Verwerkersovereenkomst: Klant (Verantwoordelijke) – het Administratiekantoor (Verwerker) AVG

Finitica Consulting

De Bargies 58

7826 HX Emmen xxx.xxxxxxxx.xx xxxx@xxxxxxxx.xx 06-14869377

KvK: 50079913

Verwerkersovereenkomst: Klant (Verantwoordelijke) – het Administratiekantoor (Verwerker) AVG

Partijen:

<Klant: Bedrijfsnaam> bij de Kamer van Koophandel ingeschreven onder nummer <Klant: KvK nummer> met als rechtsvorm <Klant: Rechtsvorm>, gevestigd te <Klant: Postcode> <Klant: Plaatsnaam> op het adres <Klant: Straat en huisnr>, hierna te noemen: “Verantwoordelijke”, “U” of “Uw”, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door <Klant: Naam ondernemer>, in diens hoedanigheid van bestuurder;

en

Finitica Consulting gevestigd te 7826 HX Emmen op het adres Xx Xxxxxxx 00, hierna te noemen: “Verwerker”, “Wij”, “Ons” of “Onze”, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door X. Xxxxxx, bestuurder;

hierna gezamenlijk aangeduid als “Partijen”, “We” of “Wij Gezamenlijk”

Overwegingen:

A. U bent met Ons op <Klant: Opdrachtdatum> de opdracht met naam/kenmerk <Klant: Klantnummmer> aangegaan vanwege het verrichten van de volgende diensten door Ons als gedefinieerd onder Dienstverlening in de bijlage (de “Onderliggende opdracht”). Wij Verwerken daarbij de Persoonsgegevens die vermeld staan in de bijlage die bij deze Overeenkomst hoort.

B. Wij zijn - vanwege het uitvoeren van deze Onderliggende opdracht én met betrekking tot de Persoonsgegevens die Wij hierbij zullen Verwerken - aan te merken als “Verwerker” en U als “Verantwoordelijke”. In deze Overeenkomst leggen Wij onze wederzijdse rechten en verplichtingen vast.

Partijen komen het volgende overeen: 1.   Definities

In deze Overeenkomst wordt een aantal begrippen gebruikt. De betekenis van die begrippen is hieronder verduidelijkt. De genoemde begrippen worden in deze Overeenkomst met een hoofdletter geschreven. Veelal wordt in de opsomming hieronder gebruik gemaakt van de omschrijving van het begrip uit de wet- en regelgeving op het gebied van privacy.

Betrokkene:	Degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.
Verwerker:	Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de

	Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt , zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
Sub-verwerker:	Een andere verwerker die door de Verwerker wordt ingezet om ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke specifieke verwerkingsactiviteiten te verrichten.
Verwerkingsverantwoordelijke / Verantwoordelijke:	Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Bijzondere Persoonsgegevens:	Dit zijn gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Alsmede persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen.
Datalek / Inbreuk in verband met persoonsgegevens:	Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot - de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.
Derden:	Anderen dan U en Wij en Onze Medewerkers.
Meldplicht Datalekken:	De verplichting tot het melden van Datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (in sommige gevallen) aan Betrokkene(n).
Medewerkers	Personen die werkzaam zijn bij U of bij Ons, ofwel in dienstbetrekking dan wel tijdelijk ingehuurd.
Onderliggende opdracht:	De opdracht zoals hierboven bedoeld in de overwegingen onder A.
Overeenkomst:	Deze verwerkersovereenkomst.
Persoonsgegevens:	Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de Betrokkene”) die in het kader van de “Onderliggende opdracht” worden verwerkt; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een

	identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Persoonsgegevens van gevoelige aard	Persoonsgegevens waarbij verlies of onrechtmatige Verwerking kunnen leiden tot (onder meer) stigmatisering of uitsluiting van Betrokkene , schade aan de gezondheid, financiële schade of tot (identiteits)fraude. Tot deze categorieën van persoonsgegevens moeten in ieder geval worden gerekend: • Bijzondere persoonsgegevens • Gegevens over de financiële of economische situatie van de Betrokkene • (Andere) gegevens die kunnen leiden tot stigmatisering of uitsluiting van de Betrokkene • Gebruikersnamen, wachtwoorden en andere inloggegevens • Gegevens die kunnen worden misbruikt voor (identiteits)fraude
Verwerken / Verwerking:	Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
AVG	Algemene Verordening Gegevensbescherming, inclusief de uitvoeringswet van deze verordening. De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens per 25 mei 2018.

