Contract onbepaalde duur Salarisschaal: B111
functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Agentschap Opgroeien zoekt een
Klantenbeheerder voorzieningenbeleid
Contract onbepaalde duur Salarisschaal: B111
Je activiteit bepaalt je werkplek. Je kan dus zowel op kantoor in Brussel werken, van thuis uit of op een satellietkantoor werken.
1. Werken als Klantbeheerder voorzieningenbeleid in het kort 2
3. Jouw takenpakket in een notendop 3
4.3. kennis en vaardigheden van een [Klantbeheerder Voorzieingenbeleid] | |
4.5. Bijkomende verwachtingen | Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. |
6.1. Module 1: eerste screening 8
6.2. Module 2: screening competenties 8
6.3. Module 3: functiespecifieke screening 9
6.4. Niet nodeloos hertesten 9
8. Heb je redelijke aanpassingen nodig? 10
11. Reserve en geldigheid Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1. WERKEN ALS KLANTENBEHEERDER IN HET KORT
Als klantenbeheerder Voorzieningenbeleid ben je de proactieve beheerder van de dossiers van voorzieningen die Opgroeien erkent, vergunt, subsidieert en vergoedt. Je neemt outreachend de regie op en neemt dus zelf initiatief om contacten te leggen met de jou toegekende voorzieningen uit Vlaanderen en/of Brussel. Daarbij streef je naar een eenduidige en kwalitatief hoogstaande aanpak, in afstemming met je team Voorzieningenbeleid.
Jouw klanten zijn kinderopvangvoorzieningen of voorzieningen preventieve gezinsondersteuning.
Je garandeert een aanpak die aansluit bij de lokale realiteit. Daarom zorg je voor voldoende afstemming en communicatie met het lokale team, de HR-account managers en de inhoudelijke coördinatoren. Je werkt samen met de centrale teams. Op die manier geef je voorzieningen hun plaats in de lokale brede leefomgeving van kinderen en gezinnen.
Daarnaast draag je mee bij aan een uniforme dossierbehandeling. Je stemt daarvoor actief af met je collega-klantenbeheerders en werkt mee aan het traject naar een geïntegreerd voorzieningenbeleid in Opgroeien dat kinderopvang, consultatiebureaus/artsen, preventieve gezinsondersteuning en jeugdhulp omvat.
Je werkt, met de voorzieningen en collega’s, op een krachtgerichte en oplossingsgerichte manier samen.
2. OVER AGENTSCHAP OPGROEIEN
Kind en Gezin, Jongerenwelzijn en een deel van het aanbod van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) vormen samen Opgroeien. Opgroeien bundelt de krachten om zo veel mogelijk kansen te creëren voor alle kinderen en jongeren en hun gezinnen die in Vlaanderen en Brussel opgroeien.
De dienstverlening gaat van preventieve gezinsondersteuning, kinderopvang, tot het Groeipakket, pleegzorg, adoptie, jeugdhulp en de aanpak van jongeren die delicten plegen. Opgroeien kiest expliciet voor een geïntegreerde, multi-expertise aanpak en de samenwerking met heel wat partners. Zo worden gezinnen maximaal ondersteund.
Opgroeien is altijd intens en boeiend. Advies, ondersteuning, begeleiding, opvang of hulp tijdens het opgroeien maakt écht een verschil. Als universeel basisrecht, maar ook als extra duwtje in de rug opdat kinderen, jongeren en gezinnen zich letterlijk en figuurlijk gesteund weten wanneer dat nodig is.
3. XXXX TAKENPAKKET IN EEN NOTENDOP
• Je zorgt voor een volledig, nauwkeurig en geactualiseerd elektronisch dossier van jouw klanten in de kinderopvang of preventieve gezinsondersteuning. Je verwerkt daartoe binnenkomende informatie, gaat er proactief achteraan en checkt deze op hun kwaliteit.
• Je formuleert een gefundeerde beslissing bij het erkennen, vergunnen, subsidiëren, vergoeden en zelfs het handhaven van voorzieningen op basis van je analyse van het dossier in het licht van de geldende regels en beleidsopties. Je gebruikt daarbij harde data maar evenzeer de interpretatie van signalen.
• Je zoekt naar optimaliseringen van een plan van aanpak van een voorziening.
