BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem

Mandaatregister Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem

Nr. 927

29 augustus

2022

2936406

De Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem (BVO) is een Gemeenschappelijke Regeling (GR). De GR BVO is een samenwerkingsverband tussen de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem. De BVO is de uitvoeringsorganisatie op het gebied van Informatisering en Automatisering.

Het bestuur van de GR heeft een Directeur aangewezen. De Directeur BVO Rijn en Braassem is, namens het algemeen bestuur, op grond van het besluit Mandaat en volmachtbesluit Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem 2022 bevoegd tot het nemen van besluiten namens de BVO. De Directeur BVO Rijn en Braassem heeft bepaalde bevoegdheden doorgezet naar de teamleiders van de BVO. De teamleiders kunnen er voor kiezen om bepaalde bevoegdheden verder te mandateren naar bepaalde medewerkers, op basis van een functiegerichte mandatering.

Dit register is een uitwerking van het Mandaat en volmachtbesluit Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem 2022 d.d. 1 juli 2022, bekendgemaakt op 16 augustus 2022 en in werking getreden op 29

augustus 2022.

Alphen aan den Rijn, d.d. 29 augustus 2022 Directeur BVO Rijn en Braassem

Leeswijzer

Wat is algemeen mandaat, wat is (onder)mandaat?Mandaat is de bevoegdheid om te handelen in naam van een ander. De daarbij horende verantwoordelijkheid blijft bij de mandaatgever. De mandaat- gever blijft ook bevoegd om zelf van de gemandateerde bevoegdheid gebruik te maken. Algemeen mandaat betekent dat het mandaat geldt voor alle bestuursbevoegdheden. Als je als ontvanger van een gemandateerde bevoegdheid ook zelf die bevoegdheid weer aan een medewerker toevertrouwt, dan is sprake van ondermandaat. Mandaat en ondermandaat kan gegeven worden om een besluit te nemen, om een genomen besluit te ondertekenen en om beiden te doen. Het ondermandaat wordt gebruikt voor routinematige werkzaamheden en bij vastgesteld beleid.

Omgaan met verantwoordelijkheid

Alles wat iedereen doet in zijn bevoegdheid staat of valt met de informatie die we hebben. In het ‘Mandaat en volmachtbesluit Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem 2022’ is opgenomen dat belangrijke informatie over en weer tussen mandaatnemer en mandaatgever proactief uitgewisseld wordt. Het kan bijvoorbeeld ook voorkomen dat het niet goed voelt om gebruik te maken van een van de bevoegdheden. Zodra deze ‘alarmbel’ gaat rinkelen is het aan te raden in afstemming met de man- daatgever gebruik te maken van de bevoegdheid of de bevoegdheid terug te leggen bij de mandaatgever. Machtiging

Een machtiging is de (schriftelijke) verklaring waarmee de bevoegdheid aan de gemachtigde wordt verleend om in naam van de verlener feitelijke handelingen uit te voeren, tenzij iemand al bevoegd is vanwege een ontvangen mandaat. Denk hierbij aan het ondertekenen van overeenkomst. Of denk aan het aan het voeren van verweer in beroep of hoger beroep.

Updates en wijzigingen

Het register zal periodiek van een grondige update voorzien worden. Door middel van deze update zal het register van de nodige aanpassingen en wijzigingen voorzien worden. In het geval van spoed zal het register ook op een kortere termijn van de nodige updates voorzien kunnen worden.

Door de functiegerichte inrichting van de mandatering zijn veel wijzigingen wat betreft functiewijzigingen al voorzien. Wanneer iemand een nieuwe functie krijgt, is deze werknemer, indien van toepassing, reeds gemandateerd.

Wetswijzigingen Wanneer er sprake is van een wetswijziging is het mandaat dat gebaseerd is op de oude wet in beginsel nog rechtsgeldig, wanneer de nieuwe wet dezelfde strekking heeft als voorheen. Denk hierbij aan de Wob en de Woo, waarbij veel wetten in beginsel hetzelfde zullen blijven.

Bij grootschalige wijzingen, zoals bijvoorbeeld de aankomende veranderingen van de omgevingswet, zullen er wel aanpassingen plaats vinden in de mandaten.

Ondertekening bij toepassing ondermandaat

Uit de ondertekening moet blijken wie bevoegd is en van wie de gebruikte bevoegdheid verkregen is. Omdat dit nauw luistert is de volgende instructie tot het ondertekenen opgesteld. Ondertekeningen bij besluiten en rechtshandelingen namens het bestuur van de GR BVO luiden als volgt:

1. Directeur BVO Rijn en Braassem “Namens het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling BVO Rijn en Braassem

(Naam)

Directeur BVO Rijn en Braassem”

2. Teamleiders:

“Namens het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling BVO Rijn en Braassem (Naam)

Teamleider (teamaanduiding)”

