Privacyreglement

Privacyreglement

KGH Customs Services AB (hierna: “KGH”) is een juridische entiteit, opgericht in Zweden, onder bedrijfsregistratienummer 556096-7431, en gevestigd te Skandiahamnen, Sydatlanten 6, SE-403 36 Göteborg. KGH verwerkt persoonsgegevens. Dit doet zij in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bepalingen, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: "AVG"). KGH is Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking.

Wanneer we hieronder verwijzen naar KGH rekenen we daar ook het verwerken van persoonsgegevens uitgevoerd door andere entiteiten in de groep bedrijven waar KGH toe behoort.

Het type persoonsgegevens dat KGH verwerkt

KGH verwerkt zowel persoonsgegevens die u zelf aan KGH heeft verstrekt, als persoonsgegevens die KGH verzamelt bij uw bezoek aan de website van KGH.

Persoonsgegevens die door u aan KGH zijn verstrekt

KGH verwerkt persoonsgegevens die u aan ons verstrekt wanneer u contact opneemt met KGH via ons handels- en douanemanagement -zoals 'Operations, Strategy and Compliance' of 'Digital services'-, en ook als u per telefoon/e-mail contact opneemt, de contactformulieren op onze websites invult, u als contactpersoon optreedt voor uw organisatie, deelneemt aan onze Customs Academy, zich abonneert op onze nieuwsbrief of materiaal downloadt van onze website.

De persoonsgegevens die we verwerken, zijn bijvoorbeeld uw voor- en achternaam, functie of rol, adres, e-mailadres, telefoonnummer en status van uw relatie met KGH.

KGH kan ook optreden als verwerker in en in die hoedanigheid persoonsgegevens over uw klanten verwerken. In dat geval sluit KGH een overeenkomst met uw organisatie, waarin de afspraken over de verwerking van persoonsgegevens worden vastgelegd.

KGH verwerkt uw persoonsgegevens alleen in overeenstemming met dit Privacyreglement en de toepasselijke wetten en voorschriften.

KGH heeft (de hiervoor genoemde) (contact)gegevens nodig voor het administratief kunnen afhandelen van het handels- en douanemanagement, operaties, strategie, naleving en verlenen van digitale diensten, en ook om u in staat te stellen materiaal van de website van KGH te downloaden of u onze nieuwsbrief te kunnen toesturen. De overige persoonsgegevens die u verstrekt, verstrekt u op vrijwillige basis.

Overige persoonsgegevens die KGH van u verwerkt

Wanneer u de website van KGH bezoekt en materiaal downloadt, zich abonneert op de nieuwsbrief van KGH of de contactformulieren op onze website gebruikt, verwerkt KGH ook persoonsgegevens van u. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om uw IP-adres, maar ook om informatie over welke sub- pagina’s u heeft bezocht/ of u e-mail van KGH hebt geopend.

Doeleinden en grondslag van de verwerking.

Het is belangrijk dat het u duidelijk is met welk doel en op welke grondslag KGH uw persoonsgegevens verwerkt.

Contracten tussen u of uw organisatie en KGH

Om de belofte aan u als gewaardeerd klant te kunnen nakomen bij het leveren van handels- en douanemanagement, operaties, strategie, naleving en digitale diensten, bij het leveren van downloadbaar materiaal op de website of de nieuwsbrieven op de website van KGH, verwerkt KGH uw voor- en achternaam, functie of rol, adres, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres en de status van uw relatie met KGH.

De grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens door KGH is dat deze verwerking noodzakelijk voor het aangaan of de uitvoering van een contract met u of met uw organisatie. Voor zover KGH persoonsgegevens verwerkt van u als vertegenwoordiger baseert zij zich op de grondslag dat de verwerking noodzakelijk is voor het gerechtvaardigd belang dat KGH daarbij heeft, immers KGH heeft die gegevens nodig met het oog op de communicatie tussen KGH en haar zakenpartner. Dit belang wordt niet opgeheven door uw potentieel belang bij de bescherming van uw persoonlijke privacy.

Marketing door KGH

KGH houdt u, als klant, regelmatig op de hoogte van ons handel- en douanemanagement, operaties, strategie, naleving en digitale diensten. KGH verwerkt daarmee uw persoonsgegevens ten behoeve van direct marketingdoeleinden (hierna: "direct marketing"). Dit doet KGH via elektronische communicatiediensten en ook per post. KGH heeft een gerechtvaardigd belang bij het toesturen van direct marketing aan haar klanten. Dit belang druist niet in tegen uw persoonlijke privacy.

Persoonsgegevens opgenomen in de communicatie

Het kan voorkomen dat KGH ontvangt die persoonsgegevens van derden bevatten. Ook dit is een verwerking, zoals bedoeld in de AVG. Indien nodig zal KGH de betreffende derde(n) informeren over de verwerking.

Boekhoudwetgeving en douanerecht

In het kader van de toepasselijke wetgeving op het gebied van boekhoudkunde en douanerecht, kan KGH verplicht zijn om (dossiers van bepaalde) persoonsgegevens bij te houden/te verwerken. Het gaat dan om bijvoorbeeld de volgende persoonsgegevens: voor- en achternaam, titel of functie, adres, e-mailadres en telefoonnummer verwerken. De grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens door KGH is in dat geval de wettelijke plicht.

