Samenwerkingsovereenkomst Routebureau Brabant
Samenwerkingsovereenkomst Routebureau Brabant
De ondergetekenden:
1. Regio Zuidoost Brabant, (hierna te noemen Zuidoost-Brabant) ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door; Xxx. X. Xxxxxxx (wethouder Valkenswaard)
2. Regio West-Brabant, (hierna te noemen West-Brabant) ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Dhr. J.C.M, xx Xxxx (wethouder Zundert)
3. Regio Midden-Brabant, (hierna te noemen Hart-van-Brabant) ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Dhr. X.X.X. xxx Xxx (wethouder Xxxx op Zand)
4. Regio Noordoost-Brabant, (hierna te noemen Noordoost-Brabant) ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Dhr. X.X.X.X.X. xxx xxx Xxxxxx (xxxxxxxxx Xxx)
0. Xx xxxxxxxxx Xxxxx-Xxxxxxx en voor zover het bestuurlijke bevoegdheden betreft de publiekrechtelijke rechtspersoon Provincie Noord-Brabant ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Dhr. X.X.X. xxx Xxxxxxxxx (Gedeputeerde provincie Noord- Brabant)
Gezamenlijk aan te dulden als "Partijen", Partij 1 tot en met nr. 4 gezamenlijk aan te duiden als: "Regionale partijen", ook wel ieder afzonderlijk te noemen; "Partij";
In overwegende nemende dat:
a. de provincie Noord-Brabant een groot netwerk aan bewegwijzerde beschreven of anderszins gefaciliteerde recreatieve routes, zoals fiets-, wandel-, ruiter/men- en vaarroutes (hierna; "Routes") kent;
b. Partijen onder de titel "Routebureau Brabant" samenwerken ten aanzien van beheer en onderhoud, promotie en informatie, innovatie en ontwikkeling en data en monitoring van de Routes;
c. Partijen daartoe de Visie Routebureau Brabant 2021-2025 (hierna: "Visie") hebben vastgesteld, welke als Billaoe 1 aan deze Overeenkomst is gehecht en als zodanig is gewaarmerkt;
d. Partijen met het oog op de toekomst streven naar het vastleggen van afspraken over gezamenlijke activiteiten en inzet van middelen inzake beheer en onderhoud, promotie en informatie, innovatie en ontwikkeling en data en monitoring van de Routes in de provincie Noord-Brabant;
e. Voor de vastlegging van uniforme bindende afspraken een samenwerkingsvorm
gewenst is die slagvaardig en flexibel is, doelmatig, waarbij een duurzame relatie tot stand wordt gebracht tussen Partijen ter borging van de continuïteit van de Routes, een en ander zonder dat een publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon hoeft te worden opgericht;
f. Partijen hebben gekozen voor het aangaan van een Samenwerkingsovereenkomst teneinde bindende afspraken vast te leggen over inrichting, taken en bevoegdheden aangaande de onder b benoemde activiteiten van de Routes.
Komen het volgende overeen: Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Definities en begrippen
In deze overeenkomst wordt verstaan onder:
Bijlage(-n) Aan deze Overeenkomst gehechte documenten die daarvan
integraal onderdeel uitmaken;
Financieel Jaarverslag
Jaarplan
Visie
Overeenkomst Routebureau Brabant
Financiële verantwoording van de door het Routebureau Brabant in een kalenderjaar begrote en bestede gelden, waaruit de bijdrage van de individuele Partijen blijkt en de wijze waarop de gelden zijn besteed;
Document waarin Partijen voor een bepaald kalenderjaar bindende afspraken vastleggen over de in dat jaar ten behoeve van het Routebureau Brabant uit te voeren activiteiten, alsmede over de inzet van middelen;
Document waarin Partijen voor een aantal jaren de strategische doelen en de gewenste resultaten ten aanzien het Routebureau Brabant vastleggen. Jaarlijks wordt de concrete doelstelling uit de visie vastgelegd in het jaarplan;
Onderhavige Samenwerkingovereenkomst inclusief de Bijlagen; Benaming van de samenwerking tussen Partijen zoals omschreven in artikel 3 en 4.1. van deze Overeenkomst.
De omschreven definities kunnen in enkelvoud en meervoud worden gebruikt.
