Algemene voorwaarden KAVA CONGRESCENTRUM (KCC)
Algemene voorwaarden KAVA CONGRESCENTRUM (KCC)
1. TER BESCHIKKING GESTELDE INFRASTRUCTUUR – BESTEMMING
De ter beschikking gestelde infrastructuur mag enkel aangewend worden voor het organiseren van congressen, vergaderingen, workshops, strategische teammeetings, lezingen en voordrachten, netwerkevenementen, productvoorstellingen, persconferenties of andere soortgelijke evenementen (hierna ‘evenement’). Enig afwijkend gebruik dient steeds voorafgaandelijk door KCC te worden goedgekeurd. Bij gebreke aan goedkeuring kan KCC steeds de onmiddellijke beëindiging en ontbinding van de overeenkomst vorderen wegens wanprestatie in hoofde van de gebruiker. In dat geval blijft de contractueel voorziene vergoeding verschuldigd als forfaitaire schadevergoeding.
De infrastructuur die in het kader van deze overeenkomst tijdelijk ter beschikking wordt gesteld, wordt ingericht en ter beschikking gesteld op specifieke aanvraag van de gebruiker, doch KCC heeft hier te allen tijde toezicht over.
De gebruiker dient steeds zorg te dragen voor alle bijkomende zaken die niet behoren tot de vaste infrastructuur, maar die door KCC worden aangereikt en binnengebracht met het oog op de organisatie en de uitvoering van het evenement.
De gebruiker dient de ter beschikking gestelde ruimten en al het hierin aanwezige materieel dat toebehoort aan KCC in goede staat van bewaring en onderhoud terug te geven op het einde van de overeenkomst. (zie individuele overeenkomst)
De gebruiker kan tijdens de duur van de overeenkomst ook gebruikmaken van de gemeenschappelijke ruimten zoals hal, vestiaire en sanitaire voorzieningen binnen de beperkingen overeengekomen met KCC.
2. OVERIGE DIENSTEN
In het kader van zijn dienstverlening verstrekt KCC naast de terbeschikkingstelling van bovenvermelde infrastructuur volgende diensten aan de gebruiker:
− KCC staat in voor de ontvangst van de gebruikers en bezoekers en het wegwijs maken in het seminariecentrum voor de start van het evenement;
− KCC staat in voor de regelmatige schoonmaak en het algemeen onderhoud van de ter beschikking gestelde infrastructuur tijdens en na afloop van het evenement;
− KCC staat in voor het facility management, zoals het voorzien en het correct afstellen van verwarming, elektriciteit, water, bewaking, afvalververwerking, technische bijstand in het geval van technische
problemen die gerelateerd zijn aan het gebouw en de installaties en bediening van licht- en geluidsinstallaties;
− KCC staat in voor een beschikbaarheid van personeel tijdens de in de individuele overeenkomst afgesproken uren;
− KCC voorziet tijdens het evenement warme en koude dranken.
Deze diensten zijn vervat in de forfaitair aangerekende vergoeding . Volgende diensten worden onder andere extra gefactureerd:
- Extra personeel dient voorzien te worden voor evenementen vanaf 50 aanwezigen of voor evenementen die plaatsvinden buiten de kantooruren. Er wordt één personeelslid aangerekend per 50 aanwezigen en steeds per blok van 4 uur. In het gereserveerde tijdblok zit steeds de opstarttijd inbegrepen die de bediening nodig heeft en tijd om op te ruimen. Hier dient rekening mee gehouden te worden bij de reservatie. Indien een evenement uitloopt en er langer bediening nodig is dan voorzien, zal een supplement aangerekend worden.
- Voorziene catering zoals opgenomen in de individuele overeenkomst is niet inbegrepen in de forfaitaire vergoeding.
- Indien extra audiovisueel materiaal benodigd is, kan dit in rekening gebracht worden zoals bepaald in de individuele overeenkomst.
