Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en Amsab-ISG vzw over de werking van Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis als landelijk ingedeelde culturele archiefinstelling voor de beleidsperiode 2024-2028
Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en Amsab-ISG vzw over de werking van Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis als landelijk ingedeelde culturele archiefinstelling voor de beleidsperiode 2024-2028
De Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, voor wie optreedt de xxxx Xxx Xxxxxx, Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management;
en
Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis, vertegenwoordigd door Xxxx Xxxxxxxxx, voorzitter, en Xxxxx Xxxxxxxxxx, directeur;
KWAMEN HET VOLGENDE OVEREEN:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen en beleidskader
Afdeling 1 Definities
Artikel 1. In deze subsidieovereenkomst wordt verstaan onder:
1° Cultureelerfgoeddecreet: Decreet van 23 december 2021 houdende de ondersteuning van cultureelerfgoedwerking;
2° Uitvoeringsbesluit: Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet van 23 december 2021;
3° Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed: de Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed van minister Xxx Xxxxxx, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 31 maart 2021;
4° Administratie: de administratieve dienst, bevoegd voor de uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet, met name het Departement Cultuur, Jeugd en Media;
5° Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis (Amsab-ISG): de naam van de cultureelerfgoedwerking waarvoor de werkingssubsidie wordt toegekend. Deze werking is een onderdeel van de
rechtspersoon ‘Amsab-ISG vzw’, waarmee deze overeenkomst wordt gesloten.
Afdeling 2 Voorwerp van de subsidieovereenkomst
Art. 2. De subsidieovereenkomst volgt uit de beslissing van de Vlaamse Regering van 29 september 2023 over de werkingssubsidies voor de beleidsperiode 2024-2028.
De subsidieovereenkomst verduidelijkt waarvoor de Vlaamse Regering een werkingssubsidie toekent aan Amsab-ISG vzw als landelijk ingedeelde culturele archiefinstelling.
Afdeling 3. Duur van de subsidieovereenkomst
Art. 3. De subsidieovereenkomst wordt gesloten voor een beleidsperiode van vijf jaar, die start op 1 januari 2024 en eindigt op 31 december 2028.
Hoofdstuk 2. Doelstellingen en aandachtspunten
Afdeling 1. Decretale doelstelling waarvoor de subsidie wordt toegekend
Art. 4. Amsab-ISG is als collectiebeherende organisatie ingedeeld bij het landelijke niveau. Amsab-ISG voert de cultureelerfgoedwerking blijvend uit op een landelijk niveau rekening houdend met de indelingscriteria zoals bepaald in het Cultureelerfgoeddecreet, artikel 26.
Amsab-ISG geeft uitvoering aan de cultureelerfgoedwerking op landelijk niveau door het realiseren van de doelstellingen zoals bepaald in artikel 5 van deze overeenkomst.
Afdeling 2. Doelstellingen
Art. 5. Amsab-ISG voert gedurende de beleidsperiode onderstaande doelstellingen uit. De doelstellingen zijn gebaseerd op de ingediende aanvraag 2024-2028. De doelstellingen houden rekening met het advies en de geformuleerde aandachtspunten in de beslissing van de Vlaamse Regering, vermeld in artikel 2.
1. Duurzame erfgoedzorg: Samen met zijn archiefvormers en partners herkent, verzamelt en beschermt Amsab-ISG het erfgoed dat aansluit bij zijn missie.
1.1. Er is een dynamisch maar duidelijk afgebakend collectieprofiel. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• waarderen, herbestemmen en ontzamelen.
1.2. Het verzamelbeleid is actief, participatief en gericht. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• actieve prospectie naar:
o collecties over de milieubeweging, het focusthema van deze beleidsperiode;
o minder traditionele vormen van erfgoed, zoals digitaal archief, websites, sociale media, mondelinge bronnen en immaterieel erfgoed;
• het opvolgen van bestaande en maken van mogelijke nieuwe samenwerkingsakkoorden met archiefvormers.
