Contract

GEDRAGSCODE KENNISMAKINGSTIJD vastgesteld in de bijeenkomst van de colleges van bestuur van Hogeschool Utrecht en de Universiteit Utrecht met de Utrechtse gezelligheidsverenigingen op 8 juli 2024.

1. Begrippenlijst

AIU: De Adviescommissie Introductietijd Utrecht (AIU) is een externe onafhankelijke commissie bestaande uit oud-bestuursleden van Utrechtse gezelligheidsverenigingen. De AIU heeft als hoofddoel het leveren van een bijdrage aan een verantwoorde Kennismakingstijd, en adviseert de betrokken gezelligheidsverenigingen plus beide colleges van bestuur hierover voorafgaand en tijdens deze periode.

Gedragscode: De Gedragscode is een overeenkomst tussen Hogeschool Utrecht, de Universiteit Utrecht en de erkende gezelligheidsverenigingen. De Gedragscode verhoudt zich op de gebruikelijke wijze tot de internationale rechtsorde, wat betekent dat (inter)nationale en lokale wet- en regelgeving (zoals een Algemene Politie Verordening of Noodverordening) prevaleert.

Gezelligheidsverenigingen: Hogeschool Utrecht en de Universiteit Utrecht erkennen zeven

gezelligheidsverenigingen. Dit zijn Biton, C.S. Veritas, SSR-NU,

UMTC, Unitas S.R., het Utrechtsch Studenten Corps, en de Utrechtsche Vrouwelijke Studenten Vereniging/NVVSU.

Kennismakingstijd: Met de Kennismakingstijd (afgekort KMT) wordt de introductieperiode bedoeld waarin nieuwe leden kennis maken met de gezelligheidsverenigingen (zie ook §1). De KMT begint niet eerder dan tijdens de laatste dag van de UIT, en eindigt voor de start van het Academisch Jaar, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen met betrokken partijen.

1. Doel en algemeen uitgangspunt

De Kennismakingstijd bij een studentengezelligheidsvereniging heeft als doel aspirant-leden kennis te laten maken met de vereniging in al haar facetten, kennis te maken met ouderejaars en een goede band te creëren tussen de aspirant-leden onderling.

De besturen van de Utrechtse gezelligheidsverenigingen en de colleges van bestuur van Hogeschool Utrecht en Universiteit Utrecht hebben deze Gedragscode Kennismakingstijd opgesteld en ondertekend, zodat deze Gedragscode gebruikt kan worden als leidraad bij de Kennismakingstijd van de gezelligheidsverenigingen.

Doel van deze code is om een goed verloop van de Kennismakingstijd te bevorderen en daardoor tevens problemen bij de Kennismakingstijd te voorkomen. Tevens wordt door middel van deze code geëxpliciteerd welke uitgangspunten de verenigingen wel en welke zij niet willen hanteren bij de inrichting en uitvoering van de Kennismakingstijd. De Kennismakingstijd eindigt op het moment zoals in de draaiboeken is aangegeven.

Het bestuur of de senaat heeft na de Kennismakingstijd tot aan de officiële installatie van de nieuwe leden een morele verantwoordelijkheid de persoonlijke integriteit, de gezondheid en de hygiëne van de aspirant leden zowel binnen als buiten de sociëteit of het verenigingsgebouw te waarborgen.

De uitgangspunten bij deze Gedragscode zijn:

Het bestuur of de senaat van een gezelligheidsvereniging is verantwoordelijk voor het beleid, de organisatie en de uitvoering van de gehele Kennismakingstijd, zowel binnen als buiten de sociëteit of het verenigingsgebouw.

Het bestuur of de senaat acht het essentieel dat de persoonlijke integriteit, de gezondheid en de hygiëne van de aspirant-leden worden gewaarborgd.

Het bestuur of de senaat is ervoor verantwoordelijk dat de Kennismakingstijd een toetsing aan in de maatschappij gangbare normen kan doorstaan.

2. Verantwoordelijkheid bestuur of senaat van studentengezelligheidsvereniging

2.1. Het bestuur of de senaat stelt het gehele programma van de Kennismakingstijd vast, is tevoren op de hoogte van alle activiteiten en heeft toegang tot alle activiteiten.

2.2. Het bestuur of de senaat stelt een introductiecommissie samen, evenals de voor de Kennismakingstijd benodigde subcommissies.

2.3. Het bestuur of de senaat is verantwoordelijk voor het handhaven van de regel dat gebruik van alcohol voor de aspirant-leden verboden is. Het bestuur of de senaat is tevens verantwoordelijk voor een restrictief alcoholgebruik van de leden van de introductiecommissie, haar subcommissies en de overige leden van de vereniging.

