Algemene voorwaarden & huisreglement Villa Clementine

Algemene voorwaarden & huisreglement Villa Clementine

0. Definities

0.1 Algemene voorwaarden en huisreglement Villa Clementine: deze algemene voorwaarden en dit huisreglement hebben betrekking op de verhuur van ruimte(n), materialen en/of faciliteiten van trouw- en evenementen locatie Villa Clementine, hierna te noemen Villa Clementine/de zaalverhuurder.

0.2 Villa Clementine: Villa Clementine, gevestigd aan de Xxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxxxx.

0.3 Huurder: diegene met wie Villa Xxxxxxxxxx een huurovereenkomst aangaat.

0.4 Huurovereenkomst: een tussen Villa Xxxxxxxxxx en huurder gesloten overeenkomst voor verhuur van aan Villa Xxxxxxxxxx toebehorende ruimte(n), materialen en/of faciliteiten.

0.5 Huurperiode: besproken of vermelde periode in de (huur)overeenkomst, gedurende welke huurder van Villa Clementine ruimte(n) huurt.

0.6 Ruimte(n): zalen en/of tuin met toebehoren die Villa Xxxxxxxxxx verhuurt aan derden.

0.7 Materialen: inrichting en technische faciliteiten die Villa Xxxxxxxxxx verhuurt bij de besproken huurperiode.

0.8 Catering: de door Villa Xxxxxxxxxx verzorgde consumpties (eten en drinken) voor, tijdens en na activiteiten in de gehuurde ruimte(n).

0.9 Zaalhuur: kosten van de gehuurde ruimte(n) vermeerderd met de kosten van alle faciliteiten, catering, etc. inclusief BTW.

0.10 Schriftelijk: per e-mail.

1. Toepasselijkheid algemene verhuurvoorwaarden

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle (huur)overeenkomsten, offertes en aanbiedingen gedaan en overeengekomen door Villa Clementine, in de breedste zin van het woord.

1.2 Bij het aangaan van een overeenkomst gaat huurder akkoord met deze algemene verhuurvoorwaarden van Villa Clementine.

1.3 Villa Clementine heeft het recht de algemene verhuurvoorwaarden op enig tijdstip te wijzigen.

1.4 De laatste versie zal altijd gepubliceerd zijn op onze website xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx.

1.5 Afwijkingen van c.q. aanvullingen op deze algemene verhuurvoorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk vanuit Villa Clementine schriftelijk zijn bevestigd of opgenomen in aanvullende voorwaarden.

2. Offerte/voorstel en optie

2.1 Alle offertes/voorstellen van Villa Xxxxxxxxxx zijn volledig vrijblijvend en onder voorbehoud. De verstrekte informatie geldt bij benadering zolang geen sprake is van een huurovereenkomst. Villa Xxxxxxxxxx heeft het recht offertes/voorstellen zonder opgave van redenen aan te passen en in te trekken.

2.2 Offertes/voorstellen kunnen alleen volledig en onvoorwaardelijk worden geaccepteerd. Gedeeltelijke acceptatie is niet toegestaan en leidt tot het vervallen van de offerte/het voorstel.

2.3 Het nemen van een optie op één of meerdere data is slechts geldig na schriftelijke bevestiging van Villa Xxxxxxxxxx.

2.4 Opties zijn, tenzij anders overeengekomen, maximaal 14 dagen geldig. Indien binnen deze termijn de optie niet wordt omgezet naar een huurovereenkomst of offerte/voorstel komt deze bij ommekomst van de termijn van rechtswege te vervallen.

2.5 Indien Villa Clementine binnen de eerdergenoemde termijn van 14 dagen een andere definitieve huurovereenkomst kan sluiten, heeft de optiehouder maximaal 24 uur om zijn of haar optie om te zetten tot een definitieve huurovereenkomst. Zo niet dan vervalt deze optie van rechtswege.

3. Huurovereenkomst

3.1 Een huurovereenkomst komt tot stand na ondertekening van de huurovereenkomst/offerte door de zaalhuurder en Villa Xxxxxxxxxx en wanneer de zaalhuurder de eerste aanbetaling van 25% van het offertebedrag heeft voldaan.