• Je werkt een voorstel van beslissing uit in een geobjectiveerd advies. Je hebt daartoe formeel en informeel overleg met rechtstreekse collega’s, andere interne en externe diensten en je klanten. Je neemt stappen opdat de uiteindelijke beslissing uitgevoerd kan worden.
• Je volgt je klanten voortdurend op en verzorgt een tijdige informatiestroom. Dat doe je dagelijks en op belangrijke ijkmomenten. Je neemt telefonisch contact, doet beeldbellen, doet aanvullingen in het dossier, neemt schriftelijk contact of plant een plaats bezoek. Zo zorg je voor tevreden klanten en correct opgevolgde dossiers.
• Je neemt proactief contact om signalen te verhelderen, toelichting te geven, planningen te optimaliseren, klantenverwachtingen in kaart te brengen, … Je bespreekt en verwerkt je indrukken of bezorgdheden met de betrokkenen, je collega’s of partners.
• Je geeft mee vorm aan het beleid van Opgroeien door je veldkennis en expertise in te zetten. Je zorgt daarom voor een geëngageerde bijdrage in interne werk- en projectgroepen, teamoverleg en leercirkels. Je houdt jezelf op de hoogte van evoluties in je werkgebied en deelt je kennis om de kwaliteit voortdurend hoog te houden.
• Je volgt verschillende relevante termijnen op en neemt gepaste initiatieven, bij bv. het tijdspad bij een uitbreidingsronde kinderopvang of andere voorziening. Je signaleert mogelijke problemen of hinderpalen bij je klant.
• Je participeert aan (extern) overleg of duo-gesprekken om de goede werking van jouw voorzieningen te optimaliseren. Dit kan je doen vanuit eigen initiatief of op vraag.
• Je streeft voortdurend samen met je team mee naar een lerende en wendbare omgeving door je kennis te delen, intercollegiale feedback te geven en beschikbaar te zijn.
Een uitgebreide functiebeschrijving met generieke resultaatsgebieden, mogelijke taken, vaktechnische-en gedragscompetenties vind je in het functieprofiel.
4. WIE BEN JIJ?
Op het moment van je sollicitatie beschik je al over:
• Een bachelorsdiploma of een diploma dat hiermee gelijkgesteld is. Behaalde jij je diploma buiten de Benelux? Laat je diploma dan gelijkstellen door NARIC-Vlaanderen om te kunnen starten bij de Vlaamse overheid (meer info op xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/).
• Je hebt bij voorkeur 1 tot 3 jaar ervaring als dossier-/klantenbeheerder of met één van de werkgebieden, kinderopvang of preventieve gezinsondersteuning.
• Je beschikt over de volgende competenties:
o Je neemt verantwoordelijkheid op voor je werk
o Je reageert klantgericht
o Je kan goed samenwerken
o Je bent zorgvuldig – ook onder verhoogde druk
o Je kan goed analyseren en ziet de essentie
o Je hebt een logisch oordeelsvermogen
o Je kan goed schriftelijk en mondeling communiceren
Neem voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden contact op met de selectieverantwoordelijke Xxxx Xxxxxxx – xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx - 0497 586 403
Voor deelname via horizontale mobiliteit:
• Je werkt als contractueel personeelslid bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met de rang B1
• Je dient de relevantie van de beroepservaring voor deze betrekking aan te tonen in je sollicitatie. Voor de berekening van de relevante beroepservaring worden deeltijdse prestaties als voltijds beschouwd.
Xxxxxxx je ten laatste af in februari? Dan kan je ook al deelnemen aan de selectie! Van zodra je je diploma hebt behaald, kan je starten in de job.
Meer weten over horizontale mobiliteit? Neem een kijkje op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxx- uitdaging-via-horizontale-mobiliteit of stel je vraag aan de selectieverantwoordelijke Xxxx Xxxxxxx – xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx - 0497 586 403
Voor de functie van Klantbeheerder heb je onderstaande persoonsgebonden competenties nodig. Deze worden getest gedurende de selectieprocedure. Bij punt 6 kan je terugvinden in welke fase deze competenties getest worden.
• Verantwoordelijkheid nemen: je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
• Communiceren: je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2)
• Samenwerken: je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
• Analyseren: je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
• Oordeelsvorming: je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1)
• Klantgerichtheid: je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
• Zorgvuldigheid: je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.