Ook als de andere grondslagen niet langer van toepassing zijn, kan het zijn dat KGH uw persoonsgegevens (nog) verwerkt op grond van een wettelijke plicht.

Duur van de gegevensverwerking.

KGH verwerkt uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de omschreven doeleinden, zoals bijvoorbeeld de afhandeling van de overeenkomst die KGH met u heeft of het grechtvaardigd belang dat KGH heeft bij de verwerking van uw gegevens. Uw persoonsgegevens kunnen worden opgeslagen op verschillende locaties en voor verschillende doeleinden. In het kader hiervan kunnen persoonsgegevens die zijn verwijderd uit een systeem, omdat ze niet langer nodig zijn, nog steeds aanwezig zijn in een ander systeem voor een ander doel.

Persoonsgegevens die KGH verwerkt voor boekhoudkundige doeleinden worden, overeenkomstig de toepasselijke boekhoudkundige wetgeving, voor maximaal tien jaar opgeslagen. Persoonsgegevens die KGH verwerkt voor douanedoeleinden worden, volgens het geldende douanerecht en vereisten van de douane-autoriteiten, elf jaar opgeslagen.

KGH zal in geen geval uw persoonsgegevens langer opslaan dan één jaar nadat u bent gestopt met het gebruiken van de handels- en douanemanagement, operaties, strategie, naleving en digitale diensten van KGH, materiaal hebt gedownload van de website van KGH of bent gestopt met het abonnement op de nieuwsbrief van KGH voor marketingdoeleinden zoals hierboven beschreven.

Doorgifte van uw persoonsgegevens aan derden en locatie van de gegevensverwerking

Uw persoonsgegevens kunnen ook door anderen dan door KGH worden verwerkt. Zo kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan en verwerkt door het moederbedrijf van KGH, BDC DOVANA S.A.R.L. of de in de KGH Group opgenomen filialen/ KGH-partners. KGH-Partners zijn entiteiten in landen waar KGH geen eigen bedrijven heeft en die helpen met diensten in de desbetreffende landen. Uw persoonsgegevens kunnen ook worden doorgegeven aan partijen die persoonsgegevens verwerken namens KGH, zogenaamde verwerkers. KGH draagt er -middels het afsluiten van verwerkersovereenkomsten- zorg voor dat de betreffende verwerkers uw persoonsgegevens eveneens verwerken overeenkomstig dit Privacyreglement en op instructies van KGH.

KGH kan uw persoonsgegevens doorgeven ten behoeve van een fusie, een overname of verkoop van alle of delen van de activa van KGH.

KGH kan uw persoonsgegevens ook doorgeven aan autoriteiten die vereisen dat KGH dergelijke persoonsgegevens doorgeeft.

Het kan daarbij gaan om partijen binnen en buiten de EU en de EER.

Uw wettelijke rechten

U hebt het recht om kosteloos informatie te ontvangen over welke persoonsgegevens KGH van u verwerkt en waarom. Ook heeft u recht op een kopie of verwijdering/correctie van uw persoonsgegevens door KGH (indien deze onjuist/fout zijn). Wilt u gebruik maken van uw rechten, stuurt u dan een email naar het e-mailadres hieronder.

Als uw verzoek ongegrond is of uw aanvraag overdreven is (bijvoorbeeld omdat u vaak en met korte tussenpozen om informatie vraagt) mag KGH uw verzoek/aanvraag weigeren of om een redelijke vergoeding vragen voor de administratieve kosten van de door u gevraagde actie.

Uw rechten

U kunt op elk moment bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden.bU kunt dit doen door een e-mail te sturen naar het volgende e-mailadres van KGH: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx. Wij zullen dan, voor zover mogelijk, stoppen met de verwerking en uw persoonsgegevens verwijderen. Wij kunnen geen gegevens verwijderen die nog nodig zijn voor andere doeleinden.

U kunt ook contact opnemen met KGH via bovenvermeld e-mailadres als u (andere) vragen/opmerkingen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door KGH.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens door KGH in te dienen bij de betreffende toezichthoudende autoriteit.

KGH Group heeft haar hoofdkantoor en hoofdvestiging in Zweden. KGH Group doet zaken doet via afdelingen in verschillende andere landen, maar de Zweedse toezichthouder Datainspektionen/Integritetskyddsmyndigheten (de Zweedse autoriteit voor gegevensbescherming zal zijn naam in 2018 wijzigen), xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ is de leidende toezichthouder voor grensoverschrijdende verwerking door de KGH Group. U dient daarom als een hoofdregel een eventuele klacht in te dienen bij de Zweedse autoriteit.

KGH kan dit Privacybeleid wijzigen. Dergelijke wijzigingen treden in werking uiterlijk 30 dagen nadat KGH u heeft geïnformeerd over het herziene integriteitsbeleid op de website xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx/xx/ per brief of andere kennisgeving per e-mail of sms.