INZAKE
INZAKE
Gebiedsprogramma Duin- en Bollenstreek 2016 B(l)oeiende Bollenstreek
Definitief 1 februari 2017
Ondergetekenden
Gemeente Hillegom,
vertegenwoordigd door wethouder groen en/of recreatie, de heer/mevrouw […], hiertoe gemachtigd op grond van artikel 171 van de Gemeentewet door de burgemeester van zijn gemeente
Gemeente Katwijk,
vertegenwoordigd door wethouder groen en/of recreatie, de heer/mevrouw […], hiertoe gemachtigd op grond van artikel 171 van de Gemeentewet door de burgemeester van zijn gemeente
Gemeente Lisse,
vertegenwoordigd door wethouder groen en/of recreatie, de heer/mevrouw […], hiertoe gemachtigd op grond van artikel 171 van de Gemeentewet door de burgemeester van zijn gemeente
Gemeente Noordwijk,
vertegenwoordigd door wethouder groen en/of recreatie, de heer/mevrouw […], hiertoe gemachtigd op grond van artikel 171 van de Gemeentewet door de burgemeester van zijn gemeente
Gemeente Noordwijkerhout,
vertegenwoordigd door wethouder groen en/of recreatie, de heer/mevrouw […], hiertoe gemachtigd op grond van artikel 171 van de Gemeentewet door de burgemeester van zijn gemeente
Gemeente Teylingen,
vertegenwoordigd door wethouder groen en/of recreatie, de heer/mevrouw […], hiertoe gemachtigd op grond van artikel 171 van de Gemeentewet door de burgemeester van zijn gemeente
Hierna te noemen: “gemeenten” of elk afzonderlijk bij de gemeentenaam.
OVERWEGENDE DAT:
- De gemeenten sinds 1997 in het kader van het Landschapsbeleidsplan Duin- en Bollenstreek op verschillende manieren gewerkt hebben aan het behoud en de versterking van de landschappelijke kwaliteiten van de regio;
- De colleges van de gemeenten Hillegom, Katwijk, Lisse, Noordwijk en Noordwijkerhout op 31 mei 2016 en het college van de gemeente Teylingen op 7 juni 2016 het Gebiedsprogramma 2016-2020 B(l)oeiende Bollenstreek hebben vastgesteld;
- Gemeenten het Gebiedsprogramma B(l)oeiende Bollenstreek (2016) beschouwen als opvolger van het Gebiedsprogramma Duin- en Bollenstreek (2010), het Addendum (2012), de Uitvoeringsagenda Recreatie en Toerisme Bollenstreek (2013) en het vernieuwde Gebiedsprogramma (2014);
- De gemeenten naast de reguliere werkzaamheden voor natuur, landschap, water, recreatie, toerisme en cultuurhistorie, gezamenlijk willen werken aan de realisatie van de doelstellingen van het Gebiedsprogramma B(l)oeiende Bollenstreek;
- Voor deze samenwerking een regulier bestuurlijk overleg is ingesteld;
- Het cluster van gemeenten in respectievelijk 2011, 2013 en 2015 een Uitvoeringsovereenkomst Regionaal Groenprogramma heeft afgesloten met regio Holland Rijnland voor de uitvoering van de uitvoeringsgerede projecten uit de respectievelijke Gebiedsprogramma’s;
- Gemeenten het Gebiedsprogramma B(l)oeiende Bollenstreek bij de provincie Zuid-Holland hebben ingediend per 1 juli 2016;
- De provincie in januari 2017 de Landschapstafel Duin- en Bollenstreek subsidie heeft verleend onder de Subsidieregeling Gebiedsprogramma's groen Zuid-Holland 2016 (Sgg);
- Gemeenten voor uitvoering van projecten in het kader van bovenstaande programma’s de samenwerking zoeken met het private en maatschappelijke netwerk in de streek;
- Provincie Zuid-Holland voor het Sgg als eis stelt dat één gemeente bestuurlijk aanspreekpunt is voor de subsidie;
- Het wenselijk is dat de inspanningen in het kader van het Gebiedsprogramma B(l)oeiende Bollenstreek gecoördineerd worden en dat hierover afspraken gemaakt worden;
- Het wenselijk is afspraken te maken over het verdelen van de gemeentelijke kosten van overhead en gezamenlijke projecten;
- Het wenselijk is dat er afspraken worden gemaakt over de rol en verantwoordelijkheid van gemeenten.
ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:
HOOFDSTUK 1: DEFINITIES
Artikel 1 Algemene begrippen
a. Cluster Duin- en Bollenstreek: de zes deelnemende gemeenten, die samen zorg dragen voor de uitvoering van het Gebiedsprogramma B(l)oeiende Bollenstreek;
b. Clustervertegenwoordiger: de bestuurlijk vaandeldrager van het Gebiedsprogramma, die de gemeenten in een Cluster in en buiten rechte vertegenwoordigt en een voortrekkersrol binnen het Cluster en de Landschapstafel speelt;
c. Eindbeheerder: de natuurlijke of rechtspersoon, die na oplevering van een project het langjarige beheer en onderhoud van het project op zich neemt;
d. Gebiedsprogramma: de visie en de doelstellingen van het Regionaal Groenprogramma Holland Rijnland en de provinciale Beleidsvisie Groen en de Meerjarenprogrammering Groen 2016-2019 toegespitst op de Duin- en Bollenstreek en afgestemd met de Landschapstafel: Gebiedsprogramma 2016-2020 B(l)oeiende Bollenstreek – Identiteit – Beleving - Natuur;
e. Kasgemeente: de gemeente die de provinciale subsidie en de gemeentelijke bijdragen voor de uitvoering van het Gebiedsprogramma ontvangt, beheert en uitgeeft conform de besluiten van het bestuurlijk overleg;
f. Landschapstafel: De samenwerking tussen overheden en het maatschappelijk netwerk van agrariërs, terreinbeherende organisaties, particulieren, bedrijven en maatschappelijke organisaties in de Duin- en Bollenstreek. Ook: het overleg tussen deze partijen;
g. Maatregelen: de afzonderlijke (meestal fysieke) onderdelen van een uitvoeringsproject;
h. Partij: Een derde partij is een maatschappelijke organisatie, private onderneming of mede-overheid. Een derde partij, die van meerwaarde is voor de uitvoering, is bv Geestgrond (bij wandelnetwerken) of het Cultuurhistorisch genootschap en het Hoogheemraadschap van Rijnland (bij Trekvaart, Landgoederen en landschuurtjes), of de Milieufederatie en Stichting Duinbehoud (bij strand en duinen). Naast hun tijd zullen maatschappelijke organisaties meestal geen eigen geld inbrengen;
i. Programmamanagement: de overhead van het programma voor aansturing, verantwoording, communicatie, netwerken en financiële afhandeling, zie ook artikel 10.1;
j. Programmamanager: ambtenaar die verantwoordelijk is voor de coördinatie, regievoering en monitor van de uitvoering van het Gebiedsprogramma, de voortgangsrapportages, de programmacommunicatie, het adviseren van het Bestuurlijk Overleg, het organiseren van de Landschapstafel, zie ook artikel 4.9;
k. Projectblad: de gegevens van een project van het Gebiedsprogramma, bruikbaar voor vaststelling van de provinciale en gemeentelijke bijdrage in het bestuurlijk overleg en voor de aanvraag van de regionale bijdrage (RIF) bij Holland Rijnland;
l. Projecttrekker: de gemeente, die verantwoordelijk is voor de planvorming bij een streekbreed project, de voorbereiding en uitvoering van een project of het doen uitvoeren van een project door een derde partij uit het maatschappelijk netwerk;
m. Project: onderdeel van een Gebiedsprogramma, een planmatig geheel van activiteiten dat voorbereid, aanbesteed en uitgevoerd wordt;
n. Gemeentelijk project: een project dat binnen de grenzen van 1 gemeente ligt.
o. Streekbreed project: een project dat zich geografisch over meerdere gemeenten uitstrekt en waarvan één gemeente de projecttrekker. Eerste stap bij de uitvoering is de planvorming, die moet leiden tot een Masterplan of Visie voor de hele streek, waarin de eindambitie en de uit te voeren projecten benoemd zijn.
p. Regiegroep: bestuurlijk overleg tussen provincie Zuid-Holland, regio Holland Rijnland, Hoogheemraadschap van Rijnland en de clustervertegenwoordigers van de drie Clusters in Holland Rijnland.
q. Regionaal Investeringsfonds Holland Rijnland (of afgekort RIF): het totaal aan financiële middelen dat de deelnemende gemeenten ingevolge de Beheersverordening RIF (17 februari 2010) tussen 2008 en 2022 storten en de daarbij te ontvangen rente dat de financiële bijdrage levert voor de vijf in de Overeenkomst Regionale
Investeringsstrategie genoemde Regionale Projecten. Het Regionaal Groenprogramma is een van deze Regionale Projecten;
r. Subsidieregeling Gebiedsprogramma’s Groen Zuid-Holland (of afgekort Sgg): regeling waarin de provincie Zuid-Holland de doelstellingen voor een bepaalde periode vastlegt waarvoor Clusters (de provincie noemt dit Landschapstafels) programmasubsidie kunnen aanvragen.
s. Uitvoering: het (laten) opstellen van het bestek, de aanbesteding, uitvoering en begeleiding van de werken en de oplevering en de overdracht aan de eindbeheerder van de werken;
t. Uitvoeringsovereenkomst Regionaal Groenprogramma: de overeenkomst die Holland Rijnland afsluit met een cluster over de bijdrage uit het RIF voor de uitvoering van projecten in een Gebiedsprogramma.
Hoofdstuk 2. DOEL VAN DE OVEREENKOMST
Artikel 2. Doel en uitsluiting
2.1 Het doel van deze overeenkomst is het maken van bindende afspraken over programmering, planning, financiering en kwaliteit door samen te werken bij de uitvoering van het Gebiedsprogramma en als één gebied naar buiten te treden.
