‘OPENBARE PROCEDURE VOOR DE AANKOOP VAN SOFTWARE (LICENTIES) EN CONSULTANCYDIENSTEN VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN EEN TOEPASSING VOOR HET GEÏNTEGREERD BEHEER VAN DE BELGISCHE FEDERALE STAATSSCHULD’
Bestek nr. S&L/DA/2022/059
‘OPENBARE PROCEDURE VOOR DE AANKOOP VAN SOFTWARE (LICENTIES) EN CONSULTANCYDIENSTEN VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN EEN TOEPASSING VOOR HET GEÏNTEGREERD BEHEER VAN DE BELGISCHE FEDERALE STAATSSCHULD’
Uiterste datum voor het indienen van de offertes 01/09/2023 vóór 12 uur (middag)
Auteur van het ontwerp
Naam: Federaal Agentschap van de Schuld Adres: Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx Contactpersoon: Xxxxxxx Xxxxxxxxx Telefoon: + 00 (0)0 000 00 00
INHOUDSOPGAVE
B.1. Voorwerp en aard van de opdracht 7
B.4. Documenten van toepassing op de opdracht 8
B.5. Kunstmatig beperken van de mededinging - Belangenconflicten - Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht 9
B.5.1. Kunstmatig beperken van de mededinging 9
B.5.2. Belangenconflicten – draaideursysteem 9
B.5.3. Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht 10
C.1. Indienen van de offertes 12
C.1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes 12
C.1.2. Ondertekening van de offertes 12
C.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte 13
C.1.4. Uiterste datum voor het indienen van de offertes 13
C.2.2. Geldigheidsduur van de offerte 14
C.2.3. Inhoud en structuur van de offerte 14
C.2.4. Het offerteformulier 14
C.2.5. De prijsinventaris en de prijzen 15
C.2.6. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) 15
C.3. Selectie – Toegangsrecht – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria 16
C.3.2. Toegangsrecht – Uitsluitingscriteria (deel III van het UEA) 17
C.3.3. De kwalitatieve selectie (deel IV van het UEA) 19
C.3.4. Regelmatigheid van de offertes 21
D.2.1. Duur van de opdracht 25
D.2.3. Heffing die een weerslag heeft op het bedrag van de opdracht 27
D.2.4. Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer 27
D.2.5. Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer 27
D.2.6. Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering 27
D.2.7. Vervanging van de opdrachtnemer 28
D.3. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer 29
D.4. Bijzondere verbintenissen voor de opdrachtnemer 29
D.5. Bescherming van de persoonlijke gegevens 29
D.6. Oplevering van de leveringen en de uitgevoerde diensten 30
D.7.2. Vrijgave van de borgtocht 32
D.8. Uitvoering van diensten en levering van computertoepassingen 32
D.8.1. Kick-off vergadering of opstartvergadering 32
D.8.3. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en uurroosters 33
D.8.4. Planning voor de uitvoering van de diensten 33
D.8.5. Beoordeling van de uitgevoerde diensten en van de geleverde sofware 33
D.8.6. Naleving van de toepasselijke wettelijke, bestuursrechtelijke en conventionele bepalingen 33
D.9. Facturering en betaling van de diensten en leveringen 35
D.11.1. Boete voor laattijdige uitvoering 36
D.11.3. Verrekening van de boetes en straffen 37
E. BESCHRIJVING VAN DE TECHNISCHE VEREISTEN 38
E.1. Beschrijving van de opdracht 38
E.1.1. Context van de opdracht 38
E.1.2. Doelstelling van de opdracht 39
E.1.3. Voorwerp van de opdracht 40
E.2. Beschrijving van de functionele behoeften 41
E.2.4. Het beheer van de marktrisico’s 52
E.2.5. Kredietrisico en collateral-beheer 53
E.2.9. Rapportering bij het FAS 63
E.3.1. Basis hard- en software 65
E.3.3. Architectuur van het systeem 67
E.3.4. Flexibiliteit en uitbreidbaarheid van de architectuur 67
E.3.5. Openheid van het systeem 68
E.3.6. Integratie van het systeem 68
E.3.10.Test-, backup- en acceptatieomgeving 69
E.3.11.Performantie van het systeem 69
E.3.12.Veiligheid van het systeem 69
E.3.13.Gebruiksvriendelijkheid van het systeem 69
E.4. Assistentie en diensten tijdens de invoering 70
E.4.2. Invoering van de toepassing 74
E.4.3. Kennisoverdracht en co-sourcing 76
E.5. Onderhoud EN Service Level Agreement 78
E.5.2. SLA - Service Level Agreement 80
E.8. Statistische gegevens 84
F. BIJLAGEN 85
F.1. Offerteformulier 86
F.2. Prijsinventaris 90
F.3. Buitenlandse firma – vaste inrichting 91
F.4. Hoe het UEA downloaden en invullen 95
F.4.1. Via het html-bestand 95
F.4.2. Via het pdf-bestand 95
F.5. Model voor de referenties 97
F.6. Model voor de cv’s 99
F.7. DE ARTIKELEN 9 EN 10 VAN DE WET VAN 4 AUGUSTUS 1996 BETREFFENDE HET WELZIJN VAN DE WERKNEMERS BIJ DE UITVOERING VAN HUN WERK 101
F.8. Verwerkingsovereenkomst met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens 103
F.9. Model voor het stellen van vragen 115
F.10. Geheimhoudingsovereenkomst 115
F.11. Vragenlijst 118
F.12. Practice guide 133
F.13. Reporting 134
F.13.1. Cash management : Treasury daily cash position 134
F.13.2. Back office 135
F.13.3. Maturity schedules 136
F.13.4. Confirmation report 137
F.13.5. Payment report 138
F.13.6. Market risk management 139
F.13.7. Credit risk management 140
F.13.8. Budget report 141
F.13.9. Public Debt overview 144
F.13.10. Accounting 145
F.13.11. Jaarverslag 145
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
A. ALGEMENE AFWIJKINGEN
Alle federale aanbestedende instanties als bedoeld in artikel 2, (1° tot 4°), van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale staat, dienen de omzendbrief van 16 mei 2014 na te leven. In het kader van deze overheidsopdracht is dus maximaal rekening gehouden met duurzame ontwikkeling en meer bepaald het milieuaspect.
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat voor deze opdracht geen voorschotten worden betaald zoals voorzien door het koninklijk besluit betreffende de toekenning van een voorschot in het kader van overheidsopdrachten omwille van de economische situatie ingevolge de oorlog in Oekraïne van 29 november 2022 onverminderd de toepassing van art. 67, §1er, 4° van KB van 14/01/2013.
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
B. ALGEMENE BEPALINGEN
B.1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT
Het hoofddoel van deze opdracht is de implementatie van een nieuw informatiesysteem dat wordt ondersteund door een nieuw softwarepakket voor portefeuillebeheer, met inbegrip van de functionaliteiten kasbeheer, markt- en kredietrisicobeheer, beheer van collateral, de backoffice en de dubbele boekhouding, ter vervanging van het huidige informatiesysteem voor schuldbeheer.
Ze bestaat met name uit:
• het verstrekken van de nodige licenties voor het databasebeheersysteem en de verschillende componenten/modules van het softwarepakket, inclusief de analyses en ontwikkelingen van bepaalde technische vereisten of functionele behoeften, die niet standaard in de oplossing zijn opgenomen
• het installeren van het databasebeheersysteem en het softwarepakket, inclusief het instellen van de standaardparameters van het softwarepakket voor alle vereiste functionaliteiten
• het implementeren van de voorgestelde oplossing (ondersteuning, gegevensoverdracht, documentatie...) in overeenstemming met het Projectinitiatiedocument in samenwerking met het door het Federaal Agentschap van de Schuld samengestelde personeel (FAS)
• het doorgeven van de nodige kennis aan het personeel van het FAS zodat zij de software kunnen configureren en gebruiken en, indien nodig, zelfstandig bepaalde functionaliteiten kunnen ontwikkelen
• het onderhouden van het softwarepakket en dit voor de volledige duur van het project
De functionele en technische vereisten voor dit project worden in detail beschreven in deel E van dit bestek.
De gekozen procedure is die van de openbare procedure met Europese bekendmaking. Het gaat om een overheidsopdracht voor leveringen.
Dit is een opdracht met gemengde prijsvaststelling (artikel 2, 6° van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).
Deze opdracht bestaat uit één lot aangezien voor de uitvoering van de opdracht een prestatie-eenheid en een integratie van de verschillende functionaliteiten is vereist.
De opdracht wordt beschreven in deel E ‘Technische voorschriften’. Varianten en opties zijn niet toegestaan.
Overeenkomstig artikel 85 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor de opdracht niet te gunnen en eventueel te beslissen dat de opdracht het voorwerp zal uitmaken van een nieuwe opdracht, indien nodig volgens een andere procedure.
de opdracht. De opdracht wordt gesloten voor een duur van 10 jaar.
Het FAS benadrukt een informaticasysteem te willen aanschaffen waarmee het zijn diensten op lange termijn volledig kan beheren. Het is derhalve van mening dat een periode van vier jaar onvoldoende is om deze doelstelling te bereiken, temeer daar het een lange periode van gewenning en configuratie voorziet om tot een optimaal beheerssysteem te komen en hoopt dit geoptimaliseerde systeem gedurende een langere periode als basis voor zijn werkzaamheden te kunnen gebruiken.
De aanbestedende overheid of één van de gebruikende partijen voor wie deze opdracht wordt geplaatst, kan de opdracht echter elk jaar beëindigen op de verjaardag van het afsluiten van het contract op voorwaarde dat de kennisgeving aan de opdrachtnemer gebeurt per aangetekende brief en dit minstens drie maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar.
In dit geval kan de opdrachtnemer daar geen schadevergoeding voor eisen.
De opdrachtnemer kan de overeenkomst ook te allen tijde beëindigen, op voorwaarde dat de aanbestedende overheid ten minste twee jaar vóór de datum waarop hij de overeenkomst vervroegd wenst te beëindigen, wordt ingelicht.
Dit bestek bevat een herzieningsbepaling in verband met de duur van de opdracht (zie punt D.2.1).
B.3. AANBESTEDENDE OVERHEID
De aanbestedende overheid is de Belgische staat, handelend door het Federaal Agentschap van de Schuld, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxx Xxxxxxxx, Voorzitter van het Uitvoerend comité.
Federaal Agentschap van de Schuld Xxxxxxxxx 00
1040 Brussel
KBO nr. 0666.519.662
B.4. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT
B.4.1. Wetgeving
• Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten.
• Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
• Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
• Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
• Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
• Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, waaronder artikel 9 en 10 (zie bijlage).
• De milieuwetgeving van het betrokken gewest.
• Wet van 11 december 2016 houdende diverse bepalingen inzake detachering van werknemers.
• De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• Koninklijk besluit van 22 december 2017 inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid.
• Koninklijk besluit van 29 november 2022 betreffende de toekenning van een voorschot in het kader van overheidsopdrachten omwille van de economische situatie ingevolge de oorlog in Oekraïne.
• Alle wijzigingen aan de hierboven genoemde wetten en besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes.
B.4.2. Opdrachtdocumenten
• Dit bestek nr. S&L/DA/2022/059.
• De in het Publicatieblad van de Europese Unie of in het Bulletin der Aanbestedingen gepubliceerde aankondigingen of rechtzettingen van opdrachten die betrekking hebben op deze opdracht, maken integraal deel uit van dit bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opstellen van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden.
• Het pv van de vragen en de antwoorden.
B.5. KUNSTMATIG BEPERKEN VAN DE MEDEDINGING - BELANGENCONFLICTEN - NALEVING VAN MILIEU-, SOCIAAL EN ARBEIDSRECHT
B.5.1. Kunstmatig beperken van de mededinging
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 5 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten dat stelt dat de inschrijvers geen handelingen stellen, geen overeenkomsten sluiten of geen afspraken maken die de normale mededingingsvoorwaarden kunnen vertekenen.
B.5.2. Belangenconflicten – draaideursysteem
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de artikels 6 en 69, lid 1, 5° en 6° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en op artikel 51 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren met betrekking tot de situaties waarin er een belangenconflict kan optreden bij de plaatsing en uitvoering van de opdracht en dit om elke vertekening van de mededinging te vermijden en de gelijke behandeling van alle inschrijvers te verzekeren.
In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie ('revolving doors'), zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende
Schuld of medewerkers van de FOD Financiën die bij dit contract betrokken zijn, binnen 2 jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit het Federaal Agentschap van de Schuld, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de plaatsingsprocedure, evenals voor de verrichting van bepaalde opdrachten in het kader van de uitvoering van deze opdracht.
De bovenstaande bepaling is echter enkel van toepassing voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun activiteiten in het kader van deze opdracht.
Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van de wetgeving en de regelgeving inzake overheidsopdrachten.
B.5.3. Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht
De ondernemers zijn ertoe gehouden alle toepasselijke verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het Europees Unierecht, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of uit hoofde van de in bijlage II van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht, na te leven en te doen naleven door elke persoon die handelt als onderaannemer in welke fase ook, en door elke persoon die personeel tewerkstelt voor de uitvoering van de huidige opdracht.
B.6. DEMONSTRATIE
De inschrijvers zullen worden verzocht een demonstratie te geven van de door hen voorgestelde oplossing. Deze presentatie zal worden gebruikt om de kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van de oplossing te beoordelen.
Elke inschrijver zal worden verzocht om binnen de vijftien werkdagen na de datum van indiening van de offertes een demonstratie te geven. De demonstratie vindt plaats in de lokalen van het FAS. De inschrijvers zullen binnen de vijf werkdagen na de datum van indiening van de offertes worden ingelicht over de praktische modaliteiten van de demonstratie.
De demonstratie moet een uiteenzetting omvatten van de door de inschrijver voorgestelde oplossing, rekening houdend met de informatie in dit bestek, met bijzondere aandacht voor de gunningscriteria 1 en 3 in dit bestek (technische waarde en kwaliteit van de voorgestelde oplossing en kwaliteit van de implementatiediensten, zie punt C.3.5).
De kosten met betrekking tot de demonstratie zijn voor rekening van de inschrijver.
B.7. VRAGEN/ANTWOORDEN
Potentiële inschrijvers worden verzocht om hun vragen per e-mail naar de aanbestedende overheid te sturen via het volgende adres: xxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Alle vragen moeten door middel van het bijgevoegde formulier worden gesteld (zie F.9). De potentiële inschrijver vult voor iedere vraag alle nodige gegevens in.
De aanbestedende overheid zal de vragen en antwoorden publiceren op e-notification (xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).
Als er geen vragen worden gesteld tijdens de voorgeschreven termijn, zal er niets worden gepubliceerd.
C.1. INDIENEN VAN DE OFFERTES
C.1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes
Een inschrijver kan slechts één offerte indienen per opdracht.
Iedere deelnemer aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver.
Deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten onder hen iemand aanduiden die de combinatie zal vertegenwoordigen ten aanzien van de aanbestedende overheid.
De offertes moeten elektronisch worden ingediend.
Overeenkomstig artikel 14 van de wet 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, moet het elektronisch verzenden en ontvangen van de offertes worden uitgevoerd met elektronische communicatiemiddelen.
De elektronische offertes moeten worden verstuurd via de website e-Tendering xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, die de naleving van de voorwaarden opgenomen in artikel 14, § 6 en § 7 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten garandeert.
Het indieningsrapport met betrekking tot de offerte, de bijlagen en het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) moeten worden ondertekend door middel van een gekwalificeerde elektronische handtekening (artikel 43 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).
Aangezien het verzenden van een offerte via e-mail niet overeenkomt met de voorwaarden van artikel 14 § 7 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, wordt het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen.
Door het loutere feit van de indiening van zijn offerte via elektronische communicatiemiddelen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens van zijn offerte worden opgeslagen door het ontvangstsysteem.
Meer informatie kan worden verkregen op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de helpdesk van de dienst e-procurement op het telefoonnummer: + 00 (0)0 000 00 00.
Er wordt aan de inschrijver aanbevolen om zich uiterlijk de dag vóór de opening van de offertes aan te melden om contact te kunnen opnemen met de helpdesk van e-procurement om eventuele toegangsproblemen tot de website xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ op te lossen.
De inschrijver moet er rekening mee houden dat via elektronische weg ingediende individuele bestanden niet groter mogen zijn dan 80 MB en dat het totaal van de bestanden niet groter mag zijn dan 350 MB.
C.1.2. Ondertekening van de offertes
De gekwalificeerde elektronische handtekening(en) moet(en) uitgaan van de perso(o)n(en) die bevoegd of gemachtigd is (zijn) om de inschrijver(s) te verbinden.
volmacht. De algemeen gevolmachtigde verwijst, in voorkomend geval, naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin het uittreksel van de betreffende akte werd gepubliceerd, met vermelding van de betreffende bladzijde(n) en/of passage.
De aanbestedende overheid wijst de inschrijver erop dat een speciale volmacht moet bestaan vóór de opening van de offertes (Raad van State, nr. 238.963 van
21 augustus 2017) en dat een bekrachtiging a posteriori door een persoon die bevoegd is om de inschrijver te verbinden, de handtekening van een offerte, gezet door een persoon die niet bevoegd is om de inschrijver te verbinden, niet valideert (Raad van State, nr. 201.744 van 9 maart 2010). Bovendien kan een volmacht die post factum opgesteld werd en bezorgd werd na de uiterste datum voor het indienen van de offerte niet aanvaard worden als bewijs van de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de offerte van de inschrijver op het moment van het indienen van de offerte (Raad van State, nr. 229.829, van 16 januari 2015).
In verband met de machtiging om een rechtspersoon te verbinden, vestigt de aanbestedende overheid de aandacht van de inschrijvers op het feit dat de ondertekening van een offerte voor een overheidsopdracht in beginsel niet wordt beschouwd als een handeling van dagelijks bestuur.
Indien de inschrijver toch van oordeel zou zijn dat de ondertekening een handeling van dagelijks bestuur uitmaakt, dient hij te concretiseren waarom de handtekening op de offerte (indieningsrapport van e-tendering) voor deze overheidsopdracht tot het dagelijks bestuur behoort en aldus rechtsgeldig is.
C.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte
Wanneer een inschrijver een reeds verstuurde of ingediende offerte wil wijzigen of intrekken, moet dit gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van artikel 43 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
Wanneer het indieningsrapport dat opgesteld wordt ingevolge de wijzigingen of de intrekking, niet voorzien is van een gekwalificeerde elektronische handtekening, brengt dit van rechtswege de nietigheid van de wijziging of intrekking met zich mee. Deze nietigheid slaat slechts op de wijzigingen of de intrekking en niet op de offerte zelf.
C.1.4. Uiterste datum voor het indienen van de offertes
De offertes moeten via e-tendering worden ingediend vóór 01/09/2023 om 12 uur (middag).
C.2. OFFERTES
C.2.1. Algemene bepalingen
De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het bijgevoegde offerteformulier te gebruiken (zie F.1). In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 77 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, dat bepaalt: ‘Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of inventaris, maakt
De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands, het Frans of het Engels.
Door het indienen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze in één of andere bijlage bij zijn offerte zouden zijn vermeld.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag worden bekendgemaakt door de aanbestedende overheid.
C.2.2. Geldigheidsduur van de offerte
De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van
180 kalenderdagen, die aanvangt op de dag na de dag van de opening van de offertes.
C.2.3. Inhoud en structuur van de offerte
De offerte moet de volgende inlichtingen bevatten en de volgende structuur respecteren:
• Het offerteformulier (zie deel C. 2.4).
• De prijsinventaris (zie deel C.2.5).
• Voor niet-Belgische inschrijvers: de bijlage ‘Buitenlandse firma – Vaste inrichting’ (zie deel F.3).
• De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) bewijzen, met inbegrip van het document dat de volmacht van de gevolmachtigde(n) vaststelt (zie deel C.2.6).
• Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (zie deel C.2.6).
• De documenten in verband met de gunningscriteria (zie deel C.3.5).
• Het curriculum vitae van de personen die door de inschrijver aan de opdracht worden toegewezen (zie deel E.4.1.2).
• De beschrijving van de diensten met betrekking tot de technische voorschriften (zie deel E).
• De vragenlijst waarvan sprake in de punten E.6. en F.11.
• Het Project Initiation Document (vermeld in punt E.4.1.1.)
• Andere documenten die gevraagd worden in de technische voorschriften (zie deel E)
• Andere documenten die de inschrijver nuttig acht
De aanbestedende overheid vraagt de inschrijvers om (indien mogelijk) de offerte en de bijlagen in te dienen in één bestand en om te voorzien in een doorlopende en ononderbroken nummering van alle pagina’s.
C.2.4. Het offerteformulier
• De naam en de gegevens van de contactpersoon in het bedrijf van de inschrijver.
• De hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent.
• Het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers).
• Het inschrijvingsnummer bij de RSZ of het equivalent hiervan voor de buitenlandse inschrijvers.
• Het nummer en de naam van de bankrekening van de inschrijver bij een financiële instelling waarop de betaling van de opdracht moet worden uitgevoerd.
• De namen, de voornamen, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel.
C.2.5. De prijsinventaris en de prijzen
De prijsinventaris moet volledig worden ingevuld. Hij bevat met name de volgende informatie:
• De forfaitaire eenheidsprijzen (excl. btw).
• Het bedrag van de btw
• De forfaitaire eenheidsprijzen (incl. btw).
Met prijzen die op een andere plaats dan in de prijsinventaris worden vermeld, zal geen rekening gehouden worden.
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro.
Dit is een opdracht met gemengde prijsvaststelling, wat betekent dat de forfaitaire prijzen globaal zijn voor de prestaties met betrekking tot set-up en installatie en tegen prijslijst zijn voor de terugkerende kosten en mandagen.
De inschrijver wordt geacht in zijn prijzen alle mogelijke kosten te hebben meegerekend, met uitzondering van de btw.
Tijdens de hele duur van het contract verbindt de inschrijver zich ertoe om de gevraagde leveringen en diensten zonder enige toeslag, behalve bij een prijsherziening, te factureren tegen de prijzen die zijn vermeld in de inventaris van de eenheidsprijzen.
C.2.6. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) bestaat uit een formele verklaring van de ondernemer dat de betrokken gronden tot uitsluiting niet van toepassing zijn, dat aan de relevante selectiecriteria wordt voldaan en dat de ondernemer de relevante informatie zal verstrekken die door de aanbestedende overheid wordt gevraagd.
Het UEA wordt elektronisch aangemaakt. Bijgevoegd vindt de inschrijver de te volgen procedure voor het downloaden en invullen van het UEA.
Als een combinatie van ondernemers, waaronder een tijdelijk samenwerkingsverband, samen deelneemt aan een plaatsingsprocedure, moet elk van de deelnemende
Een ondernemer die zelfstandig deelneemt, maar een beroep doet op de draagkracht van één of meer andere entiteiten, moet zijn eigen UEA indienen samen met een afzonderlijk UEA met de relevante informatie voor elk van de entiteiten waarop hij een beroep doet.
De inschrijvers vullen de volgende delen van het UEA in:
• Deel II, A, B, C en D;
• Deel III, A, B, C;
• Deel IV, α;
• Deel VI.
Overeenkomstig artikel 76, § 1, van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren is het ontbreken van het (of de) volledig ingevulde UEA(’s) een substantiële onregelmatigheid die leidt tot de nietigheid van de offerte.
C.3. SELECTIE – TOEGANGSRECHT – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA
C.3.1. Algemeen
De inschrijvers worden geëvalueerd op basis van de selectiecriteria die hieronder zijn opgenomen.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria, worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria, voor zover deze offertes regelmatig zijn.
Door het indienen van zijn offerte, vergezeld van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), verklaart de inschrijver officieel op eer:
1. dat hij zich niet in een van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgevallen bevindt, waardoor hij moet of kan worden uitgesloten;
2. dat hij beantwoordt aan de selectiecriteria die door de aanbestedende overheid voor deze opdracht werden opgesteld.
De aanbestedende overheid kan de inschrijver tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.
