Afsprakennota Erfgoedbank Brussel
Afsprakennota Erfgoedbank Brussel
Algemeen
Doel van de afsprakennota
De afsprakennota heeft tot doel de engagementen van de betrokken partijen te definiëren voor het project ‘Erfgoedbank Brussel’.
Erfgoedbank Brussel
De Erfgoedbank Brussel stimuleert een duurzame digitale toekomst voor hoofdzakelijk lokaal, particulier erfgoedmateriaal. De Erfgoedbank Brussel is een databank met collectiebeheersysteem als registratietool voor lokaal erfgoed. De databank wordt voor het grote publiek toegankelijk gemaakt door middel van een overkoepelende ‘moederwebsite’, waarbij tevens voor iedere deelnemende gemeente een ‘dochterwebsite’ wordt voorzien. In technisch opzicht zijn de termen ‘databank’ en ‘Erfgoedbank Brussel’ tevens overkoepelende namen voor de lokale databankomgevingen. Onder ‘website’ worden in deze afsprakennota zowel de moederwebsite als de dochterwebsites verstaan.
De ontwikkeling van de Erfgoedbank kadert binnen de doelstellingen van het erfgoedbeleid van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De focus ligt op het versterken van de relatie met lokale overheden door samen te werken met de partners van het lokaal cultuurbeleid (bibliotheken, gemeenschapscentra en cultuurbeleidscoördinatoren) rond het aanwezige (zw)erfgoed.
Rolverdeling
Erfgoedcel Brussel coördineert de Erfgoedbank Brussel en werkt hiervoor in de praktijk samen met een of meerdere partners van het lokaal cultuurbeleid binnen iedere deelnemende gemeente.
De betrokken partijen binnen de gemeente bepalen wie de lokale coördinatie voert en wat de onderlinge afspraken zijn.
De gemeente maakt een actieve bijdrage door alle betrokken partijen binnen de gemeente aan de Erfgoedbank Brussel mogelijk.
Financiën
De gemeente betaalt, na ontvangst van een schuldvordering, een jaarlijkse bijdrage in de kosten voor onderhoud en hosting aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Deze kost wordt jaarlijks berekend op basis van het inwonersaantal van de gemeente, volgens onderstaande verdeelsleutel. Voor de gemeente Sint-Xxxx-Molenbeek komt dit neer op 750 EUR per jaar.
250 EUR < 40 000 inw. | 500 EUR > 40 000 inw. < 80 000 inw. | 750 EUR > 80 000 inw. |
Engagement van de partners van het lokaal cultuurbeleid
1. Lokale coördinator
De partners van het lokaal cultuurbeleid die deelnemen aan de erfgoedbankwerking in de gemeente duiden in onderling overleg één persoon aan als lokale coördinator, die aanspreekpunt is voor Erfgoedcel Brussel en de vrijwilligers en verenigingen die meewerken aan de Erfgoedbank in de gemeente, en die het overzicht bewaart over het gebruik van de lokale databank en de lokale Erfgoedbankwerking.
De lokale coördinator organiseert het aanleveren van gegevens en beeldmateriaal in de lokale databank. Hiervoor wordt een vrijwilligerswerking uitgebouwd met lokale vrijwilligers en andere lokale erfgoedpartners.
De lokale coördinator neemt minstens één keer per jaar deel aan de overlegmomenten tussen de Erfgoedcel Brussel en alle lokale coördinatoren.
De partners van het lokaal cultuurbeleid hebben aandacht voor eventuele opvolging bij afwezigheid en/of wegvallen van de aangeduide lokale coördinator.
2. Auteursrecht
De lokale coördinator ziet erop toe dat alle bepalingen omtrent het eigenaarschap, het intellectuele eigendomsrecht, auteursrechten, etc. die rusten op het gedigitaliseerde materiaal worden nageleefd. Bij het verzamelen van lokaal erfgoed dient men zich dan ook zo goed en exact als mogelijk te laten informeren omtrent de eventuele rechten die rusten op het materiaal dat zal gedigitaliseerd worden.
3. Promotie en hergebruik
De eigenaar van het originele erfgoedmateriaal geeft, behoudens uitdrukkelijke weigering, aan Erfgoedcel Brussel en de lokale coördinator de toestemming om de gedigitaliseerde beelden en de bijhorende metadata te gebruiken voor promotionele doeleinden ten behoeve van de Erfgoedbank Brussel en de website. Voor elk ander gebruik dient expliciet toestemming gevraagd te worden aan de eigenaar van het originele erfgoedobject.
4. Actieve deelname
De partners van het lokaal cultuurbeleid leveren een actieve bijdrage aan de Erfgoedbank Brussel (medewerking aan online tentoonstellingen, selectie van materiaal voor digitalisering,…).