2.2 Het doel is tevens het vastleggen van bindende afspraken over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten behoeve van de uitvoering van projecten binnen de doelstellingen van het Gebiedsprogramma B(l)oeiende Bollenstreek.
2.3 De volgende werkzaamheden vallen niet onder de werking van deze overeenkomst: bestuurlijke ondersteuning binnen de eigen gemeente, financiële afhandeling projecten binnen de eigen gemeente, ambtelijke inzet voor de gemeentelijke projecten, coördinatie en afstemming binnen de eigen gemeente, werkzaamheden voor subsidieaanvragen door slechts een partij of door een coalitie met andere gemeenten, reguliere werkzaamheden voor beleidsontwikkeling en uitvoering rond openbaar groen, water en (recreatieve) infrastructuur, cultuurhistorie en monumentenzorg, beheer en onderhoud.
2.4 Generieke gebiedspromotie, regiomarketing en organisatie van evenementen, arrangementen en eenmalige toeristische activiteiten vallen niet onder de werking van deze samenwerkingsovereenkomst.
Hoofdstuk 3. TAKEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN
Artikel 3. Algemeen voor alle gemeenten
3.1 Gemeenten zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het Gebiedsprogramma en spannen zich in om voor 1 januari 2020 de prioritaire projecten in uitvoering te hebben.
3.2 Alle gemeenten hebben als taken:
- Beschikbaar stellen van (extra) capaciteit voor werkzaamheden voor het ambtelijk overleg en voor ondersteuning van en inbreng in streekbrede projecten, deelname aan Landschapstafel. Dit kan naast projectleiders groen en recreatie ook gaan om communicatiemedewerkers, juristen, controller (zie bijlage A);
- Informeren eigen portefeuillehouder, college en raad;
- Zorg dragen voor volledige en tijdige besluitvorming over inhoud en financiële bijdragen.
3.3 Alle gemeenten hebben als verantwoordelijkheden:
- Beschikbaar stellen van de financiële bijdrage voor het programmamanagement, voor de voorbereiding en uitvoering van streekbrede projecten en voor de voorbereiding en uitvoering van de projecten in de eigen gemeente, zie ook artikel 11;
- Signaleren van financieringsmogelijkheden, fondsen, subsidies, private investeringen voor de uitvoering van projecten onder het Gebiedsprogramma.
3.4 Alle gemeenten hebben als bevoegdheden:
- Aanwijzen deelnemer voor het ambtelijk overleg, die zorg draagt voor afstemming binnen de gemeente;
- Tussentijds informeren van eigen college en raad, buiten gezamenlijk afgesproken momenten om;
- Aandragen, initiëren en ter besluitvorming voorleggen van nieuwe projecten, die onder de doelstelling van het Gebiedsprogramma vallen;
- Signaleren en voorstellen van nieuwe deelnemers aan de Landschapstafel.
3.5 De eigen uren van de gemeenten kunnen niet ten laste worden gebracht van de programmasubsidie of de gemeentelijke programma bijdrage.
3.6 Alle gemeenten stellen om niet ruimte beschikbaar voor bijeenkomsten van het bestuurlijk overleg en het ambtelijke overleg.
Artikel 4. De clustervertegenwoordiger
4.1 Gemeenten benoemen de gemeente Noordwijkerhout als clustervertegenwoordiger.
4.2 De clustervertegenwoordiger is bestuurlijk trekker van het Gebiedsprogramma, woordvoerder van het Cluster richting provincie, waterschap en regio en aanspreekpunt voor de Landschapstafel, partners, maatschappelijke organisaties en opdrachtnemers. Noordwijkerhout draagt zelf zorg voor ambtelijke ondersteuning van de bestuurlijk clustervertegenwoordiger.
4.3 De clustervertegenwoordiger vraagt de subsidie Gebiedsprogramma’s Groen aan bij de provincie Zuid-Holland, bewaakt de voortgang van de uitvoering ten bate van de subsidie en vraagt om vaststelling van de subsidie.
4.4 De clustervertegenwoordiger vraagt bij Holland Rijnland de regionale bijdrage aan voor de uitvoering van projecten onder het Gebiedsprogramma en tekent de Uitvoeringsovereenkomst Regionaal Groenprogramma.
4.5 De clustervertegenwoordiger dient de jaarlijkse voortgangsrapportage in bij provincie Zuid-Holland en regio Holland Rijnland.
4.6 De clustervertegenwoordiger draagt zorg voor overleg en onderhandeling over financiering door derden om uitvoering van projecten mogelijk te maken.
4.7 De clustervertegenwoordiger is verantwoordelijk voor de communicatie over het gebiedsprogramma op hoofdlijnen en bewaakt de samenhang in de projecten en het regionale karakter.
4.8 De ambtelijk opdrachtgever van de uitvoering van het Gebiedsprogramma is de gemeentesecretaris van de gemeente Noordwijkerhout.
4.9 De programmamanager zorgt door programmasturing, -verantwoording en -communicatie en voor samenwerking met gemeenten, regio, provincie, hoogheemraadschap en Landschapstafel ter ondersteuning van de clustervertegenwoordiger. Zie bijlage D voor de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
Artikel 5. De kasgemeente
5.1 Gemeenten benoemen Hillegom tot kassier voor de subsidie, de zogenaamde kasgemeente.
5.2 De kasgemeente beheert de voorschotten van de subsidie en de gemeentelijke bijdragen voor programmamanagement en streekbrede projecten.