De inschrijver is niet verplicht ondersteunende documenten of andere bewijsstukken over te leggen indien en voor zover de aanbestedende overheid de certificaten of de relevante informatie rechtstreeks kan verkrijgen door raadpleging van een gratis toegankelijke nationale databank in een lidstaat.
De toepassing van de verklaring geldt enkel voor de documenten of certificaten met betrekking tot de uitsluitingsgronden die gratis toegankelijk zijn voor de aanbestedende overheid door middel van een nationale databank in een lidstaat.
Wat de selectiecriteria betreft, mogen de inschrijvers die dat wensen al aan hun offerte alle documenten en certificaten toevoegen die nodig zijn om aan te tonen dat zij aan de vereisten van deze criteria voldoen.
Vóór de gunning van de opdracht zal de aanbestedende overheid van de inschrijver die voor de gunning in aanmerking komt, eisen dat hij de bewijsstukken voorlegt om aan te tonen dat er geen uitsluitingsmotieven bestaan en dat aan de selectiecriteria voldaan werd.
C.3.2. Toegangsrecht – Uitsluitingscriteria (deel III van het UEA)
Behoudens uitsluitingsgronden met betrekking tot fiscale en sociale schulden kan de inschrijver, die zich in één van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgronden bevindt, aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekende autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen om een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of fout te voorkomen. Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken kandidaat of inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.
Overeenkomstig artikel 70, § 2 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, moet de inschrijver de aanbestedende overheid bij het begin van de procedure en op eigen initiatief meedelen of hij corrigerende maatregelen heeft genomen met betrekking tot de gronden voor verplichte uitsluiting.
Verplichte uitsluitingsgronden:
1. deelneming aan een criminele organisatie;
2. corruptie;
3. fraude;
4. terroristische misdrijven, strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten of uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een strafbaar feit;
5. xxxxxxxxx xxx xxxx en financiering van terrorisme;
6. kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
7. tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven. De in 1° tot 6° bedoelde uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten gelden voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. De onder 7° bedoelde
uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van vijf jaar, vanaf
de beëindiging van de inbreuk.
De inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn fiscale schulden en socialezekerheidsbijdragen, wordt uitgesloten van deze plaatsingsprocedure. De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan de inschrijver die:
1. geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro of,
2. die voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt.
derden zijn voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd met
3.000 euro.
Indien het attest in bezit van de aanbestedende overheid niet aantoont dat de inschrijver voldoet aan de eisen in verband met zijn fiscale en sociale verplichtingen, stelt zij de ondernemer hiervan in kennis. Vanaf de dag volgend op deze kennisgeving, beschikt de inschrijver over een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie.
Facultatieve uitsluitingsgronden:
1. indien de aanbestedende overheid met elk passend middel aantoont dat de kandidaat of inschrijver de verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht heeft geschonden;
2. wanneer de kandidaat of inschrijver in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor hem een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of hij in een vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;
3. wanneer de aanbestedende overheid kan aantonen, met elk passend middel, dat de kandidaat of inschrijver in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;
4. wanneer de aanbestedende overheid over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat de kandidaat of inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging in de zin van artikel 5, tweede lid, van de voornoemde wet;
5. wanneer een belangenconflict in de zin van artikel 6 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten niet effectief kan worden verholpen met andere, minder ingrijpende maatregelen;
6. wanneer zich wegens de eerdere betrokkenheid van de kandidaten of inschrijvers bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging als bedoeld in artikel 52 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten heeft voorgedaan die niet met andere minder ingrijpende maatregelen kan worden verholpen;
7. wanneer de inschrijver blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst en dit geleid heeft tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of andere vergelijkbare sancties;
8. wanneer de inschrijver zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of hij informatie heeft achtergehouden, of niet in staat was de ondersteunende documenten die vereist zijn krachtens artikel 73 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten over te leggen;
9. wanneer de inschrijver heeft getracht om het besluitvormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
bezorgen, of door nalatigheid misleidende informatie heeft verstrekt die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie of gunning.
C.3.3. De kwalitatieve selectie (deel IV van het UEA)
Wanneer de inschrijver een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, is hij verplicht te vermelden voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt. In dat geval moet hij de aanbestedende overheid aantonen dat hij voor de uitvoering van de opdracht over deze middelen kan beschikken door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om dergelijke middelen ter beschikking te stellen van de opdrachtnemer.
Indien de inschrijver de intentie heeft te werken met onderaannemers, moet hij dat deel van de opdracht preciseren evenals de gegevens van de betrokken onderaannemers.
Vóór de gunning van de opdracht zal de aanbesteder van de inschrijver die voor de gunning in aanmerking komt de bewijsstukken eisen die aantonen dat aan de selectiecriteria werd voldaan. Dit bedrag van de offerte wordt op dezelfde manier bepaald als voor de berekening van de waarde "P" van de theoretische kost van de offerte onderzocht in punt C.3.5.2. onderstaand.
De inschrijvers die dat wensen kunnen aan hun offerte alle gevraagde documenten in verband met de selectiecriteria al toevoegen.
C.3.3.1. Selectiecriterium met betrekking tot de economische en financiële draagkracht (artikel 67 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren)
De inschrijver moet met betrekking tot het activiteitendomein dat het voorwerp vormt van de opdracht voor elk van de laatste drie beschikbare boekjaren een minimale jaarlijkse omzet hebben gerealiseerd die minstens gelijk is aan tweemaal het bedrag van de offerte die hij voorstelt.
C.3.3.2. Selectiecriterium met betrekking tot de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid (artikel 68 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren)
Eerste criterium met betrekking tot de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid van de inschrijver
De inschrijver moet verplicht een gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting bewijzen van meer dan 5 personen gedurende de laatste drie jaar.
Tweede criterium met betrekking tot de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid van de inschrijver
De inschrijver geeft een lijst van referenties voor projecten met betrekking tot de levering, installatie en ondersteuning van software voor financieel beheer die hij gedurende de afgelopen periode van maximaal drie jaar heeft verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren.
De inschrijver gebruikt hiervoor het referentiemodel dat bij het bestek is gevoegd (F.5).
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
De inschrijver geeft ten minste drie referenties.
C.3.4. Regelmatigheid van de offertes
Overeenkomstig artikel 76, § 1 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren controleert de aanbestedende overheid de regelmatigheid van de offertes.
Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.
C.3.5. Gunningscriteria
Om deze overheidsopdracht te gunnen, bepaalt de aanbestedende overheid de economisch meest voordelige offerte.
De regelmatige offertes van de inschrijvers zullen aan de onderstaande gunningscriteria worden getoetst.
Deze criteria zullen worden gewogen om tot een eindklassement te komen.
C.3.5.1. Lijst van de gunningscriteria
De enige gunningscriteria met de daaraan verbonden wegingen om de regelmatig bevonden offertes te onderscheiden, zijn de volgende:
1. Technische waarde en kwaliteit van de voorgestelde oplossing* | 32 |
2. Prijs | 35 |
3. Kwaliteit van de implementatiediensten | 20 |
4. Kwaliteit van de onderhoudsdiensten | 13 |
Totaal | 100 |
BELANGRIJK
Indien geen enkele offerte een score van minstens 60% behaalt voor de gunningscriteria met een ‘*’, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Als een offerte niet ten minste 19,2/32 behaalt voor de “technische waarde en kwaliteit van de voorgestelde oplossing”, wordt deze onregelmatig verklaard.
C.3.5.2. Methode voor het bepalen van de voordeligste offerte
1. Technische waarde en kwaliteit van de voorgestelde oplossing (32/100)
In het algemeen zal de kwaliteit van de oplossing worden beoordeeld op basis van:
• de relevantie en geschiktheid van de globale oplossing die de inschrijver voorstelt voor het project van het FAS;
• de betrouwbaarheid, het gebruiksgemak en de parametrisatie, de efficiëntie, het onderhoudsgemak en het aanpassingsvermogen van de oplossing
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
• de antwoorden op de vragenlijst beschreven in punt E.6. en F.11.
Om de kwaliteit van zijn oplossing te kunnen beoordelen op basis van de beschrijving van de behoeften in de hoofdstukken E.2., E.3. en E.6, moet de inschrijver ervoor zorgen dat in zijn offerte alle nodige details worden vermeld.
Aan dit criterium worden punten toegekend op basis van de volgende ordinale schaal:
0 | Onbestaand of onmogelijk te evalueren |
1/5 van de punten | Erg zwak |
2/5 van de punten | Zwak |
3/5 van de punten | Voldoende |
4/5 van de punten | Goed |
5/5 van de punten | Zeer goed |
2. De prijs (35/100)
Opdat dit criterium berekend kan worden, vult de inschrijver de bijgevoegde prijsinventaris in en houdt hij hierbij rekening met de bepalingen van punt C.2.5.
De punten die worden toegekend voor dit criterium zullen als volgt worden berekend: Wetende dat:
P = Theoretische kost van de onderzochte offerte
= A + B+ (10 x C) + (10 x D) + (10 X E) + (100 x F) + (200 x G)
Waarbij:
Verwijzend naar de volgende waarden (vermeld in de prijsinventaris van bijlage F.2):
• A = de globale kostprijs van het projectbeheer voor de set-up
• B = de kostprijs voor de installatie en de implementatie van de oplossing
• C = de jaarlijkse kostprijs voor de softwarelicenties
• D = de jaarlijkse kostprijs voor het onderhoud
• E = de jaarlijkse kostprijs voor hosting bij een cloud-oplossing
• F = de prijs voor een mandag advies, coaching of opleiding
• G = de prijs voor een mandag ontwikkeling of configuratie En wetende dat:
• S = de score die aan de offerte wordt toegekend voor het criterium P (Theoretische kost van de onderzochte offerte);
• Pb = de laagste prijs (excl. btw) die in een regelmatige offerte wordt voorgesteld;
• Po = de prijs (excl. btw) die in de geanalyseerde offerte wordt voorgesteld. Om aan elke offerte punten toe te kennen, kan de volgende formule worden gebruikt: S = 35 x (Pb/Po)
Het aantal punten wordt afgerond tot twee cijfers na de komma.
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
3. Kwaliteit van de implementatiediensten (20/100)
In het algemeen zal de kwaliteit van de implementatiediensten worden beoordeeld op basis van de antwoordelementen van de inschrijver op de punten die worden weergegeven in punt E.4.
De aanbestedende overheid zal bijzondere aandacht besteden aan de beschrijving van de inschrijver met betrekking tot:
• de kwaliteit en de ervaring van de inschrijver op het gebied van projectbeheer;
• de kwaliteit en de volledigheid van het Project Initiation Document (PID) dat in de offerte van de inschrijver wordt verstrekt;
• de kwaliteit van de vaardigheden, de ervaring en de geschiktheid van het door de inschrijver voorgestelde personeel;
• de kwaliteit van de door de inschrijver voorgestelde kennisoverdracht.
Uit de wisselwerking tussen deze elementen volgt een totaalscore voor dit criterium. Aan dit criterium worden punten toegekend op basis van de volgende ordinale schaal:
0 | Onbestaand of onmogelijk te evalueren |
1/5 van de punten | Erg zwak |
2/5 van de punten | Zwak |
3/5 van de punten | Voldoende |
4/5 van de punten | Goed |
5/5 van de punten | Zeer goed |
4. Kwaliteit van de onderhoudsdiensten (13/100)
Dit criterium zal worden beoordeeld op basis van de antwoorden die in de offerte worden gegeven op de punten die worden vermeld in deel E.5.
De aanbestedende overheid zal in het bijzonder aandacht besteden aan de coherentie van het voorgestelde onderhoud en de kwaliteit van de in de SLA aangegane verbintenis.
Aan dit criterium worden punten toegekend op basis van de volgende ordinale schaal:
0 | Onbestaand of onmogelijk te evalueren |
1/5 van de punten | Erg zwak |
2/5 van de punten | Zwak |
3/5 van de punten | Voldoende |
4/5 van de punten | Goed |
5/5 van de punten | Zeer goed |
C.3.5.3. Eindscore
De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindscore, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van zijn verklaring in
aan alle selectiecriteria voldoet.
D.1. LEIDEND AMBTENAAR
Voor deze opdracht wordt als leidend ambtenaar aangewezen:
- de xxxx Xxxx Xxxxxxxx, voorzitter van het uitvoerend comité van het Federaal Agentschap van de Schuld,
Adres: Federaal Agentschap van de Schuld, Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx E-mail: Xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Alleen de leidend ambtenaar is bevoegd voor het toezicht op en de controle over de opdracht.
De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.
Met betrekking tot Verordening 2016-679 ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ machtigt de aanbestedende overheid, als verwerkingsverantwoordelijke, de leidend ambtenaar of zijn mandataris om namens hem de verwerkingsovereenkomst te sluiten (zie D.5) bij het gunnen van de opdracht of dit contract te wijzigen tijdens de uitvoering ervan.
D.2. HERZIENINGSBEPALINGEN
D.2.1. Duur van de opdracht
Overeenkomstig artikel 38 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet deze opdracht in een clausule voor de herziening van de duur van deze opdracht om de continuïteit van de prestaties te waarborgen indien de opdracht die deze opdracht moet opvolgen niet op tijd kan worden gegund. Zes maanden vóór de vervaldatum van de overeenkomst kan de aanbestedende overheid, louter door het versturen van een aangetekende brief, de duur van de opdracht eenzijdig wijzigen en de aanvankelijke duur van 10 jaar op 11 jaar brengen en dit zonder enige andere prijsverhoging dan die bepaald in punt D.2.2.
D.2.2. Prijsherziening
Overeenkomstig artikel 38/7 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voorziet deze opdracht een prijsherzieningsbepaling.
D.2.2.1. Principes en berekening van de prijsherziening voor de diensten
De opdrachtnemer is verplicht de officieel vastgestelde lonen aan zijn personeel te betalen.
Voor de gevraagde diensten kan een prijsherziening enkel worden toegepast voor schommelingen van de lonen van de medewerkers van de opdrachtnemer ten aanzien van de consumptieprijsindex. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de opdrachtnemer.
Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast:
Waarbij:
• Pr = de herziene prijs
• Po = de prijs vóór de herziening (bedrag in de prijsofferte);
• So = loonindex AGORIA (enkel voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) van toepassing in de maand vóór de opening van de offertes
• Sr = loonindex AGORIA digital (enkel voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) van toepassing in de maand waarin de prijsherziening wordt aangevraagd.
Inlichtingen over de Agoria-index zijn terug te vinden op de website xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/.
De prijsherziening kan slechts worden toegepast indien de door te voeren verhoging of verlaging van de prijs ingevolge de aanvraag of het verzoek om prijsherziening ten minste 3 % bedraagt ten opzichte van de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of ten opzichte van de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening). De prijsherzieningscoëfficiënt zal afgerond worden tot op 4 cijfers na de komma.
D.2.2.2. Principes en berekening van de prijsherziening voor de benodigdheden
Een jaarlijkse herziening van de prijs is mogelijk. Deze aanpassing gebeurt op basis van documenten waaruit de prijsverhoging blijkt.
D.2.2.3. Aanvraag
Ieder verzoek om prijsherziening dient per aangetekend schrijven te worden gericht aan het Federaal Agentschap van de Schuld, Xxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxxx.
Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast. De prijsherziening kan ingaan op:
• de verjaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum per aangetekend schrijven heeft verzonden en mits een voorafgaand expliciet en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de handelingen die effectief na de verjaardag van de gunning van de opdracht werden gepresteerd;
• de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer verjaardagen heeft laten voorbijgaan en mits een voorafgaand expliciet en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de handelingen die effectief na de voormelde eerste dag van de maand werden gepresteerd;
• OPGELET: de opdrachtnemer moet ieder jaar een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende verjaardag zullen worden gepresteerd.
Een dergelijke prijsherziening is slechts mogelijk wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:
1. de prijsherziening volgt op een wijziging van de heffingen in België;
2. de heffingen hebben een weerslag op het opdrachtbedrag;
3. de wijziging is in werking getreden na de tiende dag die het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes voorafgaat;
4. deze heffingen komen noch rechtstreeks noch onrechtstreeks voor in de prijsherzieningsformule bedoeld in D.2.2. ‘Prijsherziening’.
D.2.4. Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer
Overeenkomstig de artikelen 38/9 en 38/10 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een herzieningsclausule voor de herziening van de opdracht wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het nadeel of in het voordeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbesteder.
De omvang van het door de opdrachtnemer geleden nadeel of voordeel wordt uitsluitend beoordeeld op basis van de elementen die eigen zijn aan deze opdracht.
D.2.5. Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer
Overeenkomstig artikel 38/11 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een herzieningsclausule voor de herziening van de opdrachtvoorwaarden wanneer de aanbesteder of de opdrachtnemer ten gevolge van nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook die ten laste van de andere partij kunnen worden gelegd, een vertraging of een nadeel heeft geleden.
De herziening kan bestaan uit één of meerdere van volgende maatregelen:
1. de herziening van de contractuele bepalingen, met inbegrip van de verlenging of de inkorting van de uitvoeringstermijnen;
2. een schadevergoeding;
3. de verbreking van de opdracht.
D.2.6. Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering
Overeenkomstig artikel 38/12 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht in een herzieningsclausule in geval van schorsingen op bevel van de aanbesteder onder de volgende cumulatieve voorwaarden:
2. de schorsing is niet het gevolg van ongunstige weersomstandigheden of van andere omstandigheden waaraan de aanbesteder vreemd is en die, naar oordeel van de aanbesteder, een obstakel vormen voor de verdere uitvoering van de opdracht op dat ogenblik;
3. de schorsing vindt plaats binnen de uitvoeringstermijn van de opdracht.
In dat geval kan de opdrachtnemer een schadevergoeding krijgen die is vastgelegd op 25 euro per werkdag/kalenderdag voor de schorsingen op bevel van de aanbestedende overheid.
D.2.7. Vervanging van de opdrachtnemer
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, zonder nieuwe plaatsingsprocedure, over te gaan tot vervanging van de opdrachtnemer:
• Wanneer het gaat om een rechtsopvolging onder algemene of gedeeltelijke titel van de opdrachtnemer, ten gevolge van een herstructurering van de onderneming (onder meer door overname, fusie, acquisitie of insolventie), door een andere ondernemer die voldoet aan de aanvankelijk vastgestelde selectiecriteria. In dat geval vervangt de ondernemer die de opdrachtnemer van de opdracht opvolgt, deze opdrachtnemer voor zover aan de volgende voorwaarden is voldaan:
o de vervanging geeft geen aanleiding tot andere substantiële wijzigingen van de opdracht;
o de vervanging is niet bedoeld om de wetgeving inzake overheidsopdrachten te omzeilen;
o de aanbestedende overheid stemt voorafgaandelijk en schriftelijk in met de vervanging.
• Wanneer de opdrachtnemer in gebreke blijft wat betreft artikel 44 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. In dit geval kan de opdrachtnemer die in gebreke blijft, vervangen worden door de inschrijvers die als tweede en volgende stonden gerangschikt in het kader van de initieel georganiseerde plaatsingsprocedure. Om tot deze vervanging over te gaan, zal eerst aan de inschrijver die als tweede gerangschikt stond gevraagd worden, om de opdracht waarvan de opdrachtnemer in gebreke blijft, verder te zetten/over te nemen. Als de inschrijver die als tweede gerangschikt stond de opdracht niet kan of wil voortzetten/overnemen, zal de inschrijver die als derde gerangschikt stond gecontacteerd worden. Opdat deze vervanging mogelijk zou zijn, moet aan de volgende voorwaarden voldaan worden:
o De opdrachtnemer blijft in gebreke ten opzichte van artikel 44 van het koninklijk besluit betreffende de uitvoering van overheidsopdrachten;
o De opdrachtnemer is, na het verstrijken van de in artikel 44, § 2, van het koninklijk besluit betreffende de uitvoering van de overheidsopdrachten gestelde termijn om zijn verweermiddelen te doen gelden, inactief gebleven of heeft middelen aangevoerd die door de aanbestedende overheid als niet gerechtvaardigd worden beoordeeld;
o De vervangende inschrijver stemt ermee in de opdracht verder te zetten/over te nemen aan de voorwaarden van de door hem ingediende offerte in het kader van de initieel georganiseerde plaatsingsprocedure.
D.3. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER
Overeenkomstig artikel 152 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, draagt de dienstverlener de volle aansprakelijkheid voor de fouten en tekortkomingen in de geleverde diensten, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken.
Overeenkomstig artikel 46 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, blijft de opdrachtnemer tegenover de aanbesteder instaan voor schadevergoedingen die deze laatste in voorkomend geval verschuldigd is aan derden als gevolg van een vertraging in de uitvoering van de opdracht.
De aanbestedende overheid kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
D.4. BIJZONDERE VERBINTENISSEN VOOR DE OPDRACHTNEMER
De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. Deze discretieplicht is van toepassing op alle soorten informatie (professionele gegevens, privégegevens, enz.). De informatie mag in geen geval worden meegedeeld aan derden zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel opgeven als referentie.
D.5. BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE GEGEVENS
De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door een discretieplicht met betrekking tot de informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. Deze informatie mag in geen geval worden meegedeeld aan derden zonder de schriftelijke toestemming van de persoon die er belang bij heeft.
Bescherming van persoonsgegevens (Verordening 2016/679 ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’)
Algemeen geldt het volgende:
Voor overheidsopdrachten die persoonsgegevens bevatten, zal de opdrachtnemer namens en in opdracht van de aanbestedende overheid instaan voor de verwerking van deze gegevens. Daarom is de opdrachtnemer het, door het indienen van zijn offerte, volledig eens met het model van de verwerkingsovereenkomst, als bijlage van dit bestek, en de verplichtingen erin opgenomen en verbindt hij zich ertoe om de reglementering nauwgezet na te leven, de verwerkingsovereenkomst in tweevoud te ondertekenen en voor te leggen
Specifiek geldt:
In het kader van deze opdracht wordt de bijgevoegde verwerkingsovereenkomst nog niet opgesteld omdat de toepasselijkheid ervan zich in het kader van deze opdracht nog niet voordoet. Indien tijdens de uitvoering de noodzaak wel zou ontstaan, verbindt de inschrijver er zich toe de verwerkingsovereenkomst die hem op dat moment zal worden voorgelegd te ondertekenen en erkent hij dat ieder uitstel van zijn kant door de aanbestedende overheid zal worden beschouwd als een weigering tot verderzetting van de uitvoering van de opdracht.
D.6. OPLEVERING VAN DE LEVERINGEN EN DE UITGEVOERDE DIENSTEN
Er wordt een voorlopige oplevering voorzien aan het einde van de installatiefase van het nieuwe informatiesysteem. Het verzoek tot voorlopige oplevering moet gebeurd zijn binnen een termijn van maximaal 15 maanden na de kennisgeving van de gunning van de opdracht.
De voorlopige oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt medeondertekend door de opdrachtnemer en door het FAS. Het FAS beschikt over een termijn van 30 dagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces- verbaal van aanvaarding op te stellen dat machtigt tot oplevering.
De definitieve oplevering wijst op de volledige voltooiing van alle interventies die in het kader van deze opdracht zijn uitgevoerd.
De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt medeondertekend door de opdrachtnemer en door het FAS. Het FAS beschikt over een termijn van 30 dagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces- verbaal van aanvaarding op te stellen dat machtigt tot oplevering.
D.7. BORGTOCHT
Overeenkomstig artikel 25, § 2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wordt het bedrag van de borgtocht vastgelegd op vijf procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag exclusief btw.
De aldus verkregen bedragen worden op het tiental naar boven in euro afgerond.
D.7.1. Borgtochtstelling
In overeenstemming met de wettelijke en reglementaire bepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij in de vorm van een gezamenlijke borgtocht worden gesteld.
De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en de controle van de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).
1. wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de bpostbankrekening van de Deposito- en Consignatiekas (bankrekeningnummer – zie informatie voor de online inschrijving hieronder) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult genoemd;
2. wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
3. wanneer het een gezamenlijke borgtocht betreft, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4. wanneer het een waarborg betreft, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door overlegging aan de aanbesteder van:
1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult
2. hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming
3. hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult
4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult
5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornamen en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding ‘geldschieter’ of ‘gemachtigde’, naargelang het geval.
De bovenvermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.
INFORMATIE VOOR DE INSCHRIJVING ONLINE BIJ DE DEPOSITO- EN CONSIGNATIEKAS
De procedure voor het storten van een borgtocht in speciën is gewijzigd sinds de Deposito- en Consignatiekas (DCK) de e-DEPO-applicatie in gebruik heeft genomen. De storting bij de DCK dient steeds te worden voorafgegaan door het invullen van het formulier zoals vermeld op de website xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.
Na ontvangst van dit formulier stuurt de DCK per mail de correcte betaalgegevens (rekeningnummer en mededeling voor de storting).
Voor vragen over borgtochten in geld kan contact opgenomen worden met xxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
Voor vragen over solidaire borgen kan contact opgenomen worden met xxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
BEGUNSTIGDE(N) VAN DE BORGTOCHT
Vul hier de contactgegevens in van de administratie(s) die vragen om de borgtocht te plaatsen. Vraag deze gegevens zo nodig aan deze administratie(s).
BEGUNSTIGDE 1
Ondernemingsnummer: BE 0666.519.662 E-mailadres: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx Telefoonnummer: 02 574 70 80
Naam van de administratie: Federaal Agentschap van de Schuld
Voor de borgtochten bij een bank moet het origineel van het bewijs van de borgstelling naar het volgende adres worden verstuurd:
Federaal Agentschap van de Schuld
Xxxxxxxxx 00
1040 BRUSSEL
D.7.2. Vrijgave van de borgtocht
Overeenkomstig artikel 33 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wordt de eerste helft van de borgtocht vrijgegeven na de voorlopige oplevering en wordt de tweede helft van de borgtocht vrijgegeven na de definitieve oplevering van de leveringen en van de diensten die zijn uitgevoerd op basis van het contract dat op grond van dit bestek werd gesloten.
D.8. UITVOERING VAN DIENSTEN EN LEVERING VAN COMPUTERTOEPASSINGEN
D.8.1. Kick-off vergadering of opstartvergadering
Binnen twee weken na de gunning van de opdracht wordt in de lokalen van het FAS een kick-off vergadering georganiseerd tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer. Het doel van deze vergadering is de implementatie van het in de punten E4 en E5 beschreven projectbeheer.
dagen na de kennisgeving van de opdracht.
D.8.3. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en uurroosters
De uitvoering van de opdracht zal voornamelijk plaatsvinden in de lokalen van het Federaal Agentschap van de Schuld, Xxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxxx of online. Indien er, gedurende bepaalde periodes, op andere plaatsen moet worden gewerkt, worden de verplaatsingskosten in principe niet terugbetaald door het Federaal Agentschap van de Schuld. Een deel van de diensten mag ook worden uitgevoerd in de lokalen van de opdrachtnemer indien de prestatie niet elders mogelijk is of indien het FAS daar een specifiek voordeel uit haalt.
Met het oog op een optimale samenwerking met de personeelsleden van het FAS, moet het personeel van de opdrachtnemer dat prestaties verricht in de lokalen van het FAS, zoveel mogelijk hetzelfde werkschema volgen als dat van hen. Onder ‘normale kantooruren’ wordt verstaan werkdagen van maandag tot vrijdag, van 7.30 tot 18.00 uur. Het FAS is enkel gesloten op de volgende feestdagen:
1 januari, de vrijdag vóór Xxxxx en Paasmaandag, 1 mei, 25 en 26 december.
D.8.4. Planning voor de uitvoering van de diensten
De uitvoering van de taken die in verband met de implementatie van de voorgestelde oplossing worden bepaald in dit bestek, moet binnen een termijn van 15 maanden na de vergadering van de kennisgeving van de opdracht zijn voltooid.
D.8.5. Beoordeling van de uitgevoerde diensten en van de geleverde sofware
Indien tijdens de uitvoering van de diensten onregelmatigheden worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden meegedeeld via een e-mail die door middel van een aangetekende brief zal worden bevestigd. De opdrachtnemer is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten opnieuw uit te voeren.
D.8.6. Naleving van de toepasselijke wettelijke, bestuursrechtelijke en conventionele bepalingen
In het kader van de uitvoering van deze opdracht leeft de opdrachtnemer de wettelijke en reglementaire bepalingen na inzake de openbare weg, hygiëne, arbeidsbescherming, evenals de bepalingen van de collectieve, nationale, gewestelijke, lokale of bedrijfsovereenkomsten.
De inschrijver verbindt zich ertoe om, tot de volledige uitvoering van de opdracht, de volgende verdragen na te leven:
• Verdrag nr. 87 van de IAO betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht.
• Verdrag nr. 98 van de IAO betreffende de toepassing van de beginselen van het recht zich te organiseren en collectief te onderhandelen.
• Verdrag nr. 138 van de IAO betreffende de minimumleeftijd voor toelating tot het arbeidsproces
• Verdrag nr. 111 van de IAO betreffende discriminatie (arbeid en beroep)
• Verdrag nr. 100 van de IAO betreffende gelijke beloning
• Verdrag nr. 182 van de IAO over de ergste vormen van kinderarbeid
• Verdrag van Wenen ter bescherming van de ozonlaag en het bijbehorende Protocol van Montreal betreffende stoffen die de ozonlaag afbreken
• Verdrag van Bazel inzake de beheersing van de grensoverschrijdende overbrenging van gevaarlijke afvalstoffen en de verwijdering ervan (Verdrag van Bazel).
• Verdrag van Stockholm inzake persistente organische verontreinigende stoffen.
• Verdrag van Rotterdam van 10 september 1998 inzake de procedure met betrekking tot voorafgaande geïnformeerde toestemming ten aanzien van bepaalde gevaarlijke chemische stoffen en pesticiden in de internationale handel (UNEP/FAO) (PIC- Verdrag), en de drie regionale protocollen.
Het niet-naleven van deze verbintenis wordt op grond van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten beschouwd als het niet-uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer en kan op basis van artikel 47, § 2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.
D.8.7. Onderaannemers
Overeenkomstig artikel 12, § 1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wordt herinnerd aan het feit dat de opdrachtnemer ten opzichte van de aanbesteder aansprakelijk blijft wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbesteder heeft geen enkele contractuele band met deze derden.
In overeenstemming met artikel 12/1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten stuurt de opdrachtnemer, ten laatste bij de aanvang van de uitvoering van de opdracht, de volgende gegevens naar de aanbesteder: de naam, de contactgegevens en de wettelijke vertegenwoordigers van alle onderaannemers, ongeacht hun aandeel of plaats in de keten van onderaanneming, die bij de uitvoering van de prestatie betrokken zijn, voor zover deze gegevens op dat moment bekend zijn. Hetzelfde geldt in het geval van opdrachten voor diensten die moeten worden geleverd op een site die onder het rechtstreekse toezicht van de aanbesteder is geplaatst. De opdrachtnemer is tijdens de hele duur van de opdracht verplicht de aanbesteder onverwijld in kennis te stellen van zowel alle wijzigingen van die gegevens als van de vereiste gegevens betreffende eventuele nieuwe onderaannemers die hij nadien bij de verlening van deze diensten zal betrekken. Die gegevens worden verstrekt in de vorm van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).
Overeenkomstig artikel 12/2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, controleert de aanbestedende overheid of er in hoofde van de rechtstreekse onderaannemer(s) van de opdrachtnemer uitsluitingsgronden bestaan, zoals bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni
maatregelen neemt om in de vervanging te voorzien van de onderaannemer over wie in het onderzoek een uitsluitingsgrond aan het licht is gekomen.
Overeenkomstig artikel 12/4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, moeten de onderaannemers, op welke plaats in de onderaannemingsketen zij ook optreden en in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij uitvoeren, voldoen aan de minimumeisen inzake technische en beroepsbekwaamheid die in dit bestek zijn vastgelegd.
D.9. FACTURERING EN BETALING VAN DE DIENSTEN EN LEVERINGEN
De prestaties met betrekking tot de installatie mogen na de voorlopige oplevering van deze opdracht worden gefactureerd. De opdrachtnemer moet het pv van voorlopige oplevering bij de factuur voegen.
Vanaf de datum van de voorlopige oplevering, worden de facturen die onderworpen zijn aan de btw driemaandelijks opgesteld na de daadwerkelijke en correcte uitvoering van de diensten en op naam van:
Federaal Agentschap van de Schuld Xxxxxxxxx 00,
1040 BRUSSEL
De facturen mogen evenwel niet langer met de post worden verstuurd. Het opsturen van de facturen kan op de volgende manieren gebeuren:
- in XML-formaat via het portaal Mercurius
De facturen kunnen in het bestandsdeel xml/ubl via het Mercurius platform worden ingediend. Voor meer informatie zie: xxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/x-xxxxxxxxx.
Opgelet: vanaf 1 april 2021 zullen enkel nog de business requirements die voldoen aan de versie Bis Billing 3.0 worden aanvaard. De specificaties van de PEPPOL BIS standaard versie 3 vindt u hier:
xxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/0.0/.
Op de facturen moet de volgende vermelding staan: ‘Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op rekeningnummer ... op naam van ... te ...’.
Het nummer van de bestelbon (BC-BDA2023-02) en eventueel het nummer van het contract (NC-BDA2023-02) moeten systematisch op elke factuur worden vermeld.
De vereffeningsprocedure verloopt conform de regelgeving betreffende de Rijkscomptabiliteit.
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld in overeenstemming met de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en om de dienstverlener in kennis te stellen van het resultaat daarvan.
bijgevoegd en ze naar het juiste facturatieadres zijn gestuurd.
Wanneer de opdrachtdocumenten niet voorzien in een afzonderlijke schuldvordering, geldt de factuur als schuldvordering.
De factuur moet worden opgesteld in euro.
Alle betalingen gebeuren uitsluitend op het in het offerteformulier vermelde rekeningnummer.
Indien het rekeningnummer wordt gewijzigd, wordt gevraagd om:
• een aanvraag tot wijziging in te dienen die correct wordt ondertekend door dezelfde persoon als deze die de offerte heeft ondertekend. Wanneer dat niet mogelijk is, wordt gevraagd om een document bij te voegen (authentieke of onderhandse akte, nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad) waaruit blijkt dat deze persoon gemachtigd is om voormelde aanvraag te ondertekenen;
• verplicht een bankcertificaat bij te voegen waaruit blijkt dat de opdrachtnemende firma wel degelijk titularis is van het meegedeelde rekeningnummer.
D.10. GESCHILLEN
Alle geschillen over de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.
D.11. BOETES EN STRAFFEN
Overeenkomstig artikel 9, § 4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek werd afgeweken van artikel 154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes omwille van het belang dat de aanbestedende overheid hecht aan het continuïteitsprincipe van haar diensten, dat slechts kan worden gewaarborgd door toe te zien op de naleving van precieze termijnen.
D.11.1. Boete voor laattijdige uitvoering
Indien de termijn voor de installatie van de oplossing de vastgestelde termijn van 15 maanden overschrijdt, wordt van rechtswege een forfaitaire boete van 2.500,00 euro per dag vertraging opgelegd.
Elke vertraging in de uitvoering van een bestelde dienst geeft eveneens aanleiding tot een forfaitaire boete van 1.000 euro.
De boetes voor vertragingen bij de uitvoering van de opdracht worden bepaald bij wijze van forfaitaire schadevergoeding. Ze staan los van de hieronder bepaalde straffen. Ze zijn verschuldigd door het verstrijken van de termijn, zonder ingebrekestelling en zonder tussenkomst van een proces-verbaal en worden van rechtswege toegepast voor alle kalenderdagen vertraging.
D.11.3. Verrekening van de boetes en straffen
Het bedrag van de boetes en de straffen, evenals het bedrag van de schade, uitgaven of kosten die voortvloeien uit of moeten voortvloeien uit de toepassing van de ambtshalve maatregelen, worden in de eerste plaats afgetrokken van de bedragen die om welke reden dan ook verschuldigd zijn aan de opdrachtnemer (facturen), en daarna van de borgtocht.
Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om een globale oplossing te definiëren en op te maken die de eisen en de behoeften beschreven in voorliggend lastenkohier respecteert en die pertinent en adequaat is.
De inschrijver wordt verzocht zijn offerte op te stellen conform aan de structuur van het lastenkohier.
De inschrijver komt het toe het algemene kader van zijn oplossing voor te stellen. Hij mag, bijvoorbeeld, de grote lijnen van zijn technische oplossing voorstellen, zijn visie toelichten van de problematiek en de oplossingen, en dat waarin zijn voorstel zich onderscheidt aanwijzen.
De inschrijver ziet er tevens op toe dat de bij het bestek toegevoegde vragenlijst (zie de punten E6 en F11) wordt ingevuld.
Hij voegt aan zijn offerte alle nodige informatie toe nodig voor de evaluatie van zijn offerte op basis van de toewijzingscriteria hernomen onder C.3.5 van het lastenkohier.
E.1. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
E.1.1. Context van de opdracht
E.1.1.1. Algemene context
Op 31 december 2022 bedroeg de federale staatsschuld ongeveer 470 miljard euro. Dit komt overeen met 85.2 % van het BBP. De schuldportefeuille op lange en middellange termijn vertegenwoordigt momenteel zo’n 85% van de totale schuld waarvan 100 % uitstaat in euro (na swap). Meer informatie hierover vindt u in het jaarverslag van de schuld (xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx).
Het FAS is een instelling van openbaar nut van categorie "A" en is belast met het operationele beheer van de federale staatsschuld. De boekhoudkundige verwerking van de verrichtingen die gedaan worden in het kader van het schuldbeheer, alsook de thesaurievooruitzichten gebeuren door andere diensten binnen de FOD Financiën (AA Thesaurie). Deze diensten moeten ook toegang hebben tot de toepassing en/of rapportering.
E.1.1.2. Specifieke context van de opdracht
Alle gegevens met betrekking tot het schuldbeheer zijn geïntegreerd in een softwarepakket. Alle activiteiten die gepaard gaan met het beheer van de federale staatsschuld zoals het invoeren van de verrichtingen afgesloten op de interbanken- en kapitaalmarkten, het beheer van de markt- en kredietrisico’s, het collateral-beheer, het beheer van de kastoestand, de betalingen door de back-office en de boekhouding, worden verwerkt door dit softwarepakket.
In onderstaand schema vindt u een overzicht van het schuldbeheer zoals gevoerd door de verschillende entiteiten (front-, middle-,back-office en comptabiliteit) en ondersteund door het huidige softwarepakket. Het nieuwe softwarepakket moet nu deze taken overnemen.
E.1.2. Doelstelling van de opdracht
De belangrijkste doelstelling van deze opdracht is de installatie van een nieuw informatiesysteem dat draait onder een nieuw softwareprogramma voor het beheer van de schuldportefeuille met inbegrip van de functionaliteiten voor het kasbeheer, het beheer van de markt- en kredietrisico’s, het collateral-beheer, de back office en het systeem van de dubbele boekhouding. Dit systeem moet het huidige informatiesysteem voor het beheer van de schuld vervangen.
De voorgestelde toepassing laat toe om alle noodzakelijke en cruciale functies uit te voeren met het oog op de uitgifte en het beheer van de schuld. In hoofdzaak betreft het:
• Het opnemen van de totaliteit van de Belgische staatsschuld in een geïntegreerde database en een structurering in verschillende portefeuilles;
• Een ondersteuning in real time van de activiteiten van de front office en de back office van het FAS (volledige workflow : invoering van de transactie, validatie, confirmatie, betaling, boekhoudkundige instructies);
• Het beheer van de kaspositie rekening houdend met financiële kasstromen niet eigen aan de schuld.
• Een analyse van de markt- en kredietrisico’s, met inbegrip van het collateral-beheer en de begrotingsrisico’s;
• De aanmaak van gestandaardiseerde en op maat gemaakte rapporten;
• Een analyse van de diverse componenten van de schuld, zowel individueel als geconsolideerd volgens verschillende invalshoeken;
• De opmaak van één volledige vervaldagenkalender;
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
• De selectie en de eenvoudige overdracht van gegevens om deze te gebruiken in andere toepassingen;
• Een snelle en efficiënte consultatie van de database met de garantie dat de getoonde gegevens correct zijn;
• Een boekhoudkundige verwerking gebaseerd op het systeem van de dubbele boekhouding voor alle transacties van het schuldbeheer en rekening houdend met een boekhoudplan en specifieke regels;
• Het beheer van de schuld, zowel financieel als budgettair ;
Een tweede doelstelling van deze opdracht bestaat erin om binnen een vastgestelde termijn te zorgen voor de overgang van het oude naar het nieuwe systeem, waarbij de weerslag op het dagelijks werk van de personen die instaan voor het operationeel beheer zo beperkt mogelijk is. De gegevens (zowel de basis gegevens als de bestaande en historische posities) van het huidige systeem moeten in het nieuwe systeem ingebracht worden. Voor de praktische uitvoering moet er een gedetailleerd werkplan opgesteld worden dat ook wordt gerealiseerd zodat de invoering van het nieuwe systeem binnen de vastgestelde termijn kan plaatsvinden.
Een derde doelstelling heeft betrekking op de overdracht van kennis. Het FAS wil zo autonoom mogelijk van het nieuwe systeem gebruikmaken. De realisatie van de derde doelstelling zal bijgevolg in “co-sourcing” gebeuren. Het FAS zal personeel ter beschikking stellen voor het parametreren van het systeem en voor het installeren van het softwarepakket. Dit zal gebeuren in samenwerking met het personeel van de opdrachtnemer. Er moet dus een belangrijke mate aan kennis worden doorgegeven door een doorgedreven vorming en coaching, en dit zolang het implementatieproces loopt.
E.1.3. Voorwerp van de opdracht
De markt is een aanbesteding voor diensten met gemengde prijzen.
De opdracht bestaat uit één enkel lot. De bedoeling is dat de hierna vermelde opdrachten tot een goed einde gebracht worden. De functionele en technische vereisten van deze opdrachten worden in detail beschreven in deel E.2 en E.3 van onderhavig lastenboek:
• Het leveren van de licenties voor het databasebeheerssysteem alsook voor de verschillende componenten/modules van het softwarepakket, met inbegrip van analyses en ontwikkelingen van zekere technische vereisten of functionele noden, die niet als standaard in de toepassing inbegrepen zijn;
• Instaan voor het projectbeheer tot aan de inwerkingstelling van het systeem;
• Instaan voor de technische installatie van het databasebeheerssysteem en van het softwarepakket met inbegrip van de standaard parameterinstelling van het softwarepakket voor alle vereiste functionaliteiten;
• De afwerking van een Project Initiation Document in samenwerking met het personeel van het FAS;
• De invoering van de voorgestelde oplossing (bijstand, overheveling van de gegevens, documentatie ...) in lijn met het Project Initiation Document in samenwerking het gevormde personeel van het FAS;
• Het doorgeven van de vereiste kennis aan de personeelsleden van het FAS zodat zij de software kunnen configureren en gebruiken, en een informatiesysteem voor het beheer van de schuld kunnen uitwerken;
• Instaan voor het onderhoud van het softwarepakket en van het databasebeheerssysteem (DBS) tijdens de hele duur van de opdracht;
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
Deze opdrachten dienen tegen een vaste prijs gerealiseerd te worden met een resultatenverbintenis.
Verder zal de aanbesteder gevraagd kunnen worden om bijstand of bijkomende opleiding te geven gedurende de periode die volgt op de voorlopige globale oplevering.
In het geval er een voorstel gedaan wordt waarbij het softwarepakket geïnstalleerd wordt op de servers van het FAS, dan omvat onderhavige opdracht niet de aankoop van de hardware.
E.2. BESCHRIJVING VAN DE FUNCTIONELE BEHOEFTEN
In dit deel wordt een algemeen beeld geschetst van het proces van het schuldbeheer, het kasbeheer en van de verschillende noodzakelijke functionaliteiten. Zij worden voor een deel verduidelijkt aan de hand van voorbeelden in de praktische bijlage (“practice guide”).
E.2.1. Inleiding
Algemeen kan men stellen dat alle wijzigingen aan de portefeuillestructuur, marktgegevens, gegevens van de tegenpartijen, gegevens inzake instrumenten en marktconventies in het system gebracht worden en opspoorbaar zijn.
De toegang tot het system door de gebruikers en hun rechten worden gedefinieerd door de system administrator en dit op de verschillende niveaus van het systeem (database, portefeuille, instrumenten, schermen...).
E.2.1.1. Portefeuillestructuur
De structuur van de schuldportefeuille is gebaseerd op de volgende principes.
In de eerste plaats wordt de portefeuille verdeeld op basis van de munt waarin de schuld is uitgegeven. Er is enerzijds een hoofdportefeuille van schulden uitgedrukt in euro, en anderzijds een hoofdportefeuille van schulden uitgedrukt in alle andere munten.
In de tweede plaats bestaan deze hoofdportefeuilles uit portefeuilles die afhangen van de oorspronkelijke looptijd bij uitgifte: korter dan één jaar of langer dan één jaar, of van de specificiteit van de instrumenten opgenomen in de portefeuille.
Ten derde bestaan deze portefeuilles uit portefeuilles op basis van de schuldinstrumenten die de Belgische Staat uitgeeft.
Er zijn ook een aantal portefeuilles die gebruikt worden om operaties voor rekening van derden te registreren, voor rapporteringsdoeleinden, voor het importeren van niet-financiële cashflows.
Tenslotte, omdat men ook moet rekening houden met het feit dat bepaalde instrumenten gelijktijdig uitgegeven worden met één of meerdere afgeleide producten, worden deze instrumenten en afgeleide producten opgeslagen in een folder. Deze folder kan men het best omschrijven als een manier om verrichtingen die met elkaar verband houden, onderling te verbinden (ongeacht het feit dat deze verrichtingen mogelijks opgeslagen zijn in verschillende portefeuilles).
In onderstaand diagram wordt de structuur van de schuldportefeuille vereenvoudigd voorgesteld.
E.2.1.2. Marktgegevens
De marktgegevens worden thans geleverd door een dataprovider. Een interface laat toe dat men in real time gebruik maakt van deze gegevens voor het bepalen van prijzen. Eenmaal per dag worden deze gegevens vastgelegd en opgeslagen in het system voor een waardebepaling. In de loop van de dag kunnen zowel de front office als de middle office gebruik maken van reële gegevens, afhankelijk van hun behoeften.
Men maakt gebruik van de volgende marktgegevens:
• Prijzen
De opgevraagde prijzen zijn deze van de meest liquide instrumenten uitgegeven door het FAS zoals lineaire obligaties (OLO’s) en schatkistcertificaten.
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
Er worden ook prijzen opgevraagd voor FX spot en forward, spot exchange rates, options,...
• Curves
Er worden nominale curves opgesteld op basis van de depositorente (O/N, T/N … 12M) en de swaprente (1Y, 2Y … 50y) zoals zij op de markt genoteerd worden en geleverd door de provider van de marktgegevens. Een curve kan ook aangevuld worden met futures (bv. Euribor-contracten op 3 maand).
De nominale curves worden aangevuld met basiscurves indien men deze laatste zou nodig hebben voor de waardering van currency interest rate swaps.
Aan de hand van een nominale curve kan men forward rates en curves opstellen alsook zero-couponrentes.
Verschillende curveconfiguraties (discount/forward curves set) kunnen gebruikt worden, aangezien de curve voor het verdisconteren van cashflows niet noodzakelijk dezelfde is als deze gebruikt voor de schatting van ongekende rentevoeten.
Bijvoorbeeld, om de margin calls te berekenen wordt voor de waardering van de afgeleide producten de €STR curve gebruikt om te verdisconteren, terwijl voor de raming van de forward rates de relevante Euribor/Libor curve gebruikt wordt.
Alle curves – zowel nominaal als inflatie – worden verder gedefinieerd volgens een standard business day overeenkomst, een kalender en een daycount overeenkomst.
• Volatiliteit
Twee soorten volatiliteit worden gebruikt : swaption volatilities and cap/floor volatiliteiten.
De matrix van de swaption-volatiliteiten kan verbeterd worden door een smile-factor.
