ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
269
Archief van
de hulpverleningszones (Brandweer)
Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst
Mei 2020
door
Xxxxxxxx XXXXX
Brussel – Bruxelles 2020
ARCHIEF VAN
de hulpverleningszones (Brandweer)
Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst
MEI 2020
ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
269
Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND
xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xx-xx-xx/0.0/xx/
Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND
xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xx-xx-xx/0.0/xx/
Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume
Identificatienummer – Numéro d’identification : Publ. 6094
Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 0 xxx xx Xxxxxxxxxx
1000 Brussel – Bruxelles
ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
269
Archief van
de hulpverleningszones (Brandweer)
Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst
Mei 2020
door
Xxxxxxxx XXXXX
Brussel – Bruxelles 2020
WOORD VOORAF
Mijn dank gaat uit naar xxx. Xxxxx Xxxxx, algemeen rijksarchivaris, en naar mevr. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, hoofd van de dienst Toezicht en Advies van het Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze (stage)opdracht toe, zorgden voor de nodige begeleiding en ondersteuning, en stonden in voor de evaluatie van de archiefselectielijst en het bijhorende studiedossier.
Eveneens een oprecht woord van dank aan het Federaal Kenniscentrum voor de Civiele Veiligheid om me op weg te helpen bij het doorgronden van het wettelijk kader inzake de brandweerhervorming en de oprichting van de hulpverleningszones.
Tot slot zou de selectielijst er niet gekomen zijn zonder intensief overleg met tientallen personeelsleden, zowel van het administratief als operationeel kader, van zes verschillende hulpverleningszones. Hun expertise en transparantie, maar ook hun besef van de urgentie van een archiefselectielijst voor brandweerarchieven waren onontbeerlijk.
Xxxxxxxx Xxxxx Februari 2020
INHOUDSTAFEL
WOORD VOORAF 5
INHOUDSTAFEL 7
DE VOORBEREIDING VAN DE STUDIE 9
A. De context: de brandweerhervorming 9
B. Het afgelegde parcours. 10
GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE HULPVERLENINGSZONES 13
A. Beknopte geschiedenis 13
B. Bevoegdheden en activiteiten 14
C. Organisatie en werking 16
DE ARCHIEVEN VAN DE HULPVERLENINGSZONES EN HUN SELECTIE 21
A. Archiefvorming en -beheer 21
B. Bewaartermijnen 23
C. Selectie van het archief 23
DE VOORBEREIDING VAN DE STUDIE
A. DE CONTEXT: DE BRANDWEERHERVORMING
Op 1 januari 2016 ging de organisatie van de brandweer, na een overgangsperiode waarin operationele prezones actief waren, volledig over van een gemeentelijke organisatie naar een zonaal systeem. De schaalvergroting had tot doel mensen en middelen efficiënter te kunnen inzetten. De voormalige 250 (gemeentelijke) brandweerkorpsen in België werden gegroepeerd in 34 hulpverleningszones. In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest staat de Dienst voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (DBDMH) in voor brandpreventie en -bestrijding en voor de coördinatie van de dringende medische hulp. Aangezien de DBDMH een ander statuut heeft dan de hulpverleningszones en niet onder de federale Archiefwet valt, werd de DBDMH in de selectielijst voor de archieven van de hulpverleningszones (en aansluitend in de rest van dit studiedossier) buiten beschouwing gelaten.1
In het kader van de brandweerhervorming richtte het Rijksarchief, in samenspraak met de Algemene Directie Civiele Veiligheid van de FOD Binnenlandse Zaken, midden september 2014 een brief aan de burgemeesters en de voorzitters van de prezoneraden, om aandacht te vragen voor de herbestemming van de brandweerarchieven.2 De brandweerhervorming had immers niet alleen gevolgen voor het personeel en voor het materieel, maar ook voor de archieven. In de brief werd gevraagd om de statische archieven van de gemeentelijke brandweerkorpsen, d.w.z. de archieven die geen administratief-juridische waarde meer hebben, te selecteren conform de gemeentelijke selectielijsten gepubliceerd op de website van het Rijksarchief.3 De archieven die in de selectielijsten als ‘te bewaren’ werden aangegeven, dienden overgebracht te worden naar het plaatselijke gemeente- of stadsarchief. Indien dat geen optie was, kon op het niveau van de prezone of van de korpsen voor advies en overbrenging van archieven contact worden opgenomen met het Rijksarchief in de betrokken provincie.4
1 Op 1 januari 1973 werden wat Brussel betreft de gemeentelijke bevoegdheden inzake brandbestrijding overgedragen aan een nieuw opgerichte structuur: de Agglomeratie Brussel. In het kader van de oprichting van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in 1989 werden de bevoegdheden voor brandbestrijding en dringende medische hulpverlening op 12 juli 1989 overgedragen aan de gewestelijke overheid. Om de werking van de Brusselse brandweer te optimaliseren, werd in 1991 beslist (ordonnantie van 19 juli 1990) om deze om te vormen tot een pararegionale dienst onder de naam: Dienst voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (DBDMH). Het beheer van de archieven van de DBDMH, een organisatie van openbaar belang die onder de bevoegdheid valt van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel (GOB), is een verantwoordelijkheid van de archiefdienst van de GOB, zoals vastgelegd in de ordonnantie van 19 maart 2009 betreffende de archieven van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Bron: xxxxx://xx.xxxxxxxx/xxxxx/xxxx-xx-xxxxx/xxxxxxxxxxxx.
2 De tekst van de ‘Richtlijnen brandweerarchieven’ is beschikbaar op de website van het Rijksarchief, bij de richtlijnen voor archiefbeheerders: xxx.xxxx.xx/xxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx
3 Zie xxx.xxxx.xx/xxxxx.xxx?xxxx&xxxxxxxxxxx&xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxx. Voor gemeenten in Vlaanderen is dit de selectielijst "Bestuur, interne taken en publieke taken”: xxx.xxxx.xx/xxxx/xxxx-xxx/XX- SL/local_lokaal/gemeenten_NL/Selectierichtlijnen_2019_20190528_volledig_2.pdf.
Voor gemeenten in Wallonië is dit de selectielijst “Archives produites par les communes wallonnes (excepté les communes de la Communauté germanophone) : Tableau de tri 2019”: xxx.xxxx.xx/XxxxxxXX/?xxxxxxxxxx0#../xxx/xx_xxx_xxx/X0000/XX0000.xxx.
4 Zie xxx.xxxx.xx/xxxxx.xxx?xxxx&xxxxxx-xxxxxxxxx voor een overzicht van alle Rijksarchieven.
In de richtlijnen voor brandweerarchieven uit 2014 werd 1 januari 2015 vooropgesteld als uiterlijke startdatum voor de hulpverleningzones. Volgens art. 220 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid werden de brandweerdiensten op 1 januari 2015 in de hulpverleningszones geïntegreerd.5 Voor de prezones die de mogelijkheid bedoeld in artikel 68, § 2, derde lid, benutten, vond de integratie van de brandweerdiensten in de hulpverleningszone plaats op een door de raad van de prezone vastgestelde datum en ten laatste op 1 januari 2016.
