zijn;

b. Indien de aanbieding/offerte door opdrachtgever schriftelijk akkoord is gegeven, stelt Xxxxxxx een overeenkomst op.

4. Overeenkomst

a. De overeenkomst wordt door Orpheus bevestigd onder opgave van de door opdrachtgever verschuldigde prijs. Een wijziging van de overeenkomst is slechts geldig als deze wijziging schriftelijk wordt overeengekomen.

b. Opdrachtgever zal een door hem voor akkoord ondertekend exemplaar van de overeenkomst binnen 14 dagen aan Orpheus retourneren. Verzuimt opdrachtgever dan is Xxxxxxx gerechtigd de overeenkomst als niet gesloten aan te merken en vervallen alle verplichtingen.

c. In geval een overeenkomst met Orpheus wordt aangegaan door een tussenpersoon namens een organisatie, is deze tussenpersoon hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen voortvloeiend uit de overeenkomst.

d. Orpheus is gerechtigd aan opdrachtgever een andere zaal/ruimte ter beschikking te stellen dan de in de overeenkomst genoemde zaal/ruimte, indien deze alternatieve zaal/ruimte vergelijkbaar is met de in de overeenkomst genoemde zaal/ruimte.

e. De kosten voor het aanvragen van eventueel benodigde vergunningen komen voor rekening van opdrachtgever.

5. Verplichtingen opdrachtgever voor veiligheid en informatie

a. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zal opdrachtgever voor eigen kosten en voor eigen risico zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen voor artiesten, door haar ingeschakelde derden, gasten en bezoekers. Indien reeds afspraken zijn gemaakt over vorenbedoelde maatregelen, is Xxxxxxx niettemin gerechtigd op ieder gewenst moment aanvullende eisen te stellen, wanneer gewijzigde omstandigheden en/of overheidsrichtlijnen daarom vragen. Wanneer opdrachtgever in onvoldoende mate of niet tijdig gehoor geeft aan de opvolging van veiligheidseisen, dan is Xxxxxxx gerechtigd op kosten van opdrachtgever maatregelen te nemen en personele inzet te regelen.

b. Opdrachtgever is gehouden alle informatie waarvan zij weet dan wel behoort te weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, tijdig aan Xxxxxxx te verstrekken. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door haar verstrekte informatie.

c. Opdrachtgever kan geen aanspraak maken op enige vorm van schadevergoeding, indien zij niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 5.a en 5.b in deze algemene voorwaarden en Orpheus daardoor (I) de opdracht geheel of gedeeltelijk geen doorgang laat vinden, waartoe Xxxxxxx in dat geval gerechtigd is en/of (II) Orpheus opdrachtgever daarop schriftelijk heeft gewezen en opdrachtgever desondanks de opdracht wenst te laten doorgaan.

d. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de afdracht van de vergoedingen wegens het gebruik van (intellectuele eigendom) rechten van derden (waaronder doch niet beperkt tot Bumarechten).

e. Opdrachtgever is verantwoordelijk en aansprakelijk voor het handelen en nalaten van bezoekers, gasten, door haar ingeschakelde derden, etc. tijdens de opdracht.

6. Gehuurde

a. Tot het gehuurde behoren uitsluitend de in de overeenkomst omschreven ruimte(n) en de daarbij vermelde faciliteiten. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, behoren centrale entrees, gangen, trappen, toiletten, de buitenterreinen en garage/parkeerplaatsen niet tot het gehuurde.

b. Het is opdrachtgever niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Xxxxxxx:

- het gehuurde te gebruiken voor een ander doel dan het aan Orpheus kenbaar gemaakte doel.

- het gehuurde geheel of gedeeltelijk onder te verhuren of in gebruik aan derden te verstrekken, met dien verstande dat deze toestemming niet is vereist voor exposanten indien het evenement een beurs of expositie betreft.

- het evenement gedurende de looptijd van de overeenkomst een andere naam of een materieel andere invulling te geven, waarbij Xxxxxxx haar toestemming niet op onredelijke gronden zal onthouden

- film- en geluidsopnamen te maken. Dit geldt ook voor het maken van foto’s voor commerciële doeleinden.

- producten of diensten tijdens een bijeenkomst te verkopen.

c. Opdrachtgever is gehouden de huisregels ter kennis van gasten, bezoekers, personeel, werknemers, etc. te brengen en blijft verantwoordelijk en afzonderlijk aansprakelijk voor de (deugdelijke) naleving van de huisregels door die partijen. Opdrachtgever vrijwaart Xxxxxxx voor alle schade- en aanspraken van derden – voortvloeiende uit de schending van de huisregels of algemene voorwaarden of de overeenkomst door gasten, bezoekers, personeel, werknemers, etc. van opdrachtgever.

