STICHTING INLICHTINGENBUREAU AANSLUITVOORWAARDEN
STICHTING INLICHTINGENBUREAU AANSLUITVOORWAARDEN
‘Voorziening Vroegtijdig Aanmelden’
(Versie 2022)
1 AANSLUITING VVA GEMEENTEN EN UITVOERING BIJBEHORENDE DIENSTEN
1.1 Afnemer verleent Stichting Inlichtingenbureau opdracht tot aansluiting op de ‘Voorziening Vroegtijdig Aanmelden’ (hierna ‘VVA Gemeenten’) en het uitvoeren van daarop betrekking hebbende diensten zoals nader omschreven in hoofdstuk D (Dienstverlening Onderwijs) van de ‘Dienstencatalogus’ van Stichting Inlichtingenbureau (zie voor de meest recente versie de website van het Inlichtingenbureau (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx)).
1.2 Stichting Inlichtingenbureau zal in verband met de aansluiting van Afnemer op de VVA Gemeenten de daarvoor bij Stichting Inlichtingenbureau benodigde organisatorische en technische werkzaamheden uitvoeren.
1.3 Afnemer maakt in verband met de aansluiting op de VVA Gemeenten en gebruik van de diensten de hiervoor benodigde informatie kenbaar aan Stichting Inlichtingenbureau met gebruikmaking van de daartoe gepubliceerde formulieren op de website van Stichting Inlichtingenbureau (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).
1.4 Afnemer kan zich voor alle vragen met betrekking tot de aansluiting op de VVA Gemeenten en gebruik van de diensten richten tot de servicedesk van Stichting Inlichtingenbureau (zie voor contactinformatie de website van Stichting Inlichtingenbureau (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx)).
2 DUUR EN BEËINDIGING
2.1 De overeenkomst treedt in werking na ondertekening door Afnemer van het aansluitingsformulier tot de datum van beëindiging overeenkomstig het in artikel 2.2 of 2.3 bepaalde.
2.2 Afnemer kan de overeenkomst beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van een maand. Opzegging kan schriftelijk plaatsvinden met gebruikmaking het daarvoor gepubliceerde mutatieformulier op de website van Stichting Inlichtingenbureau (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).
2.3 Stichting Inlichtingenbureau kan de overeenkomst beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden. Opzegging zal schriftelijk plaatsvinden aan de contactpersoon van Afnemer.
3 VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
3.1 Stichting Inlichtingenbureau verwerkt persoonsgegevens van burgers in verband met de taken van Afnemer op het beleidsterrein ‘Onderwijs’ die volgen uit de Wet educatie en beroepsonderwijs en enkele andere wetten ter invoering van een vroegtijdige aanmelddatum voor en toelatingsrecht tot het beroepsonderwijs uitsluitend conform het in de overeenkomst en voornoemde wetgeving
bepaalde. De persoonsgegevens worden door Stichting Inlichtingenbureau op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt in overeenstemming met de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (hierna ‘de AVG’) en de Uitvoeringswet AVG. De aard en het doel van de verwerking, de soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen zijn vermeld in het ‘Gegevensregister IB Onderwijs’ (zie voor de meest recente versie de website van het Inlichtingenbureau (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx)).
3.2 Voor de duur dat Stichting Inlichtingenbureau in verband met de uitvoering van de overeenkomst in de zin van de AVG geldt als ‘verwerker’ van Afnemer als ‘verwerkingsverantwoordelijke’, is op de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Inlichtingenbureau tevens de verwerkersovereenkomst van toepassing zoals opgenomen in Bijlage A. Bijlage A maakt onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst. Door ondertekening van de overeenkomst gaat Xxxxxxx akkoord met de bepalingen van de verwerkersovereenkomst zoals opgenomen in Bijlage A.
3.3 Indien Stichting Inlichtingenbureau in wet- of regelgeving wordt aangewezen als ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zoals bedoeld in de overeenkomst , dan blijft het in de overeenkomst bepaalde tussen Partijen reeds nu vooralsdan van overeenkomstige toepassing en treedt het in Bijlage B bepaalde in werking. Het in Bijlage A bepaalde eindigt dan van rechtswege. Bijlage B maakt onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst . Door ondertekening van de overeenkomst gaat Xxxxxxx akkoord met de bepalingen van de zoals opgenomen in Bijlage B.
