PROTOCOL VOOR DE ELEKTRONISCHE MEDEDELING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN het
PROTOCOL VOOR DE ELEKTRONISCHE MEDEDELING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN het
Agentschap Integratie en Inburgering NAAR STAD TURNHOUT
in het kader van het elektronisch meedelen aan de gemeenten van persoonsgegevens van inburgeraars op- genomen in het cliëntvolgsysteem, met het oog op de inschakeling in het lokaal inclusief integratiebeleid, vermeld in artikel 4, § 4, 2 van het decreet van 7 juni 2013 betreffende
het Vlaamse integratie- en inburgeringsbeleid
Dit protocol wordt gesloten conform artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektroni- sche bestuurlijke gegevensverkeer.
TUSSEN
Het extern verzelfstandigd Agentschap Integratie en Inburgering, een privaatrechtelijke stichting met sta- tutaire zetel te Tour & Taxis - Koninklijk Pakhuis, Xxxxxxxxx 00X, xxx 000, 0000 Xxxxxxx, ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen met ondernemingsnummer 0543.307.391 (RPR Brussel), rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, in de hoedanigheid van voorzitter van de Raad van Be- stuur en de heer Xx Xx Xx, in de hoedanigheid van algemeen directeur
Agentschap Integratie en Inburgering
EN
Stad Turnhout met maatschappelijke zetel gelegen te Xxxxxx Xxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxx en met onderne- mingsnummer 0207.533.082, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie tekenen: de burgemeester en de waarnemend algemeen directeur in uitvoering van het collegebesluit d.d. 27/07/2023.
hierna: Stad Turnhout
Het Agentschap Integratie en Inburgering en Stad Turnhout worden hieronder ook wel afzonderlijk aange- duid als een of gezamenlijk als de
NA TE HEBBEN UITEENGEZET
A. Het Agentschap Integratie en Inburgering is op 12 december 2013 opgericht. De stichting is een privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap zoals bedoeld in artikel 29 van het Kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003 in de vorm van een private stichting zoals bedoeld in de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de in- ternationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen. De stichting draagt de naam
-
bliekrechtelijke rechtspersoon, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, met adres te 1000 Brus- sel, Xxxxxxxxxxxxxxx 00, in uitvoering van Hoofdstuk 6, afdeling 1 van het Decreet van 7 juni 2013
1 / 8
betreffende het Vlaamse integratie- en inburgeringsdecreet. De stichting heeft tot doel om overeen- komstig het Decreet het Vlaamse integratie- en inburgeringsdecreet te ondersteunen, te stimuleren en te begeleiden.
B. Stad Turnhout is een gemeente zoals beschreven in het decreet lokaal bestuur.
C. Gemeenten voeren een actief lokaal integratiebeleid. Hiervoor hebben de gemeenten toegang nodig tot de gegevens van de inburgeraars.
Het Agentschap Integratie en Inburgering verleent toegang tot de gegevens zoals gedefinieerd in art. 20 van het decreet van 7 juni 2013 betreffende het Vlaamse integratie- en inburgeringsbeleid door middel van digitale uitwisseling. De bron van de gegevens is Kruispuntbank Inburgering (KBI). Ge- meenten hebben toegang nodig tot:
Individuele dossiers van in de inburgeraars en nieuwkomers. Hiervoor bestaat er bij de Vlaamse dienstenintegrator de webservice GeefDossierKBI 01.00
Toegang krijgen tot de gegevens kan door middel van een aansluitinsgproces op MAGDA: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx Lijsten van inburgeraars en nieuwkomers die wonen in de gemeente. Hiervoor bestaat er nog
geen webservice bij de Vlaamse dienstenintegrator In afwachting van deze service kun- nen gemeenten deze lijsten maximaal 1 keer per jaar opvragen rechtstreeks bij het Agentschap Integratie en Inburgering. Het agentschap bezorgd een beveiligd elektronisch bestand aan de ge- meente. Van zodra ook voor deze lijsten een webservice via MAGDA in productie is gesteld, heb- ben de gemeenten 2 jaar de tijd om deze elektronische gegevensuitwisseling te integreren. Vanaf dan zal het Agentschap Integratie en Inburgering zelf geen bestanden meer versturen.
D. De partijen wensen overeenkomstig artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer een protocol te sluiten met betrekking tot de elektroni- sche mededeling van persoonsgegevens. Dat protocol wordt bekendgemaakt op de website van beide partijen.
