BIJLAGE 5 — SPECIFIEKE REGELS
BIJLAGE 5 — SPECIFIEKE REGELS
1. MAXIMAAL SUBSIDIEBEDRAG (ARTIKEL 5.2)
1.1 Verhoging van de subsidie als gevolg van herverdeling van middelen
In het kader van de herverdeling van middelen voor mobiliteit in het hoger onderwijs, of indien er aanvullende middelen beschikbaar worden gesteld aan het nationaal agentschap om (opnieuw) te worden toegewezen aan de begunstigden, kan het in artikel 5.2 aangegeven totale maximale subsidiebedrag door middel van een wijziging overeenkomstig artikel 39 worden verhoogd, op voorwaarde dat in de fase van het periodieke verslag een groot aantal mobiliteitsactiviteiten of uitgaande mobiliteitsactiviteiten (ook van uitgenodigde personeelsleden van bedrijven, indien van toepassing) van langere duur hebben plaatsgevonden of gepland zijn. Voor de toekenning van aanvullende subsidie worden de geldende criteria toegelicht bij aankondiging van het periodieke of voorgangsverslag.
1.2. Verlaging van de subsidie als gevolg van een gering aantal uitgevoerde mobiliteitsactiviteiten
Indien uit het periodieke of voortgangsverslag blijkt dat er sprake is van een zeer gering aantal mobiliteitsactiviteiten, wat erop wijst dat de begunstigde de toegekende subsidie niet volledig zal benutten, kan het in artikel 5.2 aangegeven totale maximale subsidiebedrag worden verlaagd door middel van een wijziging overeenkomstig artikel 39.
1.3. Verhoging van de subsidie voor inclusiesteun en buitengewone kosten
Aangezien de kosten van steun voor inclusie en buitengewone kosten in de aanvraagfase vanwege hun ad-hockarakter niet in de oorspronkelijke begroting kunnen worden opgenomen, kan de begunstigde door middel van een wijziging aanvullende subsidiesteun aanvragen zodra de kansarme deelnemers of de hogere reiskosten zijn geselecteerd. Het nationaal agentschap kan dergelijke inclusiesteun toekennen voor kansarme deelnemers en hun organisatie of in het geval van buitengewone kosten overeenkomstig de bijlagen 2 en 3.
2. BEGROTINGSFLEXIBILITEIT (ARTIKEL 5.5)
Met betrekking tot artikel 5.5 is een wijziging vereist voor begrotingsoverschrijvingen naar de begrotingscategorie Organisatorische steun (voor mobiliteitsactiviteiten en gemengde intensieve programma’s).
Met betrekking tot artikel 5.5 is een wijziging vereist indien de begrotingsoverschrijvingen uit een begrotingscategorie voor Studentenmobiliteit naar een andere begrotingscategorie voor Personeelsmobiliteit, met inbegrip van begrotingscategorieën gebaseerd op werkelijke kosten, meer dan 10 % van de totale middelen in die begrotingscategorie bedragen.
Het is niet toegestaan zonder wijziging middelen over te hevelen van de begrotingscategorie Aanvullingen voor kansarme studenten en kansarme pas afgestudeerden naar een andere begrotingscategorie.
3. ONTVANGERS VAN FINANCIËLE STEUN AAN DERDEN (ARTIKEL 9.4)
Indien de begunstigde tijdens de uitvoering van het project ondersteuning moeten bieden aan deelnemers, moet de begunstigde dergelijke steun bieden overeenkomstig de in de bijlagen 1, 2 en 3 bepaalde voorwaarden.
De begunstigde betaalt hetzij:
a) de individuele steun en steun voor reiskosten, indien deze overeenkomstig bijlage 2 subsidiabel is volledig aan de deelnemers aan projectactiviteiten, waarbij de bijdragen per eenheid zoals gespecificeerd in bijlage 3 worden toegepast, hetzij
b) de steun voor dezelfde bovengenoemde begrotingscategorieën verlenen aan deelnemers aan projectactiviteiten in de vorm van de levering van de vereiste goederen en diensten. In dergelijk geval moet de begunstigde ervoor zorgen dat de verstrekking van deze goederen en diensten beantwoordt aan de noodzakelijke kwaliteits- en veiligheidsvereisten. Deze optie is alleen toegestaan voor mobiliteitsactiviteiten voor personeel en voor mobiliteitsactiviteiten voor studenten met afzonderlijke steun voor reiskosten.
