Algemene voorwaarden Algemene Verordening gegevensbescherming
XXXXXX & XXXXXXXXX notarissen, Xxxxxxxx Xxx xxx Xxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxxx
t: x00(0)000 00 00 00
Algemene voorwaarden
Algemene Verordening gegevensbescherming
Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)
Hoofdstuk 1
Algemene voorwaarden
Onze dienstverlening vindt plaats met toepassing van onze algemene voorwaarden. In hoofdstuk 1 zijn onze algemene voorwaarden opgenomen.
Hoofdstuk 2
Algemene Verordening gegevensbescherming
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) regelt sinds 25 mei 2018 de bescherming van persoonsgegevens. De AVG is van belang voor notarissen omdat zij over bestanden met persoonlijke gegevens van cliënten beschikken. De AVG stelt als norm dat deze gegevens voldoende beveiligd moeten zijn.
In hoofdstuk 2 vindt u onze Privacyverklaring Algemene Verordening gegevensbescherming
Hoofdstuk 3
Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)
De notaris is wettelijk verplicht om cliëntenonderzoek te doen en ongebruikelijke transacties te melden bij een landelijk meldpunt van de overheid (FIU-Nederland). Dit op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Veel werkzaamheden van de notaris vallen onder de Wwft. Diensten op het gebied van vastgoed en ondernemingsrecht vallen over het algemeen onder de Wwft. Ook bij personen- en familierecht kan de Wwft van toepassing zijn, bijvoorbeeld als de notaris ook fiscaal advies geeft.
Hoofdstuk 3 vermeldt wat de WWFT voor u betekent.
Hoofdstuk 1 Algemene voorwaarden 1.1. Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1 Opdrachtgever: de partij (cliënt) die een opdracht tot dienstverlening geeft.
2 Notaris: de maatschap Xxxxxx & Xxxxxxxxx Notarissen, xx. X.X.X. Xxxxxx en/of mr. X.X. Xxxxxxxxx, Xxx xxx Xxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxxx, handelsregisternummer 27366071.
3 Overeenkomst: de contractuele verhouding tussen Opdrachtgever en de Notaris en de dienstverlening naar aanleiding daarvan door de Notaris.
4 Honorarium: de financiële vergoeding die de Notaris voor de uitvoering van zijn werkzaamheden met de Opdrachtgever overeenkomt of die voor de betreffende werkzaamheden geldt.
1.2. De overeenkomst en de algemene voorwaarden
1. De Overeenkomst waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn komt tot stand door de opdrachtbevestiging door of namens de Opdrachtgever en nadat de Notaris schriftelijk bevestigt de opdracht te aanvaarden, of van aanvaarding uitdrukkelijk op andere wijze blijkt.
Behoudens strijd met wet- en regelgeving, kan de Notaris de Overeenkomst te allen tijde met onmiddellijke ingang opzeggen.
2. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle dienstverlening door de Notaris. Afwijkingen daarvan zijn slechts geldig na schriftelijke vastlegging en ondertekening.
Aansprakelijkheidsbeperkingen gelden ook na opzegging of dienstweigering door de Notaris.
3. Als de Opdrachtgever bestaat uit meer dan één (rechts)persoon, zijn al deze personen hoofdelijk verbonden voor de verplichtingen uit de Overeenkomst.
1.3. Identificatie, informatie- en meldingsplicht
1 De wet verplicht de Notaris tot het vaststellen van de identiteit van xxxxxxxx en uiteindelijke belanghebbenden van rechtspersonen, onderzoek naar personen met een prominente politieke functie, het voorkomen van witwaspraktijken en financiering van terrorisme en in bijzondere gevallen melding bij de Kamer van koophandel en/of Financiële inlichtingen eenheid.
2. De Opdrachtgever dient op eerste verzoek van de Notaris de naar diens oordeel noodzakelijke gegevens en bescheiden, in de meest geschikte vorm en wijze, ter beschikking te stellen en onverwijld te informeren omtrent wijziging van relevante feiten en omstandigheden.
