INFOBUNDEL
INFOBUNDEL
Administratief medewerker mobiliteit vacature 2023-21
Functie Administratief medewerker mobiliteit
Functiefamilie Administratief medewerker
Niveau en graad C1-C3 - voltijds contract
Afdeling Grondgebied
Dienst Openbare werken en mobiliteit Aanleiding van deze vacature en/of vooruitzichten :
▪ Voltijds contract onbepaalde duur
▪ Wervingsreserve van 1 jaar
▪ Indien je in de wervingsreserve terecht komt, kan je ook in aanmerking komen voor de functie van administratief medewerker bij een andere dienst.
▪ Momenteel hebben we nog 2 vacatures voor administratief medewerker in ons aanbod:
o voor de dienst Vrije tijd - contractueel – deeltijds - vacaturenummer 2023-22.
o voor de dienst Human resources - contractueel – voltijds - vacaturenummer 2023-25.
Je kan voor meer dan één vacature solliciteren. Geef aan welke jou interesseren. Als selectieproef voorzien we één test voor al deze functies, aangevuld met een proef/gesprek afgestemd op de specifieke functie.
Kennismaking met Boechout
▪ Onze gemeente
Boechout is een landelijke gemeente van meer dan 13.500 inwoners, gelegen in de zuidrand van Antwerpen. De gemeente behoort tot het arrondissement Antwerpen, bevindt zich aan de N10 tussen de steden Mortsel en Lier en wordt doorkruist door mooie fietsroutes.
Andere grensgemeenten zijn Hove, Lint, Ranst, Wommelgem en Borsbeek. Sinds de fusie van de gemeenten in 1976 is Vremde een deelgemeente van Boechout.
Binnen de gemeentegrenzen liggen drie woonkernen, twee in Boechout (omgeving station en omgeving kerk) en een derde in Vremde aan de kerk.
Boechout heeft een rijk verenigingsleven en ook op cultureel vlak valt er heel wat te beleven. Denk maar aan het Gemeenschapscentrum Vooruit, met een programma waar jong en oud zijn gading in kan vinden. Sinds kort staat Boechout ook sportief stevig op de kaart, met een eigen sportinfrastructuur, Sportpark Sneppenbos. Ons bestuur vindt het belangrijk om ook een goedgevulde agenda aan te bieden voor de Boechoutse jeugd.
En uiteraard is Boechout voor velen gekend door het jaarlijkse Sfinksfestival, dat de steun geniet van het gemeentebestuur.
▪ Boechout als werkgever
Als lokale overheid bieden we onze inwoners een heleboel diensten aan.
Wij hebben onze gemeentelijke administratieve diensten, onze gemeentewerf, onze bibliotheek, buitenschoolse kinderopvang, vrijetijdsdienst (sport-jeugd-cultuur-senioren), onze poetsdames, onze theaterzaal Vooruit, ons sportpark, onze dienst welzijn (ocmw)…
Een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening kan alleen maar gerealiseerd worden met de dagelijkse inzet van een sterk personeelsteam. Dat bestaat uit ongeveer 150 vaste medewerkers.
Het maakt niet uit in welke dienst of in welke functie iemand werkt, ieders werk is van belang en wordt gewaardeerd.
Plaats in het organogram
Deze functie situeert zich in de afdeling Grondgebied.
De administratief medewerker mobiliteit krijgt leiding van het diensthoofd openbare werken en mobiliteit.
Gemeenteraad
College
Algemeen directeur
Adjunct Alg dir
Financieel directeur
Interne organisatie
Vrije tijd en Onderwijs
Grondgebied
Burger en Welzijn
Beleidsondersteuning
Vrije tijd en
evenementen
Omgeving
Burger
Financiën
Infrastructuurbeheer
Openbare werken en
mobiliteit
Welzijn
Secretariaat
BKO
Gemeentewerf
ICT
Bibliotheek
Human resources
Communicatie
Jobinhoud G= generiek S= specifiek
De administratief medewerker staat via een efficiënte en klantgerichte loketwerking garant voor het afleveren van officiële documenten, een adequate doorverwijzing, informatieverstrekking en opvolging zodat een correcte en tijdige dienstverlening voor de burger gewaarborgd wordt.
Informeren, helpen en begeleiden van de (interne/externe) klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening (G)
Dit omvat onder meer volgende taken:
▪ Onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier
▪ Geven van inlichtingen
▪ Doorverwijzen van de klant indien nodig
▪ Geven van uitleg met betrekking tot procedures
▪ Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures
▪ Afleveren van de vereiste documenten
▪ Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt
Opvolgen van de specifieke wetgeving inzake openbare werken en mobiliteit met het oog op een actuele kennis en toepassing van de wetgeving (S)
Dit omvat onder meer volgende taken:
▪ Opvolgen en zich eigen maken van de veranderende wetgeving ter zake (uitvoeringsbesluiten, omzendbrieven, enz..)
▪ Alert zijn voor signalen uit het werkveld m.b.t. aandachtspunten (van aannemers,
interne en externe collega’s, adviesinstanties enz.)
▪ Signaleren van items waarover men meer kennis wenst te verwerven (opleidingen intern of extern)
▪ Delen van verworven kennis ter zake
Voor deze functie ligt de klemtoon vooral op mobiliteit en in mindere mate op openbare werken.
