Onderhoudsbestek GSC ESDO
Onderhoudsbestek GSC ESDO
Xxxxxxxxxxx 000 X 0000XX I ’s-Gravenhage
1 INLEIDING
GSC ESDO hierna te noemen “opdrachtgever”, is eigenaar en verhuurder van het
clubgebouw gelegen aan de Hengelolaan 600 te Den Haag; hierna “het
Object”;
GSC ESDO, is nog op zoek naar een accommodatiebeheerder van het Object. Eentje die het onderhoud van het pand coördineert. Dit kan ook één van de bestuursleden worden. De opdrachtnemer heeft direct contact met de accommodatiebeheerder en legt bij hem verantwoording af.
2 HUIDIGE SITUATIE
Het Technisch Beheer en Onderhoud van het gebouw is de verantwoordelijkheid van GSC ESDO
Een groot deel van deze werkzaamheden wordt al jaren uitgevoerd door vrijwilligers en externe onderhoudsbedrijven.
Het Object bestaat uit een twee verdiepingen. Op de begane grond bevinden zich de kleedkamers. Op de eerste etage bevinden zich de kantine en de bestuurskamer.
3 DOELSTELLINGEN
Met de installatie van een nieuw bestuur wil de opdrachtgever het technisch beheer en onderhoud van het Object beter georganiseerd hebben. Hierbij spelen zaken als transparantie, structuur, proactief en
communicatie een belangrijke rol.
Het doel van de werkzaamheden is om de installatieonderdelen zoals vermeld in Bijlage 1 in een goede staat van onderhoud te houden of te brengen, de installaties goed te laten functioneren
en de continuïteit te garanderen binnen de gestelde normen, om de ruimtecondities
zoals temperatuur, relatieve vochtigheid, CO2 en lichtniveau op het gewenste niveau te houden en om
klachten van de leden zoveel mogelijk te voorkomen.
4 WERKZAAMHEDEN
In Bijlage 1 – “Overzicht installaties/componentenlijst” zijn alle objecten en installaties die vallen onder de verantwoordelijkheid van de toekomstige opdrachtnemer benoemd.
In Bijlage 2 – “Onderhoudsspecificatie” staan de minimaal uit te voeren taken met bijbehorende
frequentie per object benoemd als richtlijn. Objecten niet specifiek vermeld, maar wel voorkomend in
bijlage 1 dienen echter minimaal 1x jaar volgens de leveranciers voorschriften van betreffende
objecten/onderdelen onderhouden te worden.
5 CONTRACTDUUR
De opdrachtgever is voornemens een overeenkomst af te sluiten voor de periode van 1 jaar. Het contract zal vanuit rechtswege automatisch beëindigingen na 1 jaar en er is geen sprake van automatische verlenging. Na evaluatie van het contractjaar en de prestaties van Opdrachtnemer kan Opdrachtgever besluiten het contract te verlengen met een nader te bepalen periode. Dit besluit zal uiterlijk 1 maand voor het verstrijken van een jaar schriftelijk kenbaar worden gemaakt aan Opdrachtnemer.
6 LEVEROMVANG
De opdrachtgever heeft het voornemen het Technisch Beheer en Onderhoud aan één opdrachtnemer uit te besteden die de verantwoording neemt over alle werkzaamheden met betrekking tot de genoemde objecten gedurende 7 dagen per week en 24 uur per dag.
Alle onderhoudswerkzaamheden dienen gericht te zijn op een veilig en doelmatig gebruik van de installatie. De werkzaamheden dienen ten alle tijden minimaal volgens de richtlijnen van de
leverancier voor het onderhoudsprogramma en de geldende wettelijke eisen, richtlijnen en normen
uitgevoerd te worden.
In Bijlage 2 is per installatie/installatiedeel als richtlijn opgegeven of, en zo ja met welke frequentie
preventief onderhoud uitgevoerd moet worden. Opdrachtnemer dient per installatie/installatiedeel zelf te bepalen en opgegeven of, en zo ja met welke frequentie preventief onderhoud uitgevoerd gaat worden.
Indien naar het oordeel van de opdrachtnemer een korter interval noodzakelijk is dan wel een langere
interval mogelijk is om in de desbetreffende installaties de kans op storingen en defecten te verlagen,
dient de opdrachtnemer de opdrachtgever hierover tegelijk met de aanbieding schriftelijk te adviseren,
samen met de daaraan verbonden financiële consequenties.
De onderhoudswerkzaamheden dienen door de opdrachtnemer zelf uitgevoerd te worden met
uitzondering van de specifieke onderdelen van de installaties. In dat geval dient dit in de offerte
(overeenkomst) vermeldt te worden.
Het uitgevoerde onderhoud dient door de opdrachtnemer door overzichtelijke rapportages (o.a.
onderhoud en servicebonnen) inzichtelijk gemaakt te worden. Deze rapportages dienen duidelijk leesbaar te worden ingediend. De opdrachtnemer dient een kopie van de onderhoudsbonnen op de locatie in het logboek te bewaren.