3.2 Villa Xxxxxxxxxx verhuurt haar ruimte(n) ten behoeve van de vooraf gereserveerde activiteiten en stelt deze ruimte(n) op de daarin aangegeven datum (data) beschikbaar.

3.3 Tot het gehuurde behoort/behoren uitsluitend de gereserveerde ruimte(n) en/of faciliteiten en/of catering welke in de overeenkomst staan vermeld.

3.4 Een reservering betreft een of meer zalen van Villa Clementine en eventuele faciliteiten. Het is mogelijk een voorkeur aan te geven voor een specifieke zaal.

3.5 De minimale huurperiode is 3 uren, tenzij schriftelijk anders overeengekomen (zoals bij een fotoshoot). Het is de zaalhuurder alleen toegestaan om van de gehuurde ruimte(n) gebruik te maken binnen de door Villa Clementine vastgestelde dagdelen.

3.6 Huurder dient zich te houden aan de overeengekomen aanvangstijd en eindtijd. Verlenging van de huurperiode op de dag zelf is alleen mogelijk bij goedkeuring van Villa Xxxxxxxxxx en kan tegen betaling worden gedaan.

3.7 Activiteiten door de zaalhuurder die nodig zijn voor opbouw, inrichting en/of aankleding of testen van apparatuur kunnen in overleg (en indien mogelijk) eerder plaatsvinden dan vanaf de aanvangstijd van het gereserveerde dagdeel.

3.8 Uitlopen na, of eerder aanvangen van een dagdeel kan alleen wanneer dit vooraf is aangevraagd en schriftelijk is bevestigd door Villa Clementine.

3.9 Voor ieder bijkomend uur zal een meerprijs worden doorberekend.

3.10 Kosten van de zaalhuur zullen conform de vastgestelde/afgesproken prijzen worden gefactureerd. De werkelijke kosten van de zaalhuur, materialen en/of faciliteiten zullen op nacalculatiebasis aan huurder in rekening worden gebracht. Gebruikt de zaalhuurder ruimtes, materialen of catering naast de gemaakte reservering dan brengt Villa Xxxxxxxxxx deze extra kosten in rekening op basis van nacalculatie.

4. Wijziging of annulering

4.1 Na het tot stand komen van een huurovereenkomst, of een deel van de overeenkomst, kan huurder de overeenkomst uitsluitend schriftelijk annuleren.

4.2 Bij annulering brengt Villa Xxxxxxxxxx altijd € 100,- administratiekosten in rekening.

4.3 Bij annulering meer dan 6 maanden voor de datum van de zaalhuur wordt 25% van de zaalhuur (inclusief gereserveerde catering en materialen, zie ook artikel 6.7) in rekening gebracht naast de €100,- administratiekosten.

4.4 Bij annulering minder dan 6 maanden, maar meer dan 4 maanden voor de datum van de zaalhuur wordt 50% van de zaalhuur (inclusief gereserveerde catering en materialen, zie ook artikel 6.7) in rekening gebracht naast de €100,- administratiekosten.

4.5 Bij annulering minder dan 4 maanden, maar meer dan 2 maanden voor de datum van de zaalhuur wordt 75% van de zaalhuur (inclusief gereserveerde catering en materialen, zie ook artikel 6.7) in rekening gebracht naast de €100,- administratiekosten.

4.6 Bij annulering binnen 2 maanden voor de datum van de zaalhuur wordt 100% van de zaalhuur (inclusief gereserveerde catering en materialen, zie ook artikel 6.7) in rekening gebracht naast de €100,- administratiekosten.

4.7 Bij een gewenste wijziging van de overeenkomst treedt de huurder in overleg met de zaalverhuurder. Wijzigingen kunnen uitsluitend worden doorgevoerd na goedkeuring van de zaalverhuurder.