5.3 De kasgemeente legt de uitgaven voor programmamanagement en kassier vast en doet betalingen aan clustervertegenwoordiger en kasgemeente.
5.4 De kasgemeente legt projectkredieten (verplichtingen) vast en doet betalingen aan de projecttrekkende gemeenten.
5.5 De kasgemeente zorgt twee maal per jaar voor een overzicht van de totale som, de verplichte bedragen en de uitgaven, en de uitputting van de subsidie.
Artikel 6. De projecttrekkende gemeente / projecttrekker
6.1 Gemeenten zijn specifiek verantwoordelijk voor de geprioriteerde projecten zoals aangegeven in bijlage B van deze overeenkomst. Gemeenten zijn de projecttrekker van de aangegeven projecten.
6.2 De projecttrekker is verantwoordelijk voor het project, de doelstelling, de kosten en de baten en voor het resultaat van het project. Zij legt over het project verantwoording af aan de clustervertegenwoordiger ter agendering in het Bestuurlijk Overleg Landschap Recreatie Natuur / Landschapstafel.
6.3 Als bij het project ook andere gemeenten of derde partijen betrokken zijn, maakt de projecttrekker met hen die afspraken die nodig zijn om tot uitvoering van het project te komen, waaronder de inzet van de uren, de verdeling van kosten en de onderlinge taakverdeling. De verantwoordelijkheid voor het maken van die afspraken ligt bij de projecttrekker. Partijen kunnen hiervoor een uitvoeringsovereenkomst op projectniveau gebruiken.
6.4 Met in acht neming van artikel 6.3 draagt de projecttrekker zorg voor:
- de indiening van het project bij het Bestuurlijk Overleg via de clustervertegenwoordiger met gebruikmaking van het projectblad;
- de voorbereiding;
- de aanvraag aanvullende projectsubsidie, het vastleggen bijdragen van derden;
- het doorlopen van procedures voor vergunningen en ontheffingen bij externe partijen (Wet Natuurbescherming, keur);
- de coördinatie van het doorlopen van de planologische procedures in de eigen en de betrokken gemeenten;
- de uitvoering ;
- het resultaat;
- de kosten en baten conform het financieringsplan en de begroting;
- de financiële en inhoudelijke verantwoording;
- de communicatie over en rond het project;
- het eigendom, beheer en onderhoud na oplevering;
- de halfjaarlijkse voortgangsrapportage.
HOOFDSTUK 4. OVERLEG- EN WERKSTRUCTUUR
Artikel 7. Bestuurlijk overleg
7.1 Het Bestuurlijk Overleg Landschap Recreatie Natuur:
- Komt zes keer per jaar bijeen ;
- Is samengesteld uit een wethouder per gemeente met één stem en de programmamanager;
- Neemt besluiten bij voorkeur op basis van consensus, maar kan bij meerderheid van stemmen beslissen;
- Wordt voorgezeten door de clustervertegenwoordiger.
7.2 De taken van het bestuurlijk overleg zijn:
- Het bevorderen van de uitvoering van projecten onder het Gebiedsprogramma;
- Afstemmen van reacties en advies op vragen, verzoeken en ontwikkelingen in de regio of daar buiten;
- Organiseren en bijwonen van de Landschapstafel;
- Inbrengen van ontwikkelingen van de Landschapstafel in andere overleg gremia als dat gewenst of noodzakelijk is;
- Elkaar informeren over ontwikkelingen die elders gaande zijn en belangrijk kunnen zijn voor de Landschapstafel.
7.3 De verantwoordelijkheden van het bestuurlijk overleg zijn:
- Vaststellen van projecten die voorbereid en/of uitgevoerd kunnen worden aan de hand van het projectblad;
- Het aanwijzen van een bestuurlijk opdrachtgever en ambtelijk opdrachtnemer voor deze projecten;
- Programmageld en gemeentelijke bijdrage koppelen aan de vastgestelde projecten volgens de cofinanciering regels, zoals bepaald in artikel 11;
- Vaststellen van de projectenlijst voor cofinanciering vanuit het Regionaal Groenprogramma van Holland Rijnland;
- Jaarlijks de financiële en inhoudelijke verantwoording vaststellen;
- Jaarlijks de planning vaststellen.
7.3 De bevoegdheden van het bestuurlijk overleg zijn:
- Het voorbereiden van de regiegroep Xxxxxxx Xxxxxxxx;
- Het vertegenwoordigen van het cluster op lokale bijeenkomsten van ondernemers en maatschappelijke organisaties en bestuurlijke overleggremia waar de Duin- en Bollenstreek niet als cluster aan tafel zit, maar de individuele gemeente wel;
- Verlenen van mandaat aan de clustervertegenwoordiger voor het geven van opdrachten aan derden.