4 VERWIJDERING PERSOONSGEGEVENS
4.1 Persoonsgegevens worden verwijderd na verstrijken van de bewaartermijn zoals voor de VVA Gemeenten vermeld in het ‘Gegevensregister IB Onderwijs VVA’. In geval van beëindiging van de overeenkomst, zal Stichting Inlichtingenbureau met inachtneming van deze termijn zorgdragen voor definitieve verwijdering en vernietiging van de alsdan nog beschikbare en verwerkte persoonsgegevens. Van een verwijdering en vernietiging wordt op verzoek een gedateerde en door Stichting Inlichtingenbureau ondertekende schriftelijke verklaring opgesteld. Voornoemde schriftelijke verklaring wordt aan de door Xxxxxxx aangewezen contactpersoon gezonden.
5 AANSPRAKELIJKHEID
5.1 Indien een Partij toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van één of meer van haar verplichting(en) uit de overeenkomst, zal de andere Partij haar eerst deswege in gebreke stellen nadat Partijen voorafgaand tevergeefs over een passende oplossing voor de betreffende tekortkoming in overleg zijn getreden. De ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden waarbij de ander Partij een redelijke termijn zal worden gegund om alsnog de verplichtingen na te komen.
5.2 Partijen zijn over en weer uitsluitend aansprakelijk voor directe schade of nadeel voortvloeiende uit het niet-nakomen van, of in strijd handelen met de bij of krachtens de AVG gegeven voorschriften en/of het niet-nakomen van, of in strijd handelen met het in de overeenkomst bepaalde. Aansprakelijkheid voor overige schade is uitgesloten.
6 OVERIGE BEPALINGEN
6.1 Formele kennisgevingen die Partijen op grond van de overeenkomst aan elkaar zullen doen vinden schriftelijk plaats. Correspondentie en afspraken in het kader van de aansluiting op de VVA Gemeenten en gebruik van de diensten kan plaatsvinden via de servicedesk van Stichting Inlichtingenbureau. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd.
6.2 Ieder geschil tussen partijen ter zake van de overeenkomst zal, indien minnelijke oplossing van dit geschil niet mogelijk is gebleken, bij uitsluiting worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Utrecht. Er is sprake van een geschil indien één der partijen zulks in een aangetekende brief aan de wederpartij kenbaar maakt.
6.3 Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
6.4 Wijzigingen en/of aanvullingen op de overeenkomst zijn uitsluitend geldig indien zij tussen Partijen schriftelijk zijn overeengekomen door de daartoe bevoegde personen van beide Partijen.
***
BIJLAGE A
(zie artikel 3.2 Aansluitvoorwaarden VVA)
Verwerkersovereenkomst ‘Informatieknooppunt Gemeenten Voorziening Vroegtijdig Aanmelden’
(gebaseerd op de ‘Standaard Verwerkersovereenkomst Gemeenten’, versie 2.4, IBD VNG Realisatie)
Stichting Inlichtingenbureau
en
Afnemer
hierna afzonderlijk te noemen “Partij”, of gezamenlijk “Partijen”
OVERWEGEN HET VOLGENDE:
a. Partijen hebben de Aansluitingsovereenkomst ‘Informatieknooppunt Gemeenten Voorziening Vroegtijdig Aanmelden’(hierna ‘Hoofdovereenkomst’) gesloten, op grond waarvan Stichting Inlichtingenbureau (hierna ‘Verwerker’) de dienst(en) voor de ‘VVA Gemeenten’ levert aan Afnemer overeenkomstig het bepaalde in de Hoofdovereenkomst;
b. Verwerker verwerkt voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst Persoonsgegevens voor Verwerkingsverantwoordelijke;
c. Op de verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker zijn de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) van toepassing;
d. Partijen willen in aanvulling op de AVG en de UAVG de volgende afspraken over de verwerking van Persoonsgegevens vastleggen in deze verwerkersovereenkomst (hierna: de Verwerkersovereenkomst);
EN KOMEN OVEREEN:
1 DEFINITIES
1.1 Begrippen uit de AVG en de UAVG die in deze Verwerkersovereenkomst worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis.
1.2 Begrippen uit de Hoofdovereenkomst die in deze Verwerkersovereenkomst worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis.
2 INGANGSDATUM EN DUUR
2.1 Deze Verwerkersovereenkomst gaat in op het moment dat de Hoofdovereenkomst tot stand is gekomen, tenzij Partijen anders overeenkomen.
2.2 Deze Verwerkersovereenkomst eindigt op het moment dat Verwerker de verwerking van Persoonsgegevens op grond van de Hoofdovereenkomst heeft beëindigd en de afspraken over het teruggeven en/of wissen van Persoonsgegevens zoals bepaald in artikel 4 Hoofdovereenkomst zijn nagekomen of indien het in artikel 3.3 Hoofdovereenkomst bepaalde van toepassing is.