4.8 Als extra coulance naar de huurder stelt Villa Xxxxxxxxxx dat, bij annulering door calamiteiten in de eerste familielijn, het evenement kosteloos verplaatst kan worden binnen 9 maanden naar een andere geschikte datum. Restitutie van het bedrag is niet mogelijk.

4.9 COVID-19: Wanneer blijkt dat het programma zoals eerder overeengekomen geen (volledige) doorgang kan vinden in verband met de COVID-19 maatregelen, zal Villa Xxxxxxxxxx, binnen de gestelde maatregelen, altijd een alternatief programma aanbieden en de mogelijkheid geven om de datum te verzetten. Wanneer er door de huurder dan toch voor wordt gekozen om het evenement te annuleren, worden de bovenstaande annuleringsvoorwaarden gehanteerd.

5. Gebruik van gehuurde ruimte(n)

5.1 Huurder dient aanwijzingen van directie en personeel van Villa Clementine ten aanzien van het gebruik van de gehuurde ruimte(n) op te volgen.

5.2 Huurder dient zich te houden aan het door Villa Xxxxxxxxxx vastgestelde maximaal toegestane aantal gasten per gehuurde ruimte(n).

5.3 In de gehuurde ruimte(n) mag door huurder niets worden aangeplakt of op welke wijze dan ook worden bevestigd, zonder voorafgaande toestemming van Villa Clementine.

5.4 Huurder dient ervoor te zorgen dat er geen schade wordt toegebracht aan het gebouw en aan de in het gebouw aanwezige zaken.

5.5 Huurder dient de ruimte(n) achter te laten in dezelfde staat als waarin deze werd(en) aangetroffen.

5.6 Indien de ruimte(n) niet naar behoren wordt/worden aangetroffen door de huurder, dient dit vooraf en voor aanvang bij het personeel van Villa Clementine te worden gemeld.

5.7 Huurder is voorts gehouden alle redelijkerwijs mogelijke maatregelen te nemen om schade als in artikel 5.4 bedoeld te voorkomen.

5.8 Het nemen van dergelijke maatregelen, genoemd onder 5.7, ontslaat huurder niet van de verplichting optredende schade als vorenbedoeld aan Villa Xxxxxxxxxx te melden en te vergoeden.

5.9 Villa Clementine heeft het recht door haar geconstateerde schade aan muren, vloeren, meubels, apparatuur e.d. in de gehuurde ruimte(n) en aan de daarin aanwezige goederen te laten herstellen op kosten van huurder, voor zover de schade is ontstaan ten tijde van het gebruik van de betreffende ruimte(n) door huurder dan wel daarmee rechtstreeks verband houdt.

5.10 Huurder ziet erop toe dat tijdens de huurperiode in het gehuurde geen licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen, gevaarlijke en/of brandbare goederen, stank verspreidende stoffen worden gebruikt, tenzij hiervoor door Villa Xxxxxxxxxx schriftelijk toestemming is verleend.

5.11 In vervolg op artikel 5.5. Schoonmaak, opruimen herstelkosten zullen in alle gevallen volledig en zonder voorbehoud in rekening worden gebracht aan huurder.

5.12 Roken is niet toegestaan in Villa Clementine.

5.13 Gebruik maken van confetti(kanon), bellenblaas, rozenblaadjes, rijst en rookmachine is niet toegestaan in Villa Clementine.

5.14 Voor en tijdens een activiteit, bijeenkomst of evenement dienen maatregelen te worden genomen die Villa Clementine noodzakelijk acht met betrekking tot het geluidsniveau in de diverse ruimte(n).

5.15 Ramen en buitendeuren dienen te allen tijde gesloten te blijven op het moment dat er muziek wordt gemaakt dan wel ten gehore wordt gebracht.

5.16 Het is de huurder niet toegestaan de ruimte(n) van medehuurder te betreden of deze te (ver)storen tijdens de huurperiode.

5.17 Huurder dient ervoor te zorgen dat huurder of diens gasten geen overlast veroorzaken bij het in gebruik nemen of verlaten van de ruimte(n).

