INCIDENTEN- EN KLOKKENLUIDERSREGELING

INCIDENTEN- EN KLOKKENLUIDERSREGELING

Inleiding

Voor Stichting IKEA Pensioenfonds (hierna: STIP) is een integere bedrijfsvoering een belangrijk uitgangspunt. Het voeren van een integere bedrijfsvoering gaat verder dan het alleen voldoen aan wet- en regelgeving. Het gaat om het hebben van een cultuur waar het als vanzelfsprekend is dat STIP en de daaraan verbonden personen handelen in overeenstemming met de geldende maatschappelijke normen en de (ongeschreven)

wet- en regelgeving.

De compliance officer ondersteunt het bestuur bij de invulling van deze verantwoordelijkheid voor een integere bedrijfsvoering. Het bestuur van STIP is en blijft eindverantwoordelijk.

Als onderdeel van goed bestuur moet STIP voorbereid te zijn op situaties waarin de integriteit van STIP of van de aan STIP verbonden personen ter discussie kan staan en daarmee een integere uitvoering van de taken in gevaar komt.

Deze regeling beschrijft hoe STIP en/of de daaraan verbonden personen moeten handelen als zich een incident (mogelijk) voordoet.

Definities

• Pensioenfonds: Stichting IKEA Pensioenfonds

• Incident: een gedraging of een gebeurtenis die een (ernstig) gevaar vormt voor de integere bedrijfsvoering van het pensioenfonds, en/of, waarbij het maatschappelijk belang in het geding is en/of een (dreigende) schending van binnen het Pensioenfonds geldende gedragsregels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door het Pensioenfonds zijn vastgesteld. Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van ofwel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is;

• Voorzitter: de voorzitter van het bestuur van het pensioenfonds;

• Klokkenluider/melder: de verbonden persoon die aan de compliance officer melding doet van een incident of een vermoeden van een incident;

• Verbonden personen zijn:

• de medewerkers van STIP;

• personen die voor STIP werkzaamheden verrichten maar niet bij STIP in dienst zijn, waaronder de leden van het bestuur en de andere organen van het pensioenfonds; en/of

• de natuurlijk personen die het kader van voormalige of toekomstige werk- gerelateerde activiteiten verricht of mogelijk zal verrichten voor STIP;

• andere personen aangewezen door het bestuur.

• DNB: De Nederlandsche Bank;

• Betrokken derde: een derde die verbonden is met een melder en die kan worden benadeeld door het Pensioenfonds van de melder of een persoon of organisatie waarmee de melder anderszins in een werkgerelateerde context verbonden is, en een rechtspersoon die eigendom is van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins werkgerelateerd verbonden is.

Melding

Elke verbonden persoon is verplicht ieder (vermoeden van een) incident direct te melden aan de voorzitter van het bestuur. Als om enige reden de verbonden persoon niet aan de voorzitter wil of kan melden, kan de verbonden persoon melden aan de compliance officer.

De melding wordt bij voorkeur schriftelijk of elektronisch gedaan. Een mondelinge melding is ook mogelijk. Bij een mondelinge melding maakt de voorzitter of de compliance officer, na voorafgaande instemming van melder, een opname, dan wel maakt de voorzitter of de compliance officier een verslag van de mondelinge melding. De

INCIDENTEN- EN KLOKKENLUIDERSREGELING

xxxxxx wordt in de gelegenheid gesteld het verslag te controleren, aan te

vullen en voor akkoord te tekenen. Als aanvullende informatie nodig is in het belang van het onderzoek, kan de verbonden persoon worden verzocht zijn medewerking hieraan te verlenen.

De voorzitter beoordeelt in overleg met de compliance officer de melding en neemt vervolgens zo nodig het besluit een nader onderzoek in te (doen) stellen. Als de

xxxxxxx betrekking heeft op de voorzitter, dan treedt de plaatsvervangende voorzitter in het kader van deze regeling in zijn plaats. Als er naar het oordeel van de voorzitter geen sprake is van een incident, dan wordt melder hierover direct geïnformeerd.