In de praktijk zijn alle Vlaamse zones gestart op 1 januari 2015. Bij de Waalse zones valt meer variatie te noteren: sommige zones startten op 1 januari 2015, andere in de loop van het jaar 2015 en een laatste categorie op 1 januari 2016.
De archieven die sinds 2012 door de operationele prezones en sinds uiterlijk 1 januari 2016 door de hulpverleningszones gevormd worden, wacht een andere bestemming dan het plaatselijke gemeente- of stadsarchief.
Aangezien de hulpverleningszones het grondgebied van meerdere gemeenten beslaan, kunnen hun archieven niet toegewezen worden aan één enkel gemeente- of stadsarchief. Deze archieven zullen op termijn dan ook in de Rijksarchieven terechtkomen. Het Rijksarchief engageerde zich in 2014 om selectierichtlijnen voor deze nieuwe instellingen ter beschikking te stellen: een engagement waaraan anno 2020 is voldaan.
B. HET AFGELEGDE PARCOURS
In het kader van de opmaak van een selectielijst voor de archieven van de hulpverleningszones werden, op advies van het Federaal Kenniscentrum voor de Civiele Veiligheid, verbonden aan de Algemene Directie Civiele Veiligheid van de FOD Binnenlandse Zaken, zes hulpverleningszones gecontacteerd, bezocht en bevraagd:
1. Brandweerzone Antwerpen (Post Antwerpen)
2. Hulpverleningszone Oost (Vlaams-Brabant; Post Herent)
3. Brandweerzone Centrum (Post Gent)
4. Brandweerzone Midwest (Post Roeselare)
5. Zone de secours NAGE (Post Namen/Jambes)
6. Zone de secours du Brabant wallon (Post Waver)
Op basis van het overleg met deze zes zones, en na grondige lectuur van het wetgevend kader inzake de oprichting en werking van de hulpverleningszones, maakte het Rijksarchief een ontwerpselectielijst op. Hiervoor werd ook dankbaar gebruikt gemaakt van de selectielijst voor de lokale politie die in 2017 werd gepubliceerd door het Rijksarchief en die in zekere zin als voorbeeld kon dienen voor de overgang van een gemeentelijke naar een zonale (federale) organisatie van diensten. Ook uit de informatiebeheersplannen die in sommige zones reeds werden opgemaakt de afgelopen jaren werd informatie geput. Rest tot slot de gemeentelijke archiefselectielijsten te vermelden, zowel de Vlaamse als de Waalse, waarin selectierichtlijnen voor brandweerarchieven zijn opgenomen. Ook van deze twee selectielijsten werd gebruik gemaakt om tot een overzicht van activiteiten, functies en bevoegdheden te komen.6 Nadat de ontwerpselectielijst binnen het Rijksarchief gevalideerd
5 Wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid (B.S. 31/07/2007).
6 Voor gemeenten in Vlaanderen is dit de selectielijst "Bestuur, interne taken en publieke taken”: xxx.xxxx.xx/xxxx/xxxx-xxx/XX- SL/local_lokaal/gemeenten_NL/Selectierichtlijnen_2019_20190528_volledig_2.pdf.
Voor gemeenten in Wallonië is dit de selectielijst “Archives produites par les communes wallonnes (excepté les communes de la Communauté germanophone) : Tableau de tri 2019”: xxx.xxxx.xx/XxxxxxXX/?xxxxxxxxxx0#../xxx/xx_xxx_xxx/X0000/XX0000.xxx.
werd, werd de selectielijst ter validering voorgelegd aan het Netwerk Brandweer voor Vlaanderen en aan het Réseau Zones Wallonie voor Wallonië.
GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE HULPVERLENINGSZONES
A. BEKNOPTE GESCHIEDENIS
Sinds 1 januari 2016 telt België 34 hulpverleningszones en een Brusselse Hoofdstedelijke Dienst voor Brandweer en Dringende Medische Hulp, die de organisatiestructuur van de brandweer uitmaken.7
De brandweerhervorming in het kader van de hervorming van de Civiele Veiligheid (brandweer en Civiele Bescherming)8 was een logische evolutie na de invoering in 2007 van de Snelst Adequate Hulp (SAH), het systeem waarbij noodhulpcentrales niet langer het territoriaal bevoegde, maar wel het snelste korps uitsturen: het korps dat het snelst op de interventieplaats aanwezig kan zijn.
De basisprincipes die gehanteerd werden bij de uitwerking van de hervorming waren de volgende:9
• een uniforme werkwijze, waarbij alle hulpverleningszones op eenzelfde, efficiënte en veilige manier tussenkomen bij interventies
• een doorgedreven samenwerking en efficiëntere taakverdeling tussen hulpverleningszones, en tussen zones en eenheden van de Civiele Bescherming
• innovatie, waarbij de beste middelen, opleidingen, procedures en regelgeving onderzocht worden en best practices uitgewisseld kunnen worden
• een uniformering en herwaardering van het administratief en geldelijk statuut van de beroeps- en vrijwillige brandweermannen
• schaalvergroting, met een efficiëntere besteding van budget tot gevolg
Om de overgang van een gemeentelijk naar een zonaal systeem voor te bereiden, werden operationele prezones in het leven geroepen, de tijdelijke voorlopers van de hulpverleningszones. De operationele prezones kregen eind 2012 rechtspersoonlijkheid, en de bevoegdheid om federale dotaties te beheren. Als een prezone materieel aankocht, behoorde dit toe aan de hele zone en niet langer aan een gemeente. De prezones mochten sinds begin 2014 ook personeel aanwerven. Sinds 1 januari 2014 konden alle operationele prezones die er klaar voor waren, beslissen om hulpverleningszone te worden, en als dusdanig partnerovereenkomsten te sluiten met andere hulpverleningszones, maar ook met de operationele eenheden van de Civiele Bescherming, politiezones, provincies, …
De wettelijke basis van de operationele prezones:
• Ministeriële omzendbrief van 9 juli 2012 (B.S. 28/08/2012): Hervorming van de Civiele Veiligheid - Hulpverleningsprezones met rechtspersoonlijkheid
• Ministeriële omzendbrief van 6 augustus 2012 (B.S. 12/09/2012): Hervorming van de Civiele Veiligheid - Omzendbrief betreffende de PZO+ uitvoeringsbesluiten, het Operationeel zonaalorganisatieplan en de raadpleging van de vakorganisaties
• Handleiding betreffende de prezones met rechtspersoonlijkheid - Een stap tussen OPZ en hulpverleningszones
7 Koninklijk besluit van 2 februari 2009 tot vaststelling van de territoriale afbakening van de hulpverleningszones (B.S. 17.02.2009).