1.3. Het verworven erfgoed wordt duurzaam behouden en gepreserveerd. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• conservering en digitalisering van de analoge collectie;
• een hoger niveau van preservatie van de digitale collectie in het kader van Automatisering Ingest Digitale Archieven (AIDA);
• het actualiseren van het veiligheidsplan.
1.4. De kwaliteit en capaciteit van de opslag volgt de noden van de collectie. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• de herinrichting van alle depots met het oog op het optimaliseren van de bewaaromstandigheden en de opslagcapaciteit. Met focus op de herinrichting van het depot in de Industrieweg;
• de uitbouw van een digitaal depot als een duurzaam systeem dat voldoet aan de noden van veiligheid en uitwisselbaarheid, bij voorkeur in samenwerkingsverbanden (meemoo, AIDA, …).
2. Toegankelijke collectie: De collectie is maximaal doorzoekbaar, uitwisselbaar en herbruikbaar.
2.1. De collectie is volledig doorzoekbaar door metadatacreatie. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• 100% basisregistratie;
• gerichte nadere ontsluiting van deelcollecties met als focusthema de milieubeweging;
• ontsluiting tot op tekstniveau van digitale en gedigitaliseerde collecties via OCR en automatische metadata-extractie;
• digitale innovatie: uittesten en inzetten van nieuwe technologie voor automatische metadatacreatie. (Zie ook doelstelling 3.6.)
2.2. De collectie is beter vindbaar door metadata-optimalisatie. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• het schonen, actualiseren, verrijken en linken van metadata met andere bronnen en datasets;
• het opstellen van thematische gidsen, met prioriteit voor de collecties van de milieubeweging.
2.3. De collectie is zichtbaar en uitwisselbaar door metadatapublicatie. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• het verhogen van de online beschikbaarheid van de metadata door deze zo breed en open mogelijk te delen, op diverse platformen;
• het publiceren van metadata als linked open data op een dataserver, rekening houdend met de verwachtingen vanuit Vlaanderen (OSLO-compliant).
2.4. De collectie is raadpleegbaar en (her)bruikbaar door zo veel mogelijk in te zetten op digitale beschikbaarheid.
Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• het bepalen en registreren van de rechtenstatus met extra aandacht voor websites en sociale media;
• het verder uitbouwen van de IIIF-infrastructuur.
3. Erfgoed voor en door iedereen: Amsab-ISG geeft een jongere en meer diverse groep in een intergenerationele dialoog inzicht in de rol en verworvenheden van sociale bewegingen en personen en in de waarde van hun erfgoed door een uitgebouwd kenniscentrum en een sterke publiekswerking.
3.1. Amsab-ISG is een kenniscentrum voor sociale geschiedenis. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• het ontwikkelen van een high level design voor de implementatie van gestructureerde en gestandaardiseerde historische kennis (databank);
• het opzetten van een centrale databank voor beschikbare en nieuwe historische kennis, met inhoudelijke focus op de milieubeweging en ecologisme;
• het delen van de data op bestaande landelijke en internationale platformen;
• projectaanvragen en projectconsortia voor onderzoeksprojecten.
3.2. Amsab-ISG gaat in dialoog met zijn partners om erfgoed naar buiten te brengen en het maatschappelijk debat te verdiepen.
Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• het organiseren van tentoonstellingen en toonmomenten;
• participatieve projecten en processen van co-creatie met diverse/minder traditionele erfgoedgemeenschappen en de evaluatie ervan met het oog op een continue methodiekontwikkeling;
• de redactie en publicatie van het tijdschrift Brood & Rozen en andere (wetenschappelijke) publicaties;
• het organiseren van (online) (Internationale) conferenties, workshops, lezingen …
3.3. Amsab-ISG ontsluit verborgen geschiedenis door digital storytelling. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• het ontwikkelen van een pilot case om expertise op te bouwen rond de best practices in digital storytelling;
• samenwerking met erfgoedgemeenschappen om hun verhalen te verzamelen en te
vertalen naar breed toegankelijke online video’s waarbij linken kunnen worden gelegd tussen roerend en immaterieel erfgoed;
• het publiceren van de online video’s op de eigen website en andere platformen.