Kennis hebben van:
• De visie, missie, waarden en kernactiviteiten van Opgroeien
• De plaats van Opgroeien als entiteit binnen de Vlaamse overheid
• De organisatie- en beslissingsstructuur van Opgroeien
• Samenwerking met interne en externe partners
Inzicht hebben in:
• De samenwerkingsmechanismen van een grote, wendbare organisatie.
• De samenwerkingsmechanismen van plaatselijke overheden, voorzieningen en initiatieven Het kunnen hanteren van:
• Basisvaardigheden informatica
• Administratief-organisatorische vaardigheden
De onderstaande vaardigheden/kennis beschouwen wij als pluspunten als jij deze al vanaf de start bezit, indien je dit nog niet hebt zal je dit later on the job verwerven.
• Het vlot kunnen hanteren van databanken, oa:
o Voor consultatiebureau-management: Kariboe, Mirage
o Voor kinderopvang-voorzieningen: Xxxxxx, Xxxxxx
x Voor PGO-voorzieningen: Xxxxxx, Xxxxxx, Osiris
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
• Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
• Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
• Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
• Je bent geschikt bevonden voor deze vacature;
• Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) of Zwitserland.
• Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit.
5. WAT BIEDEN WE JOU?
• Je komt terecht in een organisatie waar je een bijdrage kan leveren aan de maatschappij. Samen anticiperen we op evoluties en behoeften die actueel zijn in de samenleving.
• Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
• Je krijgt een salaris op basis van vastgelegde salarisschalen. Er zijn verschillende factoren die het salaris bepalen, jouw individuele situatie heeft ook invloed. Je kan alvast een kijkje nemen op onze salarissimulator en onderstaande informatie gebruiken:
o niveau van de functie: B
o graad: 1
o salarisschaal: B111
• De manager kan ervoor kiezen om ook je relevante beroepservaring mee te nemen in de berekening van je salaris. Zowel ervaring in de privé als in de openbare sector komen hiervoor in aanmerking.
• Jouw aanbod van extralegale voordelen:
o Maaltijdcheques (€7 per gewerkte dag waarvan €5,91 wordt betaald door de werkgever en €1,09 door de werknemer via een maandelijkse inhouding op het nettoloon)
o Professionele kinderopvang tijdens de schoolvakanties in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) voor kinderen tussen 3 en 14 jaar
o Gratis openbaar vervoer van en naar je werk of een fietsvergoeding voor je woon- werkverkeer. Je hebt de keuze uit verschillende flexibele vervoersformules, of een combinatie, waarbij de Vlaamse overheid de meest duurzame verplaatsingen het meest stimuleert.
o Aanvullend pensioen
• Je kan verschillende bijscholingen, vormingen of opleidingen volgen binnen de Vlaamse overheid. Daarnaast kan je zelf aan de slag om jouw loopbaan onder de loep te nemen, hiervoor reiken we verschillende tools aan.
• Wij hechten veel belang aan de werk- privébalans van onze werknemers. Je krijgt 35 dagen vakantie per jaar en bovendien kan je in alle rust genieten van de eindejaarsfeesten want je bent vrij tussen kerstdag en Nieuwjaar!
• Je activiteit bepaalt je werkplek. Bij de meeste functies kan je dus zowel op kantoor, van thuis
uit of op een satellietkantoor werken.
• Je inwerkperiode bestaat uit 3 maanden.
• Werk je al binnen de Vlaamse overheid? Bekijk zeker de bijkomende informatie in de voetnoot1.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?
xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxx
6. SELECTIEPROCEDURE
Door onvoorziene omstandigheden kan het mogelijk zijn dat we de timing en/of aard van de selectie onverwacht zullen aanpassen. Als dat het geval is, brengen we je tijdig op de hoogte
Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Als je hiervoor geschikt wordt bevonden, kan je later deelnemen aan een bevorderingsfunctie of een functie via de horizontale mobiliteit.
1Als je solliciteert via horizontale mobiliteit moet je binnen de drie maanden na de selectiebeslissing starten in je nieuwe job.
Je behoudt minimaal de werkervaring die al werd gevaloriseerd. Het is mogelijk dat er nog extra werkervaring wordt gevaloriseerd.
Deze selectieprocedure valt onder het objectief wervingssysteem. Dit betekent voor jou dat wanneer je een geschikte eindbeoordeling krijgt, je in de toekomst mee kan doen aan bevorderingsfuncties of functies via horizontale mobiliteit.
6.1.1. Cv-screening
Aan de hand van jouw sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie punt 4.1). Voldoe je aan de deelnemingsvoorwaarden? Dan kan je meedoen aan het vervolg van de selectieprocedure.
