Bruiloftsvoorwaarden Kasteel Kerckebosch
Bruiloftsvoorwaarden Kasteel Kerckebosch
en aanvullende informatie
1. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle bruiloftsoffertes en -overeenkomsten met Kasteel Kerckebosch.
2. Opties en definitieve reservering
2.1 Het is voor het bruidspaar mogelijk om een optionele reservering te plaatsen ter verzekering van de gewenste trouwdatum. Deze optionele reservering blijft voor de afgesproken periode van kracht. Wanneer blijkt dat wij de in optie genomen trouwdatum eerder definitief voor een andere partij kunnen reserveren, nemen wij eerst contact met het bruidspaar op. Het bruidspaar heeft dan 24 uur de gelegenheid om de optie om te zetten in een definitieve reservering.
2.2 Na het ondertekenen van deze voorwaarden is de reservering bevestigd.
3. Kasteelkamers
Bij een bruiloft is de huurprijs inclusief de 14 hotelkamers in het oude kasteelgedeelte (met uitzondering van speciale acties). Uiteraard is het ook mogelijk om de overige 16 hotelkamers extra te reserveren. Indien jullie hiervan gebruik wensen te maken kan er een speciaal tarief aangeboden worden afhankelijk van het seizoen. Kamers kunnen optioneel gereserveerd worden tot 2 maanden voorafgaand aan het huwelijk, daarna vervalt deze optie automatisch. Indien jullie de kosten van extra kamers niet willen dragen, adviseren wij gasten zelf vroegtijdig via ons te laten reserveren. De ervaring leert dat veel gasten hier gebruik van zullen maken. De prijzen van de kasteelkamers variëren tussen de € 115,- en € 169,- per kasteelkamer per nacht, exclusief het uitgebreide ontbijt (€ 18,- per persoon). Op jullie grote dag zorgen we ervoor dat de Bruidssuite rond 13.00 uur beschikbaar is. De overige kamers zijn uiterlijk beschikbaar vanaf
15.00 uur.
4. Betalingsvoorwaarden
4.1 Na bevestiging van de reservering / ondertekening van deze voorwaarden zal er een aanbetalingsfactuur ter hoogte van 25% van de reserveringswaarde worden verstuurd.
4.2 Twee maanden vóór de bruiloft volgt een factuur voor de tweede betaling van 50% van de reserveringwaarde.
4.3 Een maand vóór de bruiloft volgt een factuur voor de derde betaling van 25% van de reserveringwaarde.
4.4 In de week na de bruiloft volgt de eindfactuur van de eventuele extra gemaakte kosten (bv. dranken op nacalculatie, hotelkamers etc.).
4.5 De facturen dienen binnen veertien dagen na ontvangst te worden voldaan.
4.6 De termijn van 14 (veertien) dagen is een fatale termijn. Bij niet tijdige betaling is het bruidspaar ook zonder ingebrekestelling in verzuim en is de volledige vordering tot betaling onmiddellijk opeisbaar.
5. Omzetgarantie
Wij hanteren bij bruiloften een minimale omzetgarantie van €14.000,- voor de maanden mei t/m september en €12.000,- voor de overige maanden. Meerdaagse huwelijken vormen hierop een uitzondering.
6. Drank op afkoop
Indien er op het moment van reserveren is gekozen voor dranken op afkoop gedurende de dag, kan dit achteraf niet meer gewijzigd worden.
7. Annuleringsvoorwaarden
Annulering is alleen rechtsgeldig indien dit schriftelijk is bevestigd. Indien de bruiloft door het bruidspaar wordt geannuleerd zijn de volgende bedragen verschuldigd aan Kasteel Kerckebosch:
- 6+ maanden voor aanvangsdatum, doorbelasting van 10% van de totale reserveringswaarde
- 3+ maanden voor aanvangsdatum, doorbelasting 25% van de totale reserveringswaarde
- 1+ maand voor aanvangsdatum, doorbelasting 50% van de totale reserveringswaarde
- +14 dagen voor aanvangsdatum, doorbelasting 75% van de totale reserveringswaarde
- +7 dagen voor aanvangsdatum, doorbelasting 95% van de totale reserveringswaarde
Minder dan 7 dagen voor aanvangsdatum, doorbelasting van 100% van de totale reserveringswaarde. Er kunnen geen annuleringen of aanpassingen worden gehonoreerd tot 7 dagen voor aanvangsdatum.