3.4. Er is een structureel aanbod van educatieve pakketten. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• de derde graad secundair onderwijs als doelgroep;
• contacten met potentiële educatieve partners;
• het verspreiden van de educatieve pakketten op de eigen website en op andere platformen;
• een tevredenheidsmeting bij gebruikers van educatieve pakketten.
3.5. Amsab-ISG werkt mee aan erkende opleidingen. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• het verspreiden en vergroten van kennis over onze thema’s door medewerking aan erkende opleidingen binnen en buiten de universiteiten en hogescholen (lesgeven in cursussen en gastlessen, begeleiden van oefeningen, stages en scripties).
3.6. Amsab-ISG bouwt aan een digitale toolbox. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• het ontwikkelen van interne pilot cases rond tools, features en nieuwe technologieën voor een betere verspreiding van erfgoed, in samenwerking met andere partners (en zoveel mogelijk open source).
4. Leren van en met elkaar: Amsab-ISG deelt zijn expertise, kennis en ervaring voor alle onderdelen van het werken rond cultureel erfgoed op lokaal, landelijk en internationaal niveau via samenwerking en netwerking.
4.1. Amsab-ISG participeert actief in lerende netwerken van partners in en buiten de erfgoedsector. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder)in op:
• het actief opvolgen van de bestaande en van mogelijke nieuwe lerende netwerken.
4.2. Amsab-ISG speelt een actieve rol in structurele samenwerkingsverbanden, zowel lokaal als landelijk en internationaal.
Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• het opnemen van een functie in bestuursorganen, netwerken en redacties;
• actieve participatie in advies- en begeleidingscomités.
4.3. Als expertisecentrum deelt Amsab-ISG de eigen kennis en ervaring op een zo ruim mogelijke schaal.
Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• workshops en vormingsmomenten;
• breed toegankelijk gepubliceerde documentatie (wikirapporten, GitHub, …);
• deelname aan tijdelijke samenwerkingsverbanden (stuurgroepen van projecten, wetenschappelijke begeleidingscommissies, jury’s, …);
• het begeleiden van individuele dossiers (studenten, journalisten, auteurs, geïnteresseerden, …).
5. Open en inclusief huis: Als cultureel archief streeft Amsab-ISG naar een zo divers mogelijk publieksbereik met een maximale toegankelijkheid, bij voorkeur in een participatief traject.
5.1. Met een doelgroepgericht communicatiebeleid bereikt Amsab-ISG een diverser publiek. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• frequente berichtgeving op diverse platformen ((vernieuwde) website, Facebook, Instagram, …);
• doelgroepgerichte communicatieplannen;
• meertalige externe communicatie (in functie van de doelgroep(en));
• een evaluatie van het doelgroepenbeleid.
5.2. Amsab-ISG zet verder in op de toegankelijkheid van zijn gebouw en van zijn werking. De inbreng van ervaringsdeskundigen is daarbij fundamenteel.
Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• gratis publieksactiviteiten;
• een heldere en inclusieve communicatie, die in het bijzonder rekening houdt met genderneutraliteit en cultureel diverse achtergronden;
• meer aandacht voor toegankelijkheid voor mensen met een beperking;
• een evaluatie van de toegankelijkheid van de werking en het gebouw.
5.3. Met een optimale dienstverlening zorgt Amsab-ISG ervoor dat iedereen die een beroep doet op Amsab-ISG geholpen wordt.
Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• het stroomlijnen en digitaliseren van de achterliggende processen van dienstverlening;
• een uibreiding van de digitale leeszaal;
• een evaluatie van de gebruiksvriendelijkheid van de onlinecatalogus;
• een evaluatie van de publiekstevredenheid over de dienstverlening.
5.4. Amsab-ISG stelt zijn deuren open als ontmoetingsplaats om te vergaderen en te studeren en als educatieve ruimte.
Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• het registeren van het aantal externe organisaties/personen die gebruikmaken van onze infrastructuur.
6. Duurzame en inclusieve organisatie: Amsab-ISG streeft naar maximale duurzaamheid en inclusiviteit in zijn organisatiestructuur en -cultuur.