2. Toepasselijkheid en looptijd

2.1 Deze Overeenkomst is van toepassing op iedere Verwerking die door Ons als Verwerker wordt gedaan op basis van de Onderliggende opdracht, gegeven door U als Verantwoordelijke.

2.2 Deze Overeenkomst treedt in werking op de datum waarop de Onderliggende opdracht van kracht wordt en eindigt op het moment dat Wij geen Persoonsgegevens meer onder ons hebben die Wij in het kader van de Onderliggende Opdracht voor u verwerken. Het is niet mogelijk om deze Overeenkomst tussentijds op te zeggen.

2.3 Artikel 6 en 7 van deze Overeenkomst blijven gelden, ook nadat de Overeenkomst (of de Onderliggende opdracht) is geëindigd.

3. Verwerking

3.1 Wij Verwerken de Persoonsgegevens uitsluitend op de manier die Wij met U hebben afgesproken in de Onderliggende opdracht. Dit Verwerken doen Wij niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de uitvoering van deze Onderliggende opdracht. De Verwerking vindt plaats volgens Uw schriftelijke instructies, tenzij Wij op grond van de wet- of regelgeving verplicht zijn om anders te handelen (bijvoorbeeld bij het maken van een afweging of een melding van een “ongebruikelijke transactie” moet worden gedaan in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)). Indien een instructie, naar onze mening, een inbreuk maakt op de AVG stellen wij U daarvan onmiddellijk in kennis.

3.2 De Verwerking vindt plaats onder Uw verantwoordelijkheid. Wij hebben geen zeggenschap over het doel en de middelen van de Verwerking en nemen geen beslissingen over zaken als het gebruik van Persoonsgegevens, de bewaartermijn van de voor u verwerkte Persoonsgegevens en het verstrekken van Persoonsgegevens aan Derden. U moet er voor zorgen dat U het doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens duidelijk heeft vastgesteld. De zeggenschap over de Persoonsgegevens berust nooit bij Ons. Als Wij een zelfstandige verplichting mochten hebben op basis van wettelijke voorschriften dan leven Wij deze verplichtingen na.

3.3 U bent wettelijk verplicht de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dient u vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag voor het Verwerken van de Persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat Wij voldoen aan de op ons als Verwerker van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de Verwerking van Persoonsgegevens en de afspraken die Wij hebben gemaakt in deze Overeenkomst.

3.4 Wij zorgen ervoor dat alleen Onze Medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens. De uitzondering hierop is opgenomen in artikel 3.5. Wij beperken de toegang tot Medewerkers voor wie de toegang noodzakelijk is voor hun werkzaamheden, waarbij de toegang beperkt is tot Persoonsgegevens die deze Medewerkers nodig hebben voor hun werkzaamheden. Wij zorgen er bovendien voor dat de Medewerkers die toegang hebben tot de Persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met Persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen.

3.5 Wij kunnen andere verwerkers (Sub-verwerkers) inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die voortvloeien uit de Onderliggende opdracht, bijvoorbeeld als deze Sub-verwerkers over specialistische kennis of middelen beschikken waarover Wij niet beschikken. Als het inschakelen van Sub-verwerkers tot gevolg heeft dat deze Persoonsgegevens gaan Verwerken dan zullen wij die Sub-verwerkers (schriftelijk) de verplichtingen uit deze Overeenkomst opleggen. Met ondertekening van deze Overeenkomst geeft u toestemming voor het inschakelen van de Sub-verwerkers die genoemd zijn in de

Bijlage die bij deze Overeenkomst hoort. Over het inschakelen van overige Sub-verwerkers zullen wij u vooraf informeren en in de gelegenheid stellen hiertegen bezwaar te maken.