2.4. Het bestuur of de senaat is verantwoordelijk voor het handhaven van de regel dat gebruik van drugs binnen de vereniging verboden is, niet alleen door de aspirant-leden, de leden van de introductiecommissie en haar subcommissies, maar ook door de overige leden van de vereniging.

2.5. Het bestuur of de senaat is verplicht een (oud-)lid van wie naar het oordeel van het bestuur of de senaat een redelijk vermoeden bestaat dat hij de Gedragscode heeft geschonden, met onmiddellijke ingang de toegang tot de activiteiten van de Kennismakingstijd en het verenigingsgebouw te ontzeggen.

2.6. Het bestuur of de senaat draagt er zorg voor dat aan aspirant-leden geen geheimhouding wordt opgelegd in welke vorm dan ook.

2.7. Het bestuur of de senaat zorgt ervoor dat deze Gedragscode ten minste vier weken voor aanvang van de Kennismakingstijd aan alle leden bekend wordt gemaakt. Aan de aspirant-leden wordt deze Gedragscode bij het inschrijven voor de Kennismakingstijd ter hand gesteld.

2.8. Het bestuur of de senaat draagt er zorg voor dat vóór de inschrijving voor de Kennismakingstijd aan aspirant-leden inzicht wordt gegeven in de hoofdlijnen van de introductie, de aard, de stijl en de sfeer, zodat aspirant-leden weten wat ze kunnen verwachten.

2.9. Het bestuur of de

senaat draagt er zorg voor dat de draaiboeken van de Kennismakingstijd vóór de daarvoor aangegeven deadline aan de Adviescommissie Introductietijd Utrecht (AIU) zijn opgestuurd, en dat eventuele tussentijdse wijzigingen vooraf of in ieder geval zo snel als mogelijk aan de AIU worden meegedeeld.

3. Waarborgen t.b.v. de persoonlijke integriteit, de gezondheid en de hygiëne Persoonlijke integriteit

3.1. Fysiek of geestelijk geweld tegen aspirant-leden is verboden. Hieronder vallen in ieder geval:

Het gebruik van discriminerende termen gerelateerd aan iemands sekse, ras, levensovertuiging of maatschappelijke opvattingen, afkomst, handicap of ziekte. Het dwingen tot vernederende handelingen.

Inbreuk op lichamelijke integriteit.

Ongewenste intimiteiten in gedrag of door het maken van seksueel getinte opmerkingen.

Gezondheid

3.2. Er wordt gebruik gemaakt van een medisch intakeformulier voor alle aspirant- leden. Dit wordt door een bevoegd arts, dat is een arts met BIG-registratie,

beoordeeld indien het aspirant-lid op dit intakeformulier heeft vermeld dat er sprake is van bijzondere omstandigheden van medische en/of psychische aard. De adviezen van de betrokken arts worden onverkort opgevolgd. Dit kan ook inhouden betrokkene niet toe te laten tot de Kennismakingstijd.

Indien er verschil van mening/inzicht is tussen de betrokken artsen kan de AIU om advies worden gevraagd. In dat geval is laatstgenoemd advies bindend voor alle partijen.

Het bestuur of senaat is er verantwoordelijk voor dat de medische gegevens van de aspirant-leden adequaat beveiligd worden en slechts voor de leden (en de arts) toegankelijk zijn die deze nodig hebben om een veilige kennismakingstijd voor het aspirant-lid te waarborgen. Hierbij zijn de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) toepasselijk.

Als een aspirant-lid een (fysieke) functiebeperking heeft, wordt deze toegelaten tot de Kennismakingstijd. Voor dit aspirant-lid wordt een aangepast programma opgesteld, tenzij naar het oordeel van een bevoegd arts toelating tot de Kennismakingstijd niet verantwoord is of het alternatieve programma van zodanige aard is dat de doelstellingen van de Kennismakingstijd niet gehaald kunnen worden. Hierbij zijn de regels van de AVG toepasselijk

3.3. Met één of meer bevoegde artsen zijn schriftelijke afspraken gemaakt over diens aanwezigheid, bereikbaarheid en beschikbaarheid voor alle dagen van de Kennismakingstijd. De schriftelijke afspraken worden ter hand gesteld aan de Adviescommissie Introductietijd Utrecht (AIU). De arts hoeft niet fysiek aanwezig te zijn, maar dient wel te allen tijde geconsulteerd te kunnen worden. Voor acute zorgvragen moet er opvang in de vorm van een huisartsenpost (HAP) of spoedeisende hulppost (SEH) in de naaste omgeving zijn.