1.4. Aansprakelijkheid
1. De notaris behartigt op een zorgvuldige en onpartijdige wijze de belangen van alle partijen bij de Overeenkomst. Aansprakelijkheid als gevolg van niet tijdig, onjuiste of onvolledig verstrekte informatie door de Opdrachtgever is uitgesloten.
2. Gebreken in de nakoming van de Overeenkomst moeten schriftelijk bij de Notaris worden gemeld, binnen 3 maanden nadat de Opdrachtgever deze heeft ontdekt of redelijkerwijze had moeten ontdekken, maar in elk geval binnen de termijn waarop de verjaring ter zake het gebrek is voltooid. Na verloop van deze termijnen is elke aansprakelijkheid uitgesloten.
3. De aansprakelijkheid van de Notaris is beperkt tot de dekking van diens beroepsaansprakelijkheidsverzekering, vermeerderd met het eigen risico.
4. Aansprakelijkheid voor indirecte- en/of gevolgschade, tekortkomingen van door de Notaris ingeschakelde of aanbevolen derden, voor gebreken ter zake door de Notaris gebruikte apparatuur, software, gegevensbestanden, registers en dergelijke is uitgesloten. Aansprakelijkheidsbeperkingen van derden kunnen door de Notaris worden aanvaard.
5. Aansprakelijkheid van werknemers of waarnemers van de Notaris, evenals bestuurders en werknemers van praktijkvennootschappen van de Notaris, is uitgesloten. Zij kunnen zich allen beroepen op dit ten behoeve van hen overeengekomen derdenbeding.
1.5. Geheimhouding
1. De wet verplicht de Notaris, behoudens uitzonderingen, ten aanzien van al hetgeen waarvan hij uit hoofde van zijn werkzaamheid als zodanig kennis neemt tot geheimhouding. De Notaris heeft het recht informatie te gebruiken voor zover Notaris voor zichzelf optreedt, in procedures waarbij deze informatie naar het oordeel van de Notaris van belang is.
2. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Notaris mag de Opdrachtgever de inhoud van de Overeenkomst, (concept) akten, adviezen en andere uitingen van de Notaris niet aan derden verstrekken, tenzij dit voortvloeit uit de Overeenkomst.
1.6. Bewijskracht administratie, honorarium, kosten , lasten en belastingen
1. De administratie van de Notaris strekt tot volledig bewijs betreffende gewerkte uren, betalingen en ontvangsten door, aan of ten behoeve van de Opdrachtgever.
2. Voor rekening van de Opdrachtgever komen:
- betaalde kosten, belastingen, verschotten en negatieve rente, ten behoeve van Opdrachtgever.
- een honorarium, berekend op basis van het aantal gewerkte uren, naar een door de Notaris vast te stellen uurtarief. De Notaris is gerechtigd het uurtarief te wijzigen.
- proceskosten, ook in geval van compensatie.
3. De Notaris kan het Honorarium, kosten, lasten en belastingen periodiek aan Opdrachtgever in rekening brengen en daarvoor aanbetalingen en voorschotten verlangen.
4. Bij voortijdige beëindiging van de Overeenkomst blijft de Opdrachtgever gehouden tot betaling van de voor rekening van de Opdrachtgever komende bedragen.
1.7. Derdengelden en betalingen
1. Tenzij de Notaris een eerdere datum vermeldt, dient de Opdrachtgever afrekeningen en declaraties te betalen binnen 30 dagen na de daarop vermelde datum, op een bankrekening van Notaris. Bezwaren dienaangaande schort de betalingsverplichting niet op.
2. Bij niet tijdige of niet volledige voldoening van bedragen kan de uitvoering van de Overeenkomst worden opgeschort, is de Opdrachtgever vanaf de datum waarop een bedrag verschuldigd werd daarover de wettelijke handelsrente verschuldigd en komen incassokosten voor diens rekening.
3. Door de Notaris ontvangen rente wordt aan de Opdrachtgever vergoed. Voor rekening van de Opdrachtgever komende bedragen kunnen:
- door de Notaris worden verrekend met aan Opdrachtgever te betalen bedragen.