Mandaat door Teams Bedrijfsvoering organisatie 1. team Functioneel Beheer; 2. team Beleid en Regie Informatievoorziening.
Man- daat- num- mer	Omschrijving	Gebaseerd op	Ontvanger	Bijzondere voorschriften
A.1	Voeren van correspondentie, waaronder het verstrekken van schriftelijke informatie, over zaken behorende tot het taakveld van de eigen team(s) en die past binnen het bestuurlijk vastgesteld en/of aanvaard beleid.		Teamleiders BVO Team Functi- oneel be- heer: alle functies* Team Beleid en Regie In- formatievoor- ziening: alle functies*	Correspondentie met andere overheidsinstanties over standpuntbepaling in bestuurlijke aangelegenhe- den is van dit mandaat uitge- zonderd. *Dit mandaat geldt uitslui- tend voor correspondentie over zaken behorende tot het taakveld van de eigen func- tie.
A.2	Opdrachtverstrekking voor leverin- gen, diensten en werken, een en ander met inachtneming van: 1. de vastgestelde begroting of wijziging daarvan. 2. het bepaalde in de Europese en nationale Richtlijnen voor respectievelijk leveringen, diensten en werken.	Art. 160 Ge- meentewet	Teamleiders BVO	Tot en met een maximumbe- drag van € 50.000,- (vijftigduizend eu- ro) per opdracht.
A.3	Het aangaan, ondertekenen, dan wel het beëindigen van contracten ter uitvoering van een opdrachtver- strekking als bedoeld in A.2.	Art. 171 Ge- meentewet	Teamleiders BVO	Hierin is begrepen het opstel- len en ondertekenen van verkoopoffertes t.b.v. de deelnemende gemeenten. Dit betreft tevens de gun- ningsbeslissing. Dit betreft tevens een over- eenkomst tot geheimhou- ding.
A.4	Besluiten met betrekking tot de vaststelling van de selectie bij niet- openbare aanbestedingsprocedu- res.		Teamleiders BVO
A.5	Het nemen van beslissingen op grond van de Wet open overheid.	Artikel 4.4 lid 1 Wet open overheid	Teamleiders BVO	Voor zover dit het taakveld van het/de team(s) betreft.
A.6	Vaststellen tekst verweerschrift en/of pleitnota’s ten behoeve van verweer in zowel de bezwaarfase, als in de (hoger) beroepsfase.	Hoofdstuk 7 en 8 Algeme- ne wet be- stuursrecht	Teamleiders BVO	Voor zover dit het taakveld van het/de team(s) betreft.
A.7	Nemen van een beslissing tot het al dan niet volgen van een mediati- ontraject in het kader van geschil- lenbeslechting ten aanzien van het/de eigen team(s) in zowel de		Teamleiders BVO	Voor zover dit het taakveld van het/de team(s) betreft.

	bezwaarfase als in de (hoger) be- roepsfase inclusief het vaststellen van de afbakening waarbinnen in het mediationtraject moet worden geopereerd.
A.8	Nemen van een procesbesluit met betrekking tot het al dan niet dag- vaarden, dan wel het starten van een procedure, of het voeren van verweer in rechte, alsmede het ne- men van beslissingen om een be- zwaarschrift dan wel een verzoek- schrift bij de rechtbank of een ande- re instantie in te dienen.		Teamleiders BVO	Voor zover dit het taakveld van het/de team(s) betreft.
A.9	Het nemen van een besluit over het al dan niet verschuldigd zijn en de bepaling van de hoogte van een dwangsom bij niet tijdig genomen beslissing op een aanvraag.	Art. 4:18 Alge- mene wet be- stuursrecht	Teamleiders BVO	Voor zover dit het taakveld van het/de team(s) betreft.
A.10	Nemen van beslissing op bezwaar ingeval het primaire besluit in stand blijft, maar wel gewijzigd is.	Art. 7:11 Alge- mene wet be- stuursrecht	Teamleiders BVO	1. Alleen als de beslissing op bezwaar overeen- komstig het advies van de commissie bezwaar- schriften dan wel van de extern adviseur is; 2. Behoudens primaire besluiten die door het college of de burge- meester zelf genomen zijn. 3. Behoudens beslissin- gen om af te wijken van het advies van de commissie bezwaar- schriften dan wel van de extern adviseur.
A.11	Nemen van beslissing op bezwaar ingeval het primaire besluit niet in stand blijft.	Art. 7:11 Alge- mene wet be- stuursrecht	Teamleiders BVO
A.12	Voeren van verweer (schriftelijk en mondeling) tijdens bezwaar- en/of (hoger) beroepsprocedures.	Hoofdstuk 7 Algemene wet bestuursrecht; Hoofdstuk 8 Algemene wet bestuursrecht	Teamleiders BVO	Er is een machtigingsformu- lier beschikbaar om verweer- der te machtigen om het be- stuur te vertegenwoordigen gedurende de procedure.
A.13	Het aangaan en beëindigen van privaatrechtelijke overeenkomsten, anders dan bedoeld in A.2 en A.5, behorende tot het taakveld.	Art. 160 Ge- meentewet	Teamleiders BVO	Eén en ander met inachtne- ming van de vastgestelde begroting. Voor zover dit het taakveld van het/de team(s) betreft. Dit geldt o.a. voor de volgen- de overeenkomsten: 1. Bruikleenovereen- komst; 2. Overeenkomst tot ge- heimhouding; 3. Service level agree- ment (SLA); 4. Dossier afspraken en procedures (DAP); 5. Escrow.

A.14	Het in behandeling nemen van in- komende verzoeken Wet open overheid.		Teamleiders BVO
A.15	Behandelen van verzoeken met betrekking tot privacyrechten van betrokkenen.	Algemene verordening gegevensbe- scherming	Teamleiders BVO
A.16	Aangaan van Verwerkersovereen- komsten en Data-leveringsovereen- komsten.	Algemene verordening gegevensbe- scherming	Teamleiders BVO	Na afstemming met Privacy Officer en CISO van de Ge- meente Alphen aan den Rijn. De mandaatnemer is even- eens bevoegd tot het onder- tekenen van de overeen- komst.
A.17	Indien een bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verant- woordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechte- lijke rechtshandelingen, of machti- ging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechts- handeling zijn, zijn deze overeen- komstig van toepassing. Kort ge- zegd betekent dit dat een mandaat en een machtiging als gelijk be- schouwd mogen worden.	Artikel 10:12 Algemene wet bestuursrecht	Teamleiders BVO

Alphen aan den Rijn, 29 augustus 2022 Directeur Bedrijfsorganisatie Rijn en Braassem