F. De functionaris voor gegevensbescherming van het Agentschap Integratie en Inburgering heeft op 21 augustus 2020 advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
G. De functionaris voor gegevensbescherming van Stad Turnhout heeft op 26/01/2023 advies met be- trekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:
Artikel 1: Onderwerp
In dit protocol worden de voorwaarden en modaliteiten van de elektronische mededeling van de persoonsge- gevens zoals omschreven in artikel 3 door het Agentschap Integratie en Inburgering aan Stad Turnhout uit- eengezet.
Artikel 2: Rechtvaardigingsgronden van zowel de mededeling als de inzameling van de persoonsgegevens
De beoogde gegevensverwerking door Stad Turnhout gebeurt op grond artikel 6 1. c van de AVG: de verwer- king is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust voor de doelen van dit protocol.
Het Agentschap Integratie en Inburgering heeft de opgevraagde gegevens oorspronkelijk verzameld voor vol- gende doeleinden:
In het decreet van 7 juni 2013 betreffende het Vlaamse integratie- en inburgeringsbeleid (decreet van 7 juni 2013) wordt in artikel 20 het volgende geformuleerd betreffende de doeleinden:
§ 1. De Vlaamse Regering stelt een uniform computergestuurd cliëntvolgsysteem ter beschikking van het EVA. Dat systeem moet het EVA toelaten de taken en kerntaken die aan het XXX zijn toevertrouwd door of krachtens dit decreet te vervullen en meer in het bijzonder :
1° het EVA ondersteunen bij het uitvoeren van de inburgeringstrajecten en de toeleidingstrajecten en bij het oriënteren van de anderstaligen naar het meest gepaste aanbod Nederlands als tweede taal;
2° het EVA toelaten om het individuele dossier van de inburgeraar, de anderstalige, de minderjarige nieuw- komer en de anderstalige kleuter te registreren en het traject van die personen op te volgen en om het indi- viduele dossier te registreren van de anderstalige die verzoekt om een bewijs van het taalniveau Nederlands als vermeld in artikel 17, tweede lid, 6°;
3° minstens maandelijks een lijst ter beschikking te stellen van het EVA waarin de volgende categorieën van personen zijn opgenomen :
a) de inburgeraars die de afgelopen periode voor het eerst tot die categorie behoren;
b) de minderjarige nieuwkomers die de afgelopen periode voor het eerst tot die categorie behoren;
c) de anderstalige kleuters die de afgelopen periode voor het eerst tot die categorie behoren;
4° eenmalig een lijst ter beschikking te stellen van het XXX van de inburgeraars die gedurende meer dan twaalf maanden in het Rijksregister zijn ingeschreven;
5° de gegevensuitwisseling in het kader van de inburgeringstrajecten, taalkennis Nederlands en Nederlands als tweede taal-trajecten tussen het EVA, de centra, vermeld in artikel 2, 4°, de Vlaamse onderwijsadmi- nistratie, de VDAB, Actiris en het OCMW elektronisch te laten verlopen;
6° het EVA, het departement van het beleidsdomein of het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechts- persoonlijkheid, aangewezen door de Vlaamse Regering, toelaten om de inburgering, vermeld in afdeling 3, het aanbod Nederlands als tweede taal verstrekt door de centra, vermeld in artikel 2, 4°, en de dienstverle- ning ten aanzien van anderstaligen, vermeld in afdeling 9, op te volgen;
7° het EVA toelaten om persoonsgegevens van inburgeraars opgenomen in het cliëntvolgsysteem, elektro- nisch mee te delen aan de gemeenten, met het oog op de inschakeling in het lokaal inclusief integratiebe- leid, vermeld in artikel 4, § 4, 2°.
De elektronische mededeling van persoonsgegevens, vermeld in het eerste lid, 7°, is beperkt tot:
1° de naam, de voornaam en het rijksregisternummer van de inburgeraars die zijn ingeschreven in het Rijks- register in de gemeente aan wie de gegevens worden meegedeeld;
2° de vermelding of deze inburgeraars een inburgeringscontract hebben ondertekend; 3° de vermelding of deze inburgeraars een attest van inburgering hebben behaald.
Persoonsgegevens die overeenkomstig het eerste lid, 7°, door het EVA elektronisch zijn meegedeeld aan een gemeente, mogen door de gemeente niet langer dan vijf jaar bewaard worden in een vorm die het mogelijk maakt om de betrokkenen te identificeren.
Het EVA is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens, vermeld in het eer- ste lid, 7°.
De Vlaamse Regering kan de nadere voorwaarden voor het ter beschikking stellen, het aanpassen en het ge- bruiken van het computergestuurd cliëntvolgsysteem en de elektronische gegevensuitwisseling bepalen.
