OVEREENKOMST EFRO-Programma 2021-2027 van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Specifieke Doelstelling 5.1 (Actie 1. Wijkvoorzieningen, ontwikkeld via de Duurzame Wijkcontracten.) Project 5.1-DWC.04 “DWC Zwarte Vijvers – Polyvalente pool van het Huis...
OVEREENKOMST
EFRO-Programma 2021-2027 van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Specifieke Doelstelling 5.1 (Actie 1. Wijkvoorzieningen,
ontwikkeld via de Duurzame Wijkcontracten.)
Project 5.1-DWC.04 “DWC Zwarte Vijvers – Polyvalente pool van het Huis van Culturen en Sociale Samenhang”
Tussen
Gemeente Sint-Xxxx-Molenbeek, geldig vertegenwoordigd door haar college van burgemeester en schepenen, in naam waarvan gezamenlijk optreden xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, burgemeester, en xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx, waarnemend secretaris.
hierna genoemd "de begunstigde", enerzijds; en
Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vertegenwoordigd door zijn Regering, in naam van wie Xxxx XXXXXXXX handelt, minister-president van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Territoriale Ontwikkeling en Stadsvernieuwing, Toerisme, de Promotie van het Imago van Brussel en Biculturele Zaken van Gewestelijk Belang;
hierna genoemd "het Gewest", anderzijds;
In zijn opdrachten bijgestaan door de directie EFRO van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel,
Werd overeengekomen wat volgt:
Artikel 1: Teksten van toepassing op de overeenkomst
Deze overeenkomst wordt geregeld door:
• De Algemene Verordening (EU) nr. 2021/1060 van het Europees Parlement en de Raad van 24 juni 2021 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds Plus, het Cohesiefonds, het Fonds voor een rechtvaardige transitie en het Europees Fonds voor maritieme zaken, visserij en aquacultuur en de financiële regels voor die fondsen en voor het Fonds voor asiel, migratie en integratie, het Fonds voor interne veiligheid en het Instrument voor financiële steun voor grensbeheer en visumbeleid;
• De Verordening (EU) nr. 2021/1058 van het Europees Parlement en de Raad van 24 juni 2021 inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling en het Cohesiefonds;
• De Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordeningen (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012;
• De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, als gewijzigd;
• De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, als gewijzigd;
• Het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, als gewijzigd;
• Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, als gewijzigd;
• De organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle, gewijzigd bij de ordonnanties van 1 juni 2006, 31 januari 2008 en 16 december 2011, met name de artikelen 15 en 92 tot 95;
• De ordonnantie van 23 december 2022 houdende de algemene uitgavenbegroting van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor het begrotingsjaar 2023;
• Het vademecum voor de begunstigden;
• De beslissing van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 29 juni 2023 betreffende de goedkeuring van de selectie van projecten met Specifieke Doelstelling 5.1 - in het kader van de actie 1 van het EFRO-programma 2021- 2027 van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;
• Het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 29 juni 2023 betreffende toekenning van een subsidie van 1.300.000,00 euro aan de gemeente Sint)Xxxx-Molenbeek in het kader van de uitvoering van het project “DWC Zwarte Vijvers – Polyvalente pool van het Huis van Culturen en Sociale Samenhang (HCSS)” opgenomen in het EFRO-programma van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;
• De Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EU (algemene verordening gegevensbescherming) (“AVG”);
• Xxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx en andere teksten met wetgevende waarde tot wijziging, aanvulling of intrekking van de bovenvermelde wetgeving.
Artikel 2: Onderwerp van de overeenkomst
Deze overeenkomst beoogt de rechten en plichten te bepalen van elke partij voor de uitvoering van het project 5.1-DWC.04 “DWC Zwarte Vijvers – Polyvalente pool van het Huis van Culturen en Sociale Samenhang (HCSS)” ontwikkeld door de begunstigde in het kader van het EFRO-programma 2021-2027 van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Dit project sluit aan bij de prioriteiten van het programma en in het bijzonder bij de titel van de Specifieke Doelstelling 5.1 “Een Europa dat dichter bij de burger staat door bevordering van de duurzame en geïntegreerde ontwikkeling van alle soorten gebieden en lokale initiatieven door het bevorderen van een geïntegreerde en inclusieve sociale, economische en ecologische ontwikkeling, cultuur, natuurlijk erfgoed, duurzaam toerisme en veiligheid in stedelijke gebieden”.
Het gaat hierbij in het bijzonder om het type actie “1” dat “het creëren van wijkvoorzieningen, ontwikkeld via de Duurzame Wijkcontracten” beoogt.
Artikel 3: Projectbeschrijving
3.1. De doelstellingen van het project
Het project genoemd “ DWC Zwarte Vijvers – Polyvalente pool van het Huis van Culturen en Sociale Samenhang (HCSS)” Het project omvat de bouw van een uitbreiding van het Huis van Culturen, gelegen op een braakliggende voormalige schoolsite in de Piersstraat 93-95-97 in Sint-Xxxx-Molenbeek, evenals de vergroting en gedeeltelijke beplanting van de binnenplaats en de aanleg van een doorgang die
deze met de Piersstraat verbindt. Het nieuwe centrum is ontworpen als een multifunctionele faciliteit met een breed scala aan functies voor kinderen en jongeren. Met de herinrichting en uitbreiding van de binnenplaats van het Huis van Culturen wordt een rustige en vredige ruimte gecreëerd die ontmoetingen in een veilige omgeving mogelijk maakt voor alle gebruikers: meisjes, ouderen, kinderen, etc.