8 Zie wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid (B.S. 31/07/2007).
9 Zie xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxx/xxxxxxxxxx.
o Bijlage 1 - Overzicht van de artikelen uit de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid, die van toepassing zijn op de prezones
o Overeenkomst terbeschikkingstelling/detachering
• Koninklijk besluit van 20 september 2012 tot wijziging van het koninklijk besluit van 8 november 1967 houdende, voor de vredestijd, organisatie van de gemeentelijke en gewestelijke brandweerdiensten en coördinatie van de hulpverlening in geval van brand (B.S. 03/10/2012)
• Koninklijk besluit van 20 september 2012 houdende toekenning van een federale dotatie aan de prezones (B.S. 05/10/2012)
Uiterlijk op 1 januari 2016 werden alle prezones officieel hulpverleningszone. Enkele belangrijke wettelijke bepalingen inzake de hulpverleningszones zijn:
• Wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid (B.S. 31/07/2007)
• Koninklijk besluit van 2 februari 2009 tot vaststelling van de territoriale afbakening van de hulpverleningszones (B.S. 17/02/2009)
• Koninklijk besluit van 26 februari 2014 tot indeling van de zones in categorieën bedoeld in artikel 14/1 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid (B.S. 02/04/2014)
• Koninklijk besluit van 25 april 2014 betreffende de minimale administratieve en operationele functies die de hulpverleningszones moeten oprichten (B.S. 10/09/2014)
• Koninklijk besluit van 25 april 2014 tot vaststelling van de minimale inhoud en de structuur van het operationeel organisatieschema van de hulpverleningszones en tot wijziging van het koninklijk besluit van 10 november 2012 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de snelste adequate hulp en van de adequate middelen (B.S. 16/10/2014).
• Koninklijk besluit van 19 april 2014 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de hulpverleningszones (B.S. 12.12.2014)
• Koninklijk besluit van 23 augustus 2014 tot wijziging van het koninklijk besluit van 26 februari 2014 tot indeling van de zones in categorieën bedoeld in artikel 14/1 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid (B.S. 27/10/2014).
• Ministerieel besluit van 3 december 2015 tot vastlegging van de maatschappelijke zetel van de hulpverleningszones (B.S. 11/12/2015).
• Ministerieel besluit van 21 februari 2018 tot indeling van de zones in categorieën bedoeld in artikel 14/1 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid (B.S. 06/03/2018).
Een up-to-date en exhaustief overzicht van de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake de organisatie en werking van de hulpverleningszones die uit de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid10 zijn voortgevloeid, vindt u terug op de website van de Algemene Directie Civiele Veiligheid van de FOD Binnenlandse Zaken: xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx
B. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN
België telt circa 18.000 professionele en vrijwillige brandweerlieden. Burgers kunnen de brandweer op elk moment bellen voor dringende hulp op het centrale noodnummer 112. Voor niet-dringende hulp kan de hulpverleningszone rechtstreeks gecontacteerd worden.
De taken van de brandweer staan omschreven in art. 11 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid:11
• de redding van en de bijstand aan personen in bedreigende omstandigheden en de bescherming van hun goederen
• de dringende geneeskundige hulpverlening zoals bepaald in artikel 1 van de wet van 8 juli 1964 betreffende de dringende geneeskundige hulpverlening
• de bestrijding van brand en ontploffing en hun gevolgen
• de bestrijding van vervuiling en van het vrijkomen van gevaarlijke stoffen met inbegrip van radioactieve stoffen en ioniserende straling
• de logistieke ondersteuning.
Deze taken maken integraal deel uit van de vijf schakels van de zogenaamde veiligheidsketen:
• proactie: alle maatregelen om de risico's te inventariseren en te analyseren
• preventie: alle maatregelen om het zich voordoen van de risico's te beperken of de gevolgen van het zich voordoen te minimaliseren
• preparatie: alle maatregelen om te garanderen dat de dienst klaar is om het hoofd te bieden aan een reëel incident
• uitvoering: alle maatregelen die genomen worden wanneer er zich daadwerkelijk een incident voordoet
• evaluatie: alle maatregelen om de proactie, preventie, preparatie en uitvoering te verbeteren via lessen getrokken uit het incident.
Onverminderd de bevoegdheden van andere openbare diensten, zien de hulpverleningszones toe op de toepassing van de reglementering inzake de preventie van brand en ontploffing.
De kernopdracht van de brandweer is uiteraard brandbestrijding, maar de hulpverleningszones kunnen ook optreden als ambulancedienst voor spoedgevallen; bij verkeersongevallen, voor de bevrijding van geknelde personen of om de openbare weg vrij te maken; bij overstromingen, explosies, instortingen, …; bij kleine dagelijkse problemen, zoals mensen die geblokkeerd zijn in een lift, wespennesten, ... Elke hulpverleningszone maakt een retributiereglement op waarin alle prestaties inzake brandweerinterventies en brandpreventie worden opgesomd, zodat de burger weet welke prestaties door de brandweer gratis worden uitgevoerd, en welke betalend zijn.
Naast hun basisopdrachten hebben de hulpverleningszones ook een aantal taken waarvoor ze bijzondere technieken moeten toepassen en/of speciaal materieel nodig hebben. Het niet- alledaagse karakter van deze opdrachten vereist de interventie van speciaal opgeleid personeel. Om deze gespecialiseerde taken te kunnen uitvoeren, zijn er een aantal gespecialiseerde teams in het leven geroepen. De leden van deze teams hebben bijkomende, gespecialiseerde opleidingen gevolgd en kunnen hun vaardigheden geregeld trainen tijdens oefeningen en reële interventies. Sommige gespecialiseerde teams zijn samengesteld uit personeel van brandweer en Civiele Bescherming, andere zijn georganiseerd binnen een hulpverleningszone of werken interzonaal.
Om de tussenkomst van brandweermannen en -vrouwen nog veiliger te maken voor de mensen die ze moeten helpen, maar ook voor henzelf en hun collega’s, worden standaard operatieprocedures en opleidingen georganiseerd en wordt geïnvesteerd in een geavanceerde uitrusting (zowel brandweermaterieel als individuele en collectieve beschermingsmiddelen: autopompen, ladders, beschermingskledij, …). Al het brandweerpersoneel krijgt een
intensieve basisopleiding, bijscholingen en de mogelijkheid om gespecialiseerde opleidingen te volgen in een van de 11 opleidingscentra voor civiele veiligheid in België. De Algemene Directie Civiele Veiligheid en het Kenniscentrum voor de Civiele Veiligheid coördineren de ontwikkeling van de opleidingen en de bijscholing, in samenwerking met de opleidingscentra, de hulpverleningszones en de operationele eenheden van de Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx.
