DATUM]
PROTOCOL VOOR DE ELEKTRONISCHE MEDEDELING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN AQUAFLANDERS NAAR [INSTANTIE 2]
in het kader van het elektronisch meedelen aan de gemeenten van persoonsgegevens vervat in keuringsattesten opgenomen in het digitaal platform, met het oog op het handhavingsbeleid van de gemeenten
[DATUM]
Dit protocol wordt gesloten conform artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
Tussen
AquaFlanders VZW, met maatschappelijke zetel te Xxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxx, met ondernemingsnummer 0414.299.866, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx Xxxx Xxxxxxx, in de hoedanigheid van Algemeen directeur.
hierna: “AquaFlanders”;
EN
(Lokaal bestuur), met zetel [adres van de maatschappelijke zetel], vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie tekenen: [de burgemeester of de bevoegde schepen] en [de algemeen directeur]
hierna: “INSTANTIE 2”;
AquaFlanders en [INSTANTIE 2] worden hieronder ook wel afzonderlijk aangeduid als een “partij” of gezamenlijk als de “partijen”;
Na te hebben uiteengezet
A. AquaFlanders VZW is de federatie van de Vlaamse waterbedrijven en rioolbeheerders die de belangen van haar leden vertegenwoordigt en gespecialiseerd is in het waterbeheer, alsmede het informeren en sensibiliseren van duurzaam watergebruik.
B. [INSTANTIE 2] is een gemeente zoals beschreven in het decreet lokaal bestuur.
C. 1) Rioolbeheerders, waaronder [INSTANTIE 2], belasten AquaFlanders met de organisatie van de keuring, de opvolging en kwaliteitsborging van het keuringsproces, alsook de wettelijk opgelegde digitale archiveringstaak van de keuringsattesten.
2) Gemeenten voeren een actief lokaal waterbeleid. De gemeente verleent omgevings-vergunningen en houdt, middels tussenkomst van de op het niveau van de gemeente conform de geldende regels aangeduide of belaste ambtenaren, toezicht op de correcte uitvoering van verleende omgevingsvergunningen. Om de opdrachten in het kader van de omgevingsvergunningen te kunnen uitvoeren, inbegrepen het opzetten en uitvoeren van een controle- en handhavingsbeleid door de bevoegde gemeentelijke ambtenaren, is het voor de gemeente noodzakelijk om toegang te krijgen tot de gegevens over de privéwaterafvoer uit de keuringsdatabanken van de samenwerkingsverbanden met derden zoals bedoeld in art. 12/1§3 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 08 april 2011 houdende bepalingen van rechten en plichten van de exploitanten van een openbaar waterdistributienetwerk en hun klanten met betrekking tot de levering van water bestemd voor menselijke consumptie, de uitvoering van de saneringsverplichting en het algemeen waterverkoopreglement.
D. De partijen wensen overeenkomstig artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer een protocol te sluiten met betrekking tot de elektronische mededeling van persoonsgegevens. Dat protocol wordt bekendgemaakt op de website van beide partijen.
F. De functionaris voor gegevensbescherming van AquaFlanders heeft op 20 april 2021 advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
G. De functionaris voor gegevensbescherming van [INSTANTIE 2] heeft op [DATUM] advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
Wordt overeengekomen wat volgt
Artikel 1: Onderwerp
In dit protocol worden de voorwaarden en modaliteiten van de elektronische mededeling van de persoonsgegevens zoals omschreven in artikel 3 door AquaFlanders aan [INSTANTIE 2] uiteengezet.
Artikel 2: Rechtvaardigingsgronden van zowel de mededeling als de inzameling van de persoonsgegevens
De beoogde gegevensverwerking gebeurt op grond artikel 6 1. c van de AVG: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust voor de doelen van dit protocol.
Rechtvaardigingsgrond inzameling persoonsgegevens
AquaFlanders baseert zich voor de gegevensverwerking op:
In het Besluit van de Vlaamse Regering van 08 april 2011 houdende bepalingen van rechten en plichten van de exploitanten van een openbaar waterdistributienetwerk en hun klanten met betrekking tot de levering van water bestemd voor menselijke consumptie, de uitvoering van de saneringsverplichting en het algemeen waterverkoopreglement, alsmede in het Ministerieel besluit betreffende de keuring van de binneninstallatie, de niet-aangesloten binneninstallatie, de installatie voor tweedecircuitwater en de privéwaterafvoer1, wordt in onderstaande artikelen het volgende geformuleerd betreffende de doeleinden:
Besluit van de Vlaamse Regering
Wat betreft privéwaterafvoer
Art. 12/1, §3, 3°: De exploitant is verantwoordelijk voor de digitale archivering van de keuringsattesten.