Er zijn een aantal sterke partnerschappen gevormd om dit project tot een goed einde te brengen. Het Huis van Culturen wordt beschouwd als een volwaardige dienst van de gemeente en is ook een sterke vector voor het ontstaan van artistieke, culturele, professionele, sociale en andere partnerschappen. Aangezien het gaat om een supra- lokale voorziening, is het Brussels Hoofdstedelijk Gewest noodzakelijkerwijs betrokken bij elke fase van het project (wijkcommissies, begeleidingscomités, stedenbouwkundige vergunningen, etc.). In de opdracht voor diensten betreffende de uitvoering van een haalbaarheidsstudie voorafgaand aan het project om de huidige voorziening uit te breiden, werd gevraagd om de verschillende partners en toekomstige beheerders er vanaf het begin bij te betrekken.
Tijdens de uitvoering kunnen er slechts wijzigingen aan het voornoemde project worden aangebracht mits de uitdrukkelijke toelating van het Gewest. Wijzigingen aan het project geven aanleiding tot het sluiten van een addendum, indien daar reden toe is, overeenkomstig artikel 16 van deze overeenkomst.
Gebruikt de begunstigde de EFRO+BHG-financiering niet voor de doeleinden waarvoor ze is toegekend en zonder inachtneming van de voorwaarden die in het subsidiebesluit en in deze overeenkomst bepaald zijn, dan moet hij de al ontvangen subsidie terugbetalen volgens de bepalingen van artikel 8.
3.2. Acties van het project
Het project is georganiseerd in een aantal workpackages, die de voltooiing van het project zullen bepalen: haalbaarheidsstudies, voorstudies, overheidsopdracht voor diensten, projectontwikkeling, overheidsopdracht voor werken, werken, communicatie en participatie en coördinatie.
Voor elk van deze fases zijn te leveren prestaties vastgesteld. Wat betreft de te leveren documenten met betrekking tot overheidsopdrachten, zijn de te leveren documenten het bestek en de bijlagen, de aankondigingen van de opdracht, de aanbestedingen, de beraadslagingen van het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad en de analyserapporten.
Wat de haalbaarheids- en voorstudies betreft, zijn de geplande leveringen het eindverslag van de haalbaarheidsstudie, het landmetersverslag, de inventaris van herbruikbare materialen, de asbestinventaris en het bodemonderzoeksverslag. Tijdens de ontwikkeling van het project zijn de geplande leverbare documenten het schetsontwerp, het voorontwerp en de goedkeuring ervan, en de aanvraag voor de bouwvergunning. Tijdens de bouwfase zijn de te leveren prestaties de bestelbrief aan de aannemers, het voorlopige opleveringsverslag en de goedkeuring ervan, en de documenten met betrekking tot de inhuldiging.
Al deze fasen worden onderbroken door perioden van communicatie, participatie en coördinatie: de geplande te leveren documenten zijn de notulen van de buurtcomités, de verslagen van het participatieproces en het uiteindelijke beheerplan voor de voorziening.
3.3. Essentiële verplichtingen van de begunstigde
De begunstigde verbindt zich ertoe het project uit te voeren zoals beschreven in het kandidatuurdossier, in de selectiebeslissing en in punt 3.1. van deze overeenkomst en daarvan verslag uit te brengen bij het Gewest. Alle bepalingen van deze overeenkomst zijn toepasselijk voor elke begunstigde die wordt genoemd in de inleiding van deze overeenkomst.
Artikel 4: Financieel plan en subsidiabiliteit van de uitgaven
4.1. Financieel plan
Het financieringsplan van de financiële begunstigde wordt voorgesteld in de onderstaande tabel:
Financiering | |
Werkingsfinanciering EFRO+BHG | 0,00 |
Investeringsfinanciering EFRO+BHG | 1.300.000,00 |
TOTALE financiering EFRO+BHG | 1.300.000,00 |
Publieke cofinanciering: | 9.595.335,91 |
Publieke cofinanciering: bijdrage in natura (gebouw of grond) | 1.339.000,00 |
TOTAAL overheidsfinancieringen (EFRO+BHG + publieke cofinancieringen) | 12.234.335,91 |
Private cofinanciering: | 0,00 |
TOTAAL (publiek + privaat) | 12.234.335,91 |
Het financiële meerjarenplan voor de uitgaven van de begunstigde die in het kader van het project worden gefinancierd, is als bijlage bij deze overeenkomst gevoegd.
De begunstigde verbindt zich ertoe het Gewest te informeren over elke andere financieringsbron (Europese Unie, Belgische federale, gewestelijke of lokale instanties, privésector, ontvangsten gegenereerd door het project, enz.) voor het project, ongeacht of het gaat om bronnen in natura of contanten, om ervoor te zorgen dat de directie EFRO een overzicht heeft van de wijze waarop het project wordt gefinancierd en, in voorkomend geval, het bedrag van de subsidiabele uitgaven te bepalen overeenkomstig artikel 68 van Verordening (EU) nr. 2021/1060.
De begunstigde verklaart dat alle andere financieringen dan de financiering EFRO+BHG reële financieringen zijn en dat hij alle maatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat ze daadwerkelijk uitbetaald worden door zijn financiële partners
in het kader van de goede uitvoering van het project. Indien één of meerdere financiële partners in gebreke blijven, verbindt de begunstigde zich ertoe de nodige maatregelen te treffen om het (de) ontbrekende bedrag(en) te vervangen teneinde zijn financiële plan af te stemmen op het oorspronkelijke financiële plan en zijn project optimaal te verwezenlijken.
