Het Departement Werk en Sociale Economie gaat over tot de aanwerving van

Xxx je hands on, kan je analytisch denken, pragmatisch werken en dit toepassen om dossiers i.v.m. erkenningen, subsidies, vergunningen, maatregelen, e.d. te verwerken en te beheren? Kom je graag in contact met klanten (individuele personen of organisaties) om hen te begeleiden/ondersteunen in hun dossieraanvraag? Zie je het zitten om aan de hand van duidelijke procedures, wetgeving, richtlijnen, checklists … een (voorstel van) beslissing te formuleren omtrent deze dossiers en/of aanvragen? Deins je niet terug om ook complexe dossiers/vraagstukken te analyseren en voorstellen tot verandering, verbetering of optimalisering te doen? Xxx is onderstaande vacature misschien iets voor jou!

2 FUNCTIECONTEXT

Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en -ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid.

Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non-profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid.

Deze functie situeert zich binnen de afdeling Tewerkstelling en Competenties, dienst Economische migratie. De hoofdactiviteit van de dienst Economische migratie bestaat uit de uitvoering van de reglementering in verband met tewerkstelling in Vlaanderen van personen in loondienst en zelfstandigen met een vreemde nationaliteit. Concreet beoordeelt de dienst aanvragen voor arbeidskaarten, gecombineerde vergunningen en beroepskaarten of de verlenging ervan.

Meer info : xxx.xxxx.xx

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE

Binnen de dienst Economische Migratie staat u in voor het behandelen van de aangevraagde arbeidskaarten, gecombineerde vergunningen en beroepskaarten en het voorbereiden van een beslissing. U wordt ook betrokken bij het behandelen van beroepsdossiers (cf. wanneer iemand het niet eens is met de genomen beslissing). De dossierbehandeling gebeurt aan de hand van duidelijke wetgeving, procedures, richtlijnen en checklists, en op basis van informatie die u doelgericht verzamelt en databronnen die u consulteert. U werkt daarnaast mee aan alle andere werkzaamheden binnen de

dienst die hiermee verband houden Het is de bedoeling om een brede en grondige kennis te verwerven van dossierbehandeling en op termijn te kunnen fungeren als expert m.b.t. maatregelen arbeidskaarten, gecombineerde vergunning en beroepskaarten en mee aansturing te geven aan de arbeidskaarten- en beroepskaartendossierbehandelaars

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN

Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

Resultaat

Voorbeelden van activiteiten

Vervolledigen dossiers

Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen.

- Invoeren en verwerken van dossiergegevens

- Bewaken van het tijdig aanleveren van bijkomende informatie door zowel partners als klanten om een vlotte dossierverwerking te kunnen verzekeren

- Verzamelen van informatie en gegevens via

bevraging (telefonisch, terreinbezoek, …) en/of

eigen onderzoek

- Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen

- Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen

- Opvragen en nakijken van bewijsstukken

Analyse

Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren.

Context:

Wetgeving, procedures, richtlijnen, checklists, …

- Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de vigerende wetgeving

- Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties

- Bewaken van de voortgang van de dossierbehandeling en bijsturen waar nodig via de ICT-applicaties.

- Bij vraagstukken mee zorgen voor een duidelijke en uniforme interpretatie van de wetgeving en eventueel afstemmen met de jurist, maatregelverantwoordelijke en diensthoofd.

- Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren

- Uit de jaarrekening van de onderneming een juiste interpretatie maken van enkele ratio’s (solvabiliteit, rentabiliteit, liquiditeit) en/of

mogelijkheid tot aanwerven van (bijkomend) personeel onderzoeken

- Onderbouwd kunnen argumenteren of de aanvraag een weigering van een arbeidskaart, gecombineerde vergunning of beroepskaart inhoudt

- Signaleren en loggen van problemen bij dossierverwerking en meedenken over

oplossingen en dit verder opvolgen

Voorstel van beslissing

(Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (xxx.xx functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier.

- Zorgen voor correcte en tijdige beslissingen en dit bezorgen aan de betrokkenen en/of bevoegde instantie

- Vastellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen. Maw prioritair focus leggen op kwalitatieve behandeling van een dossier dan op kwantiteit.