- de Opdrachtgever verplichten tot onmiddellijke bijbetaling, op eerste verzoek van de Notaris, indien de Overeenkomst naar het oordeel van de Notaris daartoe noodzaakt.
1.8. Onverbindende bepalingen, klachten, rechtskeuze
1. Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden onverbindend blijkt te zijn of een beroep daarop in rechte niet wordt gehonoreerd, blijven de overige bepalingen en aansprakelijkheidsbeperkingen onverminderd van kracht.
2. De Opdrachtgever is verplicht klachten over uitvoering van Overeenkomsten eerst aan de Notaris te melden. Op de dienstverlening van de Notaris is in bepaalde gevallen de Klachten- en Geschillenregeling Notariaat van toepassing, met de mogelijkheid zich te wenden tot de Geschillencommissie Notariaat. Geschillen zullen overigens uitsluitend worden beslecht door de bevoegde rechter te Den Haag.
Hoofdstuk 2 Privacyverklaring Algemene Verordening gegevensbescherming
2.1. Algemeen
De wet verplicht de notaris tot geheimhouding, vaststelling identiteit van cliënten en persoonsgegevens aan de hand van een legitimatiebewijs en registers, vermelding in notariële akten en bewaren van gegevens, eeuwig bewaren van notariële akten, inschrijving van akten en persoonsgegevens in openbare registers zoals kadaster, handelsregister en Centraal testamentenregister. Persoonsgegevens worden uitsluitend opgevraagd voor het opmaken akten, ter voldoening aan wettelijke taken en verplichtingen, of uitvoering van opdrachten voor advies en overige dienstverlening, of voor de doelen waar u specifiek toestemming voor geeft. Zonder toestemming worden geen gegevens voor andere doelen verwerkt.
2.2. Doel en rechtsgrond van overige verwerkingen
Doel en rechtsgrond van overige verwerkingen zijn:
- Legaliseren handtekening: raadplegen, vastleggen en bewaren, uitvoering opdracht.
- Afgifte afschrift: raadplegen, vastleggen en waarmerken document, uitvoering opdracht.
- Advisering: Opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van dienstverlening, niet ten behoeve opstellen authentieke akte, uitvoering van een opdracht.
- Afgifte kopieën: wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang, zoals verzamelen, vastleggen, gebruiken van gegevens voor financiële administratie en kenbaarheid van rechten en verplichtingen.
Contactpersoon gegevensbescherming xx. X.X.X. Xxxxxx.
2.3. Bronnen persoonsgegevens en doorgeven van persoonsgegevens
Verwerking van persoonsgegevens die wij verkrijgen van- of verstrekken aan derden geschiedt uitsluitend ter uitvoering van wettelijke verplichtingen, of in uw opdracht. Bronnen van gegevens en derden aan wie wij persoonsgegevens verstrekken kunnen zijn: openbare registers zoals Kadaster, Basisregistratie Gebouwen, Centraal Insolventieregister, Curatele- en bewindregister, Verificatie Identificatie Systeem, handelsregister, huwelijksgoederenregister, Basisregistratie personen, UBOregister, aandeelhoudersregister, makelaar, accountant, fiscalist, (hypotheek)adviseur, bank, rechtbank, advocaat, deurwaarder, mede erfgenaam, estateplanner, legitimaris, executeur, legataris, xxxxxxxx, mede-eigenaar, tolk/vertaler, vereniging van eigenaars en gevolmachtigde. Alles uitsluitend in verband met een overeenkomst waarin u (beoogde) partij bent en/of de rechtsverhouding in welke u zich bevindt ten opzichte van de desbetreffende bron of derde.
2.4. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Gegevens in notariële akten worden eeuwig bewaard. Gegevens wettelijk verplicht cliëntenonderzoek moeten vijf jaar bewaard worden. Voor overige dienstverlening kan een bewaartermijn tot twintig jaar gelden. Na verloop van de bewaartermijn kan worden geëist dat gegevens worden verwijderd.