De in de tabel opgenomen financieringen betreffen geen eventuele netto-inkomsten die het project genereert. Die zullen worden behandeld overeenkomstig artikel 68 van de Verordening (EU) nr. 2021/1060. Overeenkomstig deze bepaling mag het bedrag van de EFRO+BHG-financiering niet hoger zijn dan het bedrag van het zelffinancieringstekort van het project, i.e. het verschil tussen de uitgaven en de inkomsten van het project.
Wat betreft de uitgaven is deze tabel (zijn deze tabellen) een weerspiegeling van de vastleggingen van de jaarlijks voorziene minimale uitgaven die zullen worden gerealiseerd en verantwoord door de begunstigde bij de directie EFRO (in de hoedanigheid van EFRO+BHG-financiering of cofinancieringen). Wordt dit bedrag niet bereikt door het laattijdig indienen van bewijsstukken of door vertragingen bij de uitvoering van het project door de begunstigde, dan behoudt het Brussels Hoofdstedelijk Gewest zich het recht voor van de totale EFRO+BHG-financiering alle of een deel van de uitgavebedragen af te trekken die de betrokken begunstigde niet heeft gerealiseerd of gemotiveerd.
De wijzigingen die in de loop van de uitvoering van het project worden aangebracht aan de meerjarenplanning van de uitgaven moeten worden voorgesteld en door het begeleidingscomité van het project worden goedgekeurd (zie artikel 11), maar brengen geen wijziging van deze overeenkomst mee.
4.2 Subsidiabele uitgaven (EFRO+BHG-financiering en cofinancieringen)
Enkel de investeringsuitgaven komen in aanmerking in het kader van de Specifieke Doelstelling 5.1 - actie 1. Het betreft met name de volgende uitgaven:
− Aankoopkosten;
− De bouw en renovatie van gebouwen;
− Studiekosten in verband met de investering;
− Kosten voor het inrichten en uitrusten van gebouwen.
Deze uitgaven worden verhoogd met een forfait van 7% dat de indirecte kosten van het project dekt, meer in het bijzonder de personeelskosten voor de uitvoering en coördinatie van het project.
Al deze uitgaven moeten worden vastgelegd en betaald in de periode van 1 januari 2021 tot 31 december 2029.
Het moeten subsidiabele uitgaven zijn, zoals gedefinieerd in de wetgevende teksten en documenten die worden genoemd in artikel 1 van deze overeenkomst.
De uitgaven die zullen worden gedaan in het kader van de verwezenlijking van het project worden ten laste genomen door de EFRO+BHG-financiering voor een bedrag van 1.300.000,00 euro voor investeringsuitgaven.
Artikel 5: Verantwoording van de uitgaven en betaling van de EFRO+BHG- subsidie
5.1 Bankrekening
De subsidie, toegekend op basis van de subsidiabele uitgaven van het project, wordt betaald volgens de hierna beschreven bepalingen, op de bankrekening van de begunstigde, overeenkomstig de informatie in de beschrijvende fiche die de bankinstelling medeondertekent en die de gewestelijke administratie heeft ontvangen.
Bij de doorgifte van deze informatie en in geval van wijziging van de bankgegevens dient een schriftelijk attest van de begunstigde bovendien per afzonderlijke post naar het volgende adres te worden verzonden:
Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Brussel Financiën en Begroting
Iris Tower
Xxxx-Xxxxxxxxxxxx 0
1035 Brussel
5.2 Voorschot
Een forfaitaire voorschot van 15% van de subsidie, bedoeld om de kosten te dekken die de begunstigde maakt bij de uitvoering van het project, zal door het Gewest worden betaald na ondertekening van deze overeenkomst. Dit bedrag moet pas later worden gerechtvaardigd door het overleggen van bewijsstukken tot een equivalent bedrag van in aanmerking komende uitgaven, wanneer de subsidie voor 80% van haar totale bedrag is verantwoord bij het Gewest.
5.3 Uitbetaling van de subsidie en verantwoording van de uitgaven
De betalingsaanvragen voor de subsidie moeten minstens tweemaal per jaar worden ingediend, samen met de halfjaarlijkse activiteitenverslagen (cf. artikel 10). De gecofinancierde uitgaven worden verantwoord volgens dezelfde nadere regels als de uitgaven die worden gefinancierd door de EFRO+BHG-financiering.
Ze moeten worden ingediend in de vorm en volgens de regels zoals bepaald in het "vademecum bestemd voor de begunstigden".
Het Gewest stelt het subsidiabele bedrag vast overeenkomstig Verordening (EU) nr. 2021/1060 en brengt dit ter kennis van de begunstigde, door hem te verzoeken een schuldvordering in te dienen ten belope van dit subsidiabele bedrag binnen de zeven kalenderdagen vanaf de ontvangst van de kennisgeving.
Onder voorbehoud van de beschikbaarheid van fondsen zorgt het Gewest ervoor dat de begunstigde het verschuldigde bedrag volledig ontvangt, uiterlijk 80 dagen na de datum waarop de begunstigde het betalingsverzoek heeft ingediend. De termijn wordt onderbroken als het Gewest aan de hand van de bewijsstukken en de informatie van de begunstigde niet kan vaststellen of het bedrag verschuldigd is.
5.4. Tempo van de uitgaven en van de verzending van de bewijsstukken
Het bedrag van deze EFRO+BHG-financiering kan worden verminderd naar rato van de verloren kredieten bij toepassing van de regel van ambtshalve vrijmaking (of de zogenaamde 'n+3'-regel), bedoeld in de artikelen 105 tot 107 van de Verordening (EG) nr. 2021/1060, indien de Europese kredieten in de loop van de programmeringsperiode worden verminderd bij toepassing van de n+3-regel wegens de laattijdige indiening van de bewijsstukken door de begunstigde of de laattijdige uitvoering van het project door de begunstigde.