• Index
Voor een aantal instrumenten – obligaties, afgeleide producten … - is een financiële index nodig die op gezette tijden moet vastgelegd worden. Deze indexen vertegenwoordigen vlottende rentevoeten – euribor, libor … - of swaprentes die gewoonlijk dagelijks vastgelegd worden.
De indexen kunnen ook verwijzen naar de inflatie van een land of een geografisch gebied.
De waarde van ESTR wordt pas de volgende ochtend gepubliceerd en kan dus ook pas de volgende dag opgeladen worden in het software systeem. Op dat ogenblik moeten ook alle contracten die gebruik maken van deze index automatisch opnieuw berekend worden, zodat de cashflows van deze contracten correct zijn.
E.2.1.3. Het definiëren van de tegenpartijen
De volgende informatie handelt over het definiëren van een tegenpartij. Houd er wel rekening mee dat sommige informatie ook aangewend wordt voor het beheer van het kredietrisico.
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
Hoofdinformatie
De tegenpartijen worden geïdentificeerd op basis van een SWIFT-code. Indien dit niet het geval is dan is een eigen identificatie noodzakelijk.
Andere nodige informatie omvat:
• Algemene gegevens : naam van de tegenpartij, adres, telefoon- en faxnummers, e- mail, website, …
• Taal van de tegenpartij
• Contacten (per department, per product...)
• Betalingsinstructies i.v.m. betalingen: per munt en per product, correspondent, tussenpersoon, rekeningnummer, IBAN code
• Gegevens van juridische aard: ISDA, CSA, EMA, overname, fusie, ...
• Data voor het kredietrisico en voor het bepalen van kredietlimieten (zie hierna)
• Gegevens voor de boekhouding (o.a. het type tegenpartij, zie hierna)
• Een derde partij kan fungeren als: tegenpartij – correspondent – tussenpersoon – eindbegunstigde van de fondsen – broker
• Een derde partij kan een ingezetene zijn (in België) of een niet-ingezetene zijn
• Al dan niet onderworpen aan roerende voorheffing
• Eventuele payment-netting-overeenkomsten
• Mogelijkheid om te definiëren welke types transacties mogen worden afgesloten met de tegenpartij
• Mogelijkheid om pdf-bestanden met informatie over de tegenpartij aan te hechten (bv. contracten en andere juridische documenten, persberichten, ratingrapporten, etc.)
• Het moet mogelijk zijn om andere informatie toe te voegen via gepersonaliseerde velden of door documenten toe te voegen
Type en categorie
Teneinde een filtratie mogelijk te maken, moeten tegenpartijen kunnen worden gesorteerd en ingedeeld in categorieën (belangrijk voor boekhouding en rapportering).
Rol
Een tegenpartij kan verschillende rollen hebben. Zo kan een tegenpartij de hoedanigheid aannemen van een bank, een primary dealer, joint-lead manager, co-lead manager, mandate holder,.. Verder worden deze rollen ook gebruikt om te definiëren welke transacties met deze tegenpartij kunnen afgesloten worden.
Standard Settlement Instruction (SSI)
SSI worden gedefinieerd per munt en per soort verrichting. Een tegenpartij kan meerdere SSI hebben voor dezelfde munt en dezelfde soort verrichting. De mogelijkheid bestaat om een SSI vanaf een bepaalde datum inactief te zetten, zodat deze niet meer gebruikt worden door het software systeem.
Rekeningnummers :
• Lopende rekening (Opgelet : eenzelfde rekening kan gebruikt worden voor verschillende munten)
o IBAN code
o Bankrekening (andere dan IBAN)
Bij de euro bestaan er twee gevallen:
• Direct Target met of zonder een rekeningnummer.
• Via een correspondent en een rekeningnummer. Zijn nodig: : de SWIFT-code van de correspondenten, de SWIFT-code van de tegenpartij en de naam van de tegenpartij, en een IBAN of een rekeningnummer van de tegenpartij met de correspondent
In vreemde munten kunnen zich de volgende drie gevallen voordoen:
• Rechtstreeks via een correspondent (een financiële instelling in het land van de munt). Zijn nodig: de Swift-code van de correspondent, de Swift-code van de tegenpartij (en de naam van de tegenpartij), een IBAN of een rekeningnummer van de tegenpartij met de correspondent.
• Via een tussenpersoon en een correspondent (de tussenpersoon is een financiële instelling in het land van de munt en de correspondent is een financiële instelling in het land van de tegenpartij). Op dit ogenblik is dit niet relevant voor het FAS.
• De eindbegunstigde is niet de tegenpartij waarmee de verrichting werd afgesloten.
Kredietrisico/Kredietlimieten
• Afhankelijkheid of relatie met andere instellingen (hoofdzetel, bijkantoor, filiaal)
• Korte- en langetermijnrating van de tegenpartij (“issuer rating”) bij verschillende ratingagentschappen (incl. historiek) + eigen, interne rating
• Reglementair eigen vermogen van de instelling (“regulatory capital”)
• Globale kredietlijn (indien de kredietlijn niet berekend wordt) en kredietlijnen per type product. Per type product ook limieten op de maximale looptijd van een transactie
• Mogelijkheid om kredietlijnen tijdelijk te verminderen of te blokkeren (bijvoorbeeld in een crisissituatie : kredietlijn van een tegenpartij met een AA-rating verminderen tot 50 % en een kredietlijn van een tegenpartij met een A-rating verminderen tot 25 %)
• Close-out netting (Y/N) (Y = sum of products’ MTM, N = sum of positive products’ MTM)
E.2.1.4. Definitie van de instrumenten, de marktconventies en de kalenders
Daar bepaalde effecten steeds weer gebruikt worden, worden zij vooraf gedefinieerd. Dit geldt in de eerste plaats voor de standaardinstrumenten van de geldmarkt en de kapitaalmarkt, maar in sommige gevallen worden ook afgeleide producten die regelmatig verhandeld worden op de OTC-markt, vooraf gedefinieerd.
Geregeld dienen de standaardkalenders, de markten, de conventies voor de berekening van de dagen, de conventies voor de betalingen, de interestberekening, enz …opnieuw gedefinieerd te worden of aangepast.
Samengestelde kalenders moeten gedefinieerd worden om kalenders van verschillende markten met elkaar te combineren.
Regels voor de berekening en regels voor de afronding van de verschillende munten kunnen eveneens gedefinieerd worden.
een verrichting en de daaraan gekoppelde financiële stromen, gaande van de dag dat de verrichting wordt afgesloten tot de vervaldatum, dit rekening houdend met de boekhoudkundige verwerking en de status van de verrichting bij de afwikkeling ervan (in behandeling, validering front, validering back, bevestigd …), alsook voor de financiële stromen (effectieve ontvangst en effectieve betaling van de financiële stroom,… ) .
Wanneer er wijzigingen moeten aangebracht worden aan een verrichting, kan het systeem een onderscheid maken tussen een wijziging die een invloed heeft op de financiële stromen en de boekhoudkundige instructies, en wijzigingen die geen of slechts een gedeeltelijke invloed hebben op de stromen.
E.2.2. Verrichtingen
Alle verrichtingen, vallen onder het vierogen-principe: een verrichting wordt ofwel manueel ofwel automatisch ingevoerd en wordt slechts gevalideerd door een lid van de back-office indien de gegevens van de transactie zoals ingevoerd in het systeem, overeenstemmen met de bevestigingsbrief en indien de transactie de regels voor de kredietlimieten naleeft.
In het algemeen is het de front office die de verrichtingen via de specifieke schermen invoert volgens het gekozen financieel instrument. De gebruikers hebben in real time toegang tot een lijst (blotter) met de verrichtingen van de dag en kunnen de afwikkeling van de verrichtingen volgen tot aan de validering. Alle manipulaties van de gebruikers worden geregistreerd en nagegaan. Oude versies van gewijzigde verrichtingen kunnen geraadpleegd worden. Een verrichting kan gemakkelijk teruggevonden worden dankzij schermen van de deal capture of de blotter. Een gevalideerde verrichting, kan slechts in uitzonderlijke gevallen, en door een selecte groep van gebruikers, geschrapt worden. Een dergelijke schrapping wordt vanzelfsprekend ook geregistreerd en kan nagekeken worden door de audit.
E.2.2.1. Cash
Het FAS maakt gebruik van verschillende cash instrumenten.
• Leningen en plaatsingen op de interbankenmarkt
Een lening betreft een overeenkomst waarbij een geldschieter geld leent aan de Belgische Staat en de Belgische Staat, via het FAS, betaalt op de afgesproken vervaldatum het geld terug met interest (Actual/360) of vice versa in het geval van een plaatsing.
Deze kunnen tegen een vaste of een variabele rente worden gemaakt. Dit betekent dat de mogelijkheid moet bestaan om aan een vlottende rentevoet te werken maar ook een spread toe te passen op deze rentevoet.
Een plaatsing heeft een invloed op de kredietlijn van de tegenpartij (zie hoofdstuk
E.2.5 kredietrisico).
• Repo’s en reverse repo’s
Repo: een overeenkomst waarbij de verkoper van de effecten overeenkomt om deze op een afgesproken tijdstip en tegen een afgesproken prijs terug te kopen, ook repurchase agreement genoemd.
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
Reverse repo: een overeenkomst waarbij de koper van de effecten overeenkomt om deze op een afgesproken tijdstip en tegen een afgesproken prijs terug te verkopen. In feite is dit het omgekeerde van een repo.
Het FAS gebruikt momenteel uitsluitend haar eigen effecten als onderpand in repo en reverse repo transacties. Xxxx’x en reverse repo’s hebben een invloed op de kredietlijn van de tegenpartij (zie hoofdstuk E.2.5 kredietrisico).
Het FAS heeft ook de mogelijkheid om repo en reverse repo uit te voeren via een derde centrale partij (triparty repo) die het collateral & margin calls beheert.
• Plaatsingen en leningen van het type “Call-account”
Het betreft een verrichting op maat waarbij het FAS ofwel ontleent van, of leent aan een Belgische openbare instelling. Deze laatste heeft het recht om ofwel fondsen te plaatsen of op te nemen. Enkel het verschil in het nominale bedrag geeft aanleiding tot een cash flow.
Er is geen vaste vervaldatum.
De rentevoet kan gewijzigd worden in de loop van de transactie. De verschillende rentevoeten kunnen eenvoudig geregistreerd en geconsulteerd worden.
De rente wordt betaald bij bepaalde gebeurtenissen, zoals de wijziging van het nominale bedrag, een verandering in de rente, of op een vastgestelde datum per jaar.
Een lening heeft een invloed op de kredietlijn van de tegenpartij (zie hoofdstuk E.2.5 kredietrisico).
• Terugkoop van effecten
Het FAS koopt regelmatig eigen verhandelbare effecten van tegenpartijen op de markt terug. De teruggekochte effecten omvatten het hele gamma van effecten uitgegeven door het FAS, doch het leeuwendeel van de teruggekochte effecten bestaat uit lineaire obligaties (OLO’s) en Staatsbons. De teruggekochte effecten van een bepaalde lijn worden ofwel in een specifieke portefeuille gehouden, of afgelost via de FIFO-methode.
• Verkoop van effecten
Het FAS geeft effecten uit “on tap” (ECP en EMTN), via aanbestedingen (schatkistcertificaten en OLO’s) en via syndicaties (OLO’s en EMTN).
ECP’s uitgegeven in vreemde valuta kunnen bij de uitgifte geswapt worden naar euro of naar een andere munt. In dat geval zijn er op de uitgiftedatum geen cash flows bij de uitgegeven munt. De boekingen van de uitgifte van het ECP en de FX-swap kunnen aan elkaar gelinkt worden in het systeem. De yield van de geswapte ECP wordt berekend en bijgehouden in de database.
De aanbestedingen van schatkistcertificaten en OLO’s gebeuren via het Bloomberg Auctions System (BAS). Een interface zorgt ervoor dat de resultaten van de aanbesteding in het systeem ingevoerd worden.
De effecten uitgegeven door het FAS zijn gestandaardiseerd. De effecten met een looptijd van één jaar of langer zijn effecten met een “plain vanilla” betaling van de coupons. Effecten met een looptijd korter dan één jaar worden verdisconteerd. Tot
• Soorten effecten :
Het FAS moet de waarde van effecten met opties, zoals puttable en calllable bonds of forward starting bonds of forward sale, kunnen beheren en meten.
Effecten kunnen ook verschillende coupons hebben in vooraf bepaalde perioden in de term sheet. De datum van de rentevoet wijziging hoeft niet samen te vallen met een datum van aflossing van kapitaal of met een datum van interestbetaling.
Een bepaald type effect moet ook door de tool worden beheerd, namelijk inflatiegebonden obligaties, waarvan de waarde varieert volgens een gedefinieerde index.
Er bestaan ook effecten waarvoor de munt van het kapitaal en de interest verschillend kunnen zijn.
De mogelijkheid moet bestaan om bij vlottende rentevoeten een cap of een floor in te geven.
E.2.2.2. Afgeleide producten
De hierna vermelde instrumenten hebben een invloed op de kredietlijn van de tegenpartij (zie hoofdstuk E.2.5 kredietrisico). Al deze transacties kunnen worden beëindigd of overgedragen aan andere tegenpartijen; de tool moet (gedeeltelijke of volledige) beëindigingen en novaties kunnen verwerken.
• €STR swap
Een “€STR swap” is een interest rate swap waarbij een partij overeenkomt om een vaste rente te ontvangen / te betalen aan een andere tegenpartij tegen de betaling / ontvangst van een vlottende rente, €STR of modified €STR (voorheen EONIA) genaamd.
• Interest rate swap
Een IRS of renteswap is een uitwisseling van interestbetalingen tussen twee partijen op basis van een specifiek kapitaal. Dikwijls houdt een interest swap in dat per betalingstermijn een vast bedrag uitgewisseld wordt tegen een betaling die niet vastligt (de vlottende kant van de swap wordt gewoonlijk gelinkt aan een andere rentevoet, dikwijls de EURIBOR). Bij een interest rate swap wordt het kapitaal nooit uitgewisseld; het gaat enkel om een notioneel kapitaal. Dit houdt in dat op de betaaldag normaliter enkel het verschil tussen de twee interest-betalingen uitgekeerd wordt aan de rechthebbende partij (‘payment netting’), in tegenstelling tot de uitwisseling van de volledige interestbetalingen. De mogelijkheid moet bestaan om bij vlottende rentevoeten een cap of een floor in te geven.
• Basis swap
De basisswap gebruikt hetzelfde principe als een interest rate swap, behalve dat beide benen variabel zijn, bijvoorbeeld een wissel van EURIBOR 6M voor EURIBOR 1M.
bedragen van verschillende munten met elkaar uitwisselen en waarbij er ook een reeks van interestbetalingen betreffende de initiële cashflows uitgewisseld worden. Dikwijls zal één partij een vaste rente betalen, terwijl de andere partij een vlottende rente betaalt (alhoewel ook overeenkomsten van het type vast / vast en vlottend/vlottend mogelijk zijn). Op de vervaldatum van de swap worden de kapitalen opnieuw uitgewisseld. In tegenstelling met een renteswap worden in een currency swap zowel het kapitaal als de interesten uitgewisseld.
• Inflation swaps
Bij een inflatieswap ontvangt een partij een vaste rente van een andere partij die een vlottende rente ontvangt gekoppeld aan een prijsindex. Deze uitwisselingen gebeuren niet periodiek, maar enkel wanneer de swap beëindigd wordt.
• FX-swap
Een FX-swap is een transactie die bestaat uit twee luiken die tegelijk worden afgesloten. Een luik omvat een foreign exchange spot trade en het andere een foreign exchange forward transactie
• FRA
Een forward rate agreement (FRA) is een forward overeenkomst waarbij één partij een vaste rentevoet betaalt en een vlottende rentevoet ontvangt die overeenkomt met een referentierente (underlying rate). De betaler van de vaste rentevoet wordt ook omschreven als de ontlener of de koper, terwijl de ontvanger van de vaste rente de lener of de verkoper is. De betalingen worden berekend op basis van een notioneel bedrag over een bepaalde periode en worden gesaldeerd (netting), dus enkel het verschil wordt betaald. De betaling gebeurt op de effectieve datum. De referentierente wordt één of twee dagen voor de effectieve datum vastgelegd, afhankelijk van de marktconventies voor de munt in kwestie.
• FX spot, FX forward en FX option
Bij een foreign exchange spot trade koopt of verkoopt iemand een bepaalde munt ten op zichte van een andere munt aan een afgesproken wisselkoers en dit voor een onmiddellijke levering.
Bij een foreign exchange forward trade koopt of verkoopt iemand een bepaalde munt ten op zichte van een andere munt aan een afgesproken wisselkoers en dit met een levering in de toekomst.
Een FX option geeft het recht of houdt de verplichting in om in de toekomst een munt te kopen/verkopen tegen een andere.
• Swaption
Een swaption is een optie die de eigenaar het recht geeft, maar niet de verplichting, om een onderliggende swap af te sluiten. Alhoewel opties kunnen verhandeld worden bij een hele waaier aan swaps, is de term "swaption" typisch voor interest rate swap.
Er bestaan twee soorten van swaption-contracten:
Een receiver swaption geeft de eigenaar van de swaption het recht om een swap aan te gaan waar hij het vaste been ontvangt en het vlottende been betaalt.
De tool moet in staat zijn de swap uit te voeren of te vervangen door een betaling in cash (cash settlement).
• Caps & Floors
Een interest rate cap is een afgeleid product waarbij de koper op het einde van een periode een betaling ontvangt telkens als de rentevoet een bepaalde overeengekomen limietwaarde overschrijdt. Een voorbeeld van een cap is een overeenkomst waarbij een bedrag betaald wordt elke maand dat de EURIBOR 6 maand meer dan 2,5% bedraagt.
Een interest rate floor is een serie Europese put options of floorlets met betrekking tot een specifieke referentierente, meestal de Euribor. De koper van de floor ontvangt geld indien op de vervaldag van welke floorlet ook, de referentierente lager is dan de overeengekomen limietprijs van de floor.
• Collar
Een combinatie van een cap en een floor, gewoonlijk zodanig uitgevoerd dat een hedge zonder kosten wordt verkregen en de potentiële winsten en risico's van verliezen tussen twee koersen (grenzen) worden beperkt.
E.2.2.3. Waardering van transacties
Alle transacties, met uitzondering van triparty repo’s, in zowel effecten als derivaten moeten worden gewaardeerd op een transparante wijze die gemakkelijk door de gebruiker kan worden gewijzigd.
Daartoe moet de gebruiker toegang hebben tot ten minste de volgende parameters: het aantal dagen dat verstrijkt voor de berekening van de rentebetaling, de gebruikte daycount, de discount curve, de berekende discontofactoren, de equivalente Zero Rate, de raming van de variabele rente ( gebruikte forward).
Termijnkoersen kunnen worden ingevoerd (marktgegevens) of theoretisch worden berekend, of beide soorten benaderingen kunnen samen worden gebruikt (bijvoorbeeld theoretisch over meer dan 10 jaar).
Voor de waardering van effecten en derivaten kunnen verschillende disconterings-
/forwardcurves (curveconfiguration) worden gebruikt voor specifieke behoeften.
De interpolatiemethoden moeten expliciet zijn en door de gebruiker kunnen worden aangepast indien er verschillende mogelijkheden bestaan.
Waarderingen kunnen worden geïmporteerd uit een andere toepassing of een andere gegevensbron en gebruikt worden in plaats van de door het systeem berekende waarden,
De curven, die gebruikt worden voor de waardering van de derivaten, moeten rekening houden met de uitwisseling van collateral op basis van de in de CSA omschreven munt. De
De mogelijkheid om de waardeaanpassingen (XVA) van een derivatenportefeuille te berekenen is geen minimum vereiste, maar een interessante bijdrage van de software aan de nauwkeurige beoordeling en vergelijking van onze portefeuilles volgens hun CSA.
E.2.3. Kasbeheer
De traders van het FAS staan dagelijks in voor het beheer van de kaspositie van de Belgische federale Staat. Zij doen dit onder meer door fondsen te ontlenen of te plaatsen op de markt via de bovenvermelde instrumenten.
De kaspositie moet opgevolgd kunnen worden in een specifiek scherm voor de posities in EUR, maar ook in de andere munten die opgezet zijn, vanaf de huidige werkdag tot minimaal de laatste dag van het volgende kalenderjaar. In het hoofdscherm worden in real- time alle inkomende en uitgaande kasstromen getoond als gevolg van de ingevoerde transacties in het systeem. Deze kasstromen kunnen gegroepeerd worden volgens de wensen van het FAS, bijvoorbeeld per producttype of portefeuille, en specifieke producttypes of portefeuilles moeten uitgesloten kunnen worden. Dit geheel wordt aangevuld met externe kasstromen die niet door het systeem worden gegenereerd, bijvoorbeeld ramingen van externe cashflows (bijvoorbeeld geschatte belastingsontvangsten, belastingsteruggaven of bewegingen van overheidsinstellingen). Deze externe kasstromen kunnen manueel ingevoerd worden of geüpload worden in het systeem.
Bijkomend kunnen simulaties (manueel of via upload) ingevoerd worden van verwachte transacties die nog niet finaal zijn, bijvoorbeeld voor de aanbestedingen van schatkistcertificaten of OLOs, verwachte leningen aan overheidsinstellingen enz.
Het hoofdscherm toont ten slotte de gecumuleerde kaspositie op dagbasis op basis van alle hierboven vermelde reële en geschatte cashflows.
Schematisch ziet het hoofdscherm er bijvoorbeeld als volgt uit:
Datum | Gecumu- leerde kaspositie | Dag- beweging | Externe beweging | Simulatie | Money Market | Capital Market | Repo | … |
D1 | 000 | 000 | 000 | -100 | 150 | 0 | 50 | |
D2 | 825 | 325 | 450 | 0 | -150 | 0 | 25 | |
D3 | 2,375 | 1,550 | -200 | -200 | 0 | 2,000 | -50 | |
D4 | 1,975 | -400 | 100 | -500 | 0 | 0 | 0 |
Naast het hoofdscherm zijn ook detailschermen beschikbaar die alle onderliggende transacties tonen.
In deze detailschermen moet het mogelijk zijn om aan te kunnen duiden of elke transactie reeds gerealiseerd is of niet. Dit geeft de traders de mogelijkheid om na te gaan of alle transacties die zijn afgesloten voor de huidige werkdag ook effectief ontvangen/betaald zijn op de rekening bij de Nationale Bank van België. Op deze manier kan nagegaan worden of niets vergeten werd, maar wordt ook de reële kaspositie ingeschat. Bijvoorbeeld: indien de
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
rekeningstand bij de Nationale Bank van België 300 mio positief bedraagt, maar een betaling van 500 mio werd nog niet uitgevoerd, kan op deze manier een tekort van 200 mio vroegtijdig opgemerkt worden.
Elk scherm moet geëxporteerd kunnen worden naar PDF en Excel.
E.2.4. Het beheer van de marktrisico’s
E.2.4.1. Sensitiviteiten
Om het risicoprofiel van bepaalde deals of portefeuilles te meten, maken traders en beheerders van het risico gebruik van de klassieke ‘Greeks’. Daar de schuld echter beheerd wordt op basis van het kasprincipe en niet op basis van het “mark-to-market”- principe, zijn de ‘Greeks’ maar van secundair belang.
De functionaliteiten die regelmatig gebruikt worden zijn enerzijds deze in verband met de liquiditeitskloof (toont het kastroomschema van de schuld over een bepaalde periode) en anderzijds de ‘what-if’-tool die gebruikt wordt om de impact te meten van de rentevoeten op de toekomstige waarde van de afgeleide producten voor het vastleggen van de intrede- en exitscenario’s.
E.2.4.2. Xxxxx voor het beheer van de risico’s
Het risicobeheer van het FAS is gebaseerd op de “Algemene Richtlijnen” die jaarlijks door de Minister van Financiën worden goedgekeurd. Deze richtljinen vormen het kader waarin het FAS leningen uitgeeft en de schuld beheert. Zo worden er limieten vastgelegd voor het wisselkoersrisico, het herfinancieringsrisico en het herzettingsrisico, en de gemiddelde looptijd van de schuld.