Bij temperaturen welke bevriezingsgevaar voor de installaties zoals genoemd in de Bijlage 1 kunnen
opleveren, dient de opdrachtnemer in met name de weekeinden en de feestdagen voor zover
noodzakelijk extra controle te verrichten en voldoende preventieve maatregelen te nemen om bevriezing van de installaties te voorkomen e.e.a. in overleg met beheerder. In geval van nood – waaronder begrepen het hiervoor genoemde gevaar van bevriezing – heeft de opdrachtgever de plicht al het mogelijke te doen om de opdrachtnemer, of vertegenwoordigers namens de opdrachtnemer onmiddellijke toegang te verlenen tot alle delen van de installatie welke buiten de overeenkomst vallen en waar sprake is van de noodsituatie. De opdrachtnemer heeft het recht om alle maatregelen te nemen die de situatie vereist.
6.1 Technisch Beheer
Onder technisch beheer vallen minimaal de volgende processen:
Het monitoren van de bedrijfsprocessen door het behandelen van meldingen, het inspecteren en beheren van de bedrijfsmiddelen.
Het bedienen van de installaties
De coördinatie en begeleiding van subcontractors
Ontwikkelen van onderhoudsstrategie
Op basis van onderhoudsstrategie voorbereiden, plannen en uitvoeren van
Onderhoudstaken / werkzaamheden
Afhandelen van alle storingsmeldingen
Invoeren, verwerken en analyseren van gegevens zoals storingsanalyses etc., met behulp van geautomatiseerde systemen zoals:
Gebouwbeheersysteem (GBS)
Proactief meedenken over mogelijkheden tot verlagen energieverbruik.
Bedrijfsvoeren van alle objecten. Hieronder vallen alle noodzakelijke activiteiten om het
functioneren van de objecten te borgen en eventueel te optimaliseren
Aanleveren verbetervoorstellen
Rapportage met betrekking tot (mogelijk te verwachten) storingen
Rapportage waarin opgenomen voortgang onderhoud, storingen analyse, verbetervoorstellen en financiële budget – realisatie (per kwartaal)
Meerjaren budgettering vervangingskosten (10 jarenbudget)
Per kwartaal een bespreking van de rapportage en voortgang.
6.2 Preventief en correctief onderhoud
Definities:
• Periodiek Onderhoud : is het uitvoeren van bepaalde onderhoudstaken, bijvoorbeeld het
vervangen van een filter, met een vaste frequentie of na een bepaald aantal draaiuren.
• Predictief Onderhoud : is het uitvoeren van onderhoudsinterventies na een controle waaruit
gebleken is om bepaalde onderhoudstaken wel of niet uit te voeren.
Periodiek en Predictief onderhoud vormen samen Preventief Onderhoud.
Preventief onderhoud
Onder preventief onderhoud wordt verstaan het uitvoeren van die werkzaamheden welke gericht zijn op het voorkomen van defecten en storingen. De werkzaamheden bestaan onder meer uit het periodiek (doen) controleren, reinigen, impregneren en conserveren en verrichten van de door opdrachtgever noodzakelijk geachte werkzaamheden en het voldoen aan alle normen en richtlijnen en wettelijke bepalingen die zijn gesteld aan de installaties.
De opdrachtnemer verplicht zich het onderhoud zodanig uit te voeren dat defecten of storingen zoveel
mogelijk worden voorkomen en dat de installaties met een zo groot mogelijke betrouwbaarheid,
bedrijfszeker, veilig en doelmatig functioneren. In dit geval wordt ook tot het preventieve onderhoud
gerekend het uitvoeren van werkzaamheden aan de installaties met het oog op een beter functioneren
zoals bijregelen van installatiedelen etc.
Correctief onderhoud
Een storing c.q. klacht is een melding van de opdrachtgever die van mening is dat de in onderhoud zijnde installaties niet voldoen aan de verwachtingen die daaraan mogen worden gesteld. De
werkzaamheden die nodig zijn om afwijkingen c.q. storingen te herstellen worden geacht niet in de
contractsom te zijn inbegrepen. De werkelijke kosten per storing / reparatie zullen op nacalculatie in rekening worden gebracht overeenkomst de overeengekomen tarieven.
Reparaties en vervanging van onderdelen welke een gevolg zijn van het niet naar behoren uitvoeren van werkzaamheden door de opdrachtnemer dan wel toepassing door de opdrachtnemer van ondeugdelijke c.q. ongeschikte materialen zijn voor rekening van de opdrachtnemer.
6.3 Levering van onderhoudsmaterialen & gereedschappen
Het leveren en verwerken van de normale onderhoudsmaterialen zoals:
smeermiddelen, pakkingen, opvulmateriaal en verf en klein bevestigingsmateriaal
V-snaren
luchtfilters t.b.v. luchtbehandelingkasten
reiniging-, impregneer-, smeer- en conserveringsmiddelen
zekeringen, klein schakelmateriaal
alle materialen tot netto € 250,00 excl. btw tijdens het uitvoeren van het preventief onderhoud.