Artikel 2 Doelstellingen en resultaten van de Overeenkomst
2.1 Doel van deze Overeenkomst is het vastleggen van afspraken over de wijze waarop de in de visie beschreven strategische doelstellingen worden bereikt.
2.2 De in deze Overeenkomst vastgelegde afspraken regelen de juridische,
organisatorische en financiële aspecten van de samenwerking.
2.3 Partijen wensen door middel van de samenwerking de volgende resultaten te bereiken:
i. Het realiseren van strategische doelen zoals vastgelegd in een visie; li. Het vastleggen van rollen en bevoegdheden tot het verrichten van
rechtshandelingen zoals inkoop, het aanvragen en verantwoorden van subsidies;
iii. Gezamenlijk opdrachtgeverschap,
teneinde een herkenbaar, aantrekkelijk, onderscheidend en vernieuwend routeaanbod te creëren dat bekendheid geniet in geheel Nederland, de economische impact van routerecreatie in de provincie Noord-Brabant aantoonbaar vergroot en een bijdrage levert aan de recreatieve aantrekkingskracht, de leefbaarheid, gezondheidsopgaven en goede bereikbaarheid van de regio.
2.4 In deze Overeenkomst worden geen afspraken gemaakt op projectniveau. Per individueel project worden, indien nodig, tussen Partijen afspraken gemaakt waarbij maatwerkoplossingen mogelijk zijn, een en ander passend binnen de kaders van het Jaarplan zoals bedoeld in artikel 11.1.
Artikel 3 Routebureau Brabant
3.1 Om de doelstellingen en resultaten als genoemd in artikel 2 te kunnen verwezenlijken conformeren Partijen zich aan gezamenlijke afspraken over de Routes en werken Partijen samen onder de naam "Routebureau Brabant".
Hoofdstuk 2 Inrichting Routebureau Brabant
Artikel 4 Juridische vormgeving
4.1 Het Routebureau Brabant is een overlegorgaan tussen Partijen waaraan Partijen deelnemen en op bestuurlijk niveau jegens elkaar bindende afspraken maken over beheer en onderhoud, promotie en informatie, innovatie en ontwikkeling en data en monitoring van de Routes. Het Routebureau Brabant verkrijgt geen aparte rechtsvorm en is geen overheidsorgaan in de zin van artikel 1:1, eerste lid aanhef en onder b Algemene wet bestuursrecht.
4.2 Het Bestuurlijk Overleg zoals omschreven in artikel 7, kiest de penvoerder van het Routebureau Brabant.
4.3 In geval voor gezamenlijke rekening en risico van Partijen rechtshandelingen dienen te worden verricht, zorgen Partijen voor voldoende mandaat en/of volmacht aan een daartoe aan te wijzen (rechts-jpersoon om namens hen rechtshandelingen te laten verrichten, voor zover die passen binnen de resultaten en doelstellingen van deze Overeenkomst. Zonder mandaat of volmacht van Partijen is het niet mogelijk om namens Partijen rechtshandelingen te verrichten, naar publiekrecht noch naar civiel recht.
4.4 Alle eventuele databankrechten en auteursrechten blijven rusten bij Partijen aan wie deze toekomen.
Artikel 5 Kerntaken en activiteiten
5.1 Binnen de door Partijen vastgestelde (financiële) kaders zijn de kerntaken van het Routebureau Brabant:
A. data en monitoring met het oog op wensen van de eindgebruiker van de Routes zoals benoemd in de Visie;
B. routeontwikkeling en-innovatie;
C. beheer en onderhoud van de Routes;
D. promotie en informatie betreffende de Routes.
5.2 De kerntaken van het Routebureau Brabant zijn vertaald in activiteiten zoals benoemd in de Visie.
Artikel 6 Inrichting
6.1 Het Routebureau Brabant bestaat uit de volgende onderdelen:
1. Bestuurlijk overleg (hierna:"Bestuurlijk overleg");
2. Strategisch overleg (hierna."Strategisch overleg");
3. Coördinerende ondersteunende organisatie.
Artikel 7 Bestuurlijk overleg
7.1 Het bestuurlijk overleg bestaat uit 5 bestuursleden met een bestuurlijke functie bij de betreffende Partij, zijnde uit één lid of plaatsvervanger per partij.