§ 2. De Vlaamse Regering stelt een uniform registratiesysteem ter beschikking van het EVA voor de dienst- verlening sociaal tolken en sociaal vertalen, vermeld in artikel 17, tweede lid, 2°, a).
De Vlaamse Regering kan de nadere voorwaarden voor het ter beschikking stellen, het aanpassen en het ge- bruiken van registratiesysteem bepalen.
Stad Turnhout zal de opgevraagde gegevens verwerken voor volgende doeleinden:
Gemeenten voeren een actief lokaal integratiebeleid. Hiervoor hebben de gemeenten toegang nodig tot de ge- gevens van de inburgeraars. Art. 20 van het decreet betreffende het Vlaamse integratie- en inburgeringsbeleid geeft toestemming aan het agentschap voor Integratie en Inburgering om deze gegevens mee te delen aan de gemeenten. Hetzelfde artikel bevat tevens de gegevens die het agentschap kan meedelen.
Verwijder wat niet past
Het doeleinde van de verdere verwerking van deze persoonsgegevens door Stad Turnhout is verenigbaar met de doeleinden waarvoor het Agentschap Integratie en Inburgering de gegevens oorspronkelijk heeft verza- meld, gezien de vermelde regelgeving.
Artikel 3: De gevraagde persoonsgegevens en de categorieën en omvang van de gevraagde persoonsgegevens conform het proportionaliteitsbeginsel
In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de verschillende persoonsgegevens die worden mee- gedeeld, alsook de verantwoording van de proportionaliteit en de bewaartermijn van de gegevens.
Het betreft geen persoonsgegevens als vermeld in artikel 9 en/of 10 van de algemene verordening gegevens- bescherming. Indien dat wel het geval is, wordt dit gespecificeerd in onderstaande tabel.
Gegeven 1
het concrete gegeven dat wordt meegedeeld. Als er veel gegevens zijn, kunnen ze in clusters worden vermeld.
1° het rijksregisternummer van de inburgeraars die zijn ingeschreven in het Rijksregister in de gemeente aan wie de gegevens worden meege- deeld;
2° de vermelding of deze inburgeraars een inburgeringscontract hebben ondertekend;
3° de vermelding of deze inburgeraars een attest van inburgering hebben behaald.
Verantwoording proportionaliteit
waarom elk gegeven noodzakelijk is voor het gevraagde doel. Als in artikel 1 en 2 verschillende doelen zijn opgegeven, aangeven voor welk doel het gegeven wordt mee- gedeeld
Art. 20 Decreet betreffende het Vlaamse integratie- en inburgeringsbeleid
De meegedeelde gegevens zullen door Stad Turnhout gedurende 5 jaar bewaard worden (conform artikel 20 overeenkomstig het eerste lid, 7°, door het EVA elektronisch zijn meegedeeld aan een gemeente, mogen door de gemeente niet langer dan vijf jaar bewaard worden in een vorm die het mo gelijk
Artikel 4: De categorieën van ontvangers en derden die mogelijks de gegevens eveneens verkrijgen
Stad Turnhout zal de meegedeelde persoonsgegevens in het kader van de in artikel 2, 2°, vooropgestelde finaliteiten kunnen meedelen aan volgende categorie(ën) van ontvangers:
Enkel personen die omwille van hun functieprofiel deze informatie nodig hebben voor de uitvoer ing van hun werk, krijgen toegang tot de informatie.
Stad Turnhout stelt een lijst op van functieprofielen die toegang krijgen tot de meegedeelde gegevens en houdt deze lijst actueel.
Elke eventuele mededeling van de gevraagde persoonsgegevens door Stad Turnhout moet voorafgaandelijk aan het Agentschap Integratie en Inburgering worden gemeld en moet uiteraard in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens. Dat betekent onder meer dat Stad Turnhout waar vereist een protocol sluit voor de me- dedeling van de gevraagde gegevens.
Artikel 5. Periodiciteit van de mededeling en de duur van de mededeling
De persoonsgegevens zullen permanent worden opgevraagd omdat de gemeenten permanent lokaal integra- tiebeleid voeren. De mededeling van persoonsgegevens is voor onbepaalde duur.
Artikel 6: Beveiligingsmaatregelen
Volgende maatregelen worden getroffen ter beveiliging van de mededeling van de persoonsgegevens, ver- meld in artikel 2:
De encryptiesleutel van het elektronisch bestand wordt via een ander transportkanaal aan [INSTANTIE 2] over- handigd dan het kanaal waarlangs het bestand verstuurd wordt. Bij voorkeur wordt de encryptiesleutel via sms bezorgd.