Het leveren van alle hulpmaterialen zoals klim- en steigermateriaal, gereedschappen en meet- en controleapparatuur die nodig zijn voor het uitvoeren van de vakkundige werkzaamheden waarin deze aanbesteding voorziet.
6.4 Subcontractors
Indien door opdrachtnemer gebruik wordt gemaakt van subcontractors, de coördinatie en begeleiding van derden/subcontractors, genoemd in de overeenkomst komt geheel voor rekening en risico van de
opdrachtnemer. Opdrachtnemer dient dit in zijn offerte (overeenkomst) duidelijk te vermelden.
6.5 Overige
Voor de (drink)waterinstallaties dienen mogelijke knelpunten aangaande legionella besmetting door de
opdrachtnemer gemeld te worden aan de opdrachtgever. De beheersmaatregelen met betrekking tot het spoelen, bijhouden van het beheerderhandboek die voortkomen uit de risicoanalyse vallen buiten dit bestek. De technische aanpassingen vallen buiten dit bestek.
Alle verplichte periodieke keuringen aan installaties moeten worden uitgevoerd onder
verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. Alle hiervoor benodigde kosten dienen te zijn
inbegrepen in de aannemingssom van de overeenkomst. De keuringscertificaten dienen met de
rapportages bij de opdrachtgever te worden ingediend en een kopie dient opgeborgen te
worden in het logboek.
Opdrachtnemer zal ten einde een goed functioneren van de installatie te waarborgen, waar nodig overleg plegen met de opdrachtgever in gezamenlijk overleg mede vertegenwoordigen.
7 OFFERTEAANVRAAG
7.1 Doel van de offerteaanvraag
Door middel van deze offerteaanvraag verzoeken wij de aanbieder een vrijblijvende en
onherroepelijke aanbieding te doen op de omschreven werkzaamheden. De opdrachtnemer
die de meest passende offerte indient, wordt uiteindelijk gekozen als opdrachtnemer voor het
Technisch Beheer en Onderhoud gebouw gebonden technische installaties.
Op basis van de ontvangen aanbiedingen zal de opdrachtgever uiteindelijk een keuze maken
met welke leveranciers zij nadere besprekingen zal hebben. Bij de afweging van de keuze
zullen, naast marktconforme tarieven en condities, de kwaliteit van de dienstverlening, de
onderhoudsvisie van de opdrachtnemer, het plan van aanpak en dermate waarin de leverancier kan
voldoen aan de eisen en wensen van de opdrachtgever zoals weergegeven in het bestek bepalend zijn. Daarnaast zal aan de hand van het financiële draagvlak, de organisatorische opzet, de kennis en
capaciteit een inschatting worden gemaakt van een verantwoorde relatie met de betreffende leverancier.
7.2 Procedure
7.2.1 Ontvangststukken en deelname aanbesteding
Geïnteresseerden wordt verzocht dit voor 1 april 2018 kenbaar te maken bij het hoofdbestuur van GSC ESDO. Voor 1 april 2018 moeten de gevraagde documenten ook aan het hoofdbestuur overhandigd zijn. Dit kan digitaal gebeuren, of hardcopy afgeleverd worden. Alles dat na 1 april 2018 overhandigd wordt, zal niet in behandeling worden genomen. Aanpassingen aan reeds overhandigde documenten kunnen na 1 april 2018 niet meer doorgevoerd worden.
7.2.2 Schouwing
Er vindt schouwing plaats in overleg met de opdrachtgever.
7.2.3 Contactpersoon
Hoofdbestuur GSC ESDO
Contactpersoon: Xxxx Xxxxxx
Telefoonnummer:
E-mail : xxxx@xxxxxxx.xx
7.2.4 Communicatie
Alle communicatie tussen de opdrachtgever en de aanbieder in verband met deze
aanbieding en het eventueel daaropvolgende selectie- en onderhandelingstraject, moet via de in
paragraaf 7.2.3 vermelde contactpersonen verlopen.
Vragen kunnen per e-mail worden gesteld. Wij doen ons beste deze z.s.m. te beantwoorden.
Wij verzoeken u daarvoor uitsluitend bovenstaande e-mail adres van de contactpersoon te
gebruiken. Wij verzoeken u nadrukkelijk met betrekking tot deze offerteaanvraag niet via andere
communicatielijnen informatie te vragen of contact te zoeken. Xxxxx contacten kunnen in negatieve zin
meewegen bij de selectie.
hiervan direct in kennis en zal alle documenten van de aanvraag retourneren. Voorwaarden die gesteld
worden ten aanzien van geheimhouding, vertrouwelijkheid en publiciteit blijven
onverminderd van kracht.
7.2.5 Indienen offerte
Uiterlijk 1 april 2018 dient de offerte inclusief bijlagen worden gemaild naar het hoofdbestuur van GSC EDO, ter attentie van xxx. X. Xxxxxx (xxxx@xxxxxxx.xx).
De offerteaanvraag kan door de opdrachtgever worden gewijzigd als zij daartoe een gerede
aanleiding ziet. De opdrachtgever stelt in dat geval de aanbieder per omgaande schriftelijk op de hoogte van eventuele wijzigingen.
