Doorgifte van gegevens van verantwoordelijke naar verantwoordelijke
Doorgifte van gegevens van verantwoordelijke naar verantwoordelijke
Op … Tussen
'Naam ECO'
En
BRUGEL
Dit akkoord wordt gesloten tussen:
1) BRUGEL, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0806.001.011, Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, en geldig vertegenwoordigd door Xxxxxx Xxxxxxxx
En
2) 'Naam ECO', ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer …, gelegen te …, en geldig vertegenwoordigd door ….
Samen 'de partijen' genoemd.
Door de ondertekening van deze overeenkomst zijn de partijen het volgende overeengekomen:
Art. 1 INLEIDING
1.1. Deze overeenkomst is opgesteld om de bescherming van persoonsgegevens die tussen de partijen worden uitgewisseld, contractueel te waarborgen.
Deze gegevens worden uitgewisseld met het oog op het certificeren van installaties voor de productie van groene stroom en uitbreidingen van fotovoltaïsche installaties, het uitvoeren van certificeringsbezoeken, het controleren van installaties en het beheren van groenestroomcertificaten.
1.2. De belangrijkste rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens zijn de ordonnantie van 19 juli 2001 betreffende de organisatie van de elektriciteitsmarkt in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en het Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 17 december 2015 betreffende de promotie van groene elektriciteit en energie uit hernieuwbare bronnen.
1.3. De uitwisselingen van persoonsgegevens zijn onderworpen aan de Algemene Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna de 'AVG' genoemd) en de wetten die deze aanvullen, hierna gezamenlijk de 'Wet- en Regelgeving' genoemd. De termen die in deze overeenkomst worden gebruikt ('persoonsgegevens', 'verwerkingsverantwoordelijke', enz.) moeten worden geïnterpreteerd in overeenstemming met de definities in de Wet- en Regelgeving.
Art. 2 VERANTWOORDELIJKHEDEN
2.1. Met betrekking tot de persoonsgegevens die tussen de partijen worden uitgewisseld in het kader van deze overeenkomst, wordt elke partij als volgt beschouwd:
- BRUGEL zal worden beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die ze verwerkt; en
- 'Naam van de ECO' zal worden beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die ze verwerkt.
2.2 Elke partij voert haar verwerking uit in strikte overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, voldoet aan al haar verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke en onderneemt geen actie, en staat niet toe dat er een actie wordt ondernomen die mogelijk een schending vormt van de voornoemde Wet- en Regelgeving.
Art. 3 IDENTIFICATIE VAN DE CONTACTPERSOON EN DE DATA PROTECTION OFFICER
3.1. Elke partij moet binnen haar organisatie één contactpunt aanwijzen. Met deze contactpersoon kan contact worden opgenomen bij vragen of klachten met betrekking tot deze overeenkomst. Om de samenwerking tussen beide partijen bij de gegevensuitwisseling te vergemakkelijken, zijn dit de gegevens van de contactpersoon:
- Voor BRUGEL: xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxxxx
- Voor 'Naam ECO' 'algemeen e-mailadres'
3.2. Er kan ook contact worden opgenomen met de data protection officer op het volgende adres:
- Voor BRUGEL: xxx@xxxxxx.xxxxxxxx
- Voor 'Naam ECO': 'e-mailadres DPO ECO'
Art. 4 UITGEWISSELDE GEGEVENS
4.1. 'Naam ECO' geeft de volgende categorieën van persoonsgegevens door aan BRUGEL:
- Het aanvraagformulier tot certificering dat is opgesteld en ter beschikking gesteld door BRUGEL, meer bepaald:
1) Gegevens van de persoon die instaat voor de follow-up van het aanvraagdossier (functie, aanspreektitel, naam, voornaam, adres, e-mailadres, gsm, telefoon)
2) Gegevens van de persoon die houder is van de installatie (aanspreektitel, naam, voornaam, adres, e-mailadres, gsm, telefoon, rekeningnummer groenestroomcertificaten, dossiernummer, ondernemingsnummer of btw-nummer).
