Algemene Voorwaarden The Vital Company

Algemene Voorwaarden The Vital Company

versie 1.1 – Datum: 04-04-2023

Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, projectvoorstellen, werkzaamheden en overeenkomsten voor dienstverlening tussen The Vital Company. (‘TVC’) en haar Opdrachtgever(s) c.q. rechtsopvolger(s) (‘Opdrachtgever’), inclusief vervolgopdrachten en nieuwe opdrachten.

Toepasselijke inkoop- of andere algemene voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand door ondertekening van een offerte of door een akkoord te geven op de opdracht per e-mail.

Opdrachtgever mag geen voordelen of verplichtingen die uit de overeenkomst voortvloeien op enigerlei wijze overdragen aan derden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van TVC.

TVC houdt zich het recht voor zonder opgaaf van reden een verzoek tot een overeenkomst te weigeren. Onze standaard verwerkersovereenkomst, privacy statement en onze spelregels zijn onderdeel van deze algemene voorwaarden.

Facturatie en Tarieven

Alle prijzen en bedragen zijn exclusief BTW tenzij nadrukkelijk anders vermeld. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen. Bij overschrijding van de betalingstermijn kan de wettelijke rente in rekening gebracht worden. Bij te late betaling behouden wij het recht onze diensten op te schorten, te deactiveren of te beëindigen, zonder recht op restitutie. 50% wordt als aanbetaling vooraf in rekening gebracht, deze moet voor aanvang van de diensten en/of werkzaamheden zijn voldaan. Te late betaling kan leiden tot het opschorten van diensten, zonder dat betalingsverplichting opgeschort wordt.

TVC is altijd gerechtigd om tussentijdse kosten te factureren voor werkzaamheden en/of kosten die tot op dat moment verricht of gemaakt zijn.

TVC behoudt zich het recht om tussentijds tarieven aan te passen. Deze tariefwijzigingen zullen minimaal één maand tevoren gemeld worden.

Wanneer Opdrachtgever een werkzaamheid, dienst, sessie, workshop of afspraak wil annuleren, kan dit tot 25 werkdagen voor de afgesproken datum kosteloos. Hierna brengen wij 50% van het geoffreerde bedrag in rekening. Annuleert Opdrachtgever binnen 10 werkdagen voor de afgesproken datum dan brengen wij het volledige bedrag in rekening.

In geval van liquidatie, faillissement of surséance van betaling van Opdrachtgever, zijn de verplichtingen van Opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.

Intellectueel eigendom

Opdrachtgever erkent en neemt er zonder voorwaarden kennis van dat diensten, inhoud, broncode, teksten en informatie beschermd zijn door TVC’s copyrights, handelsmerken, dienstenmerken of andere eigendomsrechten en wetten. Noch de overeenkomst noch het gebruik van producten van TVC geven u enig recht op copyright of handelsmerk, of tast op enigerlei wijze het exclusieve eigendomsrecht van TVC van het copyright en handelsmerk

aan. U stemt ermee in op geen enkele wijze iets van de inhoud van geleverde te veranderen, te kopiëren, te reproduceren, te verhuren, uit te lenen, te verkopen of opnieuw te ontwerpen. Dit geldt eveneens voor de testen, de code en de software.

Onafhankelijk van de wijze waarop TVC haar diensten aanbiedt, geldt dat zij exclusief eigenaar is van alle (intellectuele eigendoms) rechten en daarmee samenhangende rechten (waaronder begrepen, maar daartoe niet beperkt: auteursrechten, merkrechten, tekening- en modelrechten, databankrechten, handelsnaamrechten en rechten op knowhow) die verband houden met de diensten van TVC en de door haar aan Opdrachtgever ter beschikking gestelde Materialen (van welke aard dan ook), zoals maar niet beperkt tot, project- en samenwerkingsvoorstellen, vragenlijsten, rapportages, rapportagesjablonen, software (onderzoeks)methoden, documentatie, analyses, systemen, modellen, technieken, instrumenten, ontwerpen, handleidingen en andere data (hierna: “Materialen” of

“Materiaal”).

Opdrachtgever verwerft uitsluitend een exclusief gebruiksrecht ten aanzien van de Materialen, beperkt tot gebruik binnen de eigen organisatie van Opdrachtgever.

Opdrachtgever zal geen gebruik maken van de Materialen anders dan waartoe de Materialen aan Opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld. Met name zal Opdrachtgever de Materialen niet bewerken en aan derden ter beschikking stellen. Openbaarmaking van de Materialen is alleen toegestaan na TVC’s voorafgaande schriftelijke toestemming.