6.1. Amsab-ISG is een organisatie met een HR-beleid in functie van professionalisering, ontwikkeling en inclusiviteit.
Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• het updaten van het personeelsplan met functiebeschrijvingen en competenties in functie van de nieuwe noden;
• jaarlijkse samenwerkingsgesprekken met persoonlijke ontwikkelingsplannen;
• het opstellen van een visienota voor het vormingsbeleid met bijzondere aandacht voor digitale maturiteit;
• een intern communicatieplan;
• het opvolgen van initiatieven van de Vlaamse overheid rond sociale tewerkstelling en aandacht voor alternatieve tewerkstellingstrajecten.
6.2. De vrijwilligerswerking is volledig ingebed in de organisatie. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• volwaardige participatie van de vrijwilligers in de werking: betrokkenheid bij waardering en verwerking van de collectie, onderzoek en publieksactiviteiten;
• samenwerkingsgesprekken met elke vrijwilliger.
6.3. Amsab-ISG zet verder in op een efficiënt beleid met een gezonde financiële basis. Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• het optimaliseren van het informatiebeheer en document management;
• verdere digitalisering van de werkprocessen;
• het naleven van de principes van goed bestuur;
• het extern aftoetsen van het beleid in (een) klankbordgroep(en) met de stakeholders;
• het zoeken naar meer en andere vormen van alternatieve financiering:
o webshop en dubbelverkopen;
o abonnementen Brood & Xxxxx;
o jaarlijkse crowdfundingcampagne;
o giften;
o andere subsidiekanalen (Vlaamse Gemeenschap, stedelijke subsidies, stichting Xxxxx Xx Xxxx, Stichting Kreveld,…);
o verhuur waardevolle collecties;
o externe opdrachten;
o inkomsten in natura via samenwerkingsverbanden en ruilovereenkomsten;
o opstarten van een traject voor donaties en legaten.
6.4. Amsab-ISG maakt van ecologische duurzaamheid een belangrijk punt dat op verschillende plaatsen in de werking aandacht krijgt.
Daarvoor zet Amsab-ISG (verder) in op:
• een actief ecoteam dat personeel, bezoekers en erfgoedgemeenschappen sensibiliseert voor ecologische duurzaamheid binnen Amsab-ISG;
• een jaarlijks actieplan rond ecologische duurzaamheid;
• een toename van groene energie (installatie van pv-panelen).
Afdeling 3. Aandachtspunten
Art. 6. De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende generieke aandachtspunten: 1° Blijf bij de uitvoering van de werking aandacht hebben voor de beleidsprioriteiten en
aandachtspunten van de Strategische Visienota Cultureel Erfgoed.
2° Hou de financiering van de organisatie op peil. De extra ondersteuning door Vlaanderen mag niet tot gevolg hebben dat de inrichtende macht haar inbreng vermindert.
3° Stem het digitale beleid van de organisatie af met de overkoepelende Vlaamse initiatieven op het vlak van digitalisering.
(Zie doelstellingen 1.3., 1.4., 2.1., 2.3., 2.4., 3.3., 4.1., 4.2., 5.3. en 6.3.)
De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende specifieke aandachtspunten:
1° Waak nauwgezet over de juridische status van materiaal dat vanuit sociale media gecapteerd wordt (bijvoorbeeld binnen de werking van de ‘hashtag-archivaris’). (Zie doelstelling 2.4.)
2° Neem extra initiatieven voor het vinden van aanvullende financiering. Het is positief dat in de doelstellingen al initiatieven opgenomen werden, maar er zijn meer mogelijkheden. (Zie doelstelling 6.3.)
Amsab-ISG engageert zich om, bij de uitvoering van deze overeenkomst, gevolg te geven aan deze aandachtspunten. Met de aandachtspunten werd rekening gehouden bij het bepalen van de doelstellingen in artikel 5.
Hoofdstuk 3. Bepalingen over goed bestuur
Art. 7. Amsab-ISG engageert zich om te voldoen aan de principes van goed bestuur, zoals bepaald in artikel 68 van het uitvoeringsbesluit bij het Cultureelerfgoeddecreet.