3.4. Tijdens de kampweek is er elke dag een spreekuur door een bevoegd arts te houden. Een vereniging van minder dan 500 leden kan hiervan afwijken mits er een bevoegd arts permanent op afstand beschikbaar is. Alle aspirant-leden hebben toegang tot een bevoegd arts zonder toestemming van wie dan ook.

3.5. Per 100 personen moet ten minste 1 persoon aanwezig zijn in het bezit van een geldig EHBO-diploma.

3.6. Een aspirant-lid krijgt ten minste 7 uur ononderbroken slaap per nacht. Hiervan mag maximaal twee keer worden afgeweken, maar niet twee nachten achter elkaar. Bij een afwijkende nacht mag de slaap worden onderbroken, maar moet het totaal aantal uur slaap ten minste zeven uur bedragen.

Het aantal uren slaap is exclusief de tijd die nodig is voor verplaatsing van het verenigingsgebouw naar de slaapplaats en vice versa. Hiervoor wordt per verplaatsing in het Draaiboek in ieder geval 30 minuten ingeruimd.

3.7. Elk aspirant-lid krijgt voldoende te drinken en krijgt altijd toegang tot drinken.

3.8. Een appèl duurt in beginsel niet langer dan een half uur. Indien het langer duurt moet het mogelijk zijn afwisselend te staan en te zitten.

3.9. Tussen de buiten- en binnenweek krijgen aspirant-leden de gelegenheid om overdag tenminste 5 uur naar huis te gaan.

Hygiëne

3.10. Tijdens de kampweek is er sprake van goede hygiënische omstandigheden.

Hieronder wordt in ieder geval verstaan dat het aspirant-lid de gelegenheid krijgt om zich dagelijks te wassen en tanden te poetsen;

naar eigen inzicht en behoefte gebruik te maken van voldoende beschikbare en adequate sanitaire voorzieningen.

4. Afbakening met onderwijs en andere introductietijden

4.1. Tijdens de eerste twee weken van het academisch jaar beginnen de eventuele onderdelen van de introductietijd niet voor 19.00 uur en eindigen deze uiterlijk om 00.00

uur. De aspirant-leden worden dan in de gelegenheid gesteld de Sociëteit of het verenigingsgebouw vanaf 00.00 uur te verlaten.

4.2. Deelname aan onderwijs (dat is ook een hertentamen), matchingsactiviteit, een facultair introductieonderdeel of introductie van de opleiding, heeft te allen tijde voorrang op de introductietijd van de verenigingen.

5. Vertrouwenspersonen

5.1. Tijdens de introductietijd is er per 50 aspirant-leden een vertrouwenspersoon aangesteld. Een vertrouwenspersoon heeft direct toegang tot bestuur of senaat en tot de klachtencommissie.

5.2. Een aspirant-lid wordt nooit rechtstreekse toegang tot een vertrouwenspersoon ontzegd.

5.3. Een (aspirant)-lid die vragen heeft over de toepassing en de werking van de Gedragscode kan terecht bij ambtelijk secretarissen van de Universiteit Utrecht en Hogeschool Utrecht die de Adviescommissie Introductietijd Utrecht ondersteunen.

6. Klachten

Interne klachtencommissie

6.1. Het bestuur of de senaat stelt een (van de introductiecommissie en haar subcommissies) onafhankelijke interne klachtencommissie in, en zorgt voor een voor alle aspirant-leden (zonder voorafgaande toestemming) toegankelijke klachtenprocedure voor de Kennismakingstijd. Ieder (aspirant)-lid kan bij deze klachtencommissie een klacht indienen over de wijze waarop eenieder die lid is van de gezelligheidsvereniging of anderszins deel uitmaakt van de gezelligheidsvereniging zich jegens hem/haar of een ander heeft gedragen.

Anonieme klachten worden in beginsel niet in behandeling genomen, tenzij de klager een zwaarwegend belang heeft anoniem te blijven en mits zijn klacht ondanks deze anonimiteit naar behoren kan worden onderzocht.

6.2. De klachtencommissie stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord. Binnen uiterlijk drie weken na ontvangst van de klacht brengt de klachtencommissie advies uit aan het bestuur of senaat van de gezelligheidsvereniging over te nemen maatregelen.

6.3. Het bestuur of de senaat van de vereniging stelt de klager vervolgens binnen drie weken schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de conclusies die het hieraan verbindt.