Voor de begunstigde brengt dit bepaalde eisen mee, onder meer:
• het project moet onmiddellijk worden opgestart zodra de overeenkomst ondertekend is;
• in het geval waarin een begunstigde wordt geconfronteerd met een situatie waardoor hij grote verschillen kan verwachten tegenover het goedgekeurde financiële plan, moet hij onmiddellijk de directie EFRO op de hoogte brengen van de verwachte verschillen, de oorzaken ervan en de maatregelen die hij neemt om de impact ervan te beperken;
• de begunstigde verbindt zich ertoe de betalingsaanvragen en de bewijsstukken in te dienen binnen zes maanden nadat de subsidiabele uitgaven zijn gedaan, op het moment van de volgende halfjaarlijkse vervaldag van de verantwoording van de uitgaven.
5.5. Afsluiting en uitbetaling van het saldo van de subsidie
De bewijsstukken betreffende het volledige subsidiebedrag moeten hoe dan ook uiterlijk op 28 februari 2030 voorgelegd worden aan de directie EFRO. Is de directie EFRO op deze datum niet in het bezit van de bewijsstukken, dan sluit ze het project af op basis van de documenten waarover ze beschikt.
Indien, voor alle betalingsaanvragen, het totale subsidiebedrag zoals bepaald in artikel
4.2. niet wordt bereikt, moet de begunstigde het niet-verantwoorde deel dat hij zou hebben ontvangen, met inbegrip van de eventuele interesten, terugbetalen en/of ontvangt hij het saldo van de subsidie voor de niet binnen de vastgelegde termijn verantwoorde schijven niet.
De betalingsaanvraag voor het saldo van de subsidie moet vergezeld zijn van de bewijsstukken voor de uitgaven met betrekking tot het project en van de documenten zoals bepaald in het vademecum bestemd voor de begunstigden.
Onverminderd de termijnen voor het bereiken van de streefwaarden voor de realisatie- en resultaatsindicatoren van het project, moeten de projecten worden voltooid in de zin van artikel 2, 37 van Verordening (EU) 2021/1060, d.w.z. "fysiek […] voltooid of volledig […] uitgevoerd en waarvoor de begunstigden alle betrokken betalingen hebben verricht en de betrokken overheidsbijdrage aan de begunstigden is betaald" binnen de door de Europese Commissie vastgestelde termijnen.
Artikel 6: Staatssteun
De in het kader van dit project toegekende subsidie vormt geen verboden staatssteun in de zin van artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie in de mate waarin het project geen economische activiteiten betreft.
Artikel 7: Financieel beheer en controle
7.1. Boekhoudkundige verplichtingen
Onverminderd de verplichtingen in het vademecum bestemd voor de begunstigden verbindt de begunstigde zich ertoe een analytische boekhouding te voeren aan de hand waarvan de directie EFRO de correcte boeking van de EFRO+BHG-financiering zowel inkomend (ontvangsten) als uitgaand (bestedingen) kan identificeren.
Kan hij geen analytische boekhouding voeren, dan verbindt de begunstigde zich ertoe een afzonderlijke boekhouding te voeren waar de EFRO+BHG-financiering kan worden teruggevonden in de historiek van de afzonderlijke rekeningen. Hij zorgt er dus voor dat hij bij de verdeling van de rekeningen titels kiest die verband houden met het EFRO.
Voor kleine structuren of voor bepaalde instellingen waar de uitvoering van de hierboven beschreven procedés onaangepast blijkt, wordt een eensluidend verklaard uittreksel van de inkomsten en uitgaven in verband met het project als bewijskrachtig beschouwd door de directie EFRO. Dit uittreksel heeft de vorm van een Excel-document met de inkomsten en uitgaven door de begunstigde in het kader van het EFRO, ondertekend door een wettelijk vertegenwoordiger van het project en 'eensluidend en oprecht' verklaard.
De begunstigde verbindt zich ertoe onmiddellijk na de ondertekening van deze overeenkomst aan de directie EFRO het middel te bezorgen waarmee hij zich voorneemt zijn boekhoudkundige verplichtingen te vervullen (analytische boekhouding, afzonderlijke boekhouding of eensluidend verklaard uittreksel van de inkomsten en uitgaven in verband met het project).
7.2. Naleving van de wetgeving inzake overheidsopdrachten
Om de acties van het project te realiseren zoals bedoeld in artikel 3 van deze overeenkomst moet de begunstigde alle wetgeving inzake overheidsopdrachten naleven. Tot staving van zijn betalingsaanvragen dient hij alle documenten in die
aantonen dat hij deze wetgeving naleeft (zie in dit verband de lijst met over te leggen documenten zoals opgenomen in het vademecum bestemd voor de begunstigden).
Overeenkomstig artikel 5.3. heeft het ontbreken van stukken ter verantwoording van de naleving van de wetgeving inzake overheidsopdrachten tot gevolg dat de betalingstermijn wordt onderbroken.
Indien een begunstigde zou menen dat deze wetgeving niet op hem toepasselijk is, daar hij niet moet worden beschouwd als 'aanbestedende overheid' in de betekenis van artikel 2 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, moet hij de directie EFRO daarvan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte brengen op het ogenblik van ondertekening van deze overeenkomst. Zonder een expliciet akkoord van de directie EFRO wordt hij geacht te zijn onderworpen aan de wetgeving inzake overheidsopdrachten.
