Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat
Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat
Directie Zuid-Holland
Evaluatie Uitbesteding Directievoering Giessenplein
Eindconclusie
Oktober 2000
Samengesteld in opdracht van:
Hoofd Uitvoeringsbureau Noord-West
E.W. Hennevanger
1
1. Inleiding
De directie Zuid-Holland heeft de directievoering voor het project Reconstructie Giessenplein per 28-01-1998 uitbesteed aan ingenieursbureau De Grontmij.
In opdracht van het hoofd van het uitvoeringsbureau West en de projectmanager Giessenplein van TXM zijn de ervaringen met uitbesteding gemventariseerd en vastgelegd in 2 evaluatierapporten die vervolgens met alle betrokken functionarissen zijn besproken.
Na samenvoeging van de uitvoeringsbureaus West en Noord tot een nieuw uitvoeringsbureau is in opdracht van het hoofd uitvoeringsbureau Noord-West de eindconclusie in dit rapport beschreven en is de evaluatie hiermee afgerond.
Bij het samenstellen van de eindconclusie is, naast de ervaringen met het project Giessenplein tevens gebruik gemaakt van eerdere ervaringen met uitbestede directievoering die zijn opgedaan door de Mentorgroep Andere Contractvormen.
Gezien de actuele ontwikkelingen bij TX is bij het schrijven van deze eindconclusie ook rekening gehouden met de mogelijkheden die uitbesteding van dir.UAV-taken kunnen bieden voor het veranderingstraject TX.
Deze eindconclusie is gebaseerd op:
• evaluatierapport dd. September 1998
• evaluatierapport dd. September 1999
• AO/IC-rapportage dd. 09-10-1998
• AO/IC-rapportage dd. 03-05-1999
• een evaluatiebijeenkomst gehouden op 2 februari 2000 met deelnemers die een functionele relatie hebben met het project Giessenplein
• het rapport "Eindnotitie Mentorgroep Andere Contractvormen" dd. 17 augustus 1998 van het RWS Steunpunt Opdrachtgeverschap (RSO), met name de toekomstvisie van de Werkgroep Uitbesteding Directievoering van de Mentorgroep beschreven in bijlage 5 van de notitie.
Na onderstaande eindconclusie zijn 4 aspecten nader belicht;
1. rechtmatigheid
2. (bedrijfseconomische) doelmatigheid
3. deskundigheid
4. kwaliteitsbeheersing
2
2. Eindconclusie.
Eindconclusies en aanbevelingen
Uit de ervaringen met het project Giessenplein en de resultaten van de werkgroep Uitbesteding Directievoering blijkt dat het uitbesteden van directie UAV-taken verantwoord en mogelijk is voor die bestekken die op de traditionele wijze worden uitgevoerd volgens de bestaande praktijk (RAW- systematiek, bestaande procedurebeschrijvingen en -regelgeving).
Tijdens de evaluatiebijeenkomst over directievoering Giessenplein gehouden op dd: 2-2-2000 is gebleken dat uitbesteding van directie UAV-taken voor de directie Zuid-Holland meerwaarde heeft mits daarmee personele capaciteitsproblemen worden opgelost en het past binnen het RW S beleid van verdergaande uitbesteding en gewenste inzet van de markt.
Gezien de verdergaande ontwikkelingen in het veranderingsproces TX en de daarvoor verwachte benodigde personele capaciteit, biedt uitbesteding van directie UAV-taken goede mogelijkheden.
Het aannemen van directie UAV-taken is voor ingenieursbureaus een financieel aantrekkelijke en verantwoorde onderneming mits de inzet voor een reeks van jaren is gewaarborgd (continui'teit) en er personeel kan worden ingezet op meerdere projecten tegelijk (volume) waardoor flexibele inzet van personeel mogelijk wordt gemaakt.
Het uitbesteden van directie UAV-taken gecombineerd met het schrijven van een bestek biedt de opdrachtnemer voordelen t.a.v. continui'teit en volume en het verhoogt de kennis en kwaliteit van de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van het bestek.
Naarmate een opdrachtnemer meer continui'teit en volume wordt geboden wordt ook de ruimte voor doelmatig handelen groter. Dat kan een prijsverlagend effect tot gevolg hebben.
De opdrachtgever van Rijkswaterstaat is en blijft verantwoordelijk.
Bij uitbesteding van directie UAV-taken op grotere schaal zal de opdrachtgever alert en aantoonbaar moeten blijven toezien op de prestaties die voorafgaan aan de financiele uitgaven.
Op grond van de ervaringen met het Giessenplein blijkt dat de rechtmatigheid van uitgaven en de kwaliteit van het produkt kan worden gewaarborgd door een goede projectvoorbereiding en ontwerp, een gedetailleerd uitbestedingscontract, deskundige RWS-begeleiding en AO/IC-controles.