De brandweer staat ook ten dienste van de burger voor adviezen over brandveiligheid. De hulpverleningszones steunen hierbij enerzijds op wettelijke verplichtingen die van toepassing zijn op gebouwen, installaties of evenementen. In dat geval zien de technici brandvoorkoming toe op de toepassing van de reglementering. Dit gebeurt zowel via controles op plan als via plaatsbezoeken.
Anderzijds wil de brandweer ook het bewustzijn van de burger voor brandveiligheid verhogen en hem op zijn verantwoordelijkheden wijzen. Daarvoor is er de brandpreventieadviseur, die advies geeft om de brandrisico’s in en rond de woning te verminderen. Hij/zij geeft gratis advies, beantwoordt vragen, organiseert informatiesessies voor groepen, bezoekt mensen thuis, …12
C. ORGANISATIE EN WERKING
In de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid worden de principes van de organisatie en de werking van de hulpverleningszones bepaald.13
De organisatie en werking van de hulpverleningszones is verder geconcretiseerd in het koninklijk besluit van 25 april 2014 betreffende de minimale administratieve en operationele functies die de hulpverleningszones moeten oprichten14 en het koninklijk besluit van 25 april 2014 tot vaststelling van de minimale inhoud en de structuur van het operationeel organisatieschema van de hulpverleningszones en tot wijziging van het koninklijk besluit van 10 november 2012 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de snelste adequate hulp en van de adequate middelen15.
Rekening houdend met de twee vermelde koninklijke besluiten zijn de hulpverleningszones vrij om zelf hun organigram vorm te geven. De organigrammen van de verschillende hulpverleningszones zijn bijgevolg niet uniform. Desalniettemin zijn op basis van het wettelijk kader de volgende organen en functies in principe in alle hulpverleningszones terug te vinden:
De zoneraad
De zoneraad bestaat van rechtswege uit de burgemeesters van de gemeenten die binnen het interventiegebied vallen en die financieel bijdragen in de werkingsmiddelen. De functie van burgemeester houdt immers de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van de bevolking van zijn/haar gemeente in. Vandaar de vertegenwoordiging in de zoneraad.
De zoneraad is bevoegd voor alle aangelegenheden die niet uitdrukkelijk aan het zonecollege werden toegewezen. De zoneraad staat in voor de organisatie, het beheer en het beleid van de hulpverleningszone. De leden van de zoneraad keuren beleidsplannen goed en bepalen de missie en de visie van de hulpverleningszone.
12 Bronnen: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxx/xxx-xxxx-xx-xxxxxxxxx en xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx.
13 B.S. 31/07/2007.
14 B.S. 10/09/2014.
15 B.S. 16/10/2014.
De zoneraad vergadert minimaal 1 keer per trimester. De zoneraad beoordeelt tijdens de vergaderingen voorstellen tot aankopen van brandweervoertuigen en brandweermateriaal, aanwervingen van operationeel en administratief personeel, interne maatregelen, ... De vergaderingen zijn openbaar, met uitzondering van een aantal specifieke agendapunten.
Aan het hoofd van de zoneraad staat de voorzitter, bijgestaan door een zonesecretaris. De zonecommandant, die instaat voor de dagelijkse werking van de zone, heeft in de zoneraad een adviserende rol.
De zoneraad kan een deel van zijn bevoegdheden delegeren aan een zonecollege, dat bestaat uit een aantal burgemeesters die verkozen zijn uit de raad.
De personeelsleden van de zone mogen geen lid van de zoneraad of van het zonecollege zijn.16
Het zonecollege
Het zonecollege vormt het dagelijks bestuur van de hulpverleningszone. Het zonecollege wordt samengesteld door de zoneraad. De voorzitter van de zoneraad is ook de voorzitter van het zonecollege. Er is geen beperking qua aantal leden. De samenstelling van het college kan dus identiek zijn aan die van de raad. De samenstelling is beperkt en proportioneel. Dit betekent dat in de samenstelling rekening wordt gehouden met de politieke proportionaliteit (zelfde verhouding van politieke partijen in het zonecollege en in de zoneraad) en met het gewicht van de verschillende gemeenten (grote gemeenten mogen de kleine gemeenten niet kunnen wegstemmen).
Naast de door de raad toevertrouwde opdrachten is het zonecollege belast met:
• de bekendmaking en de uitvoering van de besluiten van de zoneraad
• het beheer van de gebouwen en eigendommen van de zone
• het beheer van de inkomsten, de ordonnancering van de uitgaven van de zone
• de controle op de boekhouding
• de leiding van de werken binnen de zone
• het toezicht op het administratieve en operationele personeel van de zone
• de vertegenwoordiging van de zone bij het afsluiten van overeenkomsten waarbij de zone (...) partij is
• de uitvoering van de verplichtingen die voortvloeien uit het werkgeversstatuut van de zone
• de vertegenwoordiging van de zone bij rechtsgedingen.
De vergaderingen van het college zijn niet openbaar.17
De zonecommandant
Elke hulpverleningszone staat onder de leiding van een zonecommandant. Hij is verantwoordelijk voor de leiding, de organisatie en het beheer van de zone, evenals voor de verdeling van de taken binnen de zone.
De zonecommandant oefent zijn bevoegdheden uit onder het gezag van het zonecollege. Hij brengt elke drie maanden verslag uit aan het college over de werking van de zone en brengt deze instantie op de hoogte van klachten van buitenaf aangaande de werking of het optreden van het personeel van de zone. De zonecommandant is belast met de inhoudelijke voorbereiding van de dossiers die aan de raad of het college van de zone worden voorgelegd.
16 Art. 24-54 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid (B.S. 31/07/2007).
17 Art. 55-63 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid (B.S. 31/07/2007).
De zonecommandant is belast met het strategisch beleid, op inhoudelijk en uitvoerend vlak. Hij vertegenwoordigt de hulpverleningszone ten aanzien van interne en externe stakeholders. De zonecommandant is tevens operationeel inzetbaar en verzekert de strategische coördinatie in noodsituaties. De zonecommandant zetelt in de zoneraad, maar hij is niet stemgerechtigd (louter adviserende rol).18
De zonesecretaris
De zonesecretaris bereidt de dossiers voor die aan de zoneraad en het zonecollege worden voorgelegd, en staat in voor de notulering van de zittingen van de zoneraad en het zonecollege. De zonesecretaris staat onder het rechtstreekse gezag van de zonecommandant, en staat de zonecommandant bij in de uitvoering en de communicatie van beleidsbeslissingen.
De zonesecretaris is belast met:
• het voorbereiden van de vergaderingen van de raad en van het college
• het garanderen van de openbaarheid van bestuur
• het bijhouden van de agenda van de vergaderingen van de raad en van het college
• het bezorgen van de beslissingen, de zonale beraadslagingen, alsook van alle nodige stukken voor de uitoefening van het toezicht, aan de bevoegde toezichthoudende overheid
• het opstellen van de notulen van de vergaderingen van de raad en van het college.19
De technische commissie
De technische commissie, voorgezeten door de zonecommandant, bestaat uit de officieren die verantwoordelijk zijn voor de posten van de zone, maar ook andere personen kunnen er deel van uitmaken. De zonecommandant moet de samenstelling en de praktische organisatie van de technische commissie voorstellen aan de zoneraad.