7.3. Bewaring van de documenten
Onverminderd de regels inzake staatssteun moeten alle bewijsstukken in verband met het project minstens vijf jaar bewaard worden, te rekenen vanaf 31 december van het jaar waarin de directie EFRO de laatste betaling aan de begunstigde(n) heeft verricht. Als de laatste subsidiabele uitgaven van het project niet tot een betaling hebben geleid (bijvoorbeeld omdat ze betrekking hadden op een cofinanciering of een verantwoording van een voorschot, of in het geval van een GOB), begint de periode van vijf jaar te lopen vanaf 31 december van het jaar waarin het Gewest de laatste kennisgevingsbrief van de subsidiabele uitgaven heeft verstuurd.
Deze termijn kan worden verlengd in geval van een gerechtelijke procedure of op een naar behoren gemotiveerd verzoek van de Europese Commissie.
Deze verplichting heeft betrekking op alle bewijsstukken van het project en de bijhorende uitgaven en activiteiten, ongeacht of ze zijn gefinancierd met EFRO+BHG- middelen of met een cofinanciering.
7.4. Controles en audits
De begunstigde aanvaardt dat er controles en audits plaatsvinden van de stukken en ter plaatse, om te controleren of de EFRO+BHG-financiering effectief besteed is aan de verwezenlijking van het project.
Deze controles en audits hebben meer bepaald betrekking op de realiteit van de uitgaven (de uitgaven gefinancierd door de EFRO+BHG-financiering alsook de uitgaven verantwoord als cofinanciering), het boekhoudsysteem, de documenten met betrekking tot de overheidsopdrachten, de archivering van de documenten en de verplichtingen inzake bekendmaking en informatie.
Deze controles en audits worden uitgevoerd door de autoriteiten die gemandateerd zijn voor de controle en de audit van het gebruik van EFRO-middelen, met name de
directie EFRO van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel, de cel Audit van de Inspectie van Financiën voor de Europese fondsen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de bevoegde diensten van de Europese instanties (de Europese Commissie, het Europees bureau voor fraudebestrijding (OLAF), het Europees Rekenhof en in voorkomend geval het Europese parket) of hun gemachtigden.
De controle- en auditinstellingen zijn:
Op de eerste lijn, de beheersautoriteit: de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, vertegenwoordigd door de minister bevoegd voor het EFRO. Deze autoriteit verricht de eerstelijnscontrole van het programma. De minister wordt in deze taak bijgestaan door de directie EFRO.
Contactpersoon:
Xxxxxxx Xxx Xxxxxxxx T 02.204.22.93
F 02.204.15.47
Op de tweede lijn, de auditautoriteit: de auditautoriteit, die functioneel onafhankelijk is van de beheersautoriteit en de certificeringsautoriteit, is het Interfederaal Korps van de Belgische Inspectie van Financiën. Deze controle wordt meer bepaald uitgeoefend door de zogenoemde cel Audit van de Inspectie van Financiën voor de Europese fondsen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (afgekort ACIF).
De concrete nadere bepalingen van het statuut, de werking en de opdrachten van de ACIF worden vastgesteld in de bestuursovereenkomst die werd gesloten tussen de Brusselse Hoofdstedelijke Regering en het Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën (waar het ACIF van afhangt).
Contactpersoon:
De heer Xxxx-Xxxxxxxx Xxxxx
T 02.204.17.84
Op de derde lijn, de Europese instanties: de personeelsleden van de Europese Commissie, het Europees bureau voor fraudebestrijding (OLAF), het Europees Rekenhof en in voorkomend geval het Europese parket of hun gevolmachtigden kunnen overgaan tot controles en audits ter plaatse om de doeltreffende werking van de beheers- en controlesystemen na te gaan; dit kunnen ook controles en audits zijn op de concrete acties die kaderen in het programma.
De personeelsleden van de Europese instanties of hun gemachtigden die naar behoren gemachtigd zijn om controles en audits ter plaatse te verrichten, hebben toegang tot de boeken en tot alle andere documenten, waaronder de documenten en hun metagegevens die opgesteld of ontvangen werden en bewaard worden op
elektronische dragers, en die verband houden met de uitgaven die het EFRO financiert.
Artikel 8: Opschorting van de betalingen en terugbetaling van de subsidies
8.1. Opschorting van de betalingen
Onverminderd artikel 5 van deze overeenkomst kan de uitbetaling van de subsidie worden opgeschort zolang de begunstigde, in het kader van deze subsidie of voor gelijkaardige subsidies die hij eerder ontving, de bewijsstukken nog niet heeft voorgelegd, geen antwoord heeft verstrekt op vragen om bijkomende informatie of verduidelijkingen of weigert zich te onderwerpen aan de controle door de autoriteiten zoals genoemd in artikel 7.4. of nuttig samen te werken.
8.2 Terugbetaling van de subsidie bij niet-naleving van de toekenningsvoorwaarden
Onverminderd de artikelen 5.4, 5.5 en 7.3 van deze overeenkomst moet de begunstigde het subsidiebedrag aan het Gewest terugbetalen indien hij de toekenningsvoorwaarden van die subsidie niet naleeft, de subsidie niet gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze is toegekend, het project stopzet tijdens de uitvoering, het project niet voltooit binnen de door de Europese Commissie vastgestelde termijnen, zich verzet tegen de controle zoals bedoeld in artikel 7 hierboven of indien blijkt dat hij voor hetzelfde project al een subsidie krijgt van een andere instelling, op basis van dezelfde bewijsstukken.