- …
3. DUURTIJD VAN DE OVEREENKOMST
De individuele overeenkomst wordt afgesloten voor een bepaalde duurtijd. Gewoonlijk zal de overeenkomst één of meerdere dagdelen beslaan. In het geval van een meerdaags evenement zal een afzonderlijke overeenkomst per dag worden afgesloten.
4. VERGOEDING
Voor de vaste en de bijkomende vergoeding zal KCC een globale factuur uitreiken vermeerderd met het toepasselijk btw-tarief. De vaste en bijkomende vergoeding (inclusief btw) moet door de gebruiker binnen de 15 dagen na ontvangst van de factuur gestort worden op het op de factuur vermelde rekeningnummer van KCC, met de opgegeven betalingsreferentie.
Bij niet-tijdige betaling van de factuur op de vervaldag zijn hierop van rechtswege en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling de wettelijke nalatigheidsinteresten verschuldigd evenals een forfaitaire schadevergoeding wegens administratieve kosten berekend op 50€.
5. BIJZONDERE GEBRUIKSVOORWAARDEN
5.1. Toezicht, controle en inzagerecht
KCC is steeds gerechtigd om zich in de ruimtes te begeven om er controle uit te oefenen op de stipte eerbiediging van de bepalingen van de overeenkomst. KCC mag dan overgaan tot alle toezicht, zonder de gebruiker vooraf te moeten inlichten over dag, uur of aard van het bezoek.
5.2. Xxxxxxxx – reglement van interne orde
De gebruiker verbindt er zich toe om het evenement te organiseren tijdens de afgesproken uren zoals geformuleerd in de individuele overeenkomst.
In dit kader is de gebruiker gehouden de verwachte timing van het evenement voorafgaand af te stemmen met KCC.
KCC voorziet in een reglement van inwendige orde (‘veiligheidsvoorschriften’) en procedure handboek, overeenkomstig de voorschriften in de sector en overeenkomstig de wettelijke bepalingen terzake. De inhoud van het reglement en het handboek zijn aan de gebruiker wel bekend en kunnen op verzoek steeds medegedeeld worden.
5.3. Aanwending – outsourcing
De ter beschikking gestelde ruimten moeten worden aangewend door de gebruiker overeenkomstig de bepalingen van de overeenkomst.
De outsourcing van bepaalde activiteiten met betrekking tot het evenement die onder de verantwoordelijkheid van de gebruiker vallen zijn steeds onderworpen aan voorafgaande schriftelijke goedkeuring door KCC.
5.4. Reclame
Alle publiciteit, alsook alle andere vormen van interne of externe communicatie moet van die aard zijn dat zij geenszins KCC of andere gebruikers of bezoekers van het seminariecentrum rechtstreeks of onrechtstreeks schade toebrengen (waaronder, maar niet beperkt tot, reputatie-of imagoschade).
Enkel beperkte reclame is toegestaan waarbij verwezen wordt naar het seminarie of het congres, zonder de overige gebruikers of deelnemers aan andere congressen of seminaries te storen.
5.5. Uitvoering door derden
De hierboven omschreven terbeschikkingstelling van ruimte en materiaal, evenals de omschreven dienstverlening gebeurt uitsluitend door KCC en onder zijn beheer.
Het staat KCC vrij om deze prestaties door derden te laten uitvoeren.
De gebruiker mag de overeenkomst niet overdragen en dient steeds zelf in te staan voor de uitvoering van de verplichtingen zoals opgenomen in deze overeenkomst.
5.6. Aansprakelijkheid
Partijen sluiten hierbij uitdrukkelijk de toepassing van de werking of bepalingen van de huurwetgeving onder welke vorm ook zoals voorzien in het Burgerlijk Wetboek, uit.
De gebruiker is volledig aansprakelijk voor het gebruik van de ter beschikking gestelde ruimte en materiaal en dient in te staan voor iedere schade of beschadiging die het gevolg is van foutief of oneigenlijk gebruik.