7.2.6 Gunning
De gunning vindt plaats op basis van een combinatie van een aantal wegingsfactoren. De
volgende wegingen worden gemaakt:
Prijs
Referentie en algemene indruk
Presentatie
Plan van aanpak
Planning
Onderhoudsvisie
Onderhoudsteam inclusief CV van de teamleden
Communicatie matrix
Er wordt gelet op:
ervaring in de uitvoering van soortgelijke opdrachten;
de kwaliteit en representativiteit van de operationele uitvoering;
de wijze waarop garanties worden gegeven ten aanzien van de kwaliteit van de dienstverlening;
de servicegraad welke kan worden geboden (inclusief communicatieaspecten);
de technische service welke kan worden gegeven (inclusief milieuaspecten);
de praktische invulling van de dienstverlening;
de volledigheid van de verstrekte gegevens;
de informatie welke voortvloeit uit de opgegeven referenties;
de invulling van het door opdrachtgever aangeleverde bestek;
de prijsopbouw en de totale prijs.
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor offertes die qua lay-out, volledigheid en/of timing niet
voldoen aan de gestelde criteria, niet in behandeling te nemen. De opdrachtgever is gerechtigd, zonder opgave van redenen, de gunning op te schorten, de opdracht te xxxxxx dan wel niet te gunnen.
In de navolgende documenten worden de eisen, randvoorwaarden en uitgangspunten omschreven waarmee rekening gehouden dient te worden bij het uitbrengen van een offerte voor de opdrachtgever.
8 DE OFFERTE
8.1 Kosten offerte
De offerte is vrijblijvend voor opdrachtgever. De offerte wordt beschouwd als een onherroepelijke
aanbieding en moet minimaal tot aan het einde van de eventuele onderhandelingen respectievelijk tot het genoemde begindatum van de werkzaamheden geldig zijn.
Alle door de aanbieder te maken kosten voor het uitbrengen van een offerte, en alle volgende gemaakte kosten in de eventueel daarop volgende selectieprocedure (daarin inbegrepen de kosten van eventueel juridische adviezen, offertes, etc.) zijn volledig voor eigen rekening van de betreffende aanbieder.
8.2 Juridische eisen
Door het doen van een aanbieding stemt u in met de voorwaarden van de offerteaanvraag en de
daarmee verbonden (concept) Overeenkomst(en). Als er onderdelen zijn, waar u niet mee akkoord kunt gaan, dan dient u dit in uw offerte gemotiveerd aan te geven.
U moet uw aanbieding uitdrukkelijk baseren op dit bestek voor het Technisch Beheer en Onderhoud van de werktuigkundige installaties bij GSC ESDO.
Uw levering- en/of andere algemene voorwaarden zijn uitdrukkelijk niet van toepassing. Het bereiken van overeenstemming over de te sluiten Overeenkomst is een bindende voorwaarde voor het doen van een aanbieding.
Afwijkingen van de offerteaanvraag die niet als bijzonder worden aangeduid of nader worden
toegelicht, kunnen buiten beschouwing worden gelaten.
8.3 Financiële eisen
Alle prijzen en tarieven dienen in euro's en inclusief BTW te worden vermeld.
8.4 Alternatieven & Suggesties
Mochten er in de door ons aangevraagde offerte elementen ontbreken die naar uw mening voor ons en/of voor u van belang kunnen zijn, dan verzoeken wij u dit separaat te vermelden. Dit geldt ook wanneer u een alternatief voorstel wenst voor te leggen naast de oorspronkelijke specificatie. De inschrijver moet de bijzonderheden van de voorgestelde alternatieven zo gespecificeerd mogelijk vermelden, evenals de reden voor het alternatief en het eventuele effect ervan op de technische aspecten, tarieven, enzovoort, indien het alternatief door de opdrachtgever zou worden aanvaard.
De door u vermelde suggesties zullen desgewenst vertrouwelijk worden behandeld. Mocht u niet aan onderdelen van het programma van eisen en wensen kunnen voldoen, dan verzoeken wij u dit eveneens separaat te vermelden.
8.5 Opbouw van de offerte
Uw reactie op de offerteaanvraag, beschouwen wij als een onherroepelijke aanbieding en
moet bestaan uit de volgende onderdelen:
Aanbiedingsbrief, hierin dient minimaal opgenomen te zijn een bevestiging van de onder 7.1 en 7.2 genoemde aspecten en de beantwoording van de open vragen uit bijlage 4.
Aanvullingen/alternatieven en suggesties
Onderhoudsbestek geaccordeerd
Open begroting/specificatie/omschrijving
Bijlage 1 aangevuld en geaccordeerd
Bijlage 2 geaccordeerd
Bijlage 3 Tarievensheet ingevuld en getekend
Bijlage 4 geaccordeerd
Bijlage 5 geaccordeerd
Voorbeeld servicebon/checklist/onderhoudsplanning/rapportage/MJOP etc.
Digitale offerte (aangeleverd per e-mail)
9 UITVOERING
9.1 Toegangsregeling
De nog nader te benoemen accommodatiebeheerder coördineert het onderhoud van de installaties van het gebouw.