8.3. Terugbetaling van de subsidie in geval van gebrek aan duurzaamheid van het project
Met het oog op de financiering van de terugbetaling als bepaald in artikel 65 van Verordening (EU) 2021/1060 moet de subsidie die een investering in infrastructuur of een productieve investering omvat, worden terugbetaald als binnen vijf jaar te rekenen vanaf de laatste betaling ervan (of, indien de laatste subsidiabele uitgaven van het project niet tot een betaling hebben geleid, binnen vijf jaar te rekenen vanaf het verzenden van de laatste kennisgevingsbrief van subsidiabele uitgaven) of binnen de termijn die is vastgesteld in de regels die van toepassing zijn op staatssteun, naargelang het geval, een van de volgende gebeurtenissen zich voordoet met betrekking tot het voornoemde project:
- de beëindiging of verplaatsing van een productieve activiteit buiten het gebied dat door het programma bestreken wordt;
- een verandering van eigenaar van een infrastructuur die een bedrijf of een overheidsinstelling een onrechtmatig voordeel oplevert;
- een substantiële verandering in de aard, de doelstellingen of de uitvoeringsvoorwaarden die de oorspronkelijke doelstellingen in het gedrang zou brengen.
De terugbetaling door de begunstigde wegens het niet-naleven van dit artikel gebeurt naar rato van de periode van niet-naleving.
Artikel 9: Indicatoren
Code | Indicator | Meeteenheid | Streefwaarde 2024 | Streefwaarde 20291 |
RCO74 | Inwoners die vallen onder projecten in het kader van strategieën voor geïntegreerde territoriale ontwikkeling | personen | - | 4.000 |
RCO112 | Belanghebbenden die betrokken zijn bij de voorbereiding en uitvoering van strategieën voor geïntegreerde territoriale ontwikkeling | Deelnames van institutionele belanghebbenden en burgers (stakeholders) | 15 | 151 |
RCOB06 | Aantal voorzieningen gefinancierd in het kader van geïntegreerde ontwikkelinsstrategieën | Collectieve voorzieningen | - | 1 |
De begunstigde verbindt zich ertoe de volgende streefwaarden te bereiken: Voor de outputindicatoren:
Voor de resultaatsindicatoren:
Code | Indicator | Meeteenheid | Streefwaarde 20291 |
RCRB04 | Aantal operationele voorzieningen gefinancierd in het kader van geïntegreerde territoriale ontwikkelingsstrategieën | Collectieve voorzieningen | 1 |
Het Gewest behoudt zich het recht voor de eventuele financiële gevolgen bij het niet bereiken van de streefwaarden van de uitvoerings- en resultaatsindicatoren van het project door te rekenen aan de begunstigde en het bedrag van de aan het project toegekende EFRO+BHG-financiering te verminderen.
In 2025 zal er een tussentijdse evaluatie van het programma worden uitgevoerd waarbij onder meer rekening zal worden gehouden met de op het niveau van het programma bepaalde tussentijdse waarden. Mocht daaruit blijken dat een specifieke doelstelling waarop het project betrekking heeft onvoldoende is bereikt, zal de directie EFRO onderzoeken in welke mate het project afweek van zijn verbintenissen. In het geval dat de ondermaatse prestatie een herbestemming of een verlies van het “flexibiliteitsbedrag” van het programma zou vereisen, behoudt het Gewest zich het recht voor het eventuele verlies door te rekenen aan de begunstigden die hun doelstellingen niet hebben bereikt (waarbij rekening wordt gehouden met de relatieve verantwoordelijkheden van de ondermaats presterende projecten).
131 december 2029 is de uiterste datum voor het bereiken van de resultaten van de uitvoerings- en resultaatsindicatoren. De begunstigde verbindt zich ertoe alle resultaten en verwezenlijkingen te bereiken voor alle indicatoren waaraan hij meewerkt, wetende dat dit kan betekenen dat de resultaten voor de uitvoeringsindicatoren ruim voor 31 december 2029 moeten worden bereikt.
Bovendien verbindt de begunstigde zich ertoe om in het kader van de in artikel 10 bedoelde verslagen te communiceren over de waarden die zijn bereikt voor de in bijlage I vermelde indicatoren. De begunstigde motiveert in hun verslagen de eventuele afwezigheid van een waarde voor de indicatoren waarvoor in bijlage I een streefwaarde is bepaald en legt in detail uit waarom een streefwaarde mogelijk niet is bereikt.
De begunstigde verbindt zich ertoe om in het kader van de in artikel 10 bedoelde verslagen en zoals is vastgelegd in bijlage I bij deze overeenkomst te communiceren over de bereikte waarden voor deze indicatoren. De nadere bepalingen voor de rapportering over de indicatoren worden toegelicht in het “vademecum voor de begunstigden”. De begunstigde verantwoordt in de activiteitenverslagen eventuele afwijkingen tussen geplande streefwaarden en bereikte waarden voor de indicatoren waarvoor bijlage I voorziet in resultaten of verwezenlijkingen, verantwoordt waarom een streefwaarde eventueel niet bereikt is en stelt een aangepaste planning voor om in voorkomend geval het resultaat of de verwezenlijking te bereiken.
Artikel 10: Rapportageverplichtingen en informatieverplichting
10.1. Halfjaarlijkse verslagen tijdens de uitvoering van het project
De begunstigde verbindt zich ertoe tweemaal per jaar een voortgangsverslag van zijn project aan de directie EFRO te bezorgen, uiterlijk op 28 februari en 31 augustus van elk jaar. De inhoud en de vorm ervan worden bepaald in het "vademecum bestemd voor de begunstigden".
Het eerste halfjaarlijkse voortgangsverslag wordt verzonden op de eerste halfjaarlijkse vervaldag na de ondertekening van de overeenkomst. Dit verslagen moet tijdens de volledige duur van het project voorgelegd worden, tot het is afgesloten.