- Initiëren van de uitvoering van beslissing

Communicatie en contacten

Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier.

- Vragen met betrekking tot het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden

- De beslissing aan de betrokkenen toelichten

- Klanten adviseren over de te volgen procedure

- Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen

- Informatie uitwisselen met alle betrokken instanties

- Ingestelde procedures correct naleven en afdwingen bij betrokken diensten

- Actief deelnemen aan vergaderingen, overlegmomenten en infomomenten intern en/of extern en punten op de agenda zetten.

- Klachten mee onderzoeken en actie ondernemen waar nodig om fouten en problemen te vermijden.

- Rapporteren m.b.t. de werking van de maatregel en de ondernomen acties.

- Gebruik makend van de voorziene rapporteringsmodule: opmaken van diverse rapporten in het kader van de monitoring van maatregelen, budgetopvolging of ad-hoc vragen van statistische aard

Kennis mbt het vakgebied

Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring

m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren.

- De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek

- Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten

- Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie

- Vakkennis ontwikkelen en actualiseren, ook door eigen voorstellen te formuleren met betrekking tot vorming vakgebied tijdens of

buiten de kantooruren (deze laatste zijn niet verplicht)

- Trends en evoluties volgen

- Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, procedures, richtlijnen en checklists

- Bereid zijn om met nieuwe technologieën en IT- toepassingen te leren omgaan.

- Deelnemen aan projecten

Opvolging

Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd.

- Gestructureerde opvolging van gelogde problemen

- Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden

- De beslissing afdwingbaar maken

- Klachten registreren met betrekking tot het dossier

- Klachten opvolgen met betrekking tot het dossier en mogelijke oplossing(en) formuleren

Optimalisatie van de werking/beleid

Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van procedures, applicatie, … met als doel een efficiënt dossierbehandeling en het geven van input voor het beleid

- Vanuit de eigen ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de werking, richtlijnen en procedures.

- Vanuit de eigen ervaring bijdragen aan de uitbouw van en/of optimalisering van nieuwe applicatie, met oog op een correcte dossierverwerking.

- Het testen van de verbeteringen of uitbreidingen van de applicatie

- Het signaleren van incidenten m.b.t. de applicatie.

- Mee opvolgen en actueel houden van draaiboeken, handleidingen en digitale platformen waarmee de dienst werkt

- Bewaken van de toepassing van rollen en verantwoordelijkheden binnen een applicatie.

- Overdracht van kennis aan collega’s

- Detecteren van onregelmatigheden in de applicatie en actief meewerken aan oplossingen.

- Verslagen maken van overleg.

- Ondersteuning bieden, opzoekingswerk verrichten, data analyses maken ikv parlementaire vragen

4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN

Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde(n):

1) Je hebt een bachelordiploma in een economische afstudeerrichting of je hebt een bachelordiploma in een niet-economische afstudeerrichting maar je hebt een brede interesse in de bedrijfseconomie

Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/

Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving

aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke

Xxxx Xxx, selectieverantwoordelijke e-mail: xxxx.xxx@xxxxxxxxxx.xx

4.2 COMPETENTIES

Technische competenties

• Je hebt een algemene kennis van het werkdomein en/ of materie van de dienst of bent bereid deze op korte termijn te vergaren

• Je hebt reeds een basiskennis van de materie(s) of bent bereid je hierin op korte termijn in te werken

• Je beschikt over zeer goede communicatieve vaardigheden (mondeling, schriftelijk) om onze klantcontacten te verzorgen

• Je hebt een goede kennis van de courante Office-toepassingen (word, excel, Sharepoint, powerpoint, outlook, Teams, internet)

• Je hebt een basiskennis van ICT en wil je hier verder in bekwamen

• Je bent vertrouwd met dossierbehandeling/ administratief werk of je bent bereid dit op korte termijn aan te leren

• Je bent bij voorkeur vertrouwd met het toepassen van procedures en regelgeving

• Je hebt voldoende kennis van het Frans en Engels om zowel mondeling als schriftelijk te kunnen communiceren

Pluspunten

- Enige ervaring met klantencontacten in een in een andere taal dan Nederlands vb Engels of Frans, is een pluspunt

Persoonsgebonden competenties

• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)

• Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2)

• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)

• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)

• Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1)

• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)

• Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)

Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx .

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN

Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;

2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;

3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5 AANBOD

• Je krijgt een contract van onbepaalde duur.

• Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.

• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.

• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.

• Geen fan van files? Bij de Vlaamse overheid kan je rekenen op gratis openbaar vervoer van en naar

je werk of een fietsvergoeding voor je woon-werkverkeer. Je kan ook één of 2 dagen van thuis of een satellietkantoor werken bij de meeste functies.

• Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordelig tarief aansluiten.

• Je hebt recht op een aanvullend pensioen, ook wel ‘tweede pijler’ genoemd, volledig betaald door de werkgever. Je hoeft dus zelf niets bij te dragen.

• Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.

• Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van adjunct van de directeur (rang B1, salarisschaal B111 (bij 0 jaar anciënniteit). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.

• Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode.

• Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen

• Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

6 SELECTIEPROCEDURE

6.1. MODULE 1: eerste screening

6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden

Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening vindt plaats in de week van 1 september

6.1.2. Voorselectie

Deze voorselectie vindt enkel plaats indien er meer dan 10 kandidaten voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden.

Door middel van de opgevraagde informatie in het sollicitatieformulier beoordelen een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria:

• eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen

• relevantie van je ervaring

De beoordeling gebeurt in de week van 1 september (datum onder voorbehoud).

Deze voorselectie is eliminerend.

Enkel de 10 best scorende kandidaten, kunnen deelnemen aan de volgende module, met name de functiespecifieke screening (interview).

6.2. MODULE 2 EN 3: screening persoonsgebonden competenties en functiespecifieke screening

Door middel van persoonlijkheidsvragenlijst en een selectiegesprek met (optioneel) een case worden de hoger vermelde competenties bevraagd:

Door middel van het interview worden volgende competenties bevraagd:

• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)

• Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2)

• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)

• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)

• Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1)

• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)

• Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)

Daarnaast wordt tijdens het interview ingegaan op:

• Je motivatie

• Je visie op en inzicht in de functie

• Je technische competenties

• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie

Eén of meerdere selectieverantwoordelijke(n) en (optioneel) en een afgevaardigde van de wervende entiteit nemen deze screening af.

Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geslaagd of ‘niet geslaagd’ bevonden in de selectieprocedure voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.

Wie slaagt, wordt opgenomen in een wervingsreserve (zonder rangschikking).

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de

selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.

6.3. NIET NODELOOS HERTESTEN

Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?

Solliciteer ten laatste op 31 augustus via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.

Voeg bij je sollicitatie een kopie van de documenten die aantonen dat je aan de vereiste deelnemingsvoorwaarde(n) voldoet.

Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxxxxxx.xx . Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar xxxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxxxxxx.xx .

Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingediend.

Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld.

Je vindt het sollicitatieformulier bij deze vacature op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

8 VRAGEN

Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:

Xxxxxx Xxxxxx

Waarnemend diensthoofd Economische migratie e-mail: xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

tel : 0000 00 00 00

Xxxxxxxx Xx Xxxx Teamhoofd Beroepskaarten

e-mail: xxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx tel : 0000 00 00 00

Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:

Xxxx Xxx selectieverantwoordelijke

e-mail: xxxx.xxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx

Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 1 oktober.

Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar xxxx.xxx@xxxxxxxxxx.xx met vermelding van het vacaturenummer.

10 RESERVE EN GELDIGHEID

Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Dossierbehandelaar of een gelijkaardige functie bij DWSE, die bestaat uit de lijst van geslaagden.

Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Dossierbehandelaar of een gelijkaardige functie. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.

De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.

Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van dossierbehandelaar of een gelijkaardige functie bij DWSE. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden.

Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve.

Het is evident dat eenmaal je in dienst treedt, je niet langer tot de reserve behoort.

Document Metadata

Table of Contents

Het Departement Werk en Sociale Economie gaat over tot de aanwerving van

Document Metadata