3) Gegevens van de volmachthouder van de rekening (aanspreektitel, naam, voornaam, adres, e-mailadres, gsm, telefoon)
4) Installatiegegevens (adres van de installatie, nummer van de EAN-code, technische gegevens)
- De bijlagen bij het formulier, meer bepaald:
1) Een kopie van de stedenbouwkundige vergunning of van de milieuvergunning
2) Kopie van beide zijden van het identiteitsbewijs van de houder van de installatie en van de volmachthouders
3) Bewijs van het eigendomsrecht of het zakelijk recht van de installatie
4) Het volmachtdocument indien de houder een rechtspersoon is
5) AREI-document
6) Attest Sibelga
7) Kopie van de installatieschema's. Daarop is onder meer het adres van de installatie vermeld
8) Kopie van het contract voor de wederverkoop van elektriciteit in het kader van een warmtekrachtkoppelingscentrale
9) Kopie van het contract voor de wederverkoop van warmte in het kader van een warmtekrachtkoppelingscentrale
10) Een stabiliteitsstudie (voor Skylight type installatie)
11) Relevantie – of haalbaarheidsstudie van de warmtekrachtkoppelingsinstallatie (als ze bestaat).
- Certificeringsattest
- Verslag van het controlebezoek
4.2. XXXXXX geeft, in het kader van de controlebezoeken aan de installaties, het initiële dossier van de producent door aan 'Naam ECO'.
4.3. De uitgewisselde gegevens moeten beperkt blijven tot wat strikt noodzakelijk en bruikbaar is voor de doeleinden die in deze overeenkomst zijn vastgesteld.
4.4. De partij die de gegevens doorgeeft aan de andere partij, zorgt ervoor dat ze nauwkeurig en up-to-date zijn op het moment van de uitwisseling.
Als een van de partijen zich ervan bewust wordt dat de gegevens die zij heeft doorgegeven of ontvangen, onnauwkeurig of achterhaald zijn, stelt zij de andere partij daarvan zo spoedig mogelijk in kennis.
Art. 5 COMMUNICATIEWIJZE
5.1. 'Naam ECO' geeft de persoonsgegevens door aan BRUGEL door middel van een beveiligde methode.
Dit houdt in dat het certificeringsdossier door 'Naam ECO' wordt ingevoerd op het Extranet-platform. De persoonsgegevens worden vervolgens elektronisch verzonden via Greenbox. Het dossier bestaat uit het aanvraagformulier tot certificering, de bijlagen bij dat formulier, het certificeringsattest, het bezoekverslag en de foto's.
5.2. XXXXXX geeft de persoonsgegevens per e-mail door aan 'Naam ECO' via Xxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxxxx.
Art. 6 BEWARING
6.1. BRUGEL mag de gedeelde persoonsgegevens niet langer bewaren of verwerken dan nodig is om de in deze overeenkomst overeengekomen doeleinden te bereiken.
De gegevens worden, afhankelijk van het geval, bewaard gedurende de volgende periode:
- Voor de gegevens in verband met de personen die houder zijn van een installatie: tot 10 jaar na het einde van de periode waarin zijn installatie in aanmerking komt voor groenestroomcertificaten.
- Voor de gegevens over de installaties: totdat de installatie is geclassificeerd als buiten gebruik (met andere woorden productie van de installatie < 80%, dus 25 jaar).
- Voor de gegevens betreffende de volmachthouders van installaties: tot 5 jaar na de afsluiting of deactivering van de account voor groenestroomcertificaten en op voorwaarde dat het saldo gelijk is aan 0.
- Voor gevallen die niet onder een van de bovenstaande drie categorieën vallen, is de standaardbewaartermijn 5 jaar.
6.2. 'Naam ECO' mag de gedeelde persoonsgegevens niet langer bewaren of verwerken dan nodig is om de in deze overeenkomst overeengekomen doelstellingen te bereiken en op voorwaarde dat ‘Naam ECO’ nog steeds geniet van haar erkenning, overeenkomstig art 4 van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 17 december 2015.
In geval van verlies van erkenning verbindt ‘Naam ECO’ zich ertoe om alle persoonsgegevens terug te bezorgen aan BRUGEL.