Indien het elektronisch bestand via mail verstuurd wordt, dient er een disclaimer aan de e-mail toegevoegd -mail onmiddellijk verwijderd dient te worden indien de ontvanger niet de bestemde ont-
vanger is.
Stad Turnhout verbindt zich ertoe om het ontvangen beveiligd elektronisch bestand zo snel mogelijk op een door Stad Turnhout gecontroleerde omgeving te plaatsen en te verwijderen uit het oorspronkelijke transport- medium (bijvoorbeeld de e-mail).
Het Agentschap Integratie en Inburgering heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangewe- zen en heeft een actueel veiligheidsbeleid en veiligheidsplan dat jaarlijks wordt herzien.
Stad Turnhout verbindt zich ertoe om de gepaste organisatorische maatregelen te nemen om de gegevens en de verwerking ervan te beveiligen.
Stad Turnhout verbindt zich ertoe de personen die onder hun verantwoordelijkheid of gezag werken kennis te geven van:
de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016;
elk voorschrift betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwer- king van persoonsgegeven;
enig ander voorschrift dat van toepassing is op de verwerking van gegevens in het kader van de opdracht waarop deze overeenkomst van toepassing is.
Stad Turnhout garandeert dat de personen die in hun naam en voor hun rekening werken uitsluitend toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben om hun taak of opdracht in het kader van dit Protocol uit te
voeren. Dit geldt voor personeel, ingehuurd of tijdelijk personeel en eventuele derde partijen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht.
Stad Turnhout heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangewezen en heeft minstens een actueel veiligheidsbeleid en -plan dat jaarlijks wordt herzien.
Naam Naam DPO Adres Telefoon/E-mail
Stad Turnhout C-smart (Cipal dv)
(Nordwin Laeveren)
Gasthuisbos 4 (uitbatingzetel
Xxxxxxxxxxx 0), 0000 Xxxx
014 53 44 84 /
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Stad Turnhout verbindt zich er toe alle (pogingen tot) onrechtmatige of anderszins ongeautoriseerde ver- werkingen of toegangen tot persoonsgegevens of andere vertrouwelijke gegevens te melden. Stad Turnhout meldt dit onmiddellijk aan het Agentschap Integratie en Inburgering, ten laatste 24 uur na het vaststellen van het incident.
Daarnaast zal Stad Turnhout in geval van datalek alle redelijkerwijs benodigde maatregelen treffen om (ver- dere) schending van de beveiligingsmaatregelen te voorkomen of te beperken.
Stad Turnhout verbindt zich ertoe om de gepaste technische maatregelen te nemen om de Gegevens en de verwerking ervan te beveiligen.
Turnhout waarborgt, voor zover dit technisch mogelijk is, de integriteit, de beschikbaarheid en de vertrou- welijkheid van alle gegevens die zij in het kader van dit contract verwerken. Dit doen zij minstens door het implementeren en gebruiken van beveiligingstechnologieën en technieken, die in overeenstemming zijn met de best practices op dat vlak. Dit is inclusief mechanismen om kwetsbaarheden te detecteren en/of te identificeren en het tijdig doorvoeren van patches en/of updates.
Stad Turnhout voorkomt door middel van functiescheiding dat een combinatie van toegangsrechten kan lei- den tot ongeautoriseerde handelingen en/of toegang tot gegevens.
Stad Turnhout neemt maatregelen met betrekking tot de preventie en opsporing van fraude en elk ander oneigenlijk gebruik van of toegang tot systemen en netwerken.
Het netwerk en de informatiesystemen worden actief gemonitord en beheerd door de Stad Turnhout. Er is tevens een procedure beschikbaar om eventuele datalekken af te handelen. Onderdeel hiervan is het infor- meren van het Agentschap Integratie en Inburgering.
Stad Turnhout verstrekt op redelijk verzoek van het Agentschap Integratie en Inburgering de nodige informa- tie over de mechanismen voor fysieke en/of elektronische toegang tot de systemen en gegevens van het Agentschap Integratie en Inburgering. Deze mechanismen moeten een aantoonbaar veilige manier voorzien om toegang tot de gegevens te verschaffen.
Stad Turnhout verzekert dat, voor zover zij dit redelijkerwijze horen te weten, geen enkele uitrusting of soft- ware die zij in het kader van dit protocol gebruiken een inbreuk maakt op het intellectuele eigendomsrecht
Stad Turnhout moet kunnen aantonen dat de in dit artikel opgesomde maatregelen werden getroffen. Op eenvoudig verzoek van het Agentschap Integratie en Inburgering moet Stad Turnhout hiervan aan het Agent- schap Integratie en Inburgering het bewijs overmaken.