De begunstigde kan de twee in de vorige paragraaf bepaalde opties combineren voor zover hij garandeert dat alle deelnemers billijk en gelijk worden behandeld. In dergelijk geval moeten de voorwaarden die gelden voor elke optie worden toegepast op de begrotingscategorieën waarop de respectieve optie van toepassing is.
4. INCLUSIESTEUN VOOR KANSARME DEELNEMERS
Voor kansarme deelnemers zorgt de begunstigde ervoor dat, indien mogelijk, de inclusiesteun of de aanvulling voor kansarmen wordt voorgefinancierd om deelname aan de activiteiten te vergemakkelijken.
5. GEGEVENSBESCHERMING (ARTIKEL 15)
5.1 Rapportage over de naleving van de verplichtingen inzake gegevensbescherming
De begunstigde maakt in het eindverslag melding van de maatregelen die zijn genomen om ervoor te zorgen dat hun gegevensverwerkingsactiviteiten in overeenstemming zijn met Verordening 2018/1725, overeenkomstig de in artikel 15 vastgestelde verplichtingen, ten minste over de volgende onderwerpen: beveiliging van de verwerking, vertrouwelijkheid van de verwerking, ondersteuning van de verwerkingsverantwoordelijke, bewaring van gegevens, bijdragen aan audits, met inbegrip van inspecties, opstellen van registers van persoonsgegevens van alle categorieën verwerkingsactiviteiten die namens de verwerkingsverantwoordelijke worden uitgevoerd.
5.2 Het informeren van deelnemers over de verwerking van hun persoonsgegevens
De begunstigden verstrekken de deelnemers de relevante privacyverklaring voor de verwerking van hun persoonsgegevens voordat deze worden ingevoerd in de elektronische systemen voor het beheer van de Erasmus+-mobiliteitsactiviteiten.
6. INTELLECTUELE-EIGENDOMSRECHTEN — BACKGROUND EN RESULTATEN
—TOEGANGSRECHTEN EN GEBRUIKSRECHTEN (ARTIKEL 16) 6.1 BACKGROUNDLIJST
De begunstigden moeten, wanneer voorafgaand aan de overeenkomst reeds intellectuele- of industriële-eigendomsrechten (met inbegrip van rechten van derden) bestaan, een lijst van die rechten opstellen, met vermelding van de gebruikersrechten.
De coördinator moet deze lijst vóór het begin van de actie bij de steunverlenende autoriteit indienen.
6.2 Onderwijsmateriaal
Indien de begunstigden in het kader van het project leermateriaal produceren, moet dit materiaal kosteloos en onder open licenties via internet beschikbaar worden gesteld1. De begunstigden moeten ervoor zorgen dat het gebruikte internetadres geldig en actueel is. Als de hosting van de website wordt stopgezet, moeten de begunstigden de website uit het registratiesysteem van de organisatie verwijderen om het risico te vermijden dat het domein door een andere partij wordt overgenomen en naar andere websites wordt doorgeleid.
1 Via een open licentie kan de eigenaar van een werk iedereen toestemming geven om gebruik te maken van het instrument. Aan alle instrumenten is een licentie verbonden. Er zijn verschillende vormen van open licentie, naargelang de reikwijdte van de verleende toestemmingen of de opgelegde beperkingen; de begunstigde kan vrij kiezen welke specifieke licentie op zijn werk van toepassing is. Aan elk instrument dat wordt gerealiseerd, moet een open licentie worden verbonden. Een open licentie strekt niet tot overdracht van auteursrechten of intellectuele-eigendomsrechten.
7. COMMUNICATIE, VERSPREIDING EN ZICHTBAARHEID (ARTIKEL 17.4)
De begunstigden erkennen de in het kader van het Erasmus+-programma ontvangen steun in al het communicatie- en promotiemateriaal, ook op hun websites en sociale media.
De richtsnoeren voor het gebruik van de huisstijl voor de begunstigde en andere derden zijn te vinden op:
xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxx-xxxx- project/communicating-and-raising-eu-visibility_nl
7.1 Het platform voor Erasmus+-projectresultaten
De coördinator kan de projectresultaten ter beschikking stellen van het Erasmus+- platform voor projectresultaten (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx- plus/projects).