De technische commissie staat de zonecommandant bij voor het opstellen van het beleidsplan van de hulpverleningszone, hierin inbegrepen de opstelling van het aankoopprogramma voor materieel. De commissie heeft bovendien een adviesbevoegdheid inzake de operationele organisatie van de zone, op verzoek van de organen van de zone.20
De evaluatiecommissie
Een evaluatiecommissie wordt in elke hulpverleningszone ingesteld. Deze commissie is samengesteld uit:
• de voorzitter van het college
• de gouverneur of zijn vertegenwoordiger
• een lid van de algemene inspectie aangeduid door de minister.
De voorzitter van het college zit de evaluatiecommissie voor en roept de commissie samen. De evaluatiecommissie staat in voor de globale evaluatie van de zonecommandant.21
18 Art. 109-111 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid (B.S. 31/07/2007); xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/
19 Art. 48-49 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid (B.S. 31/07/2007).
20 Art. 64-66 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid (B.S. 31/07/2007).
21 Art. 115-116 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid (B.S. 31/07/2007).
Het bureau van de vrijwilligers
In alle hulpverleningszones waar vrijwilligers actief zijn binnen het operationeel personeel wordt een bureau van de vrijwilligers samengesteld. Dit bureau engageert zich om in samenwerking met de andere adviesraden binnen de zone (zoals bv. het zonaal informatiecomité) de zonale organisatie te optimaliseren.
Het bureau van de vrijwilligers heeft tot doel:
• kandidaat vrijwillige brandweerlui aan te trekken, te informeren, begeleiden en adviseren
• zonale rekruteringsinitiatieven te ondersteunen
• de vrijwillige operationele personeelsleden vertrouwd te maken met en te binden aan de zonale organisatie
• ervoor te zorgen dat binnen de zonale organisatie rekening wordt gehouden met de bijzonderheden van het voluntariaat.
Daartoe kan het bureau:
• de zonecommandant adviseren, hetzij op eigen initiatief, hetzij op vraag van de zonecommandant, over specifieke onderwerpen die een impact hebben op de vrijwillige operationele personeelsleden
• de vrijwillige operationele personeelsleden adviseren en begeleiden in de verschillende aspecten verbonden aan hun bijzonderheden als vrijwilliger.22
Het zonaal informatiecomité
In het zonaal informatiecomité is zowel het operationeel personeel als het administratief personeel van de zone vertegenwoordigd, met als doel een maximum aan communicatie en informatiedoorstroming te garanderen. De concrete invulling van het zonaal informatiecomité (taken, samenstelling, werking...) wordt overgelaten aan de zoneraad.23
Het directieteam
Het directieteam wordt geleid door de zonecommandant. Alle directeurs van de verschillende diensten van de zone maken er deel van uit, alsook de leden van de staf.
Het directieteam ondersteunt de beleidsprocessen van de hulpverleningszone en werkt mee aan de meerjarenplanning, de jaarlijkse actieplannen en de ondersteuning van de diverse beleidsorganen zoals de zoneraad, het zonecollege en de diverse adviesorganen.
Anderzijds staat het directieteam in voor de ondersteunende processen van de hulpverleningszone. Daartoe moet het directieteam de werking van de ondersteunende diensten (personeel, financiën, communicatie, enz.) afstemmen op de behoeften van de operationele diensten, en de dienstoverschrijdende samenwerking kwalitatief organiseren binnen het financieel, organisatorisch, structureel en reglementair kader van de hulpverleningszone.24
In sommige zones valt het directieteam samen met de technische commissie.
22 Art. 66/1-66/4 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid (B.S. 31/07/2007).
23 Ministeriële omzendbrief van 8 december 2015 m.b.t. de oprichting van een zonaal informatiecomité voor het brandweerpersoneel (B.S 22/12/2015).
24 Bron: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx;
De bijzondere rekenplichtige
De bijzondere rekenplichtige beheert de financiële middelen van de hulpverleningszone. Hij/zij is er persoonlijk aansprakelijk voor dat de ontvangsten van de hulpverleningszone worden geïnd en dat de regelmatig betaalbaar gestelde uitgaven worden gedaan. Hij/zij voert het budgettair en financieel beheer van de hulpverleningszone uit.25
De hiërarchische verantwoordelijke van de posten
De posten worden onder de hiërarchische bevoegdheid geplaatst van een verantwoordelijke officier. Eenzelfde officier kan verantwoordelijk zijn voor meerdere posten. De verantwoordelijke officier brengt verslag uit aan de zonecommandant of aan zijn afgevaardigde. De verantwoordelijke officier wordt geïdentificeerd in het organisatieschema.26
De minimale administratieve en operationele functies
• Public relations en communicatie
• Juridische ondersteuning
• ICT/Informatica
• Financiën
• Human Resources
• Welzijn op het werk
• Materieel (rollend/niet rollend) met inbegrip van de Dringende Medische Hulp (DMH)
• Gebouwen
• Eerste Interventie-uitrusting Werkkledij
• Beheer van de gespecialiseerde teams
• Beheer van de operaties
• Behandeling van de alarmering
• Operationele communicatie
• Preventie en proactie
• Opleiding van het personeel
• Noodplanning
25 Koninklijk besluit van 19 april 2014 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de hulpverleningszones (B.S. 12.12.2014); xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/
26 Koninklijk besluit van 25 april 2014 tot vaststelling van de minimale inhoud en de structuur van het operationeel organisatieschema van de hulpverleningszones en tot wijziging van het koninklijk besluit van 10 november 2012 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de snelste adequate hulp en van de adequate middelen (B.S. 16/10/2014).
