Concept opdrachtverstrekking viering 750 jaar Roosendaal
Bijlage 4
Concept opdrachtverstrekking viering 750 jaar Roosendaal
De gemeente Roosendaal, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roosendaal d.d. 20 september 2016, (hierna : de Gemeente) vertegenwoordigd door burgemeester mr. J.M.L. Niederer
en
De Stichting Roosendaal 750 jaar (hierna: de Stichting), vertegenwoordigd door haar voorzitter en secretaris, respectievelijk de xxxx Xxx Xxxxxxx en de xxxx Xxxx xxx Xxxx, hierna tezamen aan te duiden als: partijen.
verklaren dat,
De Stichting en de Gemeente met deze overeenkomst afspraken maken over het organiseren van activiteiten ter gelegenheid van de viering van 750 jaar Roosendaal in 2018.
Overwegingen:
Partijen nemen het volgende in overweging:
- Het gemeentebestuur heeft nadrukkelijk de wens te vieren dat Roosendaal in 2018 750 jaar bestaat en daarbij de Roosendaalse samenleving actief te betrekken. Het streven daarbij is dat de activiteiten zoveel mogelijk worden uitgevoerd door en voor de Roosendaalse bevolking;
- Enkele betrokken inwoners uit de Roosendaalse samenleving hebben de Stichting Roosendaal 750 jaar opgericht. Deze Stichting stelt zich ten doel de coördinatie, de regie en het stimuleren van activiteiten en festiviteiten in verband met de viering van 750 jaar Roosendaal;
- Het gemeentebestuur acht deze Stichting, gezien ook de samenstelling van het bestuur, bij uitstek de partij die kan zorg dragen voor de organisatie en coördinatie van de activiteiten en festiviteiten;
- Het gemeentebestuur wil om die reden met deze overeenkomst de Stichting de opdracht verstrekken tot het organiseren van deze activiteiten tegen een vergoeding van de in artikel 2 van deze overeenkomst aangegeven financiële bijdrage;
- Partijen stellen zich ten doel de viering van Roosendaal 2018 tot een succes te maken voor de gehele Roosendaalse samenleving.
Komen het volgende overeen:
Artikel 1. Opdrachtverstrekking
De Gemeente geeft met deze overeenkomst de Stichting de opdracht tot het organiseren van activiteiten en festiviteiten in het kader van 750 jaar Roosendaal.
Bij het organiseren van deze activiteiten en festiviteiten zal de Stichting zoveel mogelijk gebruik maken van de in Roosendaal aanwezige expertise, waarbij Roosendaalse
organisaties vooral ook zelf het initiatief nemen. De Stichting zal zelf de organisatie op zich nemen van een feestweek in september 2018.
De Stichting zal in overleg met de gemeente ter uitvoering van deze opdracht een activiteitenplan vaststellen.
Doelstelling is dat door de festiviteiten en activiteiten zowel Roosendalers alsook bestaande evenementen worden verbonden door het samenbrengen van initiatieven, creativiteit en uitvoeringskracht.
De Stichting heeft haar visie en missie uitgewerkt in het bij deze overeenkomst gevoegde en daarvan deel uitmakende document “missie en visie Roosendaal 750 jaar” (Bijlage 1)
Artikel 2. Financiële bijdrage van de gemeente
1. Ter dekking van de door de Stichting te maken kosten voor de activiteiten en festiviteiten als bedoeld in artikel 1 verstrekt de Gemeente de Stichting een vaste bijdrage van € 500.000,-- (exclusief BTW). De Gemeente stelt zich daarnaast garant voor een bijdrage van € 250.000,--. (exl. BTW) waarbij de Stichting een inspanningsverplichting heeft om deze € 250.000,-- uit andere middelen te dekken. De Stichting stelt hiertoe een plan van aanpak op.
2. De bijdrage ad € 500.000,-- als bedoeld in lid 1 wordt als voorschot betaald in twee 2 termijnen. (1 september 2017 en 1 januari 2018). Eindafrekening vindt plaats na overlegging van een openbaar te maken inhoudelijk en financieel verslag dat door de Stichting wordt opgesteld voor uiterlijk 1 april 2019. In dat verslag legt de Stichting financiële verantwoording af en geeft zij aan hoe de missie, visie en ambities zoals verwoord in bijlage 1 zijn bereikt.
3. De door de Gemeente te verstrekken bijdragen (al dan niet bij voorschot) worden betaald op basis van een factuur, verhoogd met 21% BTW. De Stichting is zelf verantwoordelijk voor de afdracht van de BTW.
Artikel 3. Stuurgroep
De Gemeente heeft een Stuurgroep geformeerd met als taak:
- Toezicht houden op de Stichting zowel organisatorisch als financieel aan de hand van het activiteitenplan, zoals bedoeld in artikel 1 en het plan van aanpak als bedoeld in artikel 2, lid 1.
- Bewaken van Missie, Visie en Ambitie van Stichting
- Fungeren als klankbord en denktank voor de Stichting
- Fungeren als katalysator bij vastlopen van bepaalde zaken
- Interveniëren indien noodzakelijk
- Inzet van netwerken om de festiviteiten te promoten en mensen enthousiast te maken
- Adviseren van het college
Hiertoe zal vanaf het 3e kwartaal 2017 minimaal één keer per kwartaal een overleg worden ingepland van de Stuurgroep en het Dagelijkse Bestuur van de Stichting.