7. Gastenaantal

a. De kostenbegroting is gebaseerd op het aantal gasten zoals vermeld in de overeenkomst. Indien er een wijziging in het aantal gasten plaatsvindt, heeft dit gevolgen voor de prijsberekening van de overeenkomst.

b. Opdrachtgever is verplicht Xxxxxxx zo snel mogelijk schriftelijk te informeren zodra wijzigingen of aanvullingen ontstaan die afwijken van de overeenkomst.

c. Indien de wijziging zich voordoet in het offertestadium dan zal Xxxxxxx zich inzetten de best passende oplossing te offreren. Zodra de opdracht definitief is vastgelegd in een overeenkomst heeft opdrachtgever getekend voor het minimum aantal gasten (garantie aantal) tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

d. Vermindering van het overeengekomen garantieaantal gasten met verrekening van kosten is slechts eenmaal mogelijk tot 21 dagen voor aanvang van het evenement tot een maximum van 10% van het overeengekomen garantieaantal gasten. Verrekening zal daar waar van toepassing plaatsvinden tegen overeengekomen voorwaarden. Xxxxxxx heeft het recht bij een vermindering groter dan 10% ten opzichte van het garantieaantal gasten de calculaties aan te passen aan de dan ontstane situatie, waaronder een andere ruimte.

e. Een vermeerdering van het aantal gasten, boven het garantieaantal, moet uiterlijk 21 dagen voorafgaand aan het evenement aan Xxxxxxx worden doorgegeven. Bij een vermeerdering van het garantieaantal gasten binnen 21 dagen neemt opdrachtgever contact op met Xxxxxxx over de mogelijkheden en de eventueel daarmee gemoeide extra kosten voor inzet personeel en faciliteiten of consequenties voor f&b.

f. Bij verschijning van meer gasten op de dag van uitvoering dan het overeengekomen garantieaantal, worden de daarmee samenhangende kosten op basis van de gegevens vermeld in de overeenkomst extra in rekening gebracht. Het door Xxxxxxx vastgestelde aantal aanwezige gasten is daarin maatgevend.

8. Uitvoering

a. De inrichting, het gebruik en de ontruiming van het gehuurde dient te geschieden in overleg met of op aanwijzing van Xxxxxxx.

b. Orpheus is te allen tijde gerechtigd bij de inrichting, het gebruik en de ontruiming van het gehuurde nadere bindende voorschriften te geven, indien zulks in het belang van de (openbare) orde en veiligheid door brandweer, politie, burgemeester of Orpheus raadzaam wordt geacht.

c. Behoudens voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Xxxxxxx zullen geen veranderingen aan het gehuurde en overige ruimte(n) en (buiten)terreinen worden aangebracht.

d. Bediening van de in Orpheus aanwezige technische apparatuur geschiedt uitsluitend door personeel van Xxxxxxx of door Xxxxxxx ingeschakelde personen. Indien sprake is van door huurder ter beschikking gestelde apparatuur, geldt dat hiervan slechts gebruik mag worden gemaakt na voorafgaande schriftelijke toestemming van Xxxxxxx. Orpheus is, behoudens aantoonbare opzet of grove schuld, niet aansprakelijk voor schade aan deze apparatuur.

e. Het is huurder, diens medewerkers en de bezoekers aan diens evenement niet toegestaan meegebrachte etenswaren of dranken binnen het gebouw van Xxxxxxx te nuttigen, te koop aan te bieden of op andere wijze te verstrekken. Etenswaren en dranken worden uitsluitend door tussenkomst van Xxxxxxx verstrekt, tenzij Orpheus schriftelijk toestemming heeft verleend voor bijvoorbeeld gesponsorde items.

f. Roken en het gebruik van verdovende middelen is in Orpheus niet toegestaan.

g. Het gebruik van open vuur is in Orpheus niet toegestaan.

h. Als voor het evenement motorrijtuigen in Orpheus geplaatst worden, mogen deze niet meer dan 5 liter brandstof per motorrijtuig bevatten. Elektrische voertuigen worden alleen niet gestekkerd toegelaten en alleen na voorafgaand overleg over condities en voorwaarden.

i. In geval van calamiteiten dienen huurder en zijn gasten onverwijld de instructies van het personeel van Xxxxxxx op te volgen, ofwel de instructies van brandweer en/of andere hulpdiensten op te volgen.