DE ARCHIEVEN VAN DE HULPVERLENINGSZONES EN HUN SELECTIE
A. ARCHIEFVORMING EN -BEHEER
Wettelijk kader
Hulpverleningzones zijn gemeentelijke instellingen, in de zin van artikel 162 van de Grondwet (advies van de Raad van State, gegeven bij het ontwerp voor de Wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele Veiligheid).27
De archieven van de hulpverleningszones zijn openbare archieven en als dusdanig onderworpen aan de Belgische Archiefwet van 24 juni 1955 zoals gewijzigd door de wet van
6 mei 200928, en de uitvoeringsbesluiten van 18 augustus 201029. Dit geldt voor alle hulpverleningszones in Wallonië, maar ook in Vlaanderen, waar de bevoegdheid over het openbaar archiefwezen nochtans een gedeelde bevoegdheid is tussen de federale en de Vlaamse overheid. De dynamische archieven van gemeenten vallen in Vlaanderen onder de toepassing van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (voorheen: Archiefdecreet van 9 juli 2010). De statische archieven van gemeenten vallen onder de toepassing van de federale Archiefwet. Documenten opgesteld in het kader van de federale opdrachten van gemeenten – zijnde aangelegenheden inzake de burgerlijke stand, de organisatie van en het beleid inzake de politie en de brandweer, en de pensioenstelsels van het personeel en de mandatarissen – vallen immers uitsluitend onder de bevoegdheid van de federale overheid.30
Dit impliceert dat de archieven van de hulpverleningszones volgens de Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij wet van 6 mei 2009:
- in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard moeten worden. De authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid van de informatie moet gedurende de hele levenscyclus gewaarborgd blijven (KB Toezicht, art. 3);
- onderworpen zijn aan het toezicht van de algemeen rijksarchivaris of van zijn gevolmachtigden (Archiefwet, art. 6). De modaliteiten van het archieftoezicht zijn vastgelegd in het KB Toezicht;
27 Advies 41.963/2 van 17 januari 2007 van de Afdeling Wetgeving van de Raad van State. (xxx.xxxxxxx-xxxxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxx/00000.xxx#xxxxxxx00000%0X0).
28 B.S., 19/05/2009.
29 Koninklijke besluiten van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij wet van 6 mei 2009 (B.S., 23/09/2010). Deze KB’s beschrijven de wijze waarop federale besturen en hoven en rechtbanken hun archief moeten bewaren en overbrengen (“KB Overbrenging)” , evenals de wijze waarop de rijksarchivarissen toezicht uitoefenen op het beheer en de bewaring van overheidsarchief (“KB Toezicht”).
30 Het arrest 57/2012 van 3 mei 2012 van het Grondwettelijk Hof en het arrest 226.018 van 10 januari 2014 van de Raad van State hebben duidelijkheid verschaft omtrent de bevoegdheidsverdeling tussen de federale overheid en de gemeenschappen en gewesten (omzendbrief van 26 februari 2014 van de Algemeen Rijksarchivaris met betrekking tot de overbrenging, de selectie, het toezicht en de bewaring van archiefdocumenten naar aanleiding van 1° het arrest 57/2012 van 3 mei 2012 van het Grondwettelijk Hof en 2° het arrest 226.018 van 10 januari 2014 van de Raad van State). Op de website van het Rijksarchief is een tabel raadpleegbaar over de bevoegdheidsverdeling inzake overheidsarchieven:
xxx.xxxx.xx/xxxxx.xxx?xxxx&xxxxxxxxxxx&xxxx-xxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx- overheidsarchieven
- niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van het Rijksarchief (Archiefwet, art. 5 en KB Toezicht, art. 11);
- na het verstrijken van de bewaartermijn geselecteerd dienen te worden krachtens de richtlijnen van het Rijksarchief (KB Toezicht, art. 12). Historisch waardevolle documenten dienen voor permanente bewaring overgebracht te worden naar een archiefbewaarplaats (Archiefwet, art. 1).
Op p. 9 van dit studiedossier werd reeds verwezen naar de richtlijnen uit 2014 m.b.t. de herbestemming van de archieven van de gemeentelijke brandweerdiensten in het kader van de brandweerhervorming. Archieven die zich ten tijde van de brandweerhervorming in de statische levensfase bevonden (m.a.w. afgehandelde dossiers en bijhorende toegangen), moesten geselecteerd worden volgens de gemeentelijke archiefselectielijsten31 en overgebracht worden naar een gemeente- of stadsarchief. Deze instructies gelden nog steeds.
(Semi-)dynamische archieven van voormalige brandweerkorpsen zijn ten tijde van de brandweerhervorming, samen met de bevoegdheden, overgegaan naar de (pre-)zones. Deze maken nu integraal deel uit van de archieven van de hulpverleningszones en dienen volgens de onderhavige selectierichtlijnen behandeld te worden.
Archiefvorming en -beheer in de praktijk
De hulpverleningszones hebben zowel analoge (papieren) archieven, doorgaans van grote documentreeksen zoals personeels- en preventiedossiers die reeds lang voor de brandweerhervorming werden opgestart, als digitale archieven. In sommige gevallen wordt eenzelfde reeks zowel op papier als in gedigitaliseerde/digitale vorm bewaard, deels of zelfs volledig. Vooral voor personeelsdossiers blijkt dit het geval te zijn.
Gezien het recente karakter van de brandweerhervorming zijn de archieven die door de hulpverleningszones gevormd worden, en waarop de nieuwe selectielijst van toepassing is, echter in grote mate digitaal van aard.
De papieren stukken worden binnen de hulpverleningszones in archiefdozen of ordners bewaard, zowel in kantoren als in geschikte archiefruimten. De brandweerhervorming werd door heel wat zones aangegrepen om papieren archieven vanuit de posten te verzamelen en gecentraliseerd, op het niveau van de zone, te gaan bewaren. Naar aanleiding van de hervorming en de centralisatie werden bovendien heel wat overdrachten van archief naar gemeente- of stadsarchieven gerealiseerd.
Wat de digitale documenten betreft, werden in sommige zones informatiebeheerders aangesteld, al dan niet in combinatie met de functie van functionaris voor gegevensbescherming (DPO), die interne richtlijnen uitvaardigen m.b.t. geüniformeerde digitale klassementen. In andere zones is (vooralsnog) geen centraal digitaal gegevensbeheer voorzien, en hebben de verschillende diensten binnen de zone eigen klassementen.
Digitale gegevens worden binnen de hulpverleningszones op verschillende wijze bewaard:
• Op ‘servers’: persoonlijke en gedeelde digitale mappen met tekst-, rekenblad-, en andere bestanden
31 Voor gemeenten in Vlaanderen is dit de selectielijst "Bestuur, interne taken en publieke taken”: xxx.xxxx.xx/xxxx/xxxx-xxx/XX- SL/local_lokaal/gemeenten_NL/Selectierichtlijnen_2019_20190528_volledig_2.pdf.
Voor gemeenten in Wallonië is dit de selectielijst “Archives produites par les communes wallonnes (excepté les communes de la Communauté germanophone) : Tableau de tri 2019”: xxx.xxxx.xx/XxxxxxXX/?xxxxxxxxxx0#../xxx/xx_xxx_xxx/X0000/XX0000.xxx.
• In de ‘cloud’: idem
• Via ‘applicaties’ die specifiek voor brandweerdiensten ontwikkeld zijn, bv. AbiFire
of Zoneforce
• Via ‘applicaties’ die gedeeld worden met gemeentelijke diensten, bv. voor facturering
• Via ‘applicaties’ die beheerd worden door andere federale overheidsdiensten, bv.