In het geval Stad Turnhout voor de verwerking van persoonsgegevens die het voorwerp zijn van voorliggend protocol, beroep doet op een verwerker (of meerdere verwerkers), doet de Stad Turnhout uitsluitend beroep op verwerkers die afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organi- satorische maatregelen bieden opdat de verwerking aan de vereisten van de algemene verordening gegevens- bescherming voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd. Stad Turnhout sluit in voorkomend geval met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst in overeenstemming met artikel
28 van de algemene verordening gegevensbescherming. Partijen bezorgen elkaar een overzicht van de ver- werkers die de gevraagde gegevens verwerken, en actualiseren dit overzicht zo nodig.
Artikel 7: Kwaliteit van de persoonsgegevens
Zodra Stad Turnhout één of meerdere foutieve, onnauwkeurige, onvolledige, ontbrekende, verouderde of overtollige gegevens in de persoonsgegevens, vermeld in artikel 3, vaststelt (al dan niet op basis van een me- dedeling van de betrokkene), meldt zij dat onmiddellijk aan het Agentschap Integratie en Inburgering die na onderzoek binnen 2 weken van de voornoemde vaststellingen de gepaste maatregelen treft en Stad Turnhout daarvan vervolgens op de hoogte brengt.
Het contactpunt voor de melding aan het Agentschap Integratie en Inburgering is het meldingsformulier op de website: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.
Het contactpunt voor de melding aan Stad Turnhout wordt gevormd door elke contactpersoon afzonderlijk, vermeld op blz. 1 van dit protocol
Artikel 8: Sanctie bij niet-naleving
Onverminderd haar recht om een schadevergoeding te vorderen en in afwijking van artikel 5, 2°, kan het Agentschap Integratie en Inburgering dit protocol middels eenvoudige kennisgeving en zonder voorafgaan- delijke ingebrekestelling eenzijdig beëindigen indien Stad Turnhout deze persoonsgegevens verwerkt in strijd met hetgeen bepaald is in dit protocol, met de algemene verordening gegevensbescherming of met andere relevante wet- of regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoons- gegevens.
Artikel 9: Meldingsplichten
Partijen engageren zich in het licht van artikel 33 van de algemene verordening gegevensbescherming om elkaar [via de functionarissen voor gegevensbescherming] zonder onredelijke vertraging op de hoogte te s tel- len van elk gegevenslek dat zich voordoet betreffende de meegedeelde gegevens met impact op beide partijen en in voorkomend geval onmiddellijk gezamenlijk te overleggen teneinde alle maatregelen te nemen om de gevolgen van het gegevenslek te beperken en te herstellen. De partijen verschaffen elkaar alle informatie die ze nuttig of nodig achten om de beveiligingsmaatregelen te optimaliseren.
[Instantie 2] brengt het Agentschap Integratie en Inburgering onmiddellijk op de hoogte van wijzigingen van wetgeving met impact op voorliggend protocol, zoals de finaliteit, proportionaliteit, frequentie, duurtijd enz. en in voorkomend geval van wijzigingen omtrent de verwerkers.
Artikel 10: Transparantie
Dit protocol zal door het Agentschap Integratie en Inburgering worden gepubliceerd via een tekst op hun websites.
Dit protocol zal door Stad Turnhout worden gepubliceerd via een tekst op hun websites.
Artikel 11: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
Dit protocol wordt beheerst door het Belgisch recht.
Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met dit protocol worden beslecht door de bevoegde rechtbank in Brussel.
Artikel 12: Inwerkingtreding en opzegging
Dit protocol treedt in werking op datum van ondertekening van dit protocol.
Partijen kunnen dit protocol schriftelijk opzeggen mits inachtneming van een opzegtermijn van 12 maanden.
Het protocol eindigt van rechtswege na afloop van de in artikel 5 van dit protocol bedoelde termijn van me- dedeling. Het protocol eindigt tevens van rechtswege wanneer er geen rechtsgrond meer bestaat voor de gevraagde doorgifte van persoonsgegevens.
Opgemaakt te Turnhout, op 27/07/2023, in evenveel exemplaren als dat er partijen zijn.
Jo De Ro Algemeen Directeur
het Agentschap Integratie en Inburgering
Xxxx Xxxxxxxxxx
Waarnemend Algemeen Directeur - Stad Turnhout Burgemeester Stad Turnhout