Hoofdstuk 4. Middelen
Afdeling 1. Subsidiebedrag
Art. 8. De Vlaamse Gemeenschap geeft in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet en in uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering een jaarlijkse werkingssubsidie van 2.923.000 euro voor de beleidsperiode 2024-2028 voor de uitvoering van deze subsidieovereenkomst.
Het subsidiebedrag kan eenzijdig door de subsidieverstrekker naar beneden worden bijgesteld wegens beleidswijzigingen of besparingsmaatregelen zoals bepaald door artikel 20 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën.
De werkingssubsidie van de Vlaamse Gemeenschap wordt toegekend ter ondersteuning van de personeels- en werkingskosten.
De werkingssubsidie wordt, binnen de perken van de jaarlijkse begrotingsdecreten, jaarlijks geïndexeerd zoals bepaald door artikel 86 van het Cultureelerfgoeddecreet.
Afdeling 2. Uitbetaling
Art. 9. De werkingssubsidie wordt, zoals bepaald door artikel 59 van het Uitvoeringsbesluit, jaarlijks beschikbaar gesteld in de vorm van twee voorschotten en een saldo:
1° een eerste voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 februari;
2° een tweede voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 juli;
3° het saldo van 10 % van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald na de uitvoering van het jaarlijkse toezicht.
Openstaande financiële verplichtingen ten opzichte van de Vlaamse Gemeenschap kunnen verrekend worden op de voorschotten en het saldo, vermeld in artikel 59, eerste lid van het Uitvoeringsbesluit.
Afdeling 3. Reserve
Art. 10. Bij het jaarlijkse toezicht stelt de administratie de reserves vast die ten laste van subsidies zijn aangelegd. Na afloop van de beleidsperiode worden de reserves, die niet voldoen aan de bepalingen van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019, ingehouden door of teruggestort aan de Vlaamse overheid.
Conform artikel 72 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019 gelden de volgende regels voor reservevorming:
1° Maximaal 20% van het op jaarbasis toegewezen subsidiebedrag kan worden aangewend voor de aanleg van reserves.
De totale gecumuleerde reserves kunnen maximaal 50% van het subsidiebedrag van de laatst gesubsidieerde werkingsperiode bedragen.
Na motivering kan in de subsidiebeslissing of de rechtsgrond ervan worden afgeweken van de hoger vermelde maximumpercentages.
2° Reserves die ten laste van subsidies aangelegd zijn conform 1°, mogen alleen worden aangewend voor de doelstelling waarvoor de initiële subsidie is toegekend.
3° Reserves die ten laste van de subsidie zijn aangelegd, worden teruggevorderd op het einde of bij de vervroegde stopzetting van de gesubsidieerde activiteit.
4° Een sociaal passief aanleggen ten laste van de subsidie kan alleen als er daarvoor in een rechtsgrond is voorzien in een decreet of reglementaire bepaling.
Hoofdstuk 5. Bepalingen over het beheer van topstukken
Afdeling 1. Beheer van topstukken
Art. 11. Amsab-ISG beheert met zorg de topstukken die onder het beheer van de organisatie vallen, conform de bepalingen in het Topstukkendecreet.
Hoofdstuk 6. Communicatie
Afdeling 1. Beschikbaar stellen van informatie
Art. 12. Beide partijen engageren zich om optimaal de informatie beschikbaar te stellen die van belang is voor de andere partij. Er wordt hierbij rekening gehouden met eventuele vertrouwelijkheid van informatie of de privacy. Beide partijen engageren zich om de andere partij zo vroeg mogelijk in te lichten bij evoluties of ontwikkelingen die voor de andere partij of voor de uitvoering van de overeenkomst van belang zijn.
Afdeling 2. Communicatieve Return
Art. 13. Amsab-ISG moet, in uitvoering van artikel 35 van het Cultureelerfgoeddecreet, de steun van de Vlaamse Gemeenschap vermelden bij alle publieke communicatie in het kader van de cultureelerfgoedwerking door de standaard logo's en de bijbehorende tekst en baselines te gebruiken die zijn vastgesteld door de Vlaamse Regering.