Ambureg (ziekenwagenregistratie), beheerd door de FOD Volksgezondheid
Helaas werd de brandweerhervorming niet aangegrepen om het informatiebeheer van de hulpverleningszones te stroomlijnen en duidelijke instructies te geven rond archief- en informatiebeheer.
B. BEWAARTERMIJNEN
Voor een aantal archiefreeksen die in de selectielijst zijn opgesomd, bestaan wettelijke bewaartermijnen. Indien dit het geval is, staat dit aangegeven in het opmerkingenveld bij de reeks in kwestie.
Indien er geen wettelijke bewaartermijn is vastgelegd, wordt de bewaartermijn van een archiefreeks bepaald door de archiefvormer, in dit geval door de hulpverleningszones. De bewaartermijn geeft aan hoe lang de zones de archieven zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bewaartermijnen opgenomen in deze lijst werden vastgelegd in overleg met enkele tientallen medewerkers van diverse hulpverleningszones. De ontwerpselectielijst werd voor feedback voorgelegd aan het Netwerk Brandweer (voor Vlaanderen) en het Réseau Zones Wallonie (voor Wallonië). Na verwerking van de laatste opmerkingen die hieruit voortkwamen, werd in het voorjaar van 2020 de finale versie afgewerkt, met door alle betrokken partijen gevalideerde bewaartermijnen.
Tot slot moet erop gewezen worden dat de vermelde bewaartermijnen minimumtermijnen zijn. Elke archiefvormer dient een passende archiveringspolitiek te ontwikkelen en zich ervan bewust te zijn dat bepaalde omstandigheden, zoals bijvoorbeeld een hangende juridische procedure, tot gevolg kunnen hebben dat documenten langer bewaard moeten worden.32
C. SELECTIE VAN HET ARCHIEF
Selectie is de intellectuele en materiële procedure die erin bestaat de permanent te bewaren archiefbescheiden af te zonderen van deze die voor vernietiging in aanmerking komen. In tegenstelling tot het vastleggen van de bewaartermijn is het bepalen van de definitieve bestemming (bewaren of vernietigen) de bevoegdheid van het Rijkarchief. Artikel 12 §1 van het KB Archieftoezicht stipuleert dat de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden “de wetenschappelijke, historische en maatschappelijke waarde van de archieven inschatten” – men stelt zich m.a.w. de vraag welke documenten nog historische en/of sociaal- maatschappelijke waarde hebben, ook nadat hun bewijs- en informatieve waarde verloren is gegaan – en de definitieve bestemming van de archieven vastleggen in selectielijsten of in specifieke toelatingen tot vernietiging.
Het bepalen van de definitieve bestemming van een archiefreeks gebeurt doorgaans op basis van inhoudelijke criteria. Documenten met een grote bewijs- of informatiewaarde (beleidsdocumenten zoals notulen van de zoneraad en van het zonecollege, of documenten die informatie over de zonewerking in synthetische vorm weergeven zoals jaarverslagen) komen
32 Uit Tips voor de bepaling van de bewaartermijnen
(xxx.xxxx.xx/xxxxx.xxx?xxxx&xxxxxxxxxxx&xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxx).
in aanmerking voor permanente bewaring. Documenten die de neerslag vormen van ondersteunende taken zoals administratief, financieel of materieel beheer worden meestal aan een nadere selectie onderworpen of gewoonweg vernietigd. Deze selectie wordt in de mate van het mogelijke uitgevoerd op het niveau van volledige reeksen/dossiers, aangezien selectie op documentniveau voor hedendaagse archieven veel te arbeidsintensief is, en in het geval van digitale reeksen al helemaal onrealistisch is.
Bij de waardering van de informatie (bewaren of vernietigen) wordt ook rekening gehouden met het zogenaamde bewaarniveau.33 Het komt geregeld voor dat dezelfde informatie op meerdere plaatsen wordt bewaard, zij het niet noodzakelijk in dezelfde vorm. Voor de hulpverleningszones is dit bijvoorbeeld het geval voor de interventieverslagen die verplicht dienen te worden overgemaakt aan de FOD Binnenlandse Zaken, voor het personeelsplan van het operationeel personeel, en voor de begroting van de zone en de erin aangebrachte wijzigingen die krachtens art. 127 WCV door de provinciegouverneur moeten worden goedgekeurd en dus ook terug te vinden zijn in de archieven van de federale diensten van de gouverneur. De informatie zal bij voorkeur op die plaats bewaard worden waar de informatie hetzij het volledigst, hetzij het best toegankelijk is. Elders bewaarde ontwerpen en afschriften kunnen worden vernietigd.
Concreet kregen volgende reeksen i.v.m. het algemeen beheer van de HVZ de definitieve bestemming ‘bewaren en overbrengen’:
• stukken betreffende het strategisch beleid: meerjarenbeleidsplannen, operationele organisatieschema’s en de risicoanalyses die aan de opmaak ervan voorafgaan, en de notulen en bijhorende stukken van de organen die het beleid uitstippelen of uitvoeren zoals de zoneraad, het zonecollege en de technische commissie
• stukken die de organisatie en de interne werking documenteren zoals dienstorders, organogrammen, interne en externe auditrapporten
• het personeelsplan, opgemaakt door de zoneraad,34 en de basisgegevens en het loopbaanoverzicht van alle personeelsleden (op basis van de applicatie voor personeelsbeheer). Personeelsdossiers dienen geselecteerd te worden in overleg met de bevoegde rijksarchivaris. Zullen minstens bewaard worden: de dossiers van zonecommandanten en van het officierskader, een representatief staal van de dossiers van het middenkader (onderofficieren) en van het basiskader (korporaals en brandweermannen) – d.w.z. zowel dossiers van vrijwillige als van beroepsbrandweerlui – en de dossiers van de diensthoofden van het administratief kader. Desgewenst kan worden overgegaan tot een integrale bewaring van de personeelsdossiers (afhankelijk van het aantal dossiers en de omvang ervan). Standaard vraagt het Rijksarchief om zeker ook de personeelsdossiers van een aantal bijzondere ‘categorieën’ te bewaren, nl. markante figuren op politiek, economisch, sociaal en/of cultureel vlak; personeelsleden die aangesteld zijn als gevolg van buitengewone omstandigheden (bv. oorlog); personeelsleden die illegale, immorele of
33 Het bewaarniveau wordt gedefinieerd als “het niveau of onderdeel van een organisatie, waar de archiefbescheiden in hoofdzaak zijn behandeld of waar de archiefbescheiden met bewijskracht naar buiten zijn gevormd, en waar bijgevolg de archiefbescheiden moeten bewaard worden”. X. XXXXXXX, Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, p. 44.