3.6 Voor zover mogelijk verlenen Wij U bijstand bij het vervullen van Uw verplichtingen om verzoeken om uitoefening van rechten van Betrokkenen af te handelen. Als Wij (rechtstreeks) verzoeken ontvangen van Xxxxxxxxxx(n) om uitoefening van hun rechten (bijvoorbeeld inzage, wijziging of verwijdering van Persoonsgegevens), dan zenden Wij deze verzoeken door naar U. U handelt deze verzoeken zelf af, waarbij Xxx U natuurlijk behulpzaam kunnen zijn als Wij in het kader van de Onderliggende opdracht toegang hebben tot deze Persoonsgegevens. Hiervoor kunnen wij kosten in rekening brengen.

3.7 Wij zullen de Persoonsgegevens alleen Verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij Wij hierover met U andere afspraken hebben gemaakt. Deze afspraken leggen Wij Gezamenlijk schriftelijk vast, of per e-mail. Met ondertekening van deze Overeenkomst geeft u toestemming voor de Verwerkingen buiten de EER die in de bij deze Overeenkomst horende bijlage worden genoemd.

3.8 Als Wij een verzoek krijgen om Persoonsgegevens ter beschikking te stellen dan doen Wij dit alleen als het verzoek is gedaan door een daartoe bevoegde instantie. Bovendien beoordelen Wij eerst of Wij van mening zijn dat het verzoek bindend is, of dat Wij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moeten voldoen. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stellen Wij U op de hoogte van het verzoek. Wij proberen dat op zodanig korte termijn te doen, dat het voor U mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de Persoonsgegevens in te stellen. Als Wij U op de hoogte mogen stellen dan zullen Wij ook met U overleggen over de wijze waarop en welke gegevens Wij ter beschikking zullen stellen.

3.9 U geeft ons hierbij uitdrukkelijk toestemming om in voorkomende gevallen gegevens per mail met u uit te wisselen. Wij zijn Gezamenlijk overeengekomen dat voor het versturen van gegevensbestanden met Bijzondere Persoonsgegevens of Persoonsgegevens van gevoelige aard, daar waar technisch mogelijk, een e-mail met wachtwoord beveiligde bijlage een afdoende technische en organisatorische maatregel is. Voor grote datasets wordt bij voorkeur en in overleg een alternatieve oplossing gezocht.

3.10 Wij verstrekken periodiek vaktechnische informatie aan onze klanten waaronder bijvoorbeeld een Nieuwsbrief. U geeft hierbij uitdrukkelijk toestemming om U deze informatie toe te zenden. Indien U geen prijs stelt op toezending van vaktechnische informatie, zullen Wij de toezending op eerste verzoek staken.

3.11 Met betrekking tot de salarisverwerking heeft U de mogelijkheid om Uw mutaties schriftelijk of per mail aan ons aan te leveren, echter U kunt er ook voor kiezen om de mutaties zelf rechtstreeks in het door Ons gebruikte softwarepakket door te voeren. Deze wijze van aanleveren is veiliger echter het is aan U om te bepalen in hoeverre U hiervan gebruik wenst te maken.

4. Beveiligingsmaatregelen

4.1 Wij hebben de beveiligingsmaatregelen genomen die zijn genoemd in de bijlage die bij deze Overeenkomst hoort. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen.

4.2 U heeft zich goed geïnformeerd over de beveiligingsmaatregelen die Wij hebben genomen en bent van mening dat deze maatregelen een beveiligingsniveau hebben dat past bij de aard van de Persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico’s van de Verwerking.

4.3 Wij informeren U als een van de beveiligingsmaatregelen substantieel wijzigt.

4.4 Wij bieden passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten Verwerkingen. Als U de wijze waarop Wij de beveiligingsmaatregelen naleven wilt laten inspecteren, dan kunt U hiertoe een verzoek aan Ons doen. Wij zullen hierover Gezamenlijk met U afspraken maken. De kosten van een inspectie zijn voor Uw rekening. U stelt aan Xxx een kopie van het inspectierapport ter beschikking.

5. Datalekken

5.1 Als er sprake is van een Datalek dan stellen Wij U daarvan op de hoogte. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat Xxx dit Xxxxxxx hebben ontdekt, of zo snel mogelijk nadat Xxx daarover door Onze Sub-verwerkers zijn geïnformeerd. Nadere afspraken over de wijze waarop zijn opgenomen in artikel 11 van deze Overeenkomst. Wij zullen U daarbij voorzien van de informatie die U redelijkerwijs nodig heeft om - indien nodig - een juiste en volledige melding te doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel de Betrokkene(n) in het kader van de Meldplicht Datalekken c.q. zenden Wij de melding van onze Sub-verwerker aan u door. Ook van de door Ons, of onze Sub-verwerker, naar aanleiding van het Datalek genomen maatregelen houden Wij U op de hoogte.