3 ONDERWERP VAN DEZE VERWERKERSOVEREENKOMST
3.1 Verwerker verwerkt de door of via Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst en uitsluitend overeenkomstig schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke wettelijke bepaling hem tot verwerking verplicht. In dat geval zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de verwerking, daarvan zonder onredelijke vertraging in kennis stellen, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
3.2 De door Verwerker uit te voeren verwerkingen voor de VVA Gemeenten staan beschreven in het ‘Gegevensregister IB Onderwijs’ (zie voor de meest recente versie de website van het Inlichtingenbureau (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx)).
4 INHOUDELIJKE AFSPRAKEN
4.1 Beveiligingsmaatregelen
Verwerker zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens goed te beveiligen, zoals bedoeld in artikel 32 AVG. De getroffen ‘technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen’ in verband met de verwerking van Persoonsgegevens zijn gebaseerd op de BIO en worden jaarlijks ge-audit door een onafhankelijke EDP-auditor (zie voor nadere informatie over het informatiebeveiligingsbeleid van Stichting Inlichtingenbureau xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx). Aan de hand van het audit-rapport wordt een beknopte rapportage opgesteld die op verzoek beschikbaar wordt gesteld.
4.2 Audits
Indien de Verwerkingsverantwoordelijke naar aanleiding van de rapportage als bedoeld in artikel
4.1 alsnog zelfstandig wenst te controleren of de verwerking van de persoonsgegevens plaatsvindt conform het in de overeenkomst bepaalde is de Verwerkingsverantwoordelijke hiertoe gerechtigd. Verwerker verleent alle benodigde medewerking aan audits uitgevoerd door een gecertificeerde auditor over de nakoming van de afspraken binnen deze Verwerkersovereenkomst en bijlagen, tenzij Verwerker door middel van een door een onafhankelijk auditor opgestelde verklaring of een geldige certificering, die periodiek door een geaccrediteerde instelling wordt getoetst, heeft aangetoond dat Verwerker de gemaakte afspraken nakomt. De kosten van deze audit worden gedragen door Verwerkingsverantwoordelijke (zowel eigen kosten als kosten van Verwerker), tenzij de auditor één of meer tekortkomingen van niet ondergeschikte aard van Verwerker constateert die ten nadele zijn van Verwerkingsverantwoordelijke.
4.3 Verwerking buiten de EER
Verwerking van (persoons)gegevens vindt plaats in rekencentra in Nederland. Verwerker mag persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (laten) verwerken wanneer is voldaan aan de voorwaarden van artikel 45 en 46 AVG. Wanneer er sprake is van een verwerking buiten de EER, dan stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan vooraf op de hoogte.
4.4 Geheimhouding
Personen die werken voor (sub)Verwerker en (sub)Verwerker zelf, moeten Persoonsgegevens waarmee zij werken geheimhouden. De personen die werken voor Xxxxxxxxx en subverwerkers hebben daarom een geheimhoudingsverklaring getekend, of zich op een andere manier schriftelijk gebonden aan de geheimhouding.
4.5 Subverwerkers
De ten tijde van het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst bekende subverwerker van Verwerker is Vancis C&MS B.V. (in verband met hosting en technisch beheer van de IT- systemen van Verwerker). Verwerkingsverantwoordelijke verleent hierbij algemene toestemming voor de inschakeling van subverwerkers. Verwerker houdt na de start van de werkzaamheden Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte van de beoogde inschakeling van nieuwe subverwerkers. Bij de inschakeling van subverwerkers blijven de artikelen 28.2 en 28.4 AVG onverkort van kracht.
4.6 Rechten van betrokkenen
Als een betrokkene een beroep doet op zijn rechten zoals genoemd in artikel 12 t/m 22 AVG, helpt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke om daarop binnen de wettelijke termijnen een beslissing te nemen.
4.7 Gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging
Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke werkt Verwerker altijd mee aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging als bedoeld in artikel 35 en 36 AVG.
5 INBREUK IN VERBAND MET PERSOONSGEGEVENS
5.1 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, maar uiterlijk binnen 24 uur, informeren na vaststelling van een (vermoedelijke) Inbreuk in verband met Persoonsgegevens. Verwerker vermeldt hierbij voor zover bekend de vermeende oorzaak van de (vermoedelijke) Inbreuk, de categorie persoonsgegevens, de categorie betrokkenen en het aantal betrokkenen.
