VERWERKING PERSOONSGEGEVENS
Definities
VERWERKING PERSOONSGEGEVENS
Rotterdam Charity Club
Rotterdam CabrioRally wordt georganiseerd door de Rotterdam Charity Club, daarvoor zijn de verwerkingspersoonsgegevens van de Rotterdam Charity Club van kracht.
“Rotterdam Charity Club” is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam met num- mer KvK 52680266.
BIJLAGE 1: VERWERKING PERSOONSGEGEVENS
Indien Rotterdam Charity Club bij de uitvoering van de Overeenkomst ten behoeve van Klant Persoonsgegevens verwerkt, zijn in aanvulling op de Algemene Voorwaarden de onderstaande voorwaarden van toepassing. De toepasselijkheid van verwerkersovereenkomsten van Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Artikel 1. Algemeen
De met een hoofdletter beginnende begrippen in deze Bijlage hebben de betekenis die daaraan in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) is toegekend (artikel 4 AVG). Deze Bijlage kwalificeert als een verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG.
Rotterdam Charity Club biedt Klant de mogelijkheid om de Dienst af te nemen, waarbij Rotterdam Charity Club bij de uitvoering van de Dienst voor en ten behoeve van Klant Persoonsgegevens kan Verwerken. Bij deze Verwerking van Persoonsgegevens kan Klant worden aangemerkt als Verwerkingsverantwoordelijke, of indien Klant de Persoonsgegevens ten behoeve van een derde partij verwerkt als Verwerker. Rotterdam Charity Club vervult (afhankelijk van de hoedanigheid waarin de Klant Persoonsgegevens verwerkt) de rol van Verwerker of sub-verwerker.
Artikel 2. Doeleinden van de Verwerking
1. Rotterdam Charity Club verbindt zich ertoe om onder de voorwaarden uit de Overeenkomst in opdracht van Klant Persoonsgegevens te verwerken. De Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van het uitvoeren van de Overeenkomst alsmede voor de duur daarvan, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming van de Klant worden bepaald.
2. Rotterdam Charity Club zal de Persoonsgegevens niet voor enig ander doel Verwerken dan zoals door Klant is vastgesteld. Klant zal Rotterdam Charity Club op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Bijlage of de Overeenkomst zijn ge- noemd.
3. Rotterdam Charity Club heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de Verwer- king van Persoonsgegevens. Rotterdam Charity Club neemt geen zelfstandige beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de Persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van Persoonsgegevens.
4. Rotterdam Charity Club verwerkt in opdracht van Klant Persoonsgegevens, met dien verstan- de dat deze geen bijzondere Persoonsgegevens, Burgerservicenummers dan wel gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten betreff en, zoals bijvoorbeeld de
volgende standaard categorieën:
NAW-gegevens; Telefoonnummers; e-mailadressen; IP-adressen;
1. Deze Persoonsgegevens hebben betrekking op de in dit artikellid bepaalde categorieën Betrok- kenen. De Betrokkenen betreffen:
– Personen die gebruik maken van de Dienst;
– Bezoekers van de website;
– Personen die e-mail ontvangen van of verzenden aan Klant;
– Personen die opgenomen worden door Klant in haar e-mail adressenboek binnen de door Rot- terdam Charity Club beschikbaar gestelde webmailomgeving;
– Personen die Persoonsgegevens in een contactformulier invullen;
– Personen die Persoonsgegevens ter Verwerking ter beschikking stellen aan Klant;
Artikel 3. Verplichtingen Leverancier
1. Ten aanzien van de in artikel 2 van deze Bijlage genoemde Verwerkingen zal Rotterdam Charity Club zorgdragen voor de naleving van de voorwaarden die, op grond van de AVG, worden gesteld aan het Verwerken van Persoonsgegevens door Rotterdam Charity Club vanuit diens rol.
2. Rotterdam Charity Club zal Persoonsgegevens en andere gegevens Verwerken die door of namens de Klant aan Rotterdam Charity Club zullen worden aangeleverd en op basis van schrif- telijke instructies van Klant.
3. Rotterdam Charity Club zal Klant, op diens verzoek daartoe en binnen een redelijke termijn, informeren over de door hem genomen maatregelen aangaande zijn verplichtingen onder deze Bijlage.
4. De verplichtingen van Rotterdam Charity Club die uit deze Bijlage voortvloeien, gelden ook voor degenendie Persoonsgegevens Verwerken onder het gezag van Rotterdam Charity Club.
5. Rotterdam Charity Club zal Klant in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van Klant in strijd is met relevante privacywet- en regelgeving.