Bij het einde van de werkzaamheden dienen de ruimten waarin de opdrachtnemer heeft gewerkt
gesloten te zijn voor wat betreft deuren, ramen en bovenlichten. Bij het nalaten van dergelijke
werkzaamheden kan de opdrachtnemer aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen die direct
verband houden met beschreven nalatigheid.
In overleg met de opdrachtnemer worden ruimtes en materialen beschikbaar gesteld. De opdrachtnemer levert de uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden, de eventuele hem in gebruik gegeven ruimten en de ten gevolge van de uitvoering van het werk verontreinigde eigendommen van de opdrachtgever dient men grondig schoon te maken. De schoonmaakwerkzaamheden worden tegen het einde van iedere werkdag uitgevoerd. De opdrachtnemer dient zelf zorg te dragen voor de afvoer van afvalmateriaal. Zoals: olie, filters, freon, enz.
9.2 Werktijden
De opdrachtnemer zal zijn normale preventieve onderhoud zoveel mogelijk binnen de normale openingstijden verrichten die geldt voor dit clubgebouw. Dat zal dus veelal zijn op maandag t/m donderdag van 18.00 uur t/m 22.00 en in het weekenden van 9.00 uur t/m 17.00 uur.
9.3 Planning
De opdrachtnemer dient voor de onderhoudswerkzaamheden binnen 4 weken na het begin van het
contractjaar een planning aan de opdrachtgever te overleggen. Deze dient gebaseerd te zijn op de in de bijlage genoemde installaties. Het preventief onderhoud dient gelijkmatig over het jaar verdeeld te
worden uitgevoerd.
9.4 Aanvaarding van de installatie
Afwijkingen op de aangetroffen installatieonderdelen/tekeningen en de problemen die deze geven bij het in stand houden van het onderhoudsniveau en het uitvoeren van de werkzaamheden dienen in de eerste drie maanden na ingang van het contract ingediend te worden bij de opdrachtgever voorzien van uitvoeringskosten.
Het uitgangspunt voor het onderhoud aan de installaties is Bijlage 1 en Bijlage 2.
De opdrachtgever beoordeeld of de problemen die door de opdrachtnemer gemeld worden, behandeld kunnen worden binnen deze overeenkomst of dat deze er buiten vallen.
9.5 Storingsmeldingen
Storingen die zich voordoen, worden gemeld aan een door de opdrachtnemer op te geven
e-mailadres. Tijdens en buiten de normale openingstijden van het clubgebouw zullen technici van de opdrachtnemer voor urgente gevallen, ter beoordeling van de opdrachtgever c.q. diens gemachtigde, maximaal 12 uur na ontvangst van de storingsmelding ter plaatse. De opdrachtnemer neemt op zich het opheffen van storingen van de installaties die binnen de overeenkomst vallen. Deze werkzaamheden kunnen gepaard gaan met reparatiewerkzaamheden.
Voor correctieve onderhoudswerkzaamheden waarvoor de kosten niet zijn inbegrepen in de
aanneemsom van de overeenkomst zijn voorafgaand aan het uitvoeren daarvan (schriftelijke) opdrachten van de opdrachtgever noodzakelijk.
Deze opdrachten zullen in het overgrote deel van de gevallen moeten zijn gebaseerd op een
offerte van de aannemer. Materiaalprijzen worden verrekend op basis van netto inkoop plus het
opslagpercentage vermeld in de calculatiesheet.
Opdrachtnemer dient de inkoopfacturen op verzoek van de opdrachtgever te overleggen.
In bijzondere gevallen kan de opdrachtgever mondeling opdracht geven; in noodgevallen moet de
opdrachtnemer zelf het initiatief nemen, waarbij achteraf de nodige administratieve handelingen worden verricht. Opdrachtgever is vrij om grotere reparaties of vervangingen aan derden uit te besteden.
Ter afhandeling van de verrichte reparatiewerkzaamheden zal opdrachtnemer per geval een schriftelijke opdrachtbon ontvangen van opdrachtgever. De opdrachtnemer zal zijn factuur voorzien van de werkbonnen.
Als uitzondering hierop gelden de volgende acties tijdens de garantietermijn van de diverse
onderdelen:
Binnen de garantietermijn van de door de opdrachtnemer geleverde materialen zal de
opdrachtnemer namens de opdrachtgever de garantie claimen bij de leverancier.
Binnen de garantietermijn van de installaties welke niet door de opdrachtnemer zijn aangebracht, zal de opdrachtnemer bij gebreken géén reparatiewerkzaamheden uitvoeren voordat overleg is gevoerd met de opdrachtgever/gebruiker.
9.6 Uitvoering van het onderhoud
Het onderhoud dient te worden uitgevoerd conform de opgestelde en door de opdrachtgever
goedgekeurde planning. Het verschuiven van werkzaamheden naar een zinvoller tijdstip in
verband met het jaargetijde zal in onderling overleg bepaald worden.
Het bijhouden van de planning en het registreren van storingen en defecten moet in de
aanneemsom zijn opgenomen. Voor aanvang van geplande werkzaamheden dient de gebruiker op de
hoogte te worden gesteld. Dit geldt voor alle bezoeken.