Externe klachtencommissie

6.4. Indien de klager niet tevreden is met de acties die de senaat of het bestuur van de vereniging naar aanleiding van de klacht heeft ondernomen, kan deze de klacht voorleggen aan de AIU via het mailadres: xxxxxxxxxxxxxxxXXX@XX.xx. De AIU hanteert strikte vertrouwelijkheid tijdens de onderzoeksfase. In haar advisering aan het bestuur of de senaat kan in bijzondere gevallen worden opgenomen dat ook het bestuur of de senaat strikte vertrouwelijkheid in acht neemt.

6.5 De samenstelling en werkwijze van de AIU is apart vastgelegd in de notitie 'Adviescommissie Introductietijd Utrecht'.

6.7 De AIU stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord. Binnen uiterlijk vier weken na ontvangst van de klacht brengt de AIU-advies uit aan het bestuur of senaat van de gezelligheidsvereniging over te nemen maatregelen. Tevens kan de AIU-advies uitbrengen aan de colleges van bestuur over de onder artikel 8.1. opgesomde te treffen sancties.

7. Meldingsplicht incidenten

7.1. Het bestuur of de senaat meldt (vermoedens van) incidenten direct aan de (voorzitter van de) AIU. Dit kan telefonisch of via e-mail, conform het door de AIU aangeleverde stroomschema. Ook medische incidenten dienen gemeld te worden. In het geval van een (potentiële) overtreding van de Gedragscode wordt van het bestuur of de senaat verwacht dat zij binnen 24 uur na het plaatsvinden van het incident schriftelijk toelichten wat de context van het incident is en, indien van toepassing, welke bestuurlijke maatregelen door het bestuur of de senaat zullen worden of zijn genomen..

7.2. Indien er een klacht over de Kennismakingstijd wordt ingediend bij de instelling(en) verplicht de instelling zich tot het geanonimiseerd doorgeven van de klacht aan betreffende vereniging.

7.3. De (voorzitter van de) AIU informeert de beide colleges via het afdelingshoofd Studenten (UU) en de teamleider Studentenparticipatie (HU) of hun gemandateerden over de meldingen bedoeld in 7.1.

8. Sancties

8.1 Bij niet of niet volledige naleving van bovenstaande door een vereniging kunnen de colleges van bestuur, indien daartoe naar hun mening aanleiding is, aan het bestuur of de senaat van de betreffende vereniging één of meer sancties opleggen. Deze sancties liggen in de materiële en/of immateriële sfeer en zijn gerelateerd aan de ernst en de aard van het voorval dat in strijd met bovenstaande regels heeft plaatsgevonden.

De sancties kunnen onder meer bestaan uit:

Geheel of gedeeltelijk verbreken of opschorten van de relatie tussen de gezelligheidsvereniging enerzijds en de Universiteit Utrecht en/of Hogeschool Utrecht anderzijds.

Intrekken of opschorten van het quotum bestuursbeurzen voor de introductiecommissie voor de eerstkomende introductietijd.

Opschorten of terugvorderen van subsidies en andere faciliteiten.

9. Contact met AIU

9.1 Indien een (aspirant-)lid redenen heeft om niet eerst de interne klachtprocedure conform artikel 6. te volgen en de klacht rechtstreeks wil voor leggen aan de AIU of indien het (aspirant-)lid om een andere reden de AIU wil benaderen, kan deze contact opnemen met de AIU via het mailadres: xxxxxxxxxxxxxxxXXX@xx.xx.

De Gedragscode Kennismakingstijd is vastgesteld tijdens de bijeenkomst van de colleges van bestuur van Hogeschool Utrecht en de Universiteit Utrecht met de Utrechtse gezelligheidsverenigingen op 8 juli 2024.

college van bestuur college van bestuur

Universiteit Utrecht, Hogeschool Utrecht,

……………………………… ………………………………

prof. dr. X.X.X.X. Xxxxxxxxx prof. Dr. X.X.X. Xxxxxxx op Reimer

rector magnificus voorzitter

………………………… ………………………………………

(Praeses Biton) (2e vertegenwoordiger Biton)

………………………… ………………………………………

(Praeses SSR-NU) (2e vertegenwoordiger SSR-NU)

…………………………… ……………………………………………

(Praeses UMTC) (2e vertegenwoordiger UMTC)

………………………… ………………………………………

(Rector Unitas S.R.) (2e vertegenwoordiger Unitas S.R.)

……………………… ………………………………………

(Rector USC) (2e vertegenwoordiger USC)

……………………… …………………………………………

(Praeses UVSV/NVVSU) (2e vertegenwoordiger UVSV/NVVSU)

………………………………… …………………………………………

(Praeses C.S. Veritas) (2e vertegenwoordiger C.S. Veritas