7.2 Iedere Partij benoemt een lid en een plaatsvervangend lid.
7.3 De bepalingen voor de leden van het Bestuurlijk overleg zijn van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervanger.
7.4 Het namens de Provincie deelnemende lid is tevens voorzitter.
7.5 Bij het aftreden, ontslag of langdurige verhindering van een bestuurlid om welke reden dan ook, benoemt de betreffende partij zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen acht weken een nieuw lid.
7.6 Ontslag van een bestuurslid vindt plaats door de partij die het bestuurslid heeft aangesteld.
7.7 Elk(e) aanwijzing, aftreden, ontslag of langdurige verhindering van een bestuurslid of plaatsvervangend bestuurslid wordt door de betreffende partij binnen acht dagen meegedeeld aan de voorzitter van het Bestuurlijk overleg.
7.8 Aan het Bestuurlijk overleg komen de bevoegdheden toe verbandhoudende met de taken en activiteiten zoals omschreven in artikel 5, rekening houdend met de reikwijdte van de door Partijen verstrekte mandaten en volmachten, in
7.9
7.10
7.11
7.12
7.13
7.14
het bijzonder:
a) Vaststellen van de Visie en het Jaarpian van het Routebureau Brabant;
b) Vaststelien van begroting en Financieel jaarverslag;
c) Xxxxxxx/ toetsen van deze Overeenkomst;
d) Bewaking voortgang en uitvoering van de Visie 2021-2025 en het gekoppelde jaarplan.
Het Bestuurlijk overleg neemt voor Partijen bindende besluiten. Besluitvorming
vindt plaats bij unanimiteit van stemmen. Indien noodzakelijk dienen de leden van het Bestuurlijk overleg te zorgen voor voldoende mandaat/volmacht.
In het Bestuurlijk overleg heeft elke partij één stem.
Het Bestuurlijk overleg vergadert zo vaak als daartoe wordt besloten, doch minimaal één keer per kalenderjaar en verder zo vaak als de voorzitter dit nodig acht of tenminste twee leden de voorzitter daartoe verzoeken.
De voorzitter roept de leden schriftelijk tot vergadering op onder vermelding van dag, tijdstip en plaats en met gelijke toezending van de agenda en de daarbij behorende voorstellen.
De vergadering vindt doorgang indien blijkens de presentielijst meer dan de
helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
Bij aanwezigheid van de helft van het aantal zitting hebbende leden zoals bedoeld In artikel 7.13 kan tevens besluitvorming plaatsvinden.
Artikel 8 Strategisch overleg
8.1
8.2
8.3
8.4
Het Strategisch overleg bestaat uit 5 leden, zijnde één lid of plaatsvervanger
per partij.
Het Strategisch overleg is een voorbereidend overleg voor het Bestuurlijk overleg. Het Strategisch overleg is niet bevoegd tot het nemen van bindende besluiten, met uitzondering van de uitvoering van opdrachten/ besluiten van het Bestuurlijk Overleg binnen in de Besluitvorming van het Bestuurlijk overleg de vastgelegde kaders.
De artikelen 7.2 tot en met 7.7 en 7.11 tot en met 7.14 (artikel 7.14 zover van
toepassing) zijn van overeenkomstige toepassing op het Strategisch overleg. Het Strategisch overleg heeft de volgende taken en bevoegdheden:
a) Opstellen Visie, jaarplan. Begroting en Financieel Jaarverslag;
b) Uitvoeren van opdrachten en besluiten van het Bestuurlijk overleg;
c) Initiëren en voorbereiden van voorstellen voor het Bestuurlijk overleg;
d) Uitvoeren van alle uit het Jaarplan volgende acties;
Artikel 9 Coördinatie en ondersteuning
9.1 De Provincie is verantwoordelijk voor coördinatie en ondersteuning van het Routebureau Brabant en draagt de daarmee gemoeide kosten. De Provincie draagt deze taak op aan een door de Provincie aan te wijzen coördinerende en
ondersteunende partij.
9.2
9.3
9.4
Onder de in artikel 9.1 bedoelde kosten vallen: concreet "uurkosten" en "out- of-pocketkosten" gemaakt om uitvoering te geven aan het Jaarprogramma. Coördinatie en ondersteuning omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter
ondersteuning van het Bestuurlijk en Strategisch overleg en het zijn van aanspreekpunt voor externe partijen en het zorgdragen voor een deugdelijke financiële administratie die voldoet aan alle wettelijke eisen.