Opdrachtgever garandeert dat ten aanzien van de door haar verstrekte informatie geen inbreuk wordt gemaakt op enig (intellectueel eigendoms)recht van derden en dat verstrekte informatie door TVC mag worden verwerkt en bewerkt conform de overeenkomst tussen Opdrachtgever en TVC. Opdrachtgever vrijwaart TVC voor alle vorderingen, aansprakelijkheden, schade, verliezen en kosten van derden die voortvloeien uit, of op enigerlei wijze verband houden met de verstrekte informatie.

Opdrachtgever heeft het eigendom over de eigen data. Dit betekent dat Opdrachtgever verzoeken kan indienen betreft het exporteren van eigen gegevens, waaronder gebruikersgegevens, data en resultaten van onderzoeken. Er zijn kosten verbonden voor het aanleveren van deze gegevens, voor data export, afhankelijk van de aard en omvang van de data.

Geheimhouding

TVC en Opdrachtgever zijn verplicht tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst of uit andere bron van elkaar hebben verkregen (waaronder onderzoeksresultaten, rapporten en informatie over de gehanteerde modellen, strategieën, processen en werkwijze van TVC) en zullen deze niet gebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van die overeenkomst.

Aansprakelijkheid

Alhoewel TVC veel zorg besteedt aan de kwaliteit en beschikbaarheid van haar diensten,

bieden wij onze diensten aan op een “zoals het is” basis. Dit betekent onder andere dat wij geen garantie geven dat onze diensten en benodigde software ononderbroken, tijdig, veilig of vrij van fouten beschikbaar zijn. De huidige stand van zaken van het internet en de snelheid en betrouwbaarheid van verbindingen, verhinderen garanties te geven. De afgelopen jaren bereikten onze software beschikbaarheid van hoger dan 99,7%, maar daar kunnen geen rechten aan ontleend worden.

In geval van aan TVC toerekenbare tekortkomingen in de nakoming van de te verrichten diensten, is de aansprakelijkheid van TVC beperkt tot directe schade van Opdrachtgever, tot het bedrag dat door haar verzekering wordt gedekt en voor uitkering in aanmerking komt. Indien de verzekeraar om welke reden dan ook niet tot uitkering overgaat, is de aansprakelijkheid van TVC beperkt tot het bedrag gelijk aan de prijs voor de dienstverlening die ten grondslag ligt aan de overeenkomst op basis waarvan de schade is ontstaan. Indien de overeenkomst een looptijd heeft van meer dan één jaar, wordt de prijs gesteld op het totaal van de vergoedingen voor één jaar. Voornoemde aansprakelijkheidsbeperking komt te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet, grove schuld of ernstige nalatigheid.

TVC is nooit aansprakelijk voor indirecte schade (waaronder in ieder geval begrepen gevolgschade, gederfde omzet en winst, reputatieschade, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie); en/of schade van derden, o.m. ten gevolge van (het resultaat van) TVC’s werkzaamheden of advies waarvan Opdrachtgever gebruik heeft gemaakt, of ten gevolge van schending van octrooien, licenties of andere rechten van derden door gebruik van gegevens die door of vanwege Opdrachtgever zijn verstrekt. Opdrachtgever vrijwaart TVC voor dergelijke aanspraken van derden tot vergoeding van schade.

Alvorens het recht tot ontbinding zou ontstaan als gevolg van een tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst, dienen Partijen elkaar in de gelegenheid te stellen om deze binnen een redelijke termijn te herstellen. Pas na schriftelijke ingebrekestelling zullen Partijen in verzuim zijn. Aanspraken van Opdrachtgever vervallen als deze niet binnen één jaar na de ontdekking van een omstandigheid die aanleiding geeft of kan geven tot aansprakelijkheid, schriftelijk aan TVC ter kennis zijn gesteld.

Overmacht

TVC is niet aansprakelijk indien een tekortkoming het gevolg is van overmacht. Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan (naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen): vervoers- en/of communicatiestoringen en stagnatie bij derden waarvan TVC afhankelijk is, waaronder nadrukkelijk begrepen leveranciers van clouddiensten, communicatieverbindingen en andere onderdelen van de informatie technische infrastructuur die TVC gebruikt. Bij overmacht worden de verplichtingen van TVC opgeschort. Indien de periode waarin nakoming niet mogelijk is langer duurt dan twee maanden, mag TVC de overeenkomst ontbinden zonder dat er een verplichting tot schadevergoeding bestaat.

Indien TVC bij het intreden van overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan of hier slechts gedeeltelijk aan kan voldoen, is zij gerechtigd de reeds geleverde diensten c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is Opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen.