Opdrachtnemer zal zich houden aan de instructies van de opdrachtgever of gebruiker omtrent de
toegangsprocedures en het in- en uitschakelen van apparatuur.
9.7 Vervangen & gebruiken van materialen en materieel
De opdrachtnemer dient zorg te dragen voor een tijdige en juiste aanschaf van materieel en materiaal en dergelijke, teneinde de door hem te leveren kwaliteit zo optimaal en efficiënt mogelijk te realiseren.
De opdrachtnemer dient zich voor zover van toepassing in verband met de overeenkomst, voor eigen
rekening te voorzien van alle noodzakelijke hulpmiddelen, zoals bijvoorbeeld gereedschappen,
meetinstrumenten, (verbruiks-) materialen, kleding, transportmiddelen en materieel.
9.8 Communicatie, informatievoorziening & rapportage
Door de opdrachtgever zal een vast contactpersoon aangewezen worden. Dit zal de accommodatiebeheerder zijn.
De opdrachtnemer rapporteert over normale werkzaamheden eenmaal per kwartaal. Indien bijzondere
gebeurtenissen daartoe aanleiding geven, rapporteert de opdrachtnemer, eventueel op verzoek van de opdrachtgever, apart.
De opdrachtnemer rapporteert met betrekking tot de installaties binnen deze overeenkomst over:
de uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden
de verlate en nog uit te voeren onderhoudswerkzaamheden
de conditie van de installaties
zwakke onderdelen etc. die aanleiding kunnen geven tot het voorstellen van een wijziging in
constructie en/of bedrijfsvoering
omstandigheden bij de installaties welke tot een naar zijn mening te hoog energieverbruik leiden
andere door de opdrachtgever gewenste informatie.
De opdrachtnemer heeft de plicht om voorstellen in te dienen voor het wijzigen van installaties of
installatieonderdelen indien hij daarvan verwacht dat de kansen op storingen en defecten lager worden, de onderhoudbaarheid wordt vergroot of het energieverbruik wordt verlaagd.
De opdrachtnemer houdt ter plaatse een of meerdere logboeken bij. Van alle verrichte werkzaamheden dient een kopie van zowel de rapportage als het stookrapport, meetrapporten, keuringscertificaten, de resultaten van lekdichtheid tests, regelschema's, principeschema's en andere relevante bescheiden in logboeken te worden opgeborgen. De logboeken dienen in overleg met de opdrachtgever op een vaste plaats te worden bewaard. De logboeken dienen binnen een maand na opdracht te worden geplaatst.
Één maal per kwartaal zal er een werkoverleg plaatsvinden tussen opdrachtnemer en opdrachtgever. De notulen worden door de opdrachtnemer gemaakt en vervolgens binnen twee werkweken verstrekt aan de opdrachtgever.
Over de exacte wijze van rapportage worden in nader overleg de nodige afspraken gemaakt.
9.9 Bijwerken tekeningen en technische gegevens
De opdrachtnemer draagt zorg voor het up-to-date houden en -brengen van de technische gegevens en zorgt ervoor dat indien er wijzigingen zijn, de gegevens binnen één maand na wijziging ter goedkeuring worden aangeleverd aan de opdrachtgever.
De opdrachtnemer is na goedkeuring door de opdrachtgever verantwoordelijk voor de door haar
gemaakte wijzigingen. De door de opdrachtgever verstrekte tekeningen dienen systematisch bewaard te worden.
9.10 Meerjaren budgettering
Jaarlijks dient de opdrachtnemer voor de 15e van de maand september een jaarlijkse rapportage in te
dienen waarin de volgende onderwerpen behandeld worden:
10 jaars meerjarenplan vervangingen deelinstallaties, installaties en planning van wisselende
onderhoudsactiviteiten
Begroting en planning voor het komende jaar
Aanbevelingen in verband met verbeteringsmogelijkheden incl. kostenopgave
Fotorapportage van de betreffende installatieonderdelen
9.11 Kwaliteit & prestatie
De geleverde kwaliteit zal onder meer getoetst worden aan visuele inspecties, waarbij op voorhand door opdrachtnemer en opdrachtgever de inspectie-elementen worden benoemd en geïndexeerd. De feitelijke inspectie zal maximaal 1x per jaar worden uitgevoerd door één of meerdere door de opdrachtgever aan te wijzen personen. Het vaststellen van de inspectiedata zal in overleg tussen opdrachtnemer en opdrachtgever geschieden.
De kwaliteitsnorm wordt bepaald door het aantal niet verwijtbare storingen per jaar aan de installatie.
Daarnaast is de responstijd een belangrijke maatgevende factor.
9.12 Vergoeding & facturatie
De opdrachtgever zal aan de opdrachtnemer voor de juiste uitvoering van de preventieve
onderhoudswerkzaamheden zoals vermeld in deze overeenkomst jaarlijks een vaste vergoeding betalen. De overeengekomen vergoeding dient voor de gehele overeengekomen periode vast te staan. De prijs zal op de 1e januari van ieder jaar worden aangepast indien hier aanleiding toe is.