De zorg voor het voorbereiden en ondersteunen van de aanvraag en verantwoording van subsidies en aile daarmee verband houdende wettelijke verplichtingen valt onder verantwoording van de coördinerende organisatie.
Hoofdstuk 3 Meerjarenbeleid en het Jaarplan
Artikel 10 Visie
10.1 Het Strategisch overleg draagt zorg voor het opstellen van de visie, dat ter vaststelling wordt voorgelegd aan het Bestuurlijk overleg.
10.2
10.3
10.4
10.5
De Visie:
a) is gebaseerd op de taken en bevoegdheden van Partijen en kan nimmer de
taken en bevoegdheden van Partijen overstijgen;
b) omvat de strategische doelen voor het Routebureau Brabant;
c) legt een inspanningsverplichting van Partijen vast.
Alvorens over te gaan tot vaststelling van de Visie wordt Partijen gelegenheid geboden voor afstemming én eventuele benodigde besluitvorming.
De Visie wordt uiterlijk 1 juli In het jaar voorafgaand aan het kalenderjaar
waarop het plan in werking treedt aan de Partijen toegezonden.
Het bestuurlijk overleg neemt uiterlijk 1 november in het jaar voorafgaand aan het jaar waarop het plan in werking treedt, een besluit over de visie
Artikel 11 Jaarplan
11.1 Het Strategisch overleg stelt jaarlijks uiterlijk 1 oktober een ontwerp-Jaarplan op voor het daarop volgende kalenderjaar, waarin de uitgangspunten van de Visie voor het volgende kalenderjaar worden vertaald naar concrete activiteiten met de bijbehorende middelen.
11.2
11.3
11.4
11.5
Het (ontwerp-)Jaarplan bevat in ieder geval:
a) de concreet te realiseren resultaten voor het volgende kalenderjaar;
b) de begroting voor het volgende kalenderjaar, waarin de bijdrage per Partij voor de uitvoering van het Jaarplan is vastgelegd.
Partijen betalen een bijdrage aan de uitvoering van het Jaarplan. De financiële bijdrage van Partijen aan het Jaarplan wordt vastgesteld op basis van de beschikbaarheid van Cfinanciële) middelen bij de individuele Partijen.
Ten behoeve van het opstellen van het ontwerp-Jaarplan is elke Partij verplicht vóór 15 september aan te geven welk bedrag op basis de eigen begroting beschikbaar is. Een Partij wordt nimmer verplicht voor een bepaald kalenderjaar een hogere bijdrage te betalen dan volgens eigen opgave beschikbaar is. Het bepaalde in dit artikel laat onverlet het bepaalde in artikei 9 inzake de verantwoordelijkheid van de Provincie voor coördinatie en ondersteuning en de daarmee gemoeide kosten,
Het Bestuuriijk overleg neemt jaarlijks uiterlijk 1 november een besiuit over
het ontwerp-Jaarplan voor het daarop volgende kalenderjaar.
Partijen hebben na vaststelling van het Jaarplan de inspanningsverplichting de middeien ter beschikking te stellen die nodig zijn voor de uitvoering van het Jaarplan.
Hoofdstuk 4 Financiële bepalingen
Artikel 12 Begroting
12.1 De begroting is zodanig ingericht dat deze voldoet aan alle wettelijke eisen Inclusief die voor subsidieverlening dan wel -vaststelling in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.
12.2 De kosten van uitvoering van het Jaarplan mogen nimmer de opgestelde
begroting overschrijden. Het Bestuurlijk overleg houdt toezicht op de uit het Jaarplan volgende uitgaven. Indien om welke reden dan ook overschrijding van de begroting dreigt, dan draagt zij het strategisch overleg op een voorstel voor te bereiden tot het bijstellen (bezuinigen van kosten).
Artikel 13 Financieel jaarverslag
13.1 Het strategisch overleg draagt zorg voor opstellen van de het Financieel Jaarverslag en legt deze Jaarlijks ter besluitvorming voor aan het Bestuurlijk
overleg.