De gegevens worden, afhankelijk van het geval, bewaard gedurende de volgende periode:
- Voor de gegevens in verband met de personen die houder zijn van een installatie: 'Duur' jaar na de laatste inspectie van de installatie.
- Voor de gegevens in verband met de installaties: 'Duur' jaar na de laatste inspectie van de installatie.
- Voor de gegevens in verband met de gevolmachtigden van een installatie: 'Duur' jaar na de laatste inspectie van de installatie.
Art. 7 RECHTEN VAN DE BETROKKENEN
De hoofdlijnen van de overeenkomst moeten beschikbaar worden gesteld aan de betrokkene. Ongeacht de voorwaarden van de in de artikelen 1 en 2 bedoelde overeenkomst, kan de betrokkene de rechten uitoefenen die hem of haar door de AVG worden toegekend met betrekking tot en tegen elk van de verantwoordelijken voor de verwerking.
Elke partij verbindt zich ertoe de bijstand te verlenen die nodig is om de andere partij in staat te stellen te voldoen aan verzoeken van betrokkenen om hun rechten uit te oefenen onder Titel III van de AVG.
In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving verwerkt ‘Naam ECO’ meetgegevens, installatiegegevens en persoonsgegevens. Binnen dit strikte kader is ‘Naam ECO’ verantwoordelijk voor de verwerking van deze gegevens. Het privacybeleid is beschikbaar op de website van ‘Naam ECO’.
In overeenstemming met de geldende regelgeving verwerkt BRUGEL meetgegevens en installatiegegevens. Binnen dit strikte kader is BRUGEL verantwoordelijk voor de verwerking van deze gegevens. Het beleid van BRUGEL inzake de bescherming van persoonsgegevens is beschikbaar op de website van BRUGEL (xxxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxxxx/xxxx/xxxxxxx).
Als u vragen hebt over de verwerking van uw gegevens :
• Door BRUGEL kunt u contact opnemen met haar functionaris voor gegevensbescherming ("Data Protection Officer" of "DPO") door een e-mail te sturen naar xxx@xxxxxx.xxxxxxxx
• Met "Naam ECO" kunt u zich beroepen op de procedure die wordt beschreven in het vertrouwelijkheidsbeleid. Alle OCA's staan vermeld op onze website xxxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx-00/xxxxxxxxxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx- 34
Art. 8 INBREUK OP DE PERSOONSGEGEVENS EN MELDINGSPROCEDURE
8.1. De partijen moeten elk voldoen aan hun verplichtingen om een gegevensinbreuk (potentieel of daadwerkelijk verlies van gedeelde persoonsgegevens) te melden aan de relevante gegevensbeschermingsautoriteit(indien vereist) en, indien van toepassing, aan de betrokkenen, krachtens artikel 33 van de AVG en ze moeten beiden de andere partij zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 24 uur na het vaststellen van een verlies en/of potentiële of daadwerkelijke inbreuk, op de hoogte stellen van een dergelijke inbreuk.
8.2. De partijen komen overeen elkaar waar nodig bij te staan en samen te werken om de efficiënte en snelle afhandeling van een inbreuk te vergemakkelijken.
Art. 9 GESCHIL MET DE BETROKKENE EN DE BEVOEGDE GEGEVENSBESCHERMINGSAUTORITEIT
Bij geschillen of klachten bij de gegevensbeschermingsautoriteit met betrekking tot de gedeelde persoonsgegevens brengen de partijen elkaar op de hoogte van die geschillen of klachten en werken ze samen aan de afhandeling ervan.
Art. 10 VEILIGHEIDSMAATREGELEN
Gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst verbinden de partijen zich ertoe technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen die zijn afgestemd op de stand van de technologische ontwikkeling, de kosten van de tenuitvoerlegging, de context, de omvang en de doelstellingen van de verwerking en de risico's die daaraan zijn verbonden voor de rechten van de betrokkenen. Deze maatregelen moeten ongeoorloofde en onwettige verwerkingen voorkomen, evenals onopzettelijk of ongeoorloofd verlies of vernietiging van deze gegevens.