Artikel 8. Ambtelijk overleg
8.1 Het ambtelijke overleg:
- Komt in ieder geval acht keer per jaar bijeen;
- Is samengesteld uit een vertegenwoordiger per deelnemende gemeente en de op dat moment relevante projectleiders van projecten in voorbereiding of uitvoering;
- De programmamanager is voorzitter;
- Is indien gewenst aangevuld met een vertegenwoordiger van Holland Rijnland, het Hoogheemraadschap van Rijnland en de gebiedsregisseur van de provincie Zuid-Holland.
8.2 Taken van het ambtelijk overleg:
- Adviseren bestuurlijk overleg over in voorbereiding of uitvoering te nemen projecten en de ter beschikking te stellen programmagelden;
- Afstemmen van de voorbereiding en uitvoering van streekbrede projecten;
- Monitoren projecten met cofinanciering;
- Elkaar informeren en kennis delen;
- Afstemmen annotaties en adviezen aan college en raad, opstellen uniforme adviezen;
- Borgen in stand houding, beheer en onderhoud van bestaande recreatie netwerken voor wandelen, fietsen en varen.
8.3 Verantwoordelijkheden van het ambtelijk overleg:
- Uitvoeren besluiten bestuurlijk overleg;
- Opstellen jaarlijkse financiële en inhoudelijke verantwoording ten bate van de provinciale subsidie Gebiedsprogramma’s Groen en de Uitvoeringsovereenkomst Regionaal Groenprogramma ter vaststelling in het bestuurlijk overleg;
- Jaarlijks opstellen jaarprogrammering ter vaststelling in het bestuurlijk overleg.
8.4 Bevoegdheden van het ambtelijk overleg:
- Aanspreken programmamanager op taken en bevoegdheden;
- Aanspreken gemeenten op inzet en voortgang projecten.
Artikel 9. Landschapstafel
9.1 Twee keer per jaar organiseert het cluster een werktafel conferentie met het maatschappelijk veld, de zogenaamde Landschapstafel.
9.2 Tijdens de conferentie wordt de voortgang gedeeld met het netwerk en worden vernieuwing, nieuwe kansen en verbindingen besproken.
9.3 Deelnemers kunnen hun ideeën en projecten inbrengen om voortgang te bevorderen of doelrealisatie te verbeteren.
HOOFDSTUK 5. KOSTENVERDELING
Artikel 10. Kosten van de uitvoering van het Gebiedsprogramma
10.1. Kosten programmamanagement:
- Programmamanager (zie bijlage D voor een prognose van de uren per jaar)
- kosten Landschapstafel en communicatie
- financiële administratie
- accountantscontrole programma
10.2 Kosten voorbereiding geprioriteerde parel en themaprojecten (zie bijlage B):
- masterplan / visie
- voorlopig ontwerp (deel)projecten
- definitief ontwerp (deel)projecten
10.3 Kosten uitvoering projecten:
- bestekkosten
- aanbestedingskosten
- aanneemsom
- kosten bouwplaats, materieel en ingenieursdiensten
- kosten projectbord
- archeologische of ecologische begeleiding tijdens het werk
- accountantskosten projecten
10.4 De inzet van gemeentelijk uren bij projectvoorbereiding en -uitvoering kunnen niet ten lasten worden gebracht van provinciale programma subsidie of de gemeentelijke programmabijdrage. Dit geldt voor zowel de kosten van de eigen ambtenaren als voor de kosten van vervangende inhuur indien de gemeentelijke formatie niet toereikend is.
Artikel 11. Kostenverdeling programmamanagement, planvorming, project voorbereiding en uitvoering
11.1 De kosten van het programmamanagement worden verdeeld op basis van de verdeling van maximaal 10% van de van de provinciale subsidie en de gemeenten het resterende bedrag volgens de verdeling van 11.10. De begroting voor programmamanagement tijdens de looptijd van deze overeenkomst komt op € 370.000. De gemeentelijke programmabijdrage bedraagt € 150.000.
11.2 Indien de kosten van het programmamanagement over de hele looptijd hoger zijn, geldt de verdeling van 11.10 ook voor het meerdere.
11.3 De externe voorbereidingskosten van geprioriteerde projecten mogen maximaal 10% van de vooraf vastgestelde uitvoeringskosten bedragen. De voorbereidingskosten worden gemaximaliseerd op 10% per project, tenzij er beargumenteerd een hoger bedrag nodig is.
11.4 Voor de vijf prioritaire streekbrede parels en thema’s (zie bijlage B) bedraagt de prognose voor de begroting planvorming (kosten opstellen visie/masterplan) in totaal € 300.000, waarvan € 150.000 ten laste van de gemeentelijke bijdrage.
11.5 Indien de planvorming van geprioriteerde streekbrede parels en thema’s beargumenteerd hoger worden vastgesteld, valt ook het meerdere onder de verdeling van 11.6 en 11.7 en leidt dit tot een herberekening van de gemeentelijke bijdrage.
11.6 De plan- en voorbereidingskosten van geprioriteerde projecten kunnen tot maximaal 50% gedekt worden vanuit de provinciale subsidie.