Onderzoek

Als een melding aanleiding geeft om nader onderzocht te worden, dan zal het voltallige bestuur daarvan in kennis worden gesteld. Afhankelijk van de aard en omvang van het incident wordt door de voorzitter van het bestuur bepaald of het onderzoek wordt uitgevoerd door interne en/of externe deskundigen.

Als de melding betrekking heeft op een incident bij een partij aan wie werkzaamheden zijn uitbesteed, wordt het onderzoek verricht in overleg met deze partij.

De compliance officer en de voorzitter (of vice-voorzitter) zijn de opdrachtgevers van het onderzoek en zullen na het afronden van het onderzoek het rapport ontvangen. De rapportage bevat een kort relaas van feiten en omstandigheden. Als vastgesteld is dat sprake is van een incident bevat het de bewijsvoering daarvoor in hoofdlijnen en een advies met betrekking tot de te nemen maatregel(en).

Maatregelen

Op basis van de onderzoeksresultaten beoordeelt de voorzitter of en welke maatregelen worden genomen. Als een incident veroorzaakt is door een verbonden persoon, wordt bij het bepalen van de maatregel(en) en sancties betrokken dat een incident als een ernstige schending wordt beschouwd van de vertrouwensrelatie tussen het pensioenfonds enerzijds en de verbonden persoon anderzijds.

Het (mede) veroorzaken van een incident kan leiden tot ontslag uit de functie die de verbonden persoon bij het pensioenfonds vervult. Als sprake is van opzettelijk en ernstige strafbare feiten, zoals misdrijven genoemd in het Wetboek van Strafrecht en de Wet op de economische delicten, wordt in beginsel aangifte gedaan bij justitie of de politie.

Rapportage aan de toezichthouder

Als de onderzoeker heeft vastgesteld dat er sprake is van een incident, zal de voorzitter het incident melden aan DNB. DNB zal op de hoogte worden gesteld van de feiten en omstandigheden van het incident, en van de informatie over de functie van de betrokken persoon die het incident heeft veroorzaakt en de genomen (sanctie) maatregelen.

Verstrekken van de Klokkenluidersregeling en Incidentenregister

Het Bestuur zorgt ervoor dat deze regeling intern wordt gepubliceerd en aan alle verbonden personen wordt verstrekt. Het Bestuur verzorgt jaarlijks een rapportage over de uitvoering van deze regeling. De rapportage omvat in ieder geval informatie over het aantal en soort meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van het pensioenfonds.

De compliance officer houdt door middel van een incidentenregister een registratie bij van alle binnengekomen meldingen, de wijze van opvolging, ingestelde onderzoeken, onderzoeksresultaten, de genomen preventieve en repressieve maatregelen en de meldingen aan DNB. De voorzitter informeert de compliance officer over de maatregelen die naar aanleiding van het incident zijn genomen, en van de meldingen aan DNB. Gedurende het verdere proces worden in het dossier de relevante documenten

INCIDENTEN- EN KLOKKENLUIDERSREGELING

opgenomen, zoals de communicatie tussen de verschillende betrokkenen,

de rapportages en de resultaten van eventueel onderzoek. De gegevens worden vernietigd op het moment dat deze niet meer noodzakelijk zijn dan wel indien enig wettelijk voorschrift dit voorschrijft.

Afhandelen melding incident

Als sprake is van een (vermoeden van een) incident ontvangt de melder binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging van de ontvanger van de melding, en wordt de melder, binnen een periode van vier weken vanaf het moment van melding aan de compliance officer, door of namens de voorzitter (schriftelijk) op de hoogte gebracht van de wijze waarop het bestuur opvolging heeft gegeven aan de melding.

Als binnen vier weken geen informatie over de opvolging van de melding kan worden gegeven, wordt de melder door of namens de voorzitter hiervan (schriftelijk) op de hoogte gebracht.