Ministerieel besluit
De exploitant voorziet in een digitaal registratiesysteem waarin alle keuringsdossiers worden opgenomen, die afgeleverd worden vanaf 1 januari 2021. De exploitant start uiterlijk op 1 juli 2021 met de digitale registratie.
Het keuringdossier bestaat uit de volgende documenten:
een uitvoeringsplan van het gekeurde systeem;
het keuringsattest voor het gekeurde systeem.
De exploitanten belasten AquaFlanders met bovengenoemde digitale archiveringstaak van de keuringsattesten.
Rechtvaardigingsgrond mededeling persoonsgegevens
[INSTANTIE 2] zal de opgevraagde gegevens verwerken voor volgende doeleinden:
1) in haar hoedanigheid van rioolbeheerder zal [INSTANTIE 2] de opgevraagde gegevens verwerken voor de controle van de organisatie en opvolging van de keuringen conform de bepalingen van het Algemeen Waterverkoopreglement;
2) in haar hoedanigheid van gemeente, zal de verwerking en uitwisseling van data gebeuren uitsluitend en expliciet in functie van haar handhavingsbeleid op de verplichtingen die Vlarem II, stedenbouwkundige verordeningen en de omgevingsvergunning opleggen aan de privéwaterafvoer.
Het doelbindingsbeginsel van de initiële verwerking is verenigbaar met de verdere verwerking van deze persoonsgegevens door [INSTANTIE 2], gezien de vermelde regelgeving en het samenwerkingsverband dat in dat kader tussen partijen wordt aangegaan.
Artikel 3: De gevraagde persoonsgegevens en de categorieën en omvang van de gevraagde persoonsgegevens conform het proportionaliteitsbeginsel
In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de verschillende persoonsgegevens die worden meegedeeld, alsook de verantwoording van de proportionaliteit en de bewaartermijn van de gegevens.
Het betreft geen persoonsgegevens als vermeld in artikel 9 en/of 10 van de algemene verordening gegevensbescherming. Indien dat wel het geval is, wordt dit gespecificeerd in onderstaande tabel.
Categorie van )ersoonsgegevens 1
|
Identificatiegegevens:
|
Verantwoording proportionaliteit |
Verificatie klant/titularis/opdrachtgever of keurder (bij keurder wordt adres niet geregistreerd) |
Categorie van persoonsgegevens 2 |
Gegevens inzake beroep:
|
Verantwoording proportionaliteit |
Verificatie keurder |
Categorie van persoonsgegevens 3 |
Identificatiegegevens van de woning:
|
Verantwoording proportionaliteit |
1) Verificatie/controle van de identificatie van de gebouweenheid of het gebouw 2) De gemeente verleent omgevingsvergunningen en houdt toezicht op omgevingsvergunningen. Voor de informatie die voor haar taken relevant zijn, wil de gemeente toegang tot de data uit de keuringsdatabanken. De verwerking en uitwisseling van data gebeurt in functie van het handhavingsbeleid van de gemeente op de verplichtingen die Vlarem II, stedenbouwkundige verordeningen en de omgevingsvergunning opleggen. |
Categorie van persoonsgegevens 4 |
Keuringsdossier
|
Verantwoording proportionaliteit |
Controle keuring conform bepalingen Waterverkoopreglement versie 1 januari 2021 en andere toepasselijke wetgevingen |
De meegedeelde gegevens zullen door [INSTANTIE 2] net zolang als nodig bewaard worden voor de doeleinden omschreven in dit Protocol. Wanneer het niet langer voor [INSTANTIE 2] noodzakelijk is om de gegevens te bewaren, verwijdert zij deze op een veilige manier.
Artikel 4: De categorieën van ontvangers en derden die mogelijks de gegevens eveneens verkrijgen
[INSTANTIE 2] zal de meegedeelde persoonsgegevens in het kader van de in artikel 2 vooropgestelde finaliteiten kunnen meedelen aan volgende categorie(ën) van ontvangers:
Volgende diensten van [INSTANTIE 2] zullen toegang hebben tot de gevraagde persoonsgegevens:
[INTERNE DIENSTEN DIE GEBRUIK ZULLEN MAKEN VAN DE GEGEVENS]
[…]
Enkel personen die omwille van hun functieprofiel deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun werk, krijgen toegang tot de informatie.