5.2 De melding van Datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (eventueel) Betrokkene(n) is altijd Uw eigen verantwoordelijkheid.

5.3 Het (bij)houden van een register van Datalekken is altijd Uw eigen verantwoordelijkheid.

6. Geheimhoudingsplicht:

6.1 Wij houden de van u verkregen Persoonsgegevens geheim en verplichten Onze Medewerker en eventuele Sub-verwerkers ook tot geheimhouding. Administratiekantoren nemen met betrekking tot de aan hen toevertrouwde Persoonsgegevens geheimhouding in acht.

7. Aansprakelijkheid

7.1 U staat er voor in dat de Verwerking van Persoonsgegevens op basis van deze Overeenkomst niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van Betrokkene(n).

7.2 Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door U niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving. U vrijwaart ons ook voor aanspraken van Xxxxxx op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die Derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die Wij in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan Ons worden opgelegd ten gevolge van Uw handelen.

7.3 De in de Onderliggende opdracht en daarbij behorende algemene voorwaarden overeengekomen beperking van Onze aansprakelijkheid is van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze Overeenkomst, met dien verstande dat een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze Overeenkomst en /of de Onderliggende opdracht nimmer tot overschrijding van de beperking kan leiden.

8. Overdraagbaarheid Overeenkomst

8.1 Het is voor U en Ons, behalve als Wij Gezamenlijk schriftelijke anders afspreken, niet toegestaan om deze Overeenkomst en de rechten en de plichten die samenhangen met deze Overeenkomst over te dragen aan een ander.

9. Beëindiging en teruggave / vernietiging Persoonsgegevens

9.1 Als de Onderliggende opdracht wordt beëindigd dan zullen Wij de door U aan Ons verstrekte Persoonsgegevens aan U terug overdragen of – als U Ons daarom verzoekt – vernietigen. Wij zullen uitsluitend een kopie van de Persoonsgegevens bewaren als Wij hiertoe op grond van wet- of (beroeps)regelgeving verplicht zijn.

9.2 De kosten van het verzamelen en overdragen van Persoonsgegevens bij het eindigen van de Onderliggende opdracht zijn voor Uw rekening. Datzelfde geldt voor de kosten van de vernietiging van de Persoonsgegevens. Als U daarom vraagt dan geven Xxx U vooraf een kosteninschatting.

10. Aanvullingen en wijziging Overeenkomst

10.1 Aanvullingen en wijzigingen op deze Overeenkomst zijn alleen geldig als ze op schrift zijn gesteld. Onder “schriftelijk” worden ook wijzigingen begrepen die per e-mail zijn gecommuniceerd, gevolgd door een akkoord per e-mail van de andere partij.

10.2 Een wijziging in de verwerkte Persoonsgegevens of in de betrouwbaarheidseisen, de privacyregelgeving of uw eisen kan aanleiding zijn om deze Overeenkomst aan te vullen of te wijzigen. Indien dit leidt tot significante aanpassingen in de onderliggende opdracht, of wanneer Wij niet kunnen voorzien in een passend niveau van bescherming, kan dit voor Ons reden zijn om de Onderliggende opdracht te beëindigen.

1. Slotbepalingen

11.1 Op Uw verzoek stellen Wij U alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de in deze Overeenkomst neergelegde verplichtingen aan te tonen. Wij maken audits mogelijk, waaronder inspecties, door U of een door U gemachtigde controleur en dragen er aan bij. De kosten van dergelijke verzoeken, audits of inspecties zijn voor Uw rekening. Ook eventuele audits bij Onze Sub-verwerkers zijn voor Uw rekening.

11.2 Partijen werken desgevraagd samen met de toezichthoudende autoriteit bij het vervullen van haar taken.

11.3 Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing, de Nederlandse rechter is bevoegd kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met deze Overeenkomst.