10.2 Eindverslag
Aan het einde van het project, en uiterlijk op 28 februari 2030, wanneer het laatste betalingsverzoek wordt ingediend, verbindt de begunstigde zich ertoe een eindverslag in te dienen met een algemeen overzicht van het project voor de gehele financieringsperiode, zowel wat de fysieke als de financiële verwezenlijkingen betreft. Dit verslag beschrijft de historiek van het project, de bereikte doelstellingen, de uiteindelijke deliverables en de bereikte doelen van de indicatoren.
10.3. Latere ingekorte jaarlijkse verslagen
Nadat het project is afgesloten, dient de begunstigde elk jaar een ingekort activiteitenverslag in om aan het Gewest de duurzaamheid van het project te garanderen. Het eerste ingekorte activiteitenverslag moet ingediend worden tegen 28 februari van het jaar dat volgt op de afsluiting van het project. Het laatste ingekorte activiteitenverslag moet ingediend worden tegen 28 februari van het jaar dat volgt op
het vijfde jaar na de afsluiting van het project. De inhoud en de vorm ervan worden bepaald in het "vademecum bestemd voor de begunstigden".
10.4. Algemene informatieverplichting
Elke statutenwijziging of elk ander document met betrekking tot de begunstigde of het gesubsidieerde project dat een invloed kan hebben op het verloop, de opvolging of de controle van het project moet zo snel mogelijk aan de directie EFRO worden meegedeeld.
Artikel 11: Begeleidingscomité
De begunstigde is ertoe gehouden deel te nemen aan de vergaderingen van het begeleidingscomité dat bevoegd is voor het project waarvan hij de begunstigde is. Het begeleidingscomité moet worden samengesteld uit leden van de directie EFRO en voorgezeten worden door een vertegenwoordiger van de minister die bevoegd is voor het EFRO.
Het begeleidingscomité heeft de opdracht om regelmatig de goede voortgang en de opvolging van het project te controleren, overeenkomstig de toepasselijke wettelijke en contractuele bepalingen. In dit comité kunnen op het terrein vastgestelde problemen besproken worden en oplossingen gezocht worden.
Het begeleidingscomité oefent de opdrachten uit en functioneert overeenkomstig de bepalingen die in het vademecum voor de begunstigden zijn opgenomen met betrekking tot dit comité.
Artikel 12: Informatie en communicatie
Elke begunstigde die een subsidie ontvangt in het kader van het EFRO-programma 2021-2027 moet het publiek informeren over de financiering door de Europese Unie en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Elke begunstigde moet de informatie- en communicatieverplichtingen in acht nemen die nader worden beschreven in het vademecum bestemd voor de begunstigden.
Als deze verplichtingen op het gebied van informatie en communicatie niet worden nageleefd, kunnen financiële correcties worden toegepast op de uitgaven voor het project.
De begunstigde gaat ermee akkoord dat zijn instelling, de titel van zijn project, de planning van het project, het bedrag van de subsidie, het totale bedrag en de resultaten van het project worden opgenomen in een lijst of in communicaties die op elektronische of op een andere wijze worden verspreid onder het grote publiek. Andere algemene gegevens met betrekking tot het project (informatie/afbeeldingen) kunnen door het Gewest of de Europese Unie ook worden gebruikt in communicatietools met het oog op de voorstelling van het programma.
Artikel 13: Verplichting tot naleving van het DNSH-principe (Do No Significant Harm)
Het DNSH-principe houdt in dat geen enkele door Europese fondsen gesteunde investering ernstige afbreuk mag doen aan de zes Europese milieudoelstellingen. Deze zes doelstellingen worden bepaald in de Europese Verordening betreffende de totstandbrenging van een kader ter bevordering van duurzame beleggingen (EU, 2020/852). Het gaat om:
- de mitigatie van klimaatverandering;
- de aanpassing aan klimaatverandering;
- het duurzaam gebruik en de bescherming van water en mariene hulpbronnen;
- de transitie naar kringloopeconomie;
- de preventie en bestrijding van verontreiniging;
- de bescherming en het herstel van de biodiversiteit en ecosystemen.
De toepassing van dit beginsel wordt beschreven in de technische richtsnoeren over de toepassing van het beginsel “Do No Significant Harm” (Mededeling van de Europese Commissie 2021/C 58/01).
De begunstigde verbindt zich ertoe het DNSH-principe en deze zes criteria na te leven gedurende de uitvoering van hun project, in het bijzonder door en zich niet beperkend tot het opnemen van een DNSH-clausule bij het opstellen van overheidsopdrachten, het toekennen van subsidies, premies en concessies, enz.
Om het de directie EFRO mogelijk te maken zich ervan te vergewissen dat het project geen aanzienlijke schade toebrengt aan het milieu met betrekking tot deze zes criteria, verbindt de begunstigde zich ertoe de directie EFRO te informeren over elk risico op wijziging bij de uitvoering van het project.
Artikel 14: Verplichting met betrekking tot het naleven van gelijkheid van kansen voor iedereen
De begunstigd verbindt zich ertoe de principes van inclusie en gelijkheid van kansen na te leven bij de keuze en de afbakening van het project. Deze verbintenis houdt ook in dat er rekening wordt gehouden (bij voorkeur intersectioneel) met personen met een handicap, vrouwen, personen van om het even welke seksuele oriëntatie en genderidentiteit, en andere kwetsbare groepen in een stedelijke omgeving. Het project voorziet in een continue evaluatie voor, tijdens en na de werkzaamheden om elke vorm van uitsluiting of discriminatie tijdig te kunnen opsporen en corrigeren.