Erfgoedcel Brussel en de lokale coördinatoren bepalen jaarlijks in onderling overleg mogelijke acties om de zichtbaarheid van de Erfgoedbank te vergroten (bv. in het kader van Erfgoeddag). De partners van het lokaal cultuurbeleid kunnen tevens zelf lokale acties bepalen.
5. Het gebruik van de databank
De actieve gebruikers van de databank hebben de mogelijkheid om via een paswoord in te loggen in hun eigen lokale databankomgeving van de Erfgoedbank Brussel.
6. Communicatie
Bij alle externe communicatie over de Erfgoedbank worden de huisstijlregels toegepast van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
7. Digitalisering van het erfgoedmateriaal
Het erfgoedmateriaal wordt gedigitaliseerd op basis van de selectiecriteria en de handleiding die door Erfgoedcel Brussel wordt aangeleverd. Voor het digitaliseren kan gebruik gemaakt worden van eigen technisch materiaal, op voorwaarde dat het voldoet aan de noodzakelijke technische vereisten zoals gespecificeerd in de handleiding, of van technisch materiaal dat Erfgoedcel Brussel via haar uitleendienst ter beschikking stelt. Dit materiaal wordt enkel uitgeleend aan de partners van het lokaal cultuurbeleid.
Er wordt aangeraden om alle originele, niet-gecomprimeerde gedigitaliseerde bestanden te bewaren op een externe drager, naast het exemplaar dat in de lokale databank wordt ingeladen. Om de twee maanden worden deze originele bestanden aangeleverd aan Erfgoedcel Brussel.
8. Invoer en beschrijving van het gedigitaliseerd beeldmateriaal
De afspraken en richtlijnen met betrekking tot de invoer in de databank en het beschrijven van gedigitaliseerd beeldmateriaal zijn opgenomen in de handleiding van Erfgoedcel Brussel.
De gedigitaliseerde beelden worden in de lokale databank ingevoerd en beschreven op basis van deze handleiding. Het aantal minimaal te beschrijven velden en de afspraken inzake het invullen van de velden worden verduidelijkt in de handleiding aangeleverd door Erfgoedcel Brussel. De beschrijvingen van het ingevoerde beeldmateriaal gebeuren zo snel en zo accuraat mogelijk en er wordt zo veel mogelijk ingevoerd beeldmateriaal ook publiek zichtbaar gemaakt. De lokale coördinator ziet hierop toe.
9. Vrijwilligersverzekering
Voor de vrijwilligers die meewerken aan de Erfgoedbank wordt een vrijwilligersverzekering voorzien, conform de wettelijke bepalingen omtrent het vrijwilligerswerk.
10. Beëindiging van de samenwerking
Indien de bovengenoemde engagementen niet nageleefd worden, kan Erfgoedcel Brussel eenzijdig en tijdelijk of definitief beslissen, de gebruikers de toegang te ontnemen tot de software en/of het materiaal te verwijderen van de website. De gemeente en de partners van het lokaal cultuurbeleid worden hiervan schriftelijk verwittigd. Het beheer van het gedigitaliseerde materiaal en de metadata wordt daarbij overgedragen aan de partners van het lokaal cultuurbeleid, tenzij zij uitdrukkelijk verzoeken de tot dan toe aanwezige beelden en metadata op de Erfgoedbank Brussel te laten staan. In dit geval zullen de gebruikers de toegang tot de lokale databank verliezen, teneinde geen veranderingen meer te kunnen aanbrengen in de gegevens.
Indien de gemeente de samenwerking wenst te beëindigen, dienen zij dit minstens twee maand voor de definitieve ontbinding schriftelijk te laten weten. Het beheer van het gedigitaliseerde materiaal en de metadata wordt daarbij overgedragen aan de partners van het lokaal cultuurbeleid, tenzij zij uitdrukkelijk verzoeken de tot dan toe aanwezige beelden en metadata op de Erfgoedbank Brussel te laten staan. In dit geval zullen de gebruikers de toegang tot de databank verliezen, teneinde geen veranderingen meer te kunnen aanbrengen in de gegevens.
Alle kosten die verbonden zijn aan het opzeggen van de samenwerking zijn ten laste van de partij die de samenwerking opzegt.
Engagement van Erfgoedcel Brussel
1. Algemene coördinatie
Erfgoedcel Brussel neemt de overkoepelende coördinatie en de algemene communicatie over de Erfgoedbank Brussel op zich.
Erfgoedcel Brussel staat als beheerder (‘administrator’) in voor het overkoepelende beheer van de databank en de website, volgt de technische ontwikkelingen errond op en voert de communicatie met de softwareleverancier.