Afdeling 3. Openbaarmaking van de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten
Art. 14. Amsab-ISG maakt de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten bekend. De organisatie maakt deze resultaten bekend via de website van de organisatie.
Afdeling 4. Gebruik van het Nederlands
Art. 15. Amsab-ISG erkent het belang van het gebruik van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.
Hoofdstuk 7. Toezicht en Evaluatie
Afdeling 1. Jaarlijkse verantwoording
Art. 16. Amsab-ISG bezorgt jaarlijks uiterlijk op 1 april een verantwoording over het voorgaande jaar aan de administratie.
De jaarlijkse verantwoording bestaat uit:
1° een functionele verantwoording waarin gerapporteerd wordt over de doelstellingen waarvoor de werkingssubsidie is toegekend;
De functionele verantwoording mag de verantwoording zijn die ook voor het eigen bestuur wordt opgemaakt. Indien deze verantwoording een andere structuur heeft, wordt een duidelijke koppeling gemaakt met de doelstellingen in deze overeenkomst. De functionele verantwoording mag beknopt zijn. Het schetst kort de acties die werden gerealiseerd ter uitvoering van de doelstellingen. Een goede verantwoording beschrijft niet louter de acties maar geeft ook weer in hoeverre deze bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen en in welke mate de doelstellingen gerealiseerd zijn. Er wordt gevraagd om dit evaluerend aspect steeds op te nemen in de rapportage.
2° een financiële verantwoording die bestaat uit:
a) de jaarrekening, die bestaat uit de balans, de resultatenrekening en de toelichting, van de rechtspersoon. De jaarrekening wordt opgesteld conform de standaardmodellen die de Nationale Bank van België ter beschikking stelt;
b) het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor die niet betrokken is bij de dagelijkse werking van de organisatie, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van de balans en de resultatenrekening;
c) een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost per werknemer vermeld wordt;
3° een lijst met beleidsrelevante gegevens, zoals voorzien in het model van het jaarverslag. De jaarlijkse verantwoording verloopt via het digitaal subsidieportaal van de administratie.
Als er naast de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt nog andere activiteiten worden georganiseerd, dan moet de gesubsidieerde werking zowel functioneel als financieel apart identificeerbaar zijn. Als dat niet blijkt uit de documenten vermeld in het tweede lid, wordt in voorkomend geval bij het functionele en financiële verslag een aparte rapportage bijgevoegd die betrekking heeft op de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt.
Als Amsab-ISG voor de uitvoering van de doelstellingen een beroep doet op een ondersteunende organisatie en deze organisatie een deel van de subsidie ontvangt, dienen de jaarrekening en eventuele andere relevante documenten van deze ondersteunende organisatie toegevoegd te worden aan de jaarlijkse verantwoording.
De administratie kan op ieder ogenblik aanvullende informatie en documenten vragen. Afdeling 2. Jaarlijks toezicht op de werkingssubsidie
Art. 17. De administratie oefent een jaarlijks toezicht uit op de aanwending van de werkingssubsidie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de uitoefening van het toezicht op de aanwending van de werkingssubsidie.
Afdeling 3. Evaluatie van de uitvoering van de subsidieovereenkomst
Art. 18. De administratie, eventueel bijgestaan door externe experten, voert minstens twee keer een evaluatie uit:
1° een tussentijdse evaluatie; 2° een eindevaluatie.
De tussentijdse evaluatie omvat een zakelijk-beheersmatige evaluatie en een inhoudelijke evaluatie van de doelstellingen en aandachtspunten. Bij de zakelijk-beheersmatige evaluatie wordt het engagement om te voldoen aan de principes van goed bestuur getoetst. De inhoudelijke evaluatie betreft een globale inschatting over de mate waarin de doelstellingen zoals vermeld in artikel 5 werden uitgevoerd.