8. SPECIALE REGELS VOOR DE UITVOERING VAN DE ACTIE (ARTIKEL 18)
8.1 Beperkende maatregelen van de EU
De begunstigden moeten ervoor zorgen dat de EU-subsidie niet ten goede komt aan geassocieerde partners, subcontractanten of ontvangers van financiële steun aan derden die onderworpen zijn aan beperkende maatregelen die zijn vastgesteld op grond van artikel 29 van het Verdrag betreffende de Europese Unie of artikel 215 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).
9. RAPPORTAGE (ARTIKEL 21)
9.1 Rapportage- en beheersinstrument van Xxxxxxxx
De coördinator moet gebruikmaken van het door de Europese Commissie verstrekte webgebaseerde rapportage- en beheersinstrument om alle informatie te registreren met betrekking tot de in het kader van het project ondernomen activiteiten (met inbegrip van activiteiten die niet rechtstreeks met een subsidie uit EU-middelen werden ondersteund), en om de periodieke en voortgangsverslagen (indien beschikbaar in het rapportage- en beheersinstrument van Erasmus+ en voor de in artikel 21.2 genoemde gevallen) en het eindverslag in te vullen en in te dienen.
Gedurende het mobiliteitsproject moet de begunstigde ten minste één keer per maand alle nieuwe informatie met betrekking tot de deelnemers en de activiteiten in het rapportage- en beheersinstrument van Erasmus+ invoeren en updaten.
9.2 Periodiek verslag en voortgangsverslag
De periodieke verslagen en de voortgangsverslagen hebben een technisch gedeelte.
Het technische gedeelte bevat een overzicht van de uitvoering van de actie. Het moet (indien van toepassing) worden opgesteld aan de hand van het door het nationaal agentschap verstrekte model.
Door het technisch verslag te ondertekenen, bevestigen de begunstigden dat de verstrekte informatie volledig, juist en betrouwbaar is.
Voor het periodieke verslag moet naast het technische gedeelte ook een financiële staat worden verstrekt.
9.3 Eindverslag
Het eindverslag moet de volgende gegevens bevatten:
1. De per begrotingscategorie benutte bijdragen per eenheid:
- Organisatorische steun voor mobiliteiten
- Organisatorische steun voor gemengde intensieve programma’s
- Individuele steun
- Reissteun
- Inclusiesteun voor organisaties
2. De daadwerkelijk gemaakte kosten per begrotingscategorie:
- Buitengewone kosten
- Inclusiesteun voor deelnemers
9.4 Evaluatie van het eindverslag
Het eindverslag wordt beoordeeld in samenhang met de verslagen van de deelnemers, aan de hand van een gemeenschappelijke reeks kwaliteitscriteria die gericht zijn op:
a) De mate waarin het project werd uitgevoerd in overeenstemming met de subsidieovereenkomst.
b) De mate waarin het project werd uitgevoerd overeenkomstig de kwaliteitsnormen en nalevingsvoorschriften die zijn neergelegd in het Erasmus- handvest voor hoger onderwijs en in de toepasselijke interinstitutionele overeenkomst(en).
c) De mate waarin de aan de mobiliteitsdeelnemers verschuldigde subsidiebedragen aan hen werden overgedragen overeenkomstig de contractuele bepalingen die zijn vastgesteld in de overeenkomst tussen de desbetreffende begunstigde en deelnemer met gebruikmaking van de modellen in bijlage 6 bij de overeenkomst.
Het eindverslag wordt beoordeeld op een totaal van 100 punten. Indien het nationaal agentschap van oordeel is dat de uitvoering van het project niet strookt met de kwaliteitsverbintenis die door de begunstigde is aangegaan, kan het daarnaast of in plaats daarvan eisen dat de begunstigde binnen een overeengekomen termijn een actieplan opstelt en uitvoert om ervoor te zorgen dat de toepasselijke vereisten worden nageleefd. Indien de begunstigde het actieplan niet naar tevredenheid en binnen de
termijn uitvoert, kan het NA de Europese Commissie adviseren om het aan de begunstigde toegekende Erasmus-handvest voor hoger onderwijs (ECHE) in te trekken.
10. VERSCHULDIGD BEDRAG (ARTIKEL 22.3)
De begunstigde ziet erop toe dat de activiteiten in het kader van het project waarvoor de subsidie werd toegekend subsidiabel zijn volgens de in de Erasmus+- programmagids vastgestelde regels en deze overeenkomst.
Het nationaal agentschap beschouwt elke activiteit die niet in overeenstemming is met de regels van de Erasmus+-programmagids en de aanvullende regels van deze overeenkomst, als niet-subsidiabel.