De naleving van deze richtlijnen wordt maandelijks opgevolgd aan de hand van een stuurbord met daarin een uitgebreide analyse van de evolutie van de risicoparameters en de naleving van de richtlijnen. Een verslag hierover wordt overgemaakt aan de directie.
Een schermafdruk van dit stuurbord vindt u in punt F.13.
Het herfinancieringsrisico is het percentage van de totale nettoschuld die vervalt binnen een bepaalde periode. Het herzettingsrisico is het percentage van de totale netto schuld waarvan de rente binnen een bepaalde periode opnieuw moet worden vastgelegd. Zowel het herfinancieringsrisico als het herzettingsrisico worden opgevolgd op 12 en 60 maanden.
Deze risico’s worden berekend op basis van een voortschrijdend zesmaandelijkse gemiddelde.
Andere belangrijke financiële parameters zijn:
• Duratie, gewijzigde duratie
• Gewogen gemiddelde looptijd
• Gemiddelde termijn tot de volgende herzetting
• Financiële kostprijs
Om een overzicht te hebben van de actieve contracten, bestaat er een portefeuille dashboard, waarbij we de gegevens kunnen opvragen per portefeuille, per munt, per contract type of per tegenpartij. Een verdere drilldown is dan mogelijk volgens de andere criteria, tot op het laagste niveau, het contract zelf. Standaard worden een aantal gegevens
E.2.5. Kredietrisico en collateral-beheer
E.2.5.1. Basisregels voor de kredietlimieten (“Overall Limit”)
De banken
Voor de berekening van de limieten die gehanteerd worden bij de kredietlijnen van een bank, worden de volgende elementen in aanmerking genomen:
• Het bedrag aan kapitaal van de tegenpartij in euro (“regulatory capital”)
• De langetermijnrating van de tegenpartij (ratingklasse)
De klasse waaronder de langetermijnrating valt, wordt bepaald door de laagste geldende langetermijnrating toegekend door de volgende drie ratingbureaus: FitchRatings, Moody’s en S&P.
Elke ratingklasse komt overeen met een bepaald percentage, dat vervolgens wordt vermenigvuldigd met het bedrag aan kapitaal van de tegenpartij. Zo bekomt men de kredietlijn van de tegenpartij. Het kapitaal wordt geplafonneerd op 15 miljard euro.
Er wordt geen kredietlijn toegekend aan een tegenpartij die geen rating heeft of een rating lager dan klasse A heeft.
De opgelegde limiet geldt voor de hoofdzetel, met inbegrip van alle bijkantoren. Het kredietrisico van de bijkantoren wordt meegeteld bij de limiet opgelegd aan de hoofdzetel.
Hier volgt een voorbeeld voor de berekening van een kredietlijn voor Bank X : Het kapitaal bedraagt meer dan 15.000.000.000 EUR.
In de tabel hieronder staan de verschillende langetermijnratings die werden toegekend:
Moody's | S&P | FitchRatings |
Aa3 | A+ | AA- |
De klasse voor de langetermijnrating is A en de waarde van het overeenstemmende percentage is bijvoorbeeld 3%. Dit komt voor Bank X neer op een kredietlijn van 450.000.000 EUR
Soevereine staten
De kredietlijnen voor soevereine staten worden berekend in een spreadsheet volgens een complexe formule waarbij men rekening houdt met de schuldratio, het begrotingstekort, de fiscale ontvangsten en de kortetermijnratings. Al deze gegevens worden manueel ingebracht.
Andere tegenpartijen (openbare instellingen)
Kredietlijnen voor dit soort tegenpartijen worden manueel in het systeem ingevoerd. Voor sommige openbare instellingen geldt die kredietlijn slechts gedurende een bepaalde periode van het jaar of tot een welbepaalde datum.
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
Voorbeeld 1 : een kredietlijn die geldt van september van het jaar X tot en met maart van het jaar X+1 en vervolgens opnieuw van september van het jaar X+1 tot en met maart van het jaar X+2, enz.
Voorbeeld 2 : een kredietlijn die geldig is tot en met 31 december van het jaar X+2.
E.2.5.2. Limieten specifiek voor verrichtingen (“Contract Limit”)
De algemene regel is dat een nieuwe verrichting geweigerd wordt als het kredietrisico van een tegenpartij de toegestane limiet overschrijdt (of als er aan de tegenpartij geen limiet werd opgelegd).
Er bestaan echter ook limieten die specifiek gelden voor bepaalde types verrichtingen en deze kunnen, afhankelijk van de omstandigheden, ingevoerd worden zoals:
• Limieten met betrekking tot de tijdsduur (d.w.z. limieten met betrekking tot de looptijd van een verrichting), afhankelijk van het type tegenpartij, het type product en/of de klasse van de langetermijnrating van de tegenpartij. Bijvoorbeeld: de maximumlooptijd van een deposito op de interbankenmarkt afgesloten met een soevereine tegenpartij met een langetermijnrating van de klasse AA of AAA, bedraagt respectievelijk 14 en 90 dagen. Anderzijds bedraagt de maximumlooptijd van een deposito afgesloten op de interbankenmarkt met een soevereine tegenpartij met een langetermijnrating van de klasse A, slechts 7 dagen. Of nog : de maximumlooptijd van een deposito afgesloten met een bancaire tegenpartij bedraagt bijvoorbeeld steeds 7 dagen, ongeacht de ratingklasse van de bank. Voor reverse repo’s gelden er nog andere limieten met betrekking tot de tijdsduur, die bovendien afhankelijk zijn van het feit of er met de tegenpartij al dan niet een EMA-contract is afgesloten.
• Limieten per type product en per categorie van tegenpartij. Voorbeeld: het afsluiten van afgeleide producten is enkel toegestaan met Primary Dealers (PD) of andere tegenpartijen waarmee een ISDA MA en CSA-contract zijn afgesloten. Alle andere tegenpartijen zijn uitgesloten.
• Limieten afhankelijk van de munt van de verrichting. Voorbeeld : er mogen geen verrichtingen worden afgesloten in een bepaalde munt of voor een bepaald type product mag er slechts voor een bepaald maximaal bedrag aan verrichtingen in een bepaalde munt worden afgesloten.
• Specifieke regels, regels, die meer of minder restrictief zijn dan de algemene hiervoor vermelde regels, kunnen geval per geval ingevoerd worden met betrekking tot bepaalde tegenpartijen.
Hier volgen enkele voorbeelden die duidelijker maken wat men met de limieten bedoelt.
Tegenpartij X beschikt over een kredietlijn van 100.000.000 EUR. De front office wil een deposito op de interbankenmarkt ter waarde van 200.000.000 EUR afsluiten met tegenpartij X en brengt de verrichting in het systeem. De verrichting wordt door het systeem verworpen omdat het ingevoerde bedrag groter is dan de kredietlijn.
Tegenpartij X heeft een langetermijnrating klasse A. De front office wil een deposito op de interbankenmarkt plaatsen ter waarde van 50.000.000 EUR met een looptijd van 4 maanden
Met tegenpartij Y zijn geen ISDA MA en CSA-contracten afgesloten. De front office wil met deze tegenpartij een interest rate swap afsluiten. Het systeem aanvaardt de transactie niet omdat de vereiste contracten ontbreken.
E.2.5.3. Bepaling van het kredietrisico
a) Deposits
Op de “Overall Limit” wordt de MTM aangerekend en op de “Contract Limit” wordt de nominale waarde aangerekend. Geen van deze limieten mag overschreden worden.
b) Derivaten en (reverse) repo’s
Het bedrag dat wordt aangerekend op de kredietlijn (“Overall Limit”) is de MTM.
In tegenstelling tot voor de tegenpartijen met een ISDA MA- en CSA-contract, wordt voor de tegenpartijen zonder ISDA MA en CSA-contract, geen close-out netting toegepast op de afgeleide producten. Er wordt eveneens geen netting toegepast op de ‘exposure’ van de repo’s van tegenpartijen zonder EMA-contract, terwijl er wel netting van toepassing is op de ‘exposure’ van de repo’s van tegenpartijen met EMA-contract.
Als algemene regel wordt het principe van de close-out netting toegepast op de verrichtingen aangegaan met een tegenpartij, waarmee een ISDA MA-contract voor derivaten en/of een EMA-contract voor (reverse) repo’s is afgesloten. Wanneer er geen contracten bestaan met de tegenpartij, dan wordt de bruto blootstelling en niet de netto in aanmerking genomen. In dat geval worden enkel de transacties met een positieve MTM – vanuit het standpunt van het FAS – aangerekend op de kredietlijn.
De impact van collateral op het kredietrisico wordt toegelicht in het volgende punt.
E.2.5.4. Collateral
In het kader van het kredietrisicobeheer, en meer bepaald in het kader van de financiële uitwisselingen over the counter, zoals het sluiten van derivatencontracten en/of repo- en reverse repo-operaties, gebruikt het FAS twee soorten contracten om de collateral te regelen: ISDA/CSA en EMA.
Het is belangrijk op te merken dat het onderpand voor ISDA-contracten altijd in cash en in euro is; dit om het wisselkoersrisico op de geplaatste collateral te vermijden.
Voor EMA repo- en reverse repo-operaties worden enkel effecten in euro uitgegeven door de Belgische federale overheid aanvaard.
De timing van het proces
• Unilaterale collateral voor derivaten en bilaterale collateral voor repo's met wekelijkse margin call.
Technisch gezien is de notificatie datum de eerste TARGET2-werkdag na de waarderingsdatum van de portefeuille. De margin call moet vóór 14.00 uur aan de tegenpartij worden verzonden (Notifaction time).
De dag van levering van de collateral (Settlement date) is de werkdag volgend op de notificatie datum.
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
Als TARGET2 gesloten is ten tijde van een waarderings-,notificatie- en/of vereffeningsdatum, wordt (worden) de datum (data) verschoven naar de volgende TARGET2-werkdag(en) in de gebruikelijke volgorde: Valuation date (t0), Notification date (t+1) en settlement date (t+2).
De procedure voor het beheer van collateral voor repo's (EMA-contract) is vergelijkbaar met die voor derivaten (ISDA-contract met wekelijkse margin call).
• Bilaterale collateral voor derivaten met dagelijkse margin call
Dezelfde beginselen als voor de wekelijkse margin call worden toegepast, met dit verschil dat elke TARGET2-werkdag een waardering van de portefeuille plaatsvindt. Vervolgens geldt dezelfde volgorde, met TARGET2-werkdag + 1 voor notificatie en de volgende TARGET2-werkdag (+2) voor vereffening.
Contractkenmerken
Derivaten en repo's hebben veel gemeen en worden aldus samen behandeld. De basiskenmerken van de collateral contracten voor derivaten en repo’s zijn :
• Hiërarchie van de tegenpartijen
De tegenpartij waarmee het contract is afgesloten, is niet noodzakelijkerwijs de tegenpartij waaraan de kredietlijn is toegewezen, aangezien de tegenpartij bijvoorbeeld een bijkantoor kan zijn van een entiteit met rechtspersoonlijkheid (moedermaatschappij). In dat geval moet in het geïntegreerde beheersysteem rekening worden gehouden met de hiërarchie;
• Bilateraal of unilateraal
Een contract kan unilateraal zijn, d.w.z. dat slechts één partij collateral moet leveren, of bilateraal, d.w.z. dat beide partijen collateral moeten leveren;
• Calculation agent
Beide partijen of één partij is/zijn de calculation agent(s) voor de portefeuille, d.w.z. de persoon die verantwoordelijk is voor de berekening van de marktwaarde van de uitstaande portefeuillepositie en voor de bepaling van de margin call;
• Exposure
De geschatte vervangingswaarde wordt berekend in een basismunt. Deze munt is gewoonlijk, maar niet altijd, dezelfde als de munt die is overeengekomen voor de cash van de collateral;
• Onafhankelijk bedrag
Dit is het initiële bedrag aan collateral dat bij aanvang van het contract tussen beide partijen wordt bepaald;
• Threshold
Het bedrag waarboven een tegenpartij collateral moet leveren. De drempel is afhankelijk van de rating van de tegenpartij en kan bilateraal of unilateraal zijn;
• Eligible credit support of eligible margin
• Interest
Voor cash als collateral wordt een vergoeding betaald. De interest kan vast of variabel zijn (€STR, Libor, Euribor) en met of zonder spread. De interest, die eenvoudig of samengesteld kan zijn, wordt betaald bij elke nieuwe margin call of volgens een bepaalde periodiciteit;
• Minimale marge
Het minimumbedrag waarvoor de partijen een margin call kunnen doen. De margin calls worden afgerond;
• Periodiciteit
De collateral volgt een bepaalde kalenderperiode en kan variëren naar gelang van het contract (dagelijks, wekelijks, enz.);
• Margin ratio
Deze ratio verlaagt of verhoogt het bedrag aan collateral dat een tegenpartij moet storten.
• Portfolio reconcilation
De twee partijen komen overeen regelmatig hun respectieve waardebepalingen van de transacties binnen de portefeuille uit te wisselen om zo de waardering van deze portefeuille op elkaar af te stemmen.
Vaststelling van de omvang van het contract
De omvang van de margin call wordt als volgt berekend:
Stap 1 : marktwaarde – Threshold = vereist collateral
Stap 2 : Vereist collateral – vorige margin = Berekende (en afgeronde) margin call
De berekende margin call kan dus positief of negatief zijn. Een positieve waarde betekent dat extra margin van de wederpartij kan worden gevraagd; een negatieve waarde betekent dat de tegenpartij het recht heeft de teruggave van collateral te vragen.
E.2.5.5. Het kredietrisico en de beschikbare kredietlijn van een tegenpartij
Het kredietrisico van tegenpartij X (en dus het gebruik van de “Overall Limit”) wordt berekend aan de hand van de volgende formule :
Max{0,Max(0,Engaged(derivatives)-Collateral(derivatives))+Max(0,Engaged(repo)- Collateral(repo))+Engaged(deposits)}
Engaged(xxx) = som van het kredietrisico van alle verrichtingen met producten van categorie xxx die met een tegenpartij werden afgesloten. Natuurlijk moet bij de berekening
De collateral die wordt uitgewisseld met een tegenpartij heeft de volgende impact op de kredietlijn van deze tegenpartij :
Indien de MTM positief is | Indien de MTM negatief is | |
Ontvangen collateral | Breng het bedrag aan collateral in mindering van de waarde van de MTM, met een minimum gebruik van de kredietlimiet gelijk aan nul. | Geen impact op het gebruik van de kredietlimiet.. |
Geplaatst Collateral | Het gebruik van de kredietlimiet is gelijk aan de som van het collateral bedrag en de waarde van de MTM. | Gebruik van de kredietlimiet = het teveel aan collateral bedrag ten opzichte van de absolute waarde van de MTM |
De beschikbare kredietlijn van een tegenpartij is de kredietlijn toegekend aan die tegenpartij verminderd met haar kredietrisico.
E.2.5.6. Controle van de kredietlijnen in real time
Controle van de limieten op kredietlijnen:
Bij elke verrichting die een trader invoert, controleert het systeem in real time de kredietlijn van de tegenpartij in kwestie. Het systeem zal de transactie weigeren indien de limiet van de kredietlijn overschreden wordt. Het systeem specificeert waarom de verrichting geweigerd werd (bv welke limiet werd overschreden, de globale limiet van de tegenpartij, de limiet betreffende de looptijd van de verrichting).
Andere, nader omschreven gebruikers - medewerkers van de middle-office en anderen – krijgen een boodschap wanneer een trader een kredietlijn overschrijdt.
In welbepaalde gevallen kan een trader toch een geweigerde verrichting laten doorgaan. Wanneer deze uitzonderlijke gevallen zich voordoen, dan moeten speciaal daartoe aangestelde personeelsleden van de back-office de mogelijkheid hebben om de geweigerde deal toch te valideren.
Realtime-update van de beschikbare kredietlijnen en hun limieten/Limits Dashboard :
Het kredietrisico en de beschikbare kredietlijn van iedere tegenpartij wordt in real time geactualiseerd : het systeem houdt onmiddellijk rekening met nieuwe transacties zodra zij afgesloten worden, en met vervallen transacties zodra zij effectief werden betaald of ontvangen.
Via een scherm (“Limits dashboard”) kan men in real time de evolutie volgen van het kredietrisico en de beschikbare kredietlijnen van elke tegenpartij opvolgen. Voor elke tegenpartij vermeldt het systeem het totale kredietrisico, de status van haar kredietlijnen
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
(OK, warning, limit, blocked), het bedrag van de limieten, het bedrag aan collateral, en het nog beschikbare bedrag op de kredietlijnen. Bovendien wordt voor elke tegenpartij het totale kredietrisico via een “drill down” uitgesplitst naar het kredietrisico per verrichting. Het scherm geeft de mogelijkheid om enkel actieve tegenpartijen te tonen of de tegenpartijen zonder actieve deals niet te tonen, en het scherm kan de tegenpartijen tonen met de volledige naam of swiftcode.
Limits Breach Dashboard :
Er is een scherm beschikbaar waarin voor een bepaalde periode de overschrijdingen van kredietlimieten per dealer, per tegenpartij en per (type) transactie kunnen worden opgevolgd.
E.2.6. Back office
De Back Office is verantwoordelijk voor het valideren en uitvoeren van de door de Front Office ingevoerde transacties. De Back Office is ook verantwoordelijk voor het invoeren in het aanbestedingssysteem.
Vanuit een configureerbaar (datum, al dan niet gevalideerd, portefeuille...) en visueel (gebruik van kleuren, gebruiksvriendelijk) Dashboard moet de Back Office gemakkelijk de door de Front Office ingevoerde transacties kunnen raadplegen en openen.
Vervolgens moet de Back Office de door de Front Office ingevoerde transacties kunnen bevestigen. Deze bevestiging zal voor gevolg hebben dat de Front Office de ingevoerde transactie niet meer kan wijzigen of aanpassen.
De bevestiging van de transacties zal gebeuren op basis van dezelfde schermen als die welke door de Front Office worden gebruikt.
Indien een gevalideerde transactie verkeerd is, zal de Back Office de mogelijkheid hebben om de transactie terug op status onbevestigd te zetten, zodat de Front Office deze kan wijzigen. Daarna zal deze opnieuw bevestigd worden door de Back Office.
Bovendien moet de validatie van de transactie de Back Office in staat stellen geautomatiseerde en configureerbare bevestigingen te genereren (via e-mail) en, indien nodig, een betaling te genereren (XML).
Om een transactie in een ander systeem (bv. Ramses) in te voeren, moet de toepassing ook toelaten een specifieke xml te genereren (Repo Facility, Third Party ).
Het programma zal een "betalingsmodule" bevatten, waarmee een eerste operator de betaling(en) kan "voorbereiden" op basis van een filter. Een tweede operator zal de betalingen bevestigen en het xml-bestand voor de betalingen kunnen genereren (MT202 of MT103). Het genereren van één of meer betalingen moet voldoen aan het 4-ogen principe.
Er zij op gewezen dat de betalingen van het FAS in XML-formaat overgemaakt worden aan de Nationale Bank van België voor uitvoering (Casper). Het FAS maakt niet rechtstreeks gebruik van de SWIFT-standaard.
De Back Office zal de mogelijkheid hebben om het bestand van de TC- en OLO- aanbestedingen in de applicatie te uploaden.
Zoals voor de andere diensten, zal ook voor de Back Office een rapporteringssysteem beschikbaar zijn, evenals een systeem voor het archiveren van de documenten (bevestigingen, contracten, …).
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
De offerte van de inschrijver zal de mogelijkheden van het voorgestelde systeem m.b.t. Back Office beheer beschrijven.
E.2.7. Boekhouding
De boekhouding van de schuld van de federale overheid wordt uitgevoerd door de dienst Financiële verrichtingen van de Schatkist- Boekhouding (FVS) van de Administratie van de Thesaurie. De boekhouding is een dubbel boekhoudsysteem op basis van een algemeen rekeningstelsel van de federale Staat met specifieke rekeningen. Elke transactie geeft aanleiding tot een boeking.
De wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat houdt in dat er een onderscheid wordt gemaakt tussen vastlegging en vereffening. Elke gebeurtenis in het kader van een transactie die een financiële stroom impliceert, zal het voorwerp uitmaken van twee boekingen, één voor de vastlegging en één voor de vereffening. Bovendien voldoen de regels voor de invoering in het systeem van dubbel boekhouden zoveel mogelijk aan het ESR 2010 en de Europese specificaties voor de procedure bij de « Excessive Deficit Procedure (EDP) ».
Het systeem moet kunnen afwijken van bepaalde regels van het bedrijfsboekhoudsysteem om rekening te houden met 1) specifieke kenmerken van de overheidssector en 2) de ESR 2010 en EDP-regels.
Bijvoorbeeld: onderscheid van de tegenpartij naargelang deze al dan niet onder het rekeningstelsel van de overheid valt, registratie van schulden en financiële activa op de balans op basis van hun nominale waarde, verwerking van premies voor de annulering van swaps en upfronts, mogelijkheid voor de entiteit om door haar uitgegeven effecten in portefeuille te houden, opvolging van de marktwaarde van financiële derivaten op de balans.....
Alle transacties worden geboekt in EUR. Bedragen in vreemde valuta worden omgezet in EUR volgens specifieke regels waarbij verschillende wisselkoersen kunnen worden gebruikt (bv. gemiddelde wisselkoers in een periode, wisselkoers van de Nationale Bank van België op de valutadatum, ).
Aan het einde van de boekhoudkundige periodes worden ook specifieke boekhoudregels toegepast: gelopen nog niet vervallen interesten, pro-rata van uitgiftepremies (+/-) op obligaties, uitstaande bedragen die van langlopende naar kortlopende rekeningen overgaan, actualisatie van de marktwaarde van financiële derivaten en actualisatie van wisselkoersen.
Hierbij dient opgemerkt te worden dat de boekingen aan het einde van de periode/ boekingsjaar voor interesten, prorata posten en waarde- en wisselkoersactualisatie aan het begin van de volgende periode/boekingsjaar worden teruggeboekt.
De volgende functies moeten in de boekhoudmodule aanwezig zijn:
1. Automatische boekingen op basis van door de gebruiker in het systeem gedefinieerde boekhoudnormen
2. Automatische boekingen op basis van door de gebruiker gedefinieerde boekhoudregels.
3. Automatische boekingen voor alle door de gebruiker gedefinieerde transacties, kasstroomtypes en gebeurtenissen.
4. Beveiliging van rekeningnummers (invoeren, bijwerken, wissen, raadplegen, )
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
5. Dynamische selectie van de rekeningnummers op basis van specifieke elementen van een transactie (bv. munt, type tegenpartijen, ...)
6. Een boeking kan meer dan één debet en/of credit hebben
7. Kostenplaatsen
8. Beheer van de boekingsperioden en boekjaren (openen/sluiten van perioden en boekjaren, begin- en eindsaldi, ...)
9. Verschillende weergaven en rapporten beschikbaar in verband met de boekingen en rekeningnummers en de mogelijkheid om filters te gebruiken op portefeuilles, instrumenten, rekeningen, datums, tegenpartijen, soorten financiële stromen, ...
Bepaalde wijzigingen in het verloop van een transactie die geen invloed hebben op de met de transactie samenhangende financiële stromen uit het verleden, mogen geen wijzigingen in boekingen uit het verleden teweegbrengen (bv. informatie betreffende afwikkeling, tegenpartijen, wijzigingen in toekomstige financiële stromen, enz.)
Het beheer van de boekhoudmodule moet worden uitgevoerd door het FVS-team, dat ook het recht heeft de schermen met betrekking tot transacties, tegenpartijen, enz. te raadplegen.
De gebruiker heeft een naam toegekend aan elke "debet-credit" boekhoudregel (bijvoorbeeld PCTEMDR voor de regel die de boeking genereert van het kapitaal van de uitgifte (EM) van een korte termijn belegging (PCT) op de datum van de vastlegging (DR)). De namen maken integraal deel uit van de set-up van de boekhoudregels en de automatisch gegenereerde boekingen.