Klokkenluidersregeling

Het pensioenfonds zorgt ervoor dat de melder kan kiezen anoniem te blijven en daarvoor als ‘klokkenluider’ beschermd wordt. Ingeval enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit of een gerechtelijke procedure tot mededeling van de identiteit van een melder verplicht, dan wel indien er een melding wordt gedaan aan een externe toezichthouder, politie, of Openbaar Ministerie of Ombudsmannen, dan wordt de melder daarvan vooraf in kennis gesteld, tenzij die informatie het gerelateerde onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen. De bescherming betekent dat de melder op geen enkele wijze in zijn positie bij het pensioenfonds benadeeld wordt, voor zover hij te goeder trouw gehandeld heeft. Als de melder de melding intrekt, overtuigt het pensioenfonds zich ervan dat de intrekking niet onder invloed van dreigementen of door omkoping heeft plaatsgevonden.

Een verbonden persoon die willens en wetens heeft deelgenomen aan of veroorzaker is van een incident, zal bij melding van dit incident geen rechtsbescherming kunnen genieten zoals een te goeder trouw handelende verbonden persoon.

Informatie, advies en ondersteuning

1. Een melder kan een adviseur of advocaat in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een incident. Ook kan een melder de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning in verband met het vermoeden van een incident.

2. Ook kan een melder het Bestuur van het Pensioenfonds en/of de Compliance Officer verzoeken om informatie, advies en ondersteuning in verband met (het vermoeden van) een incident.

3. Een melder heeft de mogelijkheid om een melding anoniem te doen via een vertrouwenspersoon of een advocaat.

4. Een melder heeft de mogelijkheid om een melding van een (vermoeden van een) incident openbaar te maken. Openbaarmaking is alleen toegestaan:

a. als de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over het (vermoeden van een) incident op het moment van openbaarmaking juist

is;

én

b. als melder voorafgaand aan de openbaarmaking melding heeft gedaan bij de Compliance Officer; én

c. als de melder voorafgaand aan de openbaarmaking melding heeft gedaan bij het Bestuur van het Pensioenfonds; én

d. als de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat het onderzoek naar het (vermoeden van een) incident onvoldoende voortgang heeft.

Rechtsbescherming

Het pensioenfonds draagt er zorg voor dat de Klokkenluider op geen enkele wijze in zijn positie bij het pensioenfonds benadeeld wordt, voor deze zover te goeder trouw

INCIDENTEN- EN KLOKKENLUIDERSREGELING

gehandeld heeft. Het Pensioenfonds gaat er van uit dat een melding te

goeder trouw is gedaan, tot het moment dat zij overtuigd is geraakt van het tegendeel. Onder benadeling wordt in ieder geval verstaan:

- het treffen van disciplinaire maatregelen;

- het opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega’s van de melder;

- elk vorm van, dreiging en/of poging van;

- ontslag of schorsing;

- een boete als bedoeld in artikel 650 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek;

- demotie;

- het onthouden van bevordering;

- een negatieve beoordeling;

- een schriftelijke berisping;

- overplaatsing naar een andere vestiging;

- discriminatie;

- intimidatie, pesterijen of uitsluiting;

- smaad of laster;

- voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten, en intrekking van een vergunning.

Het pensioenfonds draagt er zorg voor dat de Compliance Officer en andere de leden bij uitvoering van hun taken op grond van deze regeling (indien en voor zover benoemd) op geen enkele wijze in hun positie bij het Pensioenfonds benadeeld worden vanwege het uitoefenen van hun taken op grond van deze regeling.

De bepalingen in dit artikel gelden tevens voor de advocaat, adviseur of betrokken derde bij een melding door een Klokkenluider in de zin van deze Klokkenluidersregeling.

Naleving

De compliance officer is belast met het toezicht op de naleving van deze regeling en de behandeling van het incident of het vermoeden van een incident. De melding van een incident of een vermoeden van een incident wordt vertrouwelijk en met grote zorgvuldigheid behandeld.

Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking na goedkeuring door het bestuur van het fonds op 1 juli 2015. De regeling kan worden gewijzigd door het bestuur. Deze regeling is gewijzigd op 14 april 2023.