5.18 Huurder dient erop toe te zien dat het pand rustig wordt betreden en verlaten, zonder overlast voor omwonenden of medehuurders.

6. Catering

6.1 Gebruik van de horecafaciliteiten en catering zijn voor kosten van de huurder.

6.2 Het is de huurder niet toegestaan zichzelf te bedienen of diens gasten toegang te geven tot de bar of de keuken, tenzij uitdrukkelijk anders afgesproken en vastgelegd met Villa Clementine.

6.3 Het is de huurder niet toegestaan (meegebrachte/meegenomen) consumpties en/of genotmiddelen te verkopen of gratis te verstrekken/te gebruiken tenzij hiervoor door Villa Xxxxxxxxxx vooraf schriftelijk toestemming is verleend.

6.4 Villa Clementine is gerechtigd aan deze toestemmingen (6.2 en 6.3) nadere voorwaarden te verbinden zoals aantoonbaar gekwalificeerd personeel, extra schoonmaakkosten en een borg.

6.5 Minimaal twee weken vooraf dient het definitieve aantal personen te zijn doorgegeven aan Villa Clementine.

6.6 Tot 14 dagen voor aanvang van de huurperiode kan het aantal personen dat gebruik maakt van de ruimte en/of catering worden gewijzigd. Bij wijzigingen buiten deze termijn gaat Villa Xxxxxxxxxx uit van het laatst gereserveerde aantal personen. Wanneer er meer personen aanwezig zijn dan bij de reservering is aangegeven, brengt Villa Xxxxxxxxxx dit in rekening op basis van nacalculatie.

6.7 Bij annulering van de (huur)overeenkomst gelden, met betrekking tot de gereserveerde catering, de specifieke annuleringsvoorwaarden van artikel 4. Indien m.b.t. de consumptie van dranken in het voorstel geen vaste arrangementsprijs is overeengekomen, maar gekozen is voor drank op nacalculatie, wordt uitgegaan van de gemiddelde prijs van 2 consumpties per persoon per uur.

7. Technische faciliteiten

7.1 Wanneer de huurder gebruik wenst te maken van technische faciliteiten van Villa Xxxxxxxxxx dient dit ten minste 7 dagen voor aanvang van de huurperiode te worden overeengekomen. Na deze datum kan realisatie van de technische wensen niet worden gegarandeerd.

7.2 De bediening of verplaatsing van beeld en projectieapparatuur van Villa Clementine mag alleen geschieden door personeel van Villa Clementine. Geluidsapparatuur is na goedkeuring van de zaalverhuurder vrij te bedienen door huurder.

7.3 Schade aan bovengenoemde apparatuur als gevolg van onjuiste bediening zal op de huurder worden verhaald.

7.4 Gebruik van door huurder mee te brengen apparatuur kan alleen geschieden na overleg en toestemming van Villa Xxxxxxxxxx.

7.5 Huurder is zelf verantwoordelijk voor installatie van meegenomen apparatuur.

8. Betaling

8.1 Rekeningen van de zaalhuur, catering, technische faciliteiten en alle overige kosten, die huurder gehouden is te voldoen, dienen door huurder te worden voldaan binnen 14 dagen na de factuurdatum. Rekeningen zijn inclusief BTW.

8.2 Na bevestigen van de huurovereenkomst wordt een aanbetaling van 25% van de offerte in rekening gebracht. 6 weken voor de huurperiode wordt een volgende factuur verstuurd van 50% van de offerte die 4 weken voorafgaand aan de huurperiode op de rekening van Villa Xxxxxxxxxx bijgeschreven dient te zijn.

8.3 Indien de factuur door de huurder niet wordt voldaan is de huurder gehouden buitengerechtelijke kosten en/of incassokosten aan Villa Clementine te betalen.

8.4 Geoffreerde prijzen en/of productsamenstellingen zijn onder voorbehoud van (prijs)wijzigingen.

9. Huisregels

Alle huurders en gebruikers dienen zich op de hoogte te stellen van de huisregels en de vluchtwegen en zich dienovereenkomstig te gedragen of daarnaar te handelen.