Schrappen wat niet past
Daarnaast kunnen de gevraagde gegevens worden medegedeeld aan of ingezien door:
[DE NAMEN VAN DE INSTELLINGEN, INSTANTIES OF ONDERNEMINGEN EN DE VERANTWOORDING WAAROM DIE EXTERNE GEBRUIKERS OOK TOEGANG HEBBEN TOT DE GEGEVENS]
[…]
Voor elke eventuele mededeling van de gevraagde persoonsgegevens door [GEGEVENSONTVANGER] aan derden moet voorafgaandelijk aan de betrokkenen en aan AquaFlanders toestemming worden gevraagd en moet uiteraard in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens. Dat betekent onder meer dat [GEGEVENSONTVANGER] waar vereist een protocol sluit voor de mededeling van de gevraagde gegevens.
[OF]
De gegevens zullen bovendien niet gedeeld worden met derden.
Artikel 5. Periodiciteit van de mededeling en de duur van de mededeling
De persoonsgegevens zullen permanent worden opgevraagd omdat
[INSTANTIE 2] in haar rol als rioolbeheerder permanent dient te controleren of de keuringen conform het Algemeen Waterverkoopreglement hebben plaatsgevonden.
de gemeenten permanent handhaving van omgevingsvergunningen voeren.
De mededeling van persoonsgegevens is voor de duur dat de exploitanten AquaFlanders belasten met de genoemde digitale archiveringstaak van de keuringsattesten.
Artikel 6: Beveiligingsmaatregelen
De partijen nemen en handhaven passende technische en organisatorische maatregelen om de rechten en vrijheden van de betrokkenen te waarborgen. Deze maatregelen dienen om de persoonsgegevens adequaat te beveiligen en beveiligd te houden tegen verlies of enige vorm van onzorgvuldig, ondeskundig of onrechtmatig gebruik of verwerking of toegang, waarbij rekening wordt gehouden met de aard van de te beschermen gegevens, het risico van de verwerking, de stand van de techniek en de uitvoeringskosten van de maatregelen. De genomen beveiligingsmaatregelen moeten een op het risico afgestemd beveiligingsniveau waarborgen.
Volgende maatregelen worden door AquaFlanders getroffen ter beveiliging van de verwerking van de persoonsgegevens.
Bescherming tegen vernietiging, verlies, wijziging … van gegevens
Maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies of wijziging, onbevoegde of onrechtmatige opslag, verwerking of openbaarmaking.
a) Organisatie van informatiebeveiliging en communicatieprocessen
Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid.
Er wordt een beleid opgesteld om gegevens te corrigeren die reeds met andere stakeholders zijn gedeeld, of om stakeholders op de hoogte te stellen van updates.
b) Medewerkers
Medewerkers hebben op grond van een autorisatiesystematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.
c) Netwerk-, server- en applicatiebeveiliging en onderhoud
De netwerkomgeving waarbinnen gegevens worden verwerkt is strikt beveiligd. Daarbij worden verkeersstromen gescheiden en zijn maatregelen geïmplementeerd tegen misbruik en aanvallen.
Niet (meer) gebruikte informatie wordt verwijderd.
Het wachtwoordbeleid is als volgt: elk wachtwoord dient uit tien tekens te bestaan en wordt nadien geëncrypteerd opgeslagen. De gebruiker kan zijn wachtwoord via mail resetten.
Beveiliging Platform:
Back-ups
Er worden periodiek back-ups gemaakt ten behoeve van de continuïteit van de dienstverlening. Deze back-ups worden vertrouwelijk behandeld en bewaard in een gesloten omgeving.
Toegang tot de server
De toegang tot de server is beperkt tot enkele personen binnen de onderneming van de ontwikkelaar van het digitaal keuringsplatform;
De toegang tot de server is beperkt tot enkele fysieke locaties;
Toegang tot de server staat los van het recht om anderen toegang te geven tot die servers;
Elke toegang tot de server wordt gelogd en gemonitord.
Toegang tot het digitaal keuringsplatform
De toegang tot het digitaal keuringsplatform is afgeschermd via een authenticatie en autorisatie mechanisme;
Zonder correcte authenticatie is het digitaal keuringsplatform niet bruikbaar;
Op basis van de autorisatie zal elke gebruiker enkel toegang heeft tot de data waar hij/zij rechten op heeft;
Voor de authenticatie en autorisatie worden moderne en gangbare technologieën gebruikt;
Dit mechanisme geldt zowel voor gebruikers die toegang krijgen via de applicatie alsook voor derde partijen die via de API toegang krijgen tot bepaalde data en functionaliteit.
