Ondergetekenden,

Ondergetekenden,

De Koninklijke Nederlandse Dambond, hierna te noemen KNDB, vertegenwoordigd door dhr. X.X. xx Xxxxx, voorzitter

en

de Provinciale Overijsselse Dambond, hierna te noemen PODB, vertegenwoordigd door dhr. X.X. xxx xx Xxxx, voorzitter

Overwegende dat:

− de PODB bestuur het verzoek gedaan heeft aan de KNDB om haar bestuurlijke verantwoordelijkheid te mogen overdragen aan de KNDB aangezien de PODB momenteel niet in staat is die bestuurlijke verantwoordelijkheid zelf in te vullen

− de ALV van de PODB heeft ingestemd met dat verzoek.

− de PODB een grote levendige damprovincie is met veel activiteiten.

− de KNDB de continuïteit van die activiteiten van groot belang acht

− de KNDB heeft ingestemd met het verzoek van de PODB

komen het volgende overeen:

Artikel 1. Overdracht van bestuurlijke verantwoordelijkheid

Voor de duur van de overeenkomst wordt de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het PODB bestuur volledig overgedragen aan het KNDB bestuur.

Artikel 2 Afspraken

De praktische uitwerking van deze overdracht wordt geregeld in een apart document “Afspraken”.

Artikel 3. Ingang en beëindiging

4.1. Deze bestuursovereenkomst wordt aangegaan voor een bepaalde tijd namelijk één jaar.

4.2. Deze bestuursovereenkomst is van kracht na ondertekening.

4.3. De overeenkomst wordt niet automatisch verlengd.

4.4. Na afloop van de overeenkomst evalueren zowel de PODB als het KNDB bestuur het verloop van de overeenkomst. Het staat beide partijen volledig vrij om te beslissen af te zien van enige vorm van continuering van deze samenwerking.

Artikel 4. Bijzondere bepalingen

3.1. Uitvoering en inhoud van de overeenkomst zijn onderhevig aan het Nederlands recht.

3.2. In alle gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet, treden de deelnemers met elkaar in overleg.

Aldus door partijen voor akkoord ondertekend, datum 10-07-2023………

Namens de KNDB Namens de PODB

Afspraken met betrekking tot de samenwerking, de communicatie, de rollen, de operationele taken en de verantwoordelijkheden van de KNDB en van de PODB.

I. Samenwerking, communicatie en rollen

I.1. De PODB wijst een regiocoördinator aan die de wedstrijdleider, jeugdleider en andere betrokkenen bij activiteiten–voor zover nodig- aanstuurt.

I.2. De KNDB wijst een bestuurslid aan in het KNDB bestuur die “Overijssel” in portefeuille heeft. Dit bestuurslid onderhoudt regelmatig contact met de regiocoördinator.

I.3. De KNDB neemt op geen enkele wijze deel aan de organisatie van activiteiten in Overijssel.

I.4. De KNDB mandateert de organisatie van de PODB-toernooien en competities aan de regiocoördinator en aan de Overijsselse verenigingen. 1

I.5. De regiocoördinator wordt uitgenodigd om deel te nemen aan het landelijke Voorzittersoverleg.

II. Financiële aspecten

II.1. De financiële middelen van de PODB vallen voor de duur van de overeenkomst onder verantwoordelijkheid van de KNDB.

II.2. De financiële administratie van de PODB wordt op ordelijke wijze gevoerd door de KNDB.

II.3. De KNDB verplicht zich om uit de financiële middelen van de PODB slechts uitgaven te doen indien rechtstreeks verbonden aan Overijsselse activiteiten.

II.4. De KNDB mag geen PODB middelen vervreemden.

II.5. De KNDB verplicht zich om inkomsten uit rente op PODB middelen, specifieke giften en specifieke contributie uitsluitend aan te wenden voor Overijsselse activiteiten en ook uitsluitend te boeken op de PODB rekeningen.

II.6. De KNDB mag binnen acceptabele grenzen de PODB middelen belasten voor de uitgevoerde financieel-administratieve werkzaamheden.

II.7. Facturatie van de Overijsselse contributie is een verantwoordelijkheid van de KNDB.

II.8. De hoogte provinciale contributie wordt niet gewijzigd.

II.9. Aan de verplichting voor Overijsselse leden om lid te zijn van én de KNDB én de PODB verandert niets. Leden van de PODB betalen voor hun KNDB lidmaatschap én voor hun PODB lidmaatschap.

1 Mandaat is de bevoegdheid om in naam van een ander te handelen, maar zonder de daarbij horende verantwoordelijkheid. Bij mandateren worden geen bevoegdheden overgedragen.

III. Verantwoording

III.1. De regiocoördinator heeft inzagerecht in de financiële administratie voor zover het de PODB betreft, de KNDB heeft naar de regiocoördinator een informatieplicht.

III.2. De KNDB legt uitsluitend aan de Bondsraad verantwoording af over gevoerd beleid.

III.3. Met de regiocoördinator wordt een budgetplafond afgesproken voor de kosten van Overijsselse toernooien en competities. De besteding binnen dat budget is verantwoordelijkheid van de regiocoördinator.

III.4. Het budgetplafond wordt vastgelegd op € 2.500, en is bestemd voor:

- kosten van schooldammen

- vergaderkosten

- kosten van jeugdactiviteiten

- kosten van het Xxxxx Xxxx Xxxxxxxx = sneldamkampioenschap van Overijssel

- kosten van de clubcompetitie

- kosten van het PK van Overijssel

- kosten gemaakt voor Dammen over de IJssel

III.5. De volgende algemene kosten blijven buiten dit plafond.

- ICT kosten

- Kosten gemaakt ivm het financieel - administratieve proces waaronder bankkosten

- Sponsoring. Aanvragen daarvoor zijn ter beoordeling aan het KNDB bestuur.

- Projecten. Aanvragen voor projectfinanciering zijn ter beoordeling aan het KNDB bestuur.

III.6. Voor overschrijding van het budgetplafond is toestemming nodig van het KNDB bestuur.

III.7. De regiocoördinator zorgt voor inzichtelijke en transparante declaraties met voor zover van toepassing vermelding van de opbrengsten uit deelnamekosten.

Praktische aspecten

IV.1. De bestaande PODB rekeningen blijven bestaan en in gebruik.

IV.2. De aanduiding “PODB” blijft ongewijzigd.

IV.3. De website blijft ongewijzigd.

IV.4. Het statutaire vestigingsadres blijft ongewijzigd.

IV.5. Het correspondentieadres wordt dat van de Overijsselse regiocoördinator.