6. Rotterdam Charity Club zal Klant, op diens verzoek daartoe, de noodzakelijke medewerking verlenen bij het nakomen van diens plichten conform de AVG, waaronder mede doch niet uitsluitend diens beveiligingsplicht, de meldplicht datalekken, het voor zover vereist uitvoeren van een gegevensbeschermingseff ectbeoordeling en een voorafgaande raadpleging bij de toezicht- houder bij een Verwerking met een hoog risico. De door Rotterdam Charity Club redelijkerwijs gemaakte of te maken kosten in verband met de voornoemde medewerking zullen door Klant worden vergoed.
Artikel 4. Doorgifte van Persoonsgegevens
1. Rotterdam Charity Club verwerkt Persoonsgegevens in landen binnen de Europese Unie. Klant geeft Rotterdam Charity Club daarnaast toestemming voor de Verwerking van Persoonsge- gevens in landen buiten de Europese Unie, met inachtneming van de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
2. Rotterdam Charity Club zal Klant, op diens verzoek daartoe, melden om welk land of welke landen het gaat.
Artikel 5. Verdeling van verantwoordelijkheid
1. Partijen zullen zorgdragen voor de naleving van toepasselijke privacywet- en regelgeving.
2. Rotterdam Charity Club is louter verantwoordelijk voor de Verwerking van de Persoonsge- gevens onder deze Bijlage, overeenkomstig de instructies van Klant en onder de uitdrukkelijke (eind)verantwoordelijkheid van Klant.
3. Voor alle overige Verwerkingen van Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen maar niet beperkt tot de verzameling van de Persoonsgegevens door Klant, Verwerkingen voor doeleinden die niet door Klant aan Rotterdam Charity Club zijn gemeld, Verwerkingen door Der- den en/of voor andere doeleinden, is Rotterdam Charity Club niet verantwoordelijk. De verant- woordelijkheid voor deze Verwerkingen rust uitsluitend bij Klant. Klant staat te allen tijde in voor de rechtmatigheid van deze Verwerkingen en dat zijn systemen en infrastructuur te allen tijde adequaat beveiligd zijn.
4. Het is aan Klant om te beoordelen of Rotterdam Charity Club afdoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de Verwerking aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en/of enige andere toepasselijke wet- en regelgeving voldoet en de bescherming van de rechten van Betrok- kenen voldoende zijn gewaarborgd.
5. Klant staat te allen tijde ervoor in dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot Verwerkingen van Persoonsgegevens, zoals bedoeld in deze Bijlage, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op enig recht van derden.
6. Klant staat te allen tijde ervoor in dat er bij het gebruik van de Diensten geen bijzondere
Persoonsgegevens, Burgerservicenummers dan wel gegevens betreff ende strafrechtelijke ver- oordelingen of strafbare feiten worden verwerkt, behoudens andersluidende schriftelijke afspra- ken.
7. Onverminderd de overige rechten van Rotterdam Charity Club, vrijwaart Klant Rotterdam Charity Club van eventuele schade, aanspraken van derden en door toezichthouders opgelegde boetes, indien Klant in strijd handelt met deze Bijlage en/of de Algemene Verordening Gegevens- bescherming en/of enige andere toepasselijke wet- en regelgeving.
Artikel 6. Inschakelen van derden of onderaannemers
1. Klant verleent Rotterdam Charity Club hierbij een algemene toestemming om bij de Verwerking derden (subverwerkers) in te schakelen. Op verzoek van Xxxxx zal Rotterdam Charity Club Klant zo spoedig mogelijk informeren over de door haar ingeschakelde subverwerkers.
2. Rotterdam Charity Club heeft het recht om veranderingen inzake de toevoeging of vervanging van subverwerkers door te voeren. Rotterdam Charity Club zal Klant inlichten over de beoogde veranderingen inzake de toevoeging of vervanging van subverwerkers, waarbij Klant de mogelijk- heid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken. Dit bezwaar dient schriftelijk, binnen twee weken en door argumenten ondersteund, te worden ingediend. Indien Klant geen bezwaar maakt binnen de genoemde termijn van twee weken, dan wordt Klant geacht ermee in te stemmen.
3. Indien Klant binnen de termijn als bedoeld in het vorige artikellid bezwaar maakt, dan zullen beide partijen zich inspannen om in goed overleg tot een redelijke oplossing te komen. Indien par- tijen geen overeenstemming kunnen bereiken over het voornemen van Rotterdam Charity Club, dan is Rotterdam Charity Club gerechtigd om de betreff ende nieuwe subverwerker in te schake- len en is Klant gerechtigd om de Overeenkomst op te zeggen tegen de datum waarop de nieuwe subverwerker ingeschakeld wordt.
4. Rotterdam Charity Club zorgt er onvoorwaardelijk voor dat deze derden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen Klant en Rotterdam Charity Club zijn overeengekomen. Rotter- dam Charity Club staat in voor een correcte naleving van deze plichten door deze derden.