8. Aansprakelijkheid
8.1. Kasteel Kerckebosch kan niet aansprakelijk worden gehouden voor tijdens de bruiloft geleden schade. Kasteel Kerckebosch wordt gevrijwaard tegen aanspraken dienaangaande.
8.2. Kasteel Kerckebosch is niet aansprakelijk voor storingen, uitval van stroom, watervoorzieningen en/of technische installaties.
8.3. Kasteel Kerckebosch kan slechts aansprakelijk worden gehouden voor schade die is te wijten aan haar opzet of grove schuld. Onverminderd het hiervoor bepaalde is de aansprakelijkheid van Kasteel Kerckebosch, indien en voor zover zij uit enige hoofde in rechte aansprakelijk wordt gehouden, te allen tijde beperkt tot directe schade en is elke vorm van gevolgschade uitgesloten. De aansprakelijkheid van Kasteel Kerckebosch is voorts steeds beperkt tot de reserveringswaarde.
8.4. Indien er tijdens de bruiloft schade wordt gemaakt dan zal Kasteel Kerckebosch het bruidspaar hiervoor aansprakelijk houden en worden deze kosten bij de eindfactuur in rekening gebracht.
9. Overmacht
9.1. Onder overmacht wordt in deze voorwaarden verstaan: die omstandigheden waarvan Kasteel Kerckebosch niet behoefde te verwachten dat deze zich voor zouden doen en/of waarop Kasteel Kerckebosch geen invloed kan of heeft kunnen uitoefenen. Onder deze omstandigheden worden onder meer, maar niet uitsluitend, begrepen: brand, het verloren gaan van te verwerken materialen, stakingen of werkonderbrekingen, onvoorziene grondstoffenschaarste en import- of handelsbeperkingen. Tevens wordt daaronder mede begrepen stagnatie bij (toe-)leveranciers of andere derden waarvan Kasteel Kerckebosch afhankelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst indien en voor zover deze omstandigheden nakoming van de overeenkomst onmogelijk maken of onredelijk bemoeilijken.
9.2. Indien Kasteel Kerckebosch als gevolg van overmacht verhinderd zal zijn uitvoering te geven aan de overeenkomst, behoudt Kasteel Kerckebosch zich het recht voor het huwelijk uit te stellen met de duur van de overmacht en de duur van de periode die eventueel benodigd is om op te starten.
9.3. Indien nakoming van de overeenkomst door Kasteel Kerckebosch als gevolg van overmacht blijvend onmogelijk is, zijn beide partijen bevoegd de overeenkomst te ontbinden zonder dat er in dat geval een verplichting tot enige schadevergoeding bestaat.
10. Opschorting en ontbinding
Indien het bruidspaar de verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst en/of deze voorwaarden niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomt, heeft Kasteel Kerckebosch het recht de overeenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten of te ontbinden.
11. Verzekering
Jullie zijn niet verzekerd voor annulering van xxxxxx xxxxxxxx (wegens ziekte, uitval etc). Wij raden jullie aan om een bruiloftsverzekering af te sluiten. Deze zijn vaak niet duur. Kijk op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx voor meer informatie.
12. Voorafgaand aan het huwelijk
Ongeveer één maand voor jullie huwelijksdag zullen wij contact opnemen om een afspraak in te plannen voor een proefdiner en detailbespreking. Bij tussentijdse vragen zijn wij bereikbaar via xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx en telefonisch via 000-000 00 00.
13. Menukeuze
Graag vernemen wij uiterlijk één week voorafgaand aan jullie bruiloft de definitieve dieetwensen en/of allergieën van de gasten. Daar onze keukenbrigade uitsluitend met dagverse producten werkt is het helaas niet mogelijk om wijzigingen op de dag zelf door te voeren. Bij het niet tijdig doorgeven van dieetwensen zijn wij genoodzaakt om de kosten per gerecht/per persoon extra in rekening te brengen.