11.7 De andere 50% van de plankosten van prioritaire streekbrede parels en thema’s komen ten laste van alle gemeenten volgens de verdeling van 11.10.
11.8 De andere 50% van de voorbereidingskosten van prioritaire projecten binnen een gemeente komen ten laste van die gemeente.
11.9 De voorbereidingskosten van niet geprioriteerde projecten kunnen niet ten laste van de provinciale subsidie worden gebracht.
11.10 De verdeling van de gemeentelijke bijdrage voor programmamanagement en voorbereiding prioritaire streekbrede projecten is: de helft iedere gemeente 1/6 deel en de ander helft op basis van inwonertal, zie bijlage C.
11.11 Gemeenten storten deze bijdrage bij de kasgemeente: de bijdrage aan het programmamanagement in vier gelijke delen in de eerste maand van de jaren 2017, 2018, 2019 en 2020; de bijdrage aan de voorbereidingskosten van streekbrede projecten in twee delen in de eerste maand van 2017 en 2018, zie bijlage E.
11.12 De uitvoeringskosten, die niet zijn gedekt door de provinciale subsidie (50%) of de regionale bijdrage (25%), komen ten laste van de grondgebied gemeente. Indien een project zich over meerdere gemeenten uitstrekt, zorgt de projecttrekkende gemeente in overleg voor onderlinge verdeling tussen die gemeenten.
11.12 De BTW is niet subsidiabel als de aanbestedende partij een gemeente is.
11.13 Indien er bij het afronden van de uitvoering van het Gebiedsprogramma een restant is van de gemeentelijke bijdrage zal dit volgens de verdeling van 11.10 aan de gemeenten worden teruggestort.
HOOFDSTUK 6. DE OVEREENKOMST
Artikel 12. Duur van de overeenkomst
12.1 Deze overeenkomst gaat op het moment van ondertekenen met terugwerkende kracht in op 1 juni 2016.
12.2 Deze overeenkomst loopt totdat de ingediende en goedgekeurde projecten zijn gerealiseerd en verantwoord en gemeenten aan alle plichten uit deze overeenkomst (inclusief bijlagen) hebben voldaan, doch uiterlijk tot de einddatum van de provinciale subsidie 1 juli 2023.
12.3 Wijziging van onderhavige overeenkomst c.q. tussentijdse beëindiging op welke wijze dan ook is alleen mogelijk met instemming van alle gemeenten gezamenlijk.
12.4 Gemeenten maken bij tussentijdse beëindiging of wijziging opnieuw afspraken over de financiering.
Artikel 13. Voorgaande afspraken
13.1 Deze overeenkomst vervangt alle eerdere afspraken gemaakt tussen gemeenten met betrekking tot de organisatie, coördinatie, ondersteuning, communicatie en kostenverdeling ten behoeve van het Gebiedsprogramma B(l)oeiende Bollenstreek en voorgaande gebiedsprogramma’s.
13.2 De uitvoering van bestaande projecten wordt direct voortgezet onder de afspraken uit deze overeenkomst. Deze vallen niet onder de kostenverdeling van artikel 11, maar behouden de financiering zoals vastgelegd in de Uitvoeringsovereenkomsten 2010-2014, 2012-2016 en 2014- 2018 en de correspondentie.
13.3 Projecten die de gemeenten op eigen kosten hebben voorbereid na aanleiding van de voorgangers van het Gebiedsprogramma B(l)oeiende Bollenstreek en die nu tot uitvoering komen, worden onder deze samenwerkingsovereenkomst gebracht, na beoordeling door het bestuurlijk overleg.
Artikel 14. Juridische zaken en bestuurlijke medewerking
14.1 Gemeenten verlenen alle noodzakelijke juridische en bestuurlijke medewerking aan de uitvoering van onderhavige overeenkomst en nemen daartoe de noodzakelijke besluiten, onverminderd hun publiekrechtelijke taken en bevoegdheden.
14.2 Daar waar noodzakelijk voor de uitvoering van onderhavige overeenkomst verlenen gemeenten elkaar mandaat.
Artikel 15. Toetreden en uittreden partijen
15.1 Gemeenten kunnen besluiten om een derde partij toe te laten tot de samenwerkingsovereenkomst.
15.2 De derde partij kan alleen worden toegelaten indien de partij een project uitvoert dat past binnen het Gebiedsprogramma.
15.3 Voor een besluit tot toetreding van een derde partij is een twee derde meerderheid van de stemmen in het bestuurlijk overleg vereist.
15.4 Elke partij kan besluiten tot uittreden.
15.5 Het besluit tot uittreden wordt drie maanden voor de daadwerkelijke uittreding aan de andere partijen bekend gemaakt.
15.6 Een partij kan alleen uittreden als de partij geen project zal gaan uitvoeren of het project is uitgevoerd en verantwoord.
15.7 Gemeenten kunnen alleen uittreden als zij aan hun hele financiële verplichting voor programmamanagement en voorbereiding streekbrede projecten hebben voldaan.