Artikel 7. Beveiliging
1. Rotterdam Charity Club zal zich inspannen passende technische en organisatorische maatre- gelen te nemen met betrekking tot de te verrichten Verwerkingen van Persoonsgegevens, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.
2. Rotterdam Charity Club kan wijzigingen aanbrengen in de getroff en beveiligingsmaatregelen indien dat naar haar oordeel noodzakelijk is om een passend beveiligingsniveau te blijven bieden. De door Rotterdam Charity Club redelijkerwijs gemaakte of te maken kosten in verband met de aan te brengen wijzigingen in de beveiligingsmaatregelen zullen door Klant worden vergoed.
3. Rotterdam Charity Club staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreff end is. Rotterdam RibRally zal zich inspannen om de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de uitvoeringskosten van de beveiligingsmaat- regelen,
de aard, omvang en de context van de Verwerkingen, de doeleinden en het beoogd gebruik van de Dienst, de verwerkingsrisico’s en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van Betrokkenen die zij gezien het beoogd gebruik van de Dienst mocht verwachten, niet onredelijk is.
4. Klant stelt enkel Persoonsgegevens ter Verwerking aan Rotterdam Charity Club ter beschik- king, indien Klant zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroff en. Klant is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken maatregelen.
Artikel 8. Meldplicht
1. In het geval van een beveiligingslek en/of een datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens) zal Rotterdam Charity Club, zich naar beste kun- nen inspannen om Klant daarover zo snel mogelijk te informeren naar aanleiding waarvan Klant beoordeelt of zij de toezichthoudende autoriteiten en/of Betrokkenen zal informeren of niet. Rot- terdam Charity Club spant zich naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken.
2. Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist zal Rotterdam Charity Club meewerken aan het informeren van de terzake relevante autoriteiten en eventueel Betrokkenen. Klant is verantwoor- delijk voor het melden naar de relevante autoriteiten.
3. De meldplicht behelst voor Rotterdam Charity Club in ieder geval het melden aan Klant van het feit dat er een lek is geweest, alsmede:
– wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;
– wat het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg is;
– wat de (voorgestelde) oplossing is;
– wat de reeds ondernomen maatregelen zijn;
– wat de contactgegevens voor de opvolging van de melding zijn;
– wie geïnformeerd is (zoals Betrokkene zelf, Klant, toezichthouder).
Artikel 9. Afhandeling verzoeken van Betrokkenen
1. In het geval dat een Betrokkene een verzoek over zijn Persoonsgegevens richt aan Rotterdam Charity Club, zal Rotterdam Charity Club het verzoek doorsturen aan Klant en de Betrokkene hiervan op de hoogte stellen. Klant zal het verzoek vervolgens verder zelfstandig afhandelen. Indien blijkt dat de Klant hulp nodig heeft van Rotterdam Charity Club voor de uitvoering van een verzoek van
een Betrokkene, zal Rotterdam Charity Club hieraan meewerken en zal Rotterdam Charity Club hiervoor kosten in rekening brengen.
Artikel 10. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
1. Op alle Persoonsgegevens die Rotterdam Charity Club ingevolge deze Bijlage voor Klant Verwerkt, rust een geheimhoudingsplicht van Rotterdam Charity Club jegens derden. Rotterdam Charity Club zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor hij deze heeft verkregen, tenzij deze in een zodanige vorm is gebracht dat deze niet tot Betrokkenen herleidbaar is.
2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing:
– Voor zover Klant uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan Derden te verschaffen; of
– Indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is voor de uit- voering van de Overeenkomst of deze Bijlage; of
– Indien er een wettelijke verplichting en/of een rechterlijk bevel bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken; of
– Ten aanzien van Derden waaraan – met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 –Persoons- gegevens in hun hoedanigheid als subverwerker worden verstrekt.
Artikel 11. Duur en opzegging
1. De Bijlage is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Overeenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
2. De Bijlage kan tussentijds niet worden opgezegd.
3. Partijen mogen deze Bijlage alleen wijzigen met wederzijdse instemming.
4. Na beëindiging van de Bijlage vernietigt Rotterdam Charity Club de van Klant ontvangen Per- soonsgegevens onverwijld, tenzij Partijen overeenkomen dat Rotterdam Charity Club deze Per- soonsgegevens aan Klant zal terugbezorgen dan wel Rotterdam Charity Club wettelijk verplicht is tot het bewaren van deze Persoonsgegevens. Rotterdam Charity Club kan eventuele kosten die zij maakt in het kader van het vernietigen en/of het terugbezorgen van Persoonsgegevens aan Klant in rekening brengen bij Klant.