Erfgoedcel Brussel heeft het recht om materiaal waarvan vermoed wordt dat dit onrechtmatig publiek wordt gemaakt te verwijderen van de website en eventueel ook te verwijderen uit de databank van de Erfgoedbank Brussel.
2. Partnerwerking
Erfgoedcel Brussel zal instaan voor o.m.:
• Ontwikkelen van richtlijnen en handleidingen m.b.t het selecteren, digitaliseren en beschrijven van materiaal met een erfgoedwaarde en het invoeren ervan in de databank
• Eerstelijns ondersteuning bij het gebruik van de databank en scanapparatuur op het niveau van de handleiding van Erfgoedcel Brussel
• Begeleiding en ondersteuning inzake gebruik van de databank, kwaliteitseisen, selectiecriteria, scannen etc.
• Het organiseren van training inzake het gebruik van de Erfgoedbank aan de lokale coördinatoren in de vorm van de teach-the-teachermethodiek
• Communicatie met de deelnemende partners van het lokaal cultuurbeleid binnen de gemeente: briefing en opvolging
• Het organiseren van overleg tussen Erfgoedcel Brussel enerzijds en de lokale coördinatoren anderzijds
• Inhoudelijke ondersteuning
• Ondersteuning op het vlak van vrijwilligerswerking
3. Digitalisering van het erfgoedmateriaal
Erfgoedcel Brussel biedt ondersteuning bij het digitaliseren en bij het op de Erfgoedbank Brussel plaatsen van het beeldmateriaal. Zo biedt zij onder andere logistieke ondersteuning door het uitlenen van scanners en het aanbieden van vorming.
4. Beschrijving van het gedigitaliseerde erfgoedmateriaal
Als beheerder (‘administrator’) kan Erfgoedcel Brussel correcties en aanvullingen aanbrengen in de beschrijvingen (bvb. toevoegen trefwoorden of geocoördinaten, leggen van koppelingen met andere objecten of personen) om zo het beeldmateriaal beter vindbaar te maken op de website en om onjuiste informatie te corrigeren.
5. Financiën
Erfgoedcel Brussel staat, binnen de perken van de begroting, in voor de volgende kosten, inherent aan het bestaan van de Erfgoedbank Brussel:
• Inrichting, onderhoud en updates van de databank en de website
• De hosting van de databank en de website
• Vormgeving van de website
6. Gebruik van het gedigitaliseerde erfgoedmateriaal
Erfgoedcel Brussel gebruikt het gedigitaliseerde erfgoedmateriaal enkel in het kader van het beheer van de Erfgoedbank of voor promotionele doeleinden. Bij gebruik ervan zal Erfgoedcel Brussel de rechten hierop respecteren en zal, indien mogelijk en gekend, de herkomst van het materiaal (per collectie) vermeld worden. Voor elk ander gebruik dient Erfgoedcel Brussel toestemming te vragen aan de eigenaar.
7. Aansprakelijkheid
Erfgoedcel Brussel kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor problemen met de databank en/of de website, noch voor problemen bij communicatie met andere systemen voor uitwisseling van bestanden en metadata, en de mogelijke gevolgen daarvan. Problemen worden steeds door de lokale coördinator gerapporteerd aan Erfgoedcel Brussel. Erfgoedcel Brussel biedt technische ondersteuning voor zover dit binnen haar mogelijkheden valt. Indien Erfgoedcel Brussel geen adequate oplossing kan bieden, geeft ze het probleem door aan de verantwoordelijke firma.
8. Stopzetting van de Erfgoedbank
Indien Erfgoedcel Brussel genoodzaakt is om de Erfgoedbank Brussel stop te zetten, worden alle in de databank ingevoerde bestanden, beelden en beschrijvingen geëxporteerd en overgedragen aan de partners. Alle kosten die verbonden zijn aan het opzeggen van de samenwerking zijn ten laste van de partij die de samenwerking opzegt.
Duur van de afsprakennota
Deze overeenkomst gaat in op de datum van haar ondertekening en wordt aangegaan voor onbepaalde duur.
Opgemaakt te Brussel op ……/……/......
In twee originele exemplaren.
Elke partij erkent, door de ondertekening, een exemplaar te hebben ontvangen.
Gelezen en goedgekeurd, Gelezen en goedgekeurd,
Voor de partners van het lokaal cultuurbeleid van de gemeente Sint-Xxxx-Molenbeek
Voor Erfgoedcel Brussel / Vlaamse Gemeenschapscommissie
……………………………………………
…………………………………………... Burgemeester en Gemeentesecretaris
Xxxxxx Xxxx
VGC-collegelid voor Cultuur, Jeugd, Sport en Gemeenschapscentra