Onderdeel A Opdrachtbevestiging Geachte directie/ bestuur / enz. Opdracht
Onderdeel A
Geachte directie/ bestuur / enz.
Opdracht
U heeft ons opdracht gegeven overeengekomen specifieke werkzaamheden te verrichten met betrekking tot de aan u verstrekte subsidie in het kader van de Regeling ter compensatie van de schade bij aanbieders van vrije podiumkunstproducties door de COVID-19-maatregelenregeling bij het Fonds Podiumkunsten, met dossiernummer xxxx, van (naam aanvrager) en aan u de feitelijke bevindingen die resulteren uit deze werkzaamheden te rapporteren. Deze brief is bedoeld om het doel en de voorwaarden van de aan ons verstrekte opdracht vast te leggen, alsmede de aard en beperkingen van onze werkzaamheden.
De opdracht heeft als doel om de activiteiten waarop het subsidiebedrag is gebaseerd te beoordelen, alsmede de onderbouwing daarvan. De overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn overlegd met de beoogde gebruiker, zijnde het Fonds Podiumkunsten. Van de beoogde gebruiker wordt verwacht dat die zelf bepaalt of de overeengekomen specifieke werkzaamheden toereikend en geschikt zijn voor het doel waarvoor zij deze willen gebruiken.
Verantwoordelijkheden van de accountant
Wij voeren deze opdracht uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 4400N, 'Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden'. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften
Wij zijn met u overeengekomen de volgende specifieke werkzaamheden te verrichten:
* Vaststellen of de opgegeven activiteiten herleid kunnen worden uit de administratie van de aanvrager. Indien de aanvrager voor meerdere producties heeft aangevraagd, dient deze beoordeling voor minimaal 2 producties te gebeuren en voor minimaal de helft van de producties. Deze producties worden aselect gekozen.
* Per opgevoerde productie stellen wij op basis van een door u aangeleverde opgave vast in welke mate kan worden aangenomen dat de activiteiten in alle redelijkheid zouden hebben plaatsgevonden, zonder de beperkende maatregelen van overheden in verband met Covid-19.
* Voor de mate van zekerheid worden 3 categorieën onderscheiden:
* 1) een volledig getekende overeenkomst tussen partijen, of vergelijkbaar
* 2) een niet volledig getekende overeenkomst of digitale correspondentie (e-mails), of vergelijkbaar
* 3) een niet vastgelegde (mondelinge) overeenkomst, of vergelijkbaar
* Als alleen sprake is van een niet vastgelegde overeenkomst kunnen wij in contact treden met de partij waar de opgegeven activiteit zou hebben plaatsgevonden.
* De werkzaamheden met betrekking tot de opgevoerde activiteiten vinden plaats bij 25% van deze activiteiten (aselecte steekproef), met een minimum van 10. Als er sprake is van meerdere producties gelden de steekproef en minimum per geselecteerde productie.
Verantwoordelijkheid van het bestuur/directie, enz.
Door deze opdrachtbevestiging te ondertekenen erkent en begrijpt u dat u verantwoordelijk bent voor:
1 de keuze van de opdracht tot het uitvoeren van deze overeengekomen specifieke werkzaamheden, welke overeenkomen met de informatiebehoefte van de beoogde gebruikers; en
2 het verspreiden van het rapport van feitelijke bevindingen te beperken tot de beoogde gebruikers met wie de uit te voeren specifieke werkzaamheden zijn overlegd.
U draagt verder verantwoordelijkheid voor de volledige medewerking van uw medewerkers en het aan ons beschikbaar stellen van alle voor de opdracht benodigde vastleggingen, documentatie en andere informatie.
Fraude en naleving specifieke wet- en regelgeving
Wij benadrukken dat onze opdracht niet gericht is op het voorkomen en/of ontdekken van fraude of onjuistheden of onwettig handelen. Niettemin zullen wij u informeren indien wij dergelijke zaken constateren.
Rapportage
Over de uitkomsten van onze werkzaamheden rapporteren wij u in de vorm van een rapport van feitelijke bevindingen. Wij doen geen uitspraak over wat de feitelijke bevindingen betekenen voor ... (object van onderzoek) in zijn totaliteit. Van de beoogde gebruikers wordt verwacht dat zij zelf een eigen afweging maken over de betekenis van de feitelijke bevindingen voor ... (object van onderzoek) in zijn totaliteit op basis van ons rapport van feitelijke bevindingen en eventuele andere beschikbare informatie.
Het rapport mag niet gebruikt worden voor enig ander doel dan in de opdrachtparagraaf weergegeven en is uitsluitend bestemd voor ... (alle beoogde gebruikers). Ons rapport mag (of delen daaruit mogen) zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming niet aan anderen dan de beoogde gebruikers ter beschikking worden gesteld, tenzij wettelijke voorschriften anders bepalen.
Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Opdrachtbevestiging
Bij
het uitvoeren van deze opdracht kunnen wij te maken krijgen met
persoonsgegevens. Dan geldt de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG). De AVG verplicht de
verwerkingsverantwoordelijke om schriftelijk (of in een andere
gelijkwaardige vorm) afspraken te maken met zijn verwerker(s) over de
omgang met persoonsgegevens.
Of wij als accountant(s) voor deze opdracht een verwerker zijn in de zin van de AVG moeten wij met elkaar bekijken. Voor meer informatie over de AVG verwijzen wij u graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/).
Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme
Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntonderzoek te verrichten. Verder zijn wij op grond van de Wwft verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie van of ten behoeve van een cliënt te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer.