2.5. Uw rechten ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens
Nadat vaststelling van uw identiteit heeft u ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens recht op:
- Inzage in door ons van u verwerkte persoonsgegevens, voor welk doel en de bewaartermijn.
- Rectificatie indien uw gegevens niet correct zijn verwerkt. Echter gegevens in notariële akten kunnen niet worden gewijzigd, anders dan door het opstellen van een nieuwe, aanvullende akte.
- Gegevenswissing van uw persoonsgegevens. Echter gegevens in een notariële akte mogen niet worden verwijderd.
- Beperking verwerking in afwachting van een verzochte rectificatie, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wenst dat onrechtmatig verwerkte gegevens worden verwijderd.
- Overdracht van niet in een notariële akte verwerkte persoonsgegevens naar een andere dienstverlener, voor zover wet- of regelgeving dat niet verbiedt.
- Klachten over verwerking van persoonsgegevens aan ons kenbaar te maken, of bij de Autoriteit Persoonsgegevens op: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Hoofdstuk 3 Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (hierna Wwft)
3.1. Wat moet de notaris onderzoeken?
De Wwft verplicht de notaris tot onderzoek van het volgende:
• de identiteit van de cliënt (en eventuele vertegenwoordigers);
• het doel en de achtergrond van de gevraagde werkzaamheden;
• zijn vertegenwoordigers bevoegd tot vertegenwoordiging;
• handelt de cliënt wel echt voor zichzelf, of eigenlijk voor iemand anders;
• bij financiële transacties: waar de gelden (of andere financiële middelen) die hierbij worden gebruikt vandaan komen (om te voorkomen dat er illegaal geld wordt gebruikt);
• bij rechtspersonen en vennootschappen: hoe de structuur (eigendom en zeggenschap) in elkaar zit en wie de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) zijn;
• of de cliënt of de UBO een politiek prominente persoon is.
De notaris mag geen werkzaamheden voor een cliënt verrichten als het cliëntenonderzoek niet kan worden afgerond. Als er al een relatie met de cliënt bestaat, moet die in dat geval worden beëindigd. Bij aanwijzingen van witwassen of financiering van terrorisme, moet de notaris een melding doen bij de FIU-Nederland. Naast WWFT verplicht ook de Wet op het notarisambt tot vaststelling van de identiteit van cliënten.
3.2. Cliëntenonderzoek
Hoe uitgebreid het cliëntenonderzoek moet zijn, hangt af van de risico’s op witwassen of terrorismefinanciering. Omstandigheden die invloed hebben op die risico’s zijn bijvoorbeeld of:
• de cliënt actief is in een branche die bekend staat als gevoelig voorwitwaspraktijken, of financiert met gelden die te maken hebben met zo’n branche;
• de cliënt, de transactie of de gebruikte gelden te maken hebben met een land dat bekend staat om een hoger risico op witwassen of terrorismefinanciering;
• de cliënt in de media voorkomt met berichten die het risico op witwassen of terrorismefinanciering verhogen en de van de notaris gevraagde dienstverlening past bij de cliënt;
• de cliënt een belangrijke politieke functie heeft of heeft gehad, en daarmee een risico op corruptie meebrengt.
Het onderzoek door de notaris verschilt dus per zaak en noodzaakt soms tot verder doorvragen.