9. Aansprakelijkheid en schade

a. Opdrachtgever aanvaardt zonder voorbehoud de aansprakelijkheid voor alle schade die in het kader van de overeenkomst aan Xxxxxxx of aan derden wordt toegebracht en zal aan Xxxxxxx de toegebrachte schade op eerste verzoek aan Xxxxxxx vergoeden. Opdrachtgever vrijwaart Xxxxxxx voor aanspraken van derden.

b. Xxxxxxx is niet aansprakelijk voor schade aan of verlies van zaken van huurder of derden. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt niet voor schade veroorzaakt door aantoonbare opzet of grove schuld van Xxxxxxx.

c. De aansprakelijkheid van Orpheus, voor zover deze door haar aansprakelijkheids- verzekering wordt gedekt, is beperkt tot het bedrag van de door de verzekeraar gedane uitkering. Indien de verzekeraar in enig geval niet tot uitkering overgaat of de schade niet door de verzekering wordt gedekt, is de aansprakelijkheid van Orpheus beperkt tot ten hoogste de factuurwaarde van de betreffende overeenkomst tussen partijen.

d. Elke aansprakelijkheid van Xxxxxxx jegens huurder vervalt na verloop van 12 maanden na afloop van de betreffende overeenkomst tussen partijen.

e. Xxxxxxx is niet aansprakelijk voor de opkomst van het betreffende evenement.

10. Betalingen

a. Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen, dient betaling te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum. Bij het overschrijden van deze termijn, of door het niet volledig overmaken van het gefactureerde bedrag, is opdrachtgever in verzuim.

b. Is opdrachtgever in gebreke of in verzuim voor wat betreft het nakomen van een of meer van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van opdrachtgever.

c. Opdrachtgever is verplicht, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen:

- Voor culturele en particuliere reserveringen 25% van de zaalhuur als aanbetaling te voldoen bij de totstandkoming van de overeenkomst en daarnaast 50% van de zaalhuur uiterlijk 30 dagen voor de uitvoering van de overeenkomst. Deze laatste komt te vervallen indien de ticketverkoop geheel via Orpheus loopt.

- Voor zakelijke reserveringen dient 80% van de overeengekomen opdrachtsom uiterlijk 30 dagen voor de uitvoering van de overeenkomst voldaan te zijn.

- Eventuele meer- of minderkosten worden door Xxxxxxx aansluitend aan de uitvoering van de overeenkomst als eindafrekening gefactureerd onder verrekening van voornoemde aanbetalingen.

- Voor elk van de betaalmomenten stuurt Orpheus tijdig een factuur aan opdrachtgever.

d. De eindafrekening voorziet in een duidelijke specificatie van de verleende diensten en van een specificatie van verleende diensten op nacalculatie alsmede een specificatie van de BTW.

e. De betalingstermijnen zijn fatale termijnen. Opdrachtgever is niet gerechtigd enige betaling op te schorten dan wel te verrekenen.

f. Indien binnen de betalingstermijn geen betaling heeft plaatsgevonden, is opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Opdrachtgever is dan de wettelijke handelsrente verschuldigd (waarbij geldt dat een gedeelte van de maand als een hele maand wordt aangemerkt) alsmede buitenrechtelijke incassokosten van 15% van de hoofdsom met een minimum van € 350,-

11. Beëindiging van de overeenkomst

a. De vorderingen van Xxxxxxx op opdrachtgever zijn onmiddellijk opeisbaar in de volgende gevallen:

- Als na het sluiten van de overeenkomst aan Xxxxxxx omstandigheden bekend worden die Orpheus goede grond geven te vrezen dat opdrachtgever niet aan zijn verplichtingen zal voldoen;

- Als opdrachtgever failliet gaat of surseance van betaling aanvraagt;

- Als opdrachtgever zijn verplichtingen voortvloeiend uit de overeenkomst niet nakomt en dientengevolge in gebreke is.

In genoemde gevallen, doch niet hiertoe beperkt, is Xxxxxxx bevoegd de verdere uitvoering van de overeenkomst op te schorten, dan wel tot ontbinding van de overeenkomst over te gaan en is opdrachtgever verplicht de hierdoor door Orpheus

geleden schade te vergoeden. De volgens de overeenkomst aan Orpheus toekomende rechten blijven daarbij onverkort van kracht.

b. Indien zich omstandigheden voordoen met betrekking tot personen en/of materiaal waarvan Xxxxxxx zich bij de uitvoering van de overeenkomst bedient of zich pleegt te bedienen, welke van dien aard zijn dat de uitvoering van de overeenkomst onmogelijk, dan wel dermate bezwaarlijk en/of onevenredig kostbaar wordt, dat naleving van de overeenkomst in redelijkheid niet meer kan worden gevraagd, is Xxxxxxx bevoegd de overeenkomst te ontbinden.