HOOFDSTUK 7. SLOTBEPALINGEN
Artikel 16. Geheimhouding
16.1 Gemeenten verplichten zich om al wat bij de uitvoering van de overeenkomst, waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, op generlei wijze bekend te maken – inclusief via kanalen van sociale media – behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot bekendmaking noopt.
16.2 Gemeenten zullen de onder hen werkzame personen of door hen ingeschakelde derden verplichten deze geheimhoudingsplicht na te leven.
Artikel 17. Aansprakelijkheid
17.1 Gemeenten zijn jegens de clustervertegenwoordiger en kasgemeente aansprakelijk voor een eventuele onjuiste besteding van de provinciale subsidie bij de voorbereiding en uitvoering van een gemeentelijk of streekbreed project.
17.2 De projecttrekkende gemeente vrijwaart de andere gemeenten van alle aansprakelijkheid voortvloeiende uit de uitvoering van de projecten en maatregelen. Gemeenten hebben zich adequaat verzekerd en zullen zich naar behoren verzekerd houden voor in ieder geval wettelijke aansprakelijkheid en beroepsaansprakelijkheid. De projecttrekker draagt zorg dat door haar of door de aannemer een CAR-verzekering met de gebruikelijke voorwaarden zal worden afgesloten.
Artikel 18. Geschillenregeling
18.1 Indien zich situaties of omstandigheden voordoen waarin deze overeenkomst niet voorziet, treden gemeenten in onderling overleg om hier een oplossing voor te vinden. Hierbij laten gemeenten zich leiden door de aard en de doelstellingen van deze overeenkomst.
18.2 Een gemeente die meent dat een geschil bestaat, deelt dat schriftelijk aan de andere mee. De mededeling bevat een aanduiding van het geschil en een aanduiding van de mogelijke oplossing daarvan.
18.3 De twee gemeenten treden in geval van een geschil met elkaar in overleg binnen een maand na ontvangst van de mededeling van de gemeente zoals bedoeld onder 18.2.
18.4 Indien het overleg (zoals aangegeven in lid 18.3) niet binnen twee maanden tot overeenstemming heeft geleid, stellen de twee gemeenten een geschillencommissie in.
18.5 De geschillencommissie bestaat uit drie personen: een gekozen door elk van de twee gemeenten en de derde gekozen door de twee eerste leden.
18.6 De uitspraak van de geschillencommissie is bindend voor de gemeenten.
XXXXX OVEREENGEKOMEN EN IN ZESVOUD OPGEMAAKT EN ONDERTEKEND
Gemeente Katwijk,
wethouder xxxxx en/of recreatie, de heer/mevrouw […]
Gemeente Hillegom,
wethouder xxxxx en/of recreatie, de heer/mevrouw […]
Gemeente Lisse,
wethouder xxxxx en/of recreatie, de heer/mevrouw […]
Gemeente Noordwijk,
wethouder xxxxx en/of recreatie, de heer/mevrouw […]
Gemeente Noordwijkerhout,
wethouder xxxxx en/of recreatie, de heer/mevrouw […]
Gemeente Teylingen,
wethouder xxxxx en/of recreatie, de heer/mevrouw […]
BIJLAGE A. Ureninschatting ambtelijke capaciteit per gemeente per jaar
activiteit | uren |
6 maal per jaar bestuurlijk overleg wethouder inspreken en annoteren | 20 |
8 maal per jaar ambtelijk overleg bijwonen t.b.v. voorbereiden bestuurlijk overleg, afstemming streekbrede projecten, monitoring voortgang Xxxxxxxxxxxxxxxx | 00 |
Ambtelijk overleg voorbereiden, inclusief het aanleveren van stukken | 40 |
2 maal per jaar input leveren aan en bijwonen van werktafelconferentie | 20 |
Voorbereiden en uitvoeren communicatie (project en programma) | 20 |
Aanvragen, rapporteren en verantwoorden richting cofinanciering | 30 |
Afhandelen initiatieven gezamenlijke projecten, streekbrede projecten, vragen | 80 |
TOTAAL Programma en afstemming begrote uren ambtelijke input per gemeente per jaar | 230 |
Voorbereiden en uitvoeren toegewezen project gemiddeld | 220 |
TOTAAL ten bate van de Parel- en Themaprojecten | 220 |
TOTAAL ambtenaren uren per gemeente per jaar | 450 |
Naast deze interne uren levert de gemeente Noordwijkerhout als clustervertegenwoordiger ambtelijke inzet om het cluster ambtelijk te vertegenwoordigen en om de clustervertegenwoordiger te ondersteunen, zie artikel 4. Naast deze interne uren levert de gemeente Hillegom als kasgemeente ambtelijke inzet voor beheer van de provinciale subsidie en de gemeentelijke bijdragen, zie artikel 5.