3.3. PEP verklaring
In verband met het cliëntenonderzoek dienen cliënten een zogenaamde 'PEP verklaring' af te leggen. Zie voor een nadere toelichting: xxx.xxx.xx. De PEP verklaring heeft betrekking op de client, diens directe familieleden zoals partners (levensgezel), kinderen, partner van kinderen en ouders. Een PEP (Politically Exposed Person) is elke persoon die een prominente publieke functie (heeft) bekleed, zoals staatshoofden, regeringsleiders, ministers, staatssecretarissen, parlementsleden, leden van hoge rechterlijke instanties, leden van rekenkamers, directies van centrale banken, ambassadeurs, zaakgelastigden, hoge leger officieren, leden van bestuursorganen, leidinggevende of toezichthoudende organen van overheidsbedrijven. De client die zelf, of wiens directe familie, een prominente publieke functie bekleden of hebben bekleed dienen te vermelden:
1. De volledige naam, geboorteplaats en -datum van de persoon die als PEP kwalificeert;
2. Op grond van welke functie kwalificeert deze persoon als PEP;
3. Wie is de werkgever van deze PEP;
4. Gedurende welke periode heeft desbetreffende persoon deze functie vervuld;
5. Indien u niet zelf de PEP bent, welke familierelatie u heeft met de PEP.
3.4. Meldplicht
Bij dienstverlening die onder de Wwft valt is de notaris verplicht ongebruikelijke transacties, in
verband met witwassen of het financieren van terrorisme, te melden bij een landelijk meldpunt van de overheid (FIU-Nederland). De notaris heeft een geheimhoudingsplicht, maar de meldplicht doorbreekt deze. De notaris mag de cliënt niets vertellen over een melding (of de notaris van plan is een melding te doen of heeft gedaan). De notaris heeft geen meldplicht als een ongebruikelijke transactie (of voorgenomen ongebruikelijke transactie) in een oriënterende bespreking ter sprake komt. Cliënten kunnen dan alles vrij met de notaris bespreken. De wettelijke meldplicht geldt vanaf het moment dat de notaris een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde transactie onder de Wwft valt.
3.5. Contanten
Notarissen mogen op basis van beroepsregels geen contante bedragen aannemen of betalen boven € 2.500,=. De Wwft verplicht tot melding van contante betalingen of storting van contanten op een rekening van de notaris boven € 10.000,= bij de FIU-Nederland. Ook dergelijke voorgenomen contante betalingen, die niet worden uitgevoerd, moeten gemeld worden.
3.6. Identiteit van de natuurlijke personen als cliënt
Onderdanen van de EU/EER-landen en Zwitserland kunnen hun identiteit laten controleren aan de hand van een geldig nationaal paspoort, een diplomatiek paspoort of een dienstpaspoort, een geldige Nederlandse identiteitskaart met xxxxxxx of een geldig rijbewijs met pasfoto waarvan de houder in Nederland woont. Personen van buiten de EU/EER-landen en Zwitserland kunnen hun identiteit laten controleren aan de hand van een geldig reisdocument of een geldig vreemdelingendocument als zij langer dan drie maanden in Nederland verblijven en aan de hand van een geldig nationaal paspoort als zij niet (langer dan drie maanden) in Nederland verblijven. Het vaststellen van de identiteit kan in overleg met de notaris ook door een andere Wwft beroepsbeoefenaar worden gedaan. Voor het passeren van een notariële akte moet de notaris de echtheid van het identiteitsdocument controleren met een speciale (WID)scanner.
3.7. Identiteit en UBO’s van rechtspersonen als cliënt
Bij rechtspersonen (bv, een nv of een stichting etc.) en andere juridische entiteiten als cliënt, zoals een maatschap of een cv, geldt dat de identiteit daarvan als cliënt moet worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister, tezamen met alle personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over deze rechtspersoon. Deze laatste personen worden ultimate beneficial owners (UBO) of uiteindelijk belanghebbenden genoemd. Elke rechtspersoon heeft ten minste één UBO. Een UBO is altijd een natuurlijke persoon. Als er geen “echte” UBO is of als er enige twijfel is of de achterhaalde persoon de UBO is, worden alle natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel van de cliënt-rechtspersoon aangemerkt als pseudo-UBO’s (bijvoorbeeld alle statutaire bestuurders van een bv).