Deze aansprakelijkheid is toepasselijk op de gebruiker, zijn vertegenwoordigers, aangestelden of personeel, op alle personen die tijdens het evenement gebruikmaken van de omschreven ruimte en/of materiaal én op alle deelnemers van het seminarie of congres, niemand uitgesloten.
6. VERPLICHTINGEN GEBRUIKER
6.1. Personeel/gebruikers
De gebruiker zal, wat de organisatie van het evenement betreft, zich steeds schikken naar de gevestigde moraliteitsprincipes eigen aan het congrescentrum. KCC houdt zich het recht voor om gebruikers die niet aan deze principes voldoen te weigeren.
KCC kan zich verzetten tegen personeelsleden, gasten of klanten van de gebruiker die wegens hun houding jegens andere gebruikers niet aan de vereiste morele standaarden voldoen en desgevallend na onderling overleg opleggen dat deze onmiddellijk het gebouw moeten verlaten.
6.2. Verzekering
KCC sluit een brandverzekering af voor de materiële schade (gebouw plus inhoud eigendom van KCC) voortspruitend uit water, brand of ontploffing met afstand van verhaal in hoofde van de gebruiker. Behoudens andere bepalingen in deze gebruiksovereenkomst, wil dit zeggen dat de gebruiker zelf geen verzekering hoeft af te sluiten tenzij voor eigen materiaal.
De gebruiker dient zich wel te verzekeren voor de uitbating van het door hem georganiseerde evenement (deelnemers, in gebruik genomen lokalen en materialen e.d.) en voor alle materialen binnengebracht door de gebruiker, zijn personeel of aangestelden of deelnemers aan een evenement en die niet aan KCC toebehoren.
De materiële schade veroorzaakt door de fout van de gebruiker aan de in gebruik genomen lokalen, de materialen of persoonlijke voorwerpen van de gebruiker, aangestelden of deelnemers aan het evenement zijn niet verzekerd door KCC.
6.3. Onderhoud en herstellingen
De gebruiker is verplicht de hem ter beschikking gestelde infrastructuur in goede staat te onderhouden en als een goede huisvader te gebruiken. Alle kosten met betrekking tot de schoonmaak en het algemeen onderhoud zijn ten laste van KCC.
Iedere schade veroorzaakt aan het gebouw, de infrastructuur of het materiaal, toebehorend aan KCC, veroorzaakt door een fout van de gebruiker of een derde waarvoor hij verantwoordelijk is, personeel of aangestelden of deelnemers aan een evenement zijn evenwel ten laste van de gebruiker en de kosten hiervan zullen door KCC ten laste van de gebruiker worden gelegd. De gebruiker is verplicht KCC onmiddellijk op de hoogte te brengen van elke schade die aan de infrastructuur is aangebracht.
6.4. Werken
Het is de gebruiker niet toegestaan werken uit te voeren zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van KCC.
6.5. Specifieke taken en voorzorgsmaatregelen
De gebruiker dient alle nodige voorzorgsmaatregelen te nemen ter voorkoming van diefstal en inbraak. Bij het afsluiten van de hem ter beschikking gestelde ruimtes dient de gebruiker na te gaan of er niets achtergelaten, vergeten of beschadigd werd. De gebruiker dient iedere schade van braak of verdwijning van roerende goederen toebehorend aan KCC te vergoeden.
6.6. Sleutels en badges
Alle sleutels en badges zijn eigendom van KCC. Het is aan de gebruiker verboden ze te dupliceren dan wel deze in gebruik te geven aan derden zonder voorafgaande toestemming.
Bij verlies of diefstal moet KCC onmiddellijk op de hoogte worden gebracht. De schade als gevolg van de hieruit voortvloeiende kosten (voor de aanmaak van nieuwe sleutels, key-cards, badges of sloten) wordt volledig aangerekend aan de gebruiker.