Wij werken uitsluitend met vaststaande groepsmenu’s, deze is ten minste een maand voorafgaand aan het huwelijk bekend. Het is mogelijk om het menu voor te proeven. Indien jullie huwelijksdiner met 25, of meer, personen is krijgen jullie het proefdiner voor twee personen van ons aangeboden.
14. Definitieve aantallen
Graag ontvangen wij uiterlijk één week voorafgaand aan jullie bruiloft het definitieve aantal personen. Deze zullen in rekening worden gebracht. Dit definitieve aantal mag een maximum verschil van 10% hebben op het moment van reserveren.
15. Ceremonie buiten
Bruidsparen wordt de mogelijkheid geboden om buiten te trouwen.
Graag ontvangen we jullie definitieve planning uiterlijk 5 werkdagen voor de huwelijksdag.
Normaliter maken we geen gebruik van een tent en audiovisuele middelen indien er buiten wordt getrouwd. Indien jullie hier toch gebruik van wensen te maken dienen wij dit in te huren. Hiervoor worden extra kosten in rekening gebracht.
16. Crew
Er wordt een bedrag per extern crewlid gerekend voor een maaltijd, drankjes zijn op basis van nacalculatie. Externe crewleden zijn leveranciers zoals bandleden, dj etc. (Niet eigen medewerkers).
17. Eigen catering
Op Kasteel Kerckebosch is eigen catering niet toegestaan. De bruidstaart vormt hierop de enige uitzondering.
18. Bruidstaart
Xxxxxx, of jullie ceremoniemeesters, zijn verantwoordelijk voor een goede overdracht van de bruidstaart (en bijbehoren) aan onze partymanager wanneer deze bij ons gekoeld bewaard moet worden. Indien de bruidstaart bij ons achter blijft, bewaren we deze uiterlijk 1 dag in verband met voedselveiligheid van producten van een externe leverancier.
Wij verwachten van de patissier dat deze de bruidstaart plaatst op de plek waar deze moet komen te staan. Wij willen hierbij assisteren, dit is echter op eigen risico. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade aan de bruidstaart en voor achtergelaten materiaal.
Het is ook mogelijk om de bruidstaart bij ons af te nemen.
Dit gaat in samenwerking met onze huis patissier Xxxx Xxxxxxx. De kosten voor de bruidstaart worden berekend per persoon. Hier zijn een proeverij en bezorgkosten bij inbegrepen.
Indien jullie de taart via ons afnemen zijn jullie als bruidspaar verantwoordelijk voor de afstemming van levering en de invulling van de taart met Xxxx Xxxxxxx. Kasteel Kerckebosch is in geen geval verantwoordelijk voor de invulling van de taart.
19. Kinderen
- Kinderen zijn tussen de 4 en 12 jaar.
- Kinderen onder de 4 jaar tellen wij niet mee, geconsumeerde drankjes gaan op nacalculatie
- Kinderen boven de 12 jaar worden als volwassenen gerekend.
Kinderen blijven te allen tijde onder toezicht/verantwoordelijkheid van een volwassene, waarbij rekening wordt gehouden met onze medegasten, medewerkers en monumentale pand.
20. De grote dag
Op de dag zelf is het bruidspaar vanaf 13.00 uur welkom in de openbare ruimtes van het oude kasteelgedeelte ter voorbereiding (indien de beschikbaarheid het toelaat kunnen jullie tegen een speciaal tarief al eerder terecht).
Onze make-up kamer is beschikbaar vanaf 11:00 uur, hier passen max. 4 personen in. De gasten van het bruidspaar kunnen inchecken op de kamers vanaf 15.00 uur.
Uitchecken kan de volgende dag voorafgaand aan het ontbijt, om uiterlijk 09:30 uur. De ontbijtruimte is geopend tot 10:30 uur.
21. Parkeren
Het kasteel heeft de beschikking over 80 eigen parkeerplaatsen. Bij meer dan 80 auto’s kan worden uitgeweken naar de parkeerplaatsen in de wijk. Wij adviseren in dat geval om parkeerwachten te reserveren.