3.8. UBO-register (en het aangaan een nieuwe zakelijke relatie en terugmeldplicht)
Een notaris mag geen nieuwe zakelijke relatie aangaan met UBO-registratieplichtige juridische entiteiten waarvan de UBO’s nog niet zijn geregistreerd in het UBO-register. Als de cliënt een rechtspersoon of andere juridische entiteit is, moet de notaris het UBO-register raadplegen om vast te stellen of de UBO’s van de cliënt hierin zijn opgenomen. Het UBO-register is een register waarin bijna alle Nederlandse rechtspersonen en andere juridische entiteiten hun UBO’s moeten registreren. Het UBO-register is onderdeel van het handelsregister van de
Kamer van Koophandel. Een deel van de gegevens in het UBO-register is openbaar. Als er een verschil zit tussen de UBO-informatie die is opgenomen in het UBO-register en de UBO- informatie die de notaris zelf heeft, dan moet de notaris dat verschil melden bij de Kamer van Koophandel. Dit wordt de terugmeldplicht genoemd. Net als bij een melding vaneen ongebruikelijke transactie bij de FIU-Nederland doorbreekt de terugmeldplicht de wettelijke geheimhoudingsplicht van de notaris.
In verband met een uitspraak van Het Europese Hof van Justitie is het UBO register (tijdelijk) niet toegankelijk voor notarissen. Totdat de notaris weer toegang heeft tot het UBO-register, is de vaststelling dat UBO-opgave is gedaan voldoende voor het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie, met de uitleg van de cliënt welke UBO-gegevens en onderliggende documentatie daarbij zijn opgegeven. Dat de opgave is gedaan kan worden vastgesteld aan de hand van de bevestigingsmail van de KVK. De cliënt moet de Wwft-instelling informeren zodra de registratie is voltooid. Ten aanzien van de terugmeldplicht geldt dat Wwft-instellingen enkel verplicht zijn geconstateerde discrepanties te melden. Als zij het UBO-register niet kunnen raadplegen en dus ook geen discrepanties kunnen constateren, kunnen en hoeven zij geen terugmeldingen te doen. Wwft-instellingen worden geïnformeerd wanneer zij weer toegang hebben.
3.9. Herkomst van de gelden
De Wwft verplicht tot onderzoek naar de herkomst van gelden die bij financiële transacties worden gebruikt, zelfs als deze van een Nederlandse bankrekening afkomstig zijn, of indien gelden niet via de derdengeldenrekening van de notaris worden betaald (bij betaling tussen partijen onderling) en indien de transactie met andere financiële middelen dan geld wordt gefinancierd (zoals verrekening of aandelen). Medewerking aan financiële transacties waarbij niet aannemelijk is dat gelden uit legale bron afkomstig is zijn verboden. De diepgang van het onderzoek hangt af van het risico op witwassen of terrorismefinanciering, dienst moet worden geweigerd als het onderzoek niet naar genoegen kan worden afgerond en een meldingsplicht bestaat bij de FIU-Nederland.
3.10.Aandelentransacties en onderzoek door de notaris
Voor aandelentransacties is nog het volgende van belang. De notaris dient een globaal onderzoek te verrichten naar de hoogte van de koopprijs. De notaris kan veelal niet zelfstandig beoordelen of de koopprijs voor de aandelen reëel is. De notaris zal de koopsom in veel gevallen slechts globaal kunnen toetsen. Wel zal de notaris moeten achterhalen op welke wijze de koopsom tot stand is gekomen om de bedoeling van partijen te achterhalen en deze juist en met voldoende zekerheid in de akte te kunnen opnemen. Afhankelijk van de uitkomst van dat onderzoek kan het gewenst zijn nadere actie te ondernemen. Bijvoorbeeld koper wijzen op de mogelijkheid van een due diligence onderzoek en/of (ver)koper wijzen op de mogelijkheid desgewenst een ter zake deskundige (accountant/fiscalist) in te schakelen. Als de koopsom te laag is, kan er sprake zijn van een zwarte bijbetaling. Als de koopsom te hoog is, kan er sprake zijn van faillissementsfraude en/of witwassen
Om de koopsom globaal te kunnen toetsen zal aan de notaris de meest recente jaarrekening moeten worden toegezonden alsmede een toelichting van de accountant/administratiekantoor of van de adviseur.