De boekhoudregels moeten op basis van één of meer selectiecriteria (per portefeuille, transactie, munt, naam, enz.) kunnen worden geraadpleegd en naar Excel worden geëxporteerd. Bij het testen van nieuwe regels is het belangrijk dat aan de betrokken regels een status "inactief" kan worden toegekend.
Boekingen worden dagelijks gegenereerd voor een door de gebruiker geselecteerde maand. Boekingen aan het einde van de periode worden afzonderlijk geselecteerd. Boekingen worden gegenereerd voor kasstromen die in het systeem zijn gevalideerd. Een foutmelding geeft de niet-gevalideerde kasstroom(en) aan waarvoor geen boekingen konden worden gegenereerd.
De gegenereerde boekingen worden in een "batch" verzameld. Om de boekingen met betrekking tot één boekhouddatum in een batch te verzamelen, moeten de boekingen met een tijdsverschil kunnen worden gegenereerd, bijvoorbeeld genereren in t voor t-2 . Deze twee dagen geven de Backoffice enige speelruimte bij het valideren van de kasstromen. Indien nodig kunnen boekingen uit de batch worden verwijderd en later opnieuw worden gegenereerd.
De gebruiker kan de boekingen controleren aan de hand van verschillende rapporten, zie bijlage F.13 Reporting. Door alle boekingen met betrekking tot een transactie in het scherm van de transactie zelf terug te vinden, kan snel worden nagegaan of deze correct zijn aangemaakt.
De boekingen worden dagelijks doorgestuurd (XML) naar het boekhoudsysteem van de federale overheid. Het nieuwe systeem moet het mogelijk maken om minstens eenmaal per dag de boekingen naar het boekhoudsysteem te transfereren. Bij de transfer moet voor elke boeking informatie zoals transactienummer, portefeuille, denominatie worden opgenomen.
Het volgende schema toont een vereenvoudigde boekhoudkundige workflow:
Met het oog op de verantwoording van rekeningsaldi aan de controle-instantie van de algemene rekeningen moet een inventaris van posities en kasstromen beschikbaar zijn. Er moeten ook details beschikbaar zijn over de berekeningen van gelopen interesten, proratering van premies, enz.
E.2.8. Begrotingsramingen
Het FAS stelt jaarlijks de begroting van de Rijksschuld op en dient ook jaarlijks meerjarenramingen op te stellen. Deze ramingen omvatten voornamelijk de geraamde rentelasten en de terugbetalingen/aflossingen van de schuld voor het huidige jaar en de vijf volgende jaren. Daarnaast omvatten deze ramingen ook allerhande andere toekomstige cash flows (commissies, cash flows m.b.t. derivaten, etc.).
De ramingen worden opgesteld door enerzijds rekening te houden met de bestaande schuldportefeuille op een welbepaalde datum (gewoonlijk op het einde van de maand) en door anderzijds rekening te houden met de financieringsplannen voor de volgende maanden en jaren (financieringsbehoeften en financieringsmiddelen). Deze financieringsplannen bevatten immers de hypothesen inzake toekomstige verrichtingen, zoals de geplande uitgiften van schuld en de plannen inzake de vervroegde terugkoop van effecten (“buy backs”).
De raming van de rentelasten gebeurt zowel op basis van de over de periode gelopen intresten (“accrual basis”, zoals voorgeschreven door het ESR 2010) als op basis van de in de periode vervallen, betaalde intresten (“cash basis”). Bij de ramingen van de gelopen intresten wordt er ook rekening gehouden met het prorata van de uitgiftepremies.
Om de begroting van de Rijksschuld voor het huidige jaar en de volgende jaren te kunnen opstellen, zijn bijgevolg de volgende elementen nodig :
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
1. Details over de bestaande schuldportefeuille op een welbepaalde datum (type instrument, uitgiftedatum, vervaldatum, munt, kapitaal in omloop, rentevoet (vast/vlottend), etc.);
2. De financieringsplannen voor de volgende maanden en jaren :
• Details over de kapitalen die in de beschouwde periode dienen te worden terugbetaald (type instrument, vervaldatum, terug te betalen bedrag en munt). Eventueel rekening houden met mogelijke put- en callopties;
• Projecties inzake geplande vervroegde terugkopen van effecten (simulatie). De kostprijs van deze vervroegde terugkopen wordt geraamd aan de hand van de forward-koersen van de effecten;
• De geraamde begrotingstekorten in kastermen (simulatie);
• Projecties inzake de geplande uitgiften van schuld (simulatie van uit te geven bedragen en van de kalender van de uitgiften, keuze van de types instrumenten en de looptijden);
3. Raming van de rentelasten voor de beschouwde periode (“accrual basis” en “cash basis) van zowel de bestaande schuldportefeuille op een welbepaalde datum als van de gesimuleerde portefeuille met geplande verrichtingen. De raming van toekomstige, vlottende rentevoeten en van de rendementen van de toekomstige verrichtingen gebeurt aan de hand van termijnrentevoeten, die worden afgeleid van een bestaande rentecurve;
4. Raming van de andere uitgaven en ontvangsten voor de beschouwde periode (o.a. commissies, cash flows m.b.t. derivaten, etc.), rekening houdend met zowel de bestaande schuldportefeuille als de gesimuleerde portefeuille met geplande verrichtingen. Ook raming van de wisselwinsten/wisselverliezen m.b.t. de verrichtingen in vreemde munt.
Vervolgens moeten ook de volgende processen kunnen worden uitgevoerd :
• Opstelling van scenario’s om na te gaan wat de impact zou zijn van verschillende uitgiftestrategieën, begrotingstekorten, wisselkoersen en rendementscurven op de geraamde rentelasten en/of op de schuldportefeuille (bijvoorbeeld de impact van een stijging van de rentecurve met 100 basispunten of de impact van een toename van de begrotingstekorten);
• Opvolging van de uitvoering van de begroting via een herraming met integratie van de realisaties van de voorbije maanden en een actualisatie van de hypothesen inzake uitgiften, terugkopen, begrotingstekorten, rentevoeten, wisselkoersen, etc. voor de volgende maanden. Het resultaat van deze herraming wordt vergeleken met de oorspronkelijke raming, zodat mogelijke kredietoverschrijdingen tijdig kunnen worden vastgesteld.
E.2.9. Rapportering bij het FAS
De rapportering binnen het FAS is een essentieel onderdeel van het geïntegreerd systeem. Alle informatie, opgeslagen in de database, moet kunnen opgevraagd worden, hetzij via standaard en vrij gemakkelijk configureerbare rapporten beschikbaar via het systeem, hetzij via een toepassing die het FAS zelf ontwikkelt. Om dit laatste te realiseren moeten er een
De inschrijver dient in het lastenboek een opsomming te geven van de verschillende mogelijkheden van rapportering die integraal deel uitmaken van de oplossing.
Volgende rapporten moeten minimaal aanwezig zijn in de toepassing zelf :
• Maturity schedule waarbij met parameters kan gewerkt worden
• Blotter die een overzicht geeft van de operaties voor een bepaalde dag, periode. Het moet een dynamisch systeem zijn waarbij iedere dienst kan zien wat er nog verwacht wordt van hen in het front to back en to accounting proces. Ook moet het mogelijk zijn om op de deal te klikken zodat de gebruiker onmiddellijk de gegevens van de deal kan bekijken
• Rapporten in verband met cash interest/accrued interest/ premium discount in een bepaalde periode voor de verschillende schuldportefeuilles op een welbepaalde datum
• Alle actieve deals + het outstanding per deal
• Account postings
• Pv waarden van de deals
• Dynamische dashboards die door de gebruiker individueel kunnen gepersonaliseerd worden
• Real-time limit checking
• BI omgeving waar de gebruikers in een leesbaar formaat de deals kunnen analyseren (detail van de deals zelf en cashflows)
• Overzicht van alle counterparty ratings en van de wijzigingen eraan
• Confirmatie van een deal waarbij de taal van de confirmatie aangepast kan worden afhankelijk van de taal van de tegenpartij
• Betalingsinstructies voor de NBB (mail, XML, …)
• Cash management report
• Cash flows in een bepaalde periode voor de verschillende schuldportefeuilles op een welbepaalde datum met detail per type cash flow (principal, interest, fee, etc.)
Voor de omzetting van bedragen in vreemde munt naar euro moet er in de parameters van de rapporten kunnen gekozen worden hoe die omzetting precies moet gebeuren. Hierbij moet het type wisselkoers kunnen gekozen worden (ECB, MID, etc.) en moeten minstens ook de volgende keuzes mogelijk zijn :
- “spot” : alle bedragen in vreemde munt worden omgezet naar euro aan de hand van de wisselkoersen op een welbepaalde datum (deze datum is een parameter in het rapport en kan de datum van vandaag of een datum in het verleden zijn);
- “historical + spot” : de bedragen in vreemde munt met een betaaldatum in het verleden worden omgezet naar euro op basis van de wisselkoers die geldig was op de datum van de betaling (“historical”) en de bedragen in vreemde munt met een betaaldatum in de toekomst worden omgezet naar euro op basis van de wisselkoers op een welbepaalde, gekozen datum (deze datum is een parameter in het rapport en kan de datum van vandaag of een datum in het verleden zijn);
- “average” : bedragen in vreemde munt worden omgezet naar euro aan de hand van de gemiddelde wisselkoers in een bepaalde periode.
Naast de technische basisvereisten waaraan deze toepassing moet voldoen, wordt in dit deel ook de aandacht gevestigd op een aantal aspecten van de technische toepassing waaraan het FAS bijzondere aandacht besteedt.
E.3.1. Basis hard- en software
De toepassing kan geïnstalleerd worden op platformen die ter beschikking gesteld worden door de FOD Financiën. Een Cloud-oplossing wordt door de aanbestedende overheid aanbevolen zolang deze gehost wordt op infrastructuur die zich in de EU bevindt.
E.3.1.1. De huidige IT-context
De FOD Financiën beschikt momenteel over de volgende hardware en software, geïnstalleerd voor het FAS:
• Drie virtuele servers Windows Server 2016 standard x64 Edition, Production, Backup en Test (aparte omgevingen op Test-server voor test en acceptatie) voor de hosting van de Oracle database en de FTI-toepassingen STARLIVE, STARBACK, STARTEST en STARACC (Oracle Forms and Reports);
• PC’s en Windows 10 - 64 bits
• Ethernet-netwerk, protocole TCP/IP
• Oracle Database 12c Release 2
• Abonnementen bij leveranciers van marktgegevens (Refinitiv en Bloomberg);
• 1 noodsite uitgerust met enkele pc’s die toelaten de gegevensbank opnieuw te gebruiken;
• Voor het verzenden van e-mails gebruikt men Office 365
• Voor de verwerking van de boekhouding van de federale Staat maakt men gebruik van het SAP-systeem. Het FAS stuurt ook haar boekhoudkundige gegevens door naar dit systeem via XML.
• Voor de boekhouding van de Staat (FEDCOM) beschikt de federale Staat over de nodige licenties die toegang verschaffen tot het systeem ERP-SAP.
E.3.1.2. De toekomstige IT-context
Het FAS is er zich van bewust dat men voor de invoering van de nieuwe toepassing misschien nieuwe hardware nodig heeft. De levering van nieuwe hardware maakt geen deel uit van dit lastenboek. Toch is het absoluut noodzakelijk om precies te beschrijven welke hardware men nodig heeft. De inschrijver staat in voor de goede implementering van de voorgestelde toepassing op de hardware (die voldoet aan de eisen vermeld in zijn offerte) en die de FOD Financiën ter beschikking stelt.
Het voorgestelde systeem dient te werken met virtuele servers (virtualisatie software VMware vSphere) onder Windows Server 2022 Standard Edition of via Cloud Services.
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
Het voorgestelde systeem moet ter beschikking gesteld worden op minstens 2 totaal gescheiden en onafhankelijke servers (production en backup), maar vanuit technisch oogpunt gelijk teneinde incompatibiliteiten te vermijden.
Bij het verstrijken van de contractperiode en de eventuele vernieuwing van licenties, zal het FAS de toepassing in een dusdanige toestand kunnen houden dat de brongegevens toegankelijk zijn voor een systeembeheerder.
E.3.2. Licenties
Het luik ‘licenties’ bestaat zowel uit de licenties voor het gebruik van het beheerssysteem van de database (DBS) als uit deze van de voorgestelde software. Het FAS vraagt bijgevolg voor de licenties een alles omvattende oplossing.
De aandacht van de inschrijvers wordt erop gevestigd dat zij ertoe gehouden worden een volledige technische oplossing (hardware uitgezonderd) te leveren, met dien verstande dat het FAS zich het recht voorbehoudt bepaalde elementen waarover ze al beschikt niet te bestellen. De opdrachtnemer kan daarvoor geen schadevergoeding vragen. De uitoefening van deze mogelijkheid heeft niet alleen geen aanleiding tot schadeloosstelling maar beperkt ook niet de verantwoordelijkheid van de aanbesteder noch van de draagwijdte van de resultatenverbintenis.
Het aantal gebruikers wordt initieel vastgelegd op 40, maar dit kan wijzigen. De gebruikers moeten verschillende functies kunnen waarnemen:
• Beheerders van het systeem: deze gebruikers kunnen de parameters definiëren en de rechten van de andere gebruikers bepalen. Zij hebben toegang tot alle functionaliteiten van het systeem. Zij hebben ook toegang tot de gegevensbank van het systeem.
• Gebruikers van het FAS (front,middle,en back office) en van FOD Financiën (boekhouding): deze gebruikers hebben enkel toegang tot die functionaliteiten waarvoor zij toegang gekregen hebben van de beheerders.
• Gebruikers beperkt tot enkel inzage (read only + reporting): deze gebruikers hebben toegang tot het systeem maar enkel voor consultatie van de financiële transacties ingevoerd door de gebruikers van het FAS en voor reporting-doeleinden.
De inschrijver dient te vermelden hoeveel licenties nodig zijn. Hij detailleert de licentieprijzen van de oplossing volgens de software en modules van de oplossing in een gedetailleerde tabel die bijgevoegd wordt aan de prijsinventaris. Hij beschrijft eveneens op een nauwkeurige manier zijn tarievenbeleid en de manier waarop de verschillende soorten gebruikers kunnen herkend worden in het systeem.
Groepen Aantal huidige
gebruikers
Beheerders van het systeem 6
Front-office 7
Back-office 7
Middle-office 6
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
Middle-office (read only + reporting) | 3 |
Boekhouding | 7 |
Rekenhof (read only + reporting) | 1 |
Interne Audit (read only) | 1 |
Totaal | 38 |
Wat betreft de licenties, dient de inschrijver aan het FAS eveneens de toelating te geven om de toepassing (software en systeembeheer database) ook te installeren op de noodsite, die slechts in noodgevallen gebruikt wordt of om de gebruikelijke tests uit te voeren.
De inschrijver dient in het kader van de toepassing in zijn offerte alle kosten te vermelden voor de technische installatie en het onderhoud van het database-beheerssysteem.
E.3.3. Architectuur van het systeem
De inschrijver moet een beschrijving geven van de algemene opbouw van de voorgestelde toepassing en specifiek de oplossingen vermelden die beantwoorden aan de doelstellingen en de eisen van het FAS.
De uiteenzetting moet zich focussen op:
• Een gedetailleerde beschrijving van de verschillende componenten/modules van de voorgestelde toepassing: overzicht van de gebruikte toepassingen en modules met betrekking tot de gevraagde functionaliteiten en de technische vereisten. Deze beschrijving moet niet alleen de technische aspecten voor de uitvoering omvatten, maar ook de integratie van de interfaces tussen de verschillende systemen.
• De vereisten verbonden aan het client-systeem, dit per gebruiker. Maakt de toepassing gebruik van de web-technologie ? Wat is de impact op het niveau van de ‘client’ van een GUI ?
E.3.4. Flexibiliteit en uitbreidbaarheid van de architectuur
De inschrijver garandeert dat het software-systeem voldoende flexibel is. Het systeem moet uitgebreid kunnen worden; i.e. het aantal gebruikers en eventueel het aantal modules of functionaliteiten moeten kunnen uitgebreid worden zonder dat er aan het concept van de architectuur geraakt wordt.
De aanbesteder garandeert dat er een bijkomende functionaliteit op flexibele wijze ingevoerd kan worden. Onder de flexibiliteit van een nieuwe functionaliteit dient men onder meer het volgende te verstaan:
• Moduleerbaar : de invoering van een nieuwe functionaliteit is mogelijk zonder een impact op de basisfunctionaliteit;
• Anders gesteld, conflicten met de basisfunctionaliteiten of de nood om die te herconfigureren omwille van een nieuwe functionaliteit dienen vermeden te worden;
• De kwaliteit van de interface moet van die aard zijn dat een nieuwe functionaliteit zonder problemen ondersteund en/of geïnstalleerd kan worden.
aard is, en dan vooral inzake de volgende punten :
• De voorgestelde toepassing laat toe om vrije velden toe te voegen om het filteren van gegevens mogelijk te maken met het oog op data manipulatie en rapportering;
• De voorgestelde toepassing moet de gebruikers van het type ‘administrator’ directe toegang geven aan de data met het oog op rapportering;
• Diezelfde gebruikers met het profiel ‘administrator’ moeten specifieke tabellen kunnen toevoegen om bijkomende data of berekende data op te slaan in de databank, dit met het oog op rapportering;
• De gegevens dienen direct uit de modules geëxporteerd te kunnen worden in de vorm van bestanden van formaat txt, csv, xlsm en xlsx.
• De gegevens van de database moeten op een leesbare manier kunnen geëxploiteerd worden in een andere omgeving (bijvoorbeeld in een reporting-tool)
E.3.6. Integratie van het systeem
Alle gegevens zijn opgeslagen in één unieke databank.
E.3.7. Interfaces
De interface-standaard moet open zijn en moet communicatie mogelijk maken met andere systemen. Standaarden als ODBC, OLEDB en XML zijn beschikbaar.
De mogelijkheid voor het up- en downloaden in en uit standaard bureau-applicaties (zoals Excel) en in e-mail dient te bestaan.
Hier volgt de lijst met de interfaces die gerealiseerd moeten worden:
• Een interface met het oude systeem met het oog op de overname van de referentie- data en alle posities;
• Een interface voor de invoering van de resultaten van de aanbestedingen van Olo’s en CT’s in het systeem;
• Een interface voor de dagelijkse opname van marktgegevens en de real time-link met deze gegevens;
• Een interface voor de opname van de gegevens betreffende tegenpartijen;
• Een interface voor het opsturen van boekhoudkundige schrifturen naar het algemeen boekhoudkundige systeem van de federale administratie (FEDCOM - SAP); momenteel wordt hiervoor een xml-file gebruikt
• Een interface voor het doorsturen van de betalingsinstructies naar de systemen van de Nationale Bank van België; (momenteel wordt hiervoor een xml-file gebruikt)
• Een interface voor de import van de gegevens van de dienst vooruitzichten (via een xlsx-bestand)
• Een interface voor de import van bepaalde deals (via een xlsx-bestand)
De inschrijver zal de verschillende mogelijkheden van interfaces beschrijven in zijn offerte. Oplossingen in de vorm van ‘batch input/output’ mogen overwogen worden.
E.3.8. Back-up en herstel
Hij geeft de tijd aan die nodig is om een back-up te maken van het systeem of om een actief systeem te herstellen. Hierbij duidt hij vergelijkingspunten aan alsook wat voor een ‘audit trail’ er beschikbaar is.
Hij geeft ook aan wat de impact van de uitvoering van een back-up is op de beschikbaarheid van het systeem.
E.3.9. Archivering
De inschrijver beschrijft in zijn offerte de mogelijkheden en de aanpak inzake de archivering van de data in het systeem. Gearchiveerde data moeten op een open manier geconsulteerd kunnen worden. Zij moeten gedurende 10 jaar consulteerbaar zijn.
E.3.10. Test-, backup- en acceptatieomgeving
De inschrijver beschrijft in zijn offerte of er al dan niet gemeenschappelijke omgevingen zijn en wat de opties zijn dienaangaande. (er wordt een voorkeur gegeven aan de huidige configuratie, zie E.3.1.1)
Hij beschrijft de te volgen methode om alle gegevens over te zetten tussen 2 omgevingen.
E.3.11. Performantie van het systeem
De inschrijver beschrijft in zijn offerte waarin het voorgestelde systeem efficiënt is. Onder de prestatie-indicatoren zijn de volgende belangrijk voor het FAS:
• De responstijd van het systeem voor het afbeelden van gegevens mag niet hoger liggen dan 5 seconden, dit voor alle operationele schermen van de front, middle en back office (overzicht posities, kaspositie, limieten ...)
• Het opslaan van een transactie mag niet langer duren dan 5 seconden.
• De aanpassing van de bestaande posities als gevolg van de invoering van een transactie gebeurt in real time,
• Een scherm dat dient voor de invoering van een transactie opent meteen.
E.3.12. Veiligheid van het systeem
Het FAS hecht groot belang aan de veiligheid van de toepassing. In het voorstel zal de inschrijver de volgende punten inzake veiligheid verder preciseren
• Het recht op toegang van de gebruikers tot het systeem wordt gedefinieerd in het systeem zelf en kan gebaseerd worden op de functie van de gebruikers of op groepen van gebruikers ten einde het beheer van dit recht ter versoepelen;
• Alle handelingen van de gebruikers worden opgeslagen (‘audit trail’). De beheerders van het systeem kunnen op eenvoudige wijze de logs inkijken;
• Het systeem laat een controle van de invoer toe op basis van het vierogen-principe (‘4 eyes principle’). Een workflow kan gedefinieerd worden en kan validatieregels omvatten gebaseerd op een uitgewerkte interne controle.
E.3.13. Gebruiksvriendelijkheid van het systeem
In de offerte moet er een opsomming gegeven worden van die zaken in het systeem die de gebruiksvriendelijkheid bevorderen, zoals onder meer:
• een schermlay-out die helder, ergonomisch en logisch van opbouw is, gebalde waarschuwings- en foutboodschappen, die gemakkelijk te begrijpen zijn;
• een online help menu ;
• verschillende vensters kunnen simultaan geopend worden;
• het systeem is eenvoudig te gebruiken en het gebruik ervan kan snel aangeleerd worden;
• datum formaat is vrij te kiezen;
• navigatie door het systeem is eenvoudig;
• men kan foutieve handelingen herstellen. De foutboodschappen zijn duidelijk en ter zake;
• eenmaal het systeem is opgeroepen, komt de gebruiker in een menu dat past bij zijn profiel. De schermen kunnen aangepast worden naargelang van het profiel van de gebruikers.
• in de mate van het mogelijke kunnen bepaalde in te vullen velden van een scherm al vooraf ingevuld zijn of kan er een keuzelijst voorgesteld worden om invoerfouten te vermijden;
• waar opportuun kunnen de ingevoerde gegevens gecontroleerd worden ;
• waar het zin heeft, behoudt het systeem de parameters opgeslagen door de gebruiker in een vorige sessie ;
• een gebruiker kan zijn eigen parametrering opslaan in eigen ‘views’ ;
• een ‘drill down’-functie, die toelaat van het algemene tot één particuliere operatie af te dalen, is beschikbaar waar dit relevant is;
• de mogelijkheid binnen een scherm om een link te maken met een document. Het staat de inschrijver vrij punten toe te voegen die hij pertinent acht.
E.4. ASSISTENTIE EN DIENSTEN TIJDENS DE INVOERING
Dit deel beschrijft de noden en eisen van het Federaal Agentschap van de Schuld (FAS) voor de consultancy-opdracht en voor de invoering van de toepassing. Het FAS verwacht van de inschrijver dat hij de normen en praktijken eigen aan deze materie volgt.
E.4.1. Projectbeheer
Gezien het belang om het project binnen een bepaalde tijd af te ronden, hecht het FAS groot belang aan de kwaliteit van het projectbeheer.