6.1.2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst, telefonische screening, schriftelijke proef, verkennende gesprekken of computergestuurde test(en) of video- interview
In deze tweede selectiefase beoordelen een selectieverantwoordelijke en collega(’s) van Voorzieningenbeleid je kandidatuur op:
• Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen
• Relevantie van je ervaring
Dit gebeurt aan de hand van de vragen in het sollicitatieformulier, computergestuurde testen, een schriftelijke proef en een interview.
De standaardvragenlijst: De beoordeling gebeurt in de week na je sollicitatie
De computergestuurde testen bij Cebir: Je kunt de computergestuurde test(en) online invullen in de week nadat de selectieverantwoordelijke je deze toestuurt
De schriftelijke proef: De schriftelijke proef wordt opgemaakt door Agentschap opgroeien. Ze vindt plaats tijdens het eerste kennismakingsgesprek.
Deze voorselectie is eliminerend. Om door te gaan naar de volgende module moet minstens 50% behalen op het geheel van de criteria.
Tijdens het interview worden volgende competenties bevraagd:
o Je neemt verantwoordelijkheid op voor je werk
o Je reageert klantgericht
o Je kan goed samenwerken
o Je bent zorgvuldig – ook onder verhoogde druk
o Je kan goed analyseren en ziet de essentie
o Je hebt een logisch oordeelsvermogen
o Je kan goed schriftelijk en mondeling communiceren
Een selectieverantwoordelijke en collega(’s) van Voorzieningenbeleid nemen deze screening af.
Deze module is eliminerend. Je kandidatuur krijgt een positieve of negatieve beoordeling. Enkel wie een positieve beoordeling krijgt, gaat door naar de volgende module.
Deze module vindt plaats in onze gebouwen aan de Hallepoortlaan te Brussel.
• Je motivatie
• Je visie op en inzicht in de functie
• Je technische competenties
• Je persoonsgebonden competenties
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Deze module is eliminerend en vindt samen met module 2 plaats in onze gebouwen aan de Hallepoortlaan te Brussel.
Je ontvangt een eindresultaat (“geslaagd” of “niet geslaagd”) op basis van het totaalbeeld uit module 2 en
3. De lijnmanager beslist wie de functie zal opnemen.
In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement. Zie redelijke aanpassingen [hyperlink verderop in het SR nog toevoegen]
Wens je hier gebruik van te maken, voeg dan bij je sollicitatie het rapport van de eerder afgelegde test(en) en/of competentiescreening toe. Let wel, het is nog altijd de selector en de lijnmanager die beslissen of dit toegepast kan worden in de selectieprocedure. Bij deze beslissing wordt er rekening
gehouden met de gelijkwaardigheid van de testen, het verschil in de competenties, de vergelijkbaarheid
tussen kandidaten, …
7. HOE SOLLICITEER JE?
Solliciteer via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
• Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na.
• Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie.
Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of telefonisch op T 02 553 01 08. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar xx@xxxxxxxxx.xx of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Xxxxxxxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx.
Je sollicitatie is enkel geldig als je het online sollicitatieformulier in het Nederlands hebt ingediend, zo nodig met een kopie van je diploma/toegangsbewijs/attest. Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.
8. XXX JE REDELIJKE AANPASSINGEN NODIG?
De Vlaamse overheid wil de diverse samenleving weerspiegelen en selecteert op basis van kwaliteiten en vaardigheden los van geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Heb je bepaalde aanpassingen nodig? Weet dat de Vlaamse overheid redelijke aanpassingen voorziet in het selectieproces.
We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan voorzien wij ondersteunende maatregelen zodat jij jouw job kan uitvoeren.
Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het sollicitatieformulier aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken.
9. NOG VRAGEN?
Heb je nog een vraag over de functie? Neem dan contact op met: Xxxxxx Xxxxxx
HR-account Xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xx Tel: 0000 000 000
Heb je nog een vraag over de selectieprocedure? Neem dan contact op met: Xxxx Xxxxxxx
Selectieverantwoordelijke
xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx tel : 0000 000 000
10. FEEDBACK
Na het ontvangen van je eindresultaat (geslaagd/niet geslaagd) kan je feedback opvragen. Stuur een e- mail naar xx@xxxxxxxxx.xx en vermeld “Klantbeheerder voorzieningenbeleid”.