Artikel 4 Samenwerking, communicatie en overleg tussen de Gemeente en de Stichting.
Partijen spreken in het belang van de te bereiken doelstelling af om onderling actief samen te werken.
Daartoe worden de volgende afspraken gemaakt:
- Regelmatig functioneel overleg, over de uitvoering en voortgang van het activiteitenplan waarbij de gemeente is vertegenwoordigd in de Stuurgroep
- Verschillende gemeentelijke activiteiten gericht op de Roosendaalse samenleving
kunnen worden ingebracht in het door de Stichting te ontwikkelen programma;
- Bij nut en noodzaak kan een beroep worden gedaan op ambtelijke ondersteuning vanuit de gemeente (met name het kabinet burgemeester en communicatieadvisering en –ondersteuning, maar ook andere disciplines). Partijen stemmen hun communicatie over programma en activiteiten vooraf af.
Artikel 5 Vergunningaanvragen
1. De Gemeente spant zich in om met inachtneming van wettelijke regels en procedures via haar bestuursorganen haar bestuursrechtelijke medewerking te verlenen aan het plaatsvinden van de festiviteiten. De Stichting is zich ervan bewust dat zij zoals ieder andere organisatie de normale bestuursrechtelijke verplichtingen, zoals vergunningen en daaraan verbonden voorwaarden moet nakomen.
2. Om extra kosten, administratieve lasten en procedures zoveel mogelijk te vermijden, streven Partijen ernaar om de te organiseren activiteiten en evenementen zoveel mogelijk onder te brengen in één aanvraag voor een evenementvergunning. Dat betreft in ieder geval de activiteiten die plaatsvinden in de feestweek van 21 tot en met 30 september 2018.
Artikel 6 Aansprakelijkheid
De Stichting is zich ervan bewust dat zij voor het ontplooien van de door haar te organiseren activiteiten en meer in het algemeen haar deelname aan het rechtsverkeer zelfstandig aansprakelijk is. Zij zal ter dekking van een eventuele aansprakelijkheid een passende aansprakelijkheidsverzekering afsluiten.
In de situatie dat de Stichting in rechte uit wettelijke aansprakelijkheid wordt aangesproken meldt zij dit terstond aan de Stuurgroep. Als bovengenoemde aansprakelijkheidsverzekering in die situatie geen of onvoldoende dekking biedt voor deze aanspraken en de Stichting daardoor in staat van faillissement dreigt te komen, zal de Gemeente, behoudens wanneer sprake is van grove schuld of nalatigheid aan de zijde van de Stichting, de Stichting financieel bijstaan.
Artikel 7 Duur van de overeenkomst
1. Deze overeenkomst treedt in werking op de dag van ondertekening en eindigt na accordering door de Gemeente van het eindverslag van en eindafrekening met de Stichting.
2. Partijen realiseren zich dat zich gedurende de looptijd van deze overeenkomst ontwikkelingen kunnen voordoen die nopen tot aanpassing van de in deze overeenkomst vastgelegde afspraken. Hierbij moet worden gedacht het budgetrecht van de Gemeenteraad, mogelijke gevolgen van wijzigingen in (landelijke) wet- en regelgeving bijv. in de sfeer van de BTW en het BTW compensatiefonds, onherroepelijke gerechtelijke uitspraken, voortijdige opheffing van de Stichting. Partijen zullen tijdig in overleg treden wanneer die omstandigheden zich voordoen of dreigen voor te doen.
Aldus in tweevoud opgesteld en ondertekend te Roosendaal op .. Gemeente Stichting
Bijlage 1: Missie en visie Stichting Roosendaal 750 jaar
Bijlage 1
Missie, Visie en Ambitie Stichting Missie
Stimuleren dat de Roosendalers samen met plezier en enthousiasme het 750 jarig feest organiseren.
Visie
• Het hele jaar door gaan Xxxxxxxxxxxx zelf initiatieven ontplooien om het feest vorm en inhoud te geven
• Het feest verbindt Roosendalers door het samenbrengen van initiatieven, creativiteit
en uitvoeringskracht in nieuwe en bestaande evenementen
• De activiteiten tijdens het feest zijn origineel, creatief en dragen bij aan het historisch of toekomstig besef over Roosendaal bij de Roosendaler
• Het feest is een investering in nieuwe toekomstige initiatieven die bijdragen dat
inwoners trots zijn op Roosendaal Ambitie
• In september 2018 is er een feestweek waaraan elke Xxxxxxxxxxx de kans krijgt om mee te doen
• De stichting initieert en faciliteert de feestweek en zij zorgt dat daarbinnen een
kwalitatief hoogstaand en verantwoord openluchtspektakel wordt georganiseerd
• De feestweek vindt plaats van 21 tot en met 30 september 2018, waarin ook het Roosendaals Treffen een plaats krijgt. Hierdoor schuift dit evenement een jaar op.