De subsidiebedragen voor deze activiteiten worden volledig teruggevorderd. De terugvordering heeft betrekking op alle begrotingscategorieën waarvoor een subsidie is toegekend in verband met de als niet-subsidiabel aangemerkte activiteit.
De begunstigde mag maximaal 20 % van de laatste in punt 3 van het gegevensblad vermelde toegekende projectsubsidie gebruiken voor uitgaande mobiliteit van studenten en personeel naar niet met het programma geassocieerde derde landen (het begrotingsaandeel voor internationale mobiliteit). De volgende begrotingscategorieën worden meegerekend in dit begrotingsaandeel:
- Internationale mobiliteitsbeurzen voor studenten: individuele steun en steun voor reiskosten
- Internationale mobiliteitsbeurzen voor personeel: individuele steun en steun voor reiskosten
- Organisatorische steun voor mobiliteit berekend op basis van het aantal internationale mobiliteitsactiviteiten, waarbij het percentage per internationale mobiliteit de gemiddelde organisatorische steun voor mobiliteit per mobiliteitsproject is
- Inclusiesteun voor organisaties
Bij de berekening van het begrotingsaandeel voor internationale mobiliteit wordt geen rekening gehouden met de in bijlage 1 bij de overeenkomst vermelde begrotingscategorieën gebaseerd op werkelijke kosten Inclusiesteun voor deelnemers en Buitengewone kosten voor dure reizen die worden gebruikt voor internationale mobiliteit, noch als onderdeel van de totale projectsubsidie, noch als onderdeel van de gerapporteerde internationale mobiliteitsfondsen.
11. CONTROLES, EVALUATIES, AUDITS EN ONDERZOEKEN (ARTIKEL 25)
Voor de toepassing van artikel 25 verstrekken de coördinator of de betrokken begunstigden fysieke of elektronische kopieën van bewijsstukken zoals omschreven
in bijlage 2 aan het NA, tenzij het NA om de originelen verzoekt. Na analyse van de originele bewijsstukken zendt het NA deze terug naar de betrokken begunstigde. Indien de begunstigde wettelijk niet bevoegd is om de originele documenten te verzenden, wordt in plaats daarvan een kopie van de bewijsstukken verzonden.
Andere controles die op het project kunnen worden uitgevoerd, zijn de administratieve controle, de controle ter plaatse en de systeemcontrole. In dit verband kan het nationaal agentschap de begunstigde verzoeken aanvullende bewijsstukken of documenten te verstrekken die niet in bijlage 2 zijn vermeld en die doorgaans voor het soort controle vereist zijn.
11.1 Administratieve controle
De administratieve controle is een grondige controle van de bewijsstukken ten kantore van het nationaal agentschap die ten tijde van of na afloop van de eindverslaglegging kan worden verricht. De begunstigde legt de bewijsstukken voor alle begrotingscategorieën voor indien het nationaal agentschap daarom verzoekt.
11.2 Controles ter plaatse
Controles ter plaatse worden uitgevoerd door het nationaal agentschap ten kantore van de begunstigde of op een andere locatie die relevant is voor de uitvoering van het project. Tijdens controles ter plaatse moet de begunstigde originele bewijsstukken voor alle begrotingscategorieën ter beschikking stellen voor controle door het nationaal agentschap en moet hij het nationaal agentschap toegang geven tot de registratie van projectuitgaven in de boekhouding van de begunstigde.
Controles ter plaatse kunnen de volgende vormen aannemen:
a) Controle ter plaatse tijdens de uitvoering van het project: deze controle wordt uitgevoerd tijdens de uitvoering van het project zodat het nationaal agentschap het reële karakter en de subsidiabiliteit van alle projectactiviteiten en deelnemers rechtstreeks kan controleren.
b) Controle ter plaatse na de voltooiing van het project: deze controle wordt uitgevoerd na voltooiing van het project en gewoonlijk na de controle van het eindverslag.
11.3 Systeemcontrole
De systeemcontrole wordt uitgevoerd om het systeem van de begunstigde vast te stellen voor het indienen van zijn reguliere subsidieaanvragen in het kader van het programma en voor de naleving van de verbintenissen die zijn aangegaan als gevolg van hun erkenning. De systeemcontrole wordt uitgevoerd om vast te stellen of de begunstigde voldoet aan uitvoeringsnormen waaraan zij zich hebben verbonden in het kader van het Erasmus+-programma. De begunstigde moet het nationaal agentschap in staat stellen de echtheid en subsidiabiliteit van alle projectactiviteiten en deelnemers
te controleren met behulp van alle documentaire middelen, met inbegrip van video- en fotografische gegevens van de uitgevoerde activiteiten, om dubbele financiering of andere onregelmatigheden uit te sluiten.