De administratie zal in het verslag van de tussentijdse evaluatie ook bevindingen vermelden die kunnen wijzen op het niet voldoen aan de criteria voor indeling. De administratie neemt enkel een signaalfunctie op. Indien de administratie op basis van de tussentijdse evaluatie het blijven beantwoorden aan de indelingscriteria onvoldoende kan garanderen, zal een beoordelingscommissie in de volgende aanvraagronde gevraagd worden om de werking opnieuw te toetsen aan de indelingscriteria en daarover een globaal advies te formuleren.
De tussentijdse evaluatie gebeurt mede op basis van een zelfevaluatie door de organisatie. De administratie geeft daarover tijdig instructies. De bevindingen van de tussentijdse evaluatie worden meegedeeld uiterlijk zes maanden voor het indienen van een aanvraag voor een werkingssubsidie voor de volgende beleidsperiode.
De eindevaluatie wordt uitgevoerd na het indienen van de jaarlijkse verantwoording voor het laatste jaar van de beleidsperiode. De bevindingen van de eindevaluatie worden meegedeeld binnen twee maanden na de uitvoering van de eindevaluatie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de evaluatie.
Afdeling 4. Participatie aan onderzoek
Art. 19. Amsab-ISG engageert zich om deel te nemen aan onderzoek, georganiseerd door de administratie en steunpunten, met het oog op het verzamelen van beleidsrelevante informatie.
Amsab-ISG verleent aan de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten een kosteloos, niet-exclusief gebruiksrecht om de informatie die wordt opgevraagd in functie van de aanvraag, de verantwoording, en de evaluatie van de subsidie, met inbegrip van de documenten die er onderdeel van uitmaken en de intellectuele eigendomsrechten die erop rusten, geheel of gedeeltelijk te reproduceren en te delen. Op basis van dit gebruiksrecht kunnen de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten deze informatie aanwenden om hun beleid voor te bereiden of te evalueren en om beleidsrelevant onderzoek uit te voeren, of uit te laten voeren. Dit gebruiksrecht is niet beperkt in de tijd noch in ruimte.
Afdeling 5. Delen van informatie
Art. 20. Indien in het kader van artikel 19 informatie wordt overgemaakt die persoonsgegevens bevat, zien de partijen erop toe dat hierbij steeds de bepalingen van Hoofdstuk 7 van het Cultureelerfgoeddecreet, en de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden nageleefd.
Hoofdstuk 8. Sanctionering
Art. 21. Als er bij het jaarlijkse toezicht of de evaluatie ernstige tekortkomingen worden vastgesteld kunnen volgende maatregelen opgelegd worden, zoals bepaald in artikel 42 van het Cultureelerfgoeddecreet:
1° inhouding of terugvordering van een deel van of van de volledige toegekende werkingssubsidie; 2° definitieve stopzetting van de werkingssubsidie.
De maatregel die wordt opgelegd, staat in een redelijke verhouding tot de vastgestelde tekortkomingen.
Hoofdstuk 9. Slotbepalingen
Afdeling 1. Decretale kader
Art. 22. Deze subsidieovereenkomst wordt gesloten in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet. De bepalingen in het Cultureelerfgoeddecreet en in de besluiten die genomen worden in uitvoering van dit decreet hebben steeds voorrang op de bepalingen in deze subsidieovereenkomst.
Afdeling 2. Wijzigingen
Art. 23. Bijsturingen en eventuele daaruit voortvloeiende wijzigingen van deze subsidieovereenkomst zijn mogelijk, op verzoek van elke partij en mits beide partijen akkoord gaan.
Opgemaakt als digitaal document dat iedere partij verklaart ontvangen te hebben.
Voor de Vlaamse Gemeenschap,
De Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management
Xxx XXXXXX
Voor Amsab-ISG vzw,
Voorzitter Xxxx XXXXXXXXX | Directeur Xxxxx XXXXXXXXXX |
Xxxx Xxxxxxxx e (Signatur e)
Digitaal ondertekend door Xxxx Xxxxxxxxx (Signature) Datum: 2024.01.23
12:22:57 +01'00'
Xxxxx Xxxxxxxx en (Signature
)
Digitaal ondertekend door Xxxxx Xxxxxxxxxx (Signature) Datum: 2024.01.15
15:15:20 +01'00'