7. OPZEGGING / EINDE VAN DE OVEREENKOMST
7.1. Opzeg van de overeenkomst
Partijen kunnen de overeenkomst opzeggen mits inachtneming van een opzegtermijn van ten minste vier weken. Deze opzegging dient gemotiveerd te gebeuren door verzending van een aangetekende brief of een e-mail met ontvangstbevestiging. Bij opzeg van de overeenkomst 4 weken of meer voorafgaand aan het evenement, rekent KCC 25% van de totale kosten als schadevergoeding. Tussen 4 weken en 1 week op voorhand, rekent KCC de helft van de kosten als schadevergoeding. Indien op nog kortere termijn de overeenkomst opgezegd wordt, wordt de volledige kost gefactureerd.
In geval van opzeg door een partij worden alle kosten die als gevolg hiervan voor de andere partij zouden kunnen ontstaan, gedragen door de partij die de opzeg doet.
Wijzigingen in aantallen kunnen tot 3 werkdagen voorafgaand aan de start van het evenement meegedeeld worden. Indien het aantal deelnemers minder dan 3 werkdagen voor het evenement wijzigt, wordt minimaal
het initiële aantal deelnemers gefactureerd. Indien er op het evenement meer aanwezigen zijn dan doorgegeven, wordt het effectieve aantal aanwezigen in rekening gebracht.
7.2. Ontbinding wegens wanprestatie
KCC behoudt zich het recht voor om deze overeenkomst eenzijdig, van rechtswege en buitengerechtelijk en zonder betaling van enige schadevergoeding onmiddellijk te ontbinden wegens vastgestelde wanprestatie in hoofde van de gebruiker.
In dat geval blijven de contractuele vergoedingen verschuldigd ten titel van forfaitaire schadevergoeding.
Deze vaststellingen en feiten worden onmiddellijk en mondeling overgemaakt aan de gebruiker en nadien gemotiveerd per aangetekende brief en/of e-mail met ontvangstbevestiging waarin de opzeg en de reden hiervan uitdrukkelijk wordt voorzien.
KCC kan onder meer de buitengerechtelijke ontbinding van de overeenkomst opleggen :
− Indien de gebruiker de verplichtingen, bepalingen en bijzondere voorwaarden zoals vermeld in de overeenkomst niet is nagekomen en in gebreke werd gesteld en nagelaten heeft zijn situatie te herstellen binnen de veertien dagen na de ingebrekestelling.
− Bij foutief of oneigenlijk gebruik van de lokalen en de materialen.
− In geval ten laste van de gebruiker of zijn personeel feiten vastgesteld worden waardoor de ter zijner beschikking gestelde infrastructuur wordt misbruikt. Dat geldt inzonderheid voor de feiten tegen de goede zeden en de openbare orde.
− In geval van bedrog.
Deze opsomming is niet limitatief.
Geen enkele vergoeding, van welke aard ook, is door KCC verschuldigd aan de gebruiker bij de stopzetting van de overeenkomst voor één van bovenvermelde redenen.
8. KLACHTEN VAN DE GEBRUIKER
Het inroepen door de gebruiker van feiten, die hij meent ten laste te kunnen leggen van KCC of van haar aangestelden, hetzij om vergoeding of schadeloosstelling te vorderen, hetzij om het nakomen van de ene of de andere van zijn verplichtingen te rechtvaardigen, hetzij om gehele of gedeeltelijke kwijtschelding aan te vragen van opgelopen boetes, is slechts ontvankelijk voor zover de gebruiker deze feiten, binnen de 10 dagen na de datum waarop zij voorgevallen zijn, schriftelijk ter kennis gebracht heeft aan KCC.
De gebruiker zal hierbij de invloed moeten aantonen die de feiten op de door haar uitgevoerde activiteiten uitoefenen.
9. TOEPASSELIJK RECHT
Huidige overeenkomst valt onder het Belgische recht en in geval van betwisting m.b.t. de inhoud of de uitvoering van deze overeenkomst of de algemene voorwaarden, zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen, afdeling Antwerpen, bevoegd om kennis te nemen van het geschil.
Handtekening directeur Datum en locatie opmaak