BIJLAGE B. Verdeling van parel- en themaprojecten over de projecttrekkers
1. Parelproject Landgoed Leeuwenhorst –gemeente Noordwijkerhout
2. Parelproject Landgoed en golfbaan Tespelduyn –gemeente Noordwijkerhout
3. Parelproject Streekmuseum en landgoed Veldzicht –gemeente Noordwijk
4. Parelproject Strand en duinen –gemeente Noordwijk en Katwijk (streekbreed)
5. Parelproject Trekvaart Haarlem-Leiden –gemeente Hillegom (streekbreed)
6. Themaproject Bloeiende bermen –gemeente Lisse (streekbreed)
7. Themaproject Herkenbare, fraaie entrees –gemeente Lisse (streekbreed)
8. Themaproject Versterken verbindingen en netwerken –gemeente Teylingen (streekbreed)
BIJLAGE C. Gemeentelijke bijdrage programmamanagement en voorbereiding streekbrede projecten (2016-2023)
gemeente | 50% - 1/6 per gemeente | 50% - op basis van inwonertal | totaal |
Hillegom | 25.000 | 16.925 | 41.925 |
Katwijk | 25.000 | 51.875 | 76.875 |
Lisse | 25.000 | 18.275 | 43.275 |
Noordwijk | 25.000 | 20.825 | 45.825 |
Noordwijkerhout | 25.000 | 13.025 | 38.025 |
Teylingen | 25.000 | 29.075 | 54.075 |
TOTAAL GEMEENTELIJKE BIJDRAGE | 150.000 | 150.000 | 300.000 |
Totaal gemeentelijke deel voorbereiding streekbrede projecten | 75.000 | 75.000 | 150.000 |
Totaal gemeentelijk deel programmamanagement | 75.000 | 75.000 | 150.000 |
BIJLAGE D Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden programmamanagement
Ter indicatie uren per jaar voor alle werkzaamheden, zie artikel 10.3.
– als de activiteiten worden gesplitst over twee functionarissen moet er rekening worden gehouden met totaal 100 uur per jaar meer voor overleg en afstemming.
– de invulling van de twee rollen wordt in overleg bepaald.
activiteit | uren |
Opstellen de agenda, bijbehorende stukken en verslag van het bestuurlijk overleg | 60 |
Opstellen de agenda, bijbehorende stukken en verslag van de ambtelijke werkgroep | 80 |
Verzamelen en delen van relevante informatie | 40 |
Aanspreekpunt voor partners, zoals andere overheden of vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties en opdrachtnemers | 20 |
Aanspreekpunt voor proces rondom kasgemeente, financiële administratie en subsidies | 20 |
Deelname aan regionale overleggen met buurregio’s, Holland Rijnland, metropool regio Rotterdam Den Haag en andere, vergelijkbare gremia | 50 |
samen met het ambtelijk overleg voorbereiden van gezamenlijke besluitvorming of informatie voor colleges en raden | 20 |
Afstemming met buurgemeenten en buurregio’s, waterschap | 20 |
Het opstellen van tussentijdse rapportages | 20 |
Draagt zorg voor het interne proces rondom subsidieaanvragen en financiële verantwoording | 20 |
Zet voorbereidende werkzaamheden voor ambtelijk en bestuurlijk overleg uit in het ambtelijk overleg | 8 |
Het ondersteunen van de voorzitter van het bestuurlijk overleg | 20 |
Vertegenwoordigt desgewenst de streek in andere overleggen | 10 |
Aanspreken leden ambtelijk overleg op taken en bevoegdheden | 8 |
Organiseren: twee keer per jaar organiseren van een netwerkbijeenkomst | 80 |
Organiseren: samen met het ambtelijk overleg voorbereiden van gezamenlijke besluitvorming of informatie voor colleges en raden | 10 |
Doen: archiveren stukken rondom projectaanvragen en Gebiedsprogramma | 10 |
Financieel: communicatie met subsidieverstrekkers, fondsen | 20 |
Financieel: aanvragen regionale bijdrage Groenprogramma Holland Rijnland | 10 |
Communicatie: organiseren en coördineren communicatie | 20 |
Financieel: afstemmen met de kasgemeente , opdracht verlenen betalingen aan de hand van vastgestelde projectbladen, verantwoordingen opstellen, controleren afronding projecten en accountant verklaringen | 30 |
Financieel : facturen voor gemeentelijke bijdrage overhead en voorbereiding naar gemeenten sturen | 10 |
TOTAAL | 586 |
Bijlage E. Gemeentelijke bijdrage per jaar 2017-2020
gemeente | totaal | voorbereiding streekbrede projecten | programma management | 0000 | 0000 | 0000 | 0000 |
Hillegom | 41.925 | 20.963 | 20.963 | 15.722 | 15.722 | 5.241 | 5.241 |
Katwijk | 76.875 | 38.438 | 38.438 | 28.829 | 28.829 | 9.610 | 9.610 |
Lisse | 43.275 | 21.638 | 21.638 | 16.229 | 16.229 | 5.410 | 5.410 |
Noordwijk | 45.825 | 22.913 | 22.913 | 17.185 | 17.185 | 5.728 | 5.728 |
Noordwijkerhout | 38.025 | 19.013 | 19.013 | 14.260 | 14.260 | 4.753 | 4.753 |
Teylingen | 54.075 | 27.038 | 27.038 | 20.279 | 20.279 | 6.760 | 6.760 |
TOTAAL | € 300.000 | 150.000 | 150.000 | 112.500 | 112.500 | 37.500 | 37.500 |