12. Annulering

a. Annulering van de overeenkomst dient enkel schriftelijk te geschieden.

b. De opdrachtgever dient in geval van annulering de volgende kosten aan Xxxxxxx te voldoen:

- In de periode liggend tot 180 dagen voor de overeengekomen (eerste) eventdatum, 50% van de volledige zaalhuur zoals opgenomen in de overeenkomst.

- In de periode liggend tussen 179 dagen en 90 dagen voor de overeengekomen (eerste) eventdatum, 50% van de volledige opdrachtsom zoals opgenomen in de overeenkomst.

- In de periode liggend tussen 89 en 15 dagen voor de overeengekomen (eerste) eventdatum, 75% van de volledige opdrachtsom zoals opgenomen in de overeenkomst.

- In de periode van 14 dagen voorafgaand aan de overeengekomen (eerste) eventdatum tot en met de overeengekomen (laatste) eventdatum, 100% van de volledige opdrachtsom zoals opgenomen in de overeenkomst.

De opdrachtsom bedraagt de in de overeenkomst opgenomen opdrachtsom aangepast met daarna overeengekomen mutaties.

c. Over annuleringskosten dient Orpheus BTW te berekenen.

d. Als datum van annulering geldt de eerste datum waarop de schriftelijke annulering door Xxxxxxx is ontvangen.

13. Klachten/reclameren

Alle klachten en gebreken dienen binnen 24 uur nadat deze bekend zijn geworden dan wel bekend hadden kunnen zijn schriftelijk door Xxxxxxx te zijn ontvangen.

14. Overmacht

a. In geval van overmacht kan Xxxxxxx niet aansprakelijk gesteld worden. Onder overmacht wordt verstaan: omstandigheden die het nakomen van de verbintenis verhinderen en die niet aan Xxxxxxx toe te rekenen zijn. Hieronder vallen: brand en andere ernstige storingen in het bedrijf van Orpheus, stakingen in andere bedrijven dan die van Orpheus en niet voorzien stagnatie/tekortkomingen bij toeleveranciers of andere derden waarvan Orpheus afhankelijk is, overheidsrichtlijnen -en aanwijzingen als gevolg waarvan Xxxxxxx niet regulier kan functioneren.

b. Voor opdrachtgevers geldt in ieder geval niet als overmacht: een (aanmerkelijk) lager aantal bezoekers dan het opgegeven aantal bezoekers/gebruikers en het niet (kunnen) verschijnen van belangrijke sprekers en deelnemers.

c. Tijdens overmacht worden de verplichtingen van Xxxxxxx opgeschort zonder enige verplichting tot schadevergoeding aan opdrachtgever.

d. In geval van overmachtssituaties zoeken Xxxxxxx en opdrachtgever gezamenlijk naar een nieuwe uitvoeringsdatum van de overeenkomst. Als die nieuwe uitvoeringsdatum niet binnen 1 jaar (na de oorspronkelijke uitvoeringsdatum) gevonden kan worden, dan wordt de gesloten overeenkomst ontbonden zonder financiële vergoedingen over en weer.

15. Beeldrecht en tekeningen

a. Alle in een offerte of overeenkomst verwerkte, of daarbij gevoegde afbeeldingen, tekeningen, ideeën en alle intellectuele eigendomsrechten dienen uitsluitend tot gebruik in het kader van de te verstrekken of verstrekte opdracht en mogen door opdrachtgever niet voor andere doeleinden worden gebruikt, noch aan enigerlei derde worden verstrekt. Alle rechten daarop blijven uitsluitend bij Orpheus berusten.

b. Orpheus is gerechtigd geluid, foto- en/of beeldopnamen van het evenement te maken en dat materiaal – alsmede het logo van de opdrachtgever – op haar website te plaatsen

voor marketingdoeleinden. Orpheus zal (een kopie van) het betreffende materiaal en het logo van opdrachtgever niet aan derden verstrekken.

16. Toepasselijk recht

a. Alle geschillen tussen Orpheus en opdrachtgever worden, indien de rechtbank bevoegd is, beslecht door de rechtbank te Zutphen. Xxxxxxx blijft echter bevoegd een geschil voor te leggen aan de volgens de wet of het toepasselijke internationale verdrag bevoegde rechter.

b. Op elke overeenkomst tussen Orpheus en opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.