5.2 In geval van een Inbreuk neemt Verwerker zonder onredelijke vertraging alle maatregelen om de Inbreuk te herstellen, de gevolgen daarvan te beperken en verdere Inbreuken te voorkomen.
5.3 Verwerker heeft een gedetailleerd logboek van de Inbreuken en de maatregelen die op Inbreuken zijn genomen. Verwerkingsverantwoordelijke mag dat inzien, wanneer deze daarom vraagt.
5.4 Verwerkingsverantwoordelijke beslist of de Inbreuk moet worden gemeld bij de toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene. Verwerker ondersteunt de Verwerkingsverantwoordelijke waar nodig bij de melding aan de toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene.
6 AANSPRAKELIJKHEID
6.1 Eventuele in de Hoofdovereenkomst overeengekomen beperkingen van de aansprakelijkheid hebben ook betrekking op de Verwerkersovereenkomst.
7 BEËINDIGEN VERWERKERSOVEREENKOMST
7.1 Partijen moeten in de Hoofdovereenkomst afspraken maken over de beëindiging van de Hoofdovereenkomst en de daaruit voortvloeiende teruggave en wissing van Persoonsgegevens. Deze afspraken zijn opgenomen in artikel 4 Hoofdovereenkomst.
7.2 De geheimhouding geldt ook nog na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst.
8 OVERIGE BEPALINGEN
8.1 Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen, ook als alleen één Partij vindt dat er een geschil is, zullen in eerste instantie worden voorgelegd aan dezelfde bevoegde rechter als genoemd in de Hoofdovereenkomst.
8.2 Door ondertekening van de Hoofdovereenkomst gaan de Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker akkoord met de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst.
***
BIJLAGE B
(zie artikel 3.3 Aansluitvoorwaarden VVA)
Aanvullende bepalingen in verband met persoonsgegevens bij de van uitvoering Aansluitingsovereenkomst
‘Informatieknooppunt Gemeenten Voorziening Vroegtijdig Aanmelden’
Stichting Inlichtingenbureau
en
Afnemer
hierna afzonderlijk te noemen “Partij”, of gezamenlijk “Partijen” OVERWEGEN HET VOLGENDE:
a. Partijen hebben de Aansluitingsovereenkomst ‘Informatieknooppunt Gemeenten Voorziening
Vroegtijdig Aanmelden’(hierna ‘Hoofdovereenkomst’), afgesloten, op grond waarvan Stichting Inlichtingenbureau dienst(en) voor de ‘VVA Gemeenten’ levert aan Afnemer overeenkomstig het bepaalde in de Hoofdovereenkomst;
b. indien Stichting Inlichtingenbureau in wet- of regelgeving wordt aangewezen als ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zoals bedoeld in de Hoofdovereenkomst, dan bepaalt artikel 3.3 Hoofdovereenkomst dat het in Hoofdovereenkomst bepaalde tussen Partijen van overeenkomstige toepassing blijft, treedt het in deze Bijlage B bepaalde in werking en eindigt Bijlage A van rechtswege;
EN KOMEN OVEREEN:
1 DEFINITIES
1.1 Begrippen uit de AVG en de UAVG die in deze Bijlage worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis.
1.2 Begrippen uit de Hoofdovereenkomst die in deze Bijlage worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis.
2 INHOUDELIJKE AFSPRAKEN
2.1 Beveiligingsmaatregelen
Stichting Inlichtingenbureau zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens goed te beveiligen. De getroffen ‘technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen’ zijn gebaseerd op de BIO en worden jaarlijks ge-audit door een onafhankelijke EDP-auditor (zie voor nadere informatie over het informatiebeveiligingsbeleid van Stichting Inlichtingenbureau xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx). Aan de hand van het audit-rapport wordt een beknopte rapportage opgesteld die op verzoek beschikbaar wordt gesteld.
2.2 Geheimhouding
Personen die werken voor Stichting Inlichtingenbureau, moeten persoonsgegevens waarmee zij werken geheimhouden. De personen die werken voor Stichting Inlichtingenbureau hebben
daarom een geheimhoudingsverklaring getekend, of zich op een andere manier schriftelijk gebonden aan de geheimhouding. De geheimhouding geldt ook nog na beëindiging van de overeenkomst .
2.3 Rechten van betrokkenen
Als een betrokkene een beroep doet op zijn rechten zoals genoemd in artikel 12 t/m 22 AVG, helpt Xxxxxxx Stichting Inlichtingenbureau om daarop binnen de wettelijke termijnen een beslissing te nemen.
2.4 Door ondertekening van de Hoofdovereenkomst gaan Partijen akkoord met de bepalingen van deze Bijlage.
***