Art. 11 ONTVANGERS
De gegevens worden binnen de partijen alleen verwerkt door de diensten of personen die daartoe bevoegd zijn in het licht van de doelstellingen/finaliteiten die in deze overeenkomst zijn overeengekomen.
De gegevens die tussen de partijen worden gedeeld, kunnen worden doorgegeven aan externe personen buiten de partijen wanneer een dergelijke doorgifte noodzakelijk is voor de doeleinden die in deze overeenkomst zijn overeengekomen. Indien de omstandigheden dit vereisen, sluiten de partij en de externe ontvanger met elkaar een overeenkomst zoals bepaald in artikel 26 van de AVG (gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken) of artikel 28 van de AVG (verwerker).
XXXXXX geeft met name het certificeringsdossier door aan Xxxxxxx. Sibelga zal toegang verschaffen tot het Greenmeter-platform om de meterstanden van de productie te kunnen ontvangen en verwerken. Deze meterstanden worden vervolgens doorgestuurd naar BRUGEL, dat op basis van deze meterstanden de groenestroomcertificaten berekent en toekent aan de producenten.
Met het akkoord van de installatiehouder geeft BRUGEL de gegevens van die houder door aan de kopers van groenestroomcertificaten in het Brusselse Gewest, zodat zij contact met hem kunnen opnemen om hem een voorstel te doen voor aankoop van zijn groenestroomcertificaten.
De gegevensdoorgifte kan ook plaatsvinden als dit wettelijk is toegestaan of vereist.
Art. 12 DOORGIFTE BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE
In het geval van een doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte is elke partij er verantwoordelijk voor dat er adequate waarborgen zijn voor die doorgifte.
Art. 13 VERWERKERS
Elke partij is verantwoordelijk voor de keuze van haar eigen verwerkers en de naleving van artikel 28 van de AVG.
Art. 14 VERTROUWELIJKHEID
De gegevens zijn strikt vertrouwelijk. Ze mogen niet worden gekopieerd, gepubliceerd of verspreid aan derden, en moeten worden verwerkt conform de geldende normen en reglementeringen op het vlak van gegevensbescherming.
Art. 15 NIET-NALEVING
Wanneer een van de partijen vaststelt dat de andere partij een van de in deze overeenkomst opgenomen verplichtingen niet nakomt, stelt zij de andere partij daarvan in kennis en verzoekt zij haar de nodige maatregelen te nemen om een einde te maken aan de niet-naleving.
Elke partij vrijwaart en houdt de andere partij schadeloos voor alle kosten, lasten, schade, uitgaven of verliezen die de andere partij lijdt als gevolg van een schending van een bepaling van deze clausules.
Art. 16 WIJZIGING EN HERZIENING
16.1. Deze overeenkomst kan niet worden gewijzigd zonder de schriftelijke en ondertekende toestemming van beide partijen.
16.2. Elke substantiële wijziging van de activiteiten die door deze overeenkomst worden vertegenwoordigd, houdt een heroverweging in van de relevantie van deze overeenkomst en de uitvoering ervan, met het oog op een voortdurende verbetering en de wens dat deze overeenkomst een nuttig instrument blijft voor de partijen.
Art. 17 NIETIGHEID van EEN BEPALING
17.1. De eventuele nietigheid van een bepaling van deze overeenkomst tast de geldigheid van de overige bepalingen van de overeenkomst niet aan.
17.2. De partijen zullen de ongeldige, onwettige of niet-toepasselijke bepaling in voorkomend geval vervangen.
Art. 18 VOLLEDIGE OVEREENKOMST
Deze overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen de partijen. Ze vervangt alle eerdere overeenkomsten, beloften, toezeggingen en garanties, verklaringen en afspraken tussen de partijen, zowel schriftelijk als mondeling, met betrekking tot het onderwerp.
Art. 19 GESCHILLEN EN TOEPASSELIJK RECHT
Op deze clausules is het Belgische recht van toepassing.
Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.
BRUGEL 'Naam ECO'
Handtekening ECO