10. Aansprakelijkheid

10.1 Villa Clementine is in geen enkel opzicht verantwoordelijk of aansprakelijk voor eventuele schade aan of vermissing en diefstal van in de garderobe of andere ruimte(n) aanwezige kleding en/of andere goederen.

10.2 Villa Clementine draagt geen verantwoordelijkheid voor goederen van huurder of derden en belast zich niet met het beveiligen en verzekeren daarvan.

10.3 Villa Clementine behoudt zich het recht voor achtergelaten goederen te verwijderen, zonder dat Villa Xxxxxxxxxx aansprakelijk is voor verlies of beschadiging.

10.4 Villa Clementine is in geen opzicht verantwoordelijk of aansprakelijk voor eventuele psychische of fysieke klachten ontstaan tijdens, voor of na deelname aan een activiteit van huurders en gebruikers van Villa Clementine.

10.5 Huurder is aansprakelijk voor de afdracht van muziekauteursrechten van de door de Vereniging Buma/Stemra en Videma dan wel door een buitenlandse zusterorganisatie van de Vereniging Buma/Stemra en Videma of een andere derde geëxploiteerde. Ook vrijwaart de huurder Villa Xxxxxxxxxx geheel ter zake van enige aanspraak van in dit artikel verschuldigde muziekauteursrechten uit hoofde van de muziek die huurder in de ruimte(n) van Villa Xxxxxxxxxx ten gehore heeft gebracht en/of ten gehore heeft doen brengen.

10.6 Huurder dient dringende en noodzakelijke reparaties in of aan de door hem gehuurde ruimte(n) door of in opdracht van Villa Xxxxxxxxxx te dulden.

10.7 Villa Clementine zal bij uitvoering van deze werkzaamheden genoemd in 10.6 zoveel mogelijk rekening houden met het gebruik door huurder.

10.8 Huurder wordt volledig aansprakelijk gehouden voor diens deelnemers en/of gasten, (zakelijke) partners of overige contacten welke terug te voeren zijn op de huurder welke op enerlei wijze schade toebrengen aan Villa Xxxxxxxxxx.

10.9 Indien een specifiek artikel van deze algemene voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige artikelen van deze algemene voorwaarden volledig van kracht blijven.

10.10 Het niet naleven van de algemene voorwaarden heeft onmiddellijk en onomkeerbare opzegging van het huurcontract, inclusief reeds gemaakte reserveringen, tot gevolg, zonder recht op restitutie of de mogelijkheid tot het verhalen op eventueel daaruit voortvloeiende schade voor de huurder.

10.11 Eventuele boetes en hieruit voortvloeiende schade geleden door Villa Xxxxxxxxxx zullen op de huurder worden verhaald.

10.12 COVID-19: Wanneer de door het RIVM gestelde maatregelen en bijbehorende aanwijzingen van het personeel van Villa Xxxxxxxxxx door de huurder en/of aanwezige gasten niet worden opgevolgd, zijn de consequenties als een eventuele boete voor rekening van de huurder.

11. Overmacht

11.1 Villa Clementine is niet aansprakelijk, indien en voor zover haar verbintenissen niet kunnen worden nagekomen ten gevolge van overmacht.

11.2 Onder overmacht wordt verstaan elke vreemde oorzaak, alsmede elke omstandigheid, welke in redelijkheid niet voor haar risico behoort te komen. Vertraging bij of wanprestatie door haar toeleveranciers, storingen in het internet, storingen in het gas, elektriciteit, water, riool, verwarming, storingen in e-mailverkeer en storingen of wijzigingen in door derden geleverde technologie, vervoersmoeilijkheden, werkstakingen, overheidsmaatregelen, vertragingen in de aanvoer, vertragingen in de aanvoer van gas, water en elektra, nalatigheden van leveranciers en/of fabrikanten van Villa Xxxxxxxxxx alsmede van hulppersonen, ziekte van personeel, gebreken in hulp- of transportmiddelen gelden uitdrukkelijk als overmacht.