De vaste vergoeding van de overeenkomst dient in 4 termijnen van elk 25% gefactureerd te worden. De betaling zal plaatsvinden minimaal 30 dagen na factuurdatum.
Bij de facturen moeten de werkbonnen en zo nodig de inkoopopdracht meegezonden te worden op alle facturen dient te worden vermeld:
het totaal te factureren bedrag, evenals de verschuldigde BTW;
het giro- of banknummer waarop de storting plaats moet vinden incl. IBAN-nummer;
inkoopordernummer;
naam contactpersoon
Facturen dienen verzonden worden aan en op naam gesteld te worden op:
GSC ESDO
x/x Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxx 000
0000 XX XXX XXXX
Wanneer niet wordt voldaan aan de bovengenoemde contractueel overeengekomen
bepalingen, zal de betreffende factuur worden geretourneerd.
10 ALGEMENE VOORWAARDEN
10.1 Wanprestatie
Bij niet tijdige of niet behoorlijke nakoming of uitvoering van deze overeenkomst door één van beide
partijen is die partij daardoor al in gebreke.
10.2 Schadevergoeding
Onverminderd de rechten die de opdrachtgever heeft krachtens de wet, geldt bij in gebreke blijven van de opdrachtnemer, behalve wanneer overmacht aangetoond kan worden, het navolgende:
Indien de aannemer niet binnen 12 uur na ontvangst van een storingsmelding met een dringend karakter is begonnen met het verhelpen van de storing zal de opdrachtnemer een boete zijn verschuldigd van 2% van de onderhoudsvergoeding die per jaar is overeengekomen. Het dringend karakter dient tegelijk met het opgeven van de desbetreffende storing te zijn meegedeeld door opdrachtgever of zijn gemachtigde.
Indien de opdrachtnemer niet binnen 24 uur na ontvangst van een storingsmelding als hierboven aangeduid is begonnen, heeft de opdrachtgever bovendien het recht derden in te schakelen op kosten van de opdrachtnemer.
Voor elke niet verrichte onderhoudsbeurt en niet tijdig ingediend onderhoudsrapport zal per geval een korting van EUR 50,-- worden toegepast.
Indien bij keuring door derden blijkt dat sprake is van achterstallig preventief onderhoud of van niet gesignaleerd onderhoud, dan zijn de kosten van de keuring voor rekening van opdrachtnemer.
10.3 Tekortkomingen
Indien van blijvende tekortkomingen sprake is, zal de opdrachtgever hiervan per aangetekende brief
kennis geven aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer dient de tekortkoming te verhelpen binnen 5
werkdagen na ontvangst van de aangetekende brief. Na deze termijn heeft de opdrachtgever, bij in
gebreke blijven van de opdrachtnemer, het recht om derden opdrachten te verlenen op kosten van de
opdrachtnemer, één en ander onverminderd de rechten die de opdrachtgever heeft krachtens de wet.
10.4 Overmacht
Als overmacht worden beschouwd:
het niet kunnen beschikken over personen of materialen in gevallen als boven genoemd. Indien deze situaties zich langer voordoen dan 1 maand, heeft ieder der partijen het recht om de overeenkomst te ontbinden, zonder dat daardoor een recht op schadevergoeding aan de andere partij ontstaat.
10.5 Afwijkingen/aanvullingen
Afwijkingen en/of aanvullingen van deze overeenkomst zijn alleen bindend indien deze – met uitdrukkelijke verwijzing naar deze overeenkomst - schriftelijk tussen opdrachtgever en opdrachtnemer
zijn overeengekomen.
10.6 Tussentijdse ontbinding van de overeenkomst
De opdrachtgever heeft het recht om per aangetekende brief de overeenkomst direct te
ontbinden in geval van:
wanprestatie als bedoeld in artikel 10.1.
11 BIJLAGEN
Op de volgende pagina’s zijn de bijlagen opgenomen, te weten:
Bijlage 1: Overzicht installaties / componentenlijst
Toelichting
De door opdrachtnemer op te stellen en aan te leveren overzicht van de installaties moet minimaal
voldoen aan onderstaande eisen x.x. xxxxxxxxxxx:
Beknopte omschrijving van de diverse kolommen en hun betekenis/opzet:
Item nr.:
Geeft een volgnummer aan, heeft geen specifieke bedoeling anders als nummering van de
elementen.
Discipline:
De volgende disciplines worden aangegeven:
- K = koeling
- V = verwarming
- L = luchtinstallatie
- G = gasinstallatie
- R = regeltechniek
- F = brandbestrijdingsmiddelen
Hierdoor is het mogelijk om per discipline zaken te sorteren of te begroten.
NLsfb-code:
De “NLsfb-code” is gebaseerd op de Elementmethode NL/SfB uitgave 2005.
In deze methode kunnen alle voorkomende elementen toegewezen worden aan een unieke code die internationaal gestandaardiseerd zijn.