13.2 Eventuele overschotten die blijken uit het Financieel Jaarverslag (waaronder begrepen opbrengsten van door Partijen uit hoofde van de Visie en/of het Jaarplan gezamenlijk te (doen) ontwikkelen producten) worden benut voor de realisatie van jaarplannen van volgende kalenderjaren.
Artikel 14 Periodieke rapportages/ evaluatie
14.1 De coördinerende en uitvoerende partij informeert een maal per kwartaal schriftelijk aan gemeenten en provincie Noord-Brabant over de activiteiten die
dat jaar zijn uitgevoerd.
Artikel 15 Kostenverdeling
15.1 In het Jaarplan wordt de bijdrage per Partij voor de uitvoering van het jaarplan
vastgelegd.
15.2
15.3
Iedere Partij draagt zelf haar kosten voor deelname aan het Bestuurlijk en
Strategisch overleg
De kosten voor de coördinatie en ondersteuning komen voor rekening van de Provincie, conform het bepaalde in artikel 9.
Hoofdstuk 5 Overige bepalingen
Artikel 16 Duur van de Overeenkomst
16.1 Deze overeenkomst treedt in werking per 1 januari 2021 en loopt tot 1 januari
2023
16.2
16.3
16.4
Na ommekomst van de in artikel 16.1 genoemde periode kan deze Samenwerkingsovereenkomst door besluitvorming van het Bestuurlijk Overleg worden verlengd, steeds met perioden van twee jaar.
Partijen kunnen gezamenlijk besluiten de Overeenkomst na uitvoering van het
Jaarplan en afhandeling van alle administratieve en financiële verlichtingen
over en weer, te beëindigen.
Bij beëindiging als bedoeld in artikel 16.3 wordt ten aanzien van de Financiële eindverantwoording een controleverklaring gevraagd aan een daartoe bevoegd
accountant.
Artikel 17 Wijziging van de Overeenkomst
17.1 Elke Partij kan schriftelijk verzoeken tot het tussentijds wijzigen of aanvullen van deze overeenkomst. De wijzigingen/of aanvulling behoeft de instemming van alle Partijen.
17.2 Goedgekeurde wijzigingen en/of aanvullingen worden schriftelijk vastgelegd en
vormen een onlosmakelijk onderdeel van deze Overeenkomst.
Artikel 18 Opzegging en beëindiging van de Overeenkomst
18.1 Elke partij is gerechtigd deze Overeenkomst op te zeggen uitsluitend per 1 januari van een bepaald kalenderjaar met in achtneming van een opzegtermijn van 14 maanden, derhalve uiterlijk 1 november gelegen 14 maanden vóór de beoogde datum van beëindiging.
18.2 Opzegging geschiedt schriftelijk per aangetekend schrijven aan de voorzitter van het Bestuurlijk overleg.
Artikel 19 Sanctie niet nakoming Jaarplan
19.1 Partijen achten het noodzakelijk dat de uit het Jaarplan voortvloeiende verplichtingen worden nagekomen. In geval een Partij - na deugdelijke ingebrekestelling - verzuimt enige uit het jaarplan voortvloeiende verplichting na te komen, zijn de overige Partijen zonder rechterlijke tussenkomst uit hoofde van deze Overeenkomst gerechtigd de betreffende verplichting voor rekening en risico van de nalatige Partij te doen uitvoeren, Alle daarmee verbandhoudende kosten worden op de nalatige Partij verhaald.
Artikel 20 Geschillen
20.1 Partijen verplichten zich om bij geschillen verbandhoudende met deze Overeenkomst met elkaar in overleg te treden en te trachten het geschil in der minne te beslechten.
20.2 Indien niet in der minne tot een oplossing wordt gekomen, wordt het geschil
voorgelegd aan de rechtbank Zeeland-West-Brabant, tenzij dwingende competentieregels zich hiertegen verzetten.
Aldus in vijfvoud opgemaakt en ondertekend namens
^idoöst-Brabant Regio W
Xxx. X. Xxxxxxx
Xx . ..\
Xxx. X.X.X.Xx Xxxx
Xxxx-xxx-Xxxxxxx
Xxxxx xxxx-Xxxxxxx
Dhr. A.W.
Op...L£.'..3...-..2.a2;:.).
Provincie Noord-Brabant ihr. W.F.C. vèn Pinxteren
Dhr. X.X.X.X.X. xxx xxx Xxxxxx