Daarom zal de inschrijver zijn eigen inbreng op het vlak van het projectbeheer beschrijven. Hij zal toelichten welke middelen hij zal inzetten om het project te beheren. Hij zal eveneens zijn ervaring terzake staven aan de hand van xxxxxxxxxxx.Xx inschrijver gebruikt een erkende projectmethodologie (Prince2, Agile, enz.).
E.4.1.1. PID
De inschrijver wordt uitgenodigd om een “Project initiation document” (PID) te bezorgen op basis van de elementen hernomen in het bestek en op basis van alle verklaringen
In de offerte geeft de inschrijver een schatting van de duur van elke fase. In bijlage van zijn offerte levert hij ook een planning aan in Gantt of Excel formaat.
Het Project Initiation Document voldoet aan een aantal minimum vereisten:
• Beschrijving van de achtergrond van het project, de definiëring van het project, projectdoelstellingen, scope
• Een deugdelijke en volledig opgebouwde PBS (‘product breakdown structure’) : producten, beschrijving, kwaliteits- en acceptatieverwachtingen.
• Een volledige WBS (‘work breakdown structure’), een gedetailleerde en realistische projectplanning met mijlpalen (GANTT) met vermelding van duur van de verschillende fasen, subfasen, activiteiten en taken, de in te zetten middelen, benodigde middelen, gespecificeerd per fase (financieel, personeel, andere). Die planning wordt up-to-date gehouden.
• Een omvattende risicoanalyse met bepaling van controlemaatregelen.
• Voorstel van projectstructuur (rekening houdend met de rollen beschreven binnen dit hoofdstuk)
• Afhankelijkheden met andere projecten
• Kwaliteitsplan
• Communicatieplan (met aspecten van ‘change management’)
• Rapportering, opvolging van de uitvoering (status en voortgang)
De inschrijver moet zijn structuur en zijn capaciteiten inzake organisatie van professionele diensten beschrijven, met name de aangeboden diensten, het geografische bereik, de niveaus en de kwaliteiten van het personeel.
De PID moet de taken, de duur en het aantal betrokken personen weergeven, en dit per (deel)fase. Het dient eveneens details te verschaffen over de vereiste medewerking van het personeel van het FAS.
Na de toewijzing van het project zal door de opdrachtnemer een volledig en gedetailleerd PID en projectplanning verder worden uitgewerkt en voorgelegd aan het projectcomité van het FAS.
Na de kick-off meeting zal de PID worden voltooid, aangevuld en ter validering voorgelegd aan de stuurgroep, met inbegrip van de sponsor. Deze taak zal worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met de leden van het FAS-projectteam.
De formele goedkeuring van bovengenoemd PID (met inbegrip van de projectplanning) door de stuurgroep van het project is essentieel voordat met de volgende fase wordt begonnen.
Na de validering van het PID door de stuurgroep begint de inschrijver met de uitvoering van de oplossing, in nauwe samenwerking met het personeel van het FAS (zie punt co-sourcing hieronder).
Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om deze PID up-to-date te houden tijdens de duur van het project.
Elke wijziging aan de PID moet formeel worden goedgekeurd door de stuurgroep van het project.
• Projectleider
Ieder project wordt binnen het FAS geleid door een eigen projectleider. Deze wordt aangesteld door het uitvoerend comité.
De inschrijver zal een eigen externe projectcoördinator (externe projectleider) aanduiden. Deze draagt samen met de projectleider van het FAS de volle verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het project.
• Het uitvoerend comité
Het uitvoerend comité heeft een ruime bevoegdheid: het waakt over de scope en de doelstellingen van het project, keurt de PID, met inbegrip van gedetailleerde planning en alle wijzigingen daarvan, goed, bewaakt de voortgang van het project, bevestigt de aanvaarding van deliverables (producten, deelopleveringen), beoordeelt de kwaliteit van de eind- en deelproducten, spreekt zich uit over alle betwistingen en/of problemen die door de projectleider worden voorgelegd. Verder behandelt het alle contractuele, administratieve en technische aspecten m.b.t. de uitvoering van de opdracht (garantie, respecteren van de SLA, kwaliteit van de uitvoeringen, enz.).
Daartoe zal de projectleider, eventueel met de steun van de externe projectcoördinator, regelmatig verslag uitbrengen aan het uitvoerend comité over de status, voortgang, risico’s en problemen.
• Het projectteam
Het projectteam, verantwoordelijk voor de concrete uitvoering van het werk, zal bestaan uit externe en interne medewerkers om de nodige betrokkenheid en kennisoverdracht te verzekeren.
Het projectteam bestaat uit verschillende profielen (interne en externe), die els rapporteren aan de verantwoordelijke van de betrokken dienst en/of aan de projectleider van het FAS.
De inschrijver stelt de samenstelling voor van de externe leden van het projectteam op basis van het cv van de medewerkers die hij wenst in te schakelen in dit project.
De cv’s moeten voorgesteld worden op basis van het model dat te vinden is in de bijlage ‘curriculum vitae’ (F.6). Bij de presentatie van de cv’s zal de inschrijver antwoord geven op de volgende vragen:
• Waarom de voorgestelde cv’s geschikt zijn voor dit project en waarom zij beantwoorden aan de noden van het FAS;
• Hoe snel kan een voorgestelde cv worden gemobiliseerd en aan het project worden toegewezen? Wat zijn de criteria voor het ter beschikking stellen van middelen voor het project?
Verschillende personen kunnen voorgesteld worden voor één en hetzelfde profiel, maar de inschrijver zal niet meer dan drie cv’s per profiel voorstellen. Eén persoon kan voorgesteld worden voor verschillende profielen, maar alle prestaties van deze persoon zullen gefactureerd worden op basis van het profiel met het goedkoopste tarief.
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
Uitgezonderd in geval van overmacht verbindt de inschrijver zich ertoe dat de personen waarvan het cv is voorgesteld, beschikbaar zijn en effectief ingezet kunnen worden op het project.
In principe worden alle prestaties geleverd in de lokalen van het FAS, Kuxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx.
E.4.1.3. De Kick-off
Binnen een periode van maximaal 2 weken, gerekend vanaf de toewijzing van de opdracht, zullen de opdrachtnemer en het FAS verplicht een kick-off meeting organiseren.
In deze eerste vergadering kan, indien toepasbaar binnen het kader van het lastenboek, de PID worden besproken, de samenstellingen en de vakkennis van de respectievelijke teams worden voorgesteld, de agenda voor de rapporteringen en de vergaderingen van de stuurgroep worden vastgelegd, afspraken rond projectmanagement, de planning voor de realisatie van de opdracht worden bepaald, enz.
Een document opgemaakt in twee exemplaren door de inschrijver, en gevalideerd door de aanbestedende overheid, bekrachtigt officieel de aanvang van het project zodra de kick-off meeting heeft plaatsgevonden.
E.4.1.4. Vergadering stuurgroep/uitvoerend comité
Om de bestuursstructuur van het FAS niet te overbelasten, zal het uitvoerend comité, dat eenmaal per week bijeenkomt, tevens fungeren als stuurgroep voor het project.
De geselecteerde inschrijver moet een adequate presentatie geven voor elk van de vergaderingen die in het kader van de projectleiding worden georganiseerd.
Zodra de kick-off plaatsvindt, bepaalt het eerste uitvoerend comité de datum voor zijn volgende vergaderingen, in principe één keer per maand voor de stuurgroep.
De sponsor of projectleider van het FAS kan altijd een extra stuurgroep bijeen roepen.
E.4.1.5. Projectcomité
Wekelijks zal de projectleider samen met het projectteam vergaderen en een verslag opstellen rond de status van het project. Dit verslag wordt verspreid naar een aantal belangrijke betrokkenen (te bepalen bij de kick-off).
E.4.1.6. Rapporteringen
Tijdens de hoger vermelde vergadermomenten en op afgesproken tijdstippen zal de inschrijver de nodige rapporteringen doen inzake de ingezette middelen (personeel, methodes, hardware, software), de voortgang van het project, de status ervan…
Periodiek, volgens een kalender die in gezamenlijk overleg wordt bepaald tijdens de kick-off vergadering, zal de inschrijver een compleet verslag opmaken voor de het projectcomité en voor de stuurgroep omtrent de vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase). In het verslag zullen ook mogelijke problemen en voorgestelde oplossingen worden besproken
De inschrijver en de door hem aangestelde externe projectcoördinator verstrekken de projectleider van het FAS alle informatie die nodig is om zicht te houden op het verloop van
Deze rapportering t.a.v. de projectleider gebeurt op wekelijkse basis aan de hand van een status die is weergegeven op de Gantt Chart van het project en die aangevuld wordt met een korte schriftelijke toelichting m.b.t. headlines en eventuele problemen, inclusief hun oplossing.
Alle details m.b.t. de wijze waarop deze rapportering dient te gebeuren zal bij de aanvang van het project worden meegedeeld.
Alle inhoudelijke aspecten (planning, risico’s, kwaliteit, oplevering, resources, …) zullen vooreerst besproken worden binnen het projectteam.
Wanneer de projectleider van het FAS het noodzakelijk acht zullen problemen ter bespreking en deliberatie worden voorgelegd aan de stuurgroep.
De projectleider van het FAS rapporteert maandelijks over de voortgang van het project ten overstaan van de stuurgroep. Voorkomend kan hij de externe projectcoördinator uitnodigen op de vergadering van de stuurgroep ter ondersteuning en om bepaalde aspecten meer in detail toe te lichten.
E.4.1.7. Einde van het project
Aan het einde van het project zal een verslag worden opgesteld waarin de verschillende fasen van het project en de evaluatie van elke fase worden samengevat.
E.4.2. Invoering van de toepassing
Ter herinnering, de uitvoering van de opdrachten voorzien in voorliggend lastenboek en verbonden aan de invoering van de toepassing moeten ideaal gezien afgerond zijn 15 maanden na de kick-off.
Deze termijn begint te lopen twee werkdagen na de kick-off. Alle dagen worden zonder onderscheid meegerekend in de termijn.
Het FAS stelt de volgende grote fazen voor de implementatie van de toepassing voor:
1. De technische installatie van de toepassing op de servers van het FAS;
2. De afwerking van de PID in samenwerking met de medewerkers van het FAS;
3. De implementatie van de oplossing volgens de fasen gedefinieerd in de definitieve PID (specifieke parameterinstellingen, data recovery, tests...);
4. De Go-Live.
De doorgedreven opleidingen voor AFD-personeel, leden van het projectteam en opleidingen voor eindgebruikers zullen volgens deze fasen worden gepland.
Eventuele specifieke ontwikkelingen moeten gebeuren in lijn met de planning voorzien in de PID.
Voor het beheer van het project zal ingestaan worden tijdens de invoering van de toepassing tot aan de voorlopige oplevering van het project.
E.4.2.1. Specifieke parameterinstellingen
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
Voor alle specifieke parameterinstellingen, zal de inschrijver specificeren hoe deze kunnen worden uitgevoerd in het kader van co-sourcing in samenwerking met FAS-personeel, met een passende opleiding (zie punt E.4.3 hieronder). Indien nodig zal de inschrijver aangeven welke door hem alleen moeten worden uitgevoerd.
E.4.2.2. Specifieke ontwikkelingen
De inschrijver vermeldt in zijn offerte alle specifieke ontwikkelingen die nodig zijn om aan de behoeften van het FAS te voldoen en waarbij de standaardoplossing niet voldoet. De specifieke ontwikkelingen moeten in de kosten van de licentie begrepen zijn.
Om latere update-problemen met nieuwe versies te vermijden, verbindt de inschrijver zich ertoe al deze ontwikkelingen te ondersteunen in het kader van het onderhoud voor alle toekomstige versies.
E.4.2.3. Overname gegevens
Er wordt gevraagd aan de inschrijver een beschrijving te geven van de aanpak voor de overname van de gegevens. De over te nemen gegevens zijn de statische en referentie- gegevens (tegenpartijen, financiële instrumenten, de omschrijving van de financiële data, ...
) en alle posities op het ogenblik van de migratie.
Ter indicatie wordt het volume van de over te nemen gegevens geschat op :
• ongeveer 60.500 open posities ;
• ongeveer 600 tegenpartijen en 6.100 SSI;
• martkgegevens voor circa 1.300 quotaties (ongeveer 1.300.000 lijnen)
• de boekhoudkundige schrifturen (ongeveer 840.000 lijnen)
In dit verband dient de inschrijver een beschrijving op te nemen van de beschikbare instrumenten die hij van plan is te gebruiken. Eventuele kosten voor het gebruik van deze instrumenten zijn inbegrepen in zijn offerte.
E.4.2.4. Testen
De inschrijver moet uitleggen welke aanpak hij zal gebruiken om het systeem te testen. Hij legt zijn testplan voor aan het FAS. De inschrijver moet een testsysteem voorstellen en documenteren (om te controleren of het systeem goed werkt en of de gegevens correct worden verwerkt).
De efficiëntietesten bij het gebruik van de applicatie zullen uitgevoerd worden met specifieke gebruikersgroepen voor elke module. Dit moet ook uitgevoerd en gedocumenteerd worden door de inschrijver.
E.4.2.5. Documentatie
Gebruikersdocumentatie en opleidingsmateriaal moeten worden verstrekt, evenals documentatie over de systeemsoftware. Er moet een elektronische versie van de documentatie worden verstrekt.
Documentatie van de toepassing
• Beschrijving van alle configuraties en instellingen alsook een ‘reference guide’;
• Beschrijving van alle ontwikkelingen en uitbreidingen gedaan binnen het project;
• De foutboodschappen en de te nemen maatregelen als die zich voordoen.
Om het systeem gebruiksvriendelijk te maken dient de documentatie bestemd voor de eindgebruikers on-line beschikbaar te zijn.
Databank/gegevensstructuur
• De gegevensstructuur moet beschikbaar en gedocumenteerd zijn.
• De structuur van de databank wordt uitgelegd aan het FAS om zo de toegang ertoe mogelijk te maken.
De inschrijver wordt verzocht de manier waarop hij de documentatie bijhoudt toe te lichten. Het FAS mag deze documentatie kopiëren voor intern gebruik.
E.4.3. Kennisoverdracht en co-sourcing
Met het oog op kennisoverdracht zal de implementatie van het softwarepakket gebeuren in nauwe samenwerking met het interne personeel van het FAS. Dit houdt in dat alle kennis die nodig is voor de uitvoering, analyses en overwegingen in de loop van het project zullen worden gecentraliseerd en door de inschrijver overgedragen zullen worden aan alle bij het project betrokken personen.
E.4.3.1. Kennisoverdracht
Voor de kennisoverdracht doet de inschrijver in zijn offerte een voorstel van acties die zullen uitgevoerd worden, alsook de verwachte resultaten in termen van kennisoverdracht en vaardigheden.
Daartoe wordt de inschrijver verzocht een concreet voorstel uit te werken voor de organisatie van deze overdracht op basis van een precies schema. De kennisoverdracht kan verschillende vormen aannemen: individuele of groepsopleidingen, coaching. De inschrijver beschrijft in detail de voorgestelde opleidingstrajecten, de pedagogische doelstellingen, de inhoud, de vorm en het voorgesteld didactische materiaal.
De kwaliteit van de kennisoverdracht wordt geëvalueerd op basis van de informatie verstrekt door de inschrijver.
De inschrijver stelt kennisoverdracht voor, inclusief opleidingstrajecten, voor twee verschillende soorten gebruikers:
• De leden van het projectteam – systeem beheerders: de inschrijver stelt een doorgedreven vorming voor voor de interne medewerkers van het FAS die verantwoordelijk zijn voor de inwerkingstelling en de specifieke parameterinstelling van het systeem.
• De eindgebruikers : de inschrijver beschrijft hoe hij de opleiding van de eindgebruikers tijdens de uiteindelijke overstap ziet,
De inschrijver stelt ad-hoc documentatie voor aan de groep van personen die gevormd wordt (technische documentatie online (help) en op papier (gebruikershandleiding)).
De personen verantwoordelijk voor de opleiding moeten:
• op efficiënte manier de pedagogische middelen weten te exploiteren en dit op het goede moment;
• rekening houden met de opmerkingen van de aanbesteder wat betreft de inhoud en de presentatie van de opleiding.
De inschrijver sluit het cv bij van de betrokken persoon of personen.
Het FAS behoudt zich de mogelijkheid voor om later bijkomende opleidingen te vragen.
Het FAS behoudt zich het recht voor om per telefoon of mail, gevolgd door een aangetekende zending, de vervanging te eisen van één of meerdere opleiders die niet beantwoorden aan de vereiste kwalificaties, door opleiders met kwalificaties die equivalent zijn aan wat in de offerte is opgegeven.
In principe worden de opleidingen gegeven in de lokalen van het FAS gelegen te Kuxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx. De inschrijver geeft duidelijk aan welke middelen en technische ondersteuning er nodig is voor de verschillende opleidingen (bvb. het aantal PC’s).
E.4.3.2. Co-sourcing
De uitwerking van de co-sourcing moet tot doel hebben een coherent team te maken, dit zowel tijdens het verloop van het project, als na de globale voorlopige oplevering.
Concreet betekent dit dat:
• Tijdens het verloop van het project de medewerkers van het FAS geïntegreerd dienen te worden in het projectteam
• Na de globale voorlopige oplevering dienen diezelfde medewerkers voldoende kennis te bezitten, en voldoende op elkaar kunnen steunen om zelf het systeem te exploiteren.
De inschrijver moet in zijn inschrijving duidelijk uitleggen hoe hij te werk wil gaan: wijze van samenwerking, (eventuele) samenhang met de opleidingen, taakverdeling, controle en evaluatie van de vaardigheden, enz.
Ook wordt aangegeven hoe het gevraagde personeel is verdeeld ten opzichte van het totale aantal mensen in het VTE co-sourcingteam en hun taakopdrachten. Hij dient tevens te beschrijven over welke kennis deze mensen moeten beschikken.
Het voorgestelde FAS-personeel voor de uitvoering van deze opdracht zal de kennis van het nieuwe systeem verwerven tijdens de afrondingsfase van het PID via kennisoverdracht, zodat het effectief kan deelnemen aan de uitvoering van de PID- fasen.
Het FAS geeft aan dat haar medewerkers voorgesteld voor deze opdracht een uitstekende functionele en technische kennis hebben van het huidige systeem.
E.4.4. Bijkomende bijstand
Wat betreft de periode die volgt op de voorlopige globale oplevering, moet de inschrijver de terbeschikkingstelling van consultants en programmeurs voor 20 dagen per jaar garanderen, dit voor heel de resterende looptijd van het contract (en eventuele verlengingen). Indien
Het FAS is in geen geval verplicht de volledige 20 mandagen per jaar te gebruiken.
De bijstand moet het voorwerp zijn van een gedetailleerde prijzenlijst, per dag en per type van bijstand (zie punt C.2.5. Prijsinventaris) :
• Ontwikkeling
• Ondersteuning/coaching/Opleiding
De ondersteuning moet het gehele softwarepakket omvatten en dus ook specifieke ontwikkelingen, analyses, enz.
E.5. ONDERHOUD EN SERVICE LEVEL AGREEMENT
Het FAS wenst een onderhoudscontract te tekenen rekening houdend met de evolutie van het systeem, het beleid inzake correcties en de hulp. Dit alles wordt vervat in een Service Level Agreement (SLA).
De inschrijver beschrijft hoe hij het onderhoud denkt te organiseren.
Alle onderhoud is gratis tijdens de garantieperiode en wordt pas betaalbaar na afloop van de garantieperiode en volgens de voorwaarden van het onderhoudscontract.
Het voorgestelde plan van onderhoud moet in lijn liggen met de eisen die men hieronder vindt.
E.5.1. Onderhoud
E.5.1.1. Correctief onderhoud / technische problemen
De inschrijver biedt ten minste de technische ondersteuning die nodig is om technische problemen met het geleverde systeem (softwarepakket en DBMS) op te lossen. De technische bijstand wordt verleend tijdens de openingsuren van het FAS (van 7.30 tot 18.00).
De medewerkers van het FAS moeten de aanvragen kunnen opvolgen.
De inschrijver moet uitleggen hoe de opvolging van de interventies kan gebeuren en hoe de kwaliteit van de interventies in het kader van de SLA kan worden gemeten.
E.5.1.2. Bijstand (Helpdesk)
De hieronder gevraagde dienst moet worden verleend op TARGET2-werkdagen van 7.30 uur tot 18.00 uur.
De inschrijver richt een tweedelijns helpdesk in voor het verzamelen van vragen in verband met de werking van de toepassing, problemen in verband met het niet of slecht functioneren van de toepassing waarvoor de geselecteerde inschrijver verantwoordelijk is, gedurende de gehele contractperiode.
De door de inschrijver aangeboden diensten omvatten ook de wijze waarop incidenten, problemen en wijzigingen zullen worden beheerd.
De communicatie tussen de eerste en de tweede lijn wordt beschreven door de inschrijver. Deze moet de eerste lijn in staat stellen de gebruiker in contact te brengen met de tweede lijn indien de eerste lijn vermoedt dat het gemelde incident een interventie ter plaatse vereist of communicatie vereist tussen de tweede lijn en de gebruiker.
De inschrijver moet de eerste lijn feedback bezorgen over de vragen die hem toegespeeld werden. Anders gezegd, hij moet de eerste lijn inlichten over het door hem gegeven gevolg aan de vraag.
De inschrijver licht zijn dienstverlening toe rekening houdend met alle punten hier opgesomd. Hij levert ook andere diensten die hij nodig zou achten.
E.5.1.3. Evolutief onderhoud
Evolutief onderhoud omvat nieuwe software-releases die in de software gevonden bugs corrigeren en/of de geïnstalleerde functionaliteit verbeteren. Het evolutieve onderhoud omvat dus alle upgrades, met inbegrip van die die door de aanbesteder als belangrijk geacht worden. Het onderhoud slaat op de volledige geïnstalleerde oplossing. Het FAS beslist zelf of ze een upgrade wil installeren.
In geval van wijziging van de package (groepering van functionaliteiten die een geheel vormen) zal de nieuwe package niet aan het FAS worden opgelegd indien dit tot gevolg heeft dat reeds beschikbare functies verdwijnen. Het feit dat de nieuwe package bijkomende functionaliteiten bevat die niet van belang zijn voor het FAS, kan geen prijsverhoging rechtvaardigen.
De inschrijver beschrijft in zijn offerte de strategie voor de upgrade van de software. Deze beschrijving bevat met name :
• de frequentie van de upgrades of nieuwe versies van de software
• het principe van "on demand" of "by push", met andere woorden: is de klant verplicht een upgrade uit te voeren?
• een indicatie van de tijd tussen de nieuwe versie en het stopzetten van de ondersteuning van een oude versie
• een indicatie van de tijd en moeite die nodig zijn om het systeem te onderhouden / upgrades uit te voeren. Door wie moet deze inspanning worden geleverd? Is het de verantwoordelijkheid van de klant of van de inschrijver ?
• Wat is de impact van een upgrade op een huidige installatie?
De inschrijver garandeert dat de specifieke ontwikkelingen en interfaces van het systeem behouden blijven tijdens een upgrade.
E.5.1.4. Adaptief onderhoud
Adaptief onderhoud betreft aanpassingen aan software en toepassingen die het gevolg zijn van wijzigingen en upgrades van de omgevingen, client applicaties en standaarden van het FAS, waaraan nieuwe functionaliteiten moeten worden toegevoegd. Adaptief onderhoud wordt uitdrukkelijk gevraagd door het FAS. Het valt onder de post "Aanvullende bijstand" van het bestek.
E.5.1.5. Onderhoudsplanning
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
De inschrijver zal de grote lijnen toelichten van het onderhoudsplan dat hij aanraadt voor de productiesite, en het programma toe te passen door het personeel van het FAS opdat de producten van de inschrijver terdege ondersteund worden. Dit omvat alle onderhoudsprogramma’s van het systeem: dagelijks, wekelijks, maandelijks of anders.
E.5.2. SLA - Service Level Agreement
Vanaf de datum van de voorlopige algemene oplevering tot de datum van de definitieve oplevering verbindt de geselecteerde inschrijver zich ertoe de in de SLA overeengekomen dienstverleningsniveaus te handhaven.