Nadere voorschriften NOCLAR
Sinds 1 januari 2019 gelden voor ons de Nadere voorschriften NOCLAR (Non-Compliance with Laws And Regulations), hierna NV NOCLAR. Hierin staat hoe wij moeten handelen ingeval van niet-naleving van wet- en regelgeving door uw vennootschap. In voorkomend geval moeten wij mogelijk een relevante niet-naleving onmiddellijk melden aan een bevoegde instantie. Voor meer informatie over de NV NOCLAR verwijzen wij u graag naar de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (xxxxx://xxx.xx).
Honorarium
Ons honorarium is gebaseerd op de tijdbesteding van ons team, inclusief te maken kosten. De individuele uurtarieven zijn in overeenstemming met de mate van verantwoordelijkheid en de vereiste ervaring en bekwaamheid van elk der teamleden. Ons honorarium voor verrichte werkzaamheden zal maandelijks in rekening worden gebracht op basis van de voortgang daarvan. De betalingstermijn bedraagt ... dagen.
Algemene Voorwaarden
Op onze dienstverlening zijn onze Algemene Voorwaarden van toepassing, waarvan u bijgaand een exemplaar aantreft. Door ondertekening en retournering van deze opdrachtbevestiging verklaart u onze Algemene Voorwaarden te hebben ontvangen en te accepteren.
Met groot genoegen aanvaarden wij de opdracht. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet contact met ons op te nemen. Xxx verzoeken u het bijgevoegde tweede exemplaar van deze brief te ondertekenen en aan ons te retourneren. Dit ter bevestiging dat deze brief een correcte weergave is van het doel en de voorwaarden van de opdracht, inclusief de specifieke werkzaamheden die wij hebben afgesproken te zullen uitvoeren.
Hoogachtend,
... (naam accountantspraktijk)
... (naam accountant)
Voor akkoord getekend namens, ... (naam entiteit)
door ... (naam en functie)
... (datum ondertekening)
Onderdeel B
Rapportagemodel
RAPPORT VAN FEITELIJKE BEVINDINGEN MET BETREKKING TOT DE SUBSIDIEAANVRAAG IN HET KADER VAN DE Regeling ter compensatie van de schade bij aanbieders van vrije podiumkunstproducties door de COVID-19-maatregelenregeling bij het Fonds Podiumkunsten
Aan: Opdrachtgever
Opdracht
Wij hebben overeengekomen specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot uw subsidieaanvraag in de Regeling ter compensatie van de schade bij aanbieders van vrije podiumkunstproducties door de COVID-19-maatregelenregeling bij het Fonds Podiumkunsten, dossiernummer xxxxx.
De opdracht is met u overeengekomen en heeft als doel de door u bij de aanvraag opgevoerde geboekte activiteiten te beoordelen. De overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn tot stand gekomen in overleg met de beoogde gebruikers, zijnde Fonds Podiumkunsten.
De opdrachtvoorwaarden zijn omschreven in onze opdrachtbrief van ... (datum brief opdrachtbevestiging). [Optioneel: Na opdrachtaanvaarding zijn de volgende beperkte aanpassingen doorgevoerd in de overeengekomen specifieke werkzaamheden: …].
Verantwoordelijkheden
Het is [uw verantwoordelijkheid/indien van toepassing: de verantwoordelijkheid van u en ... (alle beoogde gebruikers opnemen)] om te bepalen of de overeengekomen specifieke werkzaamheden toereikend en geschikt zijn voor het hierboven beschreven doel.
Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met de Nederlandse Standaard 4400N, 'Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden'. Bij het uitvoeren van deze opdracht hebben wij ons gehouden aan de voor ons geldende relevante ethische voorschriften in de Verordening Gedrags- en Beroepsregels Accountants (VGBA). Verder hebben wij de onafhankelijkheidsregels van de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) in acht genomen.
Werkzaamheden en bevindingen
[Optioneel: Naast een uitleg van de randvoorwaarden van de opdracht, zoals vermeld in de paragraaf 'Opdracht' is in deze paragraaf .../ In deze paragraaf is] een beschrijving van de overeengekomen specifieke werkzaamheden en feitelijke bevindingen opgenomen. Wij doen geen uitspraak over wat de feitelijke bevindingen betekenen voor ... (object van onderzoek) in zijn totaliteit. [U zult/indien van toepassing: U en ... (alle beoogde gebruikers opnemen) zullen] hierover een eigen afweging moeten maken waarbij [u gebruik kunt maken/indien van toepassing: u en ... (alle beoogde gebruikers opnemen) gebruik kunnen maken] van dit rapport van feitelijke bevindingen en eventuele andere beschikbare informatie.
Wij zijn nagegaan of ... (opsommen wat de opdracht in hoofdlijnen is).
De bevindingen van onze werkzaamheden zijn als volgt:
Per opgevoerde productie is nagegaan of het aantal opgevoerde activiteiten is onderbouwd (Indien van toepassing: per productie):
Bij xx aantal hebben wij de onderbouwing per activiteit nader beoordeeld op de mate van onderbouwing
Aantal onderbouwd door een afdoende getekende overeenkomst of vergelijkbaar : xx
Aantal onderbouwd door niet geheel getekende overeenkomst, e-mails, of vergelijkbaar : yy
Aantal mondeling overeengekomen activiteiten, of vergelijkbaar : zz
[Optioneel: Omdat ... (reden) was het niet mogelijk om de volgende overeengekomen specifieke werkzaamheden uit te voeren: ...]
Beperking in het gebruik en verspreidingskring
Bij het opstellen van deze rapportage is rekening gehouden met de verwachtingen van de beoogde gebruikers. Daarom is deze rapportage alleen bestemd voor ... (alle beoogde gebruikers opnemen). U kunt deze rapportage niet aan anderen afgeven zonder onze toestemming, tenzij wettelijke voorschriften anders bepalen.
Plaats en datum
... (naam accountantspraktijk)