Artikel 15: AVG
De begunstigd en het Gewest verbinden zich ertoe de Europese wetten en verordeningen na te leven, onder meer de algemene verordening
gegevensbescherming (AVG) nr. 2016/679/EU van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 27 april 2016 voor alle persoonsgegevens die in het kader van deze overeenkomst worden verzameld of verwerkt.
De nota over de verwerking van persoonsgegevens door het Gewest in het kader van dit project is te vinden op de volgende link: xxxxx://xxxx.xxxxxxxx/xxxxxxxxx-0000- 2027/documenten-voor-het-programma-2021-2027/
Als de nota wordt gewijzigd, wordt ze ter kennisgeving naar de begunstigde gestuurd.
Artikel 16: Verzending van de documenten
Alle kennisgevingen uitgevoerd op basis van deze overeenkomst en alle gevraagde documenten moeten worden verstuurd naar het Gewest volgens de vorm en naar de adressen vastgelegd in het vademecum bestemd voor de begunstigden.
Brieven voor de begunstigde worden naar het volgende adres gestuurd: Gemeente Sint-Xxxx-Molenbeek
Xxxxx xxx Xxxxxxxxxxxxxxxx 00,
1080 Sint-Xxxx-Molenbeek
Artikel 17: Duur
Deze overeenkomst gaat in op de datum van ondertekening door alle betrokken partijen. Ze eindigt op de datum van de vereffening van de laatste schuldvordering door het Gewest of op de datum van verzending van de laatste kennisgeving van subsidiabele uitgaven indien niet om de indiening van een schuldvordering is verzocht, met uitzondering van de verplichtingen als bedoeld in artikelen 6, 7, 8.2, 8.3, 10 en 12 van deze overeenkomst, die van toepassing blijven tot hun respectieve vervaldagen.
Artikel 18: Wijzigingen aan de overeenkomst
Eventuele wijzigingen aan deze overeenkomst moeten worden opgenomen in een bijakte die door alle partijen ondertekend wordt en die een integraal onderdeel van deze overeenkomst vormt.
Artikel 19: Verantwoordelijkheid
Het Gewest kan geenszins aansprakelijk gesteld worden voor schade aan personen en aan goederen als rechtstreeks of onrechtstreeks gevolg van de uitvoering van deze overeenkomst door de begunstigde.
Artikel 20: Geschillen
Voor geschillen die betrekking hebben op onder andere de geldigheid, interpretatie, uitvoering of opzegging van deze overeenkomst, zijn uitsluitend de rechtbanken en hoven van het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd.
Opgesteld in Brussel in twee exemplaren op
Voor de begunstigde, | Voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, |
Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Burgemeester Xxxxxxxx Xxxxxxxx Waarnemend Secretaris | Xxxx Xxxxxxxx Minister-president van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Territoriale Ontwikkeling en Stadsvernieuwing, Toerisme, Bevordering van het Imago van Brussel en Biculturele Aangelegenheden van Gewestelijk Belang |
Bijlage I - Indicatoren
Outputindicator | |
Code van de indicator | RCO74 |
Naam van de indicator | Inwoners die vallen onder projecten in het kader van strategieën voor geïntegreerde territoriale ontwikkeling |
Resultaten te bereiken tegen 31.12.2024 | - |
Resultaten te bereiken tegen 31.12.2029 | 4.000 |
Tijdschema voor het meten van de resultaten | Bij het afsluiten van het project |
Frequentie rapportering | Bij het afsluiten van het project, samen met het eindrapport |
Verantwoording van de resultaten | Statistische gegevens van de inwoners, en meer specifiek van de doelgroep van de collectieve voorziening, van de gedefinieerde zone volgens het Duurzaam Wijkcontract of het Stadsvernieuwingscontract. Bronnen: BISA, statistieken opgenomen in het basisdossier |
Outputindicator | |
Code van de indicator | RCO112 |
Naam van de indicator | Belanghebbenden die betrokken zijn bij de voorbereiding en uitvoering van strategieën voor geïntegreerde territoriale ontwikkeling |
Resultaten te bereiken tegen 31.12.2024 | 15 |
Resultaten te bereiken tegen 31.12.2029 | 151 |
Tijdschema voor het meten van de resultaten | Na elke vergadering/evenement, en te rapporteren bij elk semestrieel rapport |
Frequentie rapportering | Xxxxxxxxxxx |
Verantwoording van de resultaten | De verslagen van de wijkcommissies |
Outputindicator | |
Code van de indicator | RCOB06 |
Naam van de indicator | Aantal voorzieningen gefinancierd in het kader van geïntegreerde ontwikkelinsstrategieën |
Resultaten te bereiken tegen 31.12.2024 | - |
Resultaten te bereiken tegen 31.12.2029 | 1 |
Tijdschema voor het meten van de resultaten | Op het moment van het ondertekenen van de subsidieovereenkomst |
Frequentie rapportering | In het eerste semestriële rapport |
Verantwoording van de resultaten | Kandidatuurdossier en subsidieovereenkomst |
Resultaatsindicator | |
Code van de indicator | RCRB04 |
Naam van de indicator | Aantal operationele voorzieningen gefinancierd in het kader van geïntegreerde territoriale ontwikkelingsstrategieën |
Resultaten te bereiken tegen 31.12.2029 | 1 |
Tijdschema voor het meten van de resultaten | Bij het afsluiten van het project |
Frequentie rapportering | Bij het afsluiten van het project, samen met het eindrapport |
Verantwoording van de resultaten | Per collectieve voorziening: - Verslag van voorlopige oplevering - Uitnodiging, programma en foto's van de officiële opening |