34 Deze reeks zal ook bewaard worden in de archieven van de federale diensten van de gouverneur. Gezien de beperkte omvang van de reeks werd uit veiligheidsoverwegingen geopteerd voor een dubbele bewaring. X. XXXXXXXX, Archief van de federale diensten van de gouverneur (FOD Binnenlandse Zaken). Archiefselectielijst [in voorbereiding], reeksen i.v.m. het toezicht op de brandweer.
niet-legitieme praktijken bij hun werkgever bekendmaken (‘klokkenluiders’); geschorste of (niet-vrijwillig) ontslagen personeelsleden.
• de zonebegroting, de begrotingswijzigingen, de jaarrekeningen en bijlagen. De definitieve bestemming van deze laatste reeks is bij wet vastgelegd (art. 36, § 7 van het K.B. van 19 april 2014 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de hulpverleningszones: “De jaarrekeningen worden voor onbeperkte duur bewaard”). Juist omwille van deze wettelijke verplichting tot onbeperkte archivering werd geopteerd voor een selectie van diezelfde documenten op het niveau van de federale diensten van de gouverneur: enkel de beslissing van de gouverneur (besluit of brief) werd daar weerhouden voor permanente bewaring35.
• Andere reeksen inzake het financieel beheer van de zones zoals kasboeken, facturen, bestelbonnen, kredietnota’s, rekeninguittreksels mogen daarentegen na de administratieve bewaartermijn vernietigd worden.
• de sleuteldocumenten in verband met het patrimonium- en materieel beheer: inventarissen, het meerjareninvesteringsplan en het meerjarenaankoopplan voorzien door het KB van 24 april 2014, en aankoopdossiers inzake brandweerspecifieke aankopen (bijvoorbeeld: brandweerwagens). De overige dossiers inzake overheidsopdrachten mogen vernietigd worden. Hetzelfde geldt voor diverse seriële reeksen die voortvloeien uit het beheer van het materieel: overzichten van materieel toegewezen aan medewerkers, boorddocumenten van voertuigen, rittenboeken, …
• reeksen die de communicatiepolitiek en de publiekswerking van de zone weerspiegelen zoals het communicatieplan, en de concrete resultaten van de communicatiepolitiek: de activiteitenverslagen van de zone, interne en externe communicatieproducten, …
• jaarverslagen (en bijlagen) over de werking van de interne/externe dienst preventie en bescherming op het werk, stukken betreffende het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW), de vijfjaarlijkse globale preventieplannen en de jaaractieplannen. De vele andere reeksen inzake preventie en veiligheid, voorgeschreven door de Codex over het welzijn op het werk, hebben geen historische waarde en mogen vernietigd worden na het verstrijken van het administratief nut.
Voor wat de archiefreeksen m.b.t. de operationele taken van de hulpverleningszones betreft, geldt dat zeker de principedossiers of synthetiserende dossiers/documenten op lange termijn bewaard moeten worden, zoals bv. de dossiers rond de ontwikkeling van alarmerings- en interventieprocedures, de interventiestatistieken of de brandanalyses. Stukken die voortvloeien uit de dagelijkse operationele taakuitvoering (zoals beheer van de wachtdiensten, zonale dispatching, voicelogging audio-opnames, controle van brandveiligheid van evenementen) mogen vernietigd worden na de bewaartermijn.
Voor diverse reeksen werd bij de bepaling van de bewaartermijn rekening gehouden met het bewaarniveau. Voor de stukken betreffende campagnes ter bevordering van de preventie en sensibilisering bijvoorbeeld: stukken betreffende zonale campagnes kregen de definitieve bestemming ‘bewaren’; stukken betreffende interzonale/provinciale en nationale (federale) campagnes ‘vernietigen’. De verantwoordelijkheid voor deze campagnes (en dus ook voor het archiefbeheer) berust in het laatste geval immers op hoger niveau.
Een belangrijke archiefreeks voor de HVZ zijn de stukken betreffende de inventarisatie van de hydraulische middelen en plannen van het waterleidingnet (met situering van de
35 Ibidem.
hydranten). Voor deze archieven zijn de watermaatschappijen die de hydranten plaatsen en de gemeenten die een controlebevoegdheid hebben het aangewezen bewaarniveau. Gezien het deels private statuut van de watermaatschappijen werd, in overleg met de HVZ, er toch ervoor geopteerd om deze documenten ook op het niveau van de HVZ te bewaren.
De interventieverslagen van de brandweer ten slotte worden eveneens op twee niveaus bewaard. Deze verslagen, doorgaans opgemaakt via applicaties zoals AbiFire of Zoneforce, worden door de zones opgesteld volgens het model vastgesteld bij de ministeriële omzendbrief van 11 december 2009 betreffende de interventieverslagen van de brandweer (B.S. 30.12.2009). Ze dienen jaarlijks verplicht doorgegeven te worden aan de FOD Binnenlandse Zaken (in 2015 ging het om 226.530 interventies!). Uit navraag bij het Federaal Kenniscentrum voor de Civiele Veiligheid of de FOD Binnenlandse Zaken effectief over de volledige reeksen interventieverslagen beschikt, blijkt dit in de praktijk niet het geval te zijn. Bovendien blijkt dat de zones het onderscheid ‘gewone/bijzondere’ interventieverslagen, waarnaar in de archiefselectielijst voor de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken. Algemene Directie van de Civiele Veiligheid, 2007 wordt verwezen (p. 135), niet meer maken.36 Het Federaal Kenniscentrum voor de Civiele Veiligheid bevestigde na navraag dat er op het niveau van de FOD Binnenlandse Zaken geen volledige reeksen “Bijzondere interventieverslagen” bewaard worden. Gezien de interventieverslagen een weerspiegeling vormen van de kerntaken van de brandweer en de archivering ervan op het niveau van de FOD Binnenlandse Zaken niet gegarandeerd is, werd ervoor gekozen deze verslagen ook op het niveau van de zones te bewaren, evenwel na selectie. In samenspraak met de zones werd beslist twee selectiecriteria te weerhouden. De zones moeten selecteren en overbrengen naar het Rijksarchief: verslagen van interventies met dodelijke slachtoffers en verslagen van interventies waarbij een gemeentelijke fase wordt afgekondigd.
Wat de data uit de vele brandweerspecifieke applicaties zoals bv. AbiFire betreft, is het belangrijk naar de aard van de data te kijken, en niet de applicatie an sich als een archiefreeks te beschouwen. In de eerste plaats omdat er binnen de zones geen uniform gebruik van applicaties is, maar ook omdat binnen eenzelfde applicatie data uit verschillende archiefreeksen (uit de selectielijst) vermengd kunnen zijn. Zo wordt AbiFire bv. zowel gebruikt voor personeels- en materieel beheer, als voor de opmaak van interventieverslagen.
36 Zie de archiefselectielijst voor de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken. Algemene Directie van de Civiele Veiligheid, 2007, p. 135 (xxx.xxxx.xx/xxxxx.xxx?xxxx&xxxxxxxxxxx&xxxxxxxxxxxx- selecteren-en-vernietigen&sr=archiefselectielijsten).