In de inventarisatie zijn bv. alle bouwkundige elementen die van gelijke strekking zijn maar toch meer voorkomen identiek gecodeerd. Met andere worden alle aluminium gevelbeplatingen hebben een gelijke NLSfB-codering, maar kunnen in verschillende ruimten en op meerdere verdiepingen voorkomen.
De reden om het op deze manier te coderen is dat men in het systeem bv alle gelijke
bouwkundige elementen kan oproepen en in detail kan bekijken waar deze zich bevinden.
Aantal/hoeveelheid:
opgenomen hoeveelheden.
Omschrijving/fabricaat/type:
In deze kolommen worden zoveel mogelijk informatie aangegeven van de betreffende elementen, zover als deze bekend zijn.
Afmeting:
Komt overeen met de maatvoering van het onderdeel.
Object type:
Toepassing van het object.
Ruimte/Plaats:
In deze kolommen zijn bij de werktuigbouwkundige opnames de ruimte nummers aangegeven. Het doel is dat je op een gedetailleerd niveau kan plannen.
Bouwjaar:
Het bouwjaar, indien bekent. Het bouwjaar is de start vanaf waar de onderhoudscyclus begint en gemeten wordt.
Levenscyclus:
Geeft de theoretische levensduur aan van het betreffende object. E.e.a. gericht en zoveel
mogelijk gebaseerd op de NEN2767.
Eenheid/code:
De hoeveelheidgrootte van de opgenomen elementen.
Ml = strekkende meter
M2 = oppervlakte
M3 = inhoud
PST = stuks
Tot = totaal
Post = samengevoegd gedeelte.
Foto nr.:
Deze kolom verwijst naar een specifieke foto van het betreffende element/component.
Toelichting:
Mogelijkheid om specifieke zaken te belichten.
Bijlage 2: Onderhoudsspecificatie
De onderhoudsspecificatie geeft een richtlijn en omschrijving van de periodieke inspectie, controle en/of onderhoudswerkzaamheden aan de installaties volgens zoals deze zijn
vermeld op bijlage 1, het overzicht installaties / componentenlijst,
De onderhoudsspecificatie is opgesteld met de hoofdindeling:
Luchttechniek
Koeltechniek
Regeltechniek
Leidingnetten en toebehoren
Warmtetechniek
Waterbehandeling
Sanitair
Elektrotechniek
Diverse installaties
ALGEMEEN WERKZAAMHEDEN
Olie- en vetsmering volgens voorschriften leverancier.
Vastzetten en aandraaien van losgeraakte componenten of onderdelen
Het rapporteren van hinderlijke geluids- en trillingsbronnen
Het rapporteren van mechanische toestand van de te onderhouden onderdelen
Het opruimen van de werkplek na gedane arbeid alsmede het afvoeren van
vrijgekomen materialen, zoals luchtfilters en V-snaren en andere gebruikte materialen.
Bijwerken/schilderen van uitwendige beschadigingen of roestplekken met een
toepasselijke zinkcompound of menie.
Voornoemde algemene werkzaamheden zijn van toepassing op alle onderdelen die deel uit maken van het onderhoudscontract.
De onderhoudsfrequentie is standaard 1x per jaar, mits anders aangegeven in het onderhoudscontract, mits wettelijke voorschriften een andere frequentie aangeven, mits het betreffende onderdeel een hogere onderhoudsfrequentie benodigd volgens de voorschriften van de fabrikant-leverancier.
Bijlage 3: Tarievensheet
Bijlage 4: Open vragen
Naast de in de Aanvraag en het onderhoudsbestek genoemde items/vragen willen we graag dat u in uw offerte de volgende vragen beantwoord:
Xxxx u akkoord met en kunt u voldoen aan de gestelde eisen en voorwaarden zoals deze
vermeld zijn in dit onderhoudsbestek inclusief alle verstrekte documenten?
Zo nee, op welk(e) onderdeel/onderdelen wijkt uw aanbieding af van het bestek?
Kunt u, en zo ja, hoe, invulling geven aan de in het bestek genoemde responstijden?
Wat is uw visie met betrekking tot de implementatieperiode van de overeenkomst en in welke
stappen ziet u dit proces ingevuld (tot aan het volledig zelfstandig opereren?
Wanneer verwacht u de gevraagde rapportages te kunnen verstrekken?
• Onderhoudsplanning
• Logboeken
• Statusrapportage
• Budgettering
Kunt u voorbeelden vertrekken (graag aan uw offerte toevoegen) van de gevraagde rapportages en stukken?
Op welke wijze bent u voornemens de goede en heldere communicatie met de opdrachtgever te waarborgen?
Wat zijn uw verwachtingen van de opdrachtgever met betrekking tot de aan te leveren stukken, informatie etc. om het implementatieproces zo optimaal mogelijk te laten verlopen?
Wat is uw huidige beroepsfunctie en heeft u ervaring in deze branche?
Krijgt u kortingen op inkopen van materialen?
Opmerking:
De nadruk ligt op het verkrijgen van een offerte van een, naar uw inzicht meest optimaal en efficiënt
totaalconcept, rekening houdend met de in het bestek vermelde randvoorwaarden.