11.3 Indien een huurovereenkomst wegens overmacht niet of slechts deels kan worden uitgevoerd door Villa Clementine, op een specifieke door klant gereserveerde datum of aaneenschakeling van data, is Villa Xxxxxxxxxx gerechtigd om de klant in alle redelijkheid alternatieve data aan te bieden, welke door de klant dien(en)t te worden geaccepteerd, met als gevolg dat Villa Clementine en klant een kosteloze omboeking van dat(a)um overeenstemmen. Villa Clementine dient alternatieve data in alle redelijkheid aan te bieden, met voor de klant ruim voorziene mogelijkheden om de alternatieve data te kunnen accepteren. Hierbij dient Villa Xxxxxxxxxx rekening te houden met óf geboekt dagtype, óf geboekt seizoen door klant. Villa Xxxxxxxxxx en klant dienen beiden uiterste inspanning te verrichten om tot overeenstemming te komen. Villa Xxxxxxxxxx is bij overeenstemming gerechtigd om de aanbetaling van klant te behouden of te vermeerderen, of in overleg met de klant door te boeken naar de nieuw gereserveerde datum. Na overeenstemming tussen klant en Villa Clementine is de originele huurovereenkomst van toepassing op de nieuw overeengekomen dat(a)um. Villa Clementine en klant zijn verplicht de origineel gemaakte prijsafspraken wederzijds te respecteren.

11.4 Villa Xxxxxxxxxx behoudt zich in het geval van overmacht het recht voor haar verplichtingen op te schorten en is tevens gerechtigd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, dan wel te vorderen dat de inhoud van de overeenkomst zodanig wordt gewijzigd dat uitvoering mogelijk blijft. In geen geval is Villa Xxxxxxxxxx gehouden enige boete of schadevergoeding te betalen.

11.5 Indien Villa Clementine bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen is zij gerechtigd het reeds geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is de afnemer gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijk contract. Dit geldt echter niet als het reeds geleverde c.q. leverbare deel geen zelfstandige waarde heeft.

11.6 Villa Xxxxxxxxxx aanvaardt nimmer enige vorm van aansprakelijkheid direct of indirect inzake (zaak)schade door overmacht en verlies aan inkomsten van de zijde van haar klanten/huurders inzake het onderbreken, verlengen, verplaatsen, herhalen of opnieuw uitvoeren van enig welke opleiding, voorstelling, workshop, cursus, training of activiteit in het gehuurde.

11.7 Villa Clementine is niet gehouden enige vorm van schadeloosstelling te voldoen aan de kant van de huurder, direct of indirect die verdergaat dan de termijn waarbinnen de overmacht in stand blijft en nooit verder dan het bedrag van zaalhuur (exclusief catering) welke met de klant/huurder overeengekomen is voor de duur van periode waarin de overmacht in stand blijft, zoals hier in artikel 10 beschreven.

12. Ontbinding van de (huur)overeenkomst

12.1 Het per direct ontbinden van de overeenkomst van de zijde van Villa Clementine is mogelijk indien er sprake is van:

· het niet nakomen van de verplichtingen door zaalhuurder zoals vastgelegd in de huurovereenkomst.

· wangebruik door zaalhuurder (of gebruikers) van het gehuurde.

· overlast door zaalhuurder (of gebruikers) aan andere huurders of aan Villa Clementine.

· gebleken ondeskundigheid bij de beroepsuitoefening van de door zaalhuurder aangeboden activiteit(en).

· het verstrekken van onjuiste informatie of het onthouden van juiste informatie door zaalhuurder aan zaalverhuurder.

· ernstige verdenking van mogelijke verstoring van de openbare orde door zaalhuurder (of gebruikers).

12.2 Zaalverhuurder zal dan niet gehouden zijn tot enige vorm van schadevergoeding.

13. Toepasselijk recht bij geschillen

13.1 In geval van geschillen tussen zaalverhuurder en zaalhuurder is het Nederlands recht van toepassing.

13.2 Mogelijke geschillen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in de nabijheid van de woonplaats van zaalverhuurder.