Data uitwisseling
Alle uitwisseling van data tussen het platform en de applicatie alsook tussen het platform en derde partijen verloopt volledig versleuteld. Hiervoor worden de meest recente cryptografische technieken gebruikt.
Verdere beveiligingsmaatregelen omtrent het platform werden getroffen:
Security by design
Controle op vulnarebilities: Gebruiken van pre-commit hooks om gekende vulnarabilities in dependencies op te sporen.
Xxxxxxx xxx Xxxxxxx
Best practices:
Exception shielding
Laravel whitelists
Pull request: Alle code die geschreven wordt, wordt door een andere ontwikkelaar gecontroleerd op een aantal zaken waarvan security een belangrijk deel uitmaakt.
Unit testen: bv. nagaan of een gebruiker effectief geen data terugkrijgt waartoe hij/zij geen rechten heeft.
[INSTANTIE 2] verbindt zich ertoe om het ontvangen beveiligd elektronisch bestand zo snel mogelijk op een door [INSTANTIE 2] gecontroleerde omgeving te plaatsen en te verwijderen uit het oorspronkelijke transportmedium (bijvoorbeeld de e-mail).
[INSTANTIE 2] verbindt zich ertoe om de gepaste organisatorische maatregelen te nemen om de gegevens en de verwerking ervan te beveiligen.
[INSTANTIE 2] verbindt zich ertoe de personen die onder hun verantwoordelijkheid of gezag werken kennis te geven van:
de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016;
elk voorschrift betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegeven;
enig ander voorschrift dat van toepassing is op de verwerking van gegevens in het kader van de opdracht waarop deze overeenkomst van toepassing is.
[INSTANTIE 2] garandeert dat de personen die in hun naam en voor hun rekening werken uitsluitend toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben om hun taak of opdracht in het kader van dit Protocol uit te voeren. Dit geldt voor personeel, ingehuurd of tijdelijk personeel en eventuele derde partijen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht.
[INSTANTIE 2] heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangewezen en heeft minstens een actueel veiligheidsbeleid en -plan dat jaarlijks wordt herzien.
[INSTANTIE 2] verbindt zich er toe alle (pogingen tot) onrechtmatige of anderszins ongeautoriseerde verwerkingen of toegangen tot persoonsgegevens of andere vertrouwelijke gegevens te melden. [INSTANTIE 2] meldt dit onmiddellijk aan AquaFlanders zonder onredelijke vertraging na het vaststellen van het incident.
Daarnaast zal [INSTANTIE 2] in geval van gegevenslek alle redelijkerwijs benodigde maatregelen treffen om (verdere) schending van de beveiligingsmaatregelen te voorkomen of te beperken.
[INSTANTIE 2] verbindt zich ertoe om de gepaste technische maatregelen te nemen om de Gegevens en de verwerking ervan te beveiligen.
[INSTANTIE 2] waarborgt, voor zover dit technisch mogelijk is, de integriteit, de beschikbaarheid en de vertrouwelijkheid van alle gegevens die zij in het kader van dit contract verwerken. Dit doen zij minstens door het implementeren en gebruiken van beveiligingstechnologieën en – technieken, die in overeenstemming zijn met de best practices op dat vlak. Dit is inclusief mechanismen om kwetsbaarheden te detecteren en/of te identificeren en het tijdig doorvoeren van patches en/of updates.
[INSTANTIE 2] voorkomt door middel van functiescheiding dat een combinatie van toegangsrechten kan leiden tot ongeautoriseerde handelingen en/of toegang tot gegevens.
[INSTANTIE 2] neemt maatregelen met betrekking tot de preventie en opsporing van fraude en elk ander oneigenlijk gebruik van of toegang tot systemen en netwerken.
Het netwerk en de informatiesystemen worden actief gemonitord en beheerd door de [INSTANTIE 2]. Er is tevens een procedure beschikbaar om eventuele gegevenslekken af te handelen. Onderdeel hiervan is het informeren van AquaFlanders.
[INSTANTIE 2] verstrekt op redelijk verzoek van AquaFlanders de nodige informatie over de mechanismen voor fysieke en/of elektronische toegang tot de systemen en gegevens van AquaFlanders. Deze mechanismen moeten een aantoonbaar veilige manier voorzien om toegang tot de gegevens te verschaffen.
[INSTANTIE 2] verzekert dat, voor zover zij dit redelijkerwijze horen te weten, geen enkele uitrusting of software die zij in het kader van dit protocol gebruiken een inbreuk maakt op het intellectuele eigendomsrecht van een derde (zoals het auteursrecht, octrooi, recht sui generis, merk, …).