22. Sterke drank
Bij voorkeur wordt er geen sterke drank geserveerd tijdens een borrel/feestavond. Indien er toch gebruik van gemaakt wenst te worden, adviseren wij te informeren naar de mogelijkheid voor het plaatsen van een aparte bar waaruit exclusief een specifieke drank/cocktail geschonken wordt. Het bruidspaar is aansprakelijk voor extra schoonmaakkosten en andere onkosten dat gebruik van sterke drank met zich mee kan brengen.
23. Leveringen
Graag ontvangen wij op de ochtend van het huwelijk de noodzakelijke leveringen bij de leveranciersingang in het kasteel (achterzijde kasteel). In verband met gebrek aan opbergruimte is het helaas niet mogelijk om eerder te leveren. Wij verzoeken het bruidspaar vriendelijk de materialen uiterlijk 10:00 uur 's morgens na het huwelijksfeest weer op te ruimen. Indien dit niet wordt opgeruimd, zijn wij genoodzaakt de materialen weg te gooien. Directie is hiervoor niet aansprakelijk.
24. Toegankelijkheid
Kasteel Kerckebosch is toegankelijk voor rolstoelgebruikers. De toiletten zijn ook toegankelijk, echter is er geen speciaal aangepast toilet. De hotelkamers zijn niet bereikbaar met een rolstoel in verband met het ontbreken van een lift.
25. Muziek
Het feest vindt altijd binnen plaats. Het muziekgeluid van de DJ mag maximaal 91dB(A) bedragen. Om de lage tonen te beheersen kan het geluidniveau ook C-gewogen worden gemeten. Op basis van het vastgestelde toelaatbare geluidniveau van 90 dB(A) Na 23:30 uur verzoeken wij de DJ het geluid naar beneden bij te stellen om zo overlast voor de omwonenden van het kasteel tot het minimum te beperken. Het verzoek om de DJ hier vooraf ook duidelijk over te informeren.
Een band is niet toegestaan.
26. Decoratie
Zelf decoratie meenemen is, in wederzijds overleg, mogelijk. Confetti, glitters, bloemblaadjes en rijst etc. zijn niet toegestaan (als hier geen gehoor aan wordt gegeven is Kasteel Kerckebosch genoodzaakt om € 250,- schoonmaakkosten in rekening te brengen).
Het gebruik van echte kaarsen is niet toegestaan, met als uitzondering kaarsjes op de tafels. Op alle andere locaties zijn alleen LED-kaarsjes toegestaan.
27. Uitgeleide
Kasteel Kerckebosch verzoekt het bruidspaar om de gasten van de feestavond rekening te laten houden met de omwonenden van Kasteel Kerckebosch. De vergunning is tot 01.00 uur, wat betekent dat een feestavond tot maximaal 00:45 uur kan duren. De laatste ronde is om 00:30 uur.
Bij het uitgeleide doen na de feestavond zal Kasteel Xxxxxxxxxxx hier iedereen ook vriendelijk op attenderen.
28. Gevonden voorwerpen
Kasteel Kerckebosch is niet verantwoordelijk voor schade of diefstal van eigendommen van het bruidspaar dan wel de gasten. We vragen u waardevolle spullen de avond van het feest in eigen beheer te houden. Indien na het huwelijk toch voorwerpen achterblijven bewaart Kasteel Kerckebosch deze, naar eigen inschatting, maximaal één week.
29. Gemeente Zeist
Zodra het huwelijk op Kasteel Kerckebosch is bevestigd, gaat het bruidspaar akkoord met dat de namen, e-mail adres en datum van trouwen kenbaar worden gemaakt bij de gemeente Zeist.
30. Wijzigingen en aanpassingen van Algemene Voorwaarden
Deze algemene voorwaarden zijn onderhevig aan wijzigingen en aanpassingen. Kasteel Kerckebosch behoudt zich het recht voor om deze voorwaarden op elk moment en zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om regelmatig de voorwaarden te controleren op eventuele wijzigingen. Door gebruik te maken van onze diensten na dergelijke aanpassingen, gaat u akkoord met de herziene algemene voorwaarden.
31. Contactgegevens Kasteel Kerckebosch
Xxxxxxxx Xxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxx
KVK nummer: 61867306