11.4 Deze Overeenkomst is hoger in rang dan andere door Ons met U gesloten overeenkomsten. Als U algemene voorwaarden gebruikt dan zijn deze niet van toepassing op deze Overeenkomst. De bepalingen uit deze Overeenkomst gaan boven de bepalingen in Onze algemene voorwaarden, tenzij expliciet naar een bepaling in de algemene voorwaarden wordt verwezen.

11.5 Als één of meerdere bepalingen in deze Overeenkomst niet geldig blijken te zijn, dan heeft dit geen gevolgen voor de geldigheid van de andere bepalingen in deze Overeenkomst. Wij treden dan met U in overleg om Gezamenlijk een nieuwe bepaling op te stellen. Deze bepaling zal zoveel als mogelijk in de geest zijn van de ongeldige bepaling, maar dan uiteraard zo vormgegeven dat de bepaling wel geldig is.

11.6 Mededelingen in het kader van deze Overeenkomst (inclusief mededelingen in het kader van artikel 5 – Datalekken) zullen door U en Ons worden gedaan aan onderstaande medewerker(s):

<Klant: Naam ondernemer> werkzaam bij: <Klant: Bedrijfsnaam>

<Klant: Straat en huisnr>

<Klant: Postcode> <Klant: Plaatsnaam>

<Klant: Telefoonnummer>

<Klant: E-mail adres>

Als de gegevens behorend bij de bovengenoemde Medewerker(s) veranderen, of als zij worden vervangen door andere Medewerkers, dan lichten partijen elkaar daarover in.

Ondertekening

Emmen, 30 december 2019        

Finitica Consulting

X. Xxxxxx

Acceptatie van onze offerte impliceert uw akkoord met deze verwerkersovereenkomst

Bijlage

Dienstverlening

Tot wederopzegging is er een overeenkomst aangegaan met Ons kantoor inzake financiële dienstverlening. Deze dienstverlening betreft alle, of onderdelen van onderstaande diensten:

▪ administratieve verwerking van financiële gegevens in boekhoudsoftware

▪ opstellen en indienen van fiscale aangiftes door middel van fiscale of boekhoudsoftware

▪ opstellen en deponeren van jaarrekeningen door middel van jaarrekeningsoftware

▪ salarisverwerking door middel van salarisverwerking-software

▪ adviesverlening

▪ debiteurenbeheer

▪ payrolling

▪ financial (toekomst) planning

▪ business coaching

Persoonsgegevens

De volgende Persoonsgegevens zullen in het kader van de Onderliggende opdracht worden verwerkt:

- hiertoe behoren in ieder geval de Persoonsgegevens van de leidinggevenden c.q UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) verstrekt en afhankelijk van de aard van de dienstverlening ook gegevens van gezinsleden en personeelsleden.

Daarnaast worden bij de afzonderlijke diensten die worden afgenomen de volgende gegevens verwerkt:

Wij Verwerken op de volgende wijzen Persoonsgegevens voor U:

Salarisverwerking: Het verwerken van de salarisadministratie van cliënten.

- Vastlegging in onze salarisverwerking-software, met een persoonlijke inlog voor de Medewerkers van Ons kantoor en een cliënt (c.q. afzonderlijke Medewerkers daarvan) specifieke inlog voor het inzien van de salarisgegevens van zijn onderneming of van de betreffende Medewerker. Hierbij leggen Wij alleen de gegevens vast die noodzakelijk zijn voor de salarisverwerking en belastingafdracht van de cliënt en zijn Medewerkers zoals bijvoorbeeld naam. adres, woonplaats, BSN-nummer, geboortedatum, functie, salaris etc. De salarisverwerker van ons kantoor, alsmede degenen die de jaarverslaggeving opstellen hebben hier toegang toe.

De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:

• het berekenen en vastleggen van salarissen en vergoedingen

• het berekenen en vastleggen van belasting en premies

• het regelen van aanspraken op uitkeringen i.v.m. beëindiging dienstverband

• de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Boekhoudsoftware: Het verwerken van financiële administratie beveiligd met een persoonlijke inlog.

- Hierin leggen Wij alleen de persoonlijke gegevens vast die benodigd zijn voor het verwerken van de financiële administratie zoals o.a. naam, adres, telefoonnummer, btw-nummer, bankrekeningnummer. Alle Medewerkers op Ons kantoor die betrokken zijn bij de verwerking van financiële gegevens, jaarverslaggeving en fiscale aangiften hebben toegang tot deze gegevens.