[INSTANTIE 2] moet kunnen aantonen dat de in dit artikel opgesomde maatregelen werden getroffen. Op eenvoudig verzoek van AquaFlanders moet [INSTANTIE 2] hiervan aan AquaFlanders het bewijs overmaken.
In het geval [INSTANTIE 2] voor de verwerking van persoonsgegevens die het voorwerp zijn van voorliggend protocol, beroep doet op een verwerker (of meerdere verwerkers), doet de [INSTANTIE 2] uitsluitend beroep op verwerkers die afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen bieden opdat de verwerking aan de vereisten van de algemene verordening gegevensbescherming voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd. [INSTANTIE 2] sluit in voorkomend geval met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst in overeenstemming met artikel 28 van de algemene verordening gegevensbescherming. Partijen bezorgen elkaar op verzoek een overzicht van de verwerkers die de gevraagde gegevens verwerken, en actualiseren dit overzicht zo nodig.
Artikel 7: Kwaliteit van de persoonsgegevens
Zodra [INSTANTIE 2] één of meerdere foutieve, onnauwkeurige, onvolledige, ontbrekende, verouderde of overtollige gegevens in de persoonsgegevens, vermeld in artikel 3, vaststelt (al dan niet op basis van een mededeling van de betrokkene), meldt zij dat onmiddellijk aan AquaFlanders die na onderzoek binnen een redelijke termijn van de voornoemde vaststellingen de gepaste maatregelen treft en [INSTANTIE 2] daarvan vervolgens op de hoogte brengt.
Het contactpunt voor de melding aan AquaFlanders is het volgende mailadres: xxx@xxxxxxxxxxxx.xx.
Het contactpunt voor de melding aan [INSTANTIE 2] wordt gevormd door elke contactpersoon afzonderlijk, vermeld op blz. 1 van dit protocol.
Artikel 8: Sanctie bij niet-naleving
Onverminderd haar recht om een schadevergoeding te vorderen, kan iedere partij de doorgifte van de in dit protocol bedoelde gegevens opschorten indien de andere partij deze persoonsgegevens verwerkt in strijd met hetgeen bepaald is in dit protocol, met de algemene verordening gegevensbescherming of met andere relevante wet- of regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens en dit niet heeft rechtgezet binnen een termijn van dertig (30) kalenderdagen nadat zij per aangetekende brief in gebreke is gesteld.
Artikel 9: Meldingsplichten
Partijen engageren zich in het licht van artikel 33 van de algemene verordening gegevensbescherming om elkaar via de functionarissen voor gegevensbescherming zonder onredelijke vertraging op de hoogte te stellen van elk gegevenslek dat zich voordoet betreffende de meegedeelde gegevens met impact op beide partijen en in voorkomend geval onmiddellijk gezamenlijk te overleggen teneinde alle maatregelen te nemen om de gevolgen van het gegevenslek te beperken en te herstellen. De partijen verschaffen elkaar alle informatie die ze nuttig of nodig achten om de beveiligingsmaatregelen te optimaliseren.
[Instantie 2] brengt AquaFlanders onmiddellijk op de hoogte van wijzigingen van wetgeving met impact op voorliggend protocol, zoals de finaliteit, proportionaliteit, frequentie, duurtijd enz. en in voorkomend geval van wijzigingen omtrent de verwerkers.
Artikel 10: Transparantie
Dit Protocol zal door AquaFlanders gepubliceerd worden via een tekst op haar website.
Dit Protocol zal door [INSTANTIE 2] gepubliceerd worden via een tekst op haar website.
Artikel 11: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
Dit protocol wordt beheerst door het Belgisch recht.
Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met dit protocol worden beslecht door de bevoegde rechtbank in Antwerpen.
Artikel 12: Inwerkingtreding en opzegging
Dit protocol treedt in werking op [DATUM].
Partijen kunnen dit protocol schriftelijk opzeggen mits inachtneming van een opzegtermijn van 12 maanden.
Het protocol eindigt van rechtswege na afloop van de in artikel 5 van dit protocol bedoelde termijn van mededeling. Het protocol eindigt tevens van rechtswege wanneer er geen rechtsgrond meer bestaat voor de gevraagde doorgifte van persoonsgegevens.
Opgemaakt te Antwerpen, op [DATUM], in evenveel exemplaren als dat er partijen zijn.
Namens AquaFlanders Namens [INSTANTIE 2]
___________________________ ___________________________
Xxxx Xxxxxx [Naam, Functie]
Algemeen directeur
1 Op het moment van de ondertekening van dit Protocol was het Ministerieel besluit nog niet definitief goedgekeurd.
9
/
9