Toepasselijk recht & geschillenregeling

Deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten die daaruit voortvloeien of daarmee verband houden zijn onderworpen aan Nederlands recht. Eventuele geschillen tussen TVC en Opdrachtgever zullen worden beslecht door de Rechtbank Overijssel. Rechtbank Overijssel (Almelo, Nederland) heeft exclusieve jurisdictie inzake vorderingen die uit deze overeenkomst voortvloeien. TVC blijft bevoegd Opdrachtgever te dagvaarden voor de volgens de (internationale) wet bevoegde rechter.

Specifieke aanvullende voorwaarden

Privacy en informatiebeveiliging

De bescherming van uw privacy is zeer belangrijk voor ons. Bij het omgaan met informatie hanteren wij de volgende spelregels:

1. Wij geven geen persoonlijke informatie door aan derden.

2. Alle informatie wordt bewaard en bewerkt in een veilige omgeving.

3. Testresultaten en andere persoonlijke informatie wordt versleuteld.

4. Testresultaten en andere persoonlijke informatie wordt slechts geanonimiseerd voor statistische analyses gebruikt.

5. Na drie jaar, na het beëindigen van een overeenkomst, worden rapporten verwijderd. Een kortere periode is mogelijk indien opdrachtgever dit wenselijk acht.

6. TVC houdt zich het recht voor om de informatie van professionals en hun cliënten geanonimiseerd en volledig te gebruiken voor verdere ontwikkeling van de testen en haar diensten. Dit geldt voor – maar is niet beperkt tot – onderzoek, bijvoorbeeld voor de ontwikkeling van normgroepen en de uitvoering van statistische analyses. TVC zal nooit schriftelijk of op andere wijze direct contact met u of uw cliënten opnemen, tenzij u daar expliciet om heeft verzocht of om zich te verzekeren van een correcte dienstverlening.

Systeemeisen

Belangrijk is dat er wordt voldaan aan de systeemeisen voor een correct werking van onze onderzoek software. De actuele systeemeisen zijn hier na te lezen:

• Wij raden altijd de meest recente versie van Microsoft Edge, Chrome, Firefox of Safari aan. Bij IE8 (verouderde versie van Internet Explorer) kan de opmaak soms niet optimaal zijn, omdat deze een aantal opmaak functies niet ondersteunt.

• Javascript moet aan staan (standaard in alle moderne internetbrowsers).

• Een voldoende snelle internetverbinding. Als richtlijn minimaal 1 Mbps voor normaal gebruik.

• Minimaal 256 MB aan RAM-geheugen en voldoende vrije schijfruimte voor het opslaan van een rapport (zo weinig als 55kb).

Helpdesk

De helpdesk is voor vragen beschikbaar van 09.00 uur tot 17.00 uur tijdens werkdagen, bij voorkeur via email: xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx. Wij zullen zo snel als realistisch mogelijk contact met u opnemen om vragen te beantwoorden en te starten met het oplossen van eventuele problemen.

Klachten

Geen enkele klacht zal officieel beschouwd worden te zijn ingediend, tenzij de klacht op schrift of per e-mail aan TVC is gegeven, binnen twee weken nadat u de tekortkoming en fout ontdekt heeft of redelijkerwijs had kunnen ontdekken, met een specificatie van alle details die te maken hebben met het onderwerp en de aard van de klacht. Klachten kunnen alleen in Nederlands of Engels ingediend worden.

Aanvullende voorwaarden voor API gebruikers

Onze onderzoek software biedt de mogelijkheid om via een API testen en resultaten via andere software systemen aan te roepen, te versturen en te integreren in onze processen. De voorwaarde hiervoor is dat testen altijd op individuele basis beschikbaar gesteld worden achter inlogcodes en niet publiekelijk beschikbaar zijn. Vooraf moet inzage worden geven in de toepassing waarbinnen de testen afgenomen worden. TVC kan dan toestemming verlenen om (specifieke) testen beschikbaar te stellen via de API. TVC heeft het recht te monitoren of het gebruik in overeenstemming is met de afspraken en is gerechtigd de samenwerking te beëindigen indien de toepassing naar haar oordeel niet in overeenstemming is met de afspraken. De partij die testen via de API aanroept dient te beschikken over voldoende bekwaam ICT personeel en een voldoende stabiel systeem om de API goed in te kunnen richten. TVC biedt bij dienstverlening via een API uitsluitend helpdesk aan degenen die verantwoordelijk zijn voor het goed werken van het systeem en niet rechtstreeks aan (eind)gebruikers.