12. SUBSIDIEVERLAGING (ARTIKEL 28)
Xxxxxxxxxx, onvolledige of niet-tijdige uitvoering van het project kan worden vastgesteld door het nationaal agentschap aan de hand van het eindverslag dat is ingediend door de begunstigde en van de verslagen van de deelnemers aan de activiteiten.
Het nationaal agentschap kan informatie uit een andere bron in aanmerking nemen waaruit blijkt dat de begunstigde zijn verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst niet nakomt. Andere informatiebronnen omvatten monitoringbezoeken, tussentijdse verslagen over accreditatie, administratieve controles en controles ter plaatse door het nationaal agentschap.
Overeenkomstig de scoringprocedure van het eindverslag zoals beschreven in artikel 9.4 van bijlage 5, verlaagt het nationaal agentschap het definitieve subsidiebedrag voor organisatorische steun als volgt:
- 10 % als het eindverslag wordt beoordeeld met ten minste 50 punten en minder dan 60 punten;
- 25 % als het eindverslag wordt beoordeeld met ten minste 40 punten en minder dan 50 punten;
- 50 % als het eindverslag wordt beoordeeld met ten minste 25 punten en minder dan 40 punten;
- 75 % als het eindverslag wordt beoordeeld met minder dan 25 punten.
13. COMMUNICATIE TUSSEN DE PARTIJEN (ARTIKEL 36)
Formele kennisgevingen op papier aan de steunverlenende autoriteit moeten worden gezonden naar het adres van het nationaal agentschap zoals vermeld in de preambule.
Aan de begunstigden gerichte formele kennisgevingen op papier moeten worden gezonden naar hun postadres zoals vermeld in de preambule.
14. MONITORING EN EVALUATIE VAN ACCREDITATIES
Het nationaal agentschap en de Commissie zullen de correcte uitvoering van het Erasmus-handvest voor hoger onderwijs door de begunstigde monitoren, alsook de naleving van de verbintenissen die zijn gedefinieerd in de desbetreffende interinstitutionele overeenkomsten.
Indien de monitoring zwakke punten blootlegt, moet de begunstigde binnen het door het nationaal agentschap of de Commissie bepaalde tijdschema een actieplan opstellen en uitvoeren. Indien de begunstigde geen adequate en tijdige corrigerende maatregelen neemt, kan het nationaal agentschap de Commissie aanbevelen het Erasmus-handvest voor hoger onderwijs op te schorten of in te trekken overeenkomstig de bepalingen van het handvest.
15. ONLINETAALONDERSTEUNING (ONLINE LINGUISTIC SUPPORT, “OLS”)
De begunstigde moet alle in aanmerking komende deelnemers zo spoedig mogelijk toegang tot OLS verlenen na hun selectie voor de mobiliteitsactiviteit.
De begunstigde moet het actieve gebruik van OLS-taalvaardigheidstoetsen en OLS- cursussen bij in aanmerking komende deelnemers promoten conform de meertaligheidsdoelstelling van Xxxxxxxx.
De deelnemers kunnen aan zoveel taalcursussen en taalvaardigheidstoetsen deelnemen als ze willen in de talen die in de OLS-tool beschikbaar zijn.
De begunstigde houdt zich aan de richtsnoeren voor het gebruik van OLS die door de dienstverlener van OLS worden verstrekt.
De begunstigde moet op het gebruik van OLS door de deelnemers toezien – op basis van de informatie die via de beheersinstrumenten wordt verstrekt – en het aantal gebruikte taalvaardigheidstoetsen en taalcursussen in het eindverslag vermelden, indien er statistieken beschikbaar zijn.
16. BESCHERMING EN VEILIGHEID VAN DEELNEMERS
De begunstigde voorziet in doeltreffende procedures en regelingen die de deelnemers aan zijn project bescherming en veiligheid bieden.
De begunstigde moet garanderen dat verzekeringsdekking wordt verstrekt aan deelnemers aan mobiliteitsactiviteiten.
De begunstigde moet subsidieovereenkomsten met deelnemers ondertekenen waarin de details van de activiteiten (begin- en einddatum), financiële steun en betalings- en verzekeringsregelingen worden vermeld.