Instaan voor het autonoom afhandelen van dossiers in het kader van een efficiënte en effectieve werking van de dienst (G)
Dit omvat onder meer volgende taken:
▪ Uitvoeren van onderzoek op basis van de reglementering
▪ Opvolgen van alle procedures in het kader van het dossier
▪ Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling
▪ Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten
▪ Bewaken van de voortgang van dossiers
▪ Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen (mondeling of schriftelijk)
▪ Controleren en klasseren van afgewerkte dossiers
Instaan voor allerlei administratieve, praktische of logistieke taken zodat de werking van de dienst optimaal ondersteund wordt (G)
Dit omvat onder meer volgende taken:
▪ Verzorgen van allerlei schriftelijke communicatie (brieven, mailing,…) en mondelinge
communicatie (telefonie)
▪ Bestellen van materiaal
▪ Nazien, bv. van documenten, formulieren, facturen,…
▪ Werken met de meest courante softwarepakketten
Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening (G)
Dit omvat onder meer volgende taken:
▪ Constructief deelnemen aan het werkoverleg
▪ Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van
zaken inzake uitvoering van een project of opdracht,…
▪ Formuleren van suggesties of verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening
▪ Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten,… die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben
Profiel
▪ Je stelt de klant centraal in de dienstverlening (klantgerichtheid)
▪ Je stelt hoge eisen aan de kwaliteit, efficiëntie en deskundigheid (kwaliteitsvol werken)
▪ Je toont betrokkenheid naar zowel de organisatie als naar de klanten toe (betrokkenheid)
▪ Je communiceert op een eerlijke, respectvolle en correcte manier, zowel naar collega’s
als naar klanten (integriteit)
▪ Je kan met de nodige instructies aan de slag (zelfstandig werken)
▪ Je overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen (samenwerken)
▪ Je schrijft foutloos, helder en beknopt (schriftelijk en mondeling communiceren)
▪ Je verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken (flexibiliteit)
▪ Je komt uit eigen beweging tot actie (initiatief)
Vaktechnische competenties
A = nodig bij aanwerving
F = te verwerven tijdens de uitoefening van de functie
Kennisniveau | ||||
Grondig | Goed | Basis | ||
Kennis | ||||
Interne reglementen en afspraken | F | |||
Gemeentelijke werking | F | |||
Specifieke wetgeving/regelgeving | F | |||
Specifieke vakkennis/technische bekwaamheid | F | |||
Computerkennis | ||||
MS Office – toepassingen | F A | |||
Software eigen aan de organisatie | F | |||
Software eigen aan de dienst/functie | F | |||
Aanwervingsvoorwaarden
▪ houder zijn van een diploma van het secundair onderwijs of gelijkwaardig
▪ een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie (wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister)
De selectieprocedure
Je kan voor meer dan één vacature van administratief medewerker solliciteren (zie blz 1). Geef aan welke jou interesseren.
Als eerste selectieproef voorzien we één test voor al deze functies. Daarbij peilen we naar jouw algemene administratieve kwaliteiten.
Je ontvangt snel een uitnodiging voor deze selectieproef.
Als je slaagt, dan volgt er nog een proef/gesprek afgestemd op de specifieke functie.
Hoe solliciteren ?
Solliciteren doe je met vermelding van vacaturenummer 2023-21 uiterlijk op 15 september 2023.
Je bezorgt je kandidatuur met je CV, je motivatie en een kopie van het vereiste diploma op één van volgende wijzen:
▪ via een brief (de poststempel geldt als de datum van je sollicitatie) aan Gemeente Boechout, Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 XXXXXXXX
▪ via mail aan xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
▪ via het online sollicitatieformulier via de link: xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx- indienen
Wedde en andere voordelen
Onze medewerkers vallen onder de weddenregeling van lokale besturen. Voor deze functie betekent dat
▪ een voltijds brutomaandloon, vanaf 2.318,21 euro (C1) bij 0 jaar anciënniteit;
▪ een voltijds brutomaandloon, tussen 2.709,86 euro (C1) en 2.796,83 euro (C2) bij 8 jaar anciënniteit.
Ervaring kan onbeperkt meetellen voor de anciënniteit.
Deze bedragen zijn gerekend aan het indexcijfer van september 2023.
Voor meer gedetailleerde info, neem best contact op, want ieders situatie is anders.
▪ maaltijdcheques van 8 euro (eigen bijdrage van 1,09 euro)
▪ vakantiegeld, eindejaartoelage
▪ gratis hospitalisatieverzekering vanaf een tewerkstelling van minimum 6 maanden, jaarlijkse geschenkcheque en ecocheque, het aanbod van sociale voordelen van de GSD-v, de voordelen van de PLUS-pas…
▪ fietsvergoeding van 0,27 euro per km of terugbetaling abonnement openbaar vervoer voor woon-werkverkeer
▪ 2de pensioenpijler (3%)
• 33 vakantiedagen bij een voltijdse tewerkstelling
▪ een rustige en groene werkomgeving
▪ leerkansen en opleidingsmogelijkheden
▪ …
Werktijden
De administratieve diensten werken 38 uur per week bij een voltijdse tewerkstelling, volgens een systeem van flexibele arbeidstijd, op basis van goede afspraken met alle collega’s van de dienst.
Toch nog vragen ?
Heb je toch nog vragen ?
Neem dan contact op met de personeelsdienst (03/460 06 25) of via mail xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.