Externe kwaliteitsaudits in combinatie met steekproefsgewijze controles op de uitvoering kunnen daaraan worden toegevoegd.
De Werkgroep Uitbesteding van de Mentorgroep heeft uit haar onderzoek de conclusie kunnen trekken dat de directievoering bij werken met eenvoudig te omschrijven producten (lees: goed beheersbaar) gemakkelijker zijn uit te besteden dan complexe GWW-werken. De werkgroep beveelt daarom aan met kleine projecten te starten zoals bijvoorbeeld geluidsschermen, verkeersregelinstallaties, maai- en markeringswerkzaamheden, eenvoudige grond- en wegwerkzaamheden, eenvoudige kunstwerken en dergelijke.
3
Nadere uiteenzetting
1. Rechtmatigheid
Op grond van de resultaten van twee AO/IC controles bij het Giessenplein blijkt dat de opdrachtnemer in de rol van directie UAV voldoet aan de eisen die worden gesteld t.a.v. het aspect (aantoonbare) rechtmatigheid. De risico's bij uitbesteden zijn zeker niet groter.
Volgens de UCA is functiescheiding tussen opdrachtgever en directie UAV van essentieel belang. Uitbesteding van taken van de directie UAV kan deze functiescheiding versterken.
Uit de uitbestedingsproef blijkt dat de opdrachtgever de rechtmatigheid kan waarborgen door een goed uitbestedingscontract, AO/IC- controles, kwaliteitsaudits en door deskundige RWS-begeleiding.
De werkgroep Uitbesteding Directievoering verwacht dat, inzake het behoud van de rechtmatigheid en gedreven door kostenbesef, nieuwe innovatieve ideeen door de opdrachtnemer zullen worden ingebracht inzake de beheersing van het contract, de aansturing van het C P en toezichthouder(s), de wijze van administreren en toezicht op de uitvoering van het bestek door de aannemer.
2. Doelmatigheid (bedrijfseconomische-)
Vanwege winstdoelstellingen is de opdrachtnemer er veel aan gelegen om op een efficiente wijze haar taken uit te voeren. Concreet voorbeeld bij het Giessenplein is dat de opdrachtnemer de directie UAV voor een deel parttime heeft ingezet en het aantal directieleden heeft verminderd zodra daarvoor de ruimte was. De mogelijkheden voor het realiseren van efficiency-maatregelen zullen toenemen indien continui'teit en een groter volume kan worden geboden en besteksvoorbereiding en directievoering gecombineerd worden uitbesteed.
De mogelijkheden voor efficiencymaatregelen worden voor een deel beperkt door een overdaad aan RWS-regelgeving en administratie. Concreet voorbeeld in dit verband is dat een extra medewerker moet worden ingezet om asfaltbonnen in te nemen en daarbij (onnodige) aantekeningen moet maken terwijl met een theoretische berekening de verwerkte hoeveelheid aan asfalt nauwkeurig kan worden bepaald en het kwaliteitsniveau van het asfaltbeton kan worden vastgesteld.
De beperking neemt niet weg dat het uitbesteden van directie UAV-taken de opdrachtnemer voldoende mogelijkheden en flexibiliteit biedt mits de opdrachtnemer kan rekenen op voldoende volume en continui'teit d.m.v. bijvoorbeeld een raamcontract.
3. Deskundigheid
Het inleerproces (de wijze waarop iets plaats vindt en waar je moet zijn binnen directie Zuid-Holland) bij de aanvang van het uitvoeren van directie UAV-taken vergt een investering die een opdrachtnemer wil terugverdienen. De opdrachtnemer kan deskundigheid waarborgen mits uitbesteding van directie- UAV taken voldoende volume heeft en voor een langere periode kan worden gegarandeerd.
De Werkgroep Uitbesteding is van mening dat wanneer een opdrachtnemer die deskundigheid kan garanderen het verlies van een deel van de
4
directievoeringsdeskundigheid bij RW S geen onoverkomelijk probleem is. In plaats daarvan zal de RW S zorg moeten dragen voor het verder uitbouwen van deskundig opdrachtgeverschap.
Om een minimale (particuliere) deskundigheid van directievoeren te garanderen is het onverstandig de markt te benaderen met als enige doel het verkrijgen van een zo laag mogelijke prijs.
4. Kwaliteitsbeheersing
Uit bedrijfseconomische overwegingen (winst maken) zal een opdrachtnemer directie UAV-taken met een minimale inzet van personeel uitvoeren, hetgeen op gespannen voet kan staan met de bewaking van het door de aannemer uit te voeren werk. Vooral bij traditionele bestekken kunnen risico's ten aanzien van tijd, geld en kwaliteit goed worden beheerst door een deskundig opdrachtgeverschap, d.w.z. door een goed contract, juiste gunningscriteria en optimaal toezicht.
Samengesteld: X. Xxxxxxxx Datum: 30 oktober 2000