Jaarrekening software: Het verwerken en samenstellen van Jaarcijfers, deponeringstukken, fiscale aangiften etc. beveiligd met een persoonlijke inlog.

- Hierin leggen Wij alleen de persoonlijke gegevens vast die benodigd zijn voor de jaarverslaggeving, deponering van jaarcijfers bij de Kamer van Koophandel, fiscale aangiften,

facturering en urenverantwoording zoals o.a., maar niet uitputtend, naam, adres, telefoonnummer, vermogensgegevens, BSN-nummer, geboortedatum, beroep en functie, emailadres etc. `

Alle Medewerkers op Ons kantoor die betrokken zijn bij de verwerking van financiële gegevens, jaarverslaggeving en fiscale aangiften hebben toegang tot deze gegevens.

Fiscale software: Het verwerken van aangiften inkomstenbelasting beveiligd met een persoonlijke inlog.

Hierin leggen Wij alleen de persoonlijke gegevens vast die benodigd zijn voor de aangiften inkomstenbelasting zoals o.a., maar niet uitputtend, naam, adres, telefoonnummer, vermogensgegevens, BSN-nummer, geboortedatum, gezinssamenstelling, emailadres etc. Alle Medewerkers op Ons kantoor die betrokken zijn bij de verwerking van fiscale aangiften hebben toegang tot deze gegevens.

U bepaalt welke Persoonsgegevens worden verwerkt en op welke wijze, U bent Verantwoordelijke voor deze Verwerking.

Verwerking

Alle software die Wij gebruiken is met uiterste zorgvuldigheid geselecteerd en gangbaar.

Technische en organisatorische maatregelen

Wij nemen de volgende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de Persoonsgegevens tegen verlies of onrechtmatige Verwerking:

- Nagenoeg alle gegevens worden digitaal bewaard en in geval persoonsgegevens op papier worden bewaard zijn ze niet vrij benaderbaar door Xxxxxx.

- Het administratieve pakket staat in een cloud. Boekstukken en overige bescheiden worden opgeslagen op een server die niet van buitenaf toegankelijk is en waarvoor eveneens een gebruikersnaam en wachtwoord benodigd zijn.

- Wij maken gebruik van antivirus en antimalware oplossingen.

- Onze software voor financiële administratie, voor jaarverslaggeving fiscale aangiften en e- mails zijn allen beveiligd met wachtwoorden en gegevens zijn alleen benaderbaar door Medewerkers van onze vestiging.

- Legitimatiebewijzen die Wij vanaf heden ontvangen zullen Wij gebruiken voor legitimatie en zullen Wij uiterlijk 7 jaar na uitdiensttreding of beëindiging dienstverlening verwijderen.

- Wij houden ons aan de wettelijke bewaartermijnen en zullen niet permanente stukken na afloop van deze periode, voor zover mogelijk, uit Onze softwaresystemen verwijderen waarbij Wij vooralsnog gedeeltelijk afhankelijk zijn van de softwareleveranciers.

- Wij stimuleren op stelselmatige wijze bewustzijn, training en opleiding ten aanzien van de omgang met Persoonsgegevens en informatiebeveiliging.

- Informatiebeveiligingsmaatregelen worden op periodieke basis geëvalueerd.

Documenten	Bewaar- termijn	Ingangsdatum
ALGEMENE BEDRIJFSMATIGE DOCUMENTEN
Jaarrekening, verklaring etc.	7 jaar	vanaf datum opstellen
Administratie, boeken en bescheiden	7 jaar	vanaf 1 januari na opstellen
Administratie na ontbinding rechtspersoon	7 jaar	vanaf datum adminsitreren
personeelsregistraties	7 jaar	na beeindiging
OVERIGE DOCUMENTEN
Grootboek + subadminsitraties	7 jaar	vanaf 1 januari na opstellen
Salarisadministratie	7 jaar	vanaf datum opstellen
Identificatiebewijs	7 jaar	na uitdiensttreding
Facturen i.v.m. omzetbelasting	7 jaar	na opstellen c.q. ontvangst
Gegevens bedrijfsmatig onroerende zaak (incl. investeringsfacturen)	9 jaar	volgend op het jaar waarop het in gebruik is genomen.