Het FAS zal geen concessies doen aan de servicevereisten.
In zijn offerte zal de inschrijver ten minste de volgende punten behandelen.
E.5.2.1. De SLA-niveaus
Het FAS wenst twee SLA-niveaus te definiëren, aangepast aan deze verschillende fases/diensten:
1. SLA betreffende de implementatie van de toepassing
2. SLA betreffende de garantie- en onderhoudsperiode
SLA voor de implementatie van de toepassing
Tijdens de implementatie van de oplossing zal het FAS de deliverables en componenten valideren door ze toetsen aan de doelstellingen die bij het begin van het project tijdens de analysefases werden gedefinieerd en geconsolideerd (PID).
De inschrijver moet een validatiemethode voorstellen om die samenhang met de gedefinieerde doelstellingen te verzekeren, in termen van functionaliteiten die beschikbaar moeten zijn, prestaties die moeten worden geleverd, gegevens die moeten worden behandeld, enz. en de resultaten die tijdens de roll-out fases worden bereikt.
Belangrijke opmerking:
Voor de implementatie en de kwaliteit van de productie wordt een resultaatsverbintenis
gevraagd onder de voorwaarden die beschreven zijn in het huidige bestek.
Er moeten correctieve maatregelen worden voorgesteld in geval van discrepanties tussen de doelstellingen en de resultaten, met opnieuw een toepassing van de SLA die de inschrijver voor dit soort situaties moet voorstellen.
In deze SLA beschrijft de inschrijver de maatregelen die hij zal nemen om het volgende te waarborgen :
• de kwaliteit en het niveau van de dienstverlening ;
• de kwaliteit van de ontwikkeling, monitoring en ondersteuning van het project;
• de kwaliteit van de bewaking en de naleving van tijdschema's, te leveren prestaties, enz.
De sancties moeten complementair zijn met de sancties die voor de realisatiefasen van de modules zijn voorzien. Van belang is verder dat in deze SLA ook omschreven wordt hoe er omgegaan wordt met gestelde deadlines: met name aan de overschrijdingen van deadlines voor het in productie stellen van de verschillende onderdelen wordt door het FAS veel belang gehecht.
inschrijver erop toe dat het dienstverleningsniveau zoals dat in de SLA is gedefinieerd, wordt gerespecteerd.
Deze SLA zal onder meer betrekking hebben op:
• De betrouwbaarheid, of een weergave van de gemiddelde tijd tussen pannes;
• De systeemprestaties, waarbij in het bijzonder :
o De responstijd van het systeem voor de affichering van gegevens mag niet hoger zijn dan 5 seconden voor alle operationele schermen van de front, middle en back office (schermen met een overzicht van de bestaande portefeuilles en posities, de kasposities, overzicht limieten ...)
o De tijd om een transactie op te slaan mag niet meer dan 5 seconden bedragen.
o De bijwerking van de posities na de invoering van een transactie vindt plaats in reële tijd.
o De affichering op het scherm van een transactie is ogenblikkelijk.
• beschikbaarheid van het personeel van de inschrijver;
• veiligheid en integriteit van de gegevens;
• maintenance en bijstand: maximale interventietijd ingeval van panne, waarborg van de beschikbaarheid van de toepassing
• de maximale termijn voor herstellen en/of oplossen van de problemen Het staat de inschrijver vrij deze lijst volgens eigen inzicht uit te breiden.
De inschrijver wordt uitgenodigd om in zijn offerte de maatregelen te beschrijven die hij zal treffen om :
• de kwaliteit en het dienstverleningsniveau te waarborgen
• de kwaliteit van de ontwikkeling, van de follow-up en begeleiding van het project te waarborgen,
• de kwaliteit van de follow-up en de naleving van de planningen, van de deliverables, enz te waarborgen
E.5.2.2. Periodes waarin de verschillende SLA’s gelden
Volgende periodes worden onderscheiden:
• implementatie: vanaf de kick-off tot het einde van de implementatie ‘Go Live’.
• Garantie en onderhoud : vanaf de start van de eerste garantieperiode tot het einde van de opdracht
E.5.2.3. Prioriteitsniveaus van de SLA
Het FAS heeft vijf prioritaire niveaus erkend:
• Prioriteit 1 (incident dat wordt beschouwd als blokkerend): betekent dat een deel van het systeem niet werkt en een aanzienlijke stagnatie van het systeem veroorzaakt. Het incident moet onmiddellijk worden aangepakt.
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
• Prioriteit 2 (incident dat wordt beschouwd als hinderlijk): het incident veroorzaakt een vertraging bij de gebruikers en moet worden aangepakt na de oplossing van een incident uit categorie 1.
• Prioriteit 3 (incident dat wordt beschouwd als vervelend): het incident heeft geen relevante gevolgen voor de productie en de gebruikers, maar het is niettemin niet in overeenstemming met de afgesproken functiemogelijkheden. Het incident moet worden aangepakt na de oplossing van de incidenten uit categorie 2.
• Prioriteit 4 (incident dat wordt beschouwd als cosmetisch): vermeende incidenten die niet worden gerangschikt in de categorieën 1 tot 3 maar die een vraag tot aanpassing van een bestaande functievoorziening betreffen.
• Prioriteit 5 (incident dat wordt beschouwd als niet storend): het incident heeft geen gevolgen voor de productie.
Indien de correctie langer kan duren, zal de inschrijver in de mate van het mogelijke een oplossing voorstellen die de panne of het mankement kan omzeilen.
De inschrijver bepaalt in zijn offerte het niveau van dienstverlening dat voor elk van de bovengenoemde punten moet worden bereikt, alsmede de meetinstrumenten en -termijnen.
De inschrijver kan ook een SLA voorstellen voor andere aspecten die hij relevant acht.
E.5.2.4. Te behandelen elementen van de SLA
Opmerking: ALLE SLA’s dienen verder verfijnd te worden tijdens de uitvoering van het project.
Voor elk van de SLA’s dient beschreven te worden:
• Doelstelling van de SLA
• Scope
• Startdatum en voorwaarden voor wijziging
• Rollen en verantwoordelijkheden
o FAS
o Inschrijver
• Aangeboden diensten
• Procedure voor klachtenbehandeling
o Van FAS naar inschrijver
o Van inschrijver naar FAS
• Rapportering (met een driemaandelijkse monitoring-vergadering tussen de inschrijver en het FAS, met name om toe te zien op het evolutief en adaptief onderhoud)
• Overleg
• Contactinformatie
• SLA-normen en boetes (met inbegrip van meting, definitie van de normen)
Daarnaast zal de SLA voor "garantie en onderhoud" de processen en procedures bevatten voor :
• Incident management
• Problem management
• Change management
• Configuration management
• Het FAS kan, indien gewenst, de metingen van de SLA laten controleren en uitvoeren, op eigen kosten, door een onafhankelijk studiebureau.
E.5.2.6. Sancties
Niet-naleving van een element van de SLA wordt bestraft met een boete. Het is niet de bedoeling van het FAS om zijn kosten te drukken door middel van boetes, maar alleen om de gekozen inschrijver aan te moedigen al zijn verbintenissen na te komen zodat de gebruikers niet worden benadeeld.
In zijn offerte stelt de inschrijver een niveau van dienstverlening voor met bijhorende sancties in geval van ontoereikende prestaties;
Aan de inschrijver kunnen boetes worden opgelegd indien het FAS vaststelt dat de resultaatsverbintenissen en -verplichtingen niet zijn nagekomen.
De boetes voor het niet naleven van een element van de SLA moeten door de inschrijver worden voorgesteld, uitgedrukt in een percentage van het voorgestelde bedrag voor de tenuitvoerlegging van de verschillende onderdelen. Dit basisbedrag voor de berekening blijft gedurende de hele garantieperiode van toepassing.
E.6. DE VRAGENLIJST
Teneinde uw systeem grondig te kunnen analyseren heeft het FAS een vragenlijst opgesteld in Word-formaat (QUESTFIN.docx).
Deze vragenlijst herneemt het geheel van functionele en technische specificaties vereist van het nieuwe systeem.
De volledige vragenlijst vult derhalve de beschrijving aan van de functionele en technische vereisten eerder opgegeven. Deze vragenlijst dient zorgvuldig ingevuld te worden, volledig gedocumenteerd te worden en deel uit te maken van de offerte. Meer informatie over het invullen van de vragenlijst vindt u in het document zelf.
Het FAS is er zich van bewust dat geen enkel software-systeem kan beantwoorden aan al haar eisen, en staat dus open voor een modulaire aanpak. Het is belangrijk dat duidelijk gemaakt wordt hoe het systeem aangepast kan worden aan haar noden. Er is voldoende plaats gelaten om de antwoorden in te vullen. De plaats zal vooral gebruikt worden voor die gevallen waar de standaardversie niet overeenstemt met de eisen.
Het bestand QUESTFIN.docx is opvraagbaar (zie bijlage F.11).
E.7. OVERDRAAGBAARHEID
De inschrijver zal aan een door het FAS erkende derde partij of aan het FAS zelf alle informatie overhandigen die het FAS nodig heeft om alle handelingen te verrichten die nodig zijn voor de goede werking of de evolutie van de oplossing of om de uitvoering aan een derde partij toe te vertrouwen indien de gekozen inschrijver of een van zijn onderaannemers in gebreke blijft (stopzetting van zijn activiteiten of contractbreuk).
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
F. BIJLAGEN
1. Offerteformulier
2. Prijsinventaris
3. Buitenlandse firma - Vaste inrichting
4. Hoe het UEA downloaden en invullen
5. Model voor de referenties
6. Model voor de cv’s
7. Artikelen 9 en 10 van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn op het werk
8. Verwerkingsovereenkomst
9. Model voor het stellen van vragen
10. Geheimhoudingsovereenkomst
11. Vragenlijst
12. Practice guide
13. Reporting
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
F.1. OFFERTEFORMULIER
Federaal Agentschap van de Schuld Xxxxxxxxx 00
1040 Brussel
Bestek: S&L/DA/2022/059
OPENBARE PROCEDURE VOOR DE AANKOOP VAN SOFTWARE (LICENTIES) EN CONSULTANCYDIENSTEN VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN EEN TOEPASSING VOOR HET GEÏNTEGREERD BEHEER VAN DE BELGISCHE FEDERALE STAATSSCHULD
De firma:
(volledige benaming)
met als adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(land)
ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer:
(naam) (functie)
en waarvoor de heer/mevrouw1:
gedomicilieerd op het adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(land)
optredend als inschrijver of gevolmachtigde, zich verbindt tot de uitvoering,
overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek van de omschreven diensten tegen de prijzen vermeld in de prijsinventaris. In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
1 De niet correcte vermelding schrappen.
- IBAN:
- BIC:
Indien de facturatie door een andere vestiging dan de hierboven vermelde maatschappelijke zetel zal worden opgemaakt, moet het adres ervan hieronder worden vermeld.
NB: het btw-nummer moet identiek zijn aan dat van de maatschappelijke zetel die op blz. 1 wordt vermeld.
Vestiging die de facturatie zal opmaken, gedomicilieerd op het adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(land)
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat) (postcode en gemeente) (telefoonnummer)
(e-mailadres)
JA / NEEN3
Wordt uw firma beschouwd als een kmo in de zin van artikel 15 van het Wetboek van Vennootschappen?2
Kmo (kleine en middelgrote onderneming):
PRO MEMORIE: DOCUMENTEN VERPLICHT BIJ DE OFFERTE TE VOEGEN
- Het offerteformulier (zie deel C, 2.4).
- De prijsinventaris (zie deel C, 2.5).
- Voor niet-Belgische inschrijvers: de bijlage ‘Buitenlandse firma – Vaste inrichting’ (zie deel F).
- De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) bewijzen, met inbegrip van het document dat de volmacht van de gevolmachtigde(n) vaststelt (zie deel C, 2.6).
- Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (zie deel C, 2.7).
- De documenten in verband met de gunningscriteria (zie deel C, 3.5).
- Het curriculum vitae van de personen die door de inschrijver aan de opdracht worden toegewezen (zie deel E).
- De beschrijving van de diensten met betrekking tot de technische voorschriften (zie deel E, X).
- De vragenlijst waarvan sprake in de punten E.6. en F.11.
- Het Project Initiation Document (vermeld in punt E.1.4.1.1.)
- Andere documenten die gevraagd worden in de technische voorschriften (zie deel E)
Dit vak is voorbehouden aan de aanbestedende overheid:
GOEDGEKEURD VOOR DE BEDRAGEN VERMELD IN DE PRIJSINVENTARIS:
2 De voorwaarden om als kmo te worden beschouwd, zijn:
- jaargemiddelde van het personeelsbestand: 50;
- jaaromzet, exclusief belasting over de toegevoegde waarde: 9.000.000 euro;
- balanstotaal: 4.500.000 euro.
Wanneer meer dan één van de bovenstaande criteria worden overschreden of niet meer worden overschreden, heeft dit slechts gevolgen wanneer dit zich gedurende twee achtereenvolgende boekjaren voordoet. In dat geval zijn de gevolgen van deze overschrijding van toepassing vanaf het boekjaar volgende op het lopende boekjaar waarin voor de tweede keer meer dan een criterium overschreden werd of niet meer overschreden werd.
3 Schrappen wat niet van toepassing is
Kostprijs voor de set-up | |||
Nummer | Omschrijving | Globale prijs excl. btw | Globale prijs incl. btw |
1.(A) | Globale kostprijs van het projectbeheer voor de set-up (projectleider, aanmaken en toepassen van het PID…) [ | ||
2. (B) | Kostprijs voor de installatie en de implementatie | ||
F.2. PRIJSINVENTARIS
Terugkerende kosten | |||
Nummer | Omschrijving | Prijs per jaar excl. btw | Prijs per jaar incl. btw |
1. (C) | Jaarlijkse kostprijs voor de softwarelicenties | ||
2. (D) | Jaarlijks onderhoud | ||
5. (E) | Jaarlijkse kostprijs voor hosting bij een cloud-oplossing |
Kostprijs voor ondersteuning | |||
Nummer | Omschrijving | Prijs excl. btw | Prijs incl. btw |
6. (F) | Prijs voor een mandag advies, coaching of opleiding | ||
7. (G) | Prijs voor een mandag ontwikkeling of configuratie |
Bijkomende kosten | |||
Nummer | Omschrijving | Prijs excl. btw | Prijs incl. btw |
8. (H) | Kostprijs voor een bijkomende licentie bij een Saas-oplossing |
Bestek: S&L/DA/2022/059
‘OPENBARE PROCEDURE VOOR DE AANKOOP VAN SOFTWARE (LICENTIES) EN CONSULTANCYDIENSTEN VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN EEN TOEPASSING VOOR HET GEÏNTEGREERD BEHEER VAN DE BELGISCHE FEDERALE STAATSSCHULD’
De firma:
(volledige benaming)
met als adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(land)
ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer:
OF
Buitenlands btw-nr.:
(naam) (functie)
en waarvoor de heer/mevrouw4:
gedomicilieerd op het adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(land)
optredend als inschrijver of gevolmachtigde, de juistheid bevestigt van de gegevens,
verstrekt in dit document
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
het rekeningnummer:
4 De niet correcte vermelding schrappen.
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
- IBAN:
- BIC:
KRUIS AAN WAT VAN TOEPASSING IS ONDER A EN/OF B
A. LEVERING VAN GOEDEREN
A.1. DE GOEDEREN WORDEN NIET IN BELGIË GEÏNSTALLEERD OF GEASSEMBLEERD DOOR DE LEVERANCIER
□ De goederen worden binnengebracht in België vanuit een plaats buiten het btw- gebied van de Europese Unie of ingevoerd vanuit een derde land
De leverancier treedt op als geadresseerde bij invoer en moet zijn factuur uitreiken met Belgische btw. Deze btw wordt door de aanbestedende overheid betaald samen met de factuur.
NB: de leverancier moet een Belgisch btw-nummer hebben om de Belgische btw te kunnen factureren.
Belgisch btw-nummer:
□ De goederen zijn afkomstig uit een andere lidstaat van de Europese Unie De leverancier moet zijn factuur uitreiken zonder btw. De btw moet door de aanbestedende overheid worden betaald via zijn speciale aangifte.
NB: wanneer de goederen vóór de verkoop door de leverancier eerst naar België worden overgebracht en vervolgens aan de aanbestedende overheid worden verkocht, moet de aanbestedende overheid worden geacht de aankoop in België te doen en niet in het buitenland.
De goederen zullen worden vervoerd vanuit
................................................................... (land)
□ De goederen komen uit België
NB: de leverancier moet een Belgisch btw-nummer hebben om de Belgische btw te kunnen factureren.
Belgisch btw-nummer:
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
A.2. DE GOEDEREN WORDEN IN BELGIË GEÏNSTALLEERD OF GEASSEMBLEERD DOOR DE LEVERANCIER
□ De leverancier moet zijn factuur uitreiken met Belgische BTW. Deze btw wordt door de aanbestedende overheid betaald samen met de factuur.
NB: de leverancier moet een Belgisch btw-nummer hebben om de Belgische btw te kunnen factureren.
Belgisch btw-nummer:
B. PRESTATIE VAN DIENSTEN
B.1. DE DIENSTVERLENER HEEFT EEN VASTE INRICHTING IN BELGIË DIE TUSSENKOMT BIJ/DEELNEEMT AAN HET VERRICHTEN VAN DE DIENSTEN5
□ De dienstverlener moet zijn factuur uitreiken met Belgische btw. Deze btw wordt door de aanbestedende overheid betaald samen met de factuur.
Vaste inrichting met adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(België)
5 In de zin van artikel 11 van de Uitvoeringsverordening nr. 282/2011 van de Raad van 15 maart 2011 houdende vaststelling van maatregelen ter uitvoering van Xxxxxxxxx 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde.
Voor de toepassing van de artikelen 50, 51 en 55 van het Btw-Wetboek is de administratie van mening dat een belastingplichtige in het land een vaste inrichting heeft wanneer aan de volgende drie voorwaarden is voldaan:
a) de belastingplichtige heeft hier te lande een directiezetel, een filiaal, een fabriek, een werkplaats, een agentschap, een magazijn, een kantoor, een laboratorium, een inkoop- of verkoopkantoor, een opslagplaats of enige andere vaste inrichting, met uitsluiting van de bouwwerven;
b) de in a) bedoelde inrichting wordt beheerd door een persoon die bekwaam is om de belastingplichtige te verbinden
tegenover de leveranciers en de klanten;
c) de in a) bedoelde inrichting verricht op geregelde wijze handelingen bedoeld in het Btw-Wetboek: leveringen van goederen of dienstsverrichtingen.
Een belastingplichtige die in België een vaste inrichting heeft, wordt aangemerkt als een niet in België gevestigde belastingplichtige als deze inrichting niet betrokken is bij de levering van goederen of de dienst (artikel 51, § 2, 2e lid van het Btw-Wetboek en 192bis van de Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde).
Een vaste inrichting wordt beschouwd als zijnde betrokken bij de levering van goederen of de prestatie van diensten wanneer deze levering of dienst werd verricht vanuit deze vaste inrichting, met andere woorden als de menselijke en technische middelen van de inrichting werden aangewend om die levering of dienst te verrichten. Eenvoudige taken van administratieve ondersteuning door de vaste inrichting volstaan niet. (artikel 53 van de Uitvoeringsverordening nr. 282/2011 van de Raad van 15 maart 2011 houdende vaststelling van maatregelen ter uitvoering van Xxxxxxxxx 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde).
FEDERAAL AGENTSCHAP VAN DE SCHULD > BIJLAGE F.11
NB: de dienstverlener / vaste inrichting moet een Belgisch btw-nummer hebben om Belgische btw te kunnen factureren.
Belgisch btw-nummer:
B.2. DE DIENSTVERLENER HEEFT GEEN VASTE INRICHTING IN BELGIË OF DE BELGISCHE INRICHTING KOMT NIET TUSSEN BIJ/NEEMT NIET DEEL AAN HET VERRICHTEN VAN DE DIENSTEN
□ De dienstverlener moet zijn factuur uitreiken zonder btw. De btw moet door de aanbestedende overheid worden betaald via zijn speciale aangifte.
Zoals aangegeven in het UEA zelf, moet u per ondernemer een UEA toevoegen wanneer u voor deze opdracht samen met andere ondernemers deelneemt en/of wanneer u een beroep doet op de draagkracht van andere ondernemers. In dat geval moeten deze allemaal worden toegevoegd op het moment dat u uw offerte indient.
Er zijn twee mogelijkheden om het UEA in te vullen.
F.4.1. Via het html-bestand
1. Klik op de volgende link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/.
2. Kies uw taal.
3. Bij ‘Wie bent u?’ selecteert u ‘Ik ben een ondernemer’.
4. Bij ‘Wat wilt u doen?’ selecteert u ‘Een UEA-aanvraag/antwoord importeren’.
5. Download het document ‘uea.xml’ dat terug te vinden is in de rubriek ‘Document’ van de aankondiging van de opdracht op e-Notification (xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).
6. Bij ‘Waar bevindt uw onderneming zich?’ selecteert u uw land.
7. Klik op ‘Volgende’.
8. U kunt nu beginnen met het invullen van de vereiste velden:
- Deel I; (enkel wanneer de aanbestedende overheid dit niet vooraf heeft ingevuld)
- Deel II, A, B, C en D;
- Deel III, A, B, C;
- Deel IV, α;
- Deel VI.
9. Wanneer u het document volledig hebt ingevuld, klikt u op ‘Overzicht’.
10. Klik op ‘Downloaden in beide formaten’ (xml- en pdf-formaat).
11. Wanneer u uw kandidatuur/offerte indient, moet u het ingevulde UEA in xml- en pdf- formaat toevoegen.
F.4.2. Via het pdf-bestand
1. Druk het pdf-bestand van het UEA af dat terug te vinden is in de rubriek ‘Document’ van de aankondiging van de opdracht op e-Notification (xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).
2. Vul het volledig in.
- Deel I; (enkel wanneer de aanbestedende overheid dit niet vooraf heeft ingevuld)
- Deel II, A, B, C en D;
- Deel III, A, B, C;
- Deel IV, α;
- Deel VI.
3. Scan het volledig ingevulde UEA.
F.5. MODEL VOOR DE REFERENTIES
ALGEMEEN MODEL
Voorstelling van soortgelijke uitgevoerde projecten – 1 formulier per project
Naam van het project |
Naam van de onderneming |
Bedrijfssector |
Naam en adres van de contactpersoon |
Duur van het contract (begin- en einddatum) |
Budget in euro |
Naam van de onderaannemer(s) (indien van toepassing) |
Algemene kenmerken van het project (te specificeren naargelang de opdracht) |
F.6. MODEL VOOR DE CV’S
VOOR OPLEIDINGEN
De inschrijver moet de cv’s invullen volgens het onderstaande model. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de cv’s die niet op deze manier zouden zijn ingevuld, niet in aanmerking te nemen.
Persoonlijke gegevens
Naam: Voornaam: Huidige functie:
Geboortedatum: Nationaliteit:
Relevante opleidingen die in verband met het voorwerp van de opdracht werden gevolgd
Universitair/niet-universitair hoger onderwijs (indien nodig, eventueel meerdere malen herhalen):
- Titel:
……………………………………………..…………………………………………………….
- Diploma behaald op (datum):
……………………..…………………………………………………….
- Naam van de instelling:
……………………….……………………………………………………. Beroepsopleidingen (indien nodig, eventueel meerdere malen herhalen):
- Titel:
……………………………………………..…………………………………………………….
- Diploma behaald op (datum):
……………………..…………………………………………………….
- Naam van de instelling:
……………………….…………………………………………………….
Relevante opleidingen die in verband met het voorwerp van de opdracht werden gegeven
(indien nodig, eventueel meerdere malen herhalen):
- Titel van de opleiding:
………………………………………………………………………………….
- Jaar:
………………………………………………………………………………………………….
- Voor de organisatie:
……………………………………………………………………………………
- Contactpersoon en gegevens van de organisatie:
……………………………………………….
Andere relevante professionele ervaring in verband